Comments
Description
Transcript
小樽建設管理部保存文書マイクロフィルム作成業務処理要領 第1 基本
小樽建設管理部保存文書マイクロフィルム作成業務処理要領 第１ 基本事項 １ マイクロフィルム作成の委託を受けたマイクロフィルム撮影業者（以下「受託者」という。 ） は、北海道文書管理規定（平成10年北海道訓令第７号）第66条第３項に基づくマイクロフィル ム撮影保存要領（平成９年３月21日付け文書第383号総務部長通達）に定めるもののほか、こ の業務処理要領（以下「要領」という。 ）の定めに基づきマイクロフィルムを作成するものと する。 ２ マイクロフィルム作成業務において取扱う文書は、特に重要な文書であるため、受託者は、 管理保管の重要性を認識し、その取扱いには万全の注意を払わなければならない。 また、受託者は委託業務終了までの間に委託者が撮影対象文書を必要とする場合には、直ち に当該文書を返却できるよう、保管管理をしなければならない。 ３ マイクロフィルム作成業務において撮影者は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会 （以下「ＪＩＩＭＡ」という。 ）の１級又は２級文書情報管理士資格を有する者とする。 ４ 撮影及び作成業務の履行場所は、委託者の指定する場所とする。 ５ 受託者は、マイクロフィルム撮影にあたり、委託者が必要と認めたときは、履行場所に職員 を立会させなければならない。 第２ 撮影対象文書の引渡し 撮影対象文書は、受領書（別紙１）に押印のうえ、受け渡しするものとする。 撮影対象文書の引渡し場所は、当部及び別途指示する場所とする。 第３ 撮影準備作業 受託者は、マイクロフィルムの作成に当たって、次の準備作業を行うものとする。 １ 撮影対象文書の確認 引渡し文書の中から撮影対象文書（別紙２参照）のみを選択・抽出すること。 ２ 撮影対象文書の整理・補修 撮影対象文書は、１葉ずつ分離し「折り目」 「しわ」等のあるものは、原則として裏面から自 動温度調整付アイロンを使用しプレスすること。ただし、加熱することで文書が著しく変色す る場合は、アイロンの使用を中止すること。 また、 「破れ」 「裂け」等のある文書に関しては、できる限り裏面からメンディングテープ・ のり等で補修するなどの処置を講ずること。 第４ 撮影 １ フィルム形態 特に指定する場合を除き、16mmロールフィルムとし１巻30.5m（100フィート巻き）とする。 ２ 使用フィルム マイクロフィルムは ISO18906（安全写真フィルム）に適合した安全性を有する幅16mm、長さ 30.5mの無孔ロールフィルム（銀塩フィルム）とする。 ３ 使用カメラ 特に指定する場合を除き、平床式マイクロカメラとする。 ４ 解像力 フィルムのイメージ中心部及び周辺部とも平均し、撮影縮率１／20を基準にして120本／mm 以上とする。 ５ フィルム濃度 撮影済みフィルムは、原則としてベース濃度で0.1以下、バックグラウンド濃度で0.8以上1.2 以下とする。 ６ 撮影縮率 撮影にあたっては、特に指定するものを除き、つぎの縮率で撮影すること。 被写体の大きさ 縮率（フルサイズ） 摘 要 Ｂ５ １：２５ 原則として２ページを並べて撮影 Ａ４ １：２５ 原則として２ページを並べて撮影 Ｂ４ １：２５ Ａ３ １：２５ Ｂ３～Ａ２ １：３９ Ｂ２～Ａ１ １：４８ Ａ１超え １：４８ 原則として分割撮影（Ａ１） 縮率に対するフィルム上の許容誤差は±３％以内とする。 ７ 撮影の方法 マイクロ撮影は次の方法によるものとする。 ⑴ マイクロフィルムの作成方法は原則として JIS B7187（16mm及び35mm銀－ゼラチンマイクロ フィルム撮影方法）を適用するものとする。 ⑵ ナンバー（コマ No.）の写し込み フィルムには、全コマに４桁のナンバー（コマ No.）を写しこむこと。 ナンバー（コマ No.）は、マイクロフィルム１巻ごとに0001から始まる連続番号とする。 ⑶ ドキュメントマーク（ブリップマーク） マイクロフィルムには、画像検索システムに用いるドキュメントマーク（JIIMA Z6003（16mm マイクロフィルムのドキュメントマーク）を全コマに撮影するものとする。 なお、ドキュメントマークの大きさは、原則として1.3mm×1.5mmとする。 ⑷ 原則として文書は、Ｂ５判及びＡ４判の被写体はフルサイズ２ページを並べて撮影し、Ｂ４ 判以上の被写体はフルサイズで１ページを撮影すること。 ⑸ 図面を撮影する場合は、スケールを図面下部の空白部分に必ず写しこむこと（スケールは幅 10mm、イメージの端から端までとする。 ）。 ⑹ 図面等を分割して撮影する場合は、100mm以上の重複部分をとり JIS B7187 付属書２（図面 用マイクロフィルムの撮影法）に準じて撮影をすること。 ８ ターゲット類 撮影にあたっては、次に掲げるターゲット類を使用すること。 なお、ターゲット等の撮影順序は、別紙３のマイクロフィルムの構成のとおりとする。 ⑴ 目録ターゲット フィルムの索引を容易にするために、撮影文書の内容の概略を示す。 （別記第１号様式） 撮影済み目録ターゲットは該当フィルムの開始ターゲットと700mm以上の間隔を確保して接合 すること。 ⑵ 開始ターゲット フィルムの撮影開始を示すとともに、そのフィルムの番号を示す。 （別記第６－１号様式） ⑶ マイクロ写真用解像力試験図票（ＪＩＩＭＡ規格テストチャート） 撮影済みフィルムの精度を示す。JIS Z6008 規格のものとする。 ⑷ 撮影依頼書 撮影対象文書簿冊名、内容、撮影条件等を含めた依頼内容を示す。（別記第２号様式） ⑸ 簿冊名ターゲット 撮影されている文書の内容を示す。（別記第９号様式） ⑹ フラッシュターゲット フィルム１巻に異なる簿冊を２冊以上撮影する場合、簿冊と簿冊の間に３コマ撮影して簿冊 の区切れを示す。 ⑺ 訂正ターゲット 撮影の途中で誤りがあった場合に、そのコマの直後に示して正しいコマを撮影する。 （別記 第４号様式） ⑻ 撮影証明書 マイクロフィルムが原文書から真正に撮影されたものであることを証明する。（別記第３号 様式） ⑼ 継続ターゲット 同一簿冊を２巻以上のフィルムに分割して撮影する場合に、終了ターゲットの直前及び継続 するフィルムの開始ターゲットの直後に示し、次巻に継続し、又は前巻から継続することを示 す。 （別記第７－１、７－２号様式） ⑽ 終了ターゲット そのフィルムにおける撮影の終了を示す。（別記第６－２号様式） ９ 補完撮影 マスターフィルムの撮影が終了して検査で誤りを発見した場合、誤りのあるフィルムの終了タ ーゲットの直後に別紙３に準じて文書単位（件名単位）で撮影したフィルムを接合すること。 接合方法は、JIS Z6009（銀・ゼラチンマイクロフィルムの処理と保存）の５．３によること。 ⒧ 補完撮影訂正書 補完撮影の始まりと訂正するコマを示す。（別記第８－１号様式） ⑵ 補完撮影証明書 補完撮影のため、原文書より忠実に撮影したことを証明する。 （別記第８－２号様式） なお、フィルムの端からこのターゲットまでの間は、700mm以上の余白をおくこと。 10 フィルムの編集 ⑴ フィルムは、原則として100フィートを継続して編集し、異なる簿冊の区切れには、３コマ 分の余白コマ（フラッシュターゲット）を設けること。 ⑵ 同一簿冊は原則として、２巻以上のフィルムに分割して撮影しないこと。 11 現像処理 撮影済みのフィルムの現像は、自動現像機で JIS Z6009（銀・ゼラチンマイクロフィルムの処 理と保存）の４に定められた現像、定着、水洗、乾燥の処理をすること。 12 フィルム検査 撮影及び現像処理済みのマイクロフィルムは、ＪＩＩＭＡ１級文書情報管理士以上の資格を有 する者が検査を行い、その結果をマイクロフィルム品質試験成績表（別紙４）に記入の上、提出す るものとする。 ⑴ 濃度 フィルム濃度の測定方法は、JIIMA Z6010（マイクロフィルムの濃度）及び JIS B7187（16mm 及び 35mm 銀－ゼラチンマイクロフィルム撮影方法）の８．５によること。 ⑵ 解像力 解像力の測定方法は、JIS Z6008（マイクロ写真用解像力試験図標とその用法）の４による こと。 ⑶ フィルムの残留物 フィルム残留物の基準は、JIS Z6009（銀・ゼラチンマイクロフィルムの処理と保存）の５ によること。 ⑷ フィルムの外観検査 ① 原文書やターゲットに漏れがなく、正しい順序で撮影されていること。 ② 焦点がずれたり、ぶれたりしないこと。 ③ 指紋、油汚れ、ほこり、傷などが付いていないこと。 13 リールへの巻き方 現像等の処理をしたマイクロフィルムは、JIIMA B7189（16mm及び35mmマイクロフィルム用リ ール）によるマイクロフィルム用リールに、JIS B7187（16mm 及び 35mm 銀－ゼラチンマイクロ フィルム撮影方法）の８．７の方法で巻き、JIS Z6009（銀・ゼラチンマイクロフィルムの処 理と保存）の10．２による終わりを止めること。 14 フィルムの容器及び紙帯 検査済みのマイクロフィルムは、JIS Z6009（銀・ゼラチンマイクロフィルムの処理と保存） の９に定められた容器に10．２の中性紙の紙帯で止め入れること。 容器には、所定の事項を明記すること。 第５ 予定コマ数に達した場合の取扱い ハーフサイズ（文書）もしくはフルサイズ（図面）のいずれかが予定コマ数に達する場合、概数 確定をさせるための契約変更（数量変更等）を行う必要があるので予定コマ数に達する前に撮影中 間報告書（別記第11号様式）を提出し、業務担当員の指示に従い残文書の予定コマ数を確定させる こと。 第６ 後作業 １ 撮影済文書は、受領時の簿冊単位で再編纂するものとする。 ２ 撮影にあたって生じたミスフィルム等は、業務担当員の指示を受け処分するものとする。 第７ 成果品の納入及び撮影済文書等の返却 マイクロフィルム撮影が完了したときは、マイクロフィルム撮影完了報告書（別記第12号様式） に次のものを添えて、納入及び返却するものとする。 １ マスターフィルム ２ マイクロフィルム品質試験成績表（別紙４） ３ マイクロフィルム撮影記録簿（別記第10号様式） ４ 撮影済文書 第８ 検査の実施 １ マイクロフィルム品質試験成績表（別紙４）及びマイクロフィルム撮影記録簿（別記第10号 様式）に記載された成果品を検査した結果、その記載事項に誤りがないと認められたときは、 受託者に対して検査合格通知書により通知するものとする。 ２ 上記１の検査の結果、再撮影の必要が生じたときは、再撮影依頼書（別記第５号様式）によ り再撮影を行うものとする。 この場合の検査は、上記１の方法によるものとする。 第９ かし担保 成果品の納入後、１年間は保証期間とする。 ただし、委託者側の責めに帰すべき事由による場合は、この限りではない。 第 10 その他 この要領に定めのない事項又は疑義が生じた場合は、必要に応じて業務担当員と受託者が協議の 上、決定するものとする。