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福島工業高等専門学校文書処理規則
福島工業高等専門学校文書処理規則 （最終改正 （昭和６３年３月２３日） （規 則 第 23 号） 平成 19 年 3 月 28 日規則第 27 号） 第１章 総則 （趣旨） 第１条 この規則は，本校における文書の適正，かつ，敏速な処理を図るため必要な事項 を定め，もって事務の能率向上に資するため，この規則を定める。 （定義） 第２条 この規則で文書とは，本校の所掌事務に係る書類で，次の各号に掲げるものをい う。 (1) 起案文書 (2) 本校名若しくは部課名又は職名を宛名とする接受文書 （3） 本校名若しくは部課名又は職名をもって発送する文書 （文書の取扱い） 第３条 文書は，常に丁寧に取扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失し ないよう注意しなければならない。 ２ 文書は，一定の個所に整理して保管し，常にその所在を明らかにしておかなければな らない。 第２章 接受及び配付 （文書の接受） 第４条 文書は，すべて総務課総務企画係 （以下「総務企画係」という｡)において接受 するものとする。ただし，休日又は正規の労働時間以外においては，別に定めるところ による。 ２ 願，届，その他特に簡単な文書は，直接主管の課等で接受することができる。 （文書処理簿等） 第５条 前条第１項によって接受した文書は，親展文書及び特殊文書を除き，総務企画係 において開封点検のうえ，欄外に接受印を押し，課別に分類し，文書処理簿（様式 第 １号）に記入しなければならない。ただし，簡易な文書は，これを省略することができ る。 ２ 人事関係文書（個々の教職員についての人事に関するもの）を接受したときは，前項 の規定にかかわらず総務企画係は，当該接受文書を総務課人事係へ回付するものとする。 ３ 電報は，第４条第１項により接受し，電報受信用紙（様式第２号）に所要事項を記入 し，処理しなければならない。 （文書の記号，番号） 第６条 文書の記号及び番号は，次のとおりとする。 総務課の所掌するもの（人事係に係るものを除く。） 福島高専総第 号 総務課人事係に係るもの 福島高専人第 号 学生課の所掌するもの 福島高専学第 号 ２ 文書番号は，毎年１月１日に始まり１２月３１日に終わる。ただし，その年内に完結 しないものについては，完結にいたるまで同一番号を付するものとする。 （文書処理の総括） 第７条 総務課長は，事務部内の文書処理が的確に行われるよう，文書処理に関する事務 を総括しなければならない。 1 （文書の配付） 第８条 総務企画係で受付された文書は，総務課長を経て主管課長に配付するものとする。 なお，モノづくり教育研究支援センターに関する文書は，技術長代行に配布するものと する。 ２ 前項の主管課長への文書の配付は，次の区分による各課の文書取扱者を通じて行うも のとする。 総務課 主管する係長 人事係長 学生課 主管する係長 （特殊文書等） 第９条 第４条第１項によって接受した文書のうち，親展文書及び特殊文書は，特殊郵便 物受付簿（様式第３号）に記載のうえ，受領印を受け，名宛人に配付するものとする。 ２ 明らかに公文書と認められる親展文書及び特殊文書について，名宛人不在等のため事 務の遂行に支障をきたすおそれがある場合には，前項の規定にかかわらず，総務課長が 開封することができる。 ３ 親展文書で，名宛人又は前項の規定により開封する者が閲覧し，文書処理簿に記載す ることを適当と認められたものは，直ちに総務企画係に回付するものとする。 （配付された文書の処理） 第１０条 各係は，文書の配付を受けたときは，起案又は供閲等の方法により速やかに当 該文書を処理しなければならない。 