実 践 事 例 名 扶養・住居手当の定期確認事務 共 同実 施 組 織 名 鏡野

実
践 事
例
名
共同実施組織名
扶養・住居手当の定期確認事務
鏡野中学校区共同実施組織
○確認書類
○扶養親族等収入現況届・給与収入者等の収入確認書類
○同一世帯居住者現況届・世帯主要件を判定するため、世帯を構成する同一世帯居住者全員の収入
に関する書類
○取り組みの手順
①共同実施点検日を設定する。
教育事務所への｢認定の適否確認｣提出日の数日前
②事前に共同実施で確認項目等検討しておく。
※鏡野中学校区では、共同実施で初めての定期確認の点検に備えて、津山教育事務所総務課の担
当者から点検のしかたやポイント等について研修を受けた。
職員配付用資料、点検資料について担当者からの提案。全体で内容検討する。
③各校で①により設定した点検日にあわせて書類を整える。
共同実施だより「定期確認のおしらせ」（資料 1）を事前に配付する。
「各学校で行う定期確認事項」（資料 3）により事前準備をする。
職員に現況届等を配付し、「扶養手当・住居手当の支給に係る定期確認（該当者チェック用）」
（資料 2）を基に記入の仕方の説明を行う。
職員から提出された書類の点検を行う。
④各校の現況届等を持ち寄り、共同実施担当者会で「定期確認審査手順（チェック表）」（資料 4）
により点検を行う。
定期確認書類の内容に誤りはないか、添付書類は揃っているか、相互点検を実施。
点検後、問題点について話し合い、全体で共通理解を図る。問題になった点については、今後研
修を深めていく。
⑤各校から津山教育事務所に定期確認の結果を報告する。
○資料の作成
①職員への配付資料の作成
・共同実施だより 「定期確認のおしらせ」・・・・・・全職員配付
（資料 1）
・扶養手当・住居手当の支給に係る定期確認・・・・・該当者用
（資料 2）
の所得証明書提出について・・・・・・・該当者用
・児童手当等
（同時期に実施）
・共済組合被扶養者資格確認の実施について・・・・・ 〃
②事務職員用の点検資料の作成
（資料 3）
・各学校で行う定期確認事項
（チェック表）
（資料 4）
・定期確認審査手順
・６ヶ月平均給与計算書
（資料 5）
・公的年金等に係る雑所得の速算表
・定期確認点検時確認表
（共同実施で点検するときに気が付いたことを記入するもの）
・定期確認に間に合わなかった書類一覧
・収入がないことの申出書
（資料 6）
蛍光ペ ン
付箋
電卓
のり
点検７つ道具
○準備するもの（上記の確認書類以外）
・定期確認審査手順（チェック表）
・点検７つ道具
（資料 4）
40
給 与事務の
し おり
認定 書類
筆箱
○具体的事務処理
①「各学校で行う定期確認事項」（資料 3）により事務処理をする。
②「定期確認審査手順（チェック表）｣（資料 4）共同実施で点検を行う。
○取り組みのポイント
・職員用配付資料を早めに準備する。
・事前に点検事項の共通理解を図る。
・書類の持ち出しや取り扱いには厳重な注意を要する。
・所得証明提出については、児童手当、共済資格確認を考慮に入れる。
○その他
・在学証明書だけでなく、「収入がないことの申出書」で確認する。今後は配偶者も提出してもら
う。
資料 1
共同実施だより（定期確認のお知らせ号）
資料 2
扶養手当・住居手当の支給に係る定期確認（該当者チェック用）
現昨
況年
届