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操作マニュアル - 有限会社 テクノウィングス
操作マニュアル ●本の入力も、貸出、返却処理もバーコードで簡単に！ ●ISBN バーコードの読みとりで、各項目が簡単に入力！ 有限会社 テクノウィングス 2014 年 11 月 20 日現在 目 次 快適にご使用いただくために........................................................................................................................ 2 １、メニュー画面 .............................................................................................................................................. 3 ２、資料の入力・管理画面 ............................................................................................................................ 4 ３、利用者管理画面 ....................................................................................................................................... 8 ４、貸出処理 .................................................................................................................................................. 10 ５、返却処理 .................................................................................................................................................. 12 ６、資料検索 .................................................................................................................................................. 13 ７、予約処理 .................................................................................................................................................. 14 ８、環境・項目の設定 ................................................................................................................................... 15 ９、印刷・統計................................................................................................................................................ 18 印刷関係 ................................................................................................................................................... 21 印刷箇所の指定 ...................................................................................................................................... 21 印刷画面におけるメニューバーの説明 ................................................................................................ 21 印刷のページ設定 ................................................................................................................................... 21 印刷サンプル ............................................................................................................................................ 23 【データの最適化について】 ........................................................................................................................ 28 - 1 - 快適にご使用いただくために ①タスクトレイに常駐するようなソフトは極力使わない。 常駐ソフトとは、パソコンの起動とともに同時に起動して、すぐ使える状態のプログラムやパソコ ンの起動中、常に動作しているプログラムをいいます。その多くは画面右下のタクストレイに表示さ れています。常に動作しているため、ハードディスクからメモリ上に呼び出されています。日本語入 力ソフトやウィルス対策ソフトなどがこれに当たります。 この常駐ソフトが多いほど、パソコンの起動自体が遅くなったり、余分なメモリを消費するので、ソ フトの設定で「タスクへの常駐」を外すか、「Windows起動時に同時に起動する」設定などを外しまし ょう。 ②Windowsを自動更新にしておく。 Windows Updateを行うことでセキュリティも高くなります。ブロードバンド環境では常にインターネ ットに接続されている環境なので、セキュリティ ホールは常に修正しておかなければ、ウィルスなど 悪意のある攻撃者に狙われやすくなります。このセキュリティ上の不安を取り除くためにも、自動更 新機能を使って常に最新かつセキュリティが保護された状態にしましょう。 ③画面について Windows7をお使いの場合は、「コントロールパネル→個人設定→Windowsクラシック」を選択し てお使いになることをお薦めします。また、解像度が高過ぎると画面が小さくなってしまいますので 見やすいように解像度を調整してください。 ④Windowsのユーザー権限について 基本的には「管理者権限」でご使用いただきたいのですが、そうでなければ、管理者権限で、ユー ザーに対して「C:\tosyo60」フォルダーに対する「フルコントロールの権限」を与えてください。 「読み取り専用」では動作いたしません。 ５．推奨するウィルス対策ソフト Microsoft Security Essentials http://www.microsoft.com/security_essentials/?mkt=ja-jp - 2 - １、メニュー画面 基本的な操作 上 段 には、今 日 の日 付 、学 校 または図 書 館 名 、終 了 ボタンがあります。 終 了 する場 合 は右 上 の終 了 ボタンを押 してください。 そのほか、中 段 には作 業 に応 じておもなボタンが６つあります。 下 段 には、システムの最 終 バージョン、システムが更 新 された日 付 のほか システムアップデートへのリンクがあります。 月 に一 回 程 度 、最 新 バージョンがないかご確 認 ください。 資料の入力・管理 新 たに受 入 れた図 書 などの資 料 の登 録 ・編 集 を行 います。 資 料 別 の貸 出 状 況 も確 認 できます。 利用者入力・管理 利 用 者 の登 録 ・編 集 など利 用 者 の管 理 を行 います。 利 用 者 別 の貸 出 状 況 も確 認 できます。 環境・項目の設定 基 本 項 目 設 定 、バックアップや入 力 の設 定 などを行 います。 貸出・返却の処理 資 料 の貸 出 処 理 及 び返 却 処 理 を行 います。 もっとも利 用 される画 面 は、メニューを介 さず相 互 に画 面 移 動 ができます。 資料の検索・予約 資 料 の検 索 や貸 出 状 況 、予 約 状 況 を確 認 し、予 約 も行 えます。 帳票の印刷・統計 印 刷 帳 票 類 のプレビュー、印 刷 を行 います。 必 要 なものはEXCELに出 力 もできます。 - 3 - ２、資料の入力・管理画面 書籍JANコード 「資料の入力・管理」画面を開いた段階で、このフィールドにカーソルが移ります。ここ で本の裏側にある書籍JANコード上段(ISBNコード)を読み込んでください。バーコードリ ーダーがない場合は「9」から始まる13桁の数字を入力し、「Enterキー」を押してくださ い。 インターネットに接 続 されている場 合 は、書 籍 JANコード(ISBNコード)から書 籍 データを 検 索 し、タイトル、請 求 記 号 、著 者 名 、出 版 年 月 、出 版 者 、大 きさ、価 格 、シリーズ、番 号 、ヨミなどが自 動 入 力 されます。また、サブタイトルがある場 合 は、備 考 欄 にサブタイ トルが入 力 されます。請 求 記 号 に基 づいて日 本 十 進 分 類 法 （NDC）の類 目 コード、綱 目 コード、要 目 コードが自 動 入 力 されます。 バーコードが無 く、「4-1234-5678-9」のようにISBNのみがある場 合 は、そのままISB Nコードを入 力 して「Enter」キーを押 してください。 ISBNの無い本 古い本や自費出版の本など、ISBNの無い本は、タイトル（書名）や責任表示（著者名） などから検索が可能です。100％検索できる訳ではありませんが、その際は、タイトルや 責任表示などはキーボードから手入力で行ってください。 新規作成画面(F3) 画 面 を開 くと常 に最 終 レコードへ移 動 します。「新 規 画 面 へ」ボタンを押 すと新 規 画 面 開 かれます。(ファンクションキーF3ボタンで同 じ動 作 をします。) 最 終 レコードではない場 合 、「新 規 画 面 へ」ボタンは使 用 不 可 になります。図 書 IDにつ いては、連 番 がつけられますが、番 号 の途 中 にあるデータを削 除 した場 合 は欠 番 とな ります。また、任 意 の番 号 を入 力 すると、そこからの連 番 となります。任 意 の番 号 は必 - 4 - ず「0」も含 む環 境 ・項 目 の設 定 で指 定 している図 書 IDの桁 数 にしてください 。 図書ID 図 書 IDは、図 書 データを管 理 する唯 一 の識 別 番 号 で、既 定 では7桁 の連 番 になって います。通 常 は「0000001」からスタートしますが、任 意 の番 号 からスタートすることも、 変 更 することも可 能 です。