Popular MailChecker（簡易操作マニュアル）

Popular MailChecker
ユーザ操作マニュアル（日本語版）
Popular MailChecker
（Ver.2.0 正式版）
2010 年 4 月 12 日
ポピュラーソフト株式会社
http://www.popular-soft.com/
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
目次
はじめに .................................................................................................................................. 3
共通 ......................................................................................................................................... 4
2.1 起動 .................................................................................................................................. 4
2.2 各画面の表示.................................................................................................................... 4
2.2.1 監視画面の表示......................................................................................................... 4
2.2.1.1 手動表示.................................................................................................................... 4
2.2.1.2 自動表示.................................................................................................................... 5
2.2.2 設定画面の表示......................................................................................................... 5
2.3 終了 .................................................................................................................................. 6
3 監視画面の使い方.................................................................................................................... 7
3.1 画面の見方 ....................................................................................................................... 7
3.1.1 全体の見方 ................................................................................................................ 7
3.1.2 メール詳細とチェックポイントエリアの見方 ......................................................... 7
3.1.3 メールの切り替え ..................................................................................................... 8
3.2 メール再確認.................................................................................................................... 9
3.2.1 メールの送信 ............................................................................................................ 9
3.2.2 メールの削除 .......................................................................................................... 10
3.3 圧縮時の添付ファイル名の変更 .................................................................................... 11
3.4 添付ファイル参照機能 ................................................................................................... 11
3.5 メール本文内容確認機能 ............................................................................................... 12
3.6 メール分割機能 .............................................................................................................. 12
4 設定画面の使い方.................................................................................................................. 14
4.1 設定画面の見方 .............................................................................................................. 14
4.2 デフォルト設定 .............................................................................................................. 14
4.2.1 言語 ......................................................................................................................... 15
4.2.2 ウィンドウ .............................................................................................................. 16
