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主要テクノロジ プロバイダーがイント ラネット 営業ポータルによって販売
ビジネス価値の向上 カスタマー ソリューションのケース スタディ 主要テクノロジ プロバイダーがイント ラネット 営業ポータルによって販売 大手テクノロジープロバイダーが社 サイクルを半分に短縮 内向け営業ポータルサイト活用によ り、販売サイクルを半分に短縮 概要 国/地域: 米国 業界: 情報技術 カスタマー プロファイル CDW 社は 81 億米ドルのテクノロジーソ リューション企業です。1984 年に設立 され、現在の従業員数は 6,300 人です。 マイクロソフトを担当する部門に 125 人 が在籍しています。 ビジネス状況 CDW 社が営業支援のために使用していた イントラネット サイトでは、必要な情報を すばやく簡単に検索できないため、販売 サイクルが長く高コストになっていま した。 解決策 イントラネットサイトに社内向け営業ポ ータルサイトを作成。Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 に基づいたこの ポータルサイト では、製品データと営業データに一元的に アクセスでき、また簡単に検索できま す。 利点 営業担当者 1 人あたり週に 10 時間の 作業時間短縮 販売提案書作成の迅速化、販売サイク ルを半分に短縮 適切なデータに基づいて、適切なビジ ネス上の意思決定が可能 「ポータルサイトにより、多くの情報に素早くア クセスできるようになったため、販売の可能性が 広がり、販売サイクルを加速できます。」 CDW 社のソフトウェアおよびソリューションの中部地区セールス マネージャ、Jennifer Weis 氏 テクノロジ プロバイダーの CDW 社では、小規模なイントラネット サイトで営業部門を支援していましたが、営業担当者が営業関連 情報を検索して使用する作業が複雑だったため、販売サイクルが 長く高コストになっていました。Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 によるイントラネットの社内向け営業ポータルサイ トによって、この問題を解決することができました。新しい営 業ポータルサイトでは、広範な製品情報、提案書テンプレー ト、販売状況に一元的にアクセスできます。また、企業検索に よって、サードパーティ製販売アプリケー ションにインデックスを付けることができます。さらに、ダッ シュボードとレポートで営業実績を一目で把握することができ ます。情報検索にかかる時間は、営業担当者 1 人につき週に 10 時間短縮でき、成約までの時間は半分に短縮されました。 管理者は、リソース割り当て、販売イベントのスケジュール、 営業パイプラインの維持について、迅速かつ適切な意思決定が 可能になりました。 ビジネス価値の向上 カスタマー ソリューションのケース スタディ 主要テクノロジ プロバイダーがイント ラネット 営業ポータルによって販売 サイクルを半分に短縮 「同じ情報のリクエス トが何週にもわたって 繰り返されていまし た。一元化された単一 の方法で 情報を保存して簡単に アクセスできるように なっていなかったから です。」 状況 CDW 社のソフトウェアおよび Berbee 社でマイクロソフト チームが成功を 収めたために、従来イントラネット サイトに 保持するコンテンツは増加し、サイトの トラフィック量は拡大し続けました。コラ ボレーション、検索、コンテンツ管理、 ビジネス インテリジェンスの機能を必要と する人が増えました。これによりサイトは 設計上の限界を超え、トラフィック増加に 押しつぶされる結果となりました。多くの 文書は、1 つの巨大なドキュメント ライブ ラリに無計画に保存されておりユーザーは その他多くの文書をハード ディスクに保存 していたため、文書へのアクセスは制限さ れ、電子メールを使用して共有していまし た。 ソリューションの中部地区セールス マネージャ、Jennifer Weis 氏 数年前、Berbee 社 (当時は独立企業、現在 はテクノロジ リーダー CDW 社の一部) は テクノロジ製品とソリューションの販売店 でした。最も成功していた事業部門はマイ クロソフト担当部門でした。Berbee 社には 小規模のイントラネット サイトがあり、 Microsoft® テクノロジに基づいて販売した ソリューションに関する情報を掲載してい ました。約 250 人の技術担当者と営業担当 者が使用していたそのサイトは、Windows® SharePoint® Services バージョン 2.0 に基づ いていました。 「サイトに保存した情報が多すぎて、整理が 難しくなっていました」と CDW 社でユニファ イド コミュニケーション、セキュリティ、 コア インフラストラクチャのソリューション マネージャーを勤める Jaime Waterfield 氏は 言います。「営業担当者が必要とするデー タと、技術配送スタッフが必要とするデー タはそれぞれ別でしたが、役割別にデータを 表示する方法がありませんでした。