（ちなみに、利 用 者 IDは既 定 で6桁 の数 字 で管 理 し、入 力 ミ スを防 いでいます。） 図 書 IDは、単 純 に本 を識 別 する番 号 です。重 複 するとエラーになりますので唯 一 の 番 号 でなければなりません。また、任 意 の番 号 を入 れても、新 規 入 力 時 に最 後 の番 号 からの連 番 となりますので、図 書 IDに分 類 など、意 味 のある番 号 を持 たせないようにし てください。 資料区分 図 書 、雑 誌 などを選 択 します。既 定 値 は「図 書 (和 書 )」になっていますが、一 度 変 更 すると前 回 入 力 の値 が次 回 から既 定 値 になります。内 容 は「環 境 ・項 目 の設 定 」の「基 本 項 目 設 定 」から編 集 が可 能 です。 タイトル、責任表示 タイトル(図 書 名 )、責 任 表 示 (著 者 名 )は、自 動 入 力 されますが、追 加 、修 正 も可 能 で す。 書名ヨミ、著者ヨミ タイトル及 び責 任 表 示 の読 みをカナ入 力 します。 （この読 み仮 名 はすでにデータとしてあるものを参 照 している場 合 もありますが、場 合 によっては、EXCELが持 っている「ふりがな機 能 」を利 用 しています。したがって、EXCE Lがインストールしていない場 合 は、ヨミが入 力 されなかったりする場 合 がありますの で、その際 は手 入 力 でヨミを入 力 してください。また、必 ずしも正 しい読 み仮 名 になると は限 らないので、その際 も手 作 業 で修 正 をお願 いします。） ※入力欄 を「ダブルクリック」することで、ヨミの入力が行えます。 出版地、出版者、出 出 版 地 は東 京 が既 定 値 で入 力 されます。これは編 集 可 能 です。出 版 者 、出 版 年 は 版年 自 動 入 力 されます。 シリーズ、番号 シリーズ名 、シリーズNo.が自 動 入 力 されます。 版表示 版 に関 する事 項 、手 入 力 で行 ってください。 件名 資 料 の主 題 や形 式 を表 す言 葉 （キーワード）です。 自 動 入 力 されますが、できない場 合 は手 入 力 で行 ってください。 注記 注 記 は自 動 入 力 されますが、できない場 合 は手 入 力 で行 ってください。 価格 価 格 は自 動 入 力 されますが、できない場 合 は手 入 力 で行 ってください。 予備分類 独 自 に分 類 する場 合 に利 用 してください。「基 本 項 目 設 定 」から編 集 が可 能 です。 請求記号 請 求 記 号 とは、日 本 十 進 分 類 法 （NDC）に基 づく1000分類 の要 目 コードで、細 目 の小 数 点 がつく場 合 もありますが、この番 号 順 に本 棚 の整 理 を行 うことが国 内 の図 書 館 で は標 準 となっています。 ※ 万一、最初の検索で請 求記 号が入 力 されない場 合は、請 求記 号入力 欄を「ダブ ルクリック」することで、別ルートで請 求記号 だけを検索 します。 NDC分類 日 本 十 進 分 類 法 (NDC9版 )に基 づく分 類 が、類 目 、綱 目 、要 目 で分 類 されます。分 類 記 号 は、請 求 記 号 に反 映 されます。 Web参照ボタン 「国 立 国 会 図 書 館 サーチ」、「Amazon参 照 」、「Google参 照 」、「紀 伊 国 屋 参 照 」と４つ のサイトを参 照 することができます。状 況 に応 じてご活 用 ください。 - 5 - 巻次 「第 1巻 」「第 2巻 」、「上 巻 」「下巻 」などを手 入 力 します。 著者記号 著 者 名 ヨミの最 初 の2文 字 が入 力 されます。 あらすじ 児 童 図 書 などはあらすじが自 動 入 力 されます。 形態 ページ数 と大 きさ(長 さ)が自 動 入 力 されます。 ISBN ISBNコードが自 動 入 力 されます。 NDLリンク データを参 照 している国 立 国 会 図 書 館 サーチへのリンク先 です。 備考 備 考 入 力 欄 です。 雑誌コード 資 料 区 分 が「雑 誌 」の場 合 のみ使 用 します。共 通 雑 誌 コード管 理 センターが発 行 する5 桁 のコード、または定 期 刊 行 物 コードを入 力 してください。 (これによるタイトルなどの自動 入力はできません。) ＩＳＳＮ 資 料 区 分 が「雑 誌 」の場 合 のみ使 用 します。逐 次 刊 行 物 を識 別 するための番 号 です。 これによるタイトルなどの自 動 入 力 はできません。 号数、特集記事 資 料 区 分 が「雑 誌 」の場 合 のみ使 用 します。号 数 と特 集 記 事 を入 力 してください。 発注日、受入日 発 注 日 、受 入 日 は、その日 の日 付 が自 動 入 力 されます。これはキーボードで修 正 も可 能 です。 受入区分 「購 入 」「寄 贈 」などの区 分 を選 択 します。項 目 は、「環 境 ・項 目 の設 定 」の「基 本 項 目 設 定 」から変 更 が可 能 です。 貸出禁止 「貸 出 許 可 」か「貸 出 禁 止 」かを選 択 します。「貸 出 禁 止 」となった資 料 は貸 出 すことが できません。 - 6 - 除籍紛失年月日 除 籍 または紛 失 が確 定 した日 付 を入 力 します。 複製 レコードの最 後 に同 じデータを複 製 します。日 付 は処 理 日 となります。 一覧表示1 資 料 データを検 索 、移 動 する際 に利 用 する一 覧 表 です。ここでも資 料 検 索 画 面 のよう に検 索 が可 能 です。「詳 細 へ」ボタンを押 すと該 当 のページへ移 動 します。 一覧表示2 エクセルのようなデータシート形 式 で一 覧 表 を見 ることができます。ここでの修 正 も可 能 です。 