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取組項目：就学援助事務の共同実施について 46
分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：就学援助事務の共同実施について 拠点校：倉敷市立味野中学校 連携校：味野小、赤崎小、本荘小 ねらい ○ 就学援助事務については、小学校と中学校に共通の福祉事務であり、兄弟が小学校と中学校の 双方に在籍している就学援助費給付認定世帯も多い。小学校と中学校の就学援助事務の違いによ り保護者が戸惑うことがないよう、事務統一することで保護者に安心感を与えることができ、同 時に学校への信頼という点にも寄与できる。 ○ 申請処理や通知、給付金振込みの事務を統一し、データーベース化することにより、迅速で正 確な就学援助事務を行うことができる。 具体的内容 １ 各種通知文書等の様式、発送時期、発送方法等の統一 ○ 給付申請書の提出依頼文と給付申請書の記入例、認定通知文、給付金振込通知の文書等を中学 校区で統一し、文書の発送時期や給付金の振込日を統一した。 ２ 「就学援助システム」への入力の集中処理 ○ 倉敷市においては、倉敷市学校園ネットワーク事務システム「学びの扉」の「就学援助システ ム」が稼動しており、システムへの入力処理を共同実施組織で集中して行い、事務の効率化を図 った。 ３ 就学援助費給付認定者の名簿等の集中作成 ○ 「就学援助システム」入力後の対象児童生徒等のＣＳＶデータを加工して、就学援助費給付認 定者の名簿を同一様式を用いて共同実施組織で集中して作成し、以後の給付金処理データにも応 用した。また、保護者への通知文等の送付用宛名ラベルシールも一括して作成した。 ４ 給付金単価の決定方法の統一 ○ 修学旅行費等の単価決定に係る起案書について、単価決定の基礎となる資料の様式を統一して 適正な処理ができるようにした。 ５ 給付金振込事務の集中処理 ○ 給付金の振込処理について、前述の名簿を基にした振込金一覧表を共同実施組織で作成し、そ のデータを基に金融機関への振込依頼書と保護者宛の給付金振込通知書を作成した。金融機関へ の振込依頼や保護者への振込通知の様式、日程等を統一した。 ６ 中学校区内の連絡・相談体制の確立 ○ 就学援助費給付認定世帯に関する情報や保護者から相談された事項等を共有し、中学校区全体 で対応していく体制を確立した。 46 就学援助事務の年間予定表。事務局校と連携校に分けて いるが、事務局校の事務は、加配がない場合は各校で行 うことが可能。 ９月 学校 事務 共同 実施 就 学援 助事 務年 間予 定表 （案 ） 倉敷市 学校事 務共同 実施組 織 月 ４月 事 務 局 校 連 携 校 ・就学 援助の お知ら せ配布 ・就 学援助 のお知 らせ配 布 ・継続 、新規 申請受 付（コ ピー作 成） ・継 続、新 規申請 受付、 事務局 校へ送付 （コピ ー作 成 後） ・修学旅行費経費調べの作成（小学校） １０月 ・校外活動費経費調べの作成 教 育委員 会 ・ 申請情 報入力 （以降 随時） １２月 １月 ７月 ・認 定結果 通知送 付（保護 者宛） ・修学 旅行費 経費調 べの作 成（中 学校分 ） ・給食 費１学 期振込 通知送 付（保 護者宛 ） ・ 認定結 果通知 （学校 宛） ２月 ・ 修学旅 行費支 給（学 校宛） ・給 食費１ 学期実 績入力 （栄養 職員担 当） ３月 ・ 学用品 費１学 期支給（ 学校宛 ） ・学 用品費 １学期 振込通 知送付 （保護 者宛） ・給食 費１学 期支給 、振込 通知作 成（事務 局・連 携 校分 ） ・給食費２学期支給（学校宛） ・給食費２学期振込通知送付（保護者宛） ・継続申請準備 ・ 事業計 画提出 ・学用 品費１ 学期支 給、振 込通知 作成（事 務局・ 連 携校 分） ・学用 品費１ 学期振 込通知 送付（ 保護者 宛） ８月 ・給食費２学期支給、振込通知作成（事務局・連携 校分） ・給食費２学期振込通知送付（保護者宛） ・ 認定審 査 ・修学 旅行費 支給、 振込通 知作成、 送付（ 中学校 保 護者 宛） ・給食 費１学 期実績 入力（ 栄養職 員担当 ） ・学用品費２学期支給（学校宛） ・学用品費２学期振込通知送付（保護者宛） ・継続申請準備 ・登録 振込準 備 ６月 ・交付申請 ・給食費２学期実績入力（栄養職員担当） ・学用品費２学期支給、振込通知作成（事務局・連 携校分） ・学用品費２学期振込通知送付（保護者宛） ５月 ・認定 結果通 知送付（ 保護者 宛） ・修学旅行費支給（学校宛） ・修学旅行費振込通知送付（小学校保護者宛） ・給食費２学期実績入力（栄養職員担当） ・継続 、新規 申請受 付分のシ ステム 入力（ 事務局 ・ 連携 校分） ・継続 、新規 申請受 付分を教 育委員 会へ送 付（事 務 局・ 連携校 分） ・就学 援助認 定（予 定）者 名簿作 成（事務 局・連 携 校分 ）、連 携校分を 連携校 へ送付 ・校外活動費経費調べの作成 ・修学旅行費支給、振込通知作成（小学校分） １１月 ・継続申請についての文書配布 ・継続申請受付（コピー作成） ・継続申請受付（コピー作成） ・給食費３学期実績入力（栄養職員担当） ・給食費３学期実績入力（栄養職員担当） ・学用品費３学期支給、振込通知作成（事務局・連 