Comments
Description
Transcript
ファイル管理システム MySFDB の使い 方
ファイル管理システム MySFDB の使い 方 （あらゆる資料・ファイルを一括管理できる） 2014-4 CDTLab iwasawa CDTLab (Circuit Design Technology Laboratory) http://www.cdtlab.jp ファイル管理システム MySFDB の使い方 1 目次 1.はじめに 2.MySFDB とは、その特徴 3.MySFDB の構成 4.MySFDB フォルダの設置 5.MySFDB 使い方 6.MySFDB のシミュレーション・ファイル管理への活用 7.最後に Ⓒ2012 Cdtlab 2014-4 ファイル管理システム MySFDB の使い方 2 2014-4 1. はじめに あなたのパソコンには、大量の資料・ファイルが山のように溜まっていることでしょう。 そして、あなたは次のような困った経験はありませんか？ □保存したファイルがどこのフォルダか分からなくなった。 □同じような名前が多くどれだか分からない。探すのが大変だ。 □保存したファイルの名前を忘れてしまった。 □フォルダを分けて整理してきたが、フォルダが多くなり、目的のフォルダが探し出せな い。 ◆数十ファイルまでなら、あなたは覚えていて、すぐに探し出せるはずです。 しかし、時間がたつにつれて、1 年以上前の保存先、ファイル名をすぐに探し出せますか？ ◆また細目にフォルダを体系付け、保存先を整理している人も多いのではないでしょうか。 そして目的別、種類別に整理している人もいるかと思います。しかし、フォルダが多すぎ て、保存するフォルダをどれにしたらいいのか迷い、そして保存したファイルをフォルダ の中を探し回ってしまう。そんなことはありませんか？ そんな悩みを解決するために、私自身が整理に活用しているツールを紹介します。 2.開発の経緯 先ずは、私の苦労話から聞いてください。 それは、回路設計の中で、回路シミュレータのファイルが増えてくるに従い、保存した ファイル名だけでは、その内容を思い出せなくなってしまったのです。 また、メーカサイトからダウンロードした部品のデータシートや作成した技術資料をフ ォルダごとに整理していたつもりが、そのフォルダ自体が多くの階層とフォルダ数が多く なり、そのフォルダ名の中に何が保存されているか分からなくなってしまうのです。 そこで、解決方法として、Microsoft Office EXCEL にタイトルや保存先のフォルダ名を 入れ、整理することで、保存場所は簡単に見つかるようにしました。しかし最初は保存先 フォルダの中が少ないうちは良いのですが、フォルダの中が多くになるにつれて、また探 し出すのが大変になってきました。 次に、EXCEL を使用して、データベース化をすることにしたのです。データ・ファイル 名、保存先、内容などを EXCEL のシートを活用して一覧表にして、整理し、EXCEL の検 索機能を活用することで、目的のファイルを探し出すことが可能となりました。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 3 2014-4 ただ、データ・ファイルの保存先を探し出すことは、管理シートに一度登録しておけば 簡単なのですが、こんどはパソコンの中のフォルダの場所を見つけ、データ・ファイルを 開かなくてはなりません。ファイルやフォルダの数が少ない内は良いのですが、50 を超え るようになるとなかなか面倒です。また、データ・ファイル名の登録もいちいちキーボー ドから入力するのも面倒です。 そこで、マイクロソフト・オフィイスに付属している VBA（Visual Basic Application） で効率化を図ることにしました。 VBA でマクロを作ることで、管理シートのセルから自動でアプリケーションを起動し、 目的のデータ・ファイルをオープンする機能を追加することで、ファイルやフォルダを探 し回る手間が全く無くなるのです。 またファイル管理シートに登録する場合も、データ・ファイルのパス名やファイル名を 自動で登録できるようになり、キーボードからの入力の手間と入力ミスが各段に少なくな ります。 そして、管理できるファイルの種類は Windows に関連付けられているアプリケーション のファイルであれば、Word,EXCEL,PDF,TXT だけでなく、CAD ファイル、イメージ・フ ァイルのほとんどの情報を管理することができます。 これにより、技術データだけでなく、関連する技術情報も一元管理することができるよ うになりました。 