Comments
Description
Transcript
V-CUBE ミーティング
V-CUBE ミーティング Outlook plug-in 機能ご利用マニュアル ブイキューブ 2012/12/27 この文書は、ウェブ会議「V-CUBE ミーティング」のサービスの一つである「Outlook plug-in」の利 用方法を示したユーザマニュアルです。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. 更新履歴 更新日 内容 2012/12/27 ・アカウント設定 「名前」を必須に ・Microsoft Exchange Server に対応 ・注意文を削除・追加 2012/05/16 画像修正 2011/09/15 画像修正 2010/08/31 新規作成 e-メール：[email protected] ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. 内容 1 2 3 4 5 6 Outlook plug-in について ....................................................................................................................... - 1 1.1 本マニュアルについて ..................................................................................................................... - 1 1.2 Outlook plug-in とは ....................................................................................................................... - 1 Outlook Plug-in をインストールするには ............................................................................................. - 2 2.1 Outlook plug-in をアンインストールするには .............................................................................. - 4 アカウントを設定するには ..................................................................................................................... - 4 会議を予約するには................................................................................................................................. - 5 4.1 機能について.................................................................................................................................... - 5 4.2 会議を予約するには......................................................................................................................... - 6 4.2.1 「V-CUBE ミーティング」ツールバーから予約をする場合.................................................. - 6 4.2.2 Outlook のカレンダー・予定表から予約をする場合.............................................................. - 9 4.3 定期的な会議を予約するには ........................................................................................................ - 12 予約した会議の設定変更を行うには..................................................................................................... - 14 5.1 定期的な会議を変更するには ........................................................................................................ - 15 予約した会議をキャンセルするには..................................................................................................... - 17 6.1 予約した会議をキャンセルし Outlook の予定表から削除する場合 ............................................ - 17 6.1.1 予約時に招待メールを送っている場合.................................................................................. - 17 6.1.2 招待メールを送らずに予約をしていた場合 .......................................................................... - 19 6.2 会議予約をキャンセルし、Outlook の予定表には予定を残す場合 ............................................. - 20 6.2.1 予約時に招待メールを送っている場合.................................................................................. - 20 6.2.2 招待メールを送らずに予約をしている場合 .......................................................................... - 22 - ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. 1 Outlook plug-in について 1.1 本マニュアルについて 本マニュアルは V-CUBE ミーティング（以下、ミーティング）のサービスのひとつである Outlook plug-in の利用方法を示したマニュアルです。Microsoft Office Outlook（以下、Outlook）からミーティングの予約、 招待をする方法についてご案内いたします。ミーティングへの入室方法などは、 「V-CUBE ミーティングご 利用マニュアル」をご参照ください。 1.2 Outlook plug-in とは Outlook plug-in は、ご利用のパソコンにインストールすることで、Outlook とミーティングを連動してご 利用いただけるサービスです。Outlook からミーティングの予約、招待をすることが可能です。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -1- 2 Outlook Plug-in をインストールするには Outlook plug-in をご利用頂くためには、Outlook plug-in アプリケーションのインストールが必要です。 Outlook plug-in アプリケーションは、ミーティングのログイン後のメインメニューからダウンロードする ことができます。 注意1. Outlook が終了していることを確認し、インストールを開始してください。 手順1. ミーティングにログインします 手順2. 画面上部メニューバーの「ツール・マニュアルダウンロード」ボタンをクリックします 手順3. Outlook plug-in の欄の「インストールする」ボタンをクリックします 手順4. 「保存」ボタンをクリックし、 デスクトップに保存します ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -2- 手順5. デスクトップに保存された「setup.exe」をクリックし、 「実行」ボタン、 「インストール」ボタンをクリックします 手順6. インストールが完了したら、｢閉じる｣ボタンをクリックします Outlook を開き、 「V-CUBE ミーティング」ツールバーが 追加されていることを確認します。 以上で、Outlook plug-in のインストールが完了です。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -3- 2.1 Outlook plug-in をアンインストールするには 手順1. コントロールパネルから「プログラムの追加と削除」 （Windows XP の場合）を選択します 注意1. OS が Windows Vista,7 の場合「プログラムと機能」と表記されています。 Windows Vista,7 の場合 手順2. 「プログラムのアンインストール」より、 「VRMSAddIn」を選択し、削除します 以上で Outlook plug-in のアンインストールが完了です。 3 アカウントを設定するには Outlook からミーティングの予約を行う場合、事前に Outlook 画面上でユーザーアカウントの設定が必要 です。 手順1. Outlook を開きます。画面左上の「設定」ボタンをクリック します 手順2. 利用するミーティングのユーザーID、パスワード、名前、メールアドレスを入力し、 「OK」ボタ ンをクリックします 名前とメールアドレスは、ミーティングの会議予約登録時時に利用する｢招待メール｣の差出人情報と同義 で、Outlook から送られる招待メールの「差出人情報」として表示されます。 以上で、アカウントの設定は完了です。 注意1. 「ユーザーID」と「パスワード」はミーティングをご契約頂いた後、弊社より郵送致します。 「ユーザー ID」と「パ スワード」をお忘れの方は [email protected] までお問い合せ下さい。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -4- 4 会議を予約するには Outlook からミーティングの予約、招待をすることができます。 4.1 機能について 手順1. Outlook 上の「V-CUBE ミーティング」ボタンをクリックすると、以下の画面が表示されます。 ① ② ③ ⑦ ④ ⑧ ⑤ ⑨ ⑩ ⑥ ① 「出席依頼のキャンセル」ボタンをクリックすると、招待メール送らずに、会議 予約のみを行うことができます。 「出席依頼のキャンセル」ボタンを押下すると、 「会議出席依頼」に切り替わります。「会議出席依頼」をクリックすると、再度 「出席依頼のキャンセル」ボタンが表示され、予約時に招待メールを送ることができます。 ② 「ミーティングのキャンセル」ボタンをクリックすると、通常の Outlook の予定登録画面に切り替わり ます。ミーティングと連携されないため、ミーティングの予約は行いません。 ③ 「詳細を表示」ボタンをクリックすると、画面左に表示される「V-CUBE ミーティング」設定項目（会 議室、パスワード、招待者のタイムゾーン）の表示／非表示の切り替えができます。 ④ 予約する会議室を選択できます。複数の会議室をご契約いただいている場合、会議室のリストが表示さ れます。 ⑤ 「パスワード」にチェックを入れると、予約する会議にパスワードを設定できます。 「パスワードを表 示する」にチェックを入れると、入力したパスワードの文字列が表示され、入力内容を確認することが できます。 ⑥ タイムゾーンの設定ができます。リストから複数のタイムゾーンを選択することができます。招待メー ルに、選択したタイムゾーンでの開催日時が追加掲載されます。 ⑦ 「宛先」には、会議に招待するユーザーのメールアドレスを入力します。 ⑧ 「件名」には、予約する会議名を入力します。 ⑨ 「場所」の入力は必須ではございません。入力をせずに登録が可能です。 ⑩ 会議の「開始時刻」と「終了時刻」を設定します。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -5- 4.2 会議を予約するには 4.2.1 「V-CUBE ミーティング」ツールバーから予約をする場合 手順1. 「V-CUBE ミーティング」ボタンをクリックします 手順2. 会議室を選択します 手順3. パスワード、タイムゾーンを設定します 注意1. パスワード、タイムゾーンの設定は任意です。必要に応じて設定してください。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -6- 手順4. 「宛先」に会議に招待するユーザーのメールアドレスを入力します 招待メールを送信しない場合は、 「出席依頼のキャンセル」ボタンをクリックします。 「宛先」欄が非表示になり、メールの送信を行いません。 手順5. 「件名」に会議名を入力します 手順6. 会議の開始時刻、終了時刻を設定します 手順7. メッセージ入力欄に、会議の参加者に送るメッセージを入力します 注意2. 招待メールを送る場合のみ入力してください。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -7- 手順8. 「送信」ボタンをクリックします 招待メールを送信しない場合は、 「保存して閉じる」ボタンをクリックします。 Outlook のカレンダーに予約した情報が登録され、ミーティングログイン後のページの会議予約にも登録 されます。 注意3. 送信ボタンをクリックすると、｢場所が指定されていません｣という内容のメッセージが表示されることがあります。 場所の入力は必須ではございませんので、そのまま「はい｣ボタンをクリックします。 以上で会議の予約が完了です。 ミーティングのログイン後の会議一覧画面にも予約が反映されます。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -8- 4.2.2 Outlook のカレンダー・予定表から予約をする場合 Outlook のカレンダー機能から、新たにミーティングの会議を予約することができます。また、Outlook に登録されている予定をミーティングの会議予約に連動させることも可能です。 手順1. 予定表をクリックし、ミーティングを予約する日を選択します 手順2. 「V-CUBE ミーティング」ボタンをクリックします ミーティングの会議予約画面が表示されます。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. -9- 手順3. 会議室を選択します 手順4. パスワード、タイムゾーンを設定します 注意1. パスワード、タイムゾーンの設定は任意です。必要に応じて設定してください。 手順5. 「宛先」に会議に招待するユーザーのメールアドレスを入力します 招待メールを送信しない場合は、 「出席依頼のキャンセル」ボタンをクリックします。 「宛先」欄が非表示になり、メールの送信を行いません。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 10 - 手順6. 「件名」に会議名を入力します 手順7. 会議の開始時刻、終了時刻を設定します 手順8. メッセージ入力欄に、会議の参加者に送るメッセージを入力します 注意2. 招待メールを送る場合のみ入力してください。 手順9. 「送信」ボタンをクリックします 招待メールを送信しない場合は、 「保存して閉じる」ボタンをクリックします。 注意3. 送信ボタンをクリックすると、｢場所が指定されていません｣という内容のメ ッセージが表示されることがあります。場所の入力は必須ではございませんので、 そのまま「はい｣ボタンをクリックします。 以上で会議の予約が完了です。 この予約は、ミーティングのログイン後の会議一覧画面にも予約が反映 されます。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 11 - 4.3 定期的な会議を予約するには 定期的な会議の予定（毎日、毎週、毎月、毎年）がある場合、Outlook から定期的なミーティングの予約 を一括で行うことができます。 注意1. 定期的なミーティングの予定は 50 件まで登録することができます。 手順1. 「V-CUBE ミーティング」ボタンをクリックします 手順2. 「定期的なアイテム」ボタンをクリックします 定期的な予定の設定画面が表示されます。 手順3. 定例の会議の開始・終了時間を設定します 手順4. 会議の定期パターンを選択します ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 12 - 手順5. 定例の会議の期間（開始日と、反復回数ま たは終了日）を設定します 注意2. 「終了日未定」は設定できません。反復回数（何 回設定するか） 、終了日のどちらかを選択します。 注意3. 定期的な予定は 50 件まで登録することができま す。 手順6. 定期的な予定の設定後、 「OK」ボタンをク リックします 設定した内容がパターン欄に表示されます。 パターンに定期的な会議設定内容が表示された状態で会議予約を行うと、パターンの内容に従って会 議予約が行われます。ミーティングの会議予約にも、この定期的な会議の設定は反映されます。