4.2.3 ログ ......................................................................................................................... 17
4.2.4 CC/BCC 設定 ............................................................................................................. 17
4.2.5 ドメイン制限数の設定............................................................................................ 18
4.2.6 自動更新.................................................................................................................. 19
4.2.7 実行モード .............................................................................................................. 19
4.2.7.1 MAPI モードでメール再確認の注意点 ..................................................................... 20
4.2.7.2 MAPI モード使用の前提条件 ................................................................................... 22
4.2.7.3 SMTP モードと MAPI モードの相違点....................................................................... 23
4.3 監視設定 ......................................................................................................................... 24
4.3.1 監視対象外メール ................................................................................................... 25
4.3.1.1 対象外メールアドレスの追加 ................................................................................. 26
4.3.1.2 対象外メールアドレスの削除 ................................................................................. 27
4.3.2 添付ファイル圧縮 ................................................................................................... 28
4.3.2.1 添付ファイル圧縮の設定 ........................................................................................ 28
4.3.2.2 添付ファイルの圧縮ポリシーの追加 ...................................................................... 29
4.3.2.3 圧縮ポリシーの運用 ............................................................................................... 30
4.3.3 警告文字列 .............................................................................................................. 31
4.4 バージョン情報 .............................................................................................................. 32
5 自動更新 ................................................................................................................................ 34
1
2
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
1
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
6
7
8
ライセンスの認証.................................................................................................................. 35
動作環境 ................................................................................................................................ 36
特記事項 ................................................................................................................................ 36
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
2
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
1
はじめに
本書は、クライアント端末上で、メール誤送信を防止する為に作成された、メール監視ツー
ルについての操作マニュアルです。
このメール監視ツールは、メールソフトに依存せずクライアント PC にインストールしてすぐ
使えます。インストール後は、PC よりメール送信するたびに、Popular MailChecker 監視画面
が起動し、to・cc・bcc・添付ファイルなどの関連情報が表示され、送信者に対し、誤りの有無
等について、送信前に事前に確認要求が出されます。不備を発見しやすいようデザインされた
確認画面に沿って、簡単なチェックを行う事により、メール誤送信を防止することが可能とな
ります。
全体のイメージは次の通りです。
送信します
Popular MailChecker
Outlook
本送信します
Outlook express
Becky
Thunderbird
など
SMTP 実行モードの場合は、削除を指示すれば送信せずに送信元
に削除されたことを通知します。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
3
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
2
共通
2.1
起動
自動で起動しますが、手動での起動時はスタートメニューの項目をクリックして起動しま
