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日本語テクニカルライティング演習Ⅱ
2011 年度 鹿児島大学理学部 日本語テクニカルライティング演習Ⅱ 2/20～2/23 学籍番号： 氏名： ＜目次＞ 第１章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 ................................................................１ （１） わかりにくい文章、わかりやすい文章とは？ ...................................................................１ （２） 文の書き方 .........................................................................................................................２ （３） 段落の書き方 .....................................................................................................................４ （４） パラグラフ・ライティング ................................................................................................６ 第２章 情報収集と情報整理 .................................................................................................... １１ （１） この授業で行うこと....................................................................................................... １１ （２） 研究における情報収集とは？ ........................................................................................ １２ （３） 先行研究のリソース....................................................................................................... １３ （４） 先行研究の探し方 .......................................................................................................... １４ （５） 情報を記録する .............................................................................................................. １８ （６） 情報を整理する .............................................................................................................. ２０ 第３章 レポートの構成 ........................................................................................................... ２４ （１） レポートの問いと目的を決める .................................................................................... ２４ （２） マップを作成する .......................................................................................................... ２６ （３） マップ上で、書く順番を決める .................................................................................... ２７ （４） レポートの構成を決める ............................................................................................... ２７ （５） 文章にする ..................................................................................................................... ３０ 第４章 引用のしかた ............................................................................................................... ３１ （１） 引用とは？ ..................................................................................................................... ３１ （２） 引用の種類 ..................................................................................................................... ３１ （３） 文献リストの書き方....................................................................................................... ３２ 第５章 図表の説明 .................................................................................................................. ３４ （１） 図表のルール ................................................................................................................. ３４ （２） 図表の説明 ..................................................................................................................... ３５ 第６章 プレゼンテーション .................................................................................................... ３７ （１） 聞き手の注意を引きつけるスライド ............................................................................. ３７ 第７章 メール .......................................................................................................................... ４４ （１） ビジネスメールとは....................................................................................................... ４４ （２） 社外メールと社内メール ............................................................................................... ４５ （３） 宛先の使い分け .............................................................................................................. ４８ （４） 読んでもらえるような件名を付ける ............................................................................. ４９ （５） 読みやすくするためのレイアウトや書式 ...................................................................... ５０ （６） 返信の書き方 ................................................................................................................. ５１ （７） ビジネスメールのマナー ............................................................................................... ５３ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 第１章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 （１）わかりにくい文章、わかりやすい文章とは？ 