第３章 起案，合議及び決裁 （起案の原則） 第１１条 起案文書は，原則として原議書（様式第４号）を用い，事案ごとに作成するも のとする｡ （起案文書の作成） 第１２条 文書の起案は，次の各号によるものとする。 （1） 起案文書は，インク等を用い，階書で正しく丁寧に書くよう努めなければならな い｡ （2） 書式は，特別なものを除き左横書きとする。 （3） 起案文書には，必要な関係書類を添付するものとする。 （4） 文書のとじかたは左とじとする。ただし，縦書きのもの及び縦書きの関係書類が， 添付されているものについては，右とじとすることができる。 （5） 電報の起案は，託送電報発信紙（様式第５号）を用い，内容はできるだけ簡略に しなければならない。 （起案文書の区分） 第１３条 起案文書には，当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の最後にかっこ書 き等の方法により明示するものとする。 ２ 前項の文書の区分を例示すると次のとおりである。 （1）通達 法令その他権限に基づいて発する文書 （2）通知 通達以外の文書で所掌事務に関して必要な事項を示達するために発するもの （3）依頼 依頼に関する文書 （4）照会 照会に関する文書 （5）回答 回答に関する文書 （6）契約 契約に関する文書 （7）制定 規則，基準及び内規等の制定に関する文書 （8）報告 官庁その他に報告する文書 （9）供閲 供閲に関する文書 2 (10）申請 許可，認可及び承認等を求めるために提出する文書 （11）上申 人事の上申に関する文書 （12）協議 官公庁等に対する協議に関する文書 （13）証明 校名又は校長名等による事実の証明に関する文書 （14）事務連絡 単なる事務的な連絡文書 （供閲文書） 第１４条 供閲文書は，収受した係において速やかに関係者に供閲するものとする。 （秘密文書の標示及び処理） 第１５条 秘密文書には，原議書及び発送文書にその旨を標示しなければならない。 ２ 秘密文書の処理に当ってば，起案者又は上司が持ち回りして決裁又は承認を受付なけ ればならない。 ３ 秘密文書の取扱いについては，細心の注意を払わなければならない｡ （至急文書の処理） 第１６条 至急文書は，原議書の右上辺に付せんをし，他の文書に優先して処理しなけれ ばならない。 ２ 至急文書は，起案者の持ち回りによって処理することができる。 （合議） 第１７条 起案文書の内容が他の課係等に関係があるときは，起案課係において原議書の 合議欄に合議しようとする課係長名等の職名を記入して合議しなければならない。 ２ 校長及び事務部長名義をもってする対外文書は，総務課長を経由するものとする。 （合議文書の処理） 第１８条 前条により合議を受けた課係等は，合議を受けた文書の回議を終え，遅滞なく 起案課係等に回付するものとする。 （名義及び決裁） 第１９条 文書の名義及び決裁については，別表第１に掲げるところによるものとする。 ２ 校長の決裁を要する起案文書は，あらかじめ事務部長の承認を得るものとする。 （代理決裁） 第２０条 緊急を要する文書で，決裁者が出張等により不在で事務処理上支障をきたすお それがある場合には，特に重要なものを除き，次の各号に掲げるところにより代理決裁 をすることができる。ただし，事後に承認を求めなければならない。 （1） 校長については，事務部長 （2） 事務部長については，起案課の長 （専決） 第２１条 別表第２に掲げる事項の決裁については，第１９条の規定にかかわらず同表の 専決欄に掲げる者が専決できる。 （決裁後の処理） 第２２条 決裁及び承認を得た文書で発送を要するものは，起案者において原議書に決裁 年月日を記入し，直ちに総務企画係に回付しなげればならない。 ２ 総務企画係においては，前項の文書の回付を受けたときは文書処理簿に所要事項を記 載しなければならない。 ３ 前２項の場合において， 同一事項に関する往復文書についての記号，番号は，その 要件の完結するまで最初に受付又は発送した記号，番号を記入するものとする。 ４ 発送文書の日付は，決裁の日とする。ただし，特別の場合は，発送文書の日付を決裁 の日と異にすることができる。 第２３条 規則等は，規則台帳（様式第６号）に年間を通じた 通番号を付さなければな らない。 3 第４章 浄書及び発送 （浄書，照合） 第２４条 発送文書の浄書及び照合は起案課において行うものとする。 （公印の使用） 第２５条 公印の使用は，本校公印規則の定めるところによる。 （発送） 第２６条 発送文書は，起案課において発送準備を行い総務企画係において発送するもの とする。 ２ 文書を発送したときは，文書発送簿（様式第７号）に所要事項を記入し，切手の受払 等は明確にしておかなければならない。 （秘密文書の発送等） 第２７条 秘密文書の浄書，照会，発送等に当っては，その秘密が漏れないように努めな ければならない。 第５章 補則 （補則） 第２８条 この規則の運用に関し，疑義のあるときは事務部長が決定する。 附 則 １ この規則は，昭和６２年４月１日から施行する。 ２ 福島工業高等専門学校文書処理規程（昭和 41 年 4 月 6 日規則第 3 号）は，廃止する。 附 則（平成 13 年３月 23 日規則第 12 号） この規則は，平成１３年４月 １日から施行する。 附 則（平成 16 年 4 月 1 日規則第 29 号） この規則は，平成１６年４月１日から施行する。 附 則（平成 18 年 3 月 30 日規則第 38 号) この規則は，平成１８年４月１日から施行する。 附 則（平成 19 年 3 月 28 日規則第 27 号) この規則は，平成１９年４月１日から施行する。 4 別表第１（第 19 条関係） 文書の名義 事 項 (1) 規則等の制定 (2） 法令に規定する処分庁として法令に基づく処分を行 う文書 (3) 独立行政法人国立高等専門学校機構理事長，文部科 学大臣への申請書，報告書等の文書のうち重要なもの (4） 行政機関，地方公共団体，関係機関及び個人（以下 「行政機関等」という 。)に対して行う協議，通知等 の文書のうち重要なもの (5） 行政機関等に対して行う協議，通知等の文書（前号 及び第７号に掲げるものを除く。） (6) 照会文書に対する回答文書 (7) 資料の配布，会議の連絡等軽微な事項の通知又は依 頼の文書 別表第２（第 21 条関係） 文書の専決 事 項 （共通） １ 法令等に基づく主管官公庁への協議承認等の申請及 び報告に関する軽易なもの ２ 教職員の休暇（教員及び課長以上の職員並びに７日 以上の病気休暇を除く。） ３ 教職員の宿日直勤務の命令に関するもの ４ 教職員の超過労働，休日労働，宿日直勤務等の命令 の報告に関するもの ５ 所掌事務に関する調査，統計，報告等軽易なもの ６ 諸証明に関する軽易なもの （総務課） １ 教職員（主事，副校長及び校長補佐並びに課長以上 の職員を除く。)の内国旅行命令に関するもの ２ 公募の通知及び掲示に関するもの ３ 教職員録等の編集発行に関するもの ４ 任命権を委任されている教職員(教員を除く)の任免 （降任，休職，免職及び懲戒を除く。)及び本給の決定 （降格を除く。)に関するもの ５ 日々雇用職員の採用及び給与の決定に関するもの ６ 教職員の普通昇給に関するもの ７ 教職員の通勤手当の認定，確認並びに決定に関する もの ８ 教職員の履歴事項の追記に関するもの ９ 教職員( 教員を除く。）