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SharePoint でコストを削減 するための 5 つの方法
SharePoint でコストを削減 するための 5 つの方法 要旨 今日の不確実な経済状況の中では、経営判断に際してかつてないほどの価値の実 現が求められています。世界中の企業が、あらゆる業務分野で緊縮財政を敷き、 支出の引き締めにかかっています。しかし、それによって生産性や効率を損なう わけにはいきません。これまでの歴史を振り返ると、困難な時期に適切な投資を 続けた企業が多くの場合、不況をうまく乗り切り、市場のリーダーとして頭角を 現します。 生産性と効率性を高めるにはどうすればよいでしょうか。情報管理を伴う業務に 携わっている方ならおそらく、生産的で効率的な実務を可能にする主要なエンタ ープライズ ソリューションを多数使用していることでしょう。たとえば、ポー タル ソリューション、検索ツール、コラボレーション プラットフォーム、ビジ ネス インテリジェンス機能などです。 エンタープライズ ソリューションから最大限に価値を引き出すことを考えた場 合、次の 2 つの方法を用いれば、生産性を損なわずにコストを削減することがで きます。その方法とは次のとおりです。 IT インフラストラクチャの総保有コスト (TCO) を削減する エンタープライズ ソリューションの投資収益率 (ROI) を最大化する このホワイト ペーパーでは、Microsoft SharePoint 製品およびテクノロジを使用 して TCO を削減し、エンタープライズ ソリューションの ROI を最大化する方法 についてご紹介します。SharePoint 製品およびテクノロジは、情報管理のあらゆ る分野に対応する包括的な機能スイートであり、お手元のすべてのエンタープラ イズ ソリューションを管理しやすい単一のプラットフォームに統合するのに役 立ちます。MTV や Bank of America など、世界有数の企業の多くが、このような テクノロジを導入することのメリットにすでに気付いています。 このホワイトペーパーでは、SharePoint 製品およびテクノロジによってどのよう にコスト削減が可能になるのかを、特定の 5 つのポイントに絞って説明します。 SharePoint 製品およびテクノロジを導入した企業は、次のことを実現できます。 2 IT コストを削減、複雑さを軽減: 複数の製品投資を単一のインフラストラ クチャに統合し、インフラストラクチャとサポートのコストを削減し、 社内のすべてのエンタープライズ ソリューションを単一の製品ライセン スで管理することができるようになるためです。 開発コストを削減: すぐに使用できる包括的なコンポーネント、組み込み 済みの Microsoft Office 2007 スイートとの統合、.NET Framework オブジェ クト モデルの使用により、学習時間や開発時間を短縮できるためです。 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 管理とトレーニングを簡略化: エンドユーザーが使いやすく、IT 管理と IT ガバナンスにも使用しやすい単一のインターフェイスが用意されている ためです。 従業員の生産性を向上: コラボレーション ワークスペース、セルフサー ビス Web パブリッシング、ソーシャル コンピューティング機能、および ビジネス プロセスのワークフローとフォームが実装されるためです。 顧客サービスと営業チームの効率を向上: 社内全体から重要な情報が集約 され、迅速かつ簡単に情報にアクセスできるようになるためです。 以上のポイントは、各有名企業がいかにしてコスト削減とメリットの実現を成し 遂げたかを詳細に説明したケース スタディによって裏付けられています。 対象読者 このホワイト ペーパーでは、SharePoint 製品およびテクノロジを使用して総保有 コスト (TCO) を削減し、エンタープライズ ソリューション プラットフォームに 対する投資の投資収益率 (ROI) を最大化する方法について説明します。そのよう なプラットフォームとして、ポータル ソリューション、コラボレーション ツー ル、ドキュメント管理プラットフォーム、検索ツールなどが挙げられます。ここ に示す情報は、インフラストラクチャの統合、サポート コストの削減、または ビジネス プロセスの合理化を行う方法について検討または計画しているビジネ ス上および技術上の意思決定者を対象としています。 3 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 このドキュメントに記載された情報は、発行日の時点で議論されている問題に 関する Microsoft Corporation の現在の見解を示すものです。マイクロソフトに は変化する市況への対応が求められるため、これをマイクロソフトによる確約 の表明とはみなさないものとし、発行日後、マイクロソフトは提供した情報を 一切保証しないものとします。 このホワイトペーパーに記載された内容は情報の提供のみを目的としており、 明示、黙示または法律の規定にかかわらず、これらの情報についてマイクロソ フトはいかなる責任も負わないものとします。 適用されるすべての著作権法を遵守する責任はユーザーにあるものとします。 このドキュメントのいかなる部分も、米国 Microsoft Corporation の書面による 明示的な許諾を受けることなく、その目的を問わず、どのような形態またはい かなる手段であっても、複製、保存、検索システムへの登録、転送を行うこと が禁じられています。ここでいう形態または手段とは、複写や記録など、電子 的な、または物理的なすべての手段を含みます。ただしこれは、著作権法上の 権利を制限するものではありません。 マイクロソフトは、このドキュメントで扱っている題材を対象とする、特許、 出願中の特許、商標、著作権、またはその他の知的財産権を有している場合が あります。マイクロソフトから得た書面の使用許諾契約書に明示的に記載され ている場合を除き、このドキュメントの規定は、こうした特許、商標、著作権、 またはその他の知的財産権に対するライセンスを付与するものではありません。 © 2009 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft、SharePoint、Microsoft Office、.NET Framework、Windows SharePoint Services、ASP.NET、Office SharePoint Server、Business Data Catalog、Windows Workflow Foundation、InfoPath、InfoPath Forms Services、および Office Outlook は、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標また は商標です。 記載されている実在の会社名および製品名は、各社の商標である場合があり ます。 4 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 要旨 ........................................................................................................................................... 