＜導入事例 ＞＞記録管理システム

＜導入事例＞記録管理システム
島津 総合分析 試験セン ター様
1．導入先概要
島津総合分析試験センター様は、（株）島津製作所の 100%子
会社で、従業員は 32 名。主に以下の業務を行っている。
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島津製作所分析計測事業部からの機器販売支援に関
わる委託分析業務、アプリケーションの開発、データ
3．システム概要
まず分散した拠点間の情報共有を可能にするために、下図のよ
うに京都リサーチパーク内のデータセンターに「源藏」サーバを
設置し、島津総合分析試験センター様の３つの拠点、東京、京都、
秦野から記録管理システム「源藏」にインターネット経由でアク
セスできるようにした。
集の作成
表面分析、組成分析に関わる外部受託分析
環境ホルモン分析、不良解析、異物分析等の外部受
託分析
材料強度等の外部受託試験
ネットワーク設備
東京本社
インターネット網
SSLで暗号化
島津製作所研究開発部門からの受託分析
顧客向け分析講習会・セミナーの企画・実施
源藏サーバ１
Dell PowerEdge650
京都事業所
島津製作所専用
Firewall機器
事業所は東京（本社）、京都、秦野の 3 か所に分散している。
秦野事業所
2．導入前の課題
外部受託分析試験の案件では、案件の進捗にしたがって、以下
のような状態遷移、および各ステップにおける文書の作成が行わ
れている
（１） 分析依頼
分析依頼票の入手、見積書の作成・提出
（２） 受注
サンプルの受取
設備機器設置場所：
京都リサーチパーク6号館１Fデータセンター
顧客A：販売プロジェクト
（４） 納品および代金請求
分析報告書の提出、納品書の作成・提出
請求書の作成・提出、
物品受領書の作成・提出・受取
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担当者が代わると電子ファイルの所在がわからない
電子ファイルが紛失している可能性がある
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紙 原 紙と 電子 ファ イ ルが 同一 のも の かど うか の確 認
に時間がかかる
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電子ファイルの保管は個人まかせ
案件の進捗を管理する Excel ファイルの保守作業が
個 人 的努 力に よっ て 成り 立っ てい る ため 、記 入漏 れ
や 誤 記 、 場 合 によ っ て は 紛 失 のリ ス ク が あ る 。
事業所が分散しているため案件の進捗を Excel で管
理しても、リアルタイムで情報を共有できない
そこで、帳票処理とワークフロー機能を簡便に組み合わすこと
のできる記録管理システム「源藏」を使って、各案件の進捗管理
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作業管理票＜受注＞
作業管理票＜失注＞
分析依頼票（PDF)
分析依頼票（PDF)
見積書（帳票）
見積書（帳票）
請求書（帳票）
ルすることで管理されていたが、元の Excel で作成した電子ファ
イルは担当者まかせで全く管理されていなかった。
原因となり、以下のような問題を抱えていた。
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文書の管理が一元化できない。
顧客B：販売プロジェクト
納品書（帳票）
以上の各文書は PC で Excel を用いて作成されていた。紙に打
ち出し、社印を押印したものをコピーしたものは、それをファイ
員で共有するようにしていた。
が、事業所が東京、京都、秦野と 3 か所に分散していることも
源藏サーバ３
Dell PowerEdge650
「源蔵」上では、案件発生ごとにプロジェクトを作成し、その
中に作業管理票を作る。案件の進捗はこの作業管理票で行うこと
とした。
（３） 試験完了
分 析 報 告 書 の 作成
また各案件の進捗（いつ、どのような状態になったか？）につ
いては、年度ごとに、１つの Excel ファイルに入力して、営業部
源藏サーバ２
Dell PowerEdge650
物品受領書（帳票）
ま た 案 件 の進 捗と と も に 作成 され る 見 積 書、 納品 書 、 請 求書 、
物品受領書等は、作業管理票の情報に基づいて作成され、担当者
は、例えば請求書だと、各項目の金額を入力すると、小計や合計
が自動計算され請求書が作成される。このようにして帳票で各文
書を作成し、印刷して客先に提出、社内では案件進捗と関連付け
て管理されるようにした。
4．導入後の効果
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上述 のように記録管 理システム「源 藏」を導入する ことに
より 、依頼票、見積 書、納品書、請 求書。物品受領 書につ
いては、張票により電子化することができた。
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また 各文書は、作業 管理票により、 案研の進捗と関 連付け
て管理しできるようになった。
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また 各拠点に分散し ていた情報を一 元管理し情報共 有でき
るようになった
など、当初の課題を解決することができたと考えている。
と文書の作成管理を行い、「源藏」サーバをデータセンターに設
置 し 、 イン タ ーネ ッ ト 経由 で アク セ ス でき る よう に す るこ と で 、
上述の課題を解決した。
（株）島津製作所 分析計測事業部 技術部