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意見招請番号：6 - 独立行政法人日本学生支援機構
意見招請を実施する案件 【意見招請番号：６】 案件名 支払督促申立等業務に係る書類の保管及び運搬業務 直近の調達内容 契約件名 支払督促申立業務に係る書類の保管及び運搬業務 調達方式 一般競争入札（最低価格落札方式） 入札公告日 平成 26 年２月 14 日（金） 競争参加資格 本件の一般競争入札に参加できる者は、以下の条件をすべて満たしている者とする。 (１) 平成 25・26・27 年度文部科学省競争参加資格（全省庁統一資格）において、 「役 務の提供等」の「Ａ」 、 「Ｂ」または「Ｃ」の等級に格付けされた「関東・甲信越地 域」の競争参加資格を有する者であること。 (２) 予算決算及び会計令第 70 条及び第 71 条の規定に該当しないこと。なお、未成年 者、被保佐人、被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、 同 70 条中、特別の理由がある場合に該当する。 (３) 本機構理事長から取引停止を受けている期間中でないこと。 (４) 「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」 （平成 3 年法律第 77 号）に 規定するところの暴力団及びその構成員、準構成員またはその関係者でないこと。 (５) 倉庫業法第３条に基づく倉庫業の許可を得ていること。 (６) 貨物自動車運送事業法第３条に基づく一般貨物自動車運送事業の許可を得ている こと。 (７) プライバシーマークの認定を受けていること。 (８) 保管事業所がＩＳＭＳ（情報セキュリティマネジメントシステム）適合性評価制 度の認定を受けていること。 事前提出書類 (１) 文部科学省競争参加資格（全省庁統一資格）の写し １部 及び提出期限 (２) 倉庫業許可証の写し ３部 (３) 一般貨物自動車運送事業許可証の写し ３部 (４) プライバシーマーク認定証の写し ３部 (５) 保管事業所におけるＩＳＭＳ認定証（登録証）の写し ３部 (６) 仕様書に定める提案書 ３部 平成 26 年３月６日（木） 入札・開札日 平成 26 年３月 14 日（金） 業務履行期間 平成 26 年３月 28 日（金） ～ 平成 27 年３月 31 日（火） 支払督促申立等業務に係る書類の保管及び運搬業務の委託仕様書 １．件名 支払督促申立等業務に係る書類の保管及び運搬業務 ２．委託期間 平成 26 年 3 月 28 日～平成 28 年 3 月 31 日 ※平成 26 年 3 月 28 日以降受託業者が書類を引き取る。 ３．受託資格条件 受託業者は、次の資格を満たすこと。 (１) 倉庫業法第３条による登録を受けた事業者であること。 (２) 貨物自動車運送事業法第３条による一般貨物自動車運送事業の許可を受けた事業 者であること。 （項目 11．提案書についての例（以下「例」について同じ） ：許可証 の写し） なお、配達又は集荷するときは、専用集配車を使用する。また集配車両は完全密封 車とし、文書の破損、脱落及び盗難を防止すること。（例：車両仕様書の写し） (３) 個人情報機密保持のためにＪＩＳ規格（ＪＩＳ Ｑ１５００１）に定められた法令 に沿った個人情報保護取扱事業者の認定書（Ｐマーク許諾書）を有していること。 （例：Ｐマーク許諾書の写し） (４) 保管事業所がＩＳＭＳ（情報セキュリティマネジメントシステム）適合性評価制度 の認証を受けていること。 （例：認証取得が判明するものの写し） (５) 平成 25・26・27 年度文部科学省競争参加資格（全省庁統一資格）において、「役務 の提供等」の「Ａ」 、 「Ｂ」または「Ｃ」の等級に格付けされた「関東・甲信越地域」 の競争参加資格を有する者であること。 ４．保管場所（保管条件） 広域災害が発生しても重要な保管物の安全が確保できるよう以下の条件を具備してい ること。 (１) 立地条件 ① 同時被災を避けるため、保管庫は独立行政法人日本学生支援機構（以下「機構」 という。）