品川区電子メールによる「区民の声」運用基準 制定 平成13年10月30日

品川区電子メールによる「区民の声」運用基準
制定 平成１３年１０月３０日
改正 平成１９年４月１日
改正 平成２７年４月１日
部長決定
（目的）
第１ この基準は、品川区ホームページ運用要綱第１３条に定める、区民、各
種団体、事業者等からの、電子メール（以下「Ｅメール」という。）によ
る品川区への要望・意見・質問・苦情等（以下「区民の声」という。）の
処理に関し、必要な事項を定めるものとする。
なお、E メールモニターからの要望等に関する基準は、別に定める。
（部、局による処理）
第２ E メールによる区民の声は、当該案件を所管する各部、各事務局、会計
管理室（以下「部、局」という。）が処理する。
（回答区分）
第３ E メールによる区民の声についての回答区分は、品川区事案決定手続規
定によるほか、次の各号による。
(１) 区の制度、政策等に関する要望等については、広報広聴課において関係
部、局と調整の上、区長が回答する。
区に対する要望等で重要なものについては、広報広聴課において区長
に供覧し、所管部、局において処理する。
(２) 部長、教育次長、事務局長、および会計管理者（以下「部、局の長」と
いう。）は、当該所管の部、局に係る案件を処理する。
部、局の長は、E メールによる要望等に関する処理および回答等につ
いて、次により速やかに決定するものとする。
① 部、局の長は、要望、苦情、建築紛争および部、局における重要な事
務に関することを処理する。
②
③
課長は、意見、提言等に関することを処理する。
係長および事務担当者は、業務に係る質問等を処理する。
E メールによる要望等に関して、複数の課に渡るものについては、部、
局の長が関係課長と調整の上処理する。
（運用）
第４ E メールによる要望等への対応について、迅速、的確な処理と情報の保
護を目的として、当分の間、E メール管理者を置くものとする。
２ E メール管理者は、各課庶務担当係長を充てる。
３ E メール管理者は、次の各号に定める事務を行なう。
(１)着信メールの確認、対応、処理および情報の保護を行なう。
(２)勤務日において、必ず１回以上 E メールの確認を行なう。
(３)所管部、局の長および課長に E メールの内容確認と処理判断を受けるも
のとする。
(４)着信 E メールの中、広報広聴課が処理すべき案件については、広報広聴
課長あて送付するものとする。
(５)月１回 E メールの受信および処理結果を取りまとめ、広報広聴課長に提
出するものとする。
（企画部長の調整）
第５ E メールによる要望等に関して、複数の部、局に渡るものについては、
企画部長が関係部、局の長と調整の上処理する。
２ 広報広聴課で受け付けた E メールで、各部、局において処理すべき案件に
ついては、所管部、局の長あて送付する。
３ 各部、局で受け付けた E メールで企画部が処理すべき案件については、広
報広聴課長あて送付するものとする。
（E メールの転送）
第６ 広報広聴課で受け付けた E メールで、所管において処理すべき要望等に
ついて、広報広聴課長が必要と認めるときは、各所管課 E メール管理者
に転送することができる。
（その他）
第７ 受け付けた E メールに、返信のための住所および氏名が記載されていな
いときや、ダイレクトメール等営業活動に関わるものであるときは、回
答しないことができる。
２ 個人や法人その他の団体への不当な誹謗や中傷を含む E メールについて
は、取り扱わないことができる。
付 則
この基準は、平成１３年１１月１日から適用する。
付 則
この基準は、平成１９年４月１日から適用する。
付 則
この基準は、平成２７年４月１日から適用する。