「日本語テクニカルライティング演習Ⅰ」では、わかりにくい文章、わかりやすい文章と はどのようなものなのかを考えました。そして、以下のようなわかりやすい文章を書ける ようになることを目指し、トレーニングを重ねました。 ＜わかりにくい文章＞ ■読み手が誤解するような文章 ・ 2 通り以上の解釈ができる文章 ・ 修飾関係があいまいな文章 ・ 修飾関係が複雑な文章 など ■読み手に負担を強いるような文章 ・ 構造が複雑な文章 ・ 代名詞が多い文章 ・ 何度か読み直してやっと理解できるような文章 ・ 書き手が一番伝えたい意見や考えが書かれていない文章 ・ 読み手が推測しなければならないような文章 など ■読み手に合っていない文章 ・ 読み手が知らない専門用語を使っている ・ 読み手が必要としている情報が明確に書かれていない など ＜わかりやすい文章＞ ■だれが読んでも、同じ意味にとらえられる文章 ■読みながら、頭の中で情報を整理でき、理解できる文章（読み直し不要） ■読み手の知識や経験が考慮されている文章 １ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 （２）文の書き方 以下は、文の書き方の基本ルールです。どのようなルールか覚えていますか？ 覚えてい るものをチェックしてください。忘れてしまったものは、 「日本語テクニカルライティング 演習１」のテキストを読み返してみてください。 □主語を省略しない。 □主語と述語はできるだけ近づける。 □主語と述語は対応させる。 □修飾語は、修飾される語句（被修飾語）に近づける。 □文に長すぎる修飾語（修飾句）がある場合は、2 文に分ける。 □修飾語が複数ある場合は、長い修飾語から順に書く。 □時を示す修飾語は、長さに関係なく、前に出す。 □読点は、情報を読み取りやすくするために打つ。 （a）文の主題となる語のあとに打つ（文が短いときは打たないこともある） （b）漢字やひらがなが続いていて、読みにくいときに打つ （c）語句の係り受けをはっきりさせるために打つ （d）対等の関係で、並列する語のあとに打つ （e）文頭の副詞や接続詞のあとに打つ （f）１つの文に述部が複数ある場合に、その間を区切るために打つ （g）理由、条件、目的を表す語句のあとに打つ （h）挿入句の前後に打つ □語句を統一する。 □指示代名詞「これ」「それ」「あれ」は、具体的な語句に置き換える。 □中止法は使わない。 □一文一義：１つの文には１つのことを書く □1 文が 50 文字以上になるときは要チェック！ ・文の構造はシンプルか？ ・どこを修飾しているのかわからないような修飾句はないか？ ・主部と述部は対応しているか？ ＜練習問題１＞ 次の文章を修正してください。 1） 文字は CAPS キーを押してロックを解除しないかぎり、大文字のままである。 ２ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 2） この 3 つの機能に共通している利点は、人間なら同じ作業を何度も繰り返さなければ 結果が出ないが、1 回の操作で結果が出る。 3） 感熱プリンターで印刷するときは、感熱紙に印刷する。 4） 本体を小型化するためにさまざまな工夫を凝らしたが、コントロール基盤を高密度で 実装する手法が最も効果的であった。 5） 結論から先に言えば人材を活用している企業ほど成長している。 ※読点をチェック ３ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 （３）段落の書き方 以下は、段落の書き方の基本ルールです。どのようなルールか覚えていますか？ 覚えて いるものをチェックしてください。忘れてしまったものは、 「日本語テクニカルライティン グ演習１」のテキストを読み返してみてください。 □段落の冒頭に、主題文を書く。 □1 段落 1 トピックにする。 ※段落にピッタリの見出しが付けられるかチェック！ □文と文とがつながらないときは、接続詞を入れてみる。 □文と文とがつながらないときは、キーワードを入れてみる。 ＜接続詞の種類と例＞ 役割・意味 順接：前述の内容を素直 接続詞 例 そこで そして マウスの右ボタンをクリックします。そうする に受け継ぎ、さらに発展 すると そうすると させる 逆接：前述の内容と逆の ことを述べる 並列：同じ種類、同レベル と、小さなメニューが表示されます。 それで* しかし しかしながら 展示会の前日は大雨だった。しかし、当日 ところが だが は晴天となり、予想よりも来場者が多く大盛 でも* だけれども* 況だった。 また および Ａ社が新製品を発表した。また、Ｂ社も近々 の内容を並べる 例示：前述の内容の例を モデルチェンジをするらしい。 たとえば ディジタルカメラにはさまざまな撮影モード 述べる 話題転換：前述の内容と は異なる内容を述べる がある。たとえば、夜景モードでは～ ところで さて 先日はご足労いただき、ありがとうございま では した。 さて、次回セミナーの件ですが…… 因果関係：原因・理由と結 果を述べる 整理：前述の内容を別の そのため その結果 新製品は新技術を導入している。そのた したがって だから* め、処理速度が飛躍的に速くなっている。 つまり 要するに ローマは一日にしてならず。つまり大きな仕 言葉 で言い 換えたり 、 すなわち 事は多大な努力なしでは成し遂げられない 要約したりする ということである。 制限・補足：条件や例外な ただし なお 毎週月曜日が休館日です。ただし、月曜日 どを付け加える が祭日の場合は開館します。 ＊印の接続詞は、話し言葉の印象が強く、学術文書やビジネス文書では用いられない。 ４ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 ＜練習問題２＞ 主題文が冒頭にくるように、文を並べ替えてください。 問１ ①両眼視差とは、左眼と右眼の網膜像のズレのことである。 ②人が奥行きを知覚する手がかりの一つに、両眼視差がある。 ③このズレを脳の中で融合することにより、奥行きを知覚している。 ④人間の両目は左右に約 6cm 離れているため、3 次元のものを見たときに、左眼と右眼の 網膜像にズレが生じる。 問２ ①この 2 種類の映像を、それぞれ偏光フィルターをセットした 2 個の映写機を使ってスク リーンに投影する。 ②立体映像システムでは、まず左眼用の映像と右眼用の映像をそれぞれ撮影する。 ③両眼視差のしくみを利用したのが立体映像システムである。 ④偏光フィルターか赤・青フィルターをつけた眼鏡を装着してスクリーンを見ると、映像 が立体的に見える。 ＜練習問題３＞ 次の文章には、主題文が書かれていません。適切な主題文を書いてください。 問1 その 理由の一つとして、教師の問題が挙げられる。小学校の教師は、国語・算数・理科・社会・ 体育・音楽・美術を教えるための教科教育は受けている。しかし、英語を教えるための教 科教育は受けてはいない。英語の教え方を知らない教師が、わかりやすい英語教育を行え るとは考えられない。 問２ 1 つ は、学校が民間プロバイダーと契約してインターネットに接続する形態である。もう 1 つ は自治体の教育センターなどを通してインターネットに接続する形態である。文部科学省 （2007）によると、民間プロバイダーと契約して接続する形態は小・中・高等学校あわせ て 37.6％、教育センターなどを通して接続する形態は 61.2％であった。 ５ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 （４）パラグラフ・ライティング 「パラグラフ」とは、一つのテーマ（トピック）について記述した文の固まりのことを指 します。複数のパラグラフを組み立てることにより、文章を作成できます。 パラグラフは「主題文」と「支持文」から構成されます。 ・主題文（Topic sentence） 主題文はパラグラフの冒頭に記述します。そのパラグラフのテーマ（トピック）を示し、 それについて書き手が一番伝えたい意見・考え・事実などを述べます。 ・支持文（Supporting sentence） 主題文のあとに、支持文を記述します。支持文では、主題文で表明したことを詳しく説明 します。理由や具体例などを挙げて、主題文で書いたことが正しいことを証明します。 パラグラフには、いくつかのパターンがあります。 ・列挙 ・具体例 ・比較 ・指示・手順 ・意見と理由 ・定義 など ■列挙の記述パターン 列挙の記述パターンは、特徴、機能、方法、問題点、理由、原因など、並列する数種 類の事柄を説明する場合に利用できます。 冒頭の主題文は「何種類あるのか」を記述し、支持文は「１つ目は～」といったナン バリングの方法を使って記述します。また、情報は読み手の頭の中に入りやすいよう にラベリングします。 ～～～～には、＊通りの～～～があります。１つ目は～～～。２つ目は～～～。３ つ目は～～～。 ①Ａ地点からＳ駅に行くには、２通りの方法があります。 ②１つ目は私鉄Ｘ線を使う方法です。③この方法では、まずＢ駅まで歩きます。④ Ｂ駅から私鉄Ｘ線に乗り、Ｓ駅に行きます。⑤所要時間は徒歩２０分、乗車時間１０ 分、合計３０分です。