す。
クリックにて起動後アイコントレー
にアイコンが表示されます。
2.2
各画面の表示
2.2.1 監視画面の表示
2.2.1.1
手動表示
①
アイコントレーにあるアイコンを右クリッ
クすればメニューが表示され、①をクリック
すると監視画面が表示されます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
4
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
2.2.1.2
自動表示
①
送信直後、監視画面が最前面に表示されます。
2.2.2 設定画面の表示
①
アイコントレーにあるアイコンを右クリック
すればメニューが表示され、①をクリックす
れば、設定画面が表示されます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
5
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
2.3
終了
①
アイコントレーにあるアイコンを右クリックすればメニューが表示
され、①をクリックすると、確認メッセージを出し、OK をクリック
する場合は、アプリケーションを終了する。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
6
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
3
監視画面の使い方
3.1
画面の見方
3.1.1 全体の見方
①
②
①：未確認メールリスト
②：メール詳細及びチェックポイントエリア
3.1.2 メール詳細とチェックポイントエリアの見方
①
②
④
③
⑤
⑥
⑧
⑦
⑨
➉
⑪
⑬
⑫
①：メールの差出人
②：メールの件名
③：件名確認のチェックボックス
④：「メールの送信先(CC)自動追加」選択リスト
⑤：「メールの送信先(BCC)自動追加」選択リスト
⑥：メール送信先(To,Cc,Bcc)のメールアドレス一覧
⑦：送信先(To/Cc,Bcc)対象と外部ドメインの数
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
7
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
⑧：送信先(To/Cc,Bcc)対象の数確認のチェックボックス
⑨：添付ファイルの圧縮指示と圧縮ポリシーの選択
➉：添付ファイルを圧縮するファイル名称
⑪：添付ファイル一覧、及び各添付ファイル確認のチェックボックス
⑫：メール本文内容参照、フィルタしたメッセージ
⑬：メッセージ確認済みのチェックボックス
3.1.3 メールの切り替え
未確認メールリストで、対象メールを選択すると、確認メールを切り替えます。
①
①をクリックすると②の内容が変わります。
②
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
8
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
3.2
メール再確認
3.2.1 メールの送信
下記の図の様に、各確認項目のチェックボックスをチェックして送信ボタンを押してメール
を送信します。
① メールの件名を確認します。
② CC、BCC に事前設定した送信先リストを自動的に追加されたことを確認します。
③ 各送信先を確認します。
④ To/Cc、Bcc の件数制御を確認します。
⑤ 添付ファイルを圧縮の選択、及び圧縮パスワードを設定します。
⑥ 添付ファイルを圧縮するファイル名称を入力します。
⑦ 添付ファイル対象を確認します。
⑧ メール本文を確認します。
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
⑨ 送信ボタンより、送信します。
⑩ 送信完了後は、未確認メールリストから該当メールを削除する。メールリスト一覧にメ
ールがない場合は、該当する監視画面が自動に閉じられます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
9
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
3.2.2 メールの削除
削除すると、本送信せずメールを廃棄します。
併せて削除通知を送信元に送信します。ユー
ザ選択より、削除した送信先組合せを誤送信
履歴ファイルへ保存することが可能です。
リストから消去されます
送信元に削除通知メール送信
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
10
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
3.3
圧縮時の添付ファイル名の変更
①
①圧縮時の添付ファイル名は、添付ファイル名を使用して自動的に
ZIP ファイルに圧縮されます。添付ファイルが複数有れば最初のファ
イル名が使用され 1 つの ZIP ファイルに圧縮します。①に表示された
ファイル名を判りやすい任意の名前に書き換えることが可能です。
3.4
添付ファイル参照機能
添付ファイルを送信前に再度確認することが可能です。
①
①の添付ファイル名をダブルクリックすることにより、添付ファイル
の内容確認が可能です。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
11
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
3.5
メール本文内容確認機能
メール本文内容を再確認することが可能です。
①
① をクリックすることにより、メール本文の内容確認が可能です。
メール本文は HTML 形式で表示されます。
3.6
メール分割機能
添付ファイル分割機能が持つメールソフト(例：Outlook Express)を利用する時、メールアカウ
ントにメール送信サイズが設定されている場合、設定のサイズより大きいサイズのメールは分
割送信になります。メールチェッカーで、該当メールの分割された結果の先頭の一通を確認メ
ールとして、メール確認画面が表示されます。
① 設定のサイズより大きいサイズのメールを送信する
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
12
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
② メールチェッカーで、Outlook Express 分割された結果メールの先頭の一通を確認メー
ルとして、メール確認画面が表示されます。該当する場合に、メールの本文、添付ファ
イルは確認することはできません。
「送信」ボタンより、分割された結果メールを全部
送信します。
※ 分割メールは一通ずつでメールチェッカ内部的に分析され、すべての分割メールが分析
完了されるまで、送信ボタンと削除ボタンは利用できない状態となります。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
13
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4
設定画面の使い方
4.1
設定画面の見方
①
②
①：設定可能な項目一覧
②：値確認・変更エリア
4.2
デフォルト設定
設定可能な項目は、言語・ウィンドウ、ログ、CC/BCC 設定、実行モードがあります。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
14
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.2.1 言語
画面文言は日本語、中国語、英語をサポートします。