の研修に関するもの １０ 教職員の退職手当に関するもの １１ 教職員の健康管理に関するもの 5 名 義 校長 校長又は権限を有する者 校長 校長 事務部長 照会文書の発信者に相当 する者 主管課長 名 義 専 決 校長 事務部長 校長 主管課長 校長 事務部長 主管課長 主管課長 事務部長 校長 主管課長 主管課長 校長 事務部長 校長 校長 校長 総務課長 事務部長 事務部長 校長 校長 校長 事務部長 事務部長 総務課長 校長 校長 校長 校長 事務部長 事務部長 事務部長 事務部長 １２ 教職員の労働災害補償（認定に係るものを除く。） に関するもの １３ 教職員レクリェーションに関するもの １４ 教職員の財産形成に関するもの １５ 共済組合長期給付に関するもの １６ 共済組合資金の回送請求及び受領書の提出に関する もの １７ 共済組合員の資格の得喪及び被扶養者の認定に関す るもの １８ 共済組合の短期給付及び貸付に関するもの １９ 共済組合の監査員の任命に関するもの ２０ 共済組合の収入，支出及び経理に関するもの ２１ 共済組合（長期給付を除く。）の諸調査報告及び諸 証明の発行に関するもの ２２ 科学研究費補助金の経理に関するもの ２３ 物品の免税申請に関するもの ２４ 物品の寄付受領のうち軽徴なもの ２５ 施設整備で軽微もの ２６ 営繕工事補修で軽微なもの ２７ 不動産の使用，増減，異動の報告及び通知に関する もの ２８ 登記簿の閲覧申請に関するもの ２９ 営繕工事又は施設維持関係法規に基づく届け，報告 のうち軽微なもの ３０ 債権管理に関するもの ３１ 収入，支出に関するもの ３２ 物品管理に関するもの ３３ 会計機関に属する報告 ３４ 電気，ガス税に関するもの （学生課） １ 休学，退学，復学等の重要なものを除く学生の諸届 に関するもの ２ 学生指導要録の記録，整理に関するもの ３ 成績通知票の送付に関するもの ４ 入学者募集要項の送付に関するもの ５ 学生便覧の編集発行に関するもの ６ 学生，卒業生にかかる諸証明の発行に関するもの （欧文の諸証明を除く。） ７ 印刷物の発行，配布許可に関するもの ８ 掲示物の許可に関するもの ９ 車両通学許可に関するもの １０ 学生の施設設備の使用に関するもの １１ 奨学生の異動に関するもの １２ 奨学金の交付，返還に関するもの １３ 学生の定期健康診断に関するもの １４ 求人申込書受理等に関するもの １５ 旅客運賃割引証の交付 6 校長 事務部長 校長 校長 校長 校長 事務部長 総務課長 事務部長 総務課長 校長 事務部長 校長 校長 校長 校長 事務部長 事務部長 事務部長 事務部長 校長 校長 事務部長 事務部長 事務部長 校長 事務部長 事務部長 総務課長 総務課長 総務課長 事務部長 校長 校長 総務課長 総務課長 事務部長 事務部長 事務部長 事務部長 事務部長 総務課長 総務課長 総務課長 総務課長 総務課長 校長 学生課長 校長 校長 校長 校長 校長 学生課長 学生課長 学生課長 教務主事 学生課長 校長 校長 校長 校長 校長 校長 校長 校長 校長 学生主事 学生主事 学生主事 学生主事 学生課長 学生課長 学生主事 学生課長 学生課長 １６ １７ １８ １９ ２０ 通学定期券購入申込書の交付 課外活動等に関する許可願 寮生会に関するもの 寄宿舎運営費，暖房費の収入に関するもの 研究報告，図書館資料の無償貸与及び譲与に関する もの ２１ 図書館の寄贈資料の採納に関するもの ２２ 図書館文献複写の申込に関するもの 7 校長 校長 校長 校長 校長 学生課長 学生主事 寮務主事 学生課長 学生課長 校長 校長 学生課長 学生課長 文 書 処 理 簿 （様式第１号） 月日及び番号 文書の月日及び記号番号 