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第3分科会 学校事務資料編集委員会活動報告 - Y･Y NET
第３分科会 学校事務資料編集委員会活動報告 （オンライン事業部・データ部会・重要通知文書編集部会・事例別事務処理の手引編集部会） ～学校事務☆ＹＯＫＯＨＡＭＡオンラインの現状と活用方法について～ 学校事務資料編集委員会 はじめに 私たち「学校事務資料編集委員会」は、学校事務に関する様々な実務資料の収集・編纂・ 電子データ化を行い、蓄積されたデータをもとに各種資料冊子、印刷物などの編集・発行 及びイントラネットへの掲載・更新を行っています。本委員会は５つの部会を設置し、そ れぞれ１０名前後の委員を公募・委嘱して業務を行っています。 皆様に私たちの活動内容を知っていただくとともに、今後の学校事務の業務の中で、で きる範囲で皆様にご活用いただきたいと考えています。 １ 「学校事務☆YOKOHAMAオンライン」のあゆみ 「学校事務☆YOKOHAMA オンライン」は、学校事務資料編集委員会の４部会（学校事務 研究発行部会、事例別事務処理の手引編集部会、重要通知文書編集部会、データ部会）が 作成・編集した、学校事務に関わる様々な資料を、Y.Y.NET のオンライン上で横浜市の学 校関係者に提供しているウェブサイトです。運営・管理は、オンライン事業部が行ってい ます。 「学校事務☆YOKOHAMA オンライン」の誕生から現在までのあゆみと編集委員会の活動 を、その前史も含めて年表で振り返ってみます。 １９９７年度以前 ＯＡ研究会・編集委員会の活動 １９９８年度 コンピュータを活用して個別帳票な どをデータ化する研究を行う「帳票ソ フト研究委員会」が発足した（データ 部会の前身） HTML で作成した「諸手当認定事務 の 手引」や「事例別事務処理の手 引」などに帳票をリンク付けすること で、必要とする帳票を簡単に検索し、 開くことができるようにした（右図） 横浜市学校事務研究大会 「『文書様式のデータベース化と統合ソフト』について」発表 教育委員会、共済組合等関係機関に帳票のチェックを依頼 １９９９年度 ＣＤ「学校事務☆YOKOHAMA」作成・頒布（1999.9.7） 単価９００円、予約数５４０枚 当初、帳票は一太郎とワードで作成していた パソコン講座（初級コース） パソコンの起動・印刷・終了。帳票への入力 パソコン講座（中級コース） データをＣＤからハードディスクにコピーする方法 表計算帳票の使用方法 関東地区学校事務研究大会東京大会 「帳票のデータベース化と検索システムの開発」発表 神奈川県小学校教育研究大会「帳票のデータベース化と検索システムの開発」発表 ２０００年度 表計算を含む帳票の本格的な作成に着手 「就学援助事務処理」（旧バージョン）を作成 パソコン講座（初級コース ２回開催） パソコンの起動・印刷・終了・帳票への入力 パソコン講座（中級コース ２回開催） 「財務会計事務」・「就学援助処理」操作研修 参加者合計１２０名余 各区の研究会でＣＤ操作研修を行う 「重要通知ダイジェスト」をＰＤＦでデータ化して、全文検索するシ ステムを開発 ＣＤ「学校事務☆YOKOHAMA２０００」作成・頒布（２００１年２月） 単価２，０００円、販売枚数７２３枚 ２０００年度をもって帳票ソフト研究委員会の活動を終了する ２００１年度 編集事業を学校事務資料編集委員会として再編統一 学校事務研究発行部会、事例別事務処理の手引編集部会、 重要通知・帳票編纂部会、ＣＤ－ＲＯＭ編集部会を設置 帳票の形式をエクセルに統一する CD-ROM 追録版作成・配布 研修講座「パソコン講座」開催 ２００２年度 Ｙ．Ｙ．