市谷事務所より離れた地域であり、且つ集配可能な距離であること。 （例：機構市谷事務所からの距離が判明するものの写し） ② 地盤が強固で耐震性に優れ、過去に地震の被害がないこと。 （例：国土交通省の 1 ハザードマップに対象地域名として掲載のないこと,標準貫入試験によるＮ値が 50 以上あること） ③ 内閣府中央防災会議発表の「地震防災対策強化地域」外であり、またその他公的 機関により危険度の高い地域として指摘された地域以外であること。 ④ 高潮または河川の氾濫による被害の可能性が無いこと。（例：国土交通省のハザ ードマップに掲載のないこと） ⑤ 近隣に危険物貯蔵がなく、人口・建築物の過密地域でないこと。 (２) 保管庫条件 ① 文書記録等の専用保管庫で、耐震・耐火構造の堅牢な建物であること。 ② 受託業者以外の者が立ち入らない区画であること。保管庫への入出については、 二重の施錠方式を備え、適切な入退室管理システムを整備していること。また防犯 対策として、保管庫への侵入防止対策が完備しており、常時、保管庫及び周辺の監 視体制等の措置が採られていること。 ③ 保管庫内は、湿気、建築構造などの影響により、保管文書が破損、汚損等のない よう、適切な管理を行っていること。 ④ ボイラー施設等の火気発生要因となる機械設備は、保管庫の建物と切り離されて いること。 ⑤ 災害時における防火・防災対策が整備されていること。 ⑥ 火災感知装置及び消化装置を設備していること。 ⑦ その他文書保管について、管理体制が整っていること。 (３) 運用管理に係る条件 ① 保管庫内部の火気発生要因は極力排除されていること。 ② 防犯及び防災対策として、施設及び保管庫の状況を常時監視し、公的機関等に対 して緊急連絡を行う体制が整備されていること。 ③ 文書記録等の取扱いは、その重要性について専門的な教育を受けた受託業者の自 社社員が行い、第三者に委託しないこと。 ④ 在庫管理、入出庫管理及び期限管理をコンピュータ管理していること。 ５．集配条件 重要文書を安全確実に集配できるよう、以下の条件を具備していること。 (１) 車両条件 ① 集配車両は積載コンテナの完全な施錠、ＧＰＳ搭載等防犯装備が完備しているこ と。 （例：車両仕様書の写し） ② 集配車両の運行管理及び非常時対応のため、常時車両との通信・連絡体制が確立 していること。 2 (２) 集配体制 ① 集配は文書記録等の重要性について専門的な教育を受けた受託業者の自社社員 が自社の車両を使用して行うこととし、第三者への業務委託を行わないこと。 （例： 第三者業務委託を実施していないこと等の受託業者における規約） ② 年間を通じて午前 9 時から午後 5 時までの時間内（休日を除く。 ）で緊急集配の 受付が可能であること。 （例：受託業者の対外的刊行物、リーフレット） ③ 国の防災基本計画に基づく災害時の緊急輸送体制の確保が可能であること。 （例： 所轄公安委員会の緊急通行車両認定に係る証明書の写し）。 ６．業務内容 (１) 保管業務 ① 法的書類 機構の全国 7 支部（以下「各支部」という。※）にて実施した法的処理関係の書類 が支部別、年度別、処理内容別にファイルに綴じられ、そのファイルが保管委託箱 に梱包された状態にあるものを、受託業者は保管庫に搬送する。 （業務にかかる書類 の状態等については別紙 1 にて詳細説明） 保管委託箱には、箱内に梱包されたファイル名が明記された内容物一覧リストを 貼付してあり、箱内にも同リストが 1 部挿入されている。 [予定件数] 現在の保管委託業者にて保管中の 640 箱及び各支部にて保管中の 506 箱。506 箱の内訳は平成 24 年度分 253 箱、平成 25 年度分 253 箱で、それぞれ業務 開始時、平成 26 年度末に保管を委託する。 また 506 箱の支部ごとの件数は次のとおり。 ※全国 7 支部：北海道支部（札幌）24 箱、東北支部（仙台）24 箱、関東甲信越支部（東 京）174 箱、東海支部（名古屋）38 箱、近畿支部（大阪）78 箱、中国四国支部（広島） 32 箱、九州支部（福岡）136 箱 ※各支部の所在地は別紙 3 のとおり。 ② 分割返還計画書書類 機構において受理した分割返還計画書書類が年度別、決裁日（又は供覧日）順にク リアボケットに入れられ、保管委託箱に梱包された状態にあるものを、受託業業者 は保管庫に搬送する。 （業務にかかる書類の状態等については別紙 2 にて詳細説明） [予定件数] 現在の保管委託業者にて保管中の 43 箱（うち 4 箱は平成 25 年度中にフ ァイリング作業実施）及び機構法務課にて保管中の 4 箱（法務課保管の 4 箱につい ては平成 26 年度末に保管を委託する。） 受託業者は①②の各書類を受け入れたら、状態を崩さず保管すること。 (２) 一般集配業務 機構から保管した法的処理関係の書類及び分割返還計画書書類（以下「書類」と 3 いう。 ）について引抜依頼があった場合は、ファイル等から書類を引抜後に写しを ２部とり、引き抜いた後の書類の位置に写し１部を代替として綴じこむ、残りの写 し１部は原本と共に機構へ配達する。 引抜依頼のあった書類は依頼日の翌日には（休日を除く。）作業を完了し、機構 に安全に配達すること。 なお、状況に応じて配達ではなく、Ｅメールによる写しの画像送信を依頼する場 合がある。その場合も同様に依頼のあった日の翌日には機構に安全に送信するこ と。 (３) 緊急集配業務 機構から保管した書類について、午前 9 時から午後 5 時までの時間内（休日を 除く。 ）に緊急配達の依頼を受けた場合には、機構が指定する書類を（２）と同様 に作業し、依頼受付時間から 3 時間以内に機構へ安全に配達すること。 なお、状況に応じて配達ではなくＥメールによる写しの画像送信を依頼する場 合がある。その場合も同様に依頼受付時間から 3 時間以内に機構へ安全に送信す ること。 (４) 一般集荷業務 （２） （３）において引抜、配達した書類（本委託前に引抜済みの書類含む。）が 機構から返却されたら、その書類が綴じてあった元のファイルに戻し、代替として 綴じてあった写しと差換える。写しは直ちに廃棄すること。 (５) 閲覧業務 保管した書類について、機構から閲覧の依頼を受けた場合には、受託業者の案内 により、書類の保管場所において午前 9 時から午後 5 時までの時間内（休日を除く。） に閲覧させること。 (６) 管理業務 機構の依頼・指示がある場合を除き、受託業者が重要文書である書類を閲覧して はならない。また、機構職員の指示に基づき、次の①及び②に掲げる事務を処理す る。なお、これらに掲げる業務の費用については保管料に含むものとする。 ① 上記（１）から（５）に掲げる業務に係る管理・記録簿及び磁気媒体の作成、 整備並びにこれらの記録簿等の保存 ② その他、文書管理に関する事項 ７．委託予定数量 保管委託予定件数（2 年間） 4 法的書類及び分割返還計画書書類 計 1193 件 ・法的書類 1146 箱 [平成 19～22 年度分] 1150 ﾌｧｲﾙ : 210 箱 [平成 22 年度分] 885 ﾌｧｲﾙ : 177 箱 [平成 23 年度分] 1252 ﾌｧｲﾙ : 253 箱 [平成 24 年度分] 約 1252 ﾌｧｲﾙ : 約 253 箱 [平成 25 年度分] 約 1252 ﾌｧｲﾙ : 約 253 箱 ・分割返還計画書書類 47 箱 [平成 23 年度以前分] 約 14000 件 : 約 [平成 24 年度分] 約 1160 件 ： 約 43 箱 4箱 ※保管委託の時期については「９．搬送及び搬出について」を参照のこと。 引抜依頼予定件数 約 2790 件（2 年間） 返却依頼予定件数 約 92 件（2 年間） 基本集配予定回数 約 76 回（2 年間） 緊急集配予定回数 基本集配の内 48 回（2 年間） ※保管及び引抜等依頼予定件数については約 30％の増減あり。 ８．保管委託箱・ファイル 平成 19～21 年度分の法的書類が収まっている保管委託箱のサイズは概ね縦 420 ㎜、 横 355 ㎜、高さ 284 ㎜程度のものとし、平成 22 年度分及び平成 23 年度分の法的書類が 収まっている保管委託箱のサイズは概ね縦 410 ㎜、横 330 ㎜、高さ 310 ㎜程度のものと する。 