Comments
Description
Transcript
連絡メール 完全運用ガイド - ラインズeライブラリアドバンス お客様
連絡メール 完全運用ガイド 学校情報入力欄 学校情報入力欄 ■ 学校名 ■ 学校コード ■ 先生ID パスワード ■ 学校管理者ID パスワード ＊お問い合わせは、ラインズヘルプデスクまで＊ 先生専用フリーコール： 0120-49-7130 （平日9:00-17:00） ＊携帯電話からも通話無料です。保護者にはご案内しないようお願い致します。 ＊よくいただく質問と解決方法をP.35～36でご紹介しています。 ＊迷惑メール対策設定の詳しい操作手順は、機種によって異なりますので、携帯電話各社にお問い合わせください。 先生専用FAX：03－6861－6006 先生・保護者用メール窓口： [email protected] ＊個人情報保護のため、保護者からのお電話での問い合わせは受け付けておりません。 目次 第１章 連絡メールの特長と運用手順 １．連絡メールサービスとは ・・・３ ２．ご利用開始の流れ ・・・５ ・ 連絡メールの必要性 ・・・３ ・ ラインズeライブラリの連絡メール ・ 安心のセキュリティ体制 ・・・４ ・ こんな連絡におすすめ ・ ご利用開始の手順 ・・・５ ・ 慎重に始めたい場合 ・ 運用ルールのサンプル ・・・６ 第２章 利用開始の準備 ３．保護者に配るプリントの作成 ・・・14 １．接続開始の設定 ・・・７ ・ 「学校管理者」ログインと接続開始 ・・・７ ・ オフライン設定 ・・・９ ・ 保護者に配るプリント ・・・14 ・ プリントの作成方法 ・ 児童生徒IDの記入方法 ・・・16 ・ 差込印刷で作る場合 ・ 配布の方法 ２．児童生徒の名簿登録 ・・・10 ・ 「eライブラリ先生」の開き方・・・10 ・ クラスの作成 ・・・11 ・ 名簿データの作成 ・・・12 ４．保護者説明会 ・・・17 ・ 保護者説明会でよくある質問 ・・・17 ・ 台本サンプル ・・・18 第３章 保護者登録 １．保護者登録とは ・・・19 ３．PCからの登録方法 ・・・22 ・ 保護者登録の流れ ・・・19 ・ 翌日反映の仕組み ・ 保護者登録の方法 ・・・22 ・ アドレスの変更方法 ・・・23 ・ 保護者ID・パスワードを忘れた場合 ２．携帯電話からの登録方法 ・・・20 ・ 保護者パスワードの変更方法 ・・・21 ・ 保護者ID・パスワードを忘れた場合 ・ アドレスの変更方法 ・ アドレスの追加方法 ４．迷惑メールの設定 ・・・23 ５．保護者IDとパスワード ・・・24 ・ 保護者IDとパスワードの重要性 ・・・24 ・ 保護者登録削除申請 第４章 送信方法 １．メールの送信と管理 ・・・25 ・ メールの作成方法 ・・・26 ・ 受信の様子 ・・・27 ・ 特殊なメールを送る場合 ・ 送信用ページの開き方 ・・・25 ・ 保護者登録数の確認方法 第５章 名簿管理 １．児童生徒IDの確認方法 ・・・28 ４．名前の変更方法 ・・・31 ・ 名前の文字化けについて ・・・31 ２．転入があったとき ・・・29 ３．転出があったとき ・・・30 ５．パスワードの変更方法 ・・・32 ・ 一人ずつ変更する方法 ・・・32 ・ まとめて変更する方法 ・・・33 【よりよい運用のために】 ２年目の運用 ・・・34 よくある質問 ・・・35 連絡メールサービスとは、学校から保護者にメールを一斉配信する機能です。 ここでは、その特長や運用の流れをご紹介します。 １．連絡メールサービスとは １．連絡メールサービスとは １ 特長と運用手順 第１章 連絡メールの特長と運用手順 ■ 連絡メールの必要性 保護者と地域の迅速な情報共有が必要とされている今、学校の連絡網を見直す 動きが全国的に広まっています。 従来の電話連絡網だと・・・ メール配信サービスにすると ・留守の場合には連絡が届かない。 ・全員に連絡が届くまでに時間がかかる。 ・内容が正確に伝わらないことがある。 ・一斉に同じ内容の連絡が保護者に届く。 ・外出先でもすぐに確認できる。 「早くて正確な情報共有」を実現するのが、携帯電話への連絡メール配信です。 ■ ラインズeライブラリの連絡メール 学校には、「ラインズeライブラリアドバンス」という学習ソフトが導入されています。 このソフトには、連絡メール配信機能がついています。 この機能を使うと、学校から保護者の携帯電話に一斉にメール配信を行うことができます。 「ラインズeライブラリアドバンス」（通称・eライブラリ）とは？ ５教科のドリル学習や調べ学習などが行える学習ソフトです。PC教室や職員室でご利用いただけます。 学校 保護者 メール作成 配信 ラインズ㈱のサーバ ● 特長１ 利用料金がかかりません ｢eライブラリ｣は教育委員会が購入しているため、保護者は無料で連絡メールサービスを利用できます。 ※通信料・インターネット接続料のみ、ご負担となります。 ● 特長２ 個人情報が保護されています 保護者が自分でアドレスを登録するため、学校側には保護者のアドレスを管理する必要がありません。 お預かりした個人情報は、ラインズ株式会社が責任をもって管理しています。 保護者のアドレスは学校側にはわからないようになっています。 ● 特長３ 家庭学習も無料で利用できます ご家庭のPCからでも、無料でドリル学習を利用できます。復習におすすめです。 ３ １ 特長と運用手順 その他にも、便利な特長がたくさんあります。 ・学校全体、学年、クラス単位での送信 学校全体、学年単位、クラス単位で送信できます。特定の個人へは送信できないため、先生が 個々の保護者にメールを出す心配がありません。 ・自宅からでも送信可能 インターネットに繋がるPCならどこからでも送信できるため、先生のご自宅からでも送信できます。 ※携帯電話からは配信できません。 ・保護者から学校への返信不可 学校からのメールに、保護者は返信できないようになっています。 一方で、保護者にアンケートをとる機能を使えば、保護者の意見を聞くこともできます。 ・複数のアドレスを登録可能 1人の児童生徒につき、最大６アドレスまで登録可能です。（携帯アドレス×３、PCアドレス×３） ・広告が入りません ■ 安心のセキュリティ体制 お預かりしたメールアドレスは、ラインズ株式会社が責任を持って管理しています。 ・ メールアドレスは、第三者はもちろん、学校にも開示されません。 また、ラインズ株式会社が連絡メール以外の目的で利用することもありません。 ・ ラインズ株式会社はプライバシーマークを取得しており、個人情報の保護および適正な管理を 行っています。詳しくは、会社ホームページ内のセキュリティポリシーをご覧ください。 ・ メールアドレスを保管する専用サーバは、セコムトラストシステムズ株式会社が管理・運用する セキュアデータセンターに設置しています。24時間365日体制の有人監視や ウィルス監視機能など、 サーバの内外に厳重な安全対策を施しており、ここから個人情報が流出することはありません。 ■ こんな連絡におすすめ 休校や学級閉鎖、学校行事の有無や不審者情報の配信などにおすすめです。 どういった内容を配信するのか、運用前に定めておきましょう。 ＊運用例 ・ 運動会などの全校行事実施の有無や、その日時等が変更されるときの連絡 ・ 保護者が急遽学校に子どもを迎えに来る必要があるなど、全校的に緊急性の高い連絡 ・ 校外学習や修学旅行などの学年行事で、下校や到着が遅れるなど、生活に影響がある連絡 ・ 感染症等で学級閉鎖や早帰しの措置がとられるときの連絡 ・ 不審者情報など、地域に関する緊急性の高い連絡 ４ クラブ活動に関する連絡や、職員間の連絡にもご利用いただけます。 ■ ご利用開始の手順 インストールや、業者による設定作業は必要ありません。すぐに始めることができます。 STEP１ 接続開始の設定 １ 特長と運用手順 ２．ご利用開始の流れ ２．ご利用開始の流れ ⇒P.７ 「eライブラリ学校管理者」で学校家庭連携サービスの「接続開始」をクリックします。 ここで、学校コードが発行されます。 STEP２ 児童生徒の名簿登録 ⇒P.10 「eライブラリ先生」で児童生徒の名簿登録を行います。 