最終へボタン 一 覧 表 示 １で移 動 し、最 終 レコードへ戻 る場 合 に使 います。 データの削除 図 書 が廃 棄 処 分 になったりした場 合 などに、削 除 できます。 検索( 双 眼 鏡 )ボタ タイトル欄 やあらすじ欄 などにカーソルを当 てて、「双 眼 鏡 」ボタンを押 すと文 字 の一 部 ン での検 索 が可 能 です。 入力設定 「自 動 個 別 」は、１回 ずつデータを参 照 に行 き確 認 が可 能 です。 「自 動 連 続 は」入 力 後 にすぐ新 規 入 力 画 面 になります。 手 動 入 力 は、データ参 照 せずに、すべて 手 入 力 の場 合 使 います。 貸出履歴 各 資 料 ごとに、貸 出 の履 歴 を確 認 することができます。貸 出 一 覧 データは「環 境 ・項 目 の設 定 」からEXCELで出 力 することもできるほか、「帳 票 の印 刷 ・統 計 」から削 除 するこ ともできます。 図書IDについて すでに図 書 IDのバーコードシールが貼 ってあり、チェックデジット用 の数 字 が余 分 に入 っているバーコードの場 合 は、「環 境 ・項 目 の設 定 」→「図 書 ID桁 数 」で指 定 した桁 のみを読 み込 みます。これが適 用 されるのは、「貸 出 処 理 」 「返 却 処 理 」「資 料 の入 力 ・管 理 」部 分 のみですので、他 では桁 数 にご注 意 ください。 保存ボタンについて 画 面 右 下 にある保 存 ボタンを押 さなくてもデータの保 存 はされますが、入 力 中 に「一 覧 表 示 」を見 るときには入 力 中 の本 がすぐに一 覧 に反 映 されません。その際 に、この保 存 ボタンを押 してください。 ISBN検索による書籍データ参照入力について 書 籍 データの入 力 にあたっては、国 立 国 会 図 書 館 サーチAPIを利 用 しています。しかし、すべての本 がここで参 照 できる訳 ではありません。また、書 名 ヨミや著 者 ヨミなどが正 確 に反 映 されない場 合 もあります。その場 合 は、手 入 力 での修 正 、編 集 を行 うようにしてください。 そのほか、請 求 記 号 、NDC分 類 なども取 得 できない場 合 があります。その際 は、請 求 記 号 入 力 欄 を「ダブルクリ ック」することで請 求 記 号 のみを参 照 取 得 するようにしていますが、いずれも参 照 取 得 できない場 合 は、キーボード から分 類 を入 力 してください。 (注) インターネット環境によっては、入 力されるまでに1～2秒 程度かかる場合 があります。 ※ 万 一 、ネット接 続 されているのにISBN検 索 からの書 籍 参 照 入 力 ができない場 合 は、「閲 覧 禁 止 サイト」など の規 制 が考 えられます。貴 団 体 の情 報 管 理 担 当 の方 にご確 認 ください。 - 7 - ３、利用者管理画面 利用者ID、登録日 利 用 者 IDは既 定 値 で6桁 の数 字 で管 理 されます。(桁 数 は5桁 ～8桁 の変 更 が可 能 です。)図 書 IDと異 なる桁 数 にすることで、貸 出 しなどの入 力 ミスを防 ぐことができます。 「利 用 者 ID」ラ ベ ル を ダ ブ ル ク リ ッ ク す る こ と で 任 意 の番 号 からスタートできます。 ただし必 ず「0」を含 む「桁 数 」の番 号 にしてください。桁 数 は入 力 後 は変 更 しないでくだ さい。 登 録 年 月 日 はカレンダーボタンで必 ず入 力 してください。 利用者区分 「教 師 」や「生 徒 」などの区 分 を選 択 します。項 目 は、「環 境 ・項 目 の設 定 」の「基 本 項 目 設 定 」で変 更 が可 能 です。 住所及び氏名入力 郵便 番号 を入 力することで、住所が自動で入力 されます。(ただし、この機 能を使うに は、Microsoft Office2003以上がインストールされている必要があります。) 地番などは 手で入力をお願いします。氏名を入力することで、フリガナが自動で入力されます。( フリ ガナの修正は可能です。) その他の入力 生 年 月 日 を入 力 する場 合 は月 日 入 力 ボタンを押 してください。 (生 年 月 日 欄 に直 接 「1960/4/10」や「S55/9/15」のように入 力 することも可 能 です。) 年 齢 は自 動 で計 算 されます。 新規作成画面 画 面 を開 くと常 に最 終 レコードに移 動 します。「新 規 画 面 へ」ボタンを押 すと新 しい画 面 に移 動 します。利 用 者 IDについては、連 番 がつけられますが、途 中 のデータを削 除 した場 合 の利 用 者 ＩＤは欠 番 となります。 - 8 - 一覧表示1 利 用 者 データを検 索 、移 動 する際 に利 用 する一 覧 表 です。名 前 欄 などにカーソルを当 てて、「双 眼 鏡 」ボタンを押 すと文 字 の一 部 での検 索 が可 能 です。「詳 細 へ」ボタンを押 すと該 当 のページへ移 動 します。 一覧表示2 エクセルのようなデータシート形 式 で一 覧 表 を見 ることができます。ここでの修 正 も可 能 です。ただし、一 部 のデータは数 字 の「コード」で保 存 されている場 合 もありますの で、編 集 、追 加 の際 には、ご注 意 ください。 最終へボタン 一 覧 表 示 １で移 動 し、最 終 レコードへ戻 る場 合 に使 います。 登録者の抹消ボタ 登 録 者 のデータが抹 消 されます。 ン 利用者カード印刷 利 用 者 カードは、「帳 票 の印 刷 ・統 計 」からも印 刷 は可 能 ですが、ここでは個 別 に印 刷 することも可 能 です。 貸出状況印刷 利 用 者 毎 の期 間 内 の貸 出 状 況 を印 刷 できます。 