2 対象読者................................................................................................................................ 3 現状の評価 ................................................................................................................................ 6 エンタープライズ ソリューションとその問題点............................................................... 6 SHAREPOINT による解決 .......................................................................................................... 7 IT コストの削減と複雑さの軽減.............................................................................................. 9 インフラストラクチャの統合 ............................................................................................. 9 オーバーヘッドの削減 ....................................................................................................... 10 開発コストの削減 .................................................................................................................. 11 すぐに使用できる包括的なコンポーネント ..................................................................... 11 使い慣れた開発プラットフォーム .................................................................................... 12 OFFICE のとうごう ................................................................................................................ 13 管理とトレーニングの簡略化 ............................................................................................... 13 メンテナンスとガバナンス ............................................................................................... 13 ユーザーができることの増加 ........................................................................................... 14 使いやすさ .......................................................................................................................... 15 従業員の生産性向上............................................................................................................... 15 コラボレーションの向上 ................................................................................................... 16 ビジネス プロセスの自動化............................................................................................... 16 チームをまとめる .............................................................................................................. 18 WEB コンテンツの管理 ....................................................................................................... 19 顧客サービスと販売効果の向上............................................................................................ 20 情報アクセスの改善........................................................................................................... 20 重要なデータの集約........................................................................................................... 21 結論 ......................................................................................................................................... 22 5 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 現状の評価 今日の経済情勢では、どの業界の企業も同様の課題を抱えています。ビジネス上 の意志決定の際には、IT 投資や IT 支出を含む支出の引き締めが求められます。 しかし同時に、製品やサービスの市場が縮小する中で企業が競争力を維持するた めには、生産性と効率性の維持、向上に絶えず努める必要があります。 エンタープライズ ソリューションとその問題点 企業の多くが、生産性と効率性向上のために多数の主要分野でエンタープライズ ソリューションを使用しています。たとえば、次のようなソリューションです。 エンタープライズ コンテンツ管理ソリューション。ドキュメントのバー ジョン管理とワークフローを含む共有ワークスペースなどのコラボレー ション支援ツールや、企業を取り巻く情報の流れをつかみ、管理するビ ジネス プロセス統合ソリューションなどです。 ポータル ソリューション。社内全体のサイト、ワークスペース、および Web コンテンツの統合エントリ ポイントと、共通のインフラストラクチ ャを提供します。ポータル ソリューションは、従業員向け、パートナー 向け、カスタマー向けに分けることができます。 検索ソリューション。従業員が社内に散在する情報源から目的に応じた 最新情報を検索できるようになるプラットフォームです。大手企業や情 報を取り扱う企業では、効果的な検索ソリューションの重要性が急速に 高まっています。