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メールアドレスの流出

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メールアドレスの流出
平成 23 年 9 月 8 日
お客様各位
東海電子株式会社
「メールアドレスの流出」に関するお詫びとご報告
謹 啓
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、お客様におかれましては、既に弊社ホームページならびに電子メール等におきまし
て、お詫びとお知らせを差し上げているところでございますが、このたびの、お客様のメー
ルアドレスの流出インシデントにつきまして、関係されたお客様には多大なるご迷惑とご心
配をおかけしておりますことを、改めまして心よりお詫び申し上げます。
今回のインシデントに関しまして、原因究明ならびに再発防止に向けて、全社を挙げて早
急に取り組んでおりますが、平成 23 年 9 月 6 日 18 時頃に、弊社ホームページならびに電子
メールにて、お知らせとご報告をさせていただきました以降の、社内調査結果と今後の対応
策等につきまして、本日改めてご報告をさせていただきます。
■ 経緯
平成 23 年 9 月 6 日 (火曜日)15 時 53 分頃、弊社のお客様に宛てまして、
「飲酒運転撲滅&
労務リスク回避セミナー」についてご案内する電子メールをお送りした際に、送信操作にお
ける不手際により、本来は BCC(ブラインド・カーボン・コピー)機能を利用し、お客様の
電子メールアドレスが、他のお客様に表示されない設定をしなければならないところ、誤っ
て CC(カーボン・コピー)にお客様の電子メールアドレスを設定してしまいました。
社内作業手順では、多数のお客様宛に電子メールを送信する場合においては「送信準備作
業者」とは別の者が「送信確認者」として送信前に設定状況等の再確認を行うこととなって
おりますが、今回はこの「再確認作業」は実施したものの、電子メールアドレスの設定個所
の「再確認作業」が不十分であった結果、そのまま電子メールが送信され、他のお客様の電
子メールアドレスが表示された状態で送信されてしまいました。
なお、お客様の電子メールアドレスが表示された状態で配信された電子メールは以下の 1
通であります。
*
*
*
配信時刻: Tue Sep 06 15:53:12
発信者 : 東海電子 事務局(配信元:[email protected])
タイトル: 【東京・千葉・埼玉・神奈川県内の運輸事業者様へ】セミナーのご案内
また、該当する電子メールアドレスにつきましては、弊社の営業担当やお客様担当の従業
員が、過去に展示会、セミナー等の営業活動におきまして、名刺交換をさせていただいたお
客様(東京都、千葉県、埼玉県、神奈川県)が該当いたします。
■ 表示内容
お客様の電子メールアドレスが宛先欄に表示されておりました。その他の情報は流出して
おりませんでした。
■ 対象件数
流出した電子メールアドレスを調査特定した結果、合計 2,331 件が該当しておりました。
* 東京都(1339 件)、千葉県(192 件)、埼玉県(333 件)
、神奈川県(467 件)
* 2,331 件中、未着件数(356 件)平成 23 年 9 月 7 日 15 時 00 分現在
* 上掲の「未着件数」とは、弊社より電子メールを送信した結果、何らかの理由によ
りいわゆる「宛先不明」としてリターン(戻り)となった電子メール件数となります。
■ お客様へのご対応状況
現在までのところ、電子メールアドレスの不正使用の事実は確認されておりません。
なお、
当該電子メールをお送りしたお客様には、平成 23 年 9 年 6 日 (火曜日)18 時頃より、
電子メールアドレスが表示されてしまいましたお詫びと共に、受け取られたメールの削除を
お願いするご連絡をさせていただいております。
平成 23 年 9 月 7 日 15 時 00 分現在
* 電子メールによるお問合わせ
* お電話によるお問合わせ
本件に関するお問合わせ件数は以下のとおりです。
9件
2件
合計 11 件
* 合計 11 件中、配信停止のご連絡
8件
* 合計 11 件中、流出範囲に関するお問合わせ 1 件
* 合計 11 件中、その他のお問合わせ
2件
■ 今後の対策について
①
電子メールを利用して多数のお客様にご案内やお知らせを送信する方法(いわゆる
「メールマガジン」
)につきましては、現在利用中のソフトウェアを見直し、更に安全性
の高いソフトウェアに切り替えを行うことといたします。
具体的には、メール配信専用システム(ASP 方式または社内サーバインストール方式)
を使用することといたします。
②
電子メールを利用して多数のお客様にご案内やお知らせを送信する際には、送信準
備および送信時の確認方法の見直しを行い、従来の確認手順のみに依存せず「送信準備
作業者」と「送信確認者」の目視、指差し確認、システム的確認等による重複確認を徹
底して実施することといたします。
具体的には、従前は「送信準備作業者」と「送信確認者」の計 2 名体制で確認を行っ
ておりましたが、今後は「送信確認者」を更に複数名とすること、また確認作業手順の
多重化(人的およびシステム的)による重複確認を行うことといたします。
③
上記の①および②の対策が完了し、社内における安全性の確認が完了するまでの期間、
電子メールを利用して多数のお客様に、弊社製品、商品、各種サービスのご案内やお知
らせを送信することを見合わせることといたします。
④
なお、今後の①~③の進捗につきましては、弊社ホームページ上で随時ご案内をさせ
ていただく予定でございます。
■ お客様へのお願い
重ねてのお願いで大変恐縮でございますが、今一度、ご利用中の電子メールソフトウェア
(メーラー)のご確認をお願いいたします。なお、本件に該当いたします電子メールを受信
されておりますお客様におかれましては、重ねてのお願いとなり大変にお手数ではございま
すが、削除作業をお願いいたします。
■ 本件に関するお問い合わせ先
・東海電子株式会社 営業推進部 営業企画グループ(静岡県富士市厚原 247-15)
・TEL: 0545-67-8989 ・FAX: 0545-67-8900
・E-mail:[email protected]
このたびは、大切なお客様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしますこと、重ねましてお詫び申し上
げます。弊社といたしましては、今後同様のインシデントの防止に努めるべく、社内の情報管理体制の更な
る強化、電子メールアドレスを含む、情報取り扱いの再教育を徹底して行う所存でございますゆえ、今後と
もご愛顧の程よろしくお願い申し上げます。
謹 白
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