貸出状況 各 利 用 者 ごとに資 料 の貸 出 ・返 却 状 況 がわかります。 利 用 者 ごとの貸 出 状 況 は、「帳 票 の印 刷 ・統 計 」でも「利 用 者 別 貸 出 状 況 」や「利 用 者 別 貸 出 リスト」として印 刷 ができるほか、EXCEL形 式 での出 力 も可 能 です。 - 9 - ４、貸出処理 処理の流れ 貸 出 処 理 画 面 を開 くと、貸 出 番 号 が自 動 入 力 されて、新 規 画 面 が開 かれて、利 用 者 ID欄 にカーソルがセットされます。利 用 者 カードなどからバーコードで利 用 者 ＩＤを読 み取 ることで、登 録 している利 用 者 名 が右 側 に表 示 されます。もちろん手 入 力 での利 用 者 ＩＤ入 力 も可 能 です。（ここでは、利 用 者 ID「000123」の場 合 、「123」と入 力 するだ けでもOKです。） 一 人 当 たりの貸 出 限 度 冊 数 は、「環 境 ・項 目 の設 定 」で設 定 ・変 更 が可 能 です。初 期 値 は「5冊 」となっています。未 返 却 となっている冊 数 が上 段 に下 段 左 側 に貸 出 可 能 数 が表 示 されます。 未 返 却 数 の横 にある「詳 細 」ボタンを押 すことで未 返 却 の内 容 がわかるようになって います。 利 用 者 ＩＤ入 力 後 は、図 書 ＩＤにカーソルが移 動 します。 ここで、貸 し出 す本 の図 書 ＩＤバーコードシールを読 み込 むことで、図 書 名 のほか、貸 出 年 月 日 、返 却 期 限 日 が自 動 入 力 され、次 の図 書 ＩＤにカーソルは移 動 します。限 度 を 超 えた場 合 、または「貸 出 禁 止 」の場 合 は貸 し出 しができません。 貸 出 日 付 は、今 日 の日 付 が自 動 入 力 されます。日 付 を変 更 したい場 合 は右 側 の調 整 ボタンで調 整 を行 ってください。 また、返 却 処 理 についても「メニュー画 面 」に戻 らなくても、「返 却 画 面 へ」ボタンを押 すことで直 接 移 動 することが可 能 です。 - 10 - 画 面 が開 いたときに、新 規 画 面 ではなく最 終 レコード画 面 が開 くように設 定 したい 場 合 には、「環 境 ・項 目 の設 定 」の「パスワード及 び自 動 入 力 設 定 」画 面 から変 更 が可 能 です。 貸出日数の設定 貸 出 日 数 は、「環 境 ・項 目 の設 定 」の「貸 出 期 限 日 数 の編 集 」から日 数 の変 更 が可 能 です。おおむね一 度 設 定 すると、そうそう変 わらないと思 いますが、ここでは3段 階 で 貸 出 日 数 を変 更 することが可 能 です。 一覧表示 資 料 入 力 や利 用 者 入 力 と同 じように、移 動 する場 合 は一 覧 表 示 を使 います。 貸 出のみを生 徒などに行わせる場 合は、移動や削除ができないようにパスワードをか けることができます。「環 境・項 目の設 定」の「パスワード及び自動 入力設 定」をご覧く ださい。 利用者貸出履歴 貸出票印刷ボタン 入 力 した利 用 者 の貸 出 履 歴 を参 照 することができます。 利 用 者 が、返 却 期 限 を忘 れないように「貸 出 票 」を印 刷 することが可 能 です。印 刷 ペ ージ設 定 は「A5版 横 」になっています。 印 刷設 定の変 更はできないので、A5版横 サイズが使えるプリンターでのみご利用 く ださい。 貸 出票のコメントは、下 段にある「貸 出票コメント」で変更 することが可 能です。 - 11 - ５、返却処理 処理の流れ 「図 書 ID入 力 」欄 で返 却 された本 の図 書 IDを読 み込 みます。 該 当 する本 がすぐ見 つかり返 却 処 理 が終 わると「返 却 日 が入 力 され」下 の段 に移 動 します。図 書 IDを読 み込 まずに一 覧 で見 つけて、返 却 ボタンを押 すだけで、返 却 処 理 は完 了 します。 返 却 日 は、その日 の日 付 がディフォルトで表 示 されますが変 更 することも可 能 です。 また、返却 された本が予約 中の場合は、「○○さんが予 約しています」というメッセー ジが表 示されますので、本を書 架に戻 さずに別置 し、予 約画 面に移り「通 知書」を印 刷 して予 約者に貸 出可 能になったことを連絡 してください。 ※ 返 却 済 一 覧 データは印 刷 することも可 能 です。ただし、返 却 済 一 覧 データはシ ステムを終 了 すると削 除 されてしまいますので、一 日 の中 でシステムを何 度 も終 了 をさせる場 合 はご注 意 ください。 - 12 - ６、資料検索 処理の流れ この画 面 では、登 録 されている本 の検 索 を行 います。 本 の検 索 は、「検 索 項 目 」から、「図 書 ID、タイトル、書 名 ヨミ、責 任 表 示 、出 版 者 、 件 名 」などを選 択 し、「検 索 文 字 列 」に対 象 となる文 字 （部 分 検 索 も可 能 ）を入 力 し て、検 索 ボタンを押 してください。該 当 する本 が表 示 されます。 「検 索 項 目 」または「検 索 文 字 列 」は、２つまで入 力 可 能 です。検 索 条 件 には「部 分 一 致 」のほか「前 方 一 致 」「後 方 一 致 も」選 択 できます。2種 類 の検 索 文 字 列 を入 力 し た場 合 は、「○○」と「○○」を含 むといった「AND検 索 」、「○○」または「○○」といっ た「OR検 索 」も選 択 可 能 です。 分 類 抽 出 の場 合 は、分 類 ジャンルと類 目 を選 ぶことでデータが抽 出 されます。 全 件 を見 たい場 合 は「全 件 表 示 」ボタンを押 してください。す べ て の 本 が 表 示 さ れ ま す。