携校分） ・学用品費３学期支給（学校宛） ・学用品費３学期振込通知送付（保護者宛） ・学用品費３学期振込通知送付（保護者宛） ・継続申請受付（コピー作成） ・継続申請受付（コピー作成） ・給食費３学期支給、振込通知作成（事務局・連携 校分） ・ 給食費 １学期 支給（学 校宛） ・給食費３学期振込通知送付（保護者宛） ４月 ・給 食費１ 学期振 込通知 送付（ 保護者 宛） ・状況報告 ・変更交付申請 ・継続申請についての文書配布 ・給食費３学期支給（学校宛） ・給食費３学期振込通知送付（保護者宛） ・確定通知提出 ・支給事務完了報告書作成 ・支給事務完了報告書送付（保護者宛） ・就学援助費決算報告書作成 ・支給事務完了報告書送付（保護者宛） ・就学援助費決算報告書確認 ポイント ○ 倉敷市は、倉敷市学校園ネットワーク事務システム「学びの扉」というイントラネットのシス テム上で、就学援助に関するデータを処理している。就学援助事務については、扱うデータが個 人情報なので、処理システムに情報セキュリティが施されている。また、個々の事務職員が情報 管理に対する意識を高くしなくてはならない。 ○ 就学援助事務は、保護者や児童・生徒に対して行う事務である。単なる事務の効率化だけを目 指すのではなく、効率化によって生じた時間的ゆとり等を保護者や児童・生徒へのきめ細かな支 援に結び付けることが大切である。 結果及び今後の改善など ○ １年間の就学援助事務を共同実施組織で統一し、集中的に処理することにより、就学援助事務 は確実に効率化でき、また、適正な事務が行えるようになった。 ○ 中学校区内の連絡・相談体制を確立したことにより、小・中学校ともに在籍する兄弟関係につ いての把握が容易になった。また、新年度に中学校へ進学する児童の情報は、小学校から中学校 へ早い時期に伝達され、就学援助を受けている世帯に対してきめ細かな対応が可能になった。 ○ 兄弟が小・中学校ともに在籍している場合に、就学援助申請書類等に関して、両方の学校から 保護者に同じような問い合わせをして、保護者が二度手間だと感じることが従前はあった。この ような事態は共同実施を行うことにより解消でき、保護者からの信頼を得ることに寄与できた。 ○ 金融機関と振込依頼方法や様式等について相談し、振込依頼の時期や方法を統一したことによ り、金融機関にかける負担を軽減し、関係を良好にすることができた。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ 様式や業務実施時期の統一は、学校事務の共同実施を推進していく上で欠かせない作業だと思 われる。就学援助事務にかかわらず、管財、予算、服務、給与・旅費、福利等の分野でも様式や 業務実施時期を市内等で統一することは、今後の共同実施による事務の効率化・適正化に大きく 寄与すると思われる。就学援助事務においては、「保護者や地域の方から、学校への信頼を得る」 という観点で共同実施を進めたが、その他の事務においては、「各校全ての教職員から、事務職 員への信頼を得る」という観点で共同実施を進めていくのもよいのではないかと思う。 47 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：情報発信 − 倉敷市内の事務職員に向けて − 拠点校：倉敷市立味野中学校 連携校：味野小、赤崎小、本荘小 ねらい ○ 学校事務の共同実施については、全国的に、また、県内でも広がりつつあるとはいえ、未知の 分野であると考えている事務職員も少なくない。倉敷市においては、まだ全市レベルで共同実施 が始まっておらず、味野中学校区がどのようなやり方で共同実施を行っているかについて興味が あり、取組内容を知りたいと考えている事務職員も多いと考え、情報を発信している。 ○ 今後、全市レベルで共同実施が始まった場合、各共同実施組織が情報交換をおこなう方法のひ とつのモデルケースとして情報発信する。 ○ 共同実施組織で調べて作成した資料や様式については、どの学校でも使用できるものであるこ とから、これらを市内の事務職員に提供することにより、全市の学校事務の効率化や事務職員の 資質向上に結びつける。 具体的内容 ○ 公開する内容を分類して整理する。 倉敷市の場合は、次のように定めた。 共同実施 要項・計画等・・・共同実施要項、業務計画、経過、公開情況一覧 等 〃 推進協議会・・・・学期に一度開催する市教委、校長、教頭も出席する推進協議 会に関連するもの 〃 連絡会・・・・・・実際に共同実施を行う連絡会の記録 〃 資料・・・・・・・共同実施に関する資料、県の会議の記録、各業務の資料 等 〃 様式・・・・・・・共同実施組織で作成した各種様式 全市レベルで共同実施を行っている場合は、各々の事務について担当する共同実施組織を定め ておく必要がある。 ○ 市内共通に使用できるものとして、次のような内容を発信した。時期的に遅すぎても役に立た ないものもあるので、業務として資料や様式等を必要とする時期の少し前に情報を公開できるよ う心掛けた。公開した場合は、同時にメール等で各校に知らせた。 ・予算について（令達予算の説明資料） ・学校基本調査関連様式 ・定期確認について ・出張命令簿等の記入例 ・備品整理について ・就学援助関係文書・様式等 ・予算要求について ・人事異動時の教職員への指示書 ・年末調整について ・職員研修のための資料 ○ 共同実施の連絡会や推進協議会、県教委主催の協議会の記録等は、開催後、速やかに資料や記 録を公開し、市内の事務職員に共同実施についての最新情報等を知ってもらうように努めた。 ○ 「共同実施通信」（教職員へのお知らせ等）も、タイムリーな内容を心がけて、公開した。 48 倉敷市学校園ネットワーク 事務システム「学びの扉」の 「学校事務職員の広場」にあ る「学校事務職員のキャビネ ット」にこのような形で登録 している。 市内の全校からいつでもダ ウンロードが可能。 ポイント ○ 市内の学校、と一言でいっても、学校によって処理内容に差がある事務もある。共同実施組織 からの一方的な情報発信にならないよう、発信する内容を精選するとともに、市内の事務職員か ら意見や情報の収集を心掛けている。 ○ 全市レベルで共同実施を行っている場合には、全ての組織が全ての情報を公開すると、情報が 溢れ、逆に煩雑になる。各々の事務について担当する共同実施組織を決めて公開する等の組織整 備が必要となる。 結果及び今後の改善など ○ 倉敷市においては、まだ全市レベルでの共同実施がスターﾄしているわけではないため、市内の 事務職員に学校事務の共同実施の概要を知ってもらうよいきっかけとなった。 ○ 共同実施組織に何を望むか、また、公開している情報のどの部分をよく見ているか、どの部分 を利用しているか等について、市内の事務職員にアンケートを実施して意見を集めた。その結果、 何が望まれているか、何を必要としているかがよくわかり、公開方法の改善や、新たな情報の公 開に結びついた。 ○ 公開した情報を利用していただくことにより、市内の学校事務の標準化、適正化、効率化に寄 与できた。 ○ 制度変更等により公開した情報を変更する必要が生じた場合に対応する体制を整備する必要が ある。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ 情報の共有は、学校事務の共同実施に欠かせないものだということが認識できた。情報共有の 方法はいろいろあると思うが、情報を提供する事務職員一人一人が、学校事務全体を考えながら、 与えられた役割を果たしていくことが、共同実施を成り立たせていくうえでの基本だと感じる。 49 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：新規採用教職員研修資料作成 拠点校：総社市立総社小学校 連携校：常盤小、総社中央小、総社北小、総社東中 ねらい １ 新規採用教職員研修資料を作成し、デ−タ化することにより、新採用教職員の研修に寄与する。 ２ 学校に勤務する職員に必要な知識を正確に伝える。 ３ 今まで単独で作成していた資料を共同で作成することにより、より、豊富な情報を短時間に収集 できる。 ４ 学校のホ−ムペ−ジに掲載することにより、誰でも、いつでも、必要な情報を得ることができる。 具体的内容 １ 連携校で新規採用教職員研修用に作成していた資料を収集する。 ２ 必要な情報を項目別に分別する。 ３ 項目別に担当を決めて、デ−タ化する。 ４ ホ−ムペ−ジビルダ−で表紙・目次・項目別ペ−ジを作成する。 ５ それぞれの担当項目と文書をリンクする。 ６ 担当が作成したペ−ジをメインペ−ジにリンクする。 ７ リンクが正しくできたかどうかを担当が確認する。 ８ できた HP をＣＤＲに入れ、表紙をラベル印刷で作成し、ＣＤに貼り資料が完成した。 ９ 学校の校内ホ−ムペ−ジ又は新規採用教職員研修資料のフォルダ内への掲載を行う。 ※ ホ−ムペ−ジの作成にあたって、外部講師を招へいし、指導をお願いした。 【新規採用研修資料】 目 次 内 容 目 次 内 容 １ 接遇 電話の応対 ５ 就学援助 就学援助制度 ２ 文書 起案・ 文書分類表 ６ 経理 学校予算 ７ 旅費 直行直帰、在勤 情報公開と文書整理 ３ 服務・休暇 週休日と休日・休暇 服務簿の記入 地 休暇の種類と説明・休職・育休 ８ 公務災害 公務災害とは ９ 福利 福利給付事業 介護休暇 ４ 給与 給料明細 50 ポイント ○ 新規採用教職員の研修資料を連携校で分担して作成し、デ−タ化しておく。 ○ 事前にホ−ムペ−ジビルダ−についての基礎的な知識を習得するための研修を行う必要がある。 ○ 資料は事前に検討をし、改正事項の訂正をしておく必要がある。 ○ 常に正しい最新情報を提示すること。 結果及び今後の改善など １ ホ−ムペ−ジビルダ−の使い方についての知識の習得。 ２ 文書で保存する場合は、訂正事項や新規文書を加除することが困難であるが、デ−タの場合は 加除・訂正が簡単である。 ３ 事務職員の転勤の場合、事務引継が容易にできる。 ４ 新規採用以外の教職員にも情報提供することができる。 ５ 全員が分担して一つのものを仕上げることで、それぞれが達成感を持つことができ、協力体制が できた。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ 情報の更新には、常に留意し、間違った情報を掲載することがないようにする必要がある。 