弊社で提供している「電子回路設計基礎講座」で使用しているシミュレーション事例集(1) もこのファイル管理システム MySFDB を使用して、受講者の便を図っています。 なお、更に大量の情報を管理するための MyDBMS では、登録時の自動フォルダ作成及 びファイルの保存や検索機能を強化したものもあります。私自身は、これを使用して数千 冊の PDF 化した書籍の管理に活用しております。 2..MySFDB とは、その特徴とは MySFDB は、大量のファイルを管理するために、EXCEL シートを使い、[タイトル]、[フ ァイルの概要]、[ファイル名]などを一覧表で整理・管理するシステムです。 特徴 1: 使い慣れたマイクロソフト・エクセル（MS-EXCEL）シートで管理できる。 特徴 2：[ファイル名]の登録されたセルをダブル・クリックすることで、アプリケーション・ ソフトを起動した後、ファイルを自動で開くことができます。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 4 2014-4 特徴 3：[ファイル名]の登録も、簡単にダイアログ・ボックス（ファイルを開く）から選択 することで、[フォルダ名¥ファイル名]を登録することができます。従って、ファイル名を 手でキーボードから入力する必要もなく、ファイル名を間違う危険性からも解放されます。 特徴 4：これらの機能は、MS-EXCEL に付属の VBA（Visual Basic for Applications）で プログラミングされています。VBA のプログラミングの知識があれば、自分で機能を変更 することも出来ます。 特徴 5：ファイル名を登録してあるセルをダブル・クリックすることで、 「アプリケーショ ンを起動しファイルを開く」機能は、シミュレーション･ファイルだけでなく、Windows に 関連付けられた（Word,EXCEL,PDF,TXT,CAD,Image,CAD）など、あらゆるファイルを扱 うことができますので、あらゆる技術情報を管理することができます。 ちなみに、Windows に関連付けられたアプリケーションとは、アプリケーション・ソ フトがインストールされ、ファイル名の前のアイコンがアプリケーション専用のアイコン に成っているファイルの事です。また「Windows Explorer」でファイル名をダブル・クリ ックしてアプリケーションが起動し、ファイルをオープンできるようになっているアプリ ケーションのことです。 この MySFDB システムで、 「電子回路設計基礎講座」のテキストで説明されているシミ ュレーション・ファイルが登録されているのが、MySFDB-Simu1 です。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 5 2014-4 3.MySFDB の構成 (1)ファイル管理の階層構造：MySFDB のフォルダ内の階層は次のようになっており、 EXCEL ファイル（MySFDB_Manager.xlsm）によって全体が管理されます。管理される ファイルはこの「MySFDB_Manager.xlsm」のあるフォルダか、更に下層のフォルダにあ る必要があります。 [フォルダ---MySFDB]：全体のフォルダ MySFDB_Manager.xlsm : MySFDB の全体を管理する EXCEL ブック [フォルダ A] [フォルダ A-1] MyDBS_A-1.xlsm：[フォルダ A-1]のデータ・ファイル管理 [フォルダ A-1-a]：データ・ファイルを保存 [フォルダ A-1-b]：データ・ファイルを保存 [フォルダ A-2] MyDBS_A-2.xlsm：[フォルダ A-2]のデータ・ファイル管理 データ・ファイル保存 [フォルダ B] [フォルダ A]と同様に階層構造 [フォルダ C] [フォルダ A]と同様に階層構造 以下必要に応じて、フォルダを階層化する] 上の階層構造のように、「MySFDB_Manager.xlsm」で全体を管理され、[フォルダ A] は[フォルダ A-1]と[フォルダ A-2]に分かれ、[フォルダ A-1]は更に[フォルダ A-1-a]及び[フ ォルダ A-1-b]に分けてデータ・ファイルを格納している例です。 これは、[フォルダ B]以下も同様で、必要に応じて階層構造を増やすことが可能です。 もし、ここで EXCEL ファイルを開いた時、マクロの警告が出た場合には、許可してく ださい。 また、EXCEL のブック形式によりファイルの拡張子は次のようになっていますので、 選択してください。 