請 求 記 号 で本 の場 所 がわかるようになっているほか、貸 出 中 の場 合 は「状 態 」に表 示 されます。 本 の予 約 を行 う場 合 は、「予 約 対 象 」から「予 約 」ボタンを押 すことで、予 約 画 面 に 移 動 しますので、そこで利 用 者 IDを入 力 して予 約 処 理 を行 ってください。 また、検 索 したデータや抽 出 したデータはエクセルファイルとして保 存 することも可 能 です。この画 面 から、ほかの画 面 へ移 動 できないように、パスワードをかけることも できます。「環 境 ・項 目 の設 定 」の「パスワード及 び自 動 入 力 設 定 」画 面 をご覧 くださ い。 - 13 - ７、予約処理 処理の流れ この画 面 では、本 の予 約 を管 理 します。 予 約 は「資 料 検 索 」画 面 から行 いますが、資 料 検 索 で「予 約 」ボタンを押 すと、この画 面 に移 動 します。その時 点 では、まだ利 用 者 が入 力 されていないので、この画 面 の 利 用 者 ID欄 をダブルクリックして利 用 者 を選 択 するか、利 用 者 IDを入 力 して予 約 処 理 を確 定 させてください。処 理 欄 には「待 機 」と表 示 されます。 また、予 約 している人 の本 が返 却 された場 合 には「貸 出 可 」という表 示 に切 り替 わり ますので、予 約 してる本 を書 架 に戻 さずに、カウンターで保 管 し、｢通 知 書 ｣を印 刷 して 渡 すか、電 話 などで貸 出 可 能 となった連 絡 をしてください。 予 約 者 が本 を借 りに来 た場 合 は、予 約 画 面 の貸 出 処 理 ボタンを押 すことで、貸 出 処 理 は終 了 します。 複 数 で予 約 している場 合 は、予 約 順 に貸 出 が可 能 となります。 - 14 - ８、環境・項目の設定 基本項目設定 分 類 や区 分 など、データ入 力 時 に選 択 すべき項 目 を追 加 、編 集 することができま す。 図書館情報 貸出期限日数 図 書 館 の基 本 情 報 を入 力 する画 面 です。 この画 面 では貸 出 日 数 を変 更 することが可 能 です。既 定 値 は、10日 、20日 、30日 から選 択 できる ようになっています。日 数 の編 集 も可 能 です。既 定 値 とする部 分 1ヵ 所 にチェックを入 れてください。 ＥＸＣＥＬ入 力 ・出 力 貸 出 一 覧 以 外 は、一 覧 表 でデータを編 集 ・削 除 できます。(練 習 用 に入 力 し たデータなどを一 度 に削 除 できます。また、それぞれ、エクセルファイルで出 力 で きるほか、エクセルから行 単 位 での貼 り付 けも可 能 です。) - 15 - バックアップ・起 動 画面 システム終 了 時 にデータファイルのみをバックアップします。 ここではバックアップ するドライブ及 びフォルダーを指 定 します。 ディフォルトでは「Dドライブ」になっていま す。バックアップファイル名 は、「DATA水 .mdb」のように、DATAの後 に曜 日 が入 った 名 前 で保 存 されます。毎 日 、作 業 を行 っていた場 合 は１週 間 単 位 で上 書 きされてい きますので、1週 間 分 のバックアップが残 されます。万 が一 の場 合 は、直 近 のものから データを復 元 させることが可 能 です。 データのリストア 起 動 画 面 の設 定 OSを変 えた時 など、バックアップしたデータをリストアできます。 システムの起 動 画 面 は、初 期 値 が850×637ピクセルに設 定しています。画 面 に応 じ て変 更 が可 能 です。 その他 設 定 蔵書点検 この画 面 で、すべての資 料 の「図 書 IDバーコード」を読 み込 んでいくことで、蔵 書 の チェックを行 います。 全 資 料 を読 み込 んだ後 に「チェックリスト」を開 いて印 刷 します。「チェックリスト」の 右 側 に「貸 出 年 月 日 」が入 っているものは、貸 出 中 ということになりますが、そうでな いものは「紛 失 」の可 能 性 があります。また、間 違 って同 じ本 を2回 読 込 んでもチェック する機 能 があります。一 回 の点 検 が終 了 した後 は「全 データ削 除 」を押 してください。 チェック用 のデータが削 除 されます。 パスワード及 び自 動入力設定 各 画 面 や処 理 にパスワードを設 定 することができるほか、「資 料 の入 力 ・管 理 」と 「利 用 者 入 力 ・管 理 」で使 われている選 択 項 目 について、初 期 値 を設 定 することが可 能 です。 パスワードは、忘 れないように必 ずメモをとっておいてください。 - 16 - 「パスワード及 び自 動 入 力 設 定 」において「簡 易 画 面 」を選 択 すると、起 動 時 の画 面 が下 記 のように変 わります。利 用 者 に貸 出 ・返 却 を行 わせる場 合 などは、下 記 の 画 面 を選 択 し、「環 境 ・項 目 の設 定 」や「貸 出 一 覧 表 示 不 可 」「予 約 不 可 」などにチェ ックを入 れておけば、セキュリティも強 化 されます。元 に戻 すには、左 下 の「鍵 マーク」 ボタンで、「環 境 ・項 目 の設 定 」画 面 に入 りますが、パスワードをかけていれば、パス ワードが必 要 となります。 図 書 ID桁 数 資 料 入 力 を開 始 する前 に桁 数 を設 定 してください。6桁 から10桁 及 び13桁 から選 択 することが可 能 です。既 定 値 は7桁 になっています。 チェックデジットのあるバーコードであっても、この桁 数 部 分 のみを読 みとります。 ※ 図 書 データ入 力 を行 ってからは、IDの桁 数 変 更 を行 わないでください。