IDC の独自調査によると、米国の平均的なインフォメー ション ワーカーは週につき約 9 時間 30 分を情報検索に費やしているとい う結果が出ています (IDC: The Hidden Costs of Information Work、2006 年 4 月、Doc #201334)。 ビジネス インテリジェンス ソリューション。在庫管理システムや顧客関 係管理システムなどの基幹業務ツールから、重要な情報を収集して要約 することができます。ビジネス インテリジェンス ソリューションでは、 顧客サービス担当者、営業幹部、経営陣が使用するための、多くの場合 視覚性に優れた明確なダッシュボードを作成できます。 これらのソリューションからは、企業の日常業務の遂行に不可欠なサービスが得 られます。ただし、これには追加のオーバーヘッドが必要となるうえ、IT リソー スに求められる作業が新たに発生する可能性があります。一般的にエンタープラ イズ ソリューションは高価です。ソフトウェア ライセンスに加え、必要なインフ ラストラクチャの導入に時間とコストを投資する必要があります。新しいソリュー 6 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 IT 支出に関するニュース Forrester Research、IT 支出の 2009 年度増加率予測を 1.6% に下方修正 詳細... IDC、米国内での企業のテクノロジ 支出の増加率予測を 4.2% から 0.9% に下方修正 詳細... Gartner、全世界のテクノロジ支出 の増加率予測を 5.8% から 2.3% に 下方修正 詳細... ションを導入するたびに IT チームのメンバーに求められることが増えます。最 初は展開や管理の方法を習得しなければならず、その後は管理とメンテナンスに 時間を費やさなければなりません。エンドユーザーは、すべての新規システムに 関してトレーニングや教育を受ける必要があります。 エンタープライズ ソリューションを統合する場合にも困難とコストがつきまと います。とは言え、社内で真に効果的なビジネス情報を提供するためには統合が 必要ということがよくあります。こうしたソリューションを特定の要件に合わせ て拡張またはカスタマイズする場合にも、高度に専門的な知識が必要で、つまり は多大なコストがかかります。 エンタープライズ ソリューションの利点と問題点を、次のようなエンドユーザ ーの視点から検討することもできます。 従業員が業務で使用する必要のあるシステムの種類の数。 従業員が各システムを使いこなせるようになるまでの時間。 異なるソースからの情報の検索、共有、または集約のしやすさ。 エンタープライズ ソリューションを導入してから、従業員が使いこなせるよう になり、提供される機能について十分に理解するようになるまで数か月かかるこ ともあります。 SHAREPOINT による解決 SharePoint 製品およびテクノロジは、このようなエンタープライズ ソリューション の問題点に対処できます。 Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) は、SharePoint 製品およびテクノロジ スイ ートのすべての製品の基盤となる中核的なプラットフォームです。WSS の機能 を使用すれば、主要なコラボレーション機能とドキュメント管理機能を備えた Web サイトを迅速に作成できます。ASP.NET および .NET Framework 上に構築され た WSS では包括的で使いやすいオブジェクト モデルが公開されているため、 ASP.NET とマネージ コードに詳しい開発者であれば、機能セットを簡単に拡張お よびカスタマイズできます。 Microsoft Office SharePoint Server 2007 は WSS 上に構築された、エンタープライズ 対応の包括的な情報管理ソリューションです。また同時に、WSS 上に構築され ているため、基盤となっているプラットフォームの拡張性やプログラミング機能 もそのまま利用できます。Office SharePoint Server 2007 の主要機能は次のとおり です。 7 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 ワークスペース、ドキュメント管理、wiki、ソーシャル コンピューティ ング機能など、コラボレーションのための豊富な機能。 情報を集約、管理し、その情報へのアクセスを制御するために使用する 完全なポータル フレームワーク。 SharePoint サイト、リモート Web サイト、ドキュメント ストア、基幹業 務アプリケーションなどのすべてを対象とする、真にエンタープライズ クラスの検索機能。 SharePoint 製品およびテク ノロジの詳細 製品情報: Microsoft Office SharePoint Server テクニカル リソース: Web パブリッシング、対象ユーザー設定、およびあらゆる種類のオンラ イン コンテンツを対象としたレコード管理をサポートするツールを備え た、完全揃いのエンタープライズ コンテンツ管理スイート。 ビジネス プロセスの統合とワークフローの包括的なサポート。 基幹業務データを集約してビジネス インテリジェンス ダッシュボードを 作成できる、豊富なビジネス インテリジェンス フレームワーク。 Office SharePoint Server 2007 では、複数のエンタープライズ ソリューションを管 理可能な単一システムに統合できます。このように統合、拡張すれば、次の理由 により IT インフラストラクチャの総所有コストを削減できます。 インフラストラクチャのコスト削減と複雑さの軽減が実現される。 開発コストが削減される。 管理が簡略化される。 トレーニングの必要が最小限に抑えられる。 同時に、その豊富な機能セットと使いやすさを考慮すると、次の理由により投資 収益率を最大化できます。 従業員の生産性が向上する。 ビジネス チームの実効性が強化される。 ここからは、これまでに挙げた各ポイントを詳細に説明すると同時に、 SharePoint 製品およびテクノロジを使用してコスト削減を実現した企業の例を紹 介します。 8 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 SharePoint Server TechCenter 開発者向け: Windows SharePoint Services Developer Center IT コストの削減と複雑さの軽減 近年、多くの企業が情報の流れを管理するエンタープライズ ソリューションに 投資しています。このようなエンタープライズ ソリューションの多くは通常、 エンタープライズ コンテンツ管理、コラボレーション、検索、ポータル ソリュ ーション、ビジネス プロセス統合、ビジネス インテリジェンスなどの主要分野 が中心となっています。多くの場合、そうしたソリューションは多様なベンダー によって提供され、さまざまなテクノロジをベースに構築されているため、企業 のインフラストラクチャや社内の専門家に求められる要件が増加します。こうし たソリューションは分離されたアプリケーションとして個別に展開されるか、さ もなければ、インフォメーション ワーカーが必要とするビジネス情報を提供で きるようにするため、大幅な統合作業が必要となります。 米国の大手健康保険会社、 印刷された保険証書の撤廃 により年間約 200 万ドルを 節減 要件 複数のソリューションではなく、単一のソリューションを対象としたイ ンフラストラクチャの計画と導入 Independence Blue Cross (IBC) は、年 間 400 万ドル以上のコストをかけて 毎年 500 万部の保険証書を作成およ び送付していました。同社は電子保 険証書への移行を考えていました が、それにはいくつかの問題があり ました。