ＮＥＴから、更新データのダウンロード開始 研修講座「パソコン講座」開催 「差込印刷と前渡金一括処理」 ＣＤ－ＲＯＭ追録版第２号作成・配布 ２００３年度 重要通知・帳票編纂部会、ＣＤ－ＲＯＭ編集部会を再編し、重要通 知ダイジェスト編集部会、データ部会として再出発 研修講座「パソコン実践講座１」開催 「予算差引簿＋流用処理依頼書」 研修講座「パソコン実践講座２」開催 「就学援助 全面改訂版」 ＣＤ「学校事務☆YOKOHAMA２００３」作成・頒布（２００３年１２月） ２００４年度 新 Y.Y.NET の運用に合わせて、従来 CD-ROM で提供していた「学 校事務☆ＹＯＫＯＨＡＭＡ」をオンラインで発信（２００４年８月） 研修講座「パソコン実践講座」開催 「前渡金一括処理」・「学校事務☆YOKOHAMA オンライン」利用方法 ２００４年度版「事例別事務処理の手引」をオンラインで公開 ２００５年度 学校事務資料編集委員会にオンライン事業部を設置 アップデートツール「ｊｉｍｕｓｙｎｃ」をオンラインに掲載 オンライン CD 作成・配布（２００５年４月） ２００６年度 専門研修「情報処理基礎研修」開催 パソコンの起動から決算書の作成まで ２００７年度 専門研修「情報処理研修」開催 ホームページで情報発信（予算書・決算書） 「重要通知ダイジェスト２００７」ＣＤ作成・配布 「事例別事務処理の手引」の【人事採用】【人事異動】【任免】を更新 ２００８年度 専門研修「情報処理研修」開催 ホームページで情報発信（予算書・決算書） 「重要通知ダイジェスト２００８」ＣＤ作成・配布 重要通知ダイジェストをオンラインに掲載 「事例別事務処理の手引」に【学籍】【就学援助】【経理管財】を追加 「学校便利帳」改善案を市教委に提案（重要通知文書編集部会） ２００９年度 「YCAN マニュアル」CD 版を各区事務研究会に配布（学校事務研究発行部会） 手引類の該当箇所にリンクを設定し、必要な帳票を呼び出して記入し保存するという、事務作 業の一連の流れをパソコンで完結させるアイディアは、今では当たり前ですが、 「帳票ソフト研究委 員会」が発足した１９９８年当時は、まさにコロンブスの卵でした。 「学校事務☆YOKOHAMA オンライン」は、このような傑出した発想と技量を持つ数人の専門家と、 彼らをサポートするメンバーがチームを組んで運営しています。ですから、才能あふれるメンバー が加入しないと活動が沈滞してしまうという弱点を抱えていますが、幸いなことに節目の年には気 鋭のメンバーが登場し、活動を支えてくれています。そして、近年も若くて意欲的なメンバーが多 数加入しましたので、 「オンライン」の事業は今後も発展して行くものと確信しています。 ２ 部会の活動報告と各コンテンツの内容 （１）データ部会 データ部会では、オンライン事業部と協働して「学校事務☆YOKOHAMA オンライン」の「帳票集」 を作成しています。 「帳票集」では、学校事務で利用できるさまざまな帳票を掲載しています。 この帳票集には、YCAN の学校便利帳に掲載されている各種帳票ファイルや、メンバーが工夫を凝 らして作成した表計算ソフト・帳票などを掲載しています。また、帳票のキーワードによる検索機 能もついていますので、正確な帳票名がわからないときでも検索ができます。これらの帳票集を利 用することで、事務の省力化を図れるのではないかと考えています。 とはいえ、この帳票集はあくまで研修の一環として、少ない人数で作成・更新されています。メ ンバーでできるかぎりチェックをしていますが、誤りや抜け落ちがないとは限りません。そのため、 「帳票集」に掲載の帳票で文書作成をした場合は、必ずご自身で文書の内容を確認した上で各所管 課に提出していただくようお願いいたします。 ＜＜利用上の注意＞＞ 今のところ、私たちの作成している「帳票集」は原則 office2003 の対応となっています。2009 年度末に配当されたコンピュータや、 今後新規に導入されるコンピュータの多くは office2007 以降 がインストールされていることになると思われますが、うまく動かない可能性もありますのでご注 意ください。 また、個人情報を含むデータを扱う場合、ネットワークにつながっていない(LAN ケーブルがつな がっていない)パソコンを利用してください。また、その場合も個人情報を含むデータについては必 ず USB メモリ等の取り外し可能な媒体に保存し、媒体をカギのかかる引き出しなどで保管してくだ さい。 （２）重要通知文書編集部会 ア 沿革 重要通知文書部会は、１９７３年、重要通知編纂委員会として発足しました。その名 のとおり重要な通知文書を収集して編纂することを目的とし、「この活動を続けていけば、 ゆくゆくはきっと、それが我々研究会の財産になるはずだ」という信念のもとに、委員 会はスタートしました。