あの サイトには必要な情報があったかもしれま せんが、その情報を簡単に検索する方法が ありませんでした。」 その結果、CDW 社の従業員は、ソリュー ション配送または専門サービス配送の作業 指示書 (SOW) が最新バージョンかどうか 確信できないまま作業していることがあり ました。お客様の連絡先情報が最新である かどうかも確実ではありませんでした。 複数のドキュメント バージョンがあるた めに、調整の問題と時間的な遅れが発生し、 不正確なデータをシステムに導入してしまう 危険性がありました。顧客提案書などの文書 の承認は、手動のため時間がかかり、誤りが 発生しやすいプロセスで、電子メールを使用 して多数のメッセージを送信する必要があ りました。 「従業員のさまざまなグループに電子メール で情報を送信するようにという要求が絶え 間なくありました」と CDW 社のソフトウェ アとソリューションの中部地区営業部長、 Jennifer Weis 氏は言います。「同じ情報 のリクエストが何週にもわたって繰り返さ れていました。一元化された単一の方法で 情報を保存して簡単にアクセスできるよう になっていなかったからです。」 販売データなどの情報分析も、同じくらい 大きな課題でした。管理者、アナリスト、 その他の従業員は、販売データをスプレッ ドシートにダウンロードしてから、データ のフィルタ処理と操作をして、必要な特定 情報を取得していました。そのスプレッド シートをイントラネット サイトにアップロー ドして、ほかの人が使用できるようにしてい ましたが、ほかの従業員はスプレッドシート の名前や場所を知らないと検索できません でした。複数のスプレッドシートが存在す るためにデータが矛盾し、スプレッドシート のサイズが大きい（最大 12 ギガバイト） ため、イントラネット サイトでのサポート が難しくなっていました。 米国で最大級の企業であり、企業、政府 機関、教育機関にテクノロジー ソリュー ションを提供する大手プロバイダー、CDW 社が 2006 年に Berbee 社を買収したとき、 情報アクセスの障壁は拡大するばかりで した。このときから、マイクロソフト ソリュ ーション上にある情報には、Berbee 社の 250 人の従業員のみではなく、CDW 社の 3,000 人の営業担当者もアクセスすること になったためです。コンテンツ管理、検 解決策 2007 年 4 月に実稼働環境に移しました。 このプロセスの主なステップは、まず多様 なコンテンツを分類して新しいサイトに移行 する一貫した方法を設計すること、次に CDW 社および以前の Berbee 社の従業員が ポータルサイトにアクセスできるようにす るインフラストラクチャを構築すること、 最後にサイトを構築することでした。新し い営業ポータルサイトでマイクロソフト テ クノロジーに基づいて標準化したことによ り、CDW 社では、テクノロジー インフラ ストラクチャを最適化するという、別の主 要目標にも取り組むことができま した。 そして、CDW 社では、マイクロソフト ソリュ ーションに関する情報の保存、検索、コラ ボレー ション、分析を行うソリューションとして、 Microsoft Office SharePoint Server 2007 に 基づくイントラネット ポータルに行き着い たのです。同社は 2007 年の早い時期に 4 か 月でポータルサイトの設計と開発を行い、 CDW サイトの外観は、ライブラリと文書の リストがある一般的なポータル設計とは著 しく異なり、同社独特のパブリック Web サイトが反映されるものとなっています。 この設計は、CDW 社のマイクロソフト チーム内で行ったコンテストの結果から 作成されたものです。コンテストの勝者は、 索、コラボレーション、ビジネス インテリ ジェンスの機能を大幅に、迅速に拡張する 必要がありま した。この課題に取り組むことは、テクノ ロジ インフラストラクチャを最適化する大 きなチャンスでもありました。また、CDW 社の 従業員が最新のポータル テクノロジーを必 要とするのには、別の理由もありました。 社内でこのテクノロジを使用していれば、 お客様に販売するにあたって非常に効果的 だからです。 図 1: CDW ポータルのマイクロソ フト サポート センター ページの 情報を見れば、一般的なマイクロ ソフト情報が一目でわかります。 18 か月のマイクロソフト コンサルタント アソシエーツ トレーニング プログラム を 受けた 2 人の従業員でした。勝ち残ったデ ザイナーは、既存の設計と Microsoft Office SharePoint Designer 2007 を使用してサイトの 外観と操作性を作成しました。次に開発 者が、Web パーツなど、Office SharePoint Server に組み込まれた機能を使用して、 サイトを実装しました。サイトの 95 パー セント以上がカスタム コード不要で、すぐ に作成されました。これにより、初期開発が 迅速に行われただけでなく、アップグレード や拡張機能の実装も簡単になったのです。 