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 13 - 5 予約した会議の設定変更を行うには 登録済みのミーティングの会議予約の内容の変更を行います。 注意1. Outlook から予約を行った会議は、Outlook から変更を行ってください。ミーティング画面から予約内容を変更した 場合、Outlook の予定には変更内容が反映されませんのでご注意ください。 注意2. 予約の変更・キャンセルは、同じ V-CUBE ミーティングアカウントでのみ可能です。 手順1. 「予定表」をクリックし、変更したい会議を選択します 手順2. 「変更する」ボタンをクリックします 手順3. 会議の日時・件名・会議室など、内容を変更します ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 14 - 手順4. 「変更内容を送信」ボタンをクリックします 予約時に、招待メールを送らなかった場合（スケジュールのみ登録した場合） 予約変更時も、メールを送信せず、スケジュールのみ更新することができます。 メールを送信しない場合、 「保存して閉じる」ボタンをクリックします。 招待メールを送る場合は、 「会議出席依頼」ボタンをクリックし、宛先を入力して「送信」ボタンをクリッ クします。これで、入力した宛先に招待メールが送られます。 以上で、予約した会議の設定変更は完了です。 5.1 定期的な会議を変更するには 手順1. 「予定表」をクリックし、変更したい定期的な会議をダブルクリックします 手順2. 「定期的なアイテムとして開く」を選択し、 「OK」ボタンをクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 15 - 手順3. 「定期的なアイテム」ボタンをクリックします 手順4. 定期的な予定の内容を変更し、 「OK」ボタンをクリックします 定期的な予定を解除したい場合は、 「定期的な設定を解除」ボタンをクリックします 手順5. 「変更内容を送信」ボタンをクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 16 - 予約時に、招待メールを送らなかった場合（スケジュールのみ登録した場合） 予約変更時も、メールを送信せず、スケジュールのみ更新することができます。 メールを送信しない場合、 「保存して閉じる」ボタンをクリックします。 招待メールを送る場合は、 「会議出席依頼」ボタンをクリックし、宛先を入力して「送信」ボタンをクリッ クします。これで、入力した宛先に招待メールが送られます。 以上で、定期的な会議の設定変更は完了です。 6 予約した会議をキャンセルするには 6.1 予約した会議をキャンセルし Outlook の予定表から削除する場合 6.1.1 予約時に招待メールを送っている場合 手順1. 「予定表」をクリックし、キャンセルしたい会議をダブルクリックします 定期的な予定の場合は、目的に合わせて選択し OK をクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 17 - (ア) 「このアイテムのみを開く」 定期的に予約されている予定のうち、特定の日だけのキャンセルを行う場合 (イ) 「定期的なアイテムとして開く」 定期的に予約されている予定全体のキャンセルを行う場合 手順2. 「会議のキャンセル」ボタンをクリックします 手順3. 「はい」をクリックします。 手順4. 必要に応じてメッセージを入力します 手順5. 「キャンセルを通知する」ボタンをクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 18 - 6.1.2 招待メールを送らずに予約をしていた場合 手順1. 「予定表」をクリックし、キャンセルしたい会議をダブルクリックします 定期的な予定の場合は、目的に合わせて選択し OK をクリックします (ア) 「このアイテムのみを開く」 定期的に予約されている予定のうち、特定の日だけのキャンセルを行う場合 (イ) 「定期的なアイテムとして開く」 定期的に予約されている予定全体のキャンセルを行う場合 手順2. 「会議のキャンセル」ボタンをクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 19 - 手順3. 「削除」ボタンをクリックします。 手順4. 「はい」をクリックします。 以上で、予約された会議が削除され、Outlook の予定表からも予定が削除されます。 6.2 会議予約をキャンセルし、Outlook の予定表には予定を残す場合 6.2.1 予約時に招待メールを送っている場合 手順1. 「予定表」をクリックし、キャンセルしたい会議をダブルクリックします 定期的な予定の場合は、目的に合わせて選択し OK をクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 20 - 手順2. 「ミーティングのキャンセル」ボタンをクリックします 手順3. 必要に応じてメッセージを入力します 手順4. 「キャンセルを通知する」ボタンをクリックします ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 21 - 6.2.2 招待メールを送らずに予約をしている場合 手順1. 「予定表」をクリックし、キャンセルしたい会議をダブルクリックします 定期的な予定の場合は、目的に合わせて選択し OK をクリックします 手順2. 「ミーティングのキャンセル」ボタンをクリックします 手順3. 「保存して閉じる」ボタンをクリックします 注意1. これで、ミーティングログイン後の会議予約に登録された会 議が削除されます。 注意2. Outlook の予定表からは削除されず、表示されたままです。 その他、ミーティングへの入室方法などは、 「V-CUBE ミ ーティングご利用マニュアル」をご参照ください。 以上で、Outlook plug-in のご案内は終了です。 ©2012 V-cube, Inc. All Rights Reserved. - 22 -