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国立大学法人富山大学文書処理規則
国立大学法人富山大学文書処理規則 平成17年10月１日制定 平成20年４月１日改正 平成21年４月１日改正 平成23年４月１日改正 平成24年10月１日改正 平成26年３月25日改正 平成27年４月１日改正 平成28年４月21日改正 目次 第１章 第２章 第３章 第４章 第５章 第６章 第７章 第８章 附則 平成19年４月１日改正 平成20年７月22日改正 平成22年４月１日改正 平成24年８月１日改正 平成25年９月24日改正 平成26年６月24日改正 平成28年３月23日改正 総則（第１条～第７条） 接受及び配付（第８条～第12条） 起案及び供覧（第13条～第17条） 合議及び決裁等（第18条～第20条） 文書の施行，浄書及び発送（第21条～第31条） 分類，保存及び廃棄（第32条～第34条） 秘密文書の取扱い（第35条～第42条） 雑則（第43条） 第１章 総則 （目的） 第１条 この規則は，国立大学法人富山大学（以下「本学」という。）における文書の 適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め，もって事務能率の増進に資する ことを目的とする。 （定義） 第２条 この規則で「文書」とは，事務の運営に必要な一切の書類，図画又は電磁的記 録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式 で作られた記録をいう。）をいう。 ２ この規則で「決裁」とは，それぞれの文書について承認を経るべき最終責任者の承 認を得ることをいう。 ３ この規則で「部局等」とは，事務局，学部，教養教育院，研究科，教育部，研究部， 和漢医薬学総合研究所，附属病院，附属図書館，機構，国際交流センター，学内共同 教育研究施設及び保健管理センターをいう。 ４ この規則で「文書管理者」とは，国立大学法人富山大学法人文書管理規則（以下「文 書管理規則」という。）第５条第１項に定める者をいう。 ５ この規則で「文書管理担当者」とは，文書管理規則第６条第１項に定める者をいう。 （文書による事務処理） 第３条 職員は，その所属する組織の意思決定に当たっては文書を作成して行い，かつ， 事務及び事業の実績について文書を作成するものとする。ただし，次の各号のいずれ かに該当する場合は，この限りでない。 (１) 当該組織の意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合 (２) 処理に係る事案が軽微なものである場合 ２ 職員は，前項第１号の場合に該当し文書を作成しなかったときは，事後速やかに当 該意思決定に当たっての事務の処理について文書を作成するものとする。 （文書の取扱い） 第４条 文書は，常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛 失しないように注意しなければならない。 （文書管理者） 第５条 本学の事務局及び事務部に文書管理者を置く。 ２ 文書管理者は，課長をもって充てる。 ３ 文書管理者は，文書管理規則第５条第２項の事務を行う。 （文書管理担当者） 第６条 本学の事務局及び事務部に文書管理担当者を置く。 ２ 文書管理担当者は，文書管理者が指名する者をもって充てる。 ３ 文書管理担当者は，文書管理者を補佐する。 （文書記号及び文書番号） 第７条 接受又は発送する文書には，文書記号及び文書番号を付するものとする。ただ し，学内間の文書及び学外からの軽易な文書については，これを省略することができ る。 ２ 文書記号は，別表１のとおりとする。 ３ 文書番号は，毎年４月１日をもって更新するものとする。ただし，同一案件に属す る文書は，その完結に至るまで当初の番号を用いるものとする。 第２章 接受及び配付 （文書の接受） 第８条 文書は，部局等の文書の取扱いを担当する者（以下「文書担当者」という。） において接受する。ただし，学内間の文書及び学外からの軽易な文書並びに職員，学 生又は生徒等の提出する願い出，届け出又は入学出願書類等は，直接主管の担当者が 接受することができる。 （接受文書の処理） 第９条 文書担当者は，接受した文書（親展文書及び書留郵便物等を除く。）を直ちに 開封し，課別に分類する。 ２ 文書担当者は，接受した文書に受付印を押印し，別表１により文書記号，文書番号 及び受付年月日を記入するとともに文書処理簿（様式第１号）に所要事項を記入する。 ただし，学内間の文書及び学外からの軽易な文書については，文書記号及び文書番号 の記入並びに文書処理簿への記入を省略することができる。 ３ 前項本文の規定にかかわらず，文書処理簿と同様の内容を具備するものを備えた場 合は，文書処理簿への記入を省略することができる。 （文書の配付） 第10条 前条の規定により処理された文書は，文書処理簿又は前条第３項に規定する文 書処理簿と同様の内容を具備するもの（以下「文書処理簿等」という。）に受領印を 徴して，関係各課に配付するものとする。 （特殊文書の受付及び配付） 第11条 親展文書及び書留郵便物等は，封かんのまま特殊郵便物処理簿（様式第２号） に所要事項を記入の上，名あて人又は名あて人があらかじめ指名した者の受領印を徴 して配付しなければならない。ただし，名あて人においてこれを文書処理簿等に記載 の必要を認めたときは，文書担当者に回付する。 ２ 前項の規定にかかわらず，特殊郵便物処理簿と同様の内容を具備するものを備えた 場合は，特殊郵便物処理簿への記入を省略することができる。 ３ 親展文書で名あて人が不在のため事務処理に支障を来すおそれがあるときは，第１ 項の規定にかかわらず，次の各号の文書については，当該各号に掲げる者が開封する。 (１) 役員，副学長又は事務局長あてのもの 総務部長 (２) 総務部長あてのもの 総務課長 (３) 財務部長あてのもの 財務企画課長 (４) 施設企画部長あてのもの 施設企画課長 (５) 学務部長あてのもの 学務課長 (６) 研究振興部長あてのもの 研究振興課長 (７) 国際部長あてのもの 国際交流課長 (８) 学術情報部長あてのもの 図書館情報課長 (９) 医薬系事務部長あてのもの 医薬系総務課長 (10) 病院事務部長あてのもの 病院総務課長 (11) 学部長あてのもの 当該学部総務課長（医学部長及び薬学部長にあっては医薬 系総務課長） (12) 教養教育院長あてのもの 学務課長 (13) 和漢医薬学総合研究所長あてのもの 研究協力課長 (14) 附属病院長あてのもの 病院事務部長 (15) 附属図書館長あてのもの 学術情報部長 (16) 教育・学生支援機構長あてのもの 学務課長 (17) 研究推進機構長あてのもの 研究振興課長 (18) 地域連携推進機構長あてのもの 社会貢献課長 (19) 国際交流センター長あてのもの 国際交流課長 (20) 学内共同教育研究施設長あてのもの 学内共同教育研究施設の事務を所掌す る課長 (21) 保健管理センター長あてのもの 学生支援課長 （文書の処理） 第12条 第10条及び第11条によって文書の配付を受けた課等は，所掌に応じて起案又は 供覧等の方法により，速やかに処理するものとする。ただし，特に重要と認められる 文書は，あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。 第３章 起案及び供覧 （文書の起案） 第13条 文書を起案する場合は，原議書用紙（様式第３号）を用いるものとする。ただ し，これにより難い場合及び処理に係る事案が軽微なものである場合は，この限りで はない。 ２ 起案は，原則として１案件ごとに行い，必要に応じ関係資料を添付するものとする。 ３ 機密を要するものについては，封筒に収める等他に漏れない方法をとらなければな らない。 ４ 文書の作成に当たっては，常用漢字表（平成 22 年内閣告示第２号），現代仮名遣い （昭和 61 年内閣告示第１号），送り仮名の付け方（昭和 48 年内閣告示第２号）及び外 来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡 潔に記載しなければならない。 ５ 起案者が，起案文書を訂正したときは，その訂正箇所に押印しなければならない。 （起案文書の区分） 第14条 起案文書には，次の各号に例示する区分等により，件名の次に括弧書きして当 該文書の内容を区分する語句を明示しなければならない。 (１) 通知 一定の事実，処分，意思等を伝達するための文書 (２) 依頼 依頼のための文書 (３) 照会 照会のための文書 (４) 回答 依頼，照会又は協議に対する回答のための文書 (５) 協議 学内外の他の機関等に対する協議のための文書 (６) 報告 法令に基づいて，官庁その他に報告するための文書 (７) 告示 職員及び学生に対する学長の布告文書 (８) 発令 人事の発令等のための文書 (９) 上申 人事の上申等のための文書 (10) 申請 許可，認可，承認等をもとめるために提出する文書 (11) 制定 規則，細則，内規等の制定のための文書 (12) 証明 事実の証明のための文書 (13) 供覧 供覧のための文書 (14) 契約 契約のための文書 (15) 伺い 伺いのための文書 (16) 事務連絡 単なる事務的な連絡文書 （供覧） 第15条 供覧文書は，原議書を用い，又は適宜の方法により，上司及び関係課の閲覧に 供するものとする。 ２ 供覧文書には，必要があるときは主管の課又は関係課において，これに対する処置， 意見等を付記するものとする。 （とじ方） 第16条 文書のとじ方は，原則として左とじとする。ただし，縦書きの文書及び関係資 料が添付されているときは，右とじとすることができる。 （文書の訂正） 第17条 文書担当者は，起案文書に誤字，脱字又は公文用語上不適当なものがあったと きは，所属する課の課長補佐又は係長と協議のうえ，起案者に連絡し，訂正させるこ とができる。 第４章 合議及び決裁等 （合議） 第18条 起案文書の内容が，他の部及び課に関係があるときは，これらの部及び課に合 議しなければならない。ただし，決裁後その内容を連絡することをもって足りるとき は，合議を省略することができる。供覧文書の写しを配布することをもって足りると きも，同様とする。 ２ 起案文書の合議を受けた部及び課において文書の訂正を必要と認めるときは，起案 の課と協議しなければならない。 ３ 起案者は，合議の過程において，起案文書に著しい変更があったとき，又は当該文 書が廃案となったときには，当該起案文書について承認を得た上司及び合議した部及 び課にその旨を通知しなければならない （至急文書の取扱い） 第19条 急を要する文書は，原議書の右上辺に付せんを貼付し，他の文書に優先して処 理しなければならない。 ２ 特に急を要する文書は，その内容について十分説明できる者が持ち回り，決裁を得 なければならない。 （文書の決裁） 第20条 起案文書は，決裁を得て施行しなければならない。 ２ 文書の決裁について必要な事項は，別に定める。 第５章 文書の施行，浄書及び発送 （文書の施行日等） 第21条 決裁を得た文書の施行日は，決裁の日とする。ただし，特別の理由のあるとき は，施行日を決裁の日と異にすることができる。 ２ 起案者は，決裁を得た文書に決裁年月日及び施行年月日を記入しなければならない。 （発送文書の登録） 第22条 決裁を得た文書で発送を要するものは，文書担当者において当該文書の文書番 号を記入するものとする。ただし，学内相互間の発送文書及び学外への簡易な発送文 書については，文書番号の記入を省略することができる。 （浄書及び照合） 第23条 文書の浄書及び照合は，原則として当該起案課において行うものとする。 （公印の使用） 第24条 浄書の終った文書で公印の使用を必要とするときは，公印管守者に決裁済みの 原議書等を提示して押印を受けるものとする。 （公印の省略） 第25条 学内相互間の発送文書及び学外への簡易な発送文書には，公印の押印を省略す ることができる。 （発送文書の名義） 第26条 発送文書は，大学名，学長名，部局名又は部局長名を用いるものとする。ただ し，その文書の内容により，部長名又は課長名等を用いることができる。 （文書の発送） 第27条 文書の発送は，文書担当者において行う。ただし，必要がある場合は，起案者 において行うことができる。 ２ 文書担当者は，発送文書の回付を受けたときは，原議書と照合の上，発送しなけれ ばならない。 ３ 文書の発送を終了したときは，原議書及び文書処理簿等に所要事項を記入し，原議 書を起案者に返付しなければならない。ただし，学内間の文書及び学外への軽易な文 書については，文書処理簿等への記入を省略することができる。 （電子メール等による文書の配布） 第28条 学内における通知に関する文書については，電子メールによる送付又は電子掲 示板への掲示により行うことができる。 ２ 学内における照会，回答等に関する文書については，電子メールにより送付するこ とができる。 （郵便物発送簿） 第29条 学外へ発送する郵便物は，文書担当者で郵便物発送簿（様式第４号又は様式第 ４号の２）に必要事項を記録しなければならない。 ２ 前項の規定にかかわらず，郵便物発送簿と同様の内容を具備するものを備えた場合 は，郵便物発送簿への記入を省略することができる。 第30条 削除 （文書の完結） 第31条 文書は，当該文書の案件の処理の終ったときをもって完結するものとする。 ２ 完結の日の記入は，起案課等が行うものとする。 第６章 分類，保存及び廃棄 （文書の分類，保存及び廃棄） 第32条 文書の分類，保存及び廃棄は，文書管理規則等の定めるところによる。 第33条 削除 （文書の借覧） 第34条 保存文書を借覧しようとするときは，当該文書の文書管理者の許可を得なけれ ばならない。 ２ 借覧中の文書は，汚損，訂正，追記，抜取り等をしてはならない。 第７章 秘密文書の取扱い （秘密文書） 第35条 秘密文書の処理の特例については，この章の定めるところによる。 ２ この章で「秘密文書」とは，秘密の保護が必要であり，関係者以外に知らせてはな らない事項が記載されている文書をいう。 ３ 秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めるものとする。 （秘密文書の指定等） 第36条 秘密文書の指定は，当該文書の主管の文書管理者が行う。 ２ 文書管理者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間 （以下「秘密取扱期間」という。）を定め，当該文書に表示しなければならない。 ３ 文書管理者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく 必要がなくなったと認めるときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関係 者に連絡するものとする。 （秘密文書の取扱責任者） 第37条 秘密文書の取扱責任者は，当該文書の主管の文書管理者とする。 （送達等） 第38条 秘密文書は，その内容について十分説明できる者が持ち回り，決裁を得なけれ ばならない。 ２ 秘密文書は，取扱責任者が指定する方法により送達するものとする。 （複製） 第39条 秘密文書を複製するときは，当該文書の取扱責任者の許可を受けなければなら ない。 ２ 秘密文書を複製したときは，正本に複製部数及び配布先を明記しなければならない。 （保管） 第40条 秘密文書を保管するときは，金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。 （処分） 第41条 職員は，秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却す る等復元することができない方法により処分しなければならない。 （他の機関等の秘密文書の取扱い） 第42条 他の機関等から接受した秘密文書は，この章に定めるところに準じて取り扱う ものとする。 第８章 雑則 （雑則） 第43条 この規則の運用に関し疑義があるときは，総務部長が決定する。 附 則 この規則は，平成17年10月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成19年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成20年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成20年７月22日から施行する。 