⑥運賃は１６０円です。 ⑦２つ目は地下鉄Ｙ線と私鉄Ｚ線を乗り継ぐ方法です。⑧この方法では、まずＣ駅 まで歩きます。⑨Ｃ駅で地下鉄Ｙ線に乗り、Ｄ駅に行きます。⑩Ｄ駅で私鉄Ｚ線に乗 り換え、Ｓ駅に行きます。⑪所要時間は徒歩５分、Ｃ駅からＤ駅までが１０分、Ｄ駅 からＳ駅までが５分で、合計２０分です。⑫運賃は３２０円です。 下線部分がラベリングです。経路についてできるだけ短い言葉で表現しています。 ６ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 ■具体例の記述パターン 具体例の記述パターンは、主題文で述べている事柄が、読み手にとってイメージしに くい場合に利用します。 主題文を述べたあとに、 「たとえば」や「その一例として」といった言葉を入れ、支持 文を書き始めることが多いです。支持文に具体例を記述することにより、読み手の理 解度をアップさせます。 ～ ～ ～ ～ ～ ～は、～ ～ ～ ～ ～ ～である。たとえば、 ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～ ～。 ～ ～ ～ ～ ～ ～は、～ ～ ～ ～ ～ ～ ～である。 その一例として～ ～ ～ ～ ～ ～ が挙げられる。 ①ほとんどのパソコン用語は、動作や形状を英語で表したものです。②たとえば、 マウスのボタンを押すことを「クリック」と呼びます。③「クリック」とは、日本語 に訳すと「カチッ」という音のことです。④マウスのボタンを押したときに「カチッ」 と音がするので、この名前が付けられました。 ■比較の記述パターン 比較の記述パターンは、２つ以上の事柄を比較し、違いを明確にしたい場合に利用で きます。 冒頭の主題文には「これから何を比較するのか」 「どこが違うのか」を記述します。支 持文では、比較内容をきちんと対応させるようにします。 ＡとＢには大きな違いがある。Ａは～～～～～～。Ｂは～～～～～～。 ＡとＢとでは、○○○が異なる。Ａは～～～～～～。Ｂは～～～～～～。 ①化粧品メーカーのＡ社とＢ社は、販売方法が大きく異なります。 ②Ａ社は美容部員による対面販売を積極的に行っています。③対面販売の場合、顧 客は店頭で化粧品の使用感を確かめたり、美容部員からメイクのサービスを受けたり できます。 ④一方のＢ社は、電話とインターネットによる通信販売を行っています。⑤通信販 売は、店頭に行く暇がない人でも自宅にいながらにして商品を注文することができま す。 ７ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 ■意見と理由の記述パターン 意見と理由の記述パターンでは、文字通り、自分の意見や考えを説明する場合に利用 します。 まず冒頭の主題文に、自分の意見を記述します。支持文にはその理由を記述します。 最後に、まとめとして、自分の意見を述べる場合もあります。 また、理由が複数あるときは、列挙の記述パターンを用います。 私は、～～に賛成（反対)である。その理由として、～～～が挙げられる。～～～～ ～～～～～～～～。 私は、～～～～～が良いと思います。その理由として、次の＊つが挙げられます。 １つ目は～～～～～。２つ目は～～～～～。 ①初心者がパソコンを買うのなら、ノート型パソコンよりもデスクトップ型パソコ ンのほうがよいと思います。②その理由として、次の 2 つが挙げられます。 ③１つ目は、画面とキーボードの大きさです。④デスクトップ型パソコンは、ノー ト型パソコンよりも大きく場所を取ります。⑤しかし、その分、画面もキーボードも 大きいので、初心者にとって使いやすいです。 ⑥２つ目は価格です。⑦同じ性能ならば、デスクトップ型パソコンはノート型パソ コンよりもはるかに安い価格で購入できます。 ⑧以上の理由により、初心者にはデスクトップ型パソコンをおすすめします。 説得力のある理由を書くには、以下の点をチェックします。 ・理由は具体的か？ ・ 「So what?」 （だから、どうなの？）という、一歩踏み込んだ理由を述べているか？ ・思い込みや、こじつけの理由を述べていないか？ ・反論にも十分耐えうる理由か？ ■定義の記述パターン 定義の記述パターンは、物事や専門用語を説明する場合に利用することができます。 主題文では、説明したいもの（対象）の概念（全体像）を示します。支持文には、対 象の特徴を説明し、対象についての理解を深められるようにします。どのような特徴 を説明するか、どのような順番で説明するかは、対象によって異なります。読み手が 対象についてイメージできるような順番で説明します。 ・全体的なことを説明してから、部分的なことを説明する。 ・重要なものから説明し、徐々に補足的なことを説明する。 ・易しいことから説明し、徐々に難しいことを説明する。 ・際だった、よく目立つ特徴を最初に説明する。 ・視点を徐々に移動しながら説明する。 ８ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 上から下へ／下から上へ／左から右へ／右から左へ 手前から奥へ／奥から手前へ／内側から外側へ／外側から内側へ 例：対象が物体の場合 A とは、～～～～～～である。A の大きさは～～。形状は～～。A は～～をする際に 利用する。 ①置換機能とは、文書内の単語を別の単語に自動的に置き換える機能のことです。 ②置換機能の用途としては、用語の統一が第一に挙げられます。③たとえば、長い 文書を作成する場合、 「顧客」と「ユーザー」のように同じ意味の単語を混在して使っ てしまうことがあります。④こんなとき、置換機能を使うと「顧客」を「ユーザー」 に自動的に置き換えることができます。 ⑤一つ一つ手作業で修正しようとすると時間もかかりますし、見逃してしまうこと もあります。⑥しかし、置換機能を使えば、瞬時に修正できますし、修正モレもあり ません。 ＜練習問題４＞ 問１～３は、因果関係を図に示したものです。図の内容を文章にしてください。 問１ プレゼンテーションにおいて聞き手のモチベーションが低い場合 注意レベルが散漫になる ↓ 情報の処理効率が低下する ↓ プレゼンテーションの理解度が下がる ９ 第 1 章 日本語テクニカルライティング演習Ⅰの復習 問２ シンクライアントシステムの場合、クラ シンクライアントシステムの場合、OS イアントマシンはハードディスクを実 やアプリケーションはサーバーマシン 装しない にのみインストールすればよい ↓ ↓ クライアントマシンは低価格のパソコ マシン管理の負担を軽減できる ンでよい ↓ ↓ シンクライアントシステムに切り替える企業が多い シンクライアントシステムとは、サーバーマシンでソフトウェアなどを管理し、クライア ントマシンはハードディスクを実装せず、最低限の機能のみにしたシステムのことである。 問３ 以前は、校内のネットワークシステムが１つだけだった ↓ 教員が重要資料をパソコン教室のプリンターに出力するといった、誤操作による情報 漏えいが頻発した ↓そこで 校内のネットワークシステムを、教員用ネットワークと生徒用の学習ネットワークの 2 つに分けた ↓ ↓ 誤操作による情報漏えいがなくなった １０ ネットワーク管理の作業が増えた 第２章 情報収集と情報整理 第２章 情報収集と情報整理 （１）この授業で行うこと この授業では、各自テーマを決め、レポートを書きます。 レポートの分量は、Ａ４判３枚です。作成期間はこの集中講義の最終日までです。 作業の概要は、以下のとおりです。 おおまかなテーマを決めて、下調べを行う（先行研究探し） ↓ レポートの問いと目的を決める ↓ レポートにどのようなことを盛り込むか、マップに書き出す ↓ レポートの構成（アウトライン）を作成する ↓ レポートを執筆する なお、レポートを執筆するには、引用の仕方と図表の説明の仕方を学ぶ必要があります。 途中で、引用の仕方と図表の説明の仕方について説明します。 １１ 第２章 情報収集と情報整理 （２）研究における情報収集とは？ 文章は、INPUT（情報収集）→情報整理→OUTPUT（執筆）という流れで作成します。 （「日 本語テクニカルライティング演習１」で勉強しましたよね？） 大学のレポートや研究の場合も作成手順は同じです。 大学のレポートや研究の場合の INPUT（情報収集）には、以下のものがあります。 ・先行研究を調べる ・実験や調査を行ってデータを集める この章では、先行研究の調べ方について説明します。 先行研究はとても大切です。 「巨人の肩の上に立つ」 （Standing on the shoulders of giants） という言葉を聞いたことがありますか？ これは 12 世紀のフランスの学者シャルトルの ベルナール（Bernard of Chartres）の言葉です。現代の学問は多くの研究の蓄積の上に成 り立つという意味です。 どんなテーマにも必ず先行研究があります。まずは先行研究を調べましょう。 ●●の情報を整理する ・情報の列挙・分類・グループ化 ・説明項目の選択 ②情報整理 ・説明順序の決定 ●●について ●●についての 情報収集 ●●について ・・・・・・・・・・・・・・・ ・・・・・・・。 ○・・・・・・・・・ ○・・・・・・・・・・・ ○・・・・・・・ ①INPUT （情報収集） 書き手 ③OUTPUT 知りたい 読み手 ・適切な表現 文章、箇条書き、表 ・正しい文法 など １２ 第２章 情報収集と情報整理 （３）先行研究のリソース 先行研究のリソースには、以下のものがあります。 ■書籍 ・一般書 ・研究書・専門書 ■論文 ・論文誌掲載論文（査読あり） ・学会発表・研究会発表（査読なし） ・大学紀要・研究所紀要 一般書と、研究書・専門書の違いは、文献リストの有無です。