例：English に変えると画面の文言が変わります。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
15
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.2.2 ウィンドウ
確認画面を常時最前面に表示するよう設定できます。
①
②
①：をチェックし、適用ボタンをクリックすれば、確認画面
が常時最前面に表示できます。下のウィンドウ③をクリック
しても、確認画面が常時最前面に表示されます。
③
②：をチェックすれば、監視画面での「閉じる」
ボタンは利用不可になります。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
16
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.2.3 ログ
Logger Settings は、ログの出力可否や出力（ログファイルを保持する）場所などが、設定でき
ます。ログファイルの最大保持する日数もこの画面にて指定可能です。
①
②
③
①：ログ出力可否のチェックボックス
②：ログファイルを保存する場所
③：ログを保存する日数
を変更し OK ボタンをクリックすると、変更されます。
4.2.4 CC/BCC 設定
メール運用ルールに沿って、関係者への CC、BCC 設定が必要な時は、ポリシー名、対象ド
メイン名、対象メールアドレス等を事前に設定することが可能です。事前に CC/BCC 設定を行う
ことにより CC/BCC に自動的に対象メールアドレスが追加されます。ポリシー名を切り替えるこ
とも可能です。
例：CC、BCC、ドメイン制限設定のサンプル
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
17
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
①
②
③
④
①：CC 設定のサンプル。
②：BCC 設定のサンプル。
③：メールリスト設定のサンプル。③で表示するメールリストは②大阪支社を選
択する時表示するメールリスト。
④：送信先「TO、CC」に、送信者のドメイン以外のドメイン制限数の設定。
※
設定した CC/BCC 又はメールリストに表示するメールアドレスを削除する場合は、
キーボードの「Delete」キーを使ってください。
4.2.5 ドメイン制限数の設定
メールチェッカーは、設定されたドメイン制限数を超えたメールに警告メッセージを
表示する。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
18
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.2.6 自動更新
自動更新とは、更新サーバー上最新バージョンの有無を確認し、自動的に更新する機能です。
①
①：チェックを外すと、自動更新機能は無効になります
①
②
① をチェックして、且つ
②
に URL を設定済みの場合、
次回 MailChecker 起動時、バージョンの自動更新を行います。
（詳しく内容は：
『7 自動更新』章を参照）
4.2.7 実行モード
MailChecker を初回インストールの場合、システムのデフォルト電子メールの設定は
Outlook に設定された場合は、実行モードは自動的に MAPI モードが選択されます。再インスト
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
19
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
ールの場合、ユーザより設定された実行モードを継承します。詳細の設定画面は下記のように
なります。
①
②
①：下書きフォルダ名。デフォルトは「下書き」の名称で設定されます。Outlook
に下書きメール保存フォルダ名が変わった場合は、変わった保存フォルダ名を①
に再指定することが必要です。①に記入した名称が正しくない場合は、メールチ
ェッカーが正しく動作できないことがあります。
②：削除済みアイテムフォルダ名。デフォルトは「削除済みアイテム」の名称で設
定されます。Outlook に削除済みアイテムフォルダ名が変わった場合は、変わった
削除済みアイテムフォルダ名を②に再指定することが必要です。②に記入した名
称が正しくない場合は、メールチェッカーが正しく動作できないことがあります。
4.2.7.1
MAPI モードでメール再確認の注意点
MAPI モードに設定して送信する場合は、メールの送信状態はメーラーにおいて確認すること
ができます。
「MAPI モード」に設定した場合は、Outlook 以外のメーラーにより送信したメールをキャッチ
できなくなりますので、注意のほどお願いします。

Outlook よりメールの送信
Outlook により送信してから、監視画面にメールがキャッチされたとき、このメールを「下書き」
に保持します。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
20
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
21
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル

確認画面にメールを削除
監視画面にて削除する場合、次のメッセージが表示されます。OK にクリックしたら、削除メー
ルは「下書き」から「削除済みアイテム」に移します。
＊ 削除通知メールは送信しません。
4.2.7.2
MAPI モード使用の前提条件
MAPI モードが無効の場合は、次のように、Outlook をシステムのデフォルト電子メールに設定
して、MailChecker を再起動してから、MAPI モードの設定が可能になります。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
22
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.2.7.3
SMTP モードと MAPI モードの相違点
SMTP ポートモードの設定には、監視ポートを追加、削除することが可能です。
MAPI モードの設定には、下書きフォルダ名、削除済みアイテムフォルダ名の指定が可能です。
各モードの機能詳細は下記一覧を参照ください。
動作モード
SMTP ポート
MAPI
項目
メーラーより送信され
た直後の保存先
＊ 注
送信トレイから送信済みイテム
に移動する。
MailChecker よ り 送 信
された直後の保存先
－
MailChecker で 削 除 さ
れたとき
差出人に削除通知メッセージを
送信する。
下書きに保存する。
下書きから送信トレイに移動する。送信
後、送信済みアイテムに移動する。添付フ
ァイルの圧縮指示を行った時、添付ファイ
ルは圧縮された状態となる。実送信が完了
した後は送信済みアイテムに移動する。
メールが削除アイテムに移動する。
「SMTP ポート」と「MAPI」とは同時に使えない
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
23
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3
監視設定
設定可能な項目は、監視対象外メール・添付ファイル圧縮警告文字列があります。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
24
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3.1 監視対象外メール
①にセットされたメールアドレスは、Popular MailChecker の監視対象外となります。
①
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