月 日 月 日 第 号 文書の月日及び記号番号 月 日 第 号 文書の月日及び記号番号 月 日 文書の月日及び記号番号 月 日 文書の月日及び記号番号 月 日 月 日 第 号 月 日 第 号 受発信者 月 日 受領印 普 通 速 達 書 留 簡 易 託 送 第 号 月 日 第 号 発信者名（宛名） 発送種別 受領印 引継月日 月 日 受領者月日 月 日 備 考 完結月日 発送種別 受領印 月日及び枝番号 文書の月日及び記号番号 月 日 普 通 速 達 書 留 簡 易 託 送 第 号 月 日 第 号 件 名 受発信者 月 日 受領印 普 通 速 達 書 留 簡 易 託 送 第 号 月 日 第 号 発信者名（宛名） 発送種別 受領印 引継月日 月 日 受領者月日 月 日 備 考 完結月日 月 日 文書の月日及び記号番号 月 日 月 日 第 号 月日及び枝番号 文書の月日及び記号番号 第 号 月日及び枝番号 月 日 受発信者 第 号 月 日 第 号 受領印 件 名 第 号 月 日 月日及び番号 第 号 完結月日 月 日 月 日 第 号 備 考 第 号 月日及び枝番号 月 日 発送種別 普 通 速 達 書 留 簡 易 託 送 第 号 月 日 第 号 受発信者 第 号 月 日 月日及び番号 第 号 受領印 月 日 月 日 月 日 発信者名（宛名） 第 号 月日及び枝番号 第 号 件 名 第 号 月 日 第 号 受発信者 発送種別 普 通 速 達 書 留 簡 易 託 送 受領印 月日及び枝番号 文書の月日及び記号番号 月 日 第 号 月 日 第 号 -8- 月 日 第 号 月 日 第 号 受発信者 発送種別 普 通 速 達 書 留 簡 易 託 送 受領印 引継月日 月 日 受領者月日 月 日 （様式第３号） 特 殊 郵 便 物 受 付 簿 収 受 年月日 発信局 書留番号 差 住 出 所 人 氏 9 あて名 名 受領者 氏名印 種 別 備 考 割 印 （ 様式第４ 号） 原 議 書 編冊番号 先方の文書 記号・番号 ： 年 月 日 ：平 成 年 第 号 月 日 施行上の注 意 浄 書 照 合 記号・番号 ： 福島高専 第 決 裁 ： 平成 年 月 日 完 結 ： 平成 年 月 日 発 送 ： 平成 年 月 日 ： 普通 速達 小包 書留 総 務 課 長 総務企画係長 発送 種別 簡易書留 月 件 日 月 宅送 使送 日 名 発信者 あて先 次 上 記のことにつ いて してよろしいか 伺います。 のよう に 別 紙 校 号 長 し ます。 事務部長 主管課長 課長補佐 主管係長 専門職員 主 任 係 員 平成 年 月 起案者（内線 課 合 議 起案理由 福島 工 業 高 等 専門 学校 10 日 ） 係 印 様式第５号（第１２条関係） 託 送 電 報 発 信 用 箋 あ て 先 校 種 文 理 類 案 由 起 案 者 長 事 務 部 長 指 定 総 務 課 長 課 係 総 務 課 受 付 。 主 管 課 長 本 案 に よ り 発 信 し て よ ろ し い か 伺 い ま す 70 50 30 10 字 数 主 管 係 長 発 信 時 刻 課 長 補 佐 平 成 料 金 年 月 総 係務 長企 画 日 係 員 時 80 60 40 20 円 分 様式第６号（第２３条関係） 規 則 台 帳 規則 番号 決 済 年月日 施 行 年月日 規 則 の 名 称 改 正 年月日 備 考 （様式７−１号） 郵 便 物 発 送 簿 年月日 発送番号 受 信 者 あ て 先 文書番号 又は件名 発信者 発送通数 ハガキ 11 定型 種別 定型外 小包 発送種類 料金 日計 累計 （様式７号―２） 郵 便 物 発 送 簿 摘 切 手 類 使 用 内 訳 5円 12 10円 50円 80円 100円 300円 要