文献リストが掲載されてい るのが研究書・専門書です。文献リストが掲載されていないのが一般書です。 研究書や専門書では、他者の発表した意見や情報を引用します。その場合、どこからの引 用かを文献リストにして、はっきりと示さなければなりません（引用はとても大切です。 第 4 章で詳しく扱います） 。 ※文献リストの例 引用文献 Atkinson, R.C. and Shiffrin, R.M. (1971) The control of short-term memory. Scientific American, 225(2)，82-90 Hayes, J. R. (1996) A New Framework for Understanding Cognition and Affect in Writing, C.M.Levy & S.Ranadell(Eds.), The Science of Writing : Theories, Methods, Individual Differences, and Applications. Mahwah, NJ:Lawrence Erlbaum Associates, Inc. pp.1-27. 広瀬和佳子 (2007) 教師フィードバックが日本語学習者の作文に与える影響――コメント とカンファレンスの比較を中心に. 早稲田大学日本語教育研究センター紀要, 20， 137-155 岸学 (2004) 説明文理解の心理学．北大路書房，京都 1 つ目の文献は外国の論文誌掲載論文。2 つ目は外国の書籍。3 つ目は大学の紀要の論文。 4 つ目は書籍。 ＜練習問題５＞ あなたが持ってきた本は、一般書ですか？ それとも研究書・専門書ですか？ １３ 第２章 情報収集と情報整理 （４）先行研究の探し方 インターネットを使うと、さまざまな書籍や論文を探すことができます。 ■Google ブック検索（http://books.google.co.jp/） 一般書、研究書・専門書を検索できます。また、一部の本はプレビューを見ることができ ます。 ■Google Scholar（http://scholar.google.co.jp/） 学術論文を検索できます。 １４ 第２章 情報収集と情報整理 ■鹿児島大学 OPAC（蔵書検索システム） 大学に所蔵されている書籍や雑誌を検索できます。 ①鹿児島大学附属図書館のサイトの「本や雑誌を探す」を選択 ②「図書館にある本・雑誌を探す(鹿児島大学蔵書検索システム)」を選択 ③「鹿児島大学 OPAC へ」を選択 ■Webcat Plus 他大学の図書館に所蔵されている書籍や雑誌を検索できます。 ①鹿児島大学附属図書館のサイトの「本や雑誌を探す」を選択 ②「全国の大学図書館等にある本・雑誌を探す」を選択 ③「Webcat Plus」を選択 １５ 第２章 情報収集と情報整理 ■CiNii などの論文データベース 国内外の学会の学術雑誌、大学の研究紀要等の論文情報を検索できます。 ①鹿児島大学附属図書館のサイトの「学術論文（一次資料）を探す」を選択 ②論文データベースを選択 ＜練習問題６＞ 次の文献を探してください。 ①「記憶のしくみ」に関する書籍を、Google ブック検索と鹿児島大学 OPAC の両方を使 って探してください。著者名、出版年、本のタイトル、出版社名を書いてください。 Google ブック検索 鹿児島大学 OPAC １６ 第２章 情報収集と情報整理 ②「個別学習システム」に関する論文（PDF でダウンロードできるもの）を、Google Scholar と CiNii の両方を使って探してください。著者名、出版年、論文のタイトル、掲載誌名、 巻、号、ページ番号を書いてください。 Google Scholar CiNii ③「文書表現技術ガイドブック」が鹿児島大学のどこにあるか探してください。この本の 著者名、出版年、出版社を書いてください。 ④「文章の理解と記憶を促進する具体化情報」が鹿児島大学にあるかどうか探してくださ い。もし、鹿児島大学になければどこにあるか探してください。この本の著者名、出版 年、出版社を書いてください。 １７ 第２章 情報収集と情報整理 （５）情報を整理する 調べた情報はきちんと整理し、記録しておきましょう。 ■文献一覧表を作る 調べた情報は貴重な財産です。今回だけでなく、今後も必要となることがあるかもしれま せん。すぐに探せるように Excel などを使って一覧表にしておきましょう。 下図は冨永の文献一覧表です。No、著者、発行年、論文名・書籍名、種類（論文 or 書籍） 、 データファイルの有無、レビューの有無、入手日、キーワード、出典（掲載誌名、巻、号、 ページ番号）を記録しています。 論文のデータファイル名には、文献一覧表の No を付けているので、文献一覧表からすぐ に論文を探すことができます。 １８ 第２章 情報収集と情報整理 ■文献メモを作る 必要な情報は記録しておきましょう。記録の仕方は、人によってさまざまです。 ・書籍や論文に線を引いたり、書き込んだりする（図書館の本に線を引いたり、書き込ん だりしてはいけません。コピーにしてください。 ） ・付箋紙に書いて貼っておく ・ノートにまとめる ・Word などで入力し、ファイルとして保管する ・ブログに入力する（ブログは非公開にしておく） 下図は冨永の文献メモです。非公開のブログに入力しています。四角の枠内は、書籍の内 容をそのまま写しています。 １９ 第２章 情報収集と情報整理 参考：ＫＪ法 ＫＪ法は、情報を整理するための代表的な方法です。文化人類学者の 川喜多二郎先生が現地調査の結果をまとめるために考案しました。高 橋誠（1999）1によると、ＫＪ法は「さまざまな現地データや情報、 いろいろな人のバラバラな意見をカードに記入し、データのもつ意味 をくんで、内容が本質的に似たものを集約し、そこから新たな仮説を発見しようとするもので す。」以下に、高橋（1999）からＫＪ法の手順を引用します。 ①テーマを決める ②アイディアを出す アイディアをカードに書き出します。1 枚のカードに 1 アイディアが原則です。アイデ ィアはなるべく具体的に書くように心がけます。 ③カードをまとめる カード化したアイディアを、内容が本質的に似ているという観点から、5～6 枚くらいず つまとめます。まとめきれないカードは、単独カードとして残します。また、新たに思 いついたカードがあれば、それをカード化して追加します。 ④各カード群にタイトルをつける まとめたカード群に、それらの内容を表すタイトルをつけます。タイトルは、カードに 別の色のサインペンで記入します。注意すべきポイントは次のとおりです。 ・カード群の内容の要点を押さえる ・内容の一部のみの表現を避ける ・簡潔な表現にする ・他カード群のタイトルと重複がないようにする ⑤上位グループにまとめる タイトルをつけたら、第 2 のまとめに入ります。要領は前と同じです。カード群や単独 カードを小グループから中グループへとまとめ、それらにタイトルをつけます。さらに、 中グループをまとめ、大グループにし、大タイトルをつけます。このようにして、最終 的には 10 以内のグループにまとめます。 ⑥作図してまとめる 出来上がった大グループ、まとめきれなかった中グループ、単独カードを、かたまりご とに親近性を重視して模造紙にレイアウトします。レイアウトが終了したら、すべての カードを貼り付け、グループごとに囲んだり、グループ間の関係を矢印で結んだり、重 要グループに斜線を入れたりします。 1 高橋誠（1999）問題解決手法の知識 第 2 版．日本経済新聞社，東京（初版は 1984 年） ２０ 第２章 情報収集と情報整理 下図は、ＫＪ法で作成した図です。 東京医科歯科大学 グループのプロダクト記録（ＫＪ法による問題点の抽出）２班Ｎｏ．２ http://www.tmd.ac.jp/artsci/topics/seminor/jiko.pdf （2010 年 1 月 24 日参照） ２１ 第２章 情報収集と情報整理 ＜練習問題７＞ 今回の授業では、各自テーマを決めてもらい、レポートを書き、発表してもらいます。ま ずは、その第 1 ステップとして下調べを行います。 ①おおまかなテーマを決める 身の回りのことや、授業で学習したことの中からテーマを決めてください。ここでは、 まだおおまかなテーマでかまいません。次章でテーマを絞り込んでいきます。 例）塾で中学生に英語を教えている。なかなか成績が上がらない子がいる。どうすれば 成績が上がるのか？英語の学習方法をテーマにする。 例）授業で成人教育について学んだ。学びは学校の中だけでなく、社会人になってから も学ぶことはたくさんあると思う。成人教育をテーマにする。 ②テーマについて先行研究を探す テーマに関する書籍、論文を探してください。書籍 2～3 冊、論文 2～3 本を探してくだ さい。書籍は図書館から借りてきてください。 ③文献メモを作る 先行研究の内容は、レポートで引用します。引用するときに困らないように、文献メモ を作ってください。 ④グループで発表する 調べたことについて発表します。 ２２ 第２章 情報収集と情報整理 参考：先行研究探しのヒント 先行研究探しは芋掘りに似ています。皆さんは、一般書・学術書・論文の うち、いずれか 1 冊（もしくは 1 本）くらいは見つけましたよね？ その 最初の 1 冊（1 本）を手がかりにして、芋づる式に探していきます。 ■論文のキーワードを使って探す 論文は、1 ページ目にタイトルと著者名があり、その下に要約が書かれています。さらに、 その下にキーワードが並んでいます。このキーワードは、もちろんこの論文の内容に関連す るキーワードで学術用語です。このキーワードを使って検索すると、似たような論文を検索 できます。 ■論文の「序論」内の学術用語を使って探す 論文の「序論」 （「はじめに」とか「背景」とか書かれている場合もあります）には、この論 文のテーマに関する理論が記述されています。 たとえば、向後ら（2004）2の「１．はじめに」には、以下の記述があります。 課題達成に失敗したと当人が感じると、自己効力感や自己意識、課題に対する動機づけや集 中力が低下する。 「自己効力感」や「動機づけ」は学術用語です。この学術用語を使って探します。 ■書籍や論文内の先行研究を使って探す 論文の「序論」には、先行研究が必ず書かれています。たとえば、こんな記述があったとし ます。 メンタルモデルは、円滑なコミュニケーションを行ううえで重要な役割を果たしている。松 尾（1999）は、 「送り手のメンタルモデルと受け手のメンタルモデルが一致しなければ、受 け手は送り手の送ったメッセージの伝達意図を理解することができない」と述べている。 松尾（1999）の研究が自分のテーマと関係がありそうなときは、松尾（1999）を探しま す。 ■同じ著者の別の論文・書籍を探す 研究者は、同じようなテーマで論文を書くことがあります。著者名で再度検索するというの も手です。 2 •向後千春・中井あづみ・野嶋栄一郎（2004）e ラーニングにおける先延ばし傾向とドロップ アウトの関係『日本教育工学会研究報告集』JSET04-5 Pp.39-44 ２３ 第３章 レポートの構成 第３章 レポートの構成 （１）レポートの問いと目的を決める 前章で、おおまかなテーマを決め、そのテーマに関する先行研究を調べました。先行研究 を調べると、いろいろなことがわかったと思います。ここでは、調べたことをもとにして、 レポートの問いを決めます。 例）A さんの場合 塾で中学生に英語を教えているＡさんは、英語の学習方法について先行研究を調べました。 その中で、 「分散学習」という方法を見つけました。分散学習とは、適当な時間間隔で休憩 などを取りながら学習するやり方のことです。A さんは、大学生を対象に分散学習の効果 を測定した論文や、分散学習による英単語学習ソフトに関する論文を読み、 「中学生も分散 学習を使って英単語を学習したら、効果が上がるかも」と考えました。しかし、高価な学 習ソフトを中学生に与えることはできませんし、飽きっぽい中学生に実際に分散学習をや らせるには工夫が必要だと考えました。そこで、A さんは、レポートの問いを次のように 設定しました。 問い：中学生に分散学習を使って英単語を学習させるには、どのように進めればよいのか？ 問いは、疑問文の形で書きます。たとえば、 ・異性にとって、効果的な褒め言葉は何か？ ・成績上位者と成績下位者の学習方法には、どのような違いがあるか？ ・スポーツ競技においてイメージトレーニングは、どのような効果をもたらすのか？ ・韓国市場で小型車が普及しないのはなぜか？ レポートの問いは 1 つに絞ります。この問いに答えるのがレポートの目的です。A さんの 場合は、 問い：中学生に分散学習を使って英単語を学習させるには、どのように進めればよいのか？ 目的：中学生が実行可能な分散学習による英単語学習方法を提案する 方法：分散学習に関する先行研究を分析する これらをつなげて書くと、以下のようになります。 中学生に分散学習を使って英単語を学習させるには、どのように進めればよいのか？ 本 レポートでは、まず分散学習に関する先行研究を分析する。そして、その結果をもとに、 中学生が実行できる分散学習による英単語学習方法を提案する。 ２４ 第３章 レポートの構成 実験や調査を行う場合は、以下のような問い、目的、方法もあります。 問い：中学生の英単語学習において、分散学習と集中学習は成績にどのような違いをもた らすのか？ 目的：中学生の英単語学習における分散学習と集中学習の相違点を明らかにする 方法：中学生に分散学習と集中学習をそれぞれ行ってもらう。学習後、テストと質問紙を 実施し、その結果を比較する （２）マップを作成する レポートの問い、目的、方法を決めたら、具体的にどのようなことを盛り込むか、書き出 していきます。箇条書きにどんどん書き出していってもよいですし、マップを描いてもよ いです。ここでは、マップを描く方法を紹介します。 ＜マップの書き方＞ ①白紙を用意する ②真ん中にテーマを書く ③そのテーマから思い浮かんだ単語や文をまわりに書き、線でつなぐ ④さらに、その単語や文から思い浮かぶものがあれば、それをまわりに書き、線でつなぐ ⑤思い浮かぶものがなくなるまで、③と④を繰り返す できるだけたくさん描き出します。自分自身に「なぜ？」「だから、どうなの？」「本当に そうなの（根拠は？）」「たとえば？」と問いかけながら、たくさん描き出します。 もし、マップを描いている途中で、先行研究が不足していることに気づいたら、必要な先 行研究を再度探します。 下図は、Ａさんのケースについて、Mind Manager というマップ作成用のソフトを使って 描いたものです。 ２５ 第３章 レポートの構成 （３）マップ上で、書く順番を決める 書くべき事柄がすべて出尽くしたら、書く順番を決めましょう。前述の例だと、どのよう な順番がよいでしょうか？ （４）レポートの構成を決める レポートの構成（アウトライン）を決め、各段落の文字数（行数）を見積もりましょう。 大学の一般的なレポートは、序論、本論、結論から構成されます。 ※研究領域によって、論文の構成は若干異なります。たとえば、心理学の実験論文は、序 論、方法、結果、考察、結論という構成になります。それぞれの研究領域の論文の構成 を確認してください。 序論 ……背景、問い、目的、主張などを述べる。 このレポートで何を述べようとするかを読み手に伝える。 本論 ……序論で述べた問いに対して、詳しく説明する。 各論１ 各論２ 各論３ 結論（まとめ） ……今までに述べたことをまとめる。 序論の問いに対する答えを述べる。 本論で述べなかったことを述べてはいけない。 ２６ 第３章 レポートの構成 A さんのケースの場合は、以下のような構成にしました。 さて、ここでレポートの展開（流れ）を追ってみましょう。Ａさんのケースだと、 「序論で 分散学習とは何かを説明して、分散学習が集中学習よりも効果が高いことを説明して、そ れから問いと目的を説明して……」というように、展開（流れ）を追います。このとき、 以下の点をチェックします。 ・展開に無理がないか？ ・モレがないか？ ・重複がないか？ ・順番はわかりやすいか？ 文章になってから、展開の悪いところを見つけるのは難しいですが、マップの状態ならば 一覧できるので展開の悪いところを見つけやすいです。 ２７ 第３章 レポートの構成 構成ができたら、それぞれの章・節が何文字（何行）ぐらいになるか見積もります。見積 もる際は、以下の点に気をつけます。 ・指定されているページ数に収まるか？ オーバーする場合はどこかを削ります。不足している場合は、新たに追加します。 ・バランスは良いか？ たとえば、Ａさんのケースの場合、レポートの目的は「中学生が実行可能な分散学習に よる英単語学習方法を提案する」ことです。それなのに、 「３．分散学習の実験例」の分 量が全体の 50％を占め、肝心の「５．中学生に適した分散学習の方法」が 10％程度だ としたらどうでしょうか？ これはかなりバランスが悪いです。書くべき内容を見直し ましょう。 最終的に、Ａさんのレポートの章立ては以下のようになりました。必要があれば、第 2 レ ベル（節）の見出しもつけます。たとえば、「5.1 合です。 １．はじめに ２．分散学習の効果の理由 ３．分散学習の実験例 ４．中学生に分散学習は有効か ５．中学生に適した分散学習の方法 ６．まとめ ２８ 準備するもの」「5.2 手順」という具 第３章 レポートの構成 （５）文章にする いよいよ文章です。しかし、それほど緊張することはありません。書くべきことは、マッ プ（または箇条書き）に書かれています。それらをつなげていけばよいのです。書くとき のポイントは以下のとおりです。 ・書きやすいところから始めてよい すでに構成は出来ています。どこから書き始めても問題ありません。 ・とりあえずマップ（または箇条書き）の文をつなげる 文のつながりが多少悪くても気にせずに、とりあえずつなげていきます。推敲はあとで ゆっくり行いましょう。 ・パラグラフ・ライティングを意識する とりあえずつなげればよいのですが、気をつけなければならないことがあります。マッ プ（または箇条書き）には、主題文が抜けていることがあります。1 段落 1 トピック、 段落の冒頭には主題文を置くことを忘れないでください。 「1 段落 1 トピック、冒頭の主 題文」がきちんと守られていれば、各段落の 1 文目だけを読んで概要が理解できるよう になっているはずです。チェックしてみてください。 ・接続詞を意識する マップ（または箇条書き）には、接続詞はありません。適切な接続詞を入れながら、文 をつなげていきましょう。 ・用語に注意する マップ（または箇条書き）は、思うがまま入力していますから、同じ意味なのに別の用 語で表現していることがあります。たとえば、Ａさんのケースだと、 「学習者」 「中学生」 「生徒」 「子ども」はほぼ同意です。どの用語が最も適切なのか、用語を統一するように 気をつけましょう。 ２９ 第３章 レポートの構成 ＜練習問題８＞ ①レポートの問い、目的、方法を決める 前章で調べたことをもとにして、レポートの問い、目的、方法を決めてください。レポ ートの分量は、Ａ４判４枚～６枚です。作成期間は集中講義の最終日までです。この分 量と期日を考慮し、実現可能な問い、目的、方法を設定してください。 ②マップを作成する 具体的にどのようなことを盛り込むか、マップに書き出してください。マップが苦手な 人は、箇条書きでも良いです。 ③レポートの構成を作成する レポートの構成を作成し、展開（流れ）を追ってみてください。 また、各章・節の行数を見積もってください。 ④グループでピアを行う レポートの構成について、グループでピアを行います。 ３０ 第４章 引用のしかた 第４章 引用のしかた （１）引用とは？ レポートや論文の中で、他者の発表した意見や考えを取り入れることを「引用」と言いま す。引用をするうえで大切なことは、 ・どこからどこまで引用なのかを明示する ・引用元（どこから引用したのか）を明示する ・自分の主張（論）を展開するのに必要な引用を行う 引用元を明示せずに、他者の意見をまるで自分の意見のように書くことを、 「剽窃（ひょう せつ） 」と言います。剽窃は決してやってはいけません。 引用の仕方には、APA、MHRA、シカゴなどのスタイルがあり、それぞれの学会で執筆規 定が決められています。執筆規定は、たいてい学会のホームページに掲載されています。 自分が所属する学会の執筆規定に従って記述するようにしましょう。 ここでは、日本教育工学会の論文執筆規定に基づいて説明します。 （２）引用の種類 引用には、文をそのまま引用する方法と、内容を要約して引用する方法があります。 ■文をそのまま引用する方法 引用元の言葉や文を「」に入れてそのまま引用します。一字一句、句読点もそのまま写し ます。そして、引用部分にからめて自分の論を述べます。 メンタルモデルは，円滑なコミュニケーションを行ううえで重要な役割を果たしている． 松尾（1999）は， 「送り手のメンタルモデルと受け手のメンタルモデルが一致しなければ， 受け手は送り手の送ったメッセージの伝達意図を理解することができない」と述べている． メンタルモデルは「理解するための枠組み」 （松尾 1999）である．新しい環境で人が何か を学習する場合，メンタルモデルはどのように構築されるのだろうか． 本文中では、「松尾（1999）は～」「（松尾 1999）」と記述されていますが、これだけでは 松尾のどの本なのか、論文なのかがわかりませんね。そこで、章末または巻末に文献リス トをつけます。文献リストには、以下のように記述されています。 松尾太加志（1999）コミュニケーションの心理学――認知心理学・社会心理学・認知工学 からのアプローチ．ナカニシヤ出版，京都 つまり、本文中の「松尾（1999）」と文献リストの内容とをあわせて、引用元を示すので ３１ 第４章 引用のしかた す。したがって、本文中に引用の記述があるのに文献リストには記載されていない、逆に 本文中では引用していないのに文献リストに記載があるというのは許されません。 ■内容を要約して引用する方法 先行研究の実験内容を説明する場合は、内容を要約して引用します。 ブレンド型授業は予習タイプ，復習タイプ，補習タイプに分けられる．安達（2007）は， 予習タイプのブレンド型授業を行った．受講生は，教室授業の前に，e ラーニングで提供 される教材を使って授業の予習と準備を行った．教室授業では，おもに対面講義によるレ クチャーが行われた．その結果，コンテンツ全体に対するアクセス数が，最終試験の成績 に影響を与えることを明らかにした． 文献リストには、以下のように記述します。 安達一寿（2007）ブレンディッドラーニングでの学習活動の類型化に関する分析．日本教 育工学会論文誌，31(1)：29-40 （３）文献リストの書き方 最後に、文献リストの書き方です。 以下の 2 つを比べてみてください。両方とも日本教育工学会の執筆規定に則って書かれた ものですが、少し違っていますね。 実は、安達は学術論文、松尾は書籍なのです。書籍、学術論文では書くべき情報が異なり ます。 引用文献 安達一寿（2007）ブレンディッドラーニングでの学習活動の類型化に関する分析．日本教 育工学会論文誌，31(1)：29-40 松尾太加志（1999）コミュニケーションの心理学――認知心理学・社会心理学・認知工学 からのアプローチ．ナカニシヤ出版，京都 文献リストを書く場合は、以下の点に気をつけ、執筆規定を守りましょう。 ・書籍、翻訳本、学術論文、インターネットなど出典元によって書き方が異なる。日本国 内か、外国なのかによっても書き方が異なる。 ・全く同一の著者が同一年に複数の文献を発表したものを参照する場合は、発表年の表記 は 2008a，2008b のように a,b,c,…をつけて、 （松尾 2008a, 松尾 2008b）と記載する。 ・リストの並び順にもルールがある。日本教育工学会の執筆規定では、アルファベット順 に並べるように決まっているので、安達が先になる。 ３２ 第４章 引用のしかた ＜練習問題９＞ ①参考として 3 本の論文を配布します。それぞれの論文の引用の仕方、参考文献リストの 書き方を確認してください。 ②自分の研究領域の学会のホームページを調べ、論文執筆規定を探してください。 ③グループで話し合って、どの論文執筆規定で書くかを決めてください。 ④③で決めた論文執筆規定に従って、レポートで引用する先行研究の文献リストを各自作 成してください。 ⑤文献リストが正しく書けているか、グループ内でチェックしてください。 ３３ 第５章 図表の説明 第５章 図表の説明 （１）図表のルール 実験レポートには、図表を入れます（グラフは図です） 。図表にも書き方のルールがありま す。 ・表は横罫線のみで縦罫線は引かない ・論文やレポートは白黒印刷なので、白黒でもわかるような図にする ・図のタイトルは図の下、表のタイトルは表の上に記述する ・図表番号は、別々に記述する 図 2 成績群別 グループワーク好みの平均 表 2 成績群別 授業形式の好みの平均 e ラーニングが好きか pre post 3.29 3.35 上位群（n=52） (0.53) (0.65) 3.25 3.39 中位群（n=51） (0.62) (0.77) 3.07 3.25 下位群（n=28） (0.65) (0.91) ブレンド型が好きか pre post 3.23 3.69 (0.58) (0.67) 3.37 3.59 (0.59) (0.82) 3.32 3.43 (0.66) (0.73) グループワークが好きか pre post 3.25 3.71 (0.87) (0.86) 3.43 3.82 (0.95) (0.81) 3.61 3.61 (1.01) (1.14) （ ）は標準偏差 ３４ 第５章 図表の説明 （２）図表の説明 図表は、本文中で必ず説明します。 参考資料の「桜島火山，安永噴火（1779－1782 年）で生じた新島（安永諸島）の成因」 の p.2 の右段「2.安永諸島の地形と地質」の 1 行目には、以下の記述があります。 図 2 は安永諸島海域の地形図である．安永諸島の周辺海域は～（以下、図 2 の説明） また、参考資料「鹿児島県入来カオリン鉱床における微生物被膜の形成」の p.84 の右段の 下から 3 行目には、以下の記述があります。 カオリン鉱床から浸出する地下水および沈殿池中心部の水質は，2006 年 10 月 17 日現地 において測定した（Table1）．（以下、表の説明） 両方とも、掲載した図表について図表番号を示して説明しています。 参考：Excel のグラフを Word に入れる Excel のグラフをコピー＆貼り付けすると、グラフオブジェクトとして 貼り付けられます。Word 上でグラフを修正できるようになりますが、 フォントが自動的に変更されたりして少々迷惑です。Excel のグラフを そのままの状態で貼り付けたいときは、以下のように操作します（※ Excel2007、Word2007 の場合です。） ① Excel のグラフをコピーする。 ② Word の「ホーム」タブの「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」→「図（拡張メ タファイル）」を選択する。 貼り付けたグラフのサイズを変更しても、きれいに表示されます。 ３５ 第５章 図表の説明 ＜練習問題 10＞ ①レポートの中に、必要な図表を作成してください。図表番号の付け方は、それぞれの論 文執筆規定に従ってください。 ②図表の説明を入れてください。 ③先行研究の図表を引用する場合は、図表タイトルの横に引用元を記載してください。 例：図 1 ○○○（××，2008） ④レポート（第 1 稿）を作成させてください。 ⑤Tomarigi、ひな子ツールを使ってレポート（第 1 稿）をチェックしてください。 ⑥チェック結果を参考に、レポートを修正し、完成稿を作成してください。 ３６ 第６章 プレゼンテーション 第６章 プレゼンテーション （１）聞き手の注意を引きつけるスライド 研究発表の方法には、パソコンソフトを使ったプレゼンテーション、ポスター発表などが あります。ここでは、パソコンソフトを使ったプレゼンテーションについて説明します。 パソコンを使ったプレゼンテーションでよく見かけるのが下図のような文字だらけのスラ イドです。おそらく元の企画書や報告書、論文などの文章をそのままスライドにコピーし たのでしょう。文字数が多いので、当然、文字も小さくなり、よく見えません。発表者は、 そのスライドの文章をひたすら読み続け、その間ずっと同じスライドが表示されたままに なっています。スライドの文字は読めないし、文章を読むだけの発表者の声は抑揚に欠け、 まるでお経のようです。このような状況では、聞き手は飽きてしまい、興味を失ってしま います。 廣瀬（2002）1は、大学生を対象に実験を行い、聞き手が興味を持ち、 「わかりやすい」 「お もしろい」と感じるスライドほど正しく理解されるということを明らかにしました。 では、聞き手に「わかりやすい」 「おもしろい」と感じさせるには、どのようなスライドに すればよいのでしょうか？ 