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災害対策と顧客サービス を改善したコリン郡 TX
カウンティガバメント顧客プロファイル 災害対策と顧客サービス を改善したコリン郡 TX 状況 コリン郡は書記官オフィスの文 書をマイクロフィルム化するた めに外部企業と契約していた。 この契約には、カメラと撮影作 業スペースの下請け会社2社が必 要だった。記録は外部倉庫に保 管された。 目的 人件費削減、生産性向上、品質 改善、顧客サービス迅速化を目 的としてコリン郡書記官オフィ スにおける文書ファイリングを 廃止すること。マイクロフィル ムアーカイブを保護するための 耐災害保存システムの導入。 人口73万人のコリン郡はテキサス州でも急 速に発展している郡の一つで、住民は毎 年、大量の公式文書を作り出します。郡書 記官オフィスには70人が働いています。 “オフィスに登録される全ての文書へのア クセスを保証するため、文書はすべてフィ ルムにバックアップすることが法律で義務 付けられています。”と 郡書記官のステー シー・ケンプは言っています。“我々には 大量の文書を処理するために高速、高品 質、低コストでマイクロフィルムバックア ップを作成し、それを災害から保護するた めの手段が必要でした。” コリン郡は文書をスキャナで電子化してい ましたが、マイクロフィルムの作成は最近 までマニュアルのシステムで行っていまし た。文書がオフィスに来ると、スキャン担 ソリューション コダックリファレンスアーカイ 当者は出納し、索引付けをし、その文書を ブサービスネットワークの会員 電子化してシステムの適当な場所にファイ ルします。スキャン作業には今日の最新技 である、AmCad社と協働 して、 AmCadのiNTEGRATEDランドインフ 術が使われています。 ォメーションシステム (AiLIS) とコダックドキュメントアーカ しかしながらスキャン担当者はその後で、 イブライタを統合したアーカイ ２人の派遣作業員が長期保存用マイクロフ ブマネジメントシステムを開発 ィルムを撮影している外部倉庫へ文書を持 って行かなければなりませんでした。この する。 工程はせっかくの、最新のスキャニング技 術の効率を妨げるものでした。その結果、 コメント 顧客がファイリングのためにオリジナル文 “我々の顧客サービスは素晴ら 書を持参したり、文書のコピーを要求して しく、びっくりするほど短時間 きたときに、文書のコピーを顧客に返送で で案件を処理できます。出納、 きるようになるまでに、フィルムを現像し 索引、スキャン、オリジナル文 たり、検索するだけで三、四日かかってい 書の返却をすべて同一日に行え ました。 る能力は他の郡にはできないこ とだと自負しています。” 二つの課題： 効率性と長期保存 2006年に、コリン郡書記官オフィスは文 書管理システムの二つの課題について関 心を深めていました。一つ目は、入庫す る文書をスキャニングし、次にマイクロ フィルムに撮影するという２段階処理は 組織にとって効率的ではないこと。二つ 目は、アーカイブ記録を洪水や火事のよ うな災害そして温度、湿度、時間の経過 から確実に保護することでした。 ２段階処理を廃止して コストを削減しながら、 品質管理を強化 コリン郡は書記官オフィス向けの、より 効率的で安心なリファレンスアーカイブ ソリューションを開発するために、AmCad 社の副社長ダン・カールソンと協力しま した。同社は政府機関向けのサービスと ソリューションのプロバイダで、コダッ クのリファレンスアーカイブサービスネ ットワークの会員です。このネットワー ク化された熟練企業集団は最高品質のマ イクロフィルミングとアーカイバルサー ビスを全米に提供しています。 “我々はコリン郡書記官オフィスの文書 管理業務全体を効率化するソフトウエア を開発しました。これには出納、索引付 け、イメージング、インターネットアク セスが含まれています。また、我々のシ ステムでは企業顧客がオフィスに出向か なくても彼らの文書をE-記録化できるよ うになっています。”とカールソンは言 っています。 “彼らは既に文書を電子化していたの で、通常のスキャン処理中にFTPファイル で電子化文書を我社に送り、コダックド キュメントアーカイブライタで自動的に マイクロフィルムに記録するシステムを 作りました。 このシステムによって文書をマ イクロフィルムに撮影する工程 全体を廃止できたため、コリン 郡はオフィススペース、時間、 人件費を削減できました。” 保証を確実にする ３本のフィルム 電子化文書のFTPファイルはコ リン郡からAmCad社に自動送信 され、AmCad社のコダックアー カイブライタが文書毎に３本の フィルムを作成します。 オリジナルはアーカイブと災害 復旧用としてコダックの銀塩マ イクロフィルムで作成され、2 本はコダックジアゾCマイクロ フィルムで作成されます。 オリジナルのマイクロフィル ムはアーカイブ保存のため に、コダックが認証したFM200 保管庫に送られます。この耐 火保管庫は温度、湿度がコン トロールされていますが、安 全性を更に高めるために、稼 動中の軍事基地の中に設置さ れています！ コダックジアゾCマイクロフィ ルムで作成された2本のコピー はコリン郡に送られます。郡は 保管庫で保存されているオリジ ナルに対する追加安全策とし て、１本を安全保存します。 そして、もう1本は市民からのアクセスニー ズに応えるためのワーキングコピーとして 使われます。 “AmCad社は下請企業を使わずにフィルム作 成の全工程をコントロールできます。” と、カールソンは指摘しています。“そし て我が社の作業場所と保管庫は災害復旧フ ィルムが保存されているのと同じサイトの 中にあるので、オリジナルフィルムが外部 に流失することは絶対にありません。” “とにかく、私たちは既に文書を電 子化していました。”と、コリン郡 の書記官ステーシー・ケンプは言っ ています。“現在では、オリジナル のスキャン済み文書から直接マイク ロフィルムを自動的に作成できま す。これはマイクロフィルムを作成 するための最高に効率的な方法で す。” コントロールの良さは 高品質を意味する この新しい近代的なプロセスの結果、コリ ン郡はマイクロフィルム化された文書画像 の品質を今まで以上にコントロールできる ようになりました。その理由は、彼らの電 子化職員はオリジナル文書を最初の段階で スキャンする職員だからです。加えて、保 存側のAmCad社は厳格な品質管理尺度を採用 している会社です。 “我が社の保管庫はコリン郡のバックアッ プフィルムを保存しています。 我々はそれが入庫されたとき、すべての マイクロフィルムの品質に問題が無い か、ラベルの記載がフィルムの内容と違 っていないかを確認しています。”と、 カールソンは言っています。 “我々は到着の段階で品質検査と詳細な 登録作業を行っています。そして、1年ご とに同じことを行っています。もし、そ こで問題やエラーが発見された場合は そ れを解決します。これはコリン郡の人々 に安心感を与えています。何故なら、彼 らのフィルムが正確であり、安全性が完 全に保たれていると確信できるからで す。” すべての尺度で成功 コリン郡は災害対策の基盤を確立しまし た。すべての文書から3本のマイクロフィ ルムが作られ安全に守られています。 “コダックリファレンスアーカイブネット ワークに参加しているAmCad社とチームを 組み、彼らの専門知識を活用できたこと で、我々はすべてのレベルと尺度で成功 しました。我々は年間18万件の文書を電 子化していますが、それらの文書はシー ムレスな処理で自動的にマイクロフィル ムに記録されます。これはコリン郡に時 間とお金の節約をもたらし、業務は効率 的で迅速になりました。これこそ最高の 顧客サービスだと考えています。”と郡 書記官のケンプはコメントしています。 “何故なら、我々は新しい‘エキスプレ ス’システムによってすべてを迅速に処 理できるようになり、コリン郡の市民の 期待に、より一層即応できるようになっ たからです。” Kodak i9600 ライタ シリーズ 重要なビジネス記録を不 正や喪失から保護する簡 単な手段を提供 コリン郡保管庫 © Kodak, 2007. Kodak is a trademark. A-6355 CAT No. 176 1527 Printed in USA 10/07