名簿登録を行うと、児童生徒一人一人にIDとパスワードが発行されます。 STEP３ 保護者登録文書の作成と配布 ⇒P.14 保護者登録に必要な３つの情報「学校コード・児童生徒のID・パスワード」を 保護者に配布します。 STEP４ 保護者が自分でアドレスを登録 ⇒P.19 登録文書に書かれた登録手順を見て、保護者が各自でアドレスの登録を行います。 STEP５ メール送信開始 ⇒P.25 予め告知した日時に、第１回メール（テストメール）を送信しましょう。 開始以降は、以下２つの作業が必要となります。 ① 転入、転出の処理 ⇒P.29、30 転入⇒「eライブラリ先生」で転入生を名簿に追加し、転入保護者に登録文書を配布します。 転出⇒「eライブラリ先生」で転出生の名簿を「転出」に変更します。 ② 年度変わりの処理 ⇒P.34 児童生徒の名簿に年次更新の処理をします。保護者は何もする必要はありません。 ■ 慎重に始めたい場合 慎重に運用を進めたい場合は、以下のステップもおすすめです。 ● 保護者へのアンケートの実施 運用開始前に、保護者に連絡メールについてのアンケートを行います。 ⇒項目例：携帯電話の有無／連絡メールを利用したいか／どんな内容を配信してほしいか PTA役員に、ニーズや配信内容について相談するのもよいでしょう。 ● 保護者説明会の実施 ⇒P.17 PTA総会や学校行事の際に、連絡メールの特長や運用内容について簡単に説明します。 ● 職員間での試験運用 ⇒P.６下段 職員間で実際に保護者登録やメールの送受信を試してみましょう。 ５ １ 特長と運用手順 ■ 運用ルールのサンプル 利用開始前に、校内での担当者や運用ルールを決めておきましょう。 送信担当者 ・ 校長、教頭、教務主任の３名が送信を担当し、「校長」名義の共通の先生アカウントを利用する。 ・ 送信担当者の不在時や異動時に運用が止まらないよう、複数職員が送信できるのが望ましい。 ・ 一般の職員が送信したい場合は、教頭に依頼して送信してもらう。 名簿管理担当者 ・ 転入、転出や年次更新などの名簿管理を行う。 ・ Excel操作を必要とするため、情報担当者がおすすめ。 送信内容 ・ 休校や学級閉鎖の情報、不審者情報、行事予定の情報など、重要な情報に限る。 ・ 過度の送信は保護者の負担となるため、送信頻度に注意。 ＊一方、こんな運用も ・ 重要な連絡に限らず、毎月の行事一覧やプール開放の情報等、月に1度は情報発信する。 送信単位 ・ 学年によって違う内容を送信する場合は、兄弟それぞれ保護者登録が必要である旨、 保護者の理解を得る。 ・ PTA役員クラスや部活クラスなど、オリジナルの送信単位を作ることができるが、保護者登録が 複数回必要であったり、全校宛のメールが複数届いたりと保護者の負担が増える点に注意。 メール形式 ・ メールには「通常のメール」「閲覧確認」「アンケート」の３種類があるが、 「通常のメール」（＝本文のみ、 閲覧確認なし）を推奨する。 ・ パケット料金を考慮して、短文を心がける。 電話連絡網との併用 ・ 重要な情報は、従来の電話やプリントによる連絡と併用する。 （保護者登録済でも、アドレス変更等でメールが届いていない保護者もいることを考慮。） ＊一方、こんな運用も ・ メール送信した内容は電話連絡網では回さず、未登録者にのみ電話で連絡する。 ・ 確実に読んでもらうため、「閲覧確認」形式でメールを送信する。（⇒P.27） （「閲覧確認」は、保護者側に作業や通信料の負担があるため、PTAの理解と協力が必要。） 職員のメール受信 ・ 各職員の携帯電話でもメールを受けられるように登録する。職員間の連絡にも利用できる。 ・ 携帯電話からの保護者登録手順を職員が体験しておくことも大切。 【設定手順】 ①１年生に学級を１つ追加します。（⇒P.11） ②追加した学級に、職員を児童生徒として名簿登録します。（⇒P.12） ③自動発行された児童生徒IDとパスワードを使い、職員が各自でアドレスを登録します。（⇒P.20） ６ ※先生ID（100001など）ではなく、児童生徒IDを使って登録します。 第２章 利用開始の準備 ご利用開始に必要な３つのステップ （接続開始、名簿登録、保護者登録文書の作成）の手順をご紹介します。 ＊用意するもの 【アカウント表】 ・ 児童生徒の名簿（Excelの状態であると便利です） 【パッケージ】 ＊作業はeライブラリがインストールされている学校内のPCで行って下さい。 PC教室の先生機や職員室のPCがおすすめです。 デスクトップにeライブラリのアイコンがないPCには、インストールされていません。 ２ 利用開始の準備 ・ アカウント表 PC教室に納品されているeライブラリのパッケージ内に入っています。 見つからない場合は、ヘルプデスクにご相談下さい。 １．接続開始の設定 １．接続開始の設定 「学校管理者」メニューを開き、接続開始の設定を行います。 ここで学校コードが発行されます。 ■ 「学校管理者」ログインと接続開始 【学校管理者アイコン】 ① PC教室の先生機のデスクトップにある「ｅライブラリ学校管理者」の アイコンをダブルクリックして、起動します。 ＊学校管理者のアイコンがない場合の開き方 【児童生徒用アイコン】 ①児童生徒用のアイコン（右図）をダブルクリックします。 ②アドレスバーの「index.php」の部分のみを消し、そこに「sc_admin」と入力して Enterを押します。 ※児童生徒用のアイコンもないPCは、eライブラリがインストールされていません。 ② アカウント表記載の「学校管理者ＩＤ」とパスワードを入力し、［ログイン］をクリックします。 学校管理者のIDとパスワードを 本冊子の表紙にメモしておきましょう。 ＊「_（アンダーバー）」は、Shiｆtキーを押しながら 「ろ」キーを押すと入力できます。 ７ ③ ［学校・家庭連携サービス設定］をクリックします。 ２ 利用開始の準備 ③の前に、［先生のアカウント］をクリッ クして、先生のIDとパスワードを確認 しておくと便利です。 メール送信などに使いますので、 本冊子の表紙にメモしておきましょう。 ④ ［接続開始］をクリックします。 ＊［接続開始］の文字がグレーになっていて、 クリックできない場合（右図） すでに接続開始の設定が済んでいる状態です。 ⑤ 利用規約をご確認のうえ、 ［同意する］をクリックします。 ＊［接続開始］をクリックすると 「オフライン設定」と表示される場合は、 P.９の手順をご覧ください。 ⑥ 学校コードが発行されます。 ＊重要＊ 学校コードは、各学校専用の10ケタ数 字です。 メール送信などに使いますので、 本冊子の表紙にメモをとっておきましょう。 ８ ＊学校コードは、後から、「eライブラリ先生」で 確認することもできます。（⇒P.10） これで、接続開始の設定は完了です。 翌日から送信や保護者登録ができるようになります。 ■ オフライン設定 ［接続開始］をクリックすると、「オフライン設定」と表示されることがあります。 ＊オフライン設定の場合に必要な作業 ・ 接続開始の設定のとき・・・下記手順の①～⑧ ・ 名簿を登録・編集したとき・・・「eライブラリ先生」で名簿編集後、下記手順の③～⑧ ２ 利用開始の準備 「オフライン設定」は、eライブラリのご契約が校内型や自治体イントラ型の場合、eライブラリのサーバと 連絡メールのサーバが繋がっていない（＝オフライン状態）場合に発生します。 この場合は、eライブラリサーバに行った作業情報（接続開始や名簿変更など）が連絡メールのサーバに 自動的に反映されないため、手動でアップロードすることになります。 （⇒参考：サーバの仕組みP.19） ＊アップロードの手順 ① ［オフライン設定］をクリックします。 ⑤ インターネットを開き、④でメモしたURL （https://ela-fu.education.jp）にアクセスして、 ［ログイン］をクリックします。 ② 「オフライン設定しました」と表示されたら、 左下の［学校・家庭連携サービス設定に戻る］を クリックします。 ⑥ 認証ダイアログに④でメモしたユーザー名と パスワードを入力し、［OK］をクリック ③ ［ファイル出力］をクリックします。 ⑦ ［参照］をクリックして、④でデスクトップ等に 保存したファイルを選択します。 ④ 「URL・ユーザー名・パスワード」の３つの 情報をメモした後、［ファイル出力］をクリックします。 ファイルのダウンロード画面が表示されたら、 ［保存］をクリックし、デスクトップ等に保存します。 ⑧ ［読込］をクリックします。 「送信完了しました」と表示されたら完了です。 ８ ９ ２．児童生徒の名簿登録 ２．児童生徒の名簿登録 Excelで用意した児童生徒の名簿を編集し、「eライブラリ先生」で名簿登録します。 この作業で、児童生徒一人一人にIDとパスワードが発行されます。 ■ 「eライブラリ先生」の開き方 【先生アイコン】 ２ 利用開始の準備 ① PC教室の先生機などのデスクトップにある「ｅライブラリ先生」の アイコンをダブルクリックして、起動します。 先生機以外のPCからでもアクセスできます。 ＊「eライブラリ先生」のアイコンがない場合の開き方 ①児童生徒用のアイコン（右図）をダブルクリックします。 ②アドレスバーの「index.php」の部分のみを消し、そこに「teacher」と入力してEnterを押します。 【児童生徒用アイコン】 ※児童生徒用のアイコンもないPCは、eライブラリがインストールされていません。 ＊職員室でも名簿管理 職員室のPCに、eライブラリをインストールしておくと便利です。 ※ネットワーク環境によっては、ご利用いただけない場合もあります。 ・ インストール手順 【パッケージ】 ①PC教室に納品されているeライブラリのパッケージからセットアップCDを取り出します。 ②セットアップCDをPCに入れると自動的にインストールが始まるので、「先生用」を選択します。 【セットアップ CD】 ② ［大切な設定］をクリックし、先生IDとパスワードを入力して［ログイン］をクリックします。 ＊初期設定＊ 先生ID 100001（半角数字） パスワード teacher（半角英字） ＊先生IDとパスワードは、変更されていることがあります。 初期設定でログインできない場合は、P.７の学校管理者メニューから、「先生のアカウント」でご確認ください。 ③ 「大切な設定」が表示されます。 「児童（生徒）のアカウント」からは、 児童生徒のIDとパスワードの一覧を確認したり、 新規登録や編集をすることができます。 「学校・家庭連携サービス」からは、 学校コードを確認できます。 10 学校コードは、各学校専用の10ケタ数字です。 メール送信などに使いますので、 本冊子の表紙にメモをとっておきましょう。 ９ ■ クラスの作成 ここでは、学年ごとのクラス数を設定します。 ① 「大切な設定」の中の ［教科書設定・学級編成］をクリックします。 ２ 利用開始の準備 ② 現在の年度を選択し、 ［学級設定］をクリックします。 現在の年度を選択 ③ ［学級の追加］をクリックします。 ＊右画面中央にすでに学級が表示されている場合 児童生徒のIDは、eライブラリのドリル学習でも 利用するため、校内の他の先生がすでに名簿を 登録している可能性があります。 ④ クラスを作成する学年の チェックボックスにチェックを入れ、 学年ごとのクラス数を 半角数字で入力します。 数字を入力 チェックを 入れる ※クラス名がアルファベット表記の場合は、ここで「A,B,C」を選びます。 ⑤ ［上記の内容で設定する］をクリックし、「追加しました」のメッセージが表示されたら、 ［学級設定へ戻る］をクリックします。 ⑥ 「学級設定」画面に作成したクラスが 表示されたら、クラスの作成は完了です。 ＊学級名の変更 クラスの行をダブルクリックすると、 学級名を変更することができます。 例：「３組」⇒「ひまわり学級」 「４組」⇒「職員」 特別支援学級や職員用ダミークラスを作る 場合は、１クラス多く作って、 学級名を変更しましょう。 （６文字以内） 11 ■ 名簿データの作成 Excelで児童生徒の名簿を編集し、eライブラリに読み込ませる作業です。 ① Excel等の表計算ソフトで、下図のような形式の名簿を学年ごとに作成します。 ｢ID」の前に半角の｢#」を必ず入れてください（「#ID」とする）。 ２ 利用開始の準備 ＊表示名、パスワード、学年、学級 が入力必須項目です。 ＊｢氏名」「表示名」は全角・半角 ともに２０文字まで入力できます。 ＊パスワードは半角英数で ４文字以上８文字以内です。 ＊中学校の学年は１年生を7、２年 生を8、３年生を9、と設定します。 ＊学級表記が「A組」など数字表記 でない場合も、何組目かの数字に 置き換えて入力してください。 ｢ID」｢ログインID」は 必ず空白にします。 ｢状態」は「1」を 入力します。 複数の学級の児童生徒 を混在させて構いません。 ＊名前とパスワード ・ 「名前」と「表示名」は同じで構いません。「表示名」が保護者の携帯電話に表示されます。 ・ パスワードを全員同じにすると、なりすましや登録間違いが発生しやすくなるのでご注意ください。 ② 名簿が完成したら、［名前をつけて保存］を選び、 ファイルの種類を［CSV（カンマ区切り）］にして デスクトップ等に保存します。 ＊学年ごとにこれらの作業を繰り返します。 ③ 「大切な設定」→［児童（生徒）のアカウント］から「児童（生徒）アカウント設定」画面を開き、 「対象年度」リストボックスで今年度を選択し、[児童（生徒）アカウント一覧]をクリックします。 12 今年度を選択 ④ 登録したい学年を１つ選択し、 ［ファイル入力］をクリックします。 学年を選択 ＊この作業は、学年ごとに行います。 ２ 利用開始の準備 ⑤ ［ファイル選択］をクリックして②で保存した名簿データを選択し、［開く］をクリックします。 ⑥ 児童（生徒）の一覧が正しく表示されたら ［登録］をクリックし、「登録結果」の ダイアログが出たら登録完了です。 これで、児童生徒の名簿登録は完了です。翌日から保護者登録ができるようになります。 ＊名簿登録の注意点 ・ 150名以上を一度に登録すると、エラーが生じることがあります。 1学年150名以上の場合は、半数ずつに分けて名簿を作成して下さい。 ・ ［登録］をクリック後、「登録結果」の表示に数十秒かかることがあります。 処理の途中で［登録］を再度クリックすると重複して登録されてしまいますのでご注意ください。 ・ 登録後に氏名やパスワードを変更したい場合は、P.31～33をご参照ください。 新規登録を再度行うと二重に登録されてしまいますのでご注意ください。 ・ オフライン設定の場合は、名簿登録後にファイルアップロードを行う必要があります。（P.９） ＊ファイル入力でうまく読み込めない場合 ・ 「この学年に該当するデータがありません」と表示される ⇒作成したファイルの「学年」の列に、半角数字を入力しているかをご確認ください。 また、中学１年は７、中学２年は8、中学３年は9 と入力してください。 ・ 「この学級に該当する学級がありません」と表示される ⇒作成したファイルの「学級」の列に半角数字を入力しているかをご確認ください。 「A組」など数字表記でない場合は、何組目にあたるのかの数字に置き換えて入力してください。 ・ 「氏名が長すぎます」「パスワードが長すぎます（短すぎます）」と表示される ⇒氏名・表示名は、全角・半角ともに２０文字までです。パスワードは、４文字以上８文字以内の英数字です。 ・ 「【登録結果】失敗○件 ○行目にエラーがあります」と表示される。 ⇒作成したファイルの「#ID」「ログインID」の列が空欄になっているかをご確認ください。 12 IDは自動発番されるため、数字を指定することはできません。 13 ３．保護者に配るプリントの作成 ３．保護者に配るプリントの作成 保護者登録のためのプリント「連絡メールの保護者登録について」を作成し、全保護者に 配布します。保護者はそのプリントを見て、各自で保護者登録を行います。 ■ 保護者に配るプリント ２ 利用開始の準備 「連絡メールの保護者登録について」（全４ページ）を、全保護者に配布します。 登録に必要な情報や、登録手順が記載されています。必ず４枚セットで配布してください。 １ ２ ３ この欄に、学校コードや児童生徒IDを記入して配布します。 ■ プリントの作成方法 「連絡メールの保護者登録について」をサポートサイトからダウンロードし、 編集してご利用いただけます。 ① インターネットで「お客様サポートサイト」を開きます。 「ラインズeライブラリアドバンス お客様サポートサイト」 http://ela.education.ne.jp/support/ ＊Yahoo等で「ラインズサポート」で検索すると便利です。 ② 「連絡メール」内の「連絡メールの保護者登録について」を クリックし、［保存］をクリックして、デスクトップなどに保存します。 ＊Wordが利用できるPCで作業してください。 ③ 文書を開き、１ページ目を編集します。 14 ４ 「連絡メールの保護者登録について」の１ページ目を編集してください。 表面 ＊表面の記載内容 ・連絡メールの概要 ・ テストメール配信予定日 ① 第１回メール配信の日時を記入 ＊いつまでに保護者登録を済ませればよいか の目安になります。 ② 学校コードを記入 ＊学校コードがわからない場合は、 P.10③参照 ２ 利用開始の準備 ・ 登録に必要な情報 （学校コード／児童生徒ID ／児童生徒パスワード） ③ 児童生徒名、児童生徒IDと パスワードの記入 ＊保護者IDとパスワードは、保護者が記入 するので空欄のままです。 裏面 ＊裏面の記載内容 ・ 登録後に必要な作業 ・ 登録上の注意点 ・ お問い合わせ先 ・ PCからの登録方法 ＊登録手順の詳細が記載された ３～４ページ目も、 必ず一緒に配布してください。 ＊ラインズからのお願い ヘルプデスクの電話番号は先生専用ですので 保護者にご案内しないようお願い致します。 15 ■ 児童生徒ＩＤの記入方法 児童生徒のIDは一人一人異なるため、一人一人違う内容の文書を作る必要があります。 ＊児童生徒IDの記入方法いろいろ 例１） Wordの「差込印刷」機能を使い、 一斉に印刷する ２ 利用開始の準備 ⇒速く作成できるのでおすすめです。 プリンタのトナー消費にご注意ください。 【入力例】 例２） 児童生徒IDの一覧表をシール紙に印刷し、切って文書に貼る 例３） 先生が手書きする どの方法を取る場合も、まずは児童生徒IDの一覧表を出力しましょう。 ＊児童生徒ID一覧表の出力手順 ① P.10の手順で「eライブラリ先生」の「大切な設定」を開きます。 ② ［児童（生徒）のアカウント］をクリックし、今年度を選択して ［児童（生徒）アカウント一覧］をクリックします。 ③ 出力したい学年を選び、［ファイル出力］をクリックします。 ④ ［実行］をクリックし、デスクトップ等にファイルを保存します。 ■ 差込印刷で作る場合 【児童生徒IDの一覧表】 ＊Word2003での操作はお客様サポートサイトをご参照ください。 Microsoft Wordの「差込印刷」は、一部内容の違う文書を連続して印刷する機能です。 ここではWord2007での作成手順を簡単にご紹介します。 ① 上記手順で児童生徒IDの一覧表を出力します。 ② 保護者登録文書を開き、上段の［差し込み文書］をクリックします。 ３ ４ ５ ６ ③ ［宛先の選択］をクリック⇒［データソースを開く］⇒ ［既存のリストを使用］⇒①で保存した一覧表を選択します。 ＊ファイルの変換画面（右図）が表示された場合は、「Windows規定値」に チェックを入れます。 ④ ［結果のプレビュー］をクリックし、氏名などのデータが表示されることを確認します。 ⑤ をクリックして1部ごとに氏名が切り替わることを確認します。 ⑥ ［完了と差し込み］をクリックし、［文書の印刷］から印刷します。 ＊保護者登録文書の裏面は全保護者共通の内容ですので、差込印刷をする必要はありません。 トナー消費を考慮し、裏面は印刷機でまとめて印刷するのがおすすめです。 ■ 配布の方法 保護者登録文書が作成できたら、「携帯からの登録手順」と一緒に全保護者に配布します。 一人一人記載されたIDが異なりますので、配布方法にご注意ください。 大切なプリントですので、封筒に入れて配布したり、PTA総会や懇談会の場で保護者に直接渡す 学校もあります。 16 保護者はプリントを受け取ったら、各自の携帯電話やPCから保護者登録を行います。（⇒P.20） ４．保護者説明会 ４．保護者説明会 保護者に説明会を行う場合のご参考にしてください。 ＊説明のポイント 登録手順や操作方法を詳しく説明すると、かえって混乱を招くため、15分程度で運用 の目的や注意点にしぼって説明するのがおすすめです。 ■ 保護者説明会でよくある質問 実際に登録作業を行うとわかることが多いため、保護者説明会の時点では、質疑応答 の時間を設けない方がおすすめです。 どうしても質問が出た際には、下記をご参考にお答えください。 ２ 利用開始の準備 資料を配布する場合は、「連絡メールの保護者登録について」の「登録に必要な情 報」を空欄にして、サンプルと明記してご利用ください。 ・ 個人情報に関する通信は暗号化されているか ・ サーバのセキュリティ対策は大丈夫か ⇒ アドレスの登録や変更時は、SSL通信を利用しています。また、皆様の個人情報は、国内でも トップクラスのセキュリティを誇るセコムが管理するサーバに保管されますので、安心してご利用いた だけます。 また、連絡メール以外の目的にアドレスが利用されることはありませんので、これをきっかけに ダイレクトメールや迷惑メールが来ることはありません。 ・ 迷惑メール設定のことがよくわからない ・ 迷惑メールが来るようになったら困る ⇒ 迷惑メール設定を解除することなく、学校からのメールのみ受けるという設定にすることができます。 学校からのメールは、「[email protected]」（ラインズ・アットマーク・コドモ・エヌイー・ジェーピー） というアドレスで送られてきますので、このアドレスを「指定受信の一覧に加える」という設定と、 「URL付きメールを許可する」という2つの設定を行ってください。 詳しい操作手順は機種によって異なりますので、携帯ショップにご相談ください。 ・ いつまでに登録すればいいのか ⇒ ○月△日にテストメールを配信する予定ですので、利用を希望される方は△日までに登録を 済ませてください。 ただし、システム上は登録締切はありませんので、△日を過ぎても登録は可能です。 ・ スマートフォンでも利用できるのか ⇒ スマートフォンでも通常の携帯電話と同じようにご利用いただけます。 17 ■ 台本サンプル 保護者説明会でそのままお読みいただける台本です。 ● 導入の理由と目的 ２ 利用開始の準備 最近は保護者と学校の迅速な情報共有が必要とされていますが、留守のご家庭も多く、電話連 絡網がつながりにくくなっていることから、本校では「連絡メール配信」を開始することに致しました。 メール配信なら、外出先でも学校からの連絡を携帯電話で受信することができて、とても便利です。 本校では、休校や学級閉鎖の連絡や、雨天時の運動会の有無などの学校行事に関する連絡を 主に配信する予定です。 （※希望者制なのか強制なのか、電話連絡網との併用なのかも説明するのがおすすめです。） ● サービスの概要 今回利用するのは、「eライブラリ」という連絡メールサービスです。このeライブラリは教育委員会が購 入しているため、利用料金はかかりません。通信料のみご家庭の負担となります。 また、メールアドレスなどの個人情報がしっかり保護されているのが大きな特徴で、皆様のメールアド レスは学校には一切わからないようになっています。メールアドレスはeライブラリの提供元であるラインズ 株式会社のサーバに保管されますが、セキュリティ管理において信頼できる会社ですので、情報流出 の心配がなく、安心してご利用いただけます。 ● 保護者登録と注意事項 メール配信のご利用には、ご自分のメールアドレスの登録が必要です。登録に必要な情報や登録 の手順が書かれたプリントを○月○日頃配布致しますので、配信を希望される方はご自分の携帯電 話から登録を行ってください。登録は難しい作業ではありません。詳しい手順は、後日配布するプリン トに記載しています。 お子様１人につき、携帯アドレスを３つ登録できます。学校内に兄弟がいる場合は、それぞれに登 録が必要です。一度登録すると、年度が変わっても登録し直す必要はありません。アドレスが変わった ときのみ、アドレス変更の手続きをご自分の携帯電話から行っていただきます。 登録いただく上で注意点が２点ございます。