作成のポイントを挙げてみます。 1廣瀬英子（2002）プレゼンテーションにおけるスライド活用効果と内容理解度に関する実践的 検討．日本教育工学会誌／日本教育工学雑誌 26（Suppl.） ３７ 51-54 第６章 プレゼンテーション ■文章ではなく、箇条書きにする 論文や企画書の文章をそのままコピーするのではなく、ポイントを箇条書きにします。た だし、箇条書きにしても項目数が多すぎると、文章の場合とあまり違いはありません。1 枚のスライドにはいろいろなことを盛り込まず、1 つのテーマに絞り込むようにします。 そうすれば、箇条書きの項目数はおのずと少なくなりますし、文字サイズも大きくできま す。 また、項目数が少なくなれば、スライド 1 枚あたりの説明に要する時間も短くできます。1 枚のスライドをずっと表示したままということもなくなるので、聞き手の興味関心が低下 するのを防げます。 下図は、前ページのスライドを修正したものです。フォントは、可視性（見やすさ）の高 いゴシック体を使っています。 ３８ 第６章 プレゼンテーション ■口頭説明に合わせてアニメーション効果を使う プレゼンテーションソフトでは、文字にアニメーション効果を付けることができます。た とえば、箇条書きの場合、最初から全項目を表示していると、聞き手の注意レベルは徐々 に低下してしまいます。しかし、アニメーション効果を使えば、下図のように説明に合わ せて 1 項目ずつ順番に表示しながら説明することができるので注意レベルの低下を防げま す。 また、アニメーション効果では文字列にさまざまな動きを付けられます。たとえば、文字 列を徐々に大きくしながら表示させたり（ズーム） 、スライドの外側から文字列を滑るよう に登場させたり（スライドイン）できます。文字列に動きがあるので、聞き手の注意を引 くことができ、飽きさせません。ただし、使いすぎると逆効果になるので注意しましょう。 まず「給与計算ソフト XXX の新機能をご紹介します。1 つ目はタイムカードリーダーとコ ンピュータとの連携です。新バージョンでは、タイムカードリーダーに記録された出社時 刻や退社時刻のデータをコンピュータに転送できるようになりました。その結果、いまま でのようにタイムカードの時刻をいちいち手入力しなくてすみます。 」と話しながら、1 つ 目の項目を表示し、その内容について説明します。 1 つ目の項目について説明し終わったら、「2 つ目は……」と話し、2 つ目の項目を表示し ます。 ３９ 第６章 プレゼンテーション ■文章を図にする 文章で埋め尽くされたスライドに比べれば、箇条書きのスライドは見やすいものですが、 それでも箇条書きのスライドばかりが続くと、やはりプレゼンテーション全体としては単 調になってしまい、聞き手は飽きてしまいます。 そこで、取り入れたいのが図です。下図のように文章を図にすることにより、 “読ませるス ライド”から“見せるスライド”にすることができます。 図のスライドの場合、いきなり細かい部分から説明する人がいますが、図は全体から細部 へと説明していきます。たとえば、下図の場合は、まず、この図がユーザーの購買心理の 変化を表したものであることを述べ、図の全体像を聞き手に理解してもらいます。次に、 購買心理が「Awareness（認知）」 「Goodwill（理解・好意）」 「Trial（試用） 」 「Action（購 買）」「Retention（維持・継続）」の順に変化していくことを説明し、さらに各プロセスに どのような施策があるのかを説明します。図の部分を説明する際は、上から下へ、左から 右へというように、視点を徐々に移動させながら説明すると、聞き手の負担が軽くなりま す。 ユーザーの購買心理の変化を図で表したものです。 ４０ 第６章 プレゼンテーション ■グラフは主張したいことを明示する プレゼンテーションでは、数値データを説明するのにグラフがよく用いられます。確かに グラフは、文章や表よりも数値データを視覚的に表現するのに適していますし、インパク トもあります。プレゼンテーションの本にも「グラフならば主張したいことがひと目でわ かる」といったことが書かれていますが、果たしてそうでしょうか？ たとえば、下図は「パソコン・ビデオカメラ・デジタルカメラ一般世帯への普及率」のグ ラフです。このグラフからあなたは何を読み取りますか？ 北尾ら（1997）2は、人の顔を見るときの視点の動きについて以下のように述べています。 「同じ対象を見ていても、どの部分に注意を払うかは、さまざまな要因によって影響され る。見る目的や意図、さらにその人の経験や知識などによっても、注視の場所は異なる。 」 同様のことがグラフにも言えます。グラフのどこに注目し、何を読み取るかは聞き手の目 的や意図、経験、知識などによって異なります。たとえば、上図のグラフでは、パソコン のデータに着目し「パソコンが最も普及している」と思う人もいるかもしれませんし、別 の人はデジタルカメラの推移を見て「デジタルカメラが急速に普及している」と思うかも しれません。スライドにグラフを入れたからと言って、すべての聞き手がプレゼンターの 主張したいことを正しく読み取れるというわけではありません。 では、どうすればよいのでしょうか？ 2北尾倫彦・中島実・井上毅・石王敦子（1997）グラフィック心理学．サイエンス社，東京 ４１ 第６章 プレゼンテーション 聞き手の視点を誘導するような工夫をしてみましょう。たとえば、円グラフならば、強調 したいデータだけ色を変えたり、分離したりして目立たせます。 主張したいことをグラフに書き込むのも効果的です。ここでも、プレゼンテーションソフ トのアニメーション効果を利用できます。まず、グラフだけを表示し、何のグラフなのか を説明します。次に、アニメーション効果で書き込みを表示させると、聞き手の視点を書 き込みに向けることができます。 ４２ 第６章 プレゼンテーション ＜練習問題 11＞ ①プレゼンテーション用のスライドを作成する 発表時間は一人 10 分です。10 枚のスライドを作成してください。 1 枚目：表紙（タイトル、学科、氏名） 2 枚目：レポートの目的 3～9 枚目：本論の内容 10 枚目：結論 ②各グループで発表する 一人あたり発表 10 分、質疑応答 5 分で進めてください。 チェックシートを使って発表内容をチェックしてください。 ③グループ代表者を決める グループの代表者を決めてください。 代表者のプレゼンテーションの中で修正したほうがよいところを、全員で話し合ってく ださい。 ④グループ代表者による発表会を行う グループ代表者による発表会を行います。 ４３ 第７章 メール 第７章 メール （１）ビジネスメールとは インターネットが急速に広まり、文書や電話の代わりにメールを使うことが増えています。 しかし、メールはまだ新しいコミュニケーションツールのため、基本ルールを知らずに使 う人もいます。ここでは、ビジネスメールの基本ルールをマスターしましょう。 ■あなたにとってメールとは？ メールには、携帯電話のメールとインターネットのメールがあります。ビジネスで使うの はインターネットのメールです。 インターネットのメールと携帯電話のメールとは書き方がまったく異なります。しかし、 なかにはインターネットのメールも携帯電話のメールと同じように会話感覚で書いてしま う人も多いようです。 件名 家のパソコンの調子が悪くて課題できません(>_<)明日、学校でやるので受け 取ってもらえますか？マジ単位やばいんです。お願いしますっ！！！！！！ <(_ _)> このメールは、大学生が教師に送ったメールです。あなたは、このメールを読んでどう思 いますか？ ４４ 第７章 メール （２）社外メールと社内メール ■社外メールの例 ①宛先 ②前文 ③主文 ④末文 ⑤署名 ４５ 第７章 メール ■社内メールの例 ①宛先 ②前文 ③主文 ④末文 ⑤署名 ４６ 第７章 メール ①宛名 メールの最初には、まずメールの宛名を入力します。書き方は、ビジネス文書のとき と同じで、相手の会社名（社内向けメールでは省略）、所属、役職、氏名、敬称を入力 します。氏名はフルネームで書くのが基本ですが、何度もやりとりをしている人や社 内の人の場合は名字だけを書きます。 メールの場合は、複数の人に同時にメールを送ることができます。2～3 名ならば全員 の氏名を宛名として入力しますが、相手が多い場合は「関係各位」 「メンバー各位」と いうような書き方をします。 ②前文 前文では、自分の会社名、所属、氏名を名乗ります。社内向けメールの場合は、会社 名は省略します。ビジネス文書の発信者名では「株式会社」を省略せず、正式名称を 書きますが、メールの場合は自社名の「株式会社」は省略することが多いようです。 また、儀礼的なあいさつ文ではなく、相手への配慮や感謝の気持ちを表すあいさつ文 も入れます。たとえば、社外ならば「いつもお世話になっております。」、社内ならば 「お疲れさまです。 」といった類のものです。 ③主文（用件） メールの用件（伝えたいこと、相手にどうしてほしいのか）をできるだけ簡潔に、わ かりやすく記述します。 ④末文 締めくくりのあいさつ文を入れます。相手とメールの内容によって、一般的な言い回 しと、とても丁寧な言い回しを使い分けるようにしましょう。 ⑤署名 最後に署名を入れます。署名には、氏名、会社名、所属、住所、電話番号、ファック ス番号、メールアドレス、会社のサイトの URL などを入れます。こうしておけば、 相手がメール以外の手段、たとえば電話やファックスでも連絡を取ることができます。 署名は本文と見分けが付くように、＊、＝、／などの記号で区切り線を入れておきま しょう。 ４７ 第７章 メール （３）宛先の使い分け 宛先には、メールの送信先のアドレスを指定します。