コンテンツ管理の一元化 図 2: CDW ポータルの Microsoft Reference Center のには、リファ レンス ガイド、スライド プレゼン テーション、ケース スタディな どが含まれており、営業担当者 はクライアントの要求に対応で きるようになっています。 サイトを使用する場合は、サイトの 4 つの 「プラクティス領域」に移動し、インフォ メーション ワーカー、ユニファイド コミュ ニケーション、コア インフラストラクチャ、 セキュリティの各製品に関する詳細情報や、 販売方法を習得できます。それぞれの プラクティス領域には複数の「プラクティス 管理」領域があります。この領域では、 クライアントとの商談中に発生して同社の コンサルタントが解決した問題のナレッジ ベース、ベスト プラクティス、トレーニング 資料、テクノロジー ソリューションの優れ た点、ソリューション、契約書や SOW など のプラクティス管理コンテンツといった、 あらゆる資料が提供されます。CDW 社では Office SharePoint Server 2007 の標準機能を 活用し、構造化コンテンツと非構造化コン テンツ (文書、スプレッドシート、その他の ファイル タイプのコンテンツ) の両方を取り 込みました。 ポータルで最も価値のあるコンポーネント の 1 つは、各プラクティス領域の販売領域 です。ここには、特定プラクティスの製品 に関する総合的な情報が含まれています。 営業担当者が販売領域で検索できる情報の タイプには、プラクティスで提供される ソリューションのリスト、およびテンプ レート、スライド プレゼンテーション、 クライアント リファレンス、ホワイト ペー パー、データ シート、競合プロファイル 「現在では新しい SharePoint ポータルを 使用しているので、 質の高い顧客提案書を 迅速に作成できるよう になりました。」 CDW 社のインフォメーション ワーカー ソリューション マネージャー、Drew Jones 氏 など、製品ごとの総合的な販売資料があり ます。たとえば営業担当者は、「正常性 チェック」を選択して、同社の正常性チェック 製品に関連するすべての関連コンテンツを 表示できます。 このポータルによって、4 つのソリュー ション領域のどこからでも、関連販売コン テンツを網羅する単一の販売管理領域や、 マイクロソフト チームにとって便利なマー ケティングとライセンスの一般情報に直接 移動できるため、必要な販売情報にすばや くアクセスすることが容易になります。 ナレッジ マネジメントの検索 複数のテクノロジを使用して、専門サービス の実現の中心となるナレッジ管理機能を 強化しています。営業担当者は、必要な 情報を広範囲のコンテンツから簡単に検索 して特定できます。たとえば営業担当者と 技術配送担当者は、Active Directory® サービス のユーザーのプロファイルを利用して実装 した役割別の表示により、仕事の種類に 応じたコンテンツを表示できます。 Office SharePoint Server の企業検索を使用 することにより、イントラネット全体の コンテンツにすばやくアクセスできるよう にもなります。たとえばユーザーは「お勧 めコンテンツ」機能により、最も関連が深 い検索結果を表示できます。ユーザーが特 定ソリューションを検索すると、お勧めコ ンテンツ機能により、製品に関連する作業 テンプレートのステートメントへの リンク、およびソリューションの製品ホーム ページへのリンクが返されます。専門家検 索機能では、特定の問題の解決を支援できる 従業員が特定できます。 必要な処理の状況も含めて SOW Center で すぐに表示できます。SOW をお客様に送付 する前に追記や承認が必要な場合は、ユー ザーに自動的に通知が送られます。 コンサルタントは Office SharePoint Server の「wiki」も活用してコラボレーションし、 それぞれのプラクティス領域におけるベスト プラクティスを作成します。コンサルタン トはお互いの視点をオンラインで確認して それについて話し合い、合意に達したとき に承認済みベスト プラクティスとしてマー クします。CDW 社では MySites 機能を使用 して各従業員のサイトも作成しています。 ポータルのその他のコンテンツ領域には合 わない、ブログやその他のコンテンツを 投稿して共有できます。 CDW 社のコンサルタントが頻繁に使用する サイトの機能として、スライド ライブラリ もあります。従業員は新しい提案書の関連 スライドを簡単に選択できるので、同社 では、保存する必要がある大規模なプレゼン テーションの数を減らし、ネットワークの 記憶域を削減しました。Office SharePoint Server の「ソースへのリンク」機能を使用 して、プレゼンテーションの最新スライドを 常に取得するという便利な機能もあります。 プラクティスのパフォーマンスを向 上する一元化されたビジネス インテ リジェンス ツール CDW 社の従業員は、ポータルのプラクティス 管理領域によって、一元化された場所から コンテンツを取得できるだけでなく、ポー タルのレポート センターによって同社の 状況、特に営業活動の状況を一箇所から 表示できます。レポート センターでは、 おもな業績指標を即座に色分けして表示す るダッシュボードが提供されます。 