附 則 この規則は，平成21年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成22年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成23年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成24年８月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成24年10月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成25年10月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成26年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成26年７月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成27年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成28年４月１日から施行する。 附 則 この規則は，平成28年４月21日から施行し，平成28年４月１日から適用する。 別表１ 富大 監 第 富大企評第 富大 総 第 富大 広 第 富大人企第 富大人労第 富大 財 第 富大経理第 富大施企第 富大施整第 富大学務第 富大学生第 富大 入 第 富大 就 第 富大研振第 富大 社 第 富大 国 第 富大 留 第 富大図情第 富大医薬図第 富大情政第 富大医薬総第 富大医薬経第 富大医薬学第 富大医薬研第 富大病総第 富大病医第 富大病企第 富大人総第 富大発総第 富大経総第 富大理総第 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 監査課所管のもの 総務部企画評価課所管のもの 総務部総務課所管のもの 総務部広報課所管のもの 総務部人事企画課所管のもの 総務部人事労務課所管のもの 財務部財務企画課所管のもの 財務部経理課所管のもの 施設企画部施設企画課所管のもの 施設企画部施設整備課所管のもの 学務部学務課所管のもの 学務部学生支援課所管のもの 学務部入試課所管のもの 学務部就職支援課所管のもの 研究振興部研究振興課所管のもの 研究振興部社会貢献課所管のもの 国際部国際交流課所管のもの 国際部留学支援課所管のもの 学術情報部図書館情報課所管のもの 学術情報部医薬学図書館課所管のもの 学術情報部情報政策課所管のもの 医薬系事務部医薬系総務課所管のもの 医薬系事務部経理・調達課所管のもの 医薬系事務部医薬系学務課所管のもの 医薬系事務部研究協力課所管のもの 病院事務部病院総務課所管のもの 病院事務部医事課所管のもの 病院事務部病院経営企画課所管のもの 人文学部総務課所管のもの 人間発達科学部総務課所管のもの 経済学部総務課所管のもの 理学部総務課所管のもの 富大工総第 富大芸総第 富大教院第 富大教学第 富大研推第 富大地連第 富大国セ第 富大 情 第 富大環境第 富大自然第 富大 臨 第 富大 保 第 備考 １ 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 号 工学部総務課所管のもの 芸術文化学部総務課所管のもの 教養教育院所管のもの 教育・学生支援機構所管のもの 研究推進機構所管のもの 地域連携推進機構所管のもの 国際交流センター所管のもの 総合情報基盤センター所管のもの 環境安全推進センター所管のもの 自然観察実習センター所管のもの 臨床研究・倫理センター所管のもの 保健管理センター所管のもの 機密に関する文書は，所管部局課の略称符号の次に「秘」の文字を付ける ものとする。 ２ 文書番号は，毎年４月１日に更新するものとする。 ３ 同一案件の文書は，前項の取扱いにかかわらず完結するまで，当該文書の 記号番号を付するものとする。 様式第１号 文 文 書 文 書 記 号 番 号 受 付 日 発 信 日 書 件 処 理 簿 名 受信者 発信番号 発信者 備考 至急文書 様式第３号 付箋箇所 富 富大 第 起案：平成 年 月 決裁：平成 年 月 施行：平成 (文書日付) 年 月 件 山 大 学 原 議 書 EA 号 文書取扱： 普通 秘 親展 保存期間： 文書種別 発送 伺 供覧 部内通知 日 発送種別 普通 書留 速達 小包 Fax e-mail 日 使送 起案者渡し 会議付議： 要 ・ 不要 会議名（日付） ： 日 発送：平成 年 月 日 完結：平成 年 月 日 名 受信者 発信者 先方の文書年月日：平成 上記のことについて 年 月 日 先方の文書記号番号： 別紙 のように 裏面 号 してよいか，伺います。 します。 起案者 （決 裁 欄） 起案部・課名 電話（ 合 議 備 考 備考：この様式の決裁欄は各部局等の事務組織等に応じて変更を加えることができる。 ） 様式第４号 郵 月 日 用 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 途 発 信 者 受 信 者 摘 要 便 物 発 はがき 発送 量目 金額 種別 円 円 送 簿 郵 円 円 円 便 円 円 切 円 円 手 計 取扱 者印