各書類が綴じられているファイルの厚みは 5cm から 12cm の幅があるが、平均 8cm のものとする。 なお、７．の箱数について、平成 24 年度分及び平成 25 年度分法的書類は平成 23 年 度分実績に基づく予定数である。また、平成 24 年度の分割返還計画書書類については 平成 26 年度にファイリング作業を委託予定であり見込みの箱数である。 ９．搬送及び搬出について （１）搬入 ・受託開始日である平成 26 年 3 月 28 日に、受託業者が現在の保管委託業者から平成 19 ～23 年度分の法的書類及び平成 23 年度以前の分割返還計画書書類を引き取る。 （現行 保管場所：滋賀県） ・平成 24 年度分及び平成 25 年度分の法的書類については、受託開始日である平成 26 年 3 月 28 日以降に、受託業者が機構の各支部にて保管している書類を平成 26 年 4 月 5 （予定）に平成 24 年度分として約 1252 ファイル（約 253 箱） 、平成 27 年 4 月（予定） に平成 25 年度分として約 1252 ファイル（約 253 箱）引き取り、保管庫へ搬送する。 受託業者は事前に保管委託箱を搬送元である機構の各支部事務所に送付し、各支部事 務所は受託業者からの引取日までに保管委託箱に書類を収納しておく。 ・平成 24 年度の分割返還計画書書類については、平成 27 年 3 月（予定）に受託業者が 機構またはファイリング作業実施業者から引き取り、保管庫へ搬送する。 （２）搬出 ・受託期間終了時には、新規業者が受託業者の保管庫から書類を搬出するが、この保管 庫からの搬出に受託業者は協力すること。なお、この搬出の協力にかかる費用は本調 達に含めること。搬出手順等は受託期間終了前に改めて連絡するが、搬送先にてその まま書類の管理ができるよう、受託業者で管理していた書類の配置等について整理し 説明できるようにしておくこと。その際、受託期間中の書類の入出庫の状態を明確に し、提出できるよう整理しておくこと。 10．報告 機構から依頼のある書類の引抜、配達及びＥメール送信作業については、毎月末日ま での作業件数を翌月 10 日までに機構へ報告すること。 報告内容には引抜依頼日、配達又はＥメール送信した日付、奨学生番号、氏名、書類 名、保管委託箱番号、ファイル番号、ファイル名を明記すること。 委託期間終了時には、委託期間内における書類の入出庫の状態がわかるものを作成し、 提出すること。委託会社は業務が終了し保存期間経過後は、速やかにデータの抹消を行 う。 11．提案書 入札を希望する受託業者は予め上記３．から５．に係る証明書の写し及び客観的な資 料を全て提出すること。また上記６．の業務内容に係る要員、体制図を策定した実施計 画書を作成し提出すること。併せて要員については、別紙 1 に記載している法的処理を 充分に理解していることを示すものを作成し提出すること。なお、提出する資料につき 本仕様書の各項目に合致した番号を付与し、項目順に提出すること。（例：３．(３)… Ｐマーク許諾書の写し、６．…法的処理の書類の取り扱いを実施したことの最近の実績、 実証） 12．再委託 本業務においては、全て第三者へ委託することなく自社にて実施すること。ただし ９． （１）搬入について、各支部からの引取りに限り宅配業者等への再委託は可能だが、 その搬送に最新の注意を払える業者（受託会社の提携会社等）とすること。また、そ の場合は再委託した業者について事前に機構へ通知すること。 6 13．連絡方法 ・業務にかかる連絡やデータの提出等については、電話やＥメール等を活用する。 ・Ｅメール利用の際には、添付ファイルを暗号化して送信すること。 ・受託業者は本件にかかる担当者を決め、機構から本契約に係る協議を求められた場 合は、速やかに担当者を派遣できるようにすること。 14．担当部署 独立行政法人日本学生支援機構 債権管理部 法務課 15．監督職員 債権管理部 法務課法務係長 検査職員 債権管理部 法務課法務課長 16．その他 受託業者の業務体制等について疑問がある場合は、質疑等を行い、ふさわしくない と判断した場合には、その結果を受託業者に報告し契約対象から除外する。 17．