ドキュメントの保存と取得 の方法、セキュリティ管理の方法、 従業員が現在の証書や旧版の証書を 容易に検索できるようにする方法を どうするか、検討する必要がありま した。 複数のソリューションではなく、単一のソリューションのライセンス購入 ソリューション 複数のソリューションではなく、単一のソリューションを対象としたサ ービスとサポート インフラストラクチャの統合 Office SharePoint Server 2007 では、このようなソリューションをすべて拡張可能 な単一のビジネス プラットフォームに統合できます。その第 1 のメリットは明 らかです。企業は次のことが可能になります。 IBC は、Office SharePoint Server 2007 をベースとして、ドキュメント管 理、コラボレーション、およびパブ リッシング ソリューションを作成し ました。このシステムで作成された 保険証書はドキュメント リポジトリ に保存されます。高度なメタデータ 管理が使用されているため、Office SharePoint Server の検索機能を使用 すれば、特定の版の特定の保険証書 をすばやく見つけて取得することが できます。保険契約者は、セキュア メンバー用のポータルにアクセスし て、最新の保険証書をダウンロード できます。 成果 IBC の推計によると、印刷と郵送に かかっていた費用のうち年間約 200 万ドルが節減されると考えられてい ます。同時に、被保険者が受けるサ ービスも向上します。保険証書が郵 送されてくるのを待たなくても、即 座に保険証書をダウンロードできる からです。 9 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 詳細... Office SharePoint Server 2007 の各コンポーネントは共通するサービス セット上で 構築されているため、柔軟性に富み、他のどのコンポーネントともシームレスに 統合できます。たとえば、コラボレーション環境にビジネス プロセスおよびフ ォーム機能を適用したり、ポータル ホーム ページにビジネス インテリジェンス データを統合したり、展開した SharePoint の内外からコンテンツにインデックス を付けて迅速かつ効率的な検索を可能にすることができます。その際、統合やカ スタマイズに通常伴う制限はありません。 各コンポーネントは、他のソフトウェアやテクノロジと相互運用できるようにも なっています。たとえば、Office SharePoint Server 2007 のビジネス データ カタロ グ (BDC) には、エンタープライズ リソース プラニング (ERP) システムや顧客関係 管理 (CRM) システムなどの基幹業務データベースからデータを取得して、検索イ ンデックスを付けたり、ビジネス インテリジェンス ダッシュボードや機能に利 用したりできるツールが用意されています。その結果、ユーザーはさまざまなデ ータ ソースやアプリケーション プラットフォームから収集した情報を、精通し た使いやすいインターフェイスで集約して使用することができます。 ドキュメントの重複保存の廃止によ って、年間 500,000 ドルのコスト削減 を実現 詳細... 食品メーカー、コラボレーションと プロセスの強化によりライセンス コ ストを 492,000 ドル削減 詳細... Web サーバーとコンテンツ管理サー バーを 60% 削減することにより、年 間 600,000 ドルのコストを削減 詳細... 分散していたストレージ システムを 統合した結果、ヘルプデスクへの問 い合わせが 30% 減尐 詳細... オーバーヘッドの削減 Office SharePoint Server 2007 のエンタープライズ コンテンツ管理機能とコラボ レーション ワークスペースをフルに活用すれば、サポート コストを確実に削減 できます。多くの場合、その額はかなりのものになります。コラボレーション プロジェクトでは、作業中の仕事を電子メールでやり取りするのではなく、バー 10 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 分散していたファイル共有システム の統合により、サーバーのストレー ジ容量を 50% 削減 詳細... ジョン管理された共有ワークスペースにドキュメント、スプレッドシート、プレ ゼンテーションをアップロードします。承認が必要なコンテンツに関しては、フ ォームやドキュメントを印刷して回覧するのではなく、ビジネス プロセス統合 およびワークフロー機能を使用して承認プロセスをオンラインで実施します。ま た、重要な情報を印刷して顧客に発送するのではなく、情報を Web ポータルに 公開して顧客がいつでも最新バージョンにアクセスできるようにします。そうす れば改訂作業を効率化し、印刷と発送のコストを削減できます。 結果として、帯域幅の消費量、サーバー ストレージ コスト、印刷コスト、送料 が大幅に減尐しました。 開発コストの削減 Office SharePoint Server 2007 を使用すると企業の開発コストをいかに削減できる かについて説明します。既に述べたように WSS には、Web サイト テンプレート、 Web パーツ フレームワーク、データ リスト、ドキュメント ライブラリ、 Windows Workflow Foundation (WF) ランタイムなど、ドキュメント管理とコラボ レーションのための中核的な機能が備わっています。Office SharePoint Server 2007 はこの基盤の上に構築されており、ユーザー サイト プロビジョニングとソ ーシャル ネットワーキング、ビジネス インテリジェンス ツール、ビジネス プロ セス統合およびフォームのサポート、エンタープライズ コンテンツ管理、全社 的な検索など、重要なエンタープライズレベルの機能を使用できます。これらの 機能は共通のプラットフォーム上で構築され、同一のコア サービス セットを共 有しているため、エンタープライズ ソリューション間のシームレスな統合が標 準で実現できます。 すぐに使用できる包括的なコンポーネント Web パーツ フレームワークの概念は、WSS と Office SharePoint Server 2007 の中 核となるものです。多くの場合、カスタム開発を行わなくても、Web パーツ フ レームワークを使用することで要件に正確に従ったソリューションのカスタマイ ズが可能です。つまり、必要なアクセス許可を持つユーザーなら誰でも、Web ページでコンポーネントを追加または削除できます。Office SharePoint Server 2007 には、リストやライブラリのカスタマイズ可能なビューに加え、50 以上の Web パーツが付属しており、これらをサイトやページに追加することで、検索 ツール、フィルター、コンテンツ アグリゲーター、サイト ディレクトリ機能、 ビジネス インテリジェンス ダッシュボード コンポーネントなど、多様な機能を 提供できるようになります。また、現在も成長を続ける大規模な Microsoft パー トナーおよびサードパーティのコミュニティがさまざまな目的で開発した Web パーツを、SharePoint インフラストラクチャに直接プラグインすることもでき ます。 11 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 大手メーカー、ビジネス イ ンテリジェンス、ワークフ ロー、およびコラボレーショ ン ツールの導入により従業 員の能力をアップ 要件 乾電池、懐中電灯、ウェット シェー ビング製品などを製造している大手 メーカーの Energizer Holdings で は、世界中で 14,000 人以上の従業 員が勤務しています。