51 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：事務職員不在時等及び新規採用事務職員に対する 事務支援について 拠点校：赤磐市立山陽西小学校 連携校：山陽小，山陽東小，山陽北小，高陽中，桜が丘中 ねらい ○ 事務職員不在時等（病気休暇など）の事務支援が必要な学校の運営を円滑に行うため支援・処 理を行う。 ○ 新採用・臨時的任用事務職員の指導・サポートを行う。 具体的内容 ①事務職員不在時等の場合 事務支援が必要な校長・教頭先生と支援内容を相談し，次のように事務を分けた。 ○ 学校（校長・教頭先生）で処理するもの ・文書の受付・発送・保管 ・服務関係書類のチェック・整理 ・職員の状況の把握（手当請求，共済給付請求に関わるもの） ・消耗品・購入予定備品の発注 ○ 特定の支援者（山陽西小に加配職員がいるので、その職員が担当）が中心となって処理 するもの ・市費予算執行（予算書の確認が必要） ・給与・旅費，福利関係事務 ・その他不明な点がある場合は，支援者に声をかけるようにした。 ○ 共同実施組織として全員でサポートできるように，事務支援が必要な学校の情報を共有 し，必要に応じて支援を実施した。 ・旅費データの入力・確認 → 支援者と近隣校１名で実施 ・文書整理 ・職員室（事務関連戸棚・机）の環境整備（長期休業期間中に実施） ・任用関係書類の整理 ②新採用・臨時的任用事務職員の場合 ・事務引き継ぎと県費・市費について事務処理の指導・サポート ・定期確認等の事務支援と指導 ・その他質問・疑問への回答や指示 52 全員で実施 ポイント ○共同実施組織として，事務処理状況や情報の収集等の現状把握に努める。 ○事務支援先の管理職と大まかな方針を決める。 ①事務支援校で処理するもの ②緊急に処理をしなければならないもの ③定期的に行うもの ④職員の状況把握 ○共同実施組織内での情報交換を活発に行うことで，共通の課題意識がもてるようにする。 ○組織内・事務支援先管理職，市教委等との対話を重ね， 事務支援の必要性についての認識を互い に深める。 結果及び今後の改善など ○加配措置がある共同実施での事務支援の例であるが，加配がない場合，特定の者だけに支援者 を固定するのではなく数名（２名程度）で実施するなどの工夫が必要であると考えられる。 ○支援した学校が、認定事例の多い学校だったので，それらを処理・チェックすることで事務職 員のレベルも向上することができた。 ○事務支援を実施した学校（管理職）においては，事務処理方法のアドバイスや事務スペースの 環境整備などが好評であった。 53 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：事務だより「白梅のかほり」（事務職員からの情報発信） 拠点校：真庭市立落合中学校 連携校：落合小・天津小・津田小・木山小・美川小・河内小・川東小 ねらい ○ 教職員に対して、学校事務に関する情報をタイムリーに提供することで、学校事務及び共同実 施に対する興味・関心と理解を得ることができる。 具体的内容 ◎ おおむね毎月 1 回、Ａ４、１枚程度の事務だより「白梅（しらうめ）のかほり」を発行する。 【実施手順】 ○ 共同実施のメンバーを 2 グループに分け、1 年間の前・後半を各グループが担当するように決 める。 ○ 無理のない範囲で、おおむね月 1 回程度、発行することで各グループの内容を大まかに決め、 計画を立てる。 ○ 計画に沿って、場合によっては変更等を加えながら、担当者が紙面の案を作成し、グループ内 で検討する。 ○ 完成した事務だよりをメール等を使って最終確認し、各校と市教育委員会担当者あて、メール 又は紙で配付する。 ○ 届いた事務だよりは、各校で印刷して配付又は回覧し、学校事務に関する話題を提供する。 ＜白梅のかほり発行内容＞ 年 2005 年 月 内 容 ５月号 旅費の計算について ６月号 市町村民税、児童手当 ７月号 医療費、特別休暇 ９月号 教材備品、介護休暇、公務災害ほか １０月号 年末調整 １２月号 期末勤勉手当 2006 年 １月号 給与改定 ３月号 扶養認定取消について 54 ２００６．１月号 落合中学校区事務職員研修会 ちょっと遅いですが、新年明けましておめでとうございます。いよいよ 3 学期が始まりましたね。 お正月にお餅 をたくさんいただいて、体が重い!!なんて方はいませんか？新年第 1 号は、 給与改定につい てです。よく読んで、給与明細を確認してみてくださいね。 給与改定特集について Ⅰ給料表の引き下げ 平成 17 年 12 月より、平均で 0.3％引き下げになりました。新しい給料表については、事務職員ま でお尋ねください。なお、給与明細の打出し額は、給与減額措置(管理職 4％、教員他 2.8％カット) 後の金額です。 Ⅱ扶養手当の額の改定 扶養手当の額が次のとおり改定されました。 支 区 分 配偶者に係る手当 現 行 給 額 １３，５００円 月 額 改 定 額 １３，０００円 Ⅲその他の改正 通勤手当について 平成１８年１月１日より、有料道路利用の認定を受けている者のうち、ETC を利用する旨申告の あった者については、往路について通勤割引を適用して運賃等相当額を積算することとする。 ＜ 白梅のかほりから抜粋 ＞ ポイント ○ どの学校に対しても、共通の内容を同じ時期に伝える。 ○ タイムリーな話題を取り上げる。 ○ 読みやすく、内容がわかりやすい簡潔な紙面づくりになるよう、工夫する。 