その結果、発足当時から現在に至るまでに、合計４冊の冊子が 刊行されました。 １９７３年に発行された１冊目は加除式の冊子でした。刊行以降に新たに出された重 要通知文書を、付け足せるようになっていました。２，３冊目（１９９０年度版、１９ ９３年度版）は装丁型となりました。冊子が刊行される合間の年に出された重要通知文 書については、『重要通知ダイジェスト追録一覧表』という形で、毎年補完するようにな りました。４冊目（２０００年度版）は、大きさがＡ４版化されました。この時に、冊 子発行ではなく、電子媒体で発行する案も浮上しました。その当時はコストがかかりす ぎるということで断念しましたが、結局、冊子としての体裁はこれが最後になりました。 ２００３年度の発行からはＣＤ－ＲＯＭに電子化され、２００７年度にはＣＤ－ＲＯＭ を全会員に無償配布、翌２００８年度からはオンライン化されて“学校事務☆ＹＯＫＯ ＨＡＭＡオンライン”にも掲載されるようになりました。それによってスリム化が図ら れ、より便利になりました。 イ 活動内容 活動内容は、横浜市教育委員会や横浜給与事務所、公立学校共済組合等から出される 行政文書のうち、学校の運営上重要と思われるものを網羅し、それらを所管ごとではな く、その通知の内容ごとに分類・整理して一冊の冊子にするというものです。それによ って我々の業務の能率アップが図られ、ある疑問点が生じたときにこの冊子のこの辺り をめくればそのことについてはわかるというような、仕事の拠り所となる冊子づくりを 目指してきました。 編集作業方法は、以前から現在まで変わっていません。まず、学校便利帳に掲載され る通知文書や紙ベースで配布される文書のリストをつくり（学校便利帳が導入される前 は『文書処理簿』を活用していました）、それらとにらめっこしながら「これは」と思わ れるものをピックアップしていきます。判断に困るような文書は、皆で通知内容をよく 理解して検討を重ねていき、時には業務上の疑問点も指摘しあって、文字通り「重要」 な通知と判断したもののみを残すようにしています。そして、その精選された通知文書 を、分類します。土台は横浜市の文書分類でしたが、部会独自に新しいカテゴリを加え たりして、より使いやすいように工夫を重ねてきました。そうして、どの通知文書をど こに集録するかとういうことが決定されると、原文書を収集します。冊子発行の頃は、 これを印刷業者に発注し、校正後、製本していました。ＣＤ－ＲＯＭ化された現在は、 スキャン作業を経て、校正後に掲載するのです。 どちらかというと、地道な作業の繰り返しと言えるかもしれません。しかし、『重要通 知ダイジェスト』は、この活動を続けてきた大きな成果と呼べるのではないかと思って います。 （３）事例別事務処理の手引き編集部会 ア 「事例別事務処理の手引」のあゆみ 1971 年 3 月 「事例別事務手続一覧表」 1973 年 1977 年 「事例別事務処理手びき」（冊子） 「同上」改訂版 1980 年 「同上」改訂版 1985 年 3 月 25 日 「事例別事務処理手びき」（加除式） 1992 年 12 月 「事例別事務処理手引き（1992 年度版）」 1998 年 6 月 「事例別事務処理の手引（1998 年度版）」 2003 年～ 「事例別事務処理の手引」オンライン版 （以後、本稿内では「事例別手引」と表記する） （ア）現況 採用５年目までの、いわゆる若手職員が横浜市立学校事務職員全体の１／３以上を 占める現況から、親切・丁寧な内容の掲載を目指して新規項目の追加や欄外の注意点 などをより詳しく充実させた結果、全体的に掲載量が増大しました。また、どこまで 詳細に掲載するかという点についての検討に時間を要し、更新頻度は一項目につき年 １回程度となっていました。 （イ）今後の方針 そのような状況の中、２００９年に行った「事例別手引についてのアンケート」で 圧倒的に多かった要望は「更新の頻度を上げて欲しい」でした。これを受け、２０１ ０年度は更新までの作業手順を簡素化する等、迅速な更新を目指してきました。掲載 内容についても、簡潔な表現に留めることで更新の速さを重視しました。 （ウ）事例別手引とは そもそも学校事務資料は、「個人が個別に作成していた業務の上で便利なツールを、 委嘱された１０名程度の部員が取りまとめ、成果物を共有する方が効率的」という考え 方で始まったものです。