コラボレーション ツール CDW 社では複数の機能をサイトに組み込み、 同社のコンサルタント、管理者、その他の コラボレーションを強化しました。たとえば 同社は、Office SharePoint Server 2007 に組み 込まれているワークフロー機能を使用し、 SOW の作成と承認など、いくつかの主なプ ロセスを自動化しました。処理中のすべての SOW の状況は、SOW の検討や承認などの このダッシュボードは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 で Excel® Services を 実行する Web パーツによってサポートされ ています。この Web パーツは、CDW 環境の クライアント関係管理およびその他のシス テム、特にサードパーティ製の営業自動化 および専門サービス アプリケーションである Changepoint から営業データを受け取ります。 「情報要求を電子 メールで送信すること も実際なくなったの で、このような要求を 受けて対応していた 担当者の時間を節約で きました。」 CDW 社のソフトウェアおよび ソリューションの中部地区セールス マネージャ、Jennifer Weis 氏 Office SharePoint Server 2007 のビジネス データ カタログによって Changepoint から データを抽出し、SharePoint サイトの Web パーツで使用できるようにしています。 ビジネス インテリジェンスによって、営業 パイプライン、成約率、ビジネス開発、 クライアント関係、その他のコンテンツが、 進行中の販売チャンス管理のダッシュボード 型ツールに統合されます。サイトのその他 の領域と同じように、Active Directory サー ビスを使用することにより、役割に適した 情報のみをユーザーに提供することができ ます。 統合によるソリューション利用の 拡大 CDW 社の営業ポータルは、2007 Microsoft Office スイート、Office Communications Server 2007、Exchange Server 2007、 Windows Vista® オペレーティング システム など、同社ですでに使用していた多くの マイクロソフト テクノロジと統合されてい ます。たとえば営業担当者は、Office Outlook® 2007 の個人用予定表と連絡先を SharePoint サイトのチーム カレンダーと 連絡先に連携させます。Office Communications Server と統合したことで、 Office SharePoint Server のドキュメント ライブラリからプレゼンス情報が提供され るため、営業担当者は文書を検討し、作成者 がいるかどうかをすぐに確認して、インス タント メッセージを送信するか、電話で会 話して文書について話し合うことができま す。 利点 CDW 社の管理者と販売担当者は、より速く、 より生産的に、より協力的に作業し、高品質 の提案書を作成しています。Office SharePoint Server 2007 で作成した新しいイントラネット 営業ポータルサイトを使用して、お客様へ の対応力を強化し、販売サイクルの期間を 半分に短縮しました。 営業担当者は情報の検索作業を週に 10 時間短縮 新しい営業ポータルにより、CDW 社の営業 担当者が必要な情報をすばやく簡単に検索 したり、コラボレーションしたりできるよう になり、従業員の生産性が向上しました。 「新しい SharePoint ポータルを使用している ので、質の高い顧客提案書を迅速に作成で きるようになりました」と CDW 社のイン フォメーション ワーカー ソリューション管 マネージャー、Drew Jones 氏は言います。 たとえば営業担当者が、製品かサービス 配送に基づいて SOW の完成に必要な情報を 検索するには、情報要求を電子メールで 担当者送信することも含めて、SOW 1 件に つき最大 3 時間かかっていました。現在 では、情報がポータルに一元化されて検索 可能なので、その時間は SOW 1 件につき 5 分に短縮されました。営業担当者は平均 して週に 3 件の SOW を作成するので、1 人 あたり週に約 10 時間を短縮したことにな ります。短縮した時間は別の販売チャンス への対応に使うことができます。 「これは時間短縮のほんの一部にすぎませ ん」と Weis 氏は付け加えます。「情報要 求を電子メールで送信することも事実上な くなったので、このような要求を受けて対 応していた担当者の作業時間も短縮できま した。」 販売提案書作成の高速化と販売サイ クルの半減 Waterfield 氏によると、CDW 社では、ポー タルによって、従業員が SOW の作成にか かる時間をたん種 t 九できただけではな く、販売取引をより迅速に完了することが できるようになりました。 「ポータルにより、多くの情報に速くアクセ スできるようになったため、販売の可能性が 広がり、販売サイクルを加速できます」と Weis 氏は言います。