『国際会議 主催・共催申請書』の作成要領 『趣意書』の

◆『国際会議 主催・共催申請書』の作成要領◆
項目
申請日
申請事項
留意事項
申請書の提出日を西暦年月日で記入。
該当するものに○印、もしくは該当しないものを消去。
主催・共催の前例 応用物理学会主催/共催での前例があるかどうか記入。
主催団体
複数ある場合はすべて記入。（書ききれない場合は趣意書に記入のこと）
共催団体名
複数ある場合はすべて記入。（書ききれない場合は趣意書に記入のこと）
＜確定＞＜申請中＞＜予定＞の区分をご記入ください。
会議名
（英語名）
会議の正式名称を記入。
会議の英語名を記入。
（略称）
会議の略称を記入。
開催期間
開催期間を西暦年月日で記入。
開催場所
会場名とその都道府県および区市町村名まで記入。
外国の場合は、開催国名および都市名を記入。
詳細問合せ
会合の内容
JJAP特集号への
投稿予定
組織名
会議を申請する組織名を記入。
担当者名
担当者の氏名および所属組織を記入。
TEL
必須です。本会からの問い合わせにも使用します。
FAX
電話と同じ場合はその旨を記載。
e-mail
担当者のメールアドレスを記入。
URL
会議についての案内を掲載しているホームページのアドレスを記入。このURLが、
応用物理学会機関誌およびホームページに掲載されることになります。
発表予定論文数（国内、海外）および参加予定者数（国内、海外）を記入。
JJAP特集号への投稿予定があるかどうかを記入。
◆『趣意書』の作成要領◆
形式は任意となりますが、下記の項目を盛り込んでください。
①会議の名称（和文名，英文名，略称）
②主催団体の名称
③開催期間
④開催場所
⑤会議の目的と性格
⑥会議開催の経緯
⑦会議計画の概要
(a)会議の構成（論文数，セッション数） (b)主要題目 (c)日程表 (d)会議使用語 (e)参加予定国
(f)参加予定者数 (g)会議プロシーディングズ出版の有無，出版元
⑧その他－
(a)準備委員会の組織構成 (b)連絡責任者 (c)募金団体
◆『予算書』の作成要領◆
項目
留意事項
・収入予算は、実現性の確認のため見積もった根拠を記載するよう願います。
参加費
収
入
の
部
補助金・助成金
寄付金
広告料・出展料
前期繰越額
一般・学生・会員など、種別ごとの人数・金額を記入。
宿泊費・懇親会費を含めず、別々に徴収する。
提供者及び金額の明細を記入。
提供者び金額の明細を記入。
広告・付設展示会収入の件数、金額等見積もり根拠を記載。(100,000円＊○社など)
前回の終了報告の次期繰越額と一致していることを確認する。
・支出予算は、出来る限り明瞭に作成するよう願います。
支
出
の
部
事務局費
その他
事務運営を業者に委託している場合、委託業者を記入。
バンケット・イベント等を行う場合は、参加費とは別に懇親会費等を徴収する。
決算業務委託費を計上する。(予算1千万規模84,000円目安)
・貸借対照表は必ず作成してください。
！ご提出前に、下記のチェックリストで書類に不備がないかをご確認ください。
確認事項
(主催申請の場合)主催団体名の部分に「応用物理学会」と記載されていますか？
(共催申請の場合)共催団体名の部分に「応用物理学会」と記載されていますか？
会議名、英語名、略称、開催期間、開催場所は趣意書の記載と一致していますか？
詳細問い合わせのURLは会議のURLが記載されていますか？申請する組織のURLではありませんのでご注
意ください。
会合の内容は趣意書の記載と一致していますか？
予算書の２シート目、賃借対照表も作成されていますか？
チェック