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業 事 例 株式会社アサツー ディ・ケイ 総務・ＩＴ本部 総務局 ﹁それまでも、出張管理業務などの アウトソーシングしている︵図表︶ 。 設置した。その総務サービス部分を、 ポートセンター︵以下、ビジサポ︶を トップでサービスを行う、ビジネスサ サービスを一か所に集約し、ワンス の総務サービス、ＩＴサービス、出力 移転を機に、分散していた従業員向け イ︵ADK︶ 。二〇一四年六月、本社 本社だけでも約一七〇〇人の従業員 を抱える株式会社アサツー ディ・ケ まざまな提案をいただきましたし、課 ポの立ち上げ時にもプロの立場からさ ソーサーは協業のパートナー。ビジサ クしています。弊社にとってアウト 人数配置になっているかを常にチェッ が上がってくるので、 適正な業務内容、 かったかなど、週次、月次で業務報告 ﹁どの業務にどれくらいの時間がか べてビジサポが対応する。 員からの問い合わせは、基本的にはす たい、保養所を利用したいなど、従業 社用車を借りたい、会議室の予約をし スタッフ八人が常駐。備品がほしい、 現在、ビジサポの受付カウンターと バックオフィスには、コスモスモアの 井督巳さんは振り返る。 したことで担当する人によって対応が しらが対応してくれる。ルールを整備 ましたが、今は常時、ビジサポの誰か いと仕事が止まってしまうことがあり 桜井さんも、 ﹁以前は担当者がいな の本間由布紀さん。 総務局 第２総務グループ グループ長 上がっていると実感しています﹂と、 こともありました。従業員の満足度は けていたころは、すぐに対応できない と好評です。総務ですべての電話を受 になって対応が以前よりもスムーズだ ﹁従業員アンケートでも、ビジサポ える時間も取れるようになった。 ことも少なくなり、集中してものを考 わせは激減。 〝呼ばれて走って〟いう ＢＰＯによって、総務局への問い合 る。 明書。ビルの入館方法から空調の時間 開されている、いわばＡＤＫの取扱説 アルだ。これはイントラネット上に公 ﹁ＡＤＫの歩き方﹂という総務マニュ ソーサーとの協業によって整備された した﹂ ︵本間さん︶ ニケーションの機会も以前より増えま なったことで、総務と従業員のコミュ て現場を巡回する時間が取れるように かったと思います。 また、 ＢＰＯによっ いても説明していたので、戸惑いはな を三〇回くらい実施し、ビジサポにつ ﹁本社移転前に新オフィスの説明会 細かいことまで載っており、問い合わ もう一つの大きな成果は、アウト 員のストレスは減ったと思います﹂と せがきても﹁ ﹃ＡＤＫの歩き方﹄の何 項目を見てください﹂といえば、大抵 同調する。 とはいえ、ＢＰＯ導入への抵抗感は 24 2016.8 企 ＢＰＯを活用し、 基本サービスを効率化。 総務はビジョン実現の施策に注力 限られた項目での業務委託は行ってい 題であった業務の属人化の排除という 創業六〇周年を迎えた、大手広告代理店の株式会社アサツー ディ・ケイ。二〇一四年、虎ノ門 ヒルズへの本社移転を機に、総務業務の一部ＢＰＯを実施。現在、オフィス内のビジネスサポー トセンターにアウトソーサーが常駐し、従業員へのサービスを行っている。 ましたが、オフィス移転が決まったこ 意味でのマニュアライズにも協力して なかったのだろうか。 とで、移転プロジェクトから総務業務 ビジョン実現のために 考え、動ける総務に のマニュアライズ、運用ルール作りま 外申請の仕方、荷物の出し方といった 現在も、 ビジサポのスタッフは日々、 異なるといった課題も解消され、従業 し、一緒に取り組むことに。そこから 仕事をローテーションし、特定の人に いただきました﹂ ︵桜井さん︶ ＢＰＯが一気に加速しました﹂と総務 業務がひも付かないように徹底してい 取材・文◎石田ゆう子 桜井督巳さん 本間由布紀さん で、株式会社コスモスモアさんに委託 局 第１総務グループ グループ長の桜 迅速かつ安定した 従業員サービスを実現 第２総務グループ グループ長 第 1 総務グループ グループ長 原形はあったが、アップデートが遅れ のことは解決できる。