同社のナレッ ジ ワーカーは、日常業務で使用する Microsoft Office の他にも、エンター プライズ リソース プラニング ツー ルやサプライ チェーン管理ツールな ど、数十種類の専用基幹業務 (LOB) アプリケーションを使用していま す。同社の最大の課題は、社内に分 散するデータに容易にかつ一元的に アクセスできるようにすることでし た。 ソリューション Energizer は現在、Office SharePoint Server 2007 の広範な機能を使用し て、統合コストの削減と従業員の効 率向上を図っています。Excel サー ビスとビジネス データ カタログを 利用することで、同社は LOB シス テムからデータを検索し、検索した データを Microsoft Office アプリケー ションに統合できるようになってい ます。Web ベースのフォームが用意 された組み込みワークフローを使用 することで、ビジネス プロセスの合 理化を実現しています。また、 Office SharePoint Server により全社 的なイントラネット基盤が形成され たため、集約データに一元的にアク セスでき、検索してアクセスするこ とも可能です。 成果 Energizer では、日常業務が簡略化さ れライブ LOB データへのアクセス が可能になったことで、ナレッジ ワ ーカーの生産性が飛躍的に向上しま した。また、IT 担当者もはるかに短 時間でデータ統合要件に対応できた ため、開発コストも低めに抑えるこ とができました。 詳細... 「…イントラネットが完成するまで 5 か月もかかりませんでした。これ を使わなかった場合と比べると半分 の時間とコストでポータルを有効に することができました。」 詳細... 使い慣れた開発プラットフォーム こうした機能と柔軟性にもかかわらず、多くの企業は、SharePoint 製品およびテ クノロジを独自のエンタープライズ ソリューションの開発プラットフォームと して使用したいと考えています。WSS と Office SharePoint Server 2007 は、本質的 には ASP.NET Web アプリケーションです。したがって、マスター ページ、制御 動作、ページのライフサイクルなど、開発の主な側面は多くの Web 開発者にと ってなじみ深いものです。これに加えて、WSS と Office SharePoint Server 2007 で はいずれも包括的なオブジェクト モデルが公開されており、.NET のマネージ コ ード言語によってリスト、ライブラリ、サイト、ユーザーなどのコンポーネント Argus の見積もりによると、新しい ポータルの開発コストを 500,000 ド ル節減し、開発時間を 8 か月短縮 詳細... を容易に操作できます。言い換えれば、開発者は使い慣れた言語、開発ツール、 オブジェクト モデルを使用して WSS と Office SharePoint Server 2007 を拡張でき ます。こうしたことはすべて、開発時間とコストの大幅な削減につながります。 また、WSS と Office SharePoint Server 2007 の各サイトでは豊富な Web サービス のセットも公開されており、開発者は他のアプリケーションやプラットフォーム から SharePoint サーバーに保存されたデータにアクセスして操作することができ ます。 12 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 Office SharePoint Server 2007 で開発 時間を短縮できたため、コスト節減 を実現 詳細... OFFICE の統合 社内で Microsoft Office アプリケーションを使用している場合、SharePoint 製品お よびテクノロジは、シームレスなストレージおよびコラボレーション環境を提供 します。Microsoft Office 2007 スイートのアプリケーションは、Office SharePoint Server 2007 と緊密に統合されています。たとえば、SharePoint リストの購読、 Outlook のタスクやアラートの表示、ポータル ユーザー インターフェイスでの Excel スプレッドシートのデータのレンダリングと抽出などを行うことができ、 ユーザーからデータを収集する InfoPath フォームをブラウザーを使用してレンダ リングすることもできます。 Fortune 500 に名を連ねる建 設会社、コラボレーション ポ ータルにより時間とコストを 削減し、調整作業を改善 管理とトレーニングの簡略化 要件 Office SharePoint Server 2007 をエンタープライズ ソリューション プラットフォー ムとして採用した場合、管理コストとトレーニング コストの大幅な節減につな がります。この節減は、メンテナンスとガバナンスの簡略化、管理の委任とユー ザーのセルフサービス、ユーザビリティを考慮して設計された一貫性のある使い 慣れた環境によって達成されます。 メンテナンスとガバナンス IT の観点から言えば、管理コストが下がるのは、サポートする対象が全社規模で 包括的なエンタープライズ ソリューション機能を提供するただ 1 つのインフラ ストラクチャとただ 1 つのテクノロジ セットだからです。SharePoint 製品および テクノロジでは、すべての管理、設定、メンテナンス作業を中央の 1 つの Web サイトから行うことができます。管理ユーザー インターフェイスは直感的に使 用でき、すべての機能で一貫しています。たとえば、サイト プロビジョニング の管理、ユーザー プロファイルのインポート、機能の展開、検索ルールの設定 などをすべて同じユーザー インターフェイスで実行できます。そのため、管理 プロセスが簡略化され、膨大なトレーニングを行う必要もなくなります。 Skanska は世界最大手の建設、プロ ジェクト開発会社です。同社は、予 算の範囲が 1500 万から 10 億米ドル に及び、その数は 1,500 種類以上 の、現在進行中の大規模かつ複雑な プロジェクトを処理するためのコラ ボレーション ポータル機能の実装を 必要としていました。プロジェクト チームの構成員は、下請け業者、エ ンジニア、建築家、コンサルタン ト、顧客チームなど、数千人に及ぶ ことがあります。 ソリューション Skanska は、Office SharePoint Server 2007 をベースとしてコラボレーシ ョン ソリューションを開発しまし た。同社は、ニュージャージー州で 建設中のメドウランズ スタジアムの 設計と施工を含む、きわめて大規模 かつ複雑なプロジェクトを対象とす るポータルとチーム サイトを作成し ました。建築図面とエンジニアリン グ図面が大量にアップロードされ、 チェックや介入が必要な変更が行わ れた場合、関係チームに自動的にア ラートが送信されます。Skanska は、きめ細かいセキュリティ、ワー クフロー、ドキュメント管理など、 標準搭載の機能に大きく依存してい ます。 成果 13 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 Skanska は Office SharePoint Server を使用して、これ以上ないほど大規 模で複雑なプロジェクトをサポート できるコラボレーション ソリューシ ョンを開発しました。これにより、 変更管理の改善、時間とコストの節 減、トレーニングのオーバーヘッド の大幅な削減といったメリットが得 られました。 詳細… ユーザーができることの増加 ヘルプデスクの負荷を減らし、ビジ ネス ユーザーによるコンテンツの発 行を可能にすることにより、年間 70,000 ドルのコストを節減 詳細... また、SharePoint 製品およびテクノロジでは、従来なら IT チームが行っていたよ うなタスクをユーザーが実行できます。