結果及び今後の改善など ○ ○ 事務だよりを教職員に対して提供することにより、情報の共有ができた。 担当者になった場合、その内容等をよく調べる必要があるので、そのことが個人個人の研修に もつながり、学校事務に関する知識の勉強になった。 ○ 各学校で大勢の職員に読んでいただき、感想等を寄せてくれた方もいた。ますます楽しんで読 んでもらえるような紙面づくりを工夫していきたい。 55 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：校納金取扱事務の標準化 拠点校：岡山市立藤田中学校 連携校：第一藤田小、第二藤田小、第三藤田小 ねらい ○ 保護者への説明責任を果たすため、よりいっそう適切な事務処理に努める。 ○ 誰が担当しても適正な処理ができる体制を整えるため、事務処理マニュアルを作成し、 校納金システムを全教職員に周知徹底し定着させる。 ○ 中学校区で取り組むことにより、保護者に対し統一的で正確な事務処理を行う。 具体的内容 １ 各校の校納金の取扱について洗い出しを行う。 ・校納金取扱事務の流れ ・作成文書（校内文書・保護者宛文書） ・会計処理 ２ 校納金の流れを確認し、各校の事務処理を統一する。 同時に文書様式等（校内用、保護者用、金融機関用）も統一する。 <事務処理> ＊校納金の事務取扱の信託について ＊校納金の納入等について ＊校納金年間納入計画表 ＊貯金口座振替申込書の記入について ＊○月分校納金集金について ＊口座振替集計表 ＊集計表・○月分口座振替請求書 ＊校納金振替について（お願い） ＊校納金の現金集金のお知らせとお願い ＊領収書 ＊校納金納入について（お願い） ＊来校依頼書 ＊分納誓約書 ＊支出伝票 ＊会計報告書 ＊未納者への対応 ３ 共同実施組織としての事務処理マニュアルの原案を作成し、共同実施連絡会で各校長の 理解と了承を得る。 職員会議で職員に提案する。 ・・・資料等は共同実施組織で準備する。 56 ポイント ○ 各校での取組、文書様式等を共同実施組織として統一する。 ○ 職員への詳しい説明、理解を求める努力が必要である。 ○ 共同実施組織として学区全体での取り組みが効果的である。 ○ まず校納金の流れを統一することで原則を作り、職員の理解を得られる範囲で取組を順次 進めることも必要である。 結果及び今後の改善など 取組の成果 ○ 今まで各校まちまちであった校納金の取扱が、中学校区全体で取組むことにより統一したも のとなり信頼できる学校作りに貢献できる。 ○ 現在進んでいる情報公開にも対応できる事務処理体制が確立できる。 ○ 事務処理マニュアルを作成することで､担当者の負担軽減が図れる。 今後の課題 ○ 未集金額の取扱について,今後検討する必要がある。 その他（共同実施全般に係る成果と課題、参考事例など） ○ 校納金とは、学校が徴収や集金に関与しているすべての金銭を指している。 ○ 取扱の手引等が示されていなくても中学校区で取扱の流れ、文書様式等を統一し、保護者に 対して安定した事務を提供することは、学校としての説明責任を果たす上でも必要と思われ る。 57 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：教科書無償給与事務システムへの共同実施による対応について 拠点校：瀬戸内市立邑久中学校 連携校：邑久小,今城小,裳掛小, 玉津小 ねらい 教科書無償給与事務の処理方法がインターネットを利用したシステムによる処理へ移行してい ることに伴い、機器の不具合や操作方法がわからないなどのトラブルが生じないように、共同実 施によって相互支援を行う。 具体的内容 １ 事務処理の概要 ○ 教科書需要票等の作成 毎年８月頃、来年度使用する教科書の需要数等について、各学校が教科書需要票等の報告書 を作成している。具体的な手続きとしては、各学校が教科書協会のホームページから「教科書 需要数入力システム」をダウンロードし、必要なデータ等を入力する。それから教科書需要票 （第１表）と教科書一覧（第２表）を作成・印刷し、それらとデータが入ったフロッピーディ スクを一緒にして、所管教育委員会に提出する。 ○ 納入指示書の作成・教科書の給与 各学校は、前年度中（３月２０日頃）までに教科用図書納入指示書を作成し、所定の教科書 取扱い業者（書店）へ交付する。書店は、この納入指示書に基づき、新学期までに教科書を学 校へ納入し、学校は書店から納入された教科書を児童･生徒に給与する。 ２ 共同実施で行った事務処理 ○ 使用教科書需要票・使用教科書一覧の作成 ８月に需要数報告書を作成するとき、各学校の需要数等の数値データを持って拠点校に集 まり、それぞれの学校の教科書需要票等を作成した。 それから、小学校については、後期用教科書の納入指示書を８月２０日までに所定の教科 書取扱い業者（書店）へ作成・交付する必要があることを再確認するとともに、連携校の中 にある複式学級設置校の納入指示書の作成等についての相互理解を図った。 ○ 納入指示書の作成 前期用教科書納入指示書（３月２０日期限）を作成するときに使用する「教科用図書受領冊 数集計システム」をダウンロードした後、操作方法がわからないところがあれば、連携校どう しで連絡し合い、対応した。 