１点目は、迷惑メール設定についてです。携帯電話の 迷惑メール設定によっては、登録がうまくできない場合があります。その場合は、迷惑メール設定を変 更する必要がありますのでご注意ください。 ２点目は、保護者IDについてです。登録を終えると、保護者専用のIDとパスワードが携帯電話に届 きます。この保護者IDとパスワードはとても大切な情報ですので、必ずプリントにメモを取って大切に保 管してください。アドレスを変更する時に必要となります。個人情報に関わるため、学校でも業者でも お調べすることはできませんので、大切に保管してください。 ● 最後に 困ったときには、ラインズのヘルプデスクにメールでお問い合わせいただけます。○日に配布されるプリ ントには、お問い合わせ先や登録に関する大切な情報がたくさん書かれていますので、登録後も必ず 大切に保管してください。 18 第３章 保護者登録 メールアドレスの登録は、保護者自身で行っていただきます。 ここでは、その手順やよくある質問などをご紹介します。 １．保護者登録とは １．保護者登録とは ■ 保護者登録の流れ 保護者は、携帯電話やPCから自分でメールアドレスの登録を行います。 ・ 携帯電話やスマートフォンからの登録の流れ ＊こちらがおすすめ＊ １ ２ ３ ４ ５ 空メールを 作って送る 登録手続き用の メールが届く メールから 携帯サイトにアクセス ・ PCからの登録の流れ １ ２ インターネットで 専用サイトを開く 学校コードを 入力してログイン ３ 必要情報を 入力 必要情報を 入力 ４ 「登録完了 メール」が届く 「登録完了 メール」が届く ⇒ PCからの登録では、アドレスを手入力するため、入力間違いが発生しやすいため。 ⇒ 携帯電話からの登録なら、迷惑メール設定の有無を確認できるため。 ＊しかし、「/」「?」「!」が含まれるアドレスは、携帯電話から登録することができません。PCから登録を行ってください。 ３ 保護者登録 携帯電話からの登録作業がおすすめです。 ・ 保護者登録には、学校コード・児童生徒ID・児童生徒パスワードが必要です。 「保護者登録文書」にその３点を記入し、全保護者に配布してください。（⇒P.14） ・ 「登録完了メール」には保護者IDと保護者パスワードが記載されています。 これは大切な情報ですので、必ず控えてください。（紛失した場合はP.24） ・ 一人の児童生徒につき、６アドレス（携帯×３、PC×３）まで登録できます。また、登録に期限はありません。 ・ 兄弟がいる場合は、兄弟ごとに登録を行ってください。 ・ アドレスが変わったときは、保護者自身で変更手続きを行います。（⇒P.21） 機種が変わっても、アドレスが変わらなければそのままご利用いただけます。 ■ 翌日反映の仕組み 児童生徒の名簿登録を行った翌日から、保護者登録できるようになっています。 これは、eライブラリサーバから連絡メールサーバへの情報転送を深夜に行うためです。 名簿の 登録・変更 学校 連絡メール サーバ eライブラリ サーバ ・「eライブラリ先生」 ・名簿管理 名簿データを 自動転送 （深夜） ・メールの作成、配信 ・保護者登録 保護者登録 配信 保護者 この自動転送ができない状態を「オフライン状態」と呼び、手動での転送作業が必要となります。（P.９「オフライン設定」参照） 19 ２．携帯電話からの登録方法 ２．携帯電話からの登録方法 携帯電話からの保護者登録は、以下の手順で行ってください。 お子様のIDが書かれた登録用プリントと、メール受信したい携帯電話をお手元にご用意ください。 ＊IDはお子様ごとに異なります。 ＊校内に兄弟がいる場合は、それぞれに登録を行ってください。（学年ごとに異なるメールが配信される場合があります） １：空メールの作成と送信 登録する携帯電話から空メールを送信します。 右のQRコードを使うと簡単に空メールを作成できます。 (携帯電話の｢バーコードリーダー｣機能を起動し、カメラで右のコードを撮影してください。) ＊バーコードリーダーでうまく作成できない場合は、[email protected] 宛に空メールを送ってください。 ＊空メールが送信できない携帯電話の機種（iPhoneなど）の場合は、件名や本文に何か入力してください。 ２：メールの受信と携帯サイトへのアクセス ３ 保護者登録 携帯電話に登録手続き用のメールが届きます。 届いたメールに記載されているURLから、 携帯サイトにアクセスしてください。 ＊10分経ってもメールが届かない場合 携帯電話の迷惑メール対策設定を変更する必要があります。 迷惑メールはブロックしたまま、 学校からのメールだけ受ける方法がありますので、下記２点をお試しください。 ①「指定受信」の一覧に「[email protected]」を追加する。 ②URL付きメールの受信を許可する。 ＊迷惑メール対策の詳しい設定方法は、機種によって異なります。 ご不明な場合は、お手数ですが携帯ショップにご相談ください。 ３：学校コード・お子様のID・パスワードの入力 プリントに記載された学校コードを入力して ［次へ］を押します。 ①入 力 学校名を確認し、お子様のIDとパスワードを入力して ［次へ］を押します。 ②押 す ４：保護者氏名の入力 学校名とお子様の氏名を確認し、正しければ保護者氏名を 入力して、［次へ］を押します。 ＊お子様のプライバシーに配慮し、お子様の氏名がニックネームや番号等、 実際の氏名と異なる場合があります。 20 ＊お子様の氏名で、旧字体などが「?」と文字化けすることがあります。 登録に支障はありませんが、気になる方は学校へご連絡ください。 ①確 認 ②入 力 ③押 す ５：重要度の選択と確認 登録内容を確認し、受信方法が ［全ての連絡をメールで受ける］ に設定されていることを確認して［次へ］を押します。【図１】 ①確 認 登録情報を確認し、［登録］を押します。【図２】 ②確 認 ＊登録後に重要度を変更する場合は、「保護者パスワードの変更方法」の 手順で［基本情報設定］から変更してください。 ６：登録完了メールの受信 登録完了メールが届きます。【図３】 【図１】 ③押 す 記載された保護者IDと保護者パスワードは大切な情報ですので、 プリントにメモしておきましょう。 （アドレス変更時に必要となります。 学校でも業者でもお調べできません。） これで登録は完了です。 ■ 保護者パスワードの変更方法 ①押 す 保護者パスワードを覚えやすいものに変えると便利です。 【図２】 ②下段の［基本情報設定］を押し、［パスワード変更］を押します。 ③［現在のパスワード］と［新しいパスワード］を入力し、［決定］を押します。 （英数字４文字以上） メモしておく ■ 保護者ＩＤ・パスワードを忘れた場合 ３ 保護者登録 ①登録完了メール下段のURLにアクセスし、保護者IDと 保護者パスワードを入力してログインします。 右のQRコードからでもアクセスできます。 登録したアドレスに、保護者IDとパスワードを再度送信することができます。 ①新規登録方法の①～③を行います。 ②保護者IDとパスワードの再送信が必要か聞いてくるので［はい］を押します。 ③登録されているアドレスに保護者IDとパスワードを記載したメールが再送信されます。 【図３】 ＊すでにアドレスを変更している場合は、再送信することができません。 学校側で保護者登録を削除する必要がありますので、学校にご連絡下さい。 ※パスワード 変更の場合 ■ アドレスの変更方法 アドレスの変更は、新しいアドレスの携帯電話から変更手続きを行ってください。 ① [email protected] 宛に空メールを作成し、送信します。 右のQRコードを使うと簡単に空メールを作成できます。 ②メールが送られてくるのでメールを受信。メール記載のURLにアクセスします。 ③学校コード・保護者用ID・保護者パスワードを入力してログインします。 ④上書きしたいメールアドレスを選択し［登録］を押します。【図４】 ■ アドレスの追加方法 【図４】 携帯電話のアドレスは、３件まで登録できます。 追加したい携帯電話から、上記「アドレスの変更方法」と同じ手順を行ってください。 21 ３． PCからの登録方法 ３．