たとえば、ユーザーは単純なワークフロ ーを利用してコンテンツを作成、承認し、Web サイトに発行することができま す。IT チームはまた、サイト グループや特定のサイトの日常的管理 (ユーザーの 追加や削除、リストやライブラリの作成など) をプロジェクト マネージャーやチ ーム リーダーなどビジネス側の主要な関係者に委任することができ、同時にサ イト クオータなどの条件を設定することによって全体的な制御を維持すること ができます。 サイト管理者がフレームワーク全体を制御し、その枠内でユーザーが操作を行い ます。たとえば、ドキュメントを編集する際にはユーザーにチェックアウトを要 紙ベースのプロセスから完全に自動 化されたワークフロー ソリューショ ンへ移行することにより、年間 800,000 ドルを節減 詳細... 求したり、保管されるドキュメントの過去のバージョン数を指定したり、特定の 種類のコンテンツをアップロードする際には、後で整理や取得がしやすいように 関連するメタデータの入力をユーザーに求めたりすることができます。その結果、 ユーザーはプラットフォームが示す手順に従うだけでサイト管理者が設定したビ ジネス要件を満たすことができるため、自信を持ってサイトやワークスペースの 操作を行うことができます。 14 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 「今では、IT スタッフは数回クリッ クするだけで臨時の SharePoint コラ ボレーション サイトをセットアップ できます。」 詳細... 使いやすさ SharePoint 製品およびテクノロ ジを使用したエンタープライズ ソリューション プラットフォー ムでは、ユーザーは情報関連の すべての作業を一貫性のある直 感的なブラウザー インターフェ イスで行うことができるという メリットがあります。また、日 ごろから Office クライアント ア プリケーションを使用している インフォメーション ワーカーな ら、Office 環境での経験を活かし て Office SharePoint Server 2007 を 「…通常、トレーニングに午後一杯 かかることはありません。」 詳細... 円滑に使い始めることができま す。たとえば、Office Word 2007 でドキュメントの編集作業をしているユーザーは、クライアント アプリケーシ ョンから直接、ドキュメントのチェックイン、バージョン履歴の表示、メタデー タの編集を行うことができます。 従業員の生産性向上 従業員の生産性向上は、WSS と Office SharePoint Server 2007 のすべてのツールと 機能に共通のテーマです。ここでは、これらの機能を使用して主要なビジネス分 野で生産性を最大限に高める方法を紹介します。 15 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 「…警官向けのモバイル デバイスを 導入しましたが、公園に集合して 5 分未満でトレーニングが完了しまし た。」 詳細... コラボレーションの向上 SharePoint チーム サイトおよびコラボレーション ワークスペースは、チームの ドキュメントの共有、コミュニケーション、および効果的な共同作業を実行でき る、構造化された環境を提供します。電子メールや電話会議、ネットワーク ド ライブに依存してチームの作業を進めるのではなく、プロジェクト マネージャ ーが構造化された一元的な環境を提供するサイトを短時間でプロビジョニングし て、地理的に離れたユーザーとやり取りできるようにします。コラボレーション 機能には次のものがあります。 バージョン管理用のチェックイン/チェックアウト機能を備えたドキュメ ント ライブラリ レビュー、編集、更新作業を容易にするための Microsoft Office 2007 との 統合 チーム メンバー全員が最新情報を共有するための通知、アラート、およ び RSS フィード 重要な日付や期限を共有するための Outlook 対応のチーム予定表 チーム メンバーに作業項目を割り当てるための仕事リスト 大手エンターテイメント企 業、SharePoint ポータル ソリ ューションでアイデアとコン テンツの自由な流れを確保 要件 MTV Networks International は、世界 中の 161 の国や地域、5 億 800 万以 上の世帯に、テレビ番組、動画、お よびデジタル メディアを配信してい ます。同社は競争力を維持するた め、創造力を活かし、従業員同士が アイデアやコンテンツについてコミ ュニケーションを図れる環境を整え る必要があります。ところが、既存 のポータル ソリューションはスケー ラビリティに欠けていたうえ、IT 担 当者しかコンテンツを発行できなか ったためアイデアの流れの障害とな っていました。 ソリューション Office SharePoint Server 2007 コラボレーション サイトも、管理が容易です。アク セス許可とアクセス制御の設定は、サイト全体のレベルから個別ファイルのレベ ルまで、あらゆる階層レベルで実行できます。サイトのテンプレートをカスタマ イズすれば、ユーザーは全社的なガバナンスや実際の作業上の要件に合わせてサ イトを作成できます。また、Office SharePoint Server 2007 のごみ箱は 2 段階の形 式になっており、誤って重要なファイルやドキュメントを削除してしまった場合 の安全弁として機能します。そのため、IT チームがデータを復元する手間も省か れます。 ビジネス プロセスの自動化 いかなる企業も、顧客、パートナー、サプライヤー、または従業員から、何らか の形で情報を収集して処理します。この情報収集プロセスにはいくつかの課題が あります。 ビジネスの観点から言えば、多くの企業はコスト削減のために紙のフォームの廃 止に努めています。プロセスの効率を改善し、コストをさらに削減するためには、 情報収集プロセスを構造化して収集情報の質を高め、その後の処理で発生するエ ラーを防止する必要があります。そのためには、各プロセスの情報収集手順の数 16 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 MTV は、Office SharePoint Server 2007 をベースとした新しいイント ラネット ポータルを展開しました。 新しいポータルには主要機能とし て、クリエーターが自分の作成した コンテンツを他のユーザーに向けて 自分で発行できるセルフサービス コ ンテンツ管理機能と、新しいコンテ ンツに対する自動承認ワークフロー が搭載されていました。MTV は、 wiki やブログなど、SharePoint の他 の主要コラボレーション機能も使用 し、さらに検索機能によってユーザ ーが情報を容易に探し出せるように しました。 成果 セルフサービスのコンテンツ パブリ ッシングにより、MTV の従業員は社 内ユーザーや社外のパートナーとよ り効果的にコミュニケーションを取 れるようになりました。それと同時 に、コラボレーション サイトによっ て生産性が飛躍的に高まりました。 Office SharePoint Server によって標 準化されたために、IT チームの作業 負荷が大幅に軽減されました。 詳細... を最小限に抑え、新しいサーバーや新しいトレーニングを導入せずに各プロセス を合理化することが必要です。 IT 部門の側から見ても、情報収集プロセスにはいくつかの課題があります。IT チ ームは、一貫性が高く使いやすいインターフェイスを備えた、すべてのビジネス プロセスに対応する統合された単一のフォーム インフラストラクチャの提供に 努める必要があります。また、セキュリティと機密保持を維持しながら参加者の 情報を収集したり、基幹業務システムから取得した在庫レベルや再発注ポイント などのデータを統合してプロセス全体の推進を図ることも求められています。 