エラーの原 因 となります。 利 用 者 ID桁 数 利 用 者 登 録 を開 始 する前 に桁 数 を設 定 してください。6桁 から8桁 までの間 から選 択 することが可 能 です。既 定 値 は6桁 になっています。 図 書 IDのISBN使 用 13桁 のISBNコードを図 書 IDとして使 用 し、貸 出 や返 却 に利 用 できます。 ただし、同 じ本 やISBNコードのない古 い本 の場 合 は、別 途 重 複 しない番 号 やバーコ ードシールが必 要 となりますので煩 雑 となることからあまりお勧 めしません。 利 用 者 一 人 の貸 出 限度 利 用 者 一 人 当 たりの貸 出 冊 数 を入 力 します。初 期 値 は5冊 になっています。貸 出 処 理 ではこれを超 えて貸 し出 すことはできません。これは、過 去 の未 返 却 分 も含 めて カウントしていきます。 また、基 本 項 目 の「利 用 者 区 分 」において、区 分 ごとに貸 出 冊 数 を変 更 することも可 能 です。利 用 者 区 分 に数 字 が入 らなければ、こちらの冊 数 を優 先 します。 警 告 の解 除 Accessランタイムでは、最 初 に起 動 した時 点 セキュリティの警 告 が出 ます。このボタ ンを押 すことで警 告 を解 除 することができます。 作 業 は最 初 の一 回 だけです。 システム管 理 システム管 理 は、システムメンテナンスなどの用 途 で使 用 するもので普 段 は使 用 しま せん。 - 17 - ９、印刷・統計 日計表 資 料 や利 用 者 の登 録 、貸 出 数 、返 却 数 などの毎 日 の本 動 きを日 計 表 とし て印 刷 することができます。「気 がついたこと」や「担 当 者 」は印 刷 後 、手 書 きで 記 載 してください。 利用者一覧 バーコード付 の利 用 者 名 簿 を作 成 します 図書目録一覧 すべての資 料 の目 録 です。 雑誌一覧 資 料 区 分 が雑 誌 のものだけの一 覧 です。 請求記号順図書 セットアップ後 に本 を保 管 場 所 に戻 す場 合 、また蔵 書 整 理 、点 検 を行 う際 など 一覧 にご利 用 ください。 新着図書一覧 受 入 日 が1ヶ月 以 内 の図 書 一 覧 を印 刷 することができます。 受入日順図書一 受 入 日 順 ごとの図 書 一 覧 を印 刷 します。日 付 の新 しいものが最 初 に来 るようになっ 覧 ています。 資料別貸出統計 資 料 単 位 で貸 出 数 の多 いものから表 示 されます。 抽 出 期 間 が適 用 され、EXCEL出 力 もできます。 分類別蔵書数及び NDC分 類 に基 づいて「類 目 、綱 目 別 の蔵 書 数 、貸 出 数 」を印 刷 できます。 貸出数 抽 出 期 間 が適 用 され、EXCEL出 力 もできます。 利用者別貸出統 利 用 者 単 位 で貸 出 数 の多 い人 から表 示 されます。(貸 出 のあった人 のみ) 計1 抽 出 期 間 が適 用 され、EXCEL出 力 もできます。 - 18 - 利用者別貸出統 利 用 者 単 位 で貸 出 数 が表 示 されます。(すべての利 用 者 ) 計2 抽 出 期 間 が適 用 され、EXCEL出 力 もできます。 利 用 者 別 貸 出 リス 貸 出 の一 覧 を印 刷 します。 ト 抽 出 期 間 が適 用 され、EXCEL出 力 もできます。 延 滞 リスト 延 滞 リストを印 刷 します。 抽 出 期 間 が適 用 され、EXCEL出 力 もできます。 貸 出 データの削 除 古 くなった貸 出 データを抽 出 期 間 から削 除 することが出 来 ます。 削 除 時 にはクラス単 位 、個 人 単 位 でも削 除 できます。 一 旦 削 除 を実 行 すると元 に戻 せないのでご注 意 ください。 (EXCEL形式で貸出リストを作成 し、保存 しておくことをお奨めします。) 資 料 の廃 棄 処 理 除 籍 紛 失 年 月 日 に日 付 の入 った資 料 の廃 棄 処 理 を行 います。 廃 棄 処 理 の行 った資 料 は廃 棄 済 一 覧 から印 刷 できるほか、エクセルファイルとしても 出 力 ができます。 利 用 者 カード作 成 通 常 のクレジットカードなどと同 じ大 きさで設 定 しています。株 式 会 社 エーワンの名 刺 カード10面 ：51261、または同 等 品 をご使 用 ください。枠 の色 も選 べます。 図 書 ラベル印 刷 本 の背 表 紙 に貼 る図 書 ラベルを印 刷 します。大 量 の場 合 はA4サイズで、少 量 の場 合 はハガキサイズで印 刷 ができます。類 目 指 定 による印 刷 や印 字 項 目 の 設 定 も可 能 です。 - 19 - また、色 や形 など５種 類 のラベルから選 ぶことができます。 図 書 ラベル印 字 項 図 書 ラベル(３段 )に印 字 する項 目 を設 定 することができます。 目設定 図 書 バーコードの 作成 バーコード付 図 書 名 一 覧 を印 刷 します。「76面 シート」、「44面 シート」「44面 (旧 )=図 書 名 も入 ったシール」を選 択 できます。76面 シートは、東 洋 印 刷 の「LDW76X」、その 同 等 品 をご使 用 ください。44面 シートは、東 洋 印 刷 の「LDW44CB」、その同 等 品 をご 使 用 ください。 また、バーコードシールは、図 書 館 名 に代 わり、タイトルや請 求 記 号 、著 者 記 号 な ども印 刷 することが可 能 です。 図 書 バーコードシー ルについて よ り効 率 的 なセット ア ップを 行 うため に、あ ら かじめ 別 途 「 図 書 バーコ ード シー ル」 をご 用 意 されるこ と をお勧 め します。 