PCからの登録方法 ■ 【ＰＣ】 保護者登録の方法 PCからの保護者登録は、以下の手順で行ってください。 ① インターネットを起動し、専用のページを開きます。 「ラインズeライブラリアドバンス」 https://www.kodomo.ne.jp/ ＊Yahoo等で「eライブラリ」で検索すると便利です。 ② 学校コードのみを入力して、 ［ログイン］をクリックします。 ＊IDとパスワードは入力しないでください。 ３ 保護者登録 ③ プリントに記載された お子様のIDとパスワードを入力して ［確認］をクリックします。 ④ お子様の氏名等を確認し、 保護者氏名とアドレスを 入力します。 ＊必ずメールアドレス１にはアドレスを入力 してください。 携帯メールアドレスのみの登録はできません。 ＊携帯アドレスのみを登録したい場合は、 「メールアドレス１」と「携帯メールアドレス１」に 同じ携帯アドレスを入力し、登録完了後に 「アドレスの変更手順」で「メールアドレス１」を 削除してください。 ⑤ ［登録］をクリックすると、保護者IDと保護者パスワードが表示されます。 この保護者IDと保護者パスワードは大切な情報ですので、必ずメモを取ってください。 また、登録したメールアドレスに、すぐに「登録完了メール」が届きます。 ＊登録完了メールが届かない場合は、以下の原因が考えられます。 22 ・ アドレスの入力間違い・・・「【PC】アドレスの変更方法」で変更してください。（P.23） ・ （携帯電話の場合）迷惑メール対策設定・・・携帯電話の迷惑メール設定を２ヶ所変更してください。 ⇒変更１：「指定受信」の一覧に「[email protected]」を追加 変更２：URL付きメールの受信を許可 ■ 【PC】 アドレスの変更方法 アドレスの変更は、PCサイトから行うこともできます。 ① インターネットを起動し、専用のページを開きます。 「ラインズeライブラリアドバンス」 https://www.kodomo.ne.jp/ ＊Yahoo等で「eライブラリ」で検索すると便利です。 ② 学校コード・保護者ID・保護者パスワードを 入力して、ログインを入力します。 ＊児童生徒IDと保護者IDとは異なります。 ③ 右上の［基本情報設定］を クリックします。 ④ アドレスを修正し、 ［登録］をクリックします。 ＊メール配信を停止 したいときは、ここから 保護者登録を削除できます。 ３ 保護者登録 ＊保護者パスワードを 覚えやすいものに 変更できます。 ■ 【ＰＣ】 保護者ＩＤ・パスワードを忘れた場合 PCからの新規登録の手順の①～④を行うと、登録しているアドレスに保護者IDと保護者パスワードを 再送信することができます。 ＊すでにアドレスを変更していたり、間違ったアドレスを入力していた場合は、再送信メールを受け取ることができません。 一度学校側で保護者登録を削除した後、保護者登録し直していただきますので、学校にご連絡ください。 ４．迷惑メールの設定 ４．迷惑メールの設定 迷惑メール対策設定をしていると、連絡メールを受信できないことがあります。 携帯電話の場合、迷惑メールはブロックしたまま、学校からのメールだけ受ける設定に変更する 方法がありますので、登録できないときやメールが届かないときは、下記２点をお試しください。 ①「指定受信」の一覧に「[email protected]」を追加する。 ②URL付きメールの受信を許可する。 ＊迷惑メール対策の詳しい設定方法は、機種によって異なるため、ヘルプデスクでもお答えできません。 ご不明な場合は、お手数ですが携帯ショップにご相談いただくようご案内ください。 23 ５．保護者 IDとパスワード ５．保護者IDとパスワード ■ 保護者ＩＤとパスワードの重要性 登録完了メールに記載された保護者IDと保護者パスワードは大切な情報です。 登録後は保護者登録文書にメモを取り、大切に保管しましょう。 ● 保護者にしかわかりません 保護者IDとパスワードは、個人情報保護のため、保護者自身にしかわかりません。 学校でもヘルプデスクでもお調べできません。最初の保護者パスワードは複雑な英数字ですので、 覚えやすいものに変更するのがおすすめです。（⇒携帯から：P.21、PCから：P.23） ● アドレス変更時に必要です アドレス変更手続きを行う際には、保護者IDとパスワードが必要です。 その他にも、閲覧確認を行ったり、ログインしてメールを読む際にも利用します。 ● 忘れた場合は、再度受信できます 保護者IDとパスワードを忘れた場合は、登録しているアドレスに再度送信することができます。 （⇒携帯電話から：P.21、PCから：P.23） ３ 保護者登録 ● 保護者IDを忘れ、アドレスも変更してしまった場合 保護者登録を削除して、最初から保護者登録し直していただくことになります。 ■ 保護者登録削除申請 保護者登録を削除したいときは、学校からラインズヘルプデスクに申請していただきます。 ① 学校が「保護者登録削除申請書」に 必要事項を記入し、ラインズヘルプデスクに FAXします。 ＊保護者登録削除申請書は、お客様サポートサイトから ダウンロードしてご利用ください。 （「ラインズサポート」で検索 ⇒ お客様サポートサイト ⇒ 連絡メール・家庭学習） ＊１枚で３名まで申請いただけます。 ② ラインズヘルプデスクが削除作業を行い、 作業完了後に学校にご連絡します。 ③ 学校から保護者に、再度登録し直すよう 連絡してください。 ＊個人情報管理に関わるため、お手数ですが、 きちんと学校から申請手続きを取っていただく必要が あります。ヘルプデスクでは本人確認できないため、保護 者からの申請は受け付けておりません。 24 ＊削除申請をせずに、児童生徒IDを使用停止にして 新しいIDを発行するのはおやめください。 後のトラブルの元になり、学習履歴も消えてしまいます。 第４章 メールの送信方法 ここでは、連絡メールの送信方法をご紹介します。 保護者の登録が終わったら、いよいよメールを送信しましょう。 １．メールの送信と管理 １．メールの送信と管理 メールの送信には、学校コード・先生ID・先生パスワードが必要です。 WindowsのPCならどこからでも送信いただけます。ご自宅のPCなど、eライブラリがセット アップされていないPCからでも送信いただけます。 ＊InternetExplorer以外のブラウザの場合、 動作に不具合が生じる可能性があります。 ■ 送信用ページの開き方 ① インターネットを起動し、送信用のページを開きます。 「ラインズeライブラリアドバンス」 https://www.kodomo.ne.jp/ ＊Yahoo等で「eライブラリ」で検索すると便利です。 ② 学校コード・先生ID・先生パスワードを 入力して、ログインをクリックします。 ＊初期設定＊ 先生ID 100001（半角数字） パスワード teacher（半角英字） ＊学校コードがわからない場合 ⇒接続開始の設定（P.７）後、「eライブラリ先生」からご確認ください。（P.10③） ＊先生IDとパスワードがわからない場合 ⇒学校管理者メニューの「先生のアカウント」でご覧ください。（P.8③） ＊先生ログインは、接続開始の設定の翌日から可能になります。 送信用ページから、メールを作成したり、登録済の保護者の一覧を確認することができます。 ４ 送信方法 ■ 保護者登録数の確認方法 登録している 保護者の一覧 ［保護者一覧］をクリックすると、クラスごとの 登録済の保護者名や人数を確認できます。 25 ■ メールの作成方法 保護者へのメール送信は、次の手順で行います。 ① ［新規連絡作成］を クリックします。 ② メールの種類と属性を選びます。 通常のメール（保護者は読むだけ）の場合は、 「本文のみ・閲覧確認なし」を選びます。 ＊属性の選び方 ・「重要」を選ぶと、メール冒頭に【重要】と記載されます。 ・「要返」は閲覧確認や回答が必要な場合に選びます。 ・どちらも選ばなくても構いません。 ③ タイトルやメール本文を全角で入力し、 ［次へ］をクリックします。 ＊本文は1,000文字まで入力できます。 パケット料金を考慮し、短文を心がけましょう。 ＊半角文字や①や★などの特殊文字は、 携帯電話では文字化けするのでご注意ください。 ＊添付ファイルを付けることはできません。 ４ 送信方法 ④ メールの送信先を選びます。 送信したいクラスや学年の チェックボックスにチェックを入れ、 ［次へ］をクリックします。 ＊メールを個人単位で出すことはできません。 ＊通常は「保護者のみに送る」のままにしてください。 「保護者・生徒両方に送る」を選ぶと、 児童生徒の家庭学習画面にも 「先生からの連絡」としてメッセージが送られます。 ⑤ 最後の確認画面になります。 内容や送信先に誤りがないかを 確認し、［送信］をクリックします。 ＊右側の［表示切替］をクリックすると、 送信対象となる保護者の一覧が 表示されます。 26 これでメールの送信は完了です。 ■ 受信の様子 学校名 登録している保護者には、一斉にメールが送信されます。 ＊送り主のアドレスは「[email protected]」となります。 ＊保護者はこのメールに返信することはできません。 保護者名 （保護者が入力したもの） 児童生徒名 （表示名） ■ 特殊なメールを送る場合 保護者がメールを読むだけではなく、確認したり、アンケートに回答したりする 特殊なメールを送ることもできます。 ● 閲覧確認メール 保護者がそのメールを確実に読んだかを確認できる機能です。保護者はメールを受信した後、 携帯サイトを開いてログインし、［確認］ボタンを押す必要があります。 ＊【先生側】 閲覧確認メールの送信手順 通常メールの送信手順②で、［本文のみ・閲覧確認あり］を選択します。属性は「要返」にチェックを入れるとよいでしょう。 後は通常メールと同じ作成手順です。 ③［確認］をクリックします。 ＊【保護者側】 閲覧確認の手順 ①メールを受信した後 メール下段のURLから 携帯サイトにアクセスします。 ②学校コード・保護者ID・ 保護者パスワードを 入力してログインします。 ４ 送信方法 ＊【先生側】誰がメールを確認したかを見る手順 先生メニューの過去の送信メールの一覧から、「数字/数字」をクリックします。 ｢3/16」等の数字は、閲覧人数を示します。（閲覧者数／保護者数） ［結果表示］をクリックすると、保護者の内訳が 見られます。 ● アンケートメール 保護者に選択形式や自由記述式の アンケートを送ることができます。 ＊送信手順②で「アンケート」を選び、 ③で選択肢を作成してください。 ＊保護者は閲覧確認と同じ手順で 携帯サイトからアンケートに答えます。 27 第５章 名簿管理 保護者登録には、児童生徒IDとパスワードが必要です。 ここでは、児童生徒IDの確認・変更方法や、転入出時の処理方法をご紹介します。 ＊名簿管理の基本 ・ 児童生徒の名簿管理は、「eライブラリ先生」から行います。（「eライブラリ先生」の開き方は、P.10①） ・ 連絡メールのご利用には、全児童生徒の名簿登録が必要です。 名簿を登録すると、児童生徒一人一人にIDとパスワードが発行されます。（名簿登録の手順はP.10） IDは一人一人異なり、保護者はそのIDを使って保護者登録を行います。 ・ IDはシステム側で自動的に決まるため、任意の数字にすることはできません。 また、IDは変更したり削除することはできません。在学中はずっと同じIDを使用してください。 ・ 児童生徒IDは、りれきドリルでの学習にも利用します。連絡メールの都合で「使用停止」にしたり、一人 の児童生徒に複数のIDを発行するのはおやめください。 １．児童生徒 IDの確認方法 １．児童生徒IDの確認方法 児童生徒のID・パスワードがわからないときは、以下の手順で確認してください。 ① 「eライブラリ先生」を起動し、［大切な設定］から先生IDとパスワードを入力して ［ログイン］をクリックします。 ＊初期設定でログインできない場合は、P.７の学校管理者 メニューから、「先生のアカウント」でご確認ください。 ＊初期設定＊ 先生ID 100001（半角数字） パスワード teacher（半角英字） ② ［児童（生徒）のアカウント］をクリックします。 ③ 右上の［児童（生徒）アカウント一覧］をクリックすると、 児童生徒のIDとパスワードの一覧を確認できます。 ５ 名簿管理 28 ＊［ファイル出力］をクリックすると、 IDの一覧表をPCに保存できます。 （印刷に便利です） 名前 ID・パスワード ＊名前には「氏名」と「表示名」の 2種類ありますが、保護者に見えるのは 「表示名」です。 ２．転入があったとき ２．転入があったとき 転入生の追加は、以下の手順で設定してください。 ① 「大切な設定」から「児童（生徒）アカウント 一覧」を開き、追加したい児童生徒の 学年を選びます。 ② ［児童（生徒）の追加］をクリックします。 ③ 新しい児童生徒を登録する画面が 開きますので、氏名・表示名・パスワード・ 出席番号を入力し、学級を選びます。 パスワード 氏名・表示名 学級・出席番号 ④ 最後に［登録］をクリックすると、 新しい児童生徒のIDが発行され、 登録は完了です。 ５ 名簿管理 児童生徒を追加した翌日から保護者登録できるようになります。 ＊一人の児童生徒に複数のIDを発行するのはやめましょう 保護者がアドレスを変更したり、保護者IDを紛失したときに「児童生徒IDを使用停止にして、新しい児童生徒ID を発行する」のはおやめください。一人の児童に複数のIDを発行すると、後の混乱の元になります。 児童生徒IDはそのままに、P.24の手順で保護者削除申請の手続きを行ってください。 29 ３．転出があったとき ３．転出があったとき 児童生徒が転出したときは、以下の手順で設定してください。 転出後も転出処理をしないでいると、いつまでも保護者にメールが届いてしまいます。 ① 「大切な設定」から｢児童（生徒） アカウント一覧」を開き、 転出した児童生徒の学年を選びます。 ② 転出した児童生徒の氏名がある行をクリックし、 色が変わったら、［編集］をクリックします。 ③ 児童生徒個人の情報ページが開きますので、 「状態｣のところで「転出｣を選びます。 ５ 名簿管理 30 ④ 最後に［登録］をクリックすると、 転出処理の完了です。 ＊翌日からメールが配信されなくなります。 ４．名前の変更方法 ４．名前の変更方法 児童生徒の名前を変更・修正するときは、以下の手順で設定してください。 ① 「大切な設定」から｢児童（生徒） アカウント一覧」を開き、 変更したい児童生徒の学年を選びます。 児童生徒の氏名がある行をクリックし、 色が変わったら、［編集］をクリックします。 ② 児童生徒個人の情報ページが 開きますので、 「氏名」と「表示名」を変更します。 変更後、［登録］をクリックすると 完了です。 ＊保護者側の画面に表示されるのは 「表示名」です。 名前の変更が保護者側に反映されるのは、翌日からとなります。 ■ 名前の文字化けについて 旧字体などの難しい漢字は、携帯電話では文字化けすることがあります。 「eライブラリ先生」では難しい漢字も登録することができますが、 携帯電話では「？」と表示されてしまいますので、 簡単な字やひらがなに置き換えて登録するのがおすすめです。 ＊例えば、児童名を「山﨑」と登録すると、携帯では「山？」と表示されてしまいます。 髙﨑德塚彅濵瀨賴橫神祥福 郞朗緖鶴昻飯隆曺甁羽館鄕 など ５ 名簿管理 ＊文字化けしやすい文字の例 ＊PCと携帯電話では文字コードが異なることが、文字化けの原因です。 PC（eライブラリ先生）では、「EUC-JP」という文字コードを採用していますが、連絡メールでは携帯電話にも 対応している「ISO-2022-JP」という文字コードを採用しています。 そのため、上記のような「ISO-2022-JP」に対応していない文字は携帯電話では表示することができません。 31 ５．パスワードの変更方法 ５．パスワードの変更方法 児童生徒のパスワードは変更することができます。 数名だけ変更する場合は下記方法を、クラス全員など大勢変更する場合は 次ページの方法をお試しください。 ＊児童生徒のパスワードを全員同じにすると、なりすましや誤登録の原因になります。 ＊パスワードを複雑な英数字にすると、授業で児童生徒が入力したり、保護者が携帯電話で入力する際に不便ですので、 ４～６桁数字がおすすめです。 ＊児童生徒によるパスワード変更 パスワードは、児童生徒が授業でログインした際に各自で変更することもできます。 