58 事務処理の流れ図 ８月処理 ３月処理 市教育委員会 教科書 協会 HP ＦＤ 市教育委員会 ＦＤ 報告書 教科書 協会 HP 学校での事務処理 【教科書需要数入力システム操作】 ○教科書需要票等作成・印刷 ○ＦＤ等を市教育委員会へ提出 ○後期用教科書の納入指示書作成 （↑↓小学校のみ） ○後期用教科書の納入・給与 （翌年度用の教科書） ○納入指示書作成 ○教科書の納入・給与 児童・生徒 書店 児童・生徒 書店 ポイント ○ 小・中学校、学校規模等の違い(例えば複式学級の有無など)があるので、お互いの事務処理内 容を理解し、協力していく。 ○ 連携校の中から担当校を１校を決め、連携校から不具合・気づいたこと等を担当校へ連絡し、 そこで集約したうえで、他の連携校や教育委員会へ連絡するようにする。また、担当校はなるべ く早めにシステムの操作等を経験しておけば、不具合等を集約した結果を連絡するとき、伝えや すくなる。 結果及び今後の改善など ○ 各学校で教育委員会へ聞いてみても、うまくできなかったこと（例：機器の関係で報告書を手 書きで作成したり、フロッピーディスクに保存できなかったりした）が共同で取り組むことによ り解消できた。 ○ 今後はこのシステムを使用することが必須になっていくので、共同実施による連携を生かして、 どの学校でも正確な教科書給与事務が行えるように進めていく必要がある。 59 分類 庶務 管財 予算 服務 給与・旅費 福利 福祉 連携 その他 取組項目：学校徴収金の共同実施について 拠点校：赤磐市立山陽西小学校 連携校： 山陽小、高陽中、山陽東小、山陽北小、桜が丘中 ねらい ○ 同一中学校区で、金融機関とも協議して決めた共通ソフトを導入し、運用することで事務の効 率化を図る。（ソフトはマイクロソフトアクセスを利用した専用ソフト） ○ 学校徴収金の未納を防ぎ、教員の事務負担軽減を行う。 具体的内容 ○ 徴収金共通ソフトの導入等 ①導入について 高陽中学校区の小中学校の学校徴収金取扱金融機関（３機関）は同じ金融機関だったが、 それぞれの学校で違うデータ処理ソフトを使用していたので、金融機関とも協議し、共通ソ フトを使用することにした。導入にあたって、金融機関と各校の引き去り項目、年度末の金 額調整、引き去り不能者のデータ処理等について、打ち合わせを行った。 ②研修について 共通ソフト導入校の事務職員が異動した場合でも、隣接校との相互研修によって、共通ソ フトが円滑に利用できる状況をつくり、共通ソフトを利用した事務処理が行えるようにした。 ③小学校から中学校へのデータ移行について 共通ソフトを利用して、小学校から中学校へデータの移行を行い、事務の効率化を図る。 ○ 教員への負担軽減 ①教員への事務支援について 給食費徴収に関する資料、金融機関へ依頼するデータ作成、振り込み不能者のリスト作成 の事務処理を教員から事務職員へ移行した。また、給食センターへの支払い、児童の給食費 調整（３月）、給食費の決算報告もあわせて、事務職員が行うことにした。 ②集金事務について 現金集金、振り込み不能者からの集金事務も事務職員で行った。月末までに集金できなか った場合は、担任等へも連絡するようにした。併せて、就学援助等の制度について、機会が ある度に保護者へお知らせした。 ③マニュアルの作成について 事務職員が教員に対して、会計処理等を解りやすく説明するためのマニュアルを作成し た。作成する際、教員を対象にした会計に関するアンケートを実施し、どのような点で困っ ているか実態を把握した。 60 ポイント ○ 共同実施でこの取組を行う前までは、各学校ごとに使用しているソフトが異なっていたり、ま た、 学校内でも金融機関の違いによって使用するソフトが異なるケースもあり、 「このままでは学 校徴収金の業務遂行が困難になる」といった意識が事務職員に共通していたので、共通ソフト導 入はスムーズに行えた。ただ、金融機関との連絡調整に時間がかかり、導入時期が年度末となっ たため、個人データの移行や３月調整分データの入力等が期間内に終了できるか不安があった。 導入のための諸作業は早期に開始する必要がある。 ○ マニュアルを作成するにあたり、 会計事務について理解が不十分な面のあることが連携校の事 務職員から出された。このため専門家である会計士を講師に招いて話をしていただいた。その中 で”説明ができる”ことの重要性を改めて思い知らされ、マニュアルの内容を絞るときのヒント になった。また、未納金をなくすためにも学校内の連携を密にする必要性を改めて認識する機会 となった。 結果及び今後の改善など ○ 同一中学校区で共通ソフトを導入して、ソフトの不具合などの対応の心配も少なく、現在も問 題なく使用している。しかし、共通ソフトを利用して、小学校から中学校へデータの移行を行お うとしたが、点検に思わぬ時間がかるなどの問題も発生した。 ○ 今後は、共通ソフト使用のメリットを最大限生かし、事務の効率化を図りたい。また、未収金 については、引き続き、その実態等を把握し、管理職や担任とも十分な連携を図りながら取り組 んでいく必要がある。 ○ 教員の事務負担軽減ということで給食費徴収事務を事務職員へ移行した結果、 係分担していた 教員の負担軽減は大きなものがあった。 61 岡山市学校事務共同実施要綱 岡山市教育委員会 １ 目 的 (1)学校教育の多様化に対応するとともに，地域や保護者の期待に沿ったきめ細やかな 教育を推進するために学校運営に寄与できる事務を提供する。 (2)情報交換，相互支援及び事務の集中処理により，さらに正確で質の高い事務を提供 する。 ２ 組 織 (1)共同実施の単位は同一中学校区を原則とする。 (2)岡山市教育委員会（以下 市教委）は拠点校と連携校を指定する。 (3)拠点校と連携校に勤務する事務職員で「共同実施組織」を構成し，市教委が組織内の 事務職員の中から代表者を指名する。 (4)市教委は事務の集中処理や共同実施を円滑に推進するための「共同実施協議会」を設 置する。 (5)協議会は，市教委主催のもと，市教委担当者，関係学校長，関係事務職員等で組織す る。 ３ 実施方法 (1)共同実施組織は，当該組織における年間計画と実績報告等を作成し，共同実施の効率 的な運営を図る。 (2)共同実施組織の事務職員は，拠点校・連携校等に定期的または，必要に応じて集まり 共同実施に必要な協議，執務等を行うとともに，情報機器等を利用し，各所属におい ても共同実施に係る執務等を行えるものとする。 ４ 業務内容 共同実施組織は，次の業務または支援を行う (1)学校管理運営全般に関する事務 （庶務関係） (2)学校環境の整備に関する事務 （管財関係） (3)経理に関する事務 （予算関係） (4)教職員の勤務や休暇等に関する事務 （服務関係） (5)教職員の給与や旅費に関する事務 （給与関係） (6)教職員の福利厚生に関する事務 （福利関係） (7)児童生徒の学籍や就学を支援する事務 （学籍関係） (8)児童生徒の就学援助に関する事務 （福祉関係） (9)その他学校が必要とする業務 ５ 服務関係 共同実施を行う旅行は出張・校外勤務とし，県から配分される旅費の範囲内で実施す るものとする。 ６ その他 共同実施の運営等に関し，必要な事項は，岡山県教育委員会が定める学校事務の共同 実施に関する指針による及びこの要綱によるほか，岡山市教育委員会において別に定 める。 附 則 この要綱は，平成１８年４月１日から施行する。 -1- 62 倉敷市学校事務共同実施要綱 倉敷市教育委員 会 １ 目 的 （1） 学校教育の多様化に対 応するとともに、地域 や保護者の期待に 沿ったきめ細かな教 育を推進するための 学校運営に寄与できる 事務を提供する。 （2） 情報交換、相互支援及 び事務の集中処理によ り、さらに正確で 質の高い事務を提供 する。 ２ 組織編成 （1）倉敷 市教育委員会（以下「教育委員 会」という。）は、原則と して同一中学校区を単 位とした共同実施を 行う学校（以下「共同 実施組織」という。 ）を指定し、併せて 拠 点校及び連携校を指 定する。 （2）教育 委員会は、拠点校の学校事 務職員（以下「事務職員」という。）の中から幹事を 指名する。 （3）教育委員会 は、共同実 施を円滑に推進す るため、 「倉敷市学校 事務共同実施連絡協議 会」（以下「連 絡協議会」という 。）を設置する 。連絡協議会は、教育委員会担当者、 拠点校の校長及び幹事 等で構成する。 （4）共同実施組織は、 共同実施を円滑に行う ため、共同実施組織 の校長、事務職員等で 構成する共同実施協議 会を設置する。共同実 施協議会の名称は 、「中学校区学校事務 共同実施協議会」に共 同実施組織に属する中 学校名を冠したもの とする。 ３ 実施方法 （1）共同実施組織内の 事務職員は、当該共同 実施組織を組織するす べての学校を兼務す る。 （2）共同実施組織は、 当該共同実施組織にお ける業務の年間計画 を作成し、共同実施の 効率的な運営を図ると ともに、業務の実績報 告を行う。 （3）共同実施協議会は 、共同実施の計画、業 務内容、その他必要 な事項について協議す る。 （4）共同実施組織の事 務職員は、拠点校、連 携校等において、定 期的又は必要に応じて 共同実施に係る協議、 執務等を行う。 ４ 業務内容 共同実施組織は次の 業務を行う。 （1） 学校管理運営全般に関す る事務 （2） 学校環境の整備に関する 事務 （3） 経理に関する事務 （4） 教職員の勤務や休暇等に 関する事務 （5） 教職員の給与や旅費に関 する事務 （6） 教職員の福利厚生に関す る事務 （7） 児童生徒の学籍や就学を 支援する事務 （8） 児童生徒の就学援助に関 する事務 （9） その他学校が必要とする 事務 （庶務関係） （管財関係） （予算関係） （服務関係） （給与関係） （福利関係） （学籍関係） （福祉関係） ５ 服務関係 共同実施に伴う旅行 は出張とする。 ６ その他 共同実施の運営等に 関する必要な事項は別 に定める。 附 則 この要綱は 、平成１８年４月１日 から施行する。 63 総社市学校事務共同実施要項 （趣旨） 第１条 この要項は，総社市立小・中学校における事務・業務の効率化と学校運営に関する支援を行 うための共同実施の組織及び運営等に関し，必要な事項を定める。 （目的） 第２条 学校教育の多様化に対応するとともに，地域や保護者の期待に沿ったきめ細かな教育を推進 するための学校運営に寄与できる事務を提供する。 ２ 情報交換，相互支援及び事務の集中処理等により，さらに正確で質の高い事務を提供する。 （組織編成） 第３条 共同実施を推進するため，別図のとおり総社市立学校事務共同実施組織を置く。 ２ 共同実施の単位は同一中学校区を原則とする。 ３ 教育委員会は共同実施中心校を指定し，共同実施事務局を置く。 ４ 中心校に共同実施代表者（加配事務職員）を配置する。共同実施代表者は共同実施全体の運 営を統括する。 ５ 中学校グループにグループリーダーを置き，グループリーダーは中学校グループの運営を担 当する。 ６ グループリーダーの本務校を拠点校とし，同一中学校グル−プ内の学校を連携校とする。 （協議会） 第４条 共同実施の円滑な運営を図るため，総社市共同実施全体協議会（以下「全体協議会」という。 ） 及び中学校グループ共同実施協議会（以下「中学校グループ協議会」という。）を置く。 ２ 全体協議会は，教育委員会担当職員，中学校グループの代表校長，代表教頭，グループリー ダー，共同実施代表者で構成する。 ３ 全体協議会は，中学校グループから提案された課題及び市全体の共同実施の運営等について 協議する。 ４ 中学校グループ協議会は，教育委員会担当職員，中学校グループ内の学校長，代表教頭及び 事務職員で構成する。 ５ 中学校グループ協議会は，共同実施の業務内容及び運営上の課題等について協議する。 ６ 全体協議会及び中学校グループ協議会の開催は，年間２回程度とする。 （業務内容） 第５条 共同実施組織は，次の業務又は支援を行う。 ① 学校管理運営全般に関する事務 （庶務関係） ② 学校環境の整備に関する事務 （管財関係） ③ 経理に関する事務 （予算関係） ④ 教職員の勤務や休暇等に関する事務 （服務関係） ⑤ 教職員の給与や旅費に関する事務 （給与関係） ⑥ 教職員の福利厚生に関する事務 （福利関係） ⑦ 児童生徒の学籍や就学を支援する事務（学籍関係） ⑧ 児童生徒の就学援助に関する事務 （福祉関係） ⑨ その他学校が必要とする業務 （実施方法） 第６条 共同実施の方法は次のようにする。 ２ 共同実施組織は，当該組織における業務の年間計画を作成し，共同実施の効率的な運営を図 るとともに，業務の実績報告を行う。 ３ 中学校グループ内の事務職員はグループ内の学校を兼務する。 ４ 共同実施は月２回程度，拠点校または指定する場所に集合して共同実施に係る協議，執務等 を行う。特に必要がある場合は，この限りではない。 ５ 連絡会の実施日時は，中学校グループで決定し，共同実施代表者が教育委員会に連絡の上決 定する。 （服務関係） 第７条 共同実施を行う時の服務の取扱いは次のようにする。 ２ 共同実施に伴う旅行は，出張・校外勤務とし，県・市から配分される旅費の範囲内で実施す るものとする。 （その他） 第８条 共同実施の運営等に関する必要事項は別に定める。 附 則 この要項は，平成１８年４月１日から施行する。 64 別図 総社市立学校事務共同実施組織 総 社市共 同実 施全 体協議 会 市教 委担当者・代 表校長 代表教頭・グル ープリーダー・ 共同実施代表者 総 社 東中 学 校 グ ルー 総 社 西 中学 校 グ ル ー 総社 中学校 グル ー 昭和 中学 校グ ルー プ共同 実施協 議会 プ 共同実施 協議会 プ 共同 実 施 協 議 会 プ 共 同 実 施協 議 会 市教委担 当者 市 教委担当者 市教委担当者 市教委 担当者 各校校長 各 校校長 各校校長 各校校 長 代表教頭 代 表教頭 代表教頭 代表教 頭 各校事務 職員 各 校事務職員 各校事務職員 各校事 務職員 共同 実施代表 者 共 同実施 代表者 共同実 施代表者 共同 実施代 表者 共同実施代 表者 総社東中学 校 総 社西中学校 総社中学校 昭和中 学校 グル−プ グル−プ グル−プ グル− プ グル −プリ −ダ− グ ル−プ リ−ダ− グル− プリ−ダ − グル −プリ− ダ− 総社 東中 ・総 社小 総 社 西 中 ・ 常盤 小 総 社中 ・ 総 社 西 小 昭 和中 阿 曽 小 ・総 社 東 小 総 社中央小 ・池 田 小 秦小・神在小 昭 和小 総社 北小 ・山 手小 清音 小 新本小 維 新小 ６校 事務職員 ７名 ５校 ５校 事務職員６名 ３校 事務職員５名 (下 線 は 事 務 局 ) 全 事 務 職 員 65 連 絡 会 事務職 員３名 作 成 者 名 簿 教 育 委 員 会 名学校名（所属名）職 名氏 岡山市教育委員会藤 田 中 学 校 事 務 副 参 事 ○山根 初枝 瀬 戸 内 市教 育 委 員会 邑 久 中 学 校 事 務 主 幹 湯本 盟也 赤 磐 市 教 育 委 員 会 山 陽 西 小 学 校 事 務 主 査 赤木 佳子 倉敷市教育委員会味 野 中 学 校 事 務 主 査 ○土家 京子 笠岡市教育委員会中 央 小 学 校 事 務 主 幹 廣澤 安子 総社市教育委員会総 社 小 学 校 事 務 副 参 事 ○畑中 庸子 高梁市教育委員会高 梁 小 学 校 事 務 副 参 事 武田 恭子 新 見 市 教 育 委 員 会 新 見 第 一 中 学 校 事 務 副 参 事 守脇 誠吾 津山市教育委員会弥 生 小 学 校 事 務 副 参 事 影山 美保子 真庭市教育委員会落 合 中 学 校 事 務 主 査 吉永 満栄 岡山県教育委員会教 ※ ○印は編集担当者 職 員 課 総 括 参 事 ○小田 幸伸 主 事 ○笠原 英明 名 学校事務の共同実施実践事例集 −学校事務の共同実施に取り組んでいる学校、これから共同実 施を始めようとする学校を対象にしたアイデア・ヒント集− 平成１８年３月 発行 ： 岡山県教育庁教職員課