メールソフトには、宛先欄のほかに、 CC 欄と BCC 欄があり、以下のように使い分けます。 ●宛先（TO）欄 伝えたい相手が同列で存在する場合。 例：部内のメンバーに会議開催のメールを送る。 ●CC 欄 メールの内容を参考までに知っておいてほしい相手が存在する場合。 例：取引先にメールを送る際、宛先欄には取引先を指定し、CC 欄には自分の上司を指 定する。 ●BCC 欄 ほかの人にも送っていることを知られたくない場合。 例：セミナー開催のお知らせメールを複数のお客様にお送りする場合、BCC 欄にお客様 のアドレスを指定する。こうしておくと、お客様が受け取ったメールには、他の送 信者が表示されない。 ４８ 第７章 メール （４）読んでもらえるような件名を付ける 仕事のメールは、毎日大量に届きます。その中から、読み手は件名を見て、すぐに読むべ きメールなのか、それとも読まなくてよいメールなのかを判断します。 つまり、読み手に読んでもらうためには、件名を見ただけでどのような内容なのかがすぐ にわかるようにすることが大切です。件名の付け方を工夫しましょう。 ■キーワードを盛り込み、内容を示す 「ご連絡」 「お知らせ」といったあいまいな付け方はせず、何の連絡なのか、何を知らせた いのか、キーワードを始めのほうに盛り込むようにしましょう。 ■緊急性、重要度を示す 緊急に知らせる必要があるメールや、特に重要なメールは、件名の冒頭に「緊急」、 「重要」 などの文字を入れておけば、相手が一目で重要であることがわかります。ただし、多用し ないように注意が必要です。 また、逆にあまり重要でないメールは、相手の時間があるときに読んでもらえるよう、 「参 考」といった文字を件名に入れておいてもよいでしょう。 ＜メールの件名の例＞ 【緊急】本日、サーバメンテナンスのご連絡 【要確認】仕様変更の検討事項 ＜重要＞仕様変更の追加事項 ご参考まで・次世代ワークスタイル・シンポジウムの報告 ＜練習問題 12＞ 次のメールの件名を修正しましょう。 件名：粗大ゴミ 関係各位 粗大ゴミの廃棄場所を裏口脇に設置します。＊日＊時以降、運び込んでください。 総務部が配布した「粗大ごみシール」を貼り付けてください。ラベルのついてい ないものは 処理できません。 ４９ 第７章 メール （５）読みやすくするためのレイアウトや書式 メールは画面で文章を読むために、紙で印刷された文章よりも、読みやすさに考慮した書 き方をする必要があります。 ☆上達のコツ☆ １行の文字数は 30～35 文字程度。 行末の位置は必ずしも揃えなくても良い（語句の区切りで改行する）。 １文を短くし、句読点を適度に入れる。 1 段落の行数は５～１０行程度にする。 段落と段落の間には、空白行を入れる。 箇条書きを利用する。 ■や●、※などの記号を活用する。 ＜練習問題 13＞ 次のメールを修正しましょう。 さて、定例部内会議の議事録がまとまりましたので送付します。添付ファイルの 内容をご確認ください。なお、会議の際に保留となっていました K シリーズ展示 会は、福岡が×月×日（金）～×日（土）、広島が×月△日（金）～△日（土）に 開催することとなりました。会場は、福岡がローカスホテル、広島がハーティネ スホテルです。また、同じく保留事項の下期の CS 委員は、第一営業課の長谷川宏 美さんと第二営業課の武田祐太朗さんになりました。 ★ヒント まず書かれている内容を整理しましょう。上達のコツを参考にしましょう。 ５０ 第７章 メール （６）返信の書き方 ■メールのやりとりを履歴として残す ビジネスでは、メールを返信する場合、メールのやりとりを履歴として残すために、相手 の本文をそのまま引用します。 件名：RE：ＦＪプロジェクト 第 3 回打合せ開催のご案内 池田様 東京支店の山本です。 下記の件、了解しました。 ＞-------Original Message------＞From：・・・・・・・・・ ＞Sent：・・・・・・・・・ ＞To：・・・・・・・・・ ＞Cc：・・・・・・・・・ ＞Subject：ＦＪプロジェクト 第 3 回打合せ開催のご案内 ＞ ＞山本様 内田様 池山様 ＞（CC：大和田部長） ＞ ＞ＦＪプロジェクト事務局の池田です。 （以下、省略） ５１ 第７章 メール ■引用文と返信文を対応させながら書く 相手の問い合わせに答える場合や、相手の意見に対して自分の意見を述べる場合は、引用 文のあとにその返信文を書いていきます。 ＜もとのメール＞ 件名：問い合わせ－AK01 および BS100 納品時期 寺田様 東京支店の山本です。 お客様から以下の製品の注文がありました。 それぞれ納品時期をお知らせください。 １．AK01 2 台 東京都品川区 ２．BS100 1 台 前橋市 ＜返信メール＞ 件名：RE：問い合わせ－AK01 および BS100 納品時期 山本様 製品管理部の寺田です。 お問い合わせの製品の納品時期は、それぞれ以下のとおりです。 ＞東京支店の山本です。 ＞お客様から以下の製品の注文がありました。 ＞それぞれ納品時期をお知らせください。 ＞１．AK01 3 台 東京都品川区 現在、AK01 は在庫が 2 台しかありません。 2 台ならば×月×日（×）に納品可能ですが、 残り 1 台は×月×日（×）になります。 ＞２．BS100 1 台 前橋市 ×月×日（×）に納品可能です。 ５２ 第７章 メール （７）ビジネスメールのマナー メールであっても、一般的なマナーやエチケットを守って利用する必要があります。業務 を効率よく進めるために、また無用なトラブルを招かないためにも、メールのマナーを守 るようにしましょう。 メールは相手の顔が見えないため、相手が感情を害していることに気づかないことも ある。相手の状況や立場を考慮する。 メールは他の人も読むことがある。仕事のメールは、会社を代表して使っているとい うことを忘れないようにする。 ビジネスメールは携帯メールとは違う。話し言葉で書かないようにする（ 「すいません でした」→「申し訳ありませんでした」） 。 手紙のような儀礼的な表現は省略することが多いが、「いつもお世話になっておりま す。」などの軽い挨拶文は、相手に気持ちを伝えるためのものとして記述する。 メールを受け取ったら、すぐに返事を出す。すぐに返信できないときは、 「今週中にご 返事します。」 「担当者と相談して、別途、ご連絡いたします。 」などのメールを送って おく。 受信したメールを、無断で他の人に転送しない。転送する必要があるときは、送信者 に一言断ってから送るようにする。その際、勝手に内容を改変しない。 相手の環境を考慮して、添付ファイルの形式、容量に注意する。 感情をむき出しにする表現はさける。 相手を非難したり、誹謗・中傷したりしない。メールでも名誉毀損に問われる場合も ある。 ５３ 第７章 メール ＜練習問題 14＞ 次のメールを修正しましょう。 件名 ローカスピザ様ネットオーダーシステムについてのご相談 第二営業課 石田様 第一営業課の秋田です。 先日の部内会議、お疲れさまでした。 さて、今日は僕が担当しているローカスピザの山本さんのところに行ってき ました。山本さんは業務管理部の方で、ローカスピザのコンピュータシステ ムの責任者です。 ところで、現在、ローカスピザではお客様からの注文は電話だけなのですが、 競合他社にはインターネットによるオーダーシステムを導入しているところ もあるそうで、ローカスピザでもネットオーダーシステムを導入したいとの こと。それで、先日の部内会議で石田さんが▲▲▲商会様のネットオーダー システムの導入について説明していたのを思い出し、そのことを話したら、 大変興味を持ち、もっとくわしく聞きたいとのことでした。つきましては▲ ▲▲商会様のネットオーダーシステムについての詳しい資料をお借りできな いでしょうか？ ★ヒント ・このメールの問題点は何でしょうか？ 石田さんになったつもりで読んでみてくだ さい。 ・このメールの用件は何でしょうか？ ５４ 第７章 メール ＜練習問題 15＞ 次のメールを修正しましょう。 件名 ローカスピザ様のご相談 ABC デザイン事務所 Web 開発部 佐藤健一様 ABC ソフト第一営業課の秋田です。 このたびは、ローカスピザ様のネットオーダーシステムの設計を お引き受けいただき、ありがとうございます。 実は、ローカスピザ様の担当者がデザインサンプルをいくつか見たいと おっしゃっています。私も、雰囲気の異なるデザインサンプルが 2～3 案ぐら いあるとよいなと思いますが、いかがでしょうか？ ★ヒント ・このメールから依頼内容を具体的に読み取ることができますか？ ５５ 第７章 メール ＜練習問題 16＞ 次のメールを修正しましょう。 件名 ローカスピザ様デザインサンプル ABC デザイン事務所 Web 開発部 佐藤様 ABC ソフト第一営業課の秋田です。 ローカスピザ様のデザインサンプル、ありがとうございました！ もうバッチリです！(^o^) さすが佐藤さん！ ローカスピザの担当者も「Ａ案とＢ案のどちらも素晴らしい！両方とも採用 したいくらい！」とおっしゃっていました。それは無理ってもんですよね（笑） とりあえず社内で検討して、どちらにするか決めるそうです。連絡が来たら お知らせしますね！ 本編もこの調子でどうぞよろしく！ ★ヒント ・このメールにはビジネスメールらしくない表現が多数あります。社会人として節度 ある表現を使うようにしましょう。 ５６ 鹿児島大学理学部 日本語テクニカルライティング演習Ⅱ 2/20～2/23 テキスト 2010 年 1 月 第 1 版 2012 年 1 月 第 3 版 著者 冨永敦子 [email protected] http://www.tomi0730.com/ ©2012 by Atsuko Tominaga