つまり、事例別手引もあくまで「これがあると助かる『参考資 料』」にすぎないのです。 １９９８年度版事例別手引（冊子）の１２４ページに項目名の無い、枠線のみが掲載 されていることは、会員のどなたでも事例別手引を作成・編集することが可能であるこ とを意味しています。自分の勤務校で珍しい事例に遭遇したのなら、その事例に関して あなたは事例別部員よりもアドバンテージを持っているのかも知れません。事例別部員 は「担当事例について誰よりも詳しい人になる」ことを心がけて取り組んでいますが、 部員でないあなたも「事例別手引のチェックをする」くらいの心構えで事務処理にあた ってみることも、意味があるのではないでしょうか。 イ 更新までの手順 関係通知が出る or 訂正情報が寄せられる 該当項目の編集（資料収集、修正、削除、加筆） 更新データをＹＣＡＮメールにて部員全員へ配信 配信された更新データの相互チェック、訂正 担当リーダーのチェック終了後、ＧＯサインメールを全員へ配信 担当役員の最終チェック レイアウト・体裁チェック及び手直し オンライン担当が更新データ掲載 更新直後の掲載内容をチェック ウ コンテンツ紹介 （事例別手引トップページ） ① ② ③ ウ－① 人事 事例別手引 掲載全項目 （２０１１年１月時点） 307 •育児休業 採用 101 •新規採用 308 •転居 102 •新規採用(県外からの異動) 309 •私傷病による療養休暇(県費) 103 •再任用(県費) 310 •休職(県費) 104 •臨時的任用職員の採用 311 105 •非常勤講師の採用(県費･体育授業免除に係る) 312 •自己啓発等休業 106 •非常勤講師の採用(県費･月額週２９時間) 313 •自己啓発休職 107 •非常勤講師の採用(県費･療休代替) 314 •大学院修学休業 108 •非常勤講師の採用(県費･介護休暇代替) 315 •高齢者部分休業 109 •非常勤講師の採用(県費) 316 •修学部分休業 110 •非常勤講師の採用(市費･初任者研修) 317 •私傷病による病気休暇(市費) 111 •非常勤講師の採用 318 •休職(市費) (市費･中学校免許外教科解消) ･復帰訓練(県費) 319 •復職(県費) 112 •市費職員の採用 320 •復職(市費) 113 •市費職員の再任用・再雇用 321 •介護休暇(県費) 114 •臨時用務員(アルバイト)の雇用 322 •介護欠勤(県費) 115 •代替給食調理員(アルバイト)の雇用 323 •介護休暇(市費) 116 •学校技能嘱託員の雇用 324 •退職(県費) 117 •学校生活支援員の配置 325 •傷病による退職(県費) 118 •学校医等の委嘱 326 •死亡による退職(県費) 人事 327 •臨時的任用職員の退職 異動 201 •校長の異動（退職）に伴う事務手続き 328 •市費職員の退職 202 •校長私印の印漏れの確認を要する簿冊類 329 •学校医等の解嘱 203 •事務職員の異動(退職)に伴う事務引継 330 ･学校医等の住所等の変更 204 •市内からの異動(県費職員) 331 ･被扶養者の死亡 205 •県内公立学校への異動 学籍 206 •県内公立学校からの異動 401 ･転出事務 207 •市立高校への異動 402 ･転出事務の流れ 208 •市立高校からの異動 403 ･転入事務 209 •指導主事(市籍)への任用換 404 ･転入事務の流れ 210 •指導主事(市籍)からの任用換 就学援助 211 •海外日本人学校への派遣 501 ･就学援助転出 212 •海外日本人学校派遣職員の資料 502 ･生活保護の停止･廃止→就学援助 213 •海外日本人学校からの異動 503 ･就学援助→生活保護の開始(事務処理) 214 •市費職員の異動 504 ･就学援助→生活保護の開始(参考) 215 •派遣研修 経理･管財 任免 601 ･廃棄物処理の契約 301 •結婚・離婚 602 ･物品の保管換え 302 •改姓 (県費) 603 ･物品の亡失・棄損 303 ･改姓(市費) その他 304 •転居(市費) 701 ･表彰 305 •出産 306 •出産休暇手続 ウ－② 学校事務に関係する手引き類 ウ－③ 2010 年 12 月更新の変更点（更新日掲載、提出先変更） 青字をクリックすると 帳票データが呼び出せます。 