MySFDB.xls は、97-2003 ブックの拡張子 MySFDB.xlsm は、2007 ブック以降のマクロを含む拡張子 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 6 2014-4 4.MySFDB フォルダの構成例 ◆データベース・フォルダ(MySFDB)を任意のディレクトリーにフォルダごとコピーする。 （下図 4-1 は、フォルダ「MySFDB-Basic」をコピーしたところ） 図 4-1 MySFDB-Basic のフォルダ こ の フ ォ ル ダ [MySFDB_Basic] に 全 体 を 管 理 す る 「 MyDBS_Manager_Basic.xlsm 」 （EXCEL ファイル）が配置されている。 図 4-2 MySFDB_Basic の MySFDB_Data_A-1.xlsm 及び MySFDB_Data_A-2.xlsm のフォルダの配置 また下層のフォルダ[Data_A-1]及び[Data_A-2]の中に、それぞれのフォルダ内のデー タ・ファイルを管理する「MySFDB_Data_A-1.xlsm」、「MySFDB_Data_A-2.xlsm」が配 置されている。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 7 2014-4 ここで、「MySFDB_Data_A-2.xlsm」は下層のフォルダ[Data_A-2-a]と[Data_A-2-b]の 二つのフォルダに分けてデータ・ファイルを管理している。 なお「MyDBS_Manager_Basic.xlsm」から、フォルダ「Data_A-1」及び「Data_A-2」 の中の「MySFDB_Data_A-1.xlsm」、 「MySFDB_Data_A-2.xlsm」を開くことができる。 （図 6-1 「MySFDM_Manager_Basic.xlsm」から「MySFDB_Data_A-1.xlsm」を開く を 参照） 図 4-3 フォルダ「Data_A-1」の場合と「Data_A-2-a」の場合のシミュレー ション・ファイルの配置 上 図 の よ う に 、 フ ォ ル ダ 「 Data_A-1 」 の 場 合 は 、 フ ァ イ ル 管 理 ブ ッ ク （MySFDB_Data_A-1.xlsm）とシミュレーション・ファイルは同じフォルダに格納されて いる。フォルダ「Data_A-2」の場合は、シミュレーション･ファイルは下層のフォルダ 「Data_A-2-a」及び「Data_A-2-b」に格納されている。 」 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 8 2014-4 5.MySFDB 使い方 5-1. MySFDB_Manager フォームの説明 ◆「MySFDB_Manager_***.xlsm」の機能 データ・ファイル管理ブック（MySFDB_Data_***.xlsm）を複数登録することができ、 登録されたデータ・ファイル管理ブックは E 列のセルをダブル・クリックすることでオー プンすることができます。 また、F 列のセルをダブル・クリックすることで、 「ファイルを開くダイアログ・ボック ス」をオープンし、それにより選択したデータ・ファイル名を E 列のセルに登録すること も出来ます。 この VBA マクロは Sheet1 のみで可能です。他のシートではできません。 ◆前記のファイル名で Manager***の部分を変えたもので、入れ子状態でリンクすることで、 大量のファイルを管理することも可能です。 MySFDB_Manager_A.xlsm →MySFDB_Manager_B.xlsm →MySFDB_Manager_C.xlsm →MySFDB_Manager_D.xlsm 5-2.MySFDB_ファイル管理フォームの説明 ◆「MySFDB_Data_***.xlsm」の機能 ①データ・ファイル管理を行う EXCEL ブックで、D 列のセルのダブル・クリックでフ ァイルをオープンすることができます。 ②E 列のセルをダブル・クリックすることで、 「ファイルを開くダイアログ・ボックス」 をオープンし、それにより選択したデータ・ファイル名を D 列のセルに登録（ファイル名 の入力）することができる。 この時、下層のフォルダの中にあるファイルの場合は、フォルダのパス名を付けて登録 できます。 ③セル A2 の【登録】をダブル・クリックすることで、シートの C3,C4,C5 の内容及びこ のファイル名を MySFDB_Manager に登録することができます。 ④全体管理ブック「MySFDB_Manager_***」に③で登録するには、セル C2 に入力した ファイル名と「MySFDB_Manager_***」のファイル名が同じである必要があります。 また上記の VBA 機能は Sheet1 のみで可能です。他のシートではできません。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 9 2014-4 5-3.MySFDB_Maneger への登録 下図のように、データ・ファイル管理シート（下図では MySFDB_Data_A-1.xlsm）から、 セ ル A2 を ダ ブ ル ・ ク リ ッ ク す る こ と で 、 セ ル C3,C4,C5 の 内 容 及 び フ ァ イ ル 名 （MySFDB_Data_A-1.xlsm）を、全体管理ブック（MySFDB_Manager_Basic）の最終行 の下にコピーし、追加することができます。 MySFDB_Manager_***のフォーム データ・ファイル管 理ブック MySFDB_ファイル管理シートのフォーム データ・ファイル 図 5-1 「MySFDM_Manager」と「MyDBS_ファイル管理シート」の関連 また MySFDB_Manager_Basic のセル E3 をダブル・クリックすることで、ファイル管 理シート（MySFDB_Data_A-1.xlsm）を開くことができます。 同様に、複数のフォルダが多数ある場合でも、それぞれのフォルダにデータ・ファイル 管理ブックを置くことで、MySFDB_Manager で管理することができます。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 10 2014-4 5-4.ファイルを自動で開く ◆「MySFDB_Manager_***.xlsm」の場合 E 列のセルのダブル・クリックでアプリケーションを起動しファイルをオープンすること ができます。これは、EXCEL ファイルだけでなく、Windows に関連付けられたすべての ファイルで可能です。 ◆「MySFDB_Data_***.xlsm」の場合 D 列のセルのダブル・クリックでアプリケーションを起動しファイルをオープンするこ とができます。これは、Windows に関連付けられたすべてのファイルで可能です。 以上の機能により、目的のファイルをフォルダの中から探し出すことなく、簡単にファ イルを開くことができます。 5-5.ファイルを登録する ◆「MySFDB_Manager_***.xlsm」の場合 F 列のセルをダブル・クリックすることで、 「ファイルを開くダイアログ・ボックス」を オープンし、それにより選択したファイルを E 列のセルに登録することも出来ます。 ◆「MySFDB_Data_***.xlsm」の場合 E 列のセルをダブル・クリックすることで、 「ファイルを開くダイアログ・ボックス」を オープンし、それにより選択したファイルを D 列のセルに登録（ファイル名を入力）する ことができる。 以上の機能により、キーボードから入力する手間が省け、ファイル名を間違う危険性 も少なくなります。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 11 2014-4 6.MySFDB によるシミュレーション・ファイル管理への活用事例 6-1.全体管理ブックからデータ・ファイル管理ブックを開く 次図では、全体管理ブック「MySFDM_Manager_Basic.xlsm」にデータ･ファイ ル管理ブック「MySFDB_Data_A-1.xlsm」と「MySFDB_Data_A-2.xlsm」が登録 されている。 ここで、 「¥Data_A-1¥MySFDB_Data_A-1.xlsm」のセルをダブル・クリックする と、 「MySFDB_Data_A-1.xlsm」のファイルを自動で開くことができる。 更に「MySFDB_Data_A-1.xlsm」の中にあるデータ・ファイル名のセルをダブル・ クリックすることで SIMetrix/SIMPLIS を自動で起動した後、シミュレーション・ ファイルが開かれる。 