集客から受付まで、有料セミナー運営の 大幅な効率化と業務の標準化を

Customer Success Stor y
株式会社 時事通信社
Customer
集客から受付まで、有料セミナー運営の
大幅な効率化と業務の標準化を実現
マスコミに対しての記事配信のほか、専門・実務分野での情報提供にも力を入れ、企業向けセ
ミナーを数多く主催する株式会社時事通信社。有料セミナー運営のためにシャノンの「スマート
セミナー」を採用し、当日の受付だけでなく、セミナー運営業務全般を効率化。さらに、業務の
Customer Prof ile
標準化による担当者依存の解消も実現し、安定したセミナー開催に成功している。
株式会社 時事通信社
POINT
株式会社時事通信社は、新聞社、放送局だけ
でなく、銀行、証券を中心とするビジネス向け、
官公庁向け、ポータルサイト向けなど、様々な
分野にニュースを提供するだけでなく、セミ
ナーなど様々なサービスを提供。正確かつ公
正で迅速な報道を使命として、日々「信頼で
有料セミナーの受付を効率化
集客開始から開催前日まで、運営業務全般の大幅な自動化・効率化
運営状況やタスク、ノウハウの見える化・仕組み化により、担当者依存を解消
きる通信社」を追求している。
本社：東京都中央区銀座 資本金：4 億 9,500 万円
代表取締役社長：中田 正博
従業員数：985 名
事業内容：全国紙・地方紙、放送局へのニュー
ス配信、インターネットサイトへのニュース提
供。金融機関や証券会社、商品取引会社、一
受付はセミナー開始前15分間に
集中する
ナー運営業務全体の効率化ができると考え、
『ス
マートセミナー』導入を決めました」
企業の広報・マーケティング担当者に旬な情報を
タイムリーに提供する「時事通信社テクノロジー
般企業への経済ニュース提供。中央官庁、地
セミナー」。回を重ねて徐々に認知度も向上し、3
方自治体への行政ニュース提供 など
回目は「爆発するソーシャルメディア」と題して、
それまでから倍の 300 名規模で開催することに
Interviewee
の申込受付業務』も自動化できるとのこと。セミ
セミナー当日、
3名のスタッフで300名に対応
3 回目のセミナーからスマートセミナーを導入し、
なった。そこで、受付の混雑解消が大きな課題と
オンラインカード決済を利用。当日受付での現
して浮上した。
金のやりとりが不要になり、受付の手間軽減と
時間短縮、さらに釣銭準備などの事前準備の軽
混雑する原因の 1 つが当日受付での参加費回収で
量化が実現した。また、バーコード付き参加証と
ある。2 回目までは受付で〈参加証を受け取る〉⇒
バーコードリーダーを採用したことにより、受付
〈参加者リストと照合し、本人確認〉⇒〈参加費を
での本人確認作業の負荷も軽減できた。結果、
いただく〉⇒〈釣銭や領収書の対応〉という流れ
受付全体のオペレーションがシンプルになり、3
を短時間で確実に行わなければならず、受付を 4
回目は前回の半数以下の 3 名のスタッフで受付
箇所に分散し 8 名のスタッフで対応していた。しか
株式会社 時事通信社
デジタルメディア事業本部
営業部
次長
加瀬林 善信 氏
SAMPLE
株式会社 時事通信社
事業局
事業企画営業部
青山 正幸 氏
し、来場が集中するセミナー開始前 15 分間には受
を対応することができたのである。
「受付が滞り、お客様のクレームをいただく。現
付が混みあい、お客様がいらいらされることも
金のやりとりでトラブルが発生する。このような
あった。
「すでに手作業での限界を感じていたとこ
心配もなく、無事セミナーが開始できたときには
ろ、今回は規模が 2 倍の 300 名です。さすがに対
ほっとしました」と事業局 事業企画営業部 青山
応しきれないと思いました」と担当のデジタルメ
正幸氏は現場を振り返った。
ディア事業本部営業部次長、加瀬林善信氏は語る。
さらに、実際の参加者数が読めないという問題
そこで、現金のやりとりをなくしたいと参加費の
もオンラインカード決済にしたことで解消され、
オンラインカード決 済を検 討していたところ、
出席率や代金回収率も向上。参加費収入が事前
シャノンの「スマートセミナー」の存在を知った。
「お話を伺うと『参加費の決済』に加え『集客時
に読めるようになり、運営の安定化も図れたの
である。
Cus tomer Success Stor y
株式会社 時事通信社
「セミナー規模は2倍の300名に。
でも受付スタッフは
半数以下の3名に減らせました」
Outline
■ 導入部門
事業部門
■ ソリューション分類
有料セミナー /研修申込管理
集客開始から開催前日まで、
運営業務の大部分を自動化
担当者に依存しない体制に
これまでは、運営業務をすべて把握しているの
スマートセミナーの導入効果は、当日の受付だけ
は担当者のみ。風邪でダウンしても代わりがい
でなく運営業務全般にも現れた。
ない状態だったが、スマートセミナーの導入はこ
■ 解決したい課題
有料セミナー申込受付・運営の効率化
■ 導入効果
運営効率化による、担当者の負荷軽減
運営状況やノウハウの見える化・仕組み化
の体制を見直すきっかけにもなった。
まずは参加証の自動発行である。今回は、オン
「スマートセミナーを利用することで、データとと
ラインカード決済終了後、登録者に参加証をダ
もに、ノウハウも次に引き継ぐことができます。
ウンロードできる専用ページを用意。参加証発
前回のやり方を踏襲してもよし、いろいろな機能
行作業だけでなく、発行作業の遅れからくる確
を利用して新しい試みもできる。今後は、社内の
認の問い合わせ対応の手間も解消できた。
人材を運営のプロとして育てるのではなく、
『ス
セッションごとに申込受付できるのも便利な機
マートセミナー』のような、プロのノウハウが蓄
能の一つだった。スマートセミナーのマルチセッ
積されたツールを使いこなす人材を育てること
ション機能により手間をかけずにセッションごと
が重要と感じています」と加瀬林氏は語る。
の申込状況を把握でき、適切な会場準備につな
がった。
今後は、領収書発行の自動化などより一層の効
率化や、参加者の方とのリレーションを深める
また、メール配信業務の効率化も見逃せなかっ
ツールとしても活かしていきたいと意気込みを
た。これまでは、Excel のセミナー参加者リスト
語る両氏。
「セミナーを情報発信の場で終わらせ
から必要な分だけ CSV ファイルに書き出し、社内
ず、結果をどう活かしていくか。それが課題です」
システム担当者に配信を依頼していた。スマート
と、セミナー開催とスマートセミナーへの期待は
セミナー導入後は、自分で簡単に条件を設定して
高まるばかりだ。
メールを一斉配信できるようになり、急きょ決定
した交流イベントの集客などにも臨機応変に対
応できた。
さらに、担当者は申込状況が常に気になるもの。
スマートセミナーでは、どこからでも申込情報や
参加費決済情報をリアルタイムに確認でき、最
新情報の共有にも役立った。
「『スマートセミナー』を利用したセミナー運営は、
新たなチャレンジでしたが、スタッフの負担も軽
減でき、さらに、お客様に満足いただけるものに
できたと思います」と加瀬林氏は評価している。
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