「以前は 2 ～ 3 回の 営業会議で行っていたことを 1 回の会議で 行うことができます。かつては 1 週間かかっ ていたお客様への対応が、1 日でできるよう 「客先に出向いたと きにインターネットに アクセスできれば、 以前なら事務所に戻る 必要があった質問にも その場で回答すること ができます。販売サイ クルは、最低でも 50 パーセント短縮しま した。」 CDW 社のソフトウェアおよびソリュー ションの中部地区セールス マネージャ、 Jennifer Weis 氏 になりました。客先に出向いたときにイン ターネットにアクセスできれば、以前なら 事務所に戻る必要があった質問にもその場で 回答することができます。販売サイクルは、 最低でも 50 パーセント短縮しました。」 これは、Weis 氏のある 1 日です。Weis 氏は 午前 10 時 30 分に クライアントとの会議 から帰社しました。Weis 氏は、営業ポータ ルのパッケージ製品と専門サービス製品を 使用し、迅速に販売提案書を作成して、 SOW を 1 時間以内に作成しました。SOW 作成に関わる担当者は、ポータルの自動 ワークフローによって通知を受け、検討と 承認を 1 時間以内に完了できました。クラ イアントは 4 時間以内に SOW を受け取り ました。Weis 氏は、以前ならこのプロセスを 完了するのに 1 週間かかっていたと見積も っています。 適切なデータに基づく適切なビジネ ス上の意思決定 CDW 社の管理者は、SharePoint ポータルに よって、情報を信頼し、販売の拡大につな がる意思決定ができるようになりました。 たとえばダッシュボードには、過去 6 週間の 傾向が表示されます。管理者はこの傾向を 追跡して、実際の問題が発生する前に潜在 的な問題を突き止めることができます。 「特定の地域で販売が下落していたら、 採用を増やしてよりスタッフを増員し、 しかるべきところまで数字を回復するよう 対応することができます」と Weis 氏は言い ます。「パイプラインの提案書数を監視 して、目標とする売上高を達成するために 十分に積極的であるかどうかを確認するこ ともできます。積極性に欠ける場合は、 対策を講じことができます。」 同じように、管理者はポータルで使用できる 営業データを使用して販売イベントの成果を 追跡し、その情報を使用して、どのイベン トを繰り返すか適切に意思決定できます。 Waterfield 氏は語ります。「ポータルから 取得したビジネス インテリジェンスにより、 マーケティング上の意思決定、スタッフ 配置の意思決定、リソースの優先順位のつ け方関する意思決定をより適切に行うこと ができます。」 お問い合わせ ビジネス価値の向上 マイクロソフトの製品およびサービスに 関する詳細については、Microsoft Sales Information Center ((800) 426-9400) にお 問い合わせください (米国の場合)。カナダ にお住まいの場合は、Microsoft Canada Information Centre ((877) 568-2495) にお 問い合わせください。聴覚に障害のある お客様は、(800) 892-5234 (米国) または (905) 568-9641 (カナダ) から、Microsoft text telephone (TTY/TDD) サービスをご利用 になれます。米国 50 州およびカナダ以外 にお住まいのお客様は、各国のマイクロ ソフト プロダクト サポートにお問い合 わせください。WWW (World Wide Web) を 使用して情報を参照するには、次の Web サイトをご利用ください。 www.microsoft.com/japan/ Microsoft Office System は、ビジネス世界で 選びぬかれたインフォメーション ワーク向 けのシステム環境であり、情報を力に変え て成功を導く、プログラム、サーバー、お よびサービスを提供します。 Microsoft Office System の詳細については、 次のサイトを参照してください。 www.microsoft.com/japan/office CDW 社の製品およびサービスの詳細に ついては、次の Web サイトを参照して ください。www.cdw.com ソフトウェアおよびサービス このケース スタディに記載された内容は情報提供のみを目的と したものであり、明示または黙示に関わらず、これらの情報 についてマイクロソフトはいかなる責任も負わないものとし ます。 発行日: 2008 年 9 月 Microsoft Office − Microsoft Office Communications Server 2007 − Microsoft Office Outlook 2007 − Microsoft Office SharePoint Designer 2007 − Microsoft Office SharePoint Server 2007 テクノロジー − Active Directory − ビジネス データ カタログ − Excel Services(Microsoft Office SharePoint Server 2007 の機能)