協議 本仕様書に定めのない事項、若しくは本仕様書の解釈に疑義が生じたときは、機構 及び受託業者協議のうえ、双方誠意をもってその解決にあたるものとする。 （注）別紙３（各法的処理担当支部連絡先）の添付は省略 7 別紙 1 法的書類の状態等について ・法的書類は、全国７支部※（以下「各支部」）が実施した支払督促申立業務に係る書類（16 種類： 表 1）を指し、これらの書類が不統一にファイリングされた状態で構成される。 ※全国７支部：北海道支部、東北支部、関東甲信越支部、東海北陸支部、近畿支部、中国四国支部、九州支 部 ・各支部・事務所、年度、担当者により書類の綴じられ方が異なる。 ・各ファイルに綴じられた書類の一覧リストはないが、原則時系列に綴じられている。 ・各支部によって各ファイルの背表紙の表記（見出し）が異なる。 ・書類の日付が年度末に近い場合、翌年度分に綴じられているものがある。 ・法的書類には裁判所が作成する書類も含まれるため様式が統一されていない。書類によって裁判 所・機構のどちらが作成するものか把握しておく必要がある。 ・奨学生番号は１書類に対し１奨学生番号が大部分であるが、１書類に対し複数の奨学生番号 が付与されているものが一部ある。 ・１ファイルの中で複数者の書類が混在する。 ・機構が引き抜きを依頼する書類は、概ね表１からとなるが、主には 15．和解・調停に代わる決定文、 16.口頭弁論調書(和解・判決)の書類となる。但し、各書類の名称は裁判所により一部異なる。 ・引き抜きを依頼する際は、保管委託箱番号、ファイル名を指示するが、それらが特定できない場合 には、指示された範囲内のファイル全てを調べることとなる。 ・引き抜きを依頼する書類には、対象者を特定する事項として、奨学生番号、対象者氏名の記載があ るが、必ずしも全ての書類に記載されているわけではないため、その場合は他の条件（日付や裁判 所名、裁判の結果等）や前後判断により、書類を特定することとなる。また、氏名変更により保管 している書類に記載の氏名と機構から依頼する氏名が異なる場合があり、その場合は奨学生番号等 にて確認することとなる。 ・以上のことから、法的書類の引き抜き作業を行う受託業者担当者は、法的処理（機構の支払 督促申立業務）を充分に理解した上で対処するものとする。なお、支払督促申立業務は民事 訴訟法第 7 編に基づく督促手続きであり、機構も法令に従い業務を行っている。 ・各ファイル内の書類の並び順は変えないようにする。 （表１） 項番 書類名 1 支払督促申立書 2 発付通知 3 送達通知（支払督促・送達済） 4 取下書・添付書類（支払督促申立後） 5 再送達上申書（転居先、休日、勤務先、夜間、他） 6 不送達通知（不在、転居不明、宛所なし、他） 7 仮執行宣言申立書 8 送達通知（送達済） 9 取下書・添付書類（仮宣後） 10 再送達上申書（転居先、休日、勤務先、夜間、他） 11 不送達通知（不在、転居不明、宛所なし、他） 12 補正送付状（印紙・郵券） 3 期日請書 14 取下書・添付書類（異義後） 15 和解・調停に代わる決定文 16 口頭弁論調書（和解・判決） 別紙 2 分割返還計画書書類の状態等について ・決裁日（又は供覧日）毎に決裁（又は供覧）用紙に記載された件数の分割返還計画書書 類が１名毎にクリアポケットに入っている。 （対象者名はリストにして決裁用紙に添付さ れている。 ） ・決裁（又は供覧）用紙は各決裁（又は供覧）日毎の分割返還計画書書類の一番上にある。 ・分割返還計画書書類は分割返還計画書（又は分割返還誓約書） 、事情書、証明書（給与明 細等） 、封筒にて構成されており、対象者によって書類数や証明書類が異なる。 ・返還計画書書類は決裁日が 2004/4 以降分とし、各決裁用紙には決裁番号が記載されてい る。その内 2010/8 以降分については、決裁日ではなく供覧日となり、決裁番号も供覧番 号となる。 ・分割返還計画書類はリスト（紙）の他に決裁日（又は供覧日） 、氏名、奨学生番号等はデ ータ化されており、機構からの引抜等依頼の際は、それらの情報を基に作業する。 ・書類は時系列に整理されているので並び順は変えないようにする。