Office SharePoint Server 2007 では、これらすべての課題に対応できます。Office InfoPath フォーム テンプレートを使用すると、データ検証、条件付き書式設定、 集計、その他多くの機能を電子フォームに組み込めるため、高品質なデータの収 集が可能になります。また、実質的には外部のデータ ソースから取得したデー タをフォームに統合して、ユーザーに重要な情報を提供したり、ユーザーの回答 を構造化することができます。 Office SharePoint Server 2007 には、電子フォームの SharePoint 環境への統合を管 理する InfoPath Forms Services というコンポーネントが含まれています。InfoPath Forms Services では、フォーム テンプレートの集中管理、バージョン管理、展開 を行うことができ、さらにはブラウザー ウィンドウ内、モバイル デバイス上、 および Office Outlook 2007 の電子メール メッセージとして、フォームをレンダリ ングすることができます。また、InfoPath Forms Services をワークフローに完全に 統合すれば、包括的なビジネス プロセス自動化プラットフォームとして利用で きます。 17 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 「Office SharePoint Server を使用す ることで、弊社は向こう 2 年間で規 模を 2 倍に拡大するという戦略的ビ ジネス目標を達成できると考えてい ます。」 詳細... チームをまとめる 多くの場合、社内には異なる分野の専門知識や経験を持つ人たちが数多くいます。 ここでの課題は、そのような人たちをどのように活用するかという点です。まず は次の質問にお答えください。 特定のスキルを持つ個人をどのようにして見つけ出しますか。 従業員間での経験の共有や知識の引き継ぎをどのようにして推進しま すか。 適切なスキルや経験の持ち主が揃うようにチームを編成するためには、 どうすればよいでしょうか。 「弊社は SharePoint Server 2007 を使 用して、社内の 'ビッグスター' とな るために必要なコラボレーション ツ ールを従業員に提供しました。」 詳細... Office SharePoint Server 2007 には、チームを 1 つにまとめ、組織内で専門知識を 共有するためのソーシャル コンピューティング機能が多数用意されています。 ユーザー サイトで、従業員は自分のプロフィールや身につけているスキル、培 ってきた経験などの情報を披露することができます。また、"人材検索" 機能で はこうした情報を使用して、必要な専門知識を持つ従業員を探し出すことができ ます。 広告代理店、統合コラボレーション ソリューションによって週に数百時 間を節減 詳細... 18 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 wiki サイトやディスカッション掲示板では、チームが非公式に情報を共有して集 団的知性を構築することができます。その一方、ブログ サイトでは、個々の従 業員がヒントやアイデア、経験を社内外のユーザーと共有することができます。 また、プレゼンス統合機能により、ユーザーは誰がオンライン状態にいるかを一 目で確認できます。 WEB コンテンツの管理 企業の多くは、顧客やパートナーに対して大量の情報を Web ベースで提供して います。このコンテンツが意味を持つのは比較的短期間であるため、絶えず更新 する必要があります。効果的なフレームワークがなければ、このプロセスには多 大なリソースが必要となり、ほとんど管理不能な状態に陥ります。 「SharePoint Server 2007 のおかげ で、ユーザーはこれまでには考えら れなかったような方法でコンテンツ を所有できるようになりました。」 ビジネス ユーザーはわずか 20 秒で 更新の投稿が可能。 詳細... Office SharePoint Server 2007 には、Web パブリッシングのライフサイクルを管理、 効率化できる、包括的な Web コンテンツ管理機能が備わっています。承認ワー クフロー込みのメジャー/マイナー バージョン管理により、ユーザーは新しいコ ンテンツの作成時に、限られた承認者のみに表示されるようにすることができま す。承認されたコンテンツはメジャー バージョンとなり、現在発行されている コンテンツに置き換わります。 この他に、ステージング環境からライブ サイトへコンテンツを展開するスケ ジュールを指定できる機能もあります。このような発行スケジュールには、有 効期限を設定することもできます。たとえば、7 月 1 日までの特別サービスを告 知する場合、7 月 2 日にそのコンテンツが非表示になるように指定します。これ 「Office SharePoint Server 2007 の導 入で、弊社はまったく新しい次元の マーケティングにフォーカスできる ようになり、より効果的な方法でお 客様を開拓し、サービスを提供する 方法について、より独創的で広い視 野を持って考えるようになりまし た。」 詳細... 19 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 により、サイトを監視して有効期限が過ぎたコンテンツを手動で削除する作業に 要するチームの時間が短縮されます。 SharePoint 製品およびテクノロジの多くの機能と同様、ユーザー制御が、これら のツールの効果を左右します。信頼のおけるフレームワークの中で繰り返し可能 な展開プロセスを実行できるなら、ビジネス部門は IT チームに絶え間ないメン テナンスと介入の負担をかけずに、動的な独自のインターネット プレゼンスを 管理できます。 顧客サービスと販売効果の向上 社内でコストを削減する 1 つの方法は、個々の従業員が使用する情報の効果を上 げることです。分散されたソースから重要なデータを集約し、ユーザーが場所を 問わずその情報にアクセスできれば、販売サイクルが加速し、移動コストが減尐 し、情報検索に費やされる無駄な時間が短縮され、サプライヤや顧客との関係管 理が向上し、その他多くのメリットも現実のものとなります。 情報アクセスの改善 Vodafone Germany、従業員が最新の 販売情報に基づいて行動を起こせる ように、SharePoint ベースのアクセ スしやすいポータル ソリューション とフォーラムを用意。 詳細... 情報にアクセスしにくいとか、情報を迅速に見つけられないという状況は、実際 に顧客に対応する従業員にとって重大な障害となります。営業担当者が顧客先ま たは見込み顧客を訪問する場合を考えてみましょう。担当者は自分のラップトッ プを使って、ファイアウォールの外側から会社のリソースに安全にアクセスでき ますか。モバイル デバイスからアクセスした場合はどうでしょうか。どの程度 簡単に、必要な情報を見つけられるでしょうか。 Office SharePoint Server 2007 では、ポータル ソリューション用の安全なエクスト ラネット アクセスが提供されます。エンタープライズ検索機能や他のプラット フォームからデータを集約する機能と併用すれば、営業チームの実効性が大幅に 強化されます。営業担当者は顧客に迅速に対応できるようになり、会社に戻らな くてもその場で質問に答えることができます。営業チームが情報に容易にアクセ スできるようになれば、営業サイクル全体が短縮されます。 20 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 「どの市場に向けて製品を提供すべ きかをほんの数秒で判断できます。 