弊 社 サイト「 図 書 ID バー コードに つ いて」 を ご覧 く ださ い。 http://www.t-wings.jp/tosyo/bar.pdf - 20 - 印刷関係 印刷箇所の指定 利 用 者 カードまたは、図 書 ラベル、図 書 バーコードの印 刷 を行 うときに、印 刷 個 所 を指 定 する画 面 が表 示 されます。ここで印 刷 する利 用 者 IDまたは図 書 IDをそれぞれ 指 定 します。 セットアップ時 に大 半 のデータについてすでにラベルを作 成 した以 後 は、追 加 分 の印 刷 となりますが、図 書 ラベルはハガキサイズのものをご利 用 になられた方 が便 利 かと 思 います。利 用 者 カ ー ド な ど は 、 バ ー コ ー ド を 別 に 印 刷 し 、 カ ー ド に 貼 っ て 利 用 す る方 法 などが便 利 かと思 います。(「図 書 システムの構 築 に向 けて」を参 照 くださ い。) 印刷画面における メニューバーの説 明 ・ ペ ー ジ 設 定 ------- 印刷 時 の余 白 などを調 整 します。 一 度 調 整 すると余 り使 うことはありません。 ・ 印 刷 プ レ ビ ュ ー ---- 印 刷 状 況 を確 認 します。基 本 的 に印 刷 物 はプレビュー 設 定 が行 われているので普 段 はあまり使 いません。 ・ 印 刷 ------------- プリンターを選 んで印 刷 を行 ってください。 ・ 閉 じ る ------------ 印刷 プレビュー画 面 を閉 じるときに使 います。 印刷のページ設定 プリンターによって最 小 余 白 が異 なるために、利 用 者 カードや図 書 ラベルの印 刷 を 行 う場 合 には、必 ずテスト印 刷 を行 ってください。初 期 値 のページ設 定 は下 記 のよう になっていますが、万 一 この設 定 が異 なってしまった場 合 は、下 記 の設 定 を参 考 に微 調 整 を行 ってください。 ・図 書 ラベルの設 定 （ 76面 ） (44面 ) - 21 - ・利 用 者 カード印 刷 の設 定 ・請 求 記 号 シ ー ル （ハガキサイズ） （A4 サイズ） - 22 - 印刷サンプル 日計表 図書目録 新着図書一覧 - 23 - 受入日順図書一覧 利用者別貸出統計 資料別貸出統計 分類別蔵書数・貸出 数 - 24 - 請求記号順図書一 覧 図書ラベル ハガキサイズ(12面) 図書ラベル A4サイズ(80面) 社 会 福 祉 法 人 埼 玉 福 祉 会 が販 売 している「図 書 ラベル（はがき判 三 段 ラ ベル）及 び(A4判 三 段 ラベル)」に合 うように設 定 しています。 参 照 ：http://www.saifuku.com/ ※ 枠 線 を 消 して 印 刷 する 場 合 は、 ペー ジ 設 定 か ら「 デ ータ の み印 刷 」 を選 択 し て くだ さい 。 - 25 - 延滞リスト 貸出リスト 利用者カード作成 （利 用 者 カード大 きさ：名 刺 サイズ55mm×91mm×10） 利用者一覧 - 26 - 図書バーコード作成 図 書 IDをバーコードで印 刷 できます。 図 書 館 名 などの入 った44面 用 と入 っていない76面 を選 択 できます。 番 号 と バーコ ード を 印 刷 済 の シ ール を事 前 に ご提 供 する サービス も ござい ます ので ご 利 用 く だ さい。 ( 「 図 書 シ ステ ム の構 築 に 向 けて」 を 参 照 く ださ い。) 蔵書点検チェックリ スト 実 際 の書 籍 とパソコン上 のデータをチェックします。 チェックリストで点 検 番 号 のない書 籍 が不 明 分 となります。 リストは点 検 順 に並 び、エクセルでも出 力 できます。 - 27 - 【データの最適化について】 お気軽図書館システムはMicrosoft Accessで作成されており、これで作られたシステムのファイル サイズは利用するたびに、肥大化するという傾向があります。そこで、1年に1回程度、データの最適 化を行ってください。最適化の方法は、最新バージョンチェックから「データ最適化ツール」をダウン ロードするか、セットアップCD内に、「データ最適化ツール」が入っていますので、これをインストール 後、実行するだけです。データのファイルサイズが小さくなれば成功です。 また、一 ヶ月 に一 度 程 度 は、最 新 のバージョンをチェックして新 しいバージョンにしてください。 最 新 バージョンのチェックはメニュー画 面 の下 にある「System Update」のリンクをクリックして ください。 【最後に】 お気軽図書館システムは、全国の小規模図書館にご愛用されて、かつその中で多くのノウハウを いただき、そのつど新たなバージョンに反映されてきております。 もし、お気づきの点、新たなアイデアなどがあれば、メール等で結構ですので、ぜひ弊社にお寄せ いただければ幸いです。 また、お気軽図書館システムは、インターネット上の図書検索機能を活用して、本の入力を行うと いう独自の方法で行っていますが、必ずしもすべての本がこの機能により、入力可能なものではあ りません。あくまでも、手入力作業を少しでも軽減させることが狙いであります。また、回線やネット サーバーなどの混雑、トラブルにより、データが取得できない場合や速度が低下することもありえま すので、何卒ご理解のうえ、ご利用いただきますようお願い申し上げます。 お気軽図書館システム 公式サイト http://www.t-wings.jp/tosyo/ 有限会社 テクノウィングス 〒 052-0014 北海道伊達市舟岡町45-15 TEL 0142-82-9007 http://www.t-wings.jp - 28 - FAX 0142-25-3340 Mail: [email protected]