これも以前から では、総務が力を注ぐＰ︵計画︶に に変わりつつあります﹂ ︵桜井さん︶ たが、働き方が目に見えて変わって ほどだという。 アウトソーシング前に約二〇人い た総務局のスタッフは、今は一〇人 るようになった。 かげで総務は一層コア業務に注力でき 日々見直し、情報を更新している。お がちだった。それを、今はビジサポが 自身が変わっていかなくてはいけませ いうことなのですが、それには従業員 ションを起こさせる会社に変わろうと ジを伝えるだけでなく、消費者にアク 出しています。 これは、 広告でメッセー ン・カンパニー﹄の実現に向けて動き ﹃コンシューマー・アクティベーショ ﹁弊社は二〇一三年から、ビジョン は、どんなものがあるのだろう。 切り替えるのはなかなか難しい。し 日常業務をやりながら、ＢＰＯに きます﹂︵桜井さん︶ ＢＰＯの在り方をさらに模索してい ワークスタイル改革のために必要な ＰＯをさらに効率的に集約するなど、 ト。今後は、数社に委託しているＢ のは、ＢＰＯの非常に大きなメリッ ﹁総務がこうした活動に専念できる いったという。 ﹁今の体制は、まだ進行形。今後も 標準化できそうな業務はアウトソー かし、それができるかどうかはトッ 社の総務はこれからも、コミュニケー ん。私たち総務のミッションは、従業 たとえば、ビジサポ ション活性化につながるオフィスス シングしていきたいですね。ＰＤＣ のあるフロアには、ア タイル、ワークスタイルの改革に取 プ次第。同社ではビジョン達成のた ・カフェ 員の働き方の改革です。コミュニケー ・メール業務 Ａでいうと、Ｄ︵実行︶の部分はア ・受付 めの改革をトップが力強く推進して ・外部倉庫管理 ションを活性化させるオフィス作りや ・書状印刷発送 ウトソーサーにお任せして、 Ｐ︵計画︶ ・オフィス内レイアウト変更サポート おり、その一環として本社移転があっ ・オフィス設備・備品管理 イベント企画などに取り組んでいま ・貸出備品・支給品管理 Ｃ︵評価︶Ａ︵改善︶の部分は協業 ・福利厚生関連 た。移転を機にＢＰＯも進んだ。同 ・出張関連 す﹂ ︵本間さん︶ 打ち合わせや集中作業など自由に使えるアイデアラウンジにビジネスサポートセンターの 受付があることで、さまざまな部署の人が集まり、交流するマグネットスペースを形成 本社オフィスのコンセプトは、 「ADK・パワー・アイディア・キャンプ」 。社内コミュニケー ションが活性化し、斬新なアイデアや発見が次々飛び出す場作りをしている。エント ランスにはミーティングスペースのほかに社内カフェも という形で一緒に取り組むスタイル イデアラウンジという 事業内容：広 告 を 中 心 と し た コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン り組んでいく。 従業員数：3,420 人（連結：2015 年 12 月現在） 打 ち 合 わ せ を し た り、 代表者：代表取締役社長 植野伸一 集中して仕事をしたり 虎ノ門ヒルズ森タワー と自由に使えるスペー 本社所在地：東京都港区虎ノ門 1-23-1 スを設けた。広いカフェ ホームページ：https://www.adk.jp/ もあり、朝食を取りな サービスの提供 がら知見を共有する朝 さらに、机の上に書 会も実施している。 類の山を作らないため の ペ ー パ ー レ ス 化 や、 コミュニケーション活 性化のために部署内で のグループフリーアド レ ス 制 を 導 入。 当 初、 社内の反発は大きかっ 株式会社アサツー ディ・ケイ 企業 DATA 2016.8 25 ＡＤＫの総務局がアウトソーシングしている業務 図表 総務業務のＢＰＯ ∼総務がやるべきコア業務とは∼ 特集 ・社内 AV 機器管理