さらにその判断では、考えられるす べての変動費が考慮されていま す。」 詳細... 重要なデータの集約 重要なデータを集約して単一のビジュアル インターフェイスに表示できるツー ルがあれば、実態を簡単に把握できるため、社内のさまざまな職務に就いている 多くの人間がメリットを得られます。経営陣は、部門別の売上実績、活動内容、 利益率の概略を必要としています。地域の営業チームは、営業成績表を表示して、 目標値と実績とを照らし合わせることを求めています。在庫管理担当者は、さま ざまなプラットフォームやサプライヤー全体にわたって、在庫レベルと再発注 ポイントを視覚的に確認できれば便利です。顧客サービス担当者は、基幹業務 ツール、会計ツール、および注文管理ツールから重要な顧客情報を取得できる 大手テクノロジ プロバイダ ー、現場の営業チームの支 援用にイントラネットの営 業ポータルを作成し、営業 サイクルを半分に短縮 インターフェイスを必要としています。 要件 CDW は、年間売上高 81 億米ドルに 上るテクノロジ ソリューション企業 で、6,300 人の従業員を抱えていま す。 同社の現場の営業チームは、情 報をすばやく簡単に見つけ出すため には既存の営業イントラネット サイ トでは不十分だと感じることが多く なっていました。 結果的に営業サイ クルは延び、コストも多くかかるよ うになっていました。 ソリューション Office SharePoint Server 2007 では、データを集約してビジネス インテリジェンス ダッシュボードを作成できる包括的なツール セットを利用できます。内蔵の Web パーツを使用すれば、スプレッドシートやその他のデータ ソースから KPI (主要業績評価指標) を抽出して視覚化できます。BDC を使用すれば、基幹業務シ ステムから重要なデータを抽出して要約できます。これらの機能に加えて Web パーツ フレームワークやカスタマイズを使用すれば、従業員が必要なときに必 要な情報を提供するビジネス インテリジェンス ダッシュボードを構築できます。 CDW は、Office SharePoint Server 2007 をベースとした新しいイント ラネット営業ポータルを構築しまし た。 新しいサイトでは、製品ドキュ メント、提案書のテンプレート、営 業状況などの関連情報に一元的にア クセスできます。 同社はまた、検索 機能を使用してサードパーティの営 業アプリケーションから取得したコ ンテンツにインデックスを付け、そ れらのコンテンツにアクセスしやす くなるようにしました。 営業ポータ ルでも、さまざまなビジネス インテ リジェンス機能を活用して、営業実 績を要約したダッシュボードとレポ ートが作成されます。 成果 CDW は、以前と比較して、すべて の営業担当者が情報検索に費やす時 間が週 10 時間短縮されたと推計し ています。 業務判断が適切な情報に 基づいて行われるだけでなく、判断 の後も適切な情報を入手できるた め、成約までの時間が 50% 短縮さ れました。 詳細... 21 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 結論 コラボレーション プラットフォーム、ポータル フレームワーク、エンタープラ イズ検索、ビジネス プロセス自動化ツールなどのエンタープライズ ソリューシ ョンは、職場の生産性と効率性を高めるための重要な支柱です。ただし、これら のソリューションを導入すると、リソースに対して新たな要望も生まれます。 エンタープライズ ソリューションは通常、ソリューションごとにライセンス、 サーバーとネットワークのインフラストラクチャ、ガバナンスとメンテナンス、 ユーザーの教育とトレーニングが必要になるため、高額なコストがかかります。 インフォメーション ワーカーに効果的なプラットフォームを提供することを目 的として行うエンタープライズ ソリューションの統合も、多くの場合、困難で コスト高の作業となります。 SharePoint 製品およびテクノロジは、いくつかの方法でコスト削減と生産性およ び効率性の向上を実現できるエンタープライズ ソリューションの統合プラット フォームです。第 1 に、すべてのエンタープライズ ソリューション製品への投 資を単一のインフラストラクチャに統合することによって、IT コストが削減され、 複雑さが軽減します。それぞれ独自のサーバーおよびネットワーク インフラス トラクチャ要件を抱えた複数のプラットフォームに対しては、ライセンス購入、 展開、メンテナンス、ガバナンスを行うのではなく、Office SharePoint Server 2007 を使用して、統合された一元的なプラットフォーム上ですべての情報管理 アクティビティを実行します。 第 2 に、基幹業務アプリケーション (エンタープライズ リソース プラニング、顧 客関係管理など) に接続できる内蔵ツール、すぐに使える包括的なコンポーネン ト、および Microsoft Office スイートとの完全な統合によって、開発コストが削 減されます。SharePoint の機能セット上に構築する必要がない場合は、.NET Framework オブジェクト モデルによって使い慣れたプログラミング インター フェイスが提供されるため、開発者の学習に要する時間を短縮できます。 第 3 に、管理とトレーニングの要件を簡略化できます。ナレッジ ワーカーも IT チームも、複数の異なるエンタープライズレベルのツールを学習する必要はなく、 1 つの製品のみを使いこなせるようになればそれで十分です。管理業務用の一元 的なユーザー インターフェイスにより、IT チームのガバナンス作業の負荷が軽 減されます。同時に、直感的なインターフェイスはエンドユーザーに抵抗なく受 け入れられるため、膨大なトレーニングの必要性が最小限に抑えられます。 22 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法 「弊社では、従業員が会社とコミュ ニケーションを取れる多くの方法を 提供し、仕事が円滑に進むように環 境を整えています。これにより、従 業員はお客様にご満足いただくこと に専念できます。」 詳細... 「弊社は、情報の流れを高速化する ことによって、注文に迅速に応じ、 お客様により良いサービスを提供し ています。」 詳細... 第 4 に、ナレッジ ワーカーの生産性が向上します。コラボレーション ワークス ペース、ドキュメント管理機能、ソーシャル ネットワーキング ツール、ビジネ ス プロセスの自動化およびワークフロー機能、セルフサービス コンテンツ パブ リッシングなど、すべてユーザーが制御可能な機能であり、ビジネス プロセス の効率化につながります。 最後に、ビジネス インテリジェンス機能によって、経営陣、顧客サービス チー ム、営業チームなど、さまざまな職務に就いている従業員の効率が高まります。 基幹業務アプリケーションやその他の社内データ ソースからビジネス インテリ ジェンス ダッシュボードやレポートにデータを集約すれば、チームは現状を容 易に把握できるようになります。したがって、顧客サービスの向上、営業サイク ルの短縮、社内の全従業員の飛躍的な効率化を図ることができます。 "知は力なり" という格言の起源は 16 世紀にまでさかのぼりますが、現代の情報 化社会を生きる企業にとっては、さらに重要性を増す金言です。知識の共有、コ ラボレーションの推進、情報の流れの管理を可能にするテクノロジを導入するこ とによって、企業はコストを削減し、生産性を大幅に高め、競合他社を打ち負か す真の優位性を得ることができます。 SharePoint 製品およびテクノロジの詳細については、 www.microsoft.com/japan/sharepoint を参照してください。 23 SharePoint でコストを削減するための 5 つの方法