25
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3.1.1
対象外メールアドレスの追加
①
②
①にメールアドレスを入力し②追加ボタンをクリックす
ると、対象外メールアドレスに追加されます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
26
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3.1.2
対象外メールアドレスの削除
①
②
削除対象メールアドレス①を選び、②削除ボタンを
クリックすると削除対象リストから外されます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
27
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3.2 添付ファイル圧縮
4.3.2.1
添付ファイル圧縮の設定
①
OK ボタンをクリックすると、
①のチェック状態は②のディフォルト値として設定されます
②
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
28
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3.2.2
添付ファイルの圧縮ポリシーの追加
⑤
②
⑦
⑧
①
③
④
⑥
①
ポリシー名、 ②ドメイン名
③
パスワード節１のタイプ、 ④パスワード節１の内容
⑤
パスワード節２のタイプ、 ⑥パスワード節２の内容
⑦
パスワード節３のタイプ、 ⑧パスワード節３の内容
①～⑧の内容を入力して、追加ボタンをクリックすると、圧縮ポリシーが作成されます。
例：図のサンプルの定義なら、システム日付は 2009/11/20 だと、
宛先アドレス：[email protected] が該当し
パスワード：“sample/20091120”です。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
29
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
4.3.2.3
圧縮ポリシーの運用
例：下記のポリシーを準備しておきます。
『ポリシー３』の定義なら、システム日付は 2009/11/20 だと、
アドレス：[email protected] が該当
パスワード：“20091120@20091120”です。
例：
①
②
宛先、CC、BCC にメールアドレスを入力する。(例にて、宛先と CC が入力されなく、
BCC だけ入力しました。)
②を入力して、①をクリックしますと、
④に『ポリシー３』を自動的に選択されました。
(※BCC アドレス③の [email protected] と『ポリシー３』に合っています。)
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
30
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
③
④
⑤
⑤をクリックしますと、
『ポリシー３』定義したパスワードで添付
ファイルを圧縮し、メールを送信します。
4.3.3 警告文字列
メールのタイトルまたは本文に、①に登録した内容が検出された場合は④にメッセージが
表示されます。
メールの本文に、文字の数は②に登録された本文の最大文字数を超えたら、④にメッセー
ジが出されます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
31
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
①
②
③
１
④
１
4.4
バージョン情報
この製品のバージョンなどが表示されます。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
32
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
33
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
5
自動更新
前提条件：オプション→デフォルト設定→自動更新の画面を開きます。
①
②
①をチェックしてください。
②更新サーバーの URL を正しく設定してください。
本ソフトウェア再起動すると、最新版の自動更新を行い
ます。
次へのボタンをクリックと、最新のバージョンが更新されます。
キャンセルのボタンをクリックと、更新がキャンセルできます。
※
自動更新してから、パソコンを再起動してください。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
34
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
6
ライセンスの認証
オプション画面を表示します。
①
②
①をクリックしてから、②をクリックします。
①
②
③
①と②を選んでから、③をクリックすると、終了します。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
35
Popular MailChecker ユーザ操作マニュアル
7
動作環境
動作モード
SMTP ポート
MAPI
項目
SMTP
接続プロトコル種類
動作確認済メールソフト
動作確認済アンチウィルスソフト
動作確認済 OS
制限項目
Outlook2007 SP2
Outlook2003 SP3
Outlook Express 6.0
Windows Mail
Windows Live Mail
Becky! Ver.2.50.07 日本語版
Shuriken 2009 Ver.9.0.1.7
Thunderbird Ver.2.0.0.22
秀丸メール Ver.5.15
Eudora Ver.7Jrev1.0r
AL-Mail32 Ver.1.13a
Opera Ver.10.0
EdMax Ver.5.17
Sylpheed Ver. 2.7.1
Winbiff Ver.2.51 PL2
Norton AntiVirus2006 以降
Kaspersky2009 以降
McAfee Internet Security 7.0 以
降
McAfee Security Center 9.15 以降
Virus Buster 2009 以降
ESET Smart Security 4
AVG Internet Security 8.0
Symantec Endpoint Protection 11
Virus Security ZERO
Windows 7
Windows Vista SP1 以降
Windows XP SP2 以降
Windows 2000 SP4 以降
SSL 等暗号化されたメールは利用で
きない
SMTP
IMAP
HTTP
Exchange サーバー
Outlook2007 SP2
Outlook2003 SP3
アンチウィルスソフトに依存しな
い
Windows
Windows
Windows
Windows
無し
7
Vista SP1 以降
XP SP2 以降
2000 SP4 以降
8
特記事項

MAPI モードでは、SMTP、Exchange Server、IMAP、HTTP の接続プロトコルが利用可能です。

MAPI モードでは、ウィルス対策ソフトおよび SSL 等の暗号化による制限はありません。

SMTP ポートモードでは、SSL 等暗号化されたメールは利用できません。

SMTP ポートモードでは、上記動作確認済み以外の環境は動作保証できません。
© Copyright 2009-2010 Popular Soft Co., Ltd. All rights Reserved
36