例：「101 新規採用」 ３ 学校事務☆YOKOHAMA オンライン内の表計算ソフトの使い方 ここで、ご紹介するソフトはすべて学校事務☆YOKOHAMA オンラインで入手することがで きます。 ◎通勤旅費サポート 通勤手当の認定と、認定経路の入った旅行命令簿の印刷ができるソフトです。 [このソフトのオススメポイント] ■認定簿がキレイに出力できます。 ■通勤の認定に使用したデータをそのま ま旅行命令簿に反映して印刷すること ができます。認定をこのソフトで行え ば、旅行命令簿も認定どおりのものに なるので、間違いがありません。 ■各人で刷ることで、事務職員による印 刷の負担を減らす等の効果が期待でき ます。 ■認定簿・旅行命令簿をデータとして保 存できます。また、データの保存場所 を選べるので、管理しやすいです ■認定簿や命令簿をそれぞれ単独のエクセルデータとして出力できるので、職員に配付 も可能です。 ◎新・３号様式作成ソフト １０年くらい前に作られた３号様式作成ソフトの平成２２年度改正対応版です。 [このソフトのオススメポイント] ■発注伺及び物品出納通知書（通称３号様式） を作ることができます。 ■業者に提示するとされている仕様 書を印刷することができます。 ■伺を作るときにマルをつける箇所 について、説明文が出るようになっ ています。（業者選定の理由の例外 要件など） ■ソフトとデータが分けてあるので、 バージョンアップのときのわずら わしい作業がありません。 ◎「予算差引簿＋流用処理依頼」作成ソフト 学校配当予算の執行状況の管理と「流用処理依頼書」が作成できるソフトです。 [このソフトのオススメポイント] ■費目ごとの予算残額、全体の予算残額が一目 瞭然。だから、予算の執行管理が効果的にで きます。 ■年度の途中で配当される予 算配当にも対応できます。 ■費目を読み込ませることで、 流用額の金額が自動計算さ れるので、流用処理依頼書 の作成が簡単にできます。 ■予算差引簿がキレイに印刷 できます。 ◎就学援助ソフト 就学援助の申請・支給状況などの管理がで きるソフトです。 [このソフトのオススメポイント] ■支給の状況が一覧で確認できるので、支給も れなどが発生しにくくなります。 ■銀行振込用紙が印刷できるから、口座番号の 転記ミスが起こりにくくなります。 ■支給通知の自動印刷をすることで、通知の合 理化やミスを減らすことができます。 今回の研究大会では以上の４つのソフトの利用方法をお話します。 最後に、時間の都合上、残念ながら研究大会ではご紹介できませんが、過去に学校事務 資料編集委員会で実施したアンケートでもユーザー数が多かったソフトを１つご紹介し ます。 ◎ＨＡＭＡなび ２００４年度研究大会で泉区より発表された予算総合処理ソフトです。 また、ワイド版が２００９年度横浜市学校事務研究大会の学校行財政研究委員会の提案 で紹介されました。（ワイド版は２０１１年度リリースに向けて鋭意開発中です。） [このソフトのオススメポイント] ■３号様式・小破修繕執行伺・随意契約締 結伺などを作成し、それを差引簿・決算報 告書に反映できます。 ■上記に伴って購入物品備品の管理や、経 理に関連する幅広い帳票が連動して印刷 できます。 ■MS アクセス（Microsoft Access）を使用 しているソフトです。ＹＣＡＮ導入当 初配当のコンピュータにはアクセス が標準装備されていますので利用で きる方が多いと思います。 ■蓄積されたデータはエクセルとのや り取りが可能なので、予算委員会等の 資料作成にも役に立ちます。 [使用上の注意とお願い] ■新しい法令、通知等に注意し、各自の 責任でご使用ください。 また、修正版は適宜チェックし、つね に最新の状態で使用してください。 [今後の展望] ■コンプライアンスによりいっそう対 応できるようにするとともに、利用者からの意見を積極的に集め、皆様がより使いやす いシステムとなるように改良していきます。 これ以外にも、学校事務☆YOKOHAMA オンラインには、便利なソフトを多数掲載していま すので、是非一度「帳票集」をご覧ください。