児童生徒による変更を制限したい場合は、 ［大切な設定］から［児童（生徒）アカウント 一覧］を開いた画面で、「児童（生徒）による パスワード編集を許可する」のチェックを 外してください。 ■ １人ずつ変更する方法 ① 「大切な設定」から｢児童（生徒） アカウント一覧」を開き、 変更したい児童生徒の学年を選びます。 児童生徒の氏名がある行をクリックし、 色が変わったら、［編集］をクリックします。 ５ 名簿管理 ② 児童生徒個人の情報ページが 開きますので、 「パスワード」を変更します。 変更後、［登録］をクリックすると 完了です。 ＊４～８文字の英数字で設定できます。 32 パスワードの変更が保護者側に反映されるのは、翌日からとなります。 ■ まとめて変更する方法 ① ｢児童（生徒）アカウント一覧｣画面で、 変更したい児童生徒の学年を選び、 ［ファイル出力］をクリックします。 ② ［実行］をクリックして保存先を選びます。（デスクトップなど） ③ 保存したデータを開くと、名簿一覧が表示されます。 ＊保存したデータは、CSVというExcelに似た形式になっています。 【PC内に保存されたデータ】 【名簿データ】 ④ 名簿データを編集し、上書き保存します。 ＊「ID」と「ログインID」の列は決して編集しないでください。 ＊作業は1学年ごとに行います。 ５ 名簿管理 ⑤ 先生画面に戻り、［ファイル入力］をクリックし、［ファイル選択］から先ほど上書き保存した 名簿データを選択、［開く］をクリックします。［登録］をクリックすると、変更完了です。 33 ２年目の運用 年度が変わったら 年度が変わったら 年度が変わったときには、児童生徒の名簿の年次更新作業が必要です。 年次更新が終わるまで、メールは配信できませんのでご注意下さい。 保護者は、年度が変わっても登録し直す必要はありません。 ■ ２年目の運用手順 STEP１ 児童生徒の年次更新 進級や新入生の名簿登録などの処理を行います。この作業が終わるまでは、メールを 配信できません。詳しい手順は、「年次更新手順書」をご覧ください。 ＊手順書はお客様サポートサイトからダウンロードいただけます。 STEP２ 新入生への保護者登録文書の作成と配布 保護者登録に必要な３つの情報「学校コード・児童生徒のID・パスワード」を 新入生の保護者に配布します。 STEP３ メール送信開始 予め告知した日時に、第１回メール（テストメール）を配信しましょう。 ＊２年目運用のコツ ・ 担当職員の異動によってメール配信が滞ることのないよう、旧年度内から４月の運用や 引継ぎの計画を立てましょう。 ・ 行事の多い４～５月はメール配信の機会も多いため、年次更新は早めに済ませましょう。 ■ 慎重に始めたい場合 慎重に運用を進めたい場合は、以下のステップもおすすめです。 ●「連絡メールの保護者登録について（再配布用）」の配布 前年度に登録を済ませた保護者は、登録し直す必要はありません。ただし、未登録者への登録を 促したり、IDを紛失した保護者への再通知のために、「保護者登録再配布文書」を全保護者に 配るのもおすすめです。＊文書はお客様サポートサイトからダウンロードいただけます。 ● 新入生の保護者への説明会の実施 ⇒P.17 入学式やPTA総会の際に、連絡メールの特長や運用内容について簡単に説明します。 ＊登録率をアップしたい！ 34 メールをあまり配信せずにいると、保護者登録数はなかなか伸びません。 保護者登録数を増やしたいときには、「便利なメールを配信する」のがおすすめです。 例えば、翌月の行事予定を毎月末に配信すると、保護者は携帯電話で行事予定を いつでも確認できるため、とても便利です。 ■ 保護者登録したのに、メールが届かない 【よくある原因】 ・ 登録後にアドレスを変更した（⇒アドレス変更手続きP.21） ・ 迷惑メール対策設定でメールがブロックされている （⇒迷惑メールの設定P.23） ・ 登録時に「全ての連絡をメールで受け取る」を選んでいない （⇒P.21の「保護者パスワードの 変更方法」を参考に、「基本情報設定」内の「メール受信変更」から設定を変更してください） ・ PCから登録した場合、アドレスを打ち間違えている （⇒アドレスの変更方法P.23） よくある質問 ■ 保護者からよくある質問 ■ 保護者登録ができない 【携帯から：空メールに返信が来ない】【登録完了メールが来ない】 ・ 迷惑メール対策設定を変更する必要があります。（⇒迷惑メールの設定P.23） ・ アドレスに「/」「!」「?」が含まれている場合は、PCから登録を行ってください。 【PCから：専用ページでログインすると、学習画面になってしまう】 ・ 児童生徒IDも入力していませんか？最初は学校コードのみを入力して、［ログイン］をクリックしてください。 【学校側の原因】 ・ 「eライブラリ先生」の名簿で状態が「使用停止」になっていたり、学級が未設定になっていませんか？ ・ 名簿登録と同日に保護者登録を試していませんか？保護者登録は翌日から可能となります。 ■ メールアドレスを変更したい ・ アドレス変更は保護者ご自身で行っていただきます。（⇒携帯から変更P.21、PCから変更P.23） ・ アドレス変更には保護者IDと保護者パスワードが必要です。 ■ 保護者IDとパスワードとは？ ・ 登録完了メールに記載された、保護者専用のID（１０ケタ）とパスワードです。児童生徒のID（８ケタ） とパスワードとは異なります。個人情報保護のため、学校でもヘルプデスクでもお調べできません。 ■ 保護者IDと保護者パスワードを忘れてしまった ・ アドレスが変わっていない場合は、登録したアドレスに保護者IDとパスワードを再度送信することが できます。（⇒携帯から再送信P.21、PCから再送信P.23） ・ すでにアドレスが変わっている場合は、学校側で保護者登録を削除した後、改めて保護者登録を 行ってください。（⇒P.24） ■ 児童生徒の氏名が文字化けしている ・ 旧字体などの難しい字は、携帯電話では表示できません。児童生徒の名簿側で、似た字やひらがなに 変更するのがおすすめです。 文字化けしていても、登録や受信に支障はありません。 （⇒P.31） ■ メールの受信をやめたい ・ P.21「保護者パスワードの変更方法」を参考に、携帯サイトにログインして、［基本情報設定］から 「保護者IDの消去」を行ってください。 ＊児童生徒IDは授業でも利用しますので、名簿側で「使用停止」にしないでください。 ＊卒業・転出時は名簿側で処理しますので、保護者側の上記作業は不要です。 35 よくある質問 ■ 先生からよくある質問 前ページの「保護者からよくある質問」とあわせて、ご参考にしてください。 ■ 学校コードを知りたい ・ 「eライブラリ先生」からご確認いただけます。 （⇒P.10③） ■ 児童生徒のIDとパスワードを知りたい ・ 「eライブラリ先生」からご確認いただけます。 （⇒P.28） ■ 保護者登録一覧を見たい ・ 送信専用ページからご確認いただけます。 （⇒P.25） ■ 児童生徒IDを削除したい ・ 児童生徒IDは削除できません。状態を転出や使用停止にしてください。 （⇒転出手順P.30） ・ アドレスを変更したいが保護者ID等が不明な場合は、児童生徒IDはそのままにして、 保護者登録削除申請を行ってください。（⇒P.24） ■保護者登録を削除したい ・ 保護者登録削除申請書に必要事項を記入のうえ、ヘルプデスクまでFAXをお送りください。 （⇒P.24） ・ 卒業や転出時は、「eライブラリ先生」の名簿側で卒業・転出処理を行うことで、メールが送られ なくなりますので、削除を行う必要はありません。 ■ 職員もメール受信したい ・ オリジナルのクラスを作成して、職員を登録することができます。 （⇒職員のメール受信P.６） ■ 部活動や特別支援学級を対象に配信したい ・ オリジナルのクラスを作成して、児童生徒を登録することができます。 上記の職員のメール受信と同じ手順です。 ■ メールが確実に届いているか知りたい ・ 通常のメールでは、保護者側が確実に受信したかは確認できません。 閲覧確認メールをご利用ください。 （⇒閲覧確認メールP.27） 36 【2011年6月発行版】