ﾀﾞﾌﾞﾙ･ｸﾘｯｸで、MyDBS_電子回 路(1)-1.xlsm を開く シミュレーションの概要 ﾀﾞﾌﾞﾙ･ｸﾘｯｸで SIMetrix を起 動し、ファイルを開く 図 6-1 「MySFDM_Manager_Basic.xlsm」から「MySFDB_Data_A-1.xlsm」を開く Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 12 2014-4 6-2. データ・ファイルを自動起動し、シミュレーションの実行 データ・ファイル管理ブック「MySFDB_Data_A-1.xlsm」の EXCEL シートではデータ・ ファイルが登録されている D 列セルをダブル・クリックすることで、このように自動でシ ミュレーション・ソフトを起動しシミュレーション･ファイルを開くことができます。 。 ﾀﾞﾌﾞﾙ･ｸﾘｯｸで SIMetrix を起動 し、ファイルを開く [Simulation]→[Run]でシミュレーション を実行する。 図 6-2 MyDBS_電子回路(1).xlsm」からシミュレーション･ファイルを実行 このように、データ・ファイルをフォルダの中を探し回ることも無く、またアプリケ ーションを起動することも無く、簡単に目的のファイルを開くことができます。 この機能は、シミュレーション・ファイルだけでなく、Windows に関連付けられたア プリケーションは全て同様に動作します。従って、フォルダの中には色々なアプリケーシ ョンのデータ・ファイルを入れて在っても、簡単に開くことができます。 このように、技術資料や開発資料などテーマやプロジェクト毎にフォルダを分けて保 存した場合なども非常に便利です。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 13 2014-4 6-3. 新規にデータ･ファイルを追加する 前記のよなシミュレーション・ファイルでは、回路定数やシミュレーション条件を変更 した結果も重要な経験・ノウハウです。 これは、シミュレーション・ファイルを別名で 保存した後、次の作業で「シミュレーション･ファイル管理 EXCEL ブック」に追加保存し、 簡単に活用できるようになります。 ﾀﾞﾌﾞﾙ･ｸﾘｯｸで「ファイルを開く」 のダイアログボックスを表示 ファイル名を選択し「開く」をクリック （注意：ここではファイルは開かれない） 新規タイトル シミュレーションの 選択された「￥フォルダ名￥フ 変更内容を記入する ァイル名」が登録される 「データ･ファイル管理 EXCEL ブック」の E 列（図で黄色の縦のセル）をダブル・クリ ックすると「ファイルを開く」のダイアログボックスが開きます。ここで名前を変え新規 に保存したファイルを選択します。するとファイル名が隣の D 列に登録されます。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 14 2014-4 また、解りやすいタイトルや変更内容、ノウハウ等を記録しておくことで、自分だけの 技術ノウハウ・データベースを構築することができます。 またデータ・ファイルの種類に寄らず、Windows に関連付けられたアプリケーションの ファイル（Word,EXCEL,PDF,TXT,CAD,Image,CAD 図面等）は全て、同様に整理・登録・ 保管することができます。従って技術情報や設計データ・図面を一元管理することができ、 技術資料や設計資料を効率的に管理できます。 （EXCEL） （PwerPint） （Word） （PDF） （Simulator） MySFDB （Image） （CAD/図面） Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 15 2014-4 7.最後に マイクロソフト EXCEL のシートを基本としたデータ管理システムで、VBA を活用して ファイル･データの登録、ファイルのオープンを効率化したシステムです。特にフォルダご とに整理・分類されたファイルを管理する場合に大きな効果があります。 ま た 全 体 管 理 ブ ッ ク 「 MySFDB_Manager_***.xlsm 」 と フ ァ イ ル 管 理 ブ ッ ク 「MySFDB_Data_***.xlsm」を組み合わせることで、入れ子形式の階層で、大量のファイ ルを効率よく管理することも可能です。 特に、設計・開発のデータ資料の管理では、EXCEL,Word,PDF,Image などのファイルの 他、シミュレーション、CAD や図面のデータなど様々なアプリケーションで作成されたフ ァイルを効率よく整理・保存・管理する必要があり、これらの資料管理に非常に適したシ ステムです。 Ⓒ2012 Cdtlab ファイル管理システム MySFDB の使い方 16 CDTLab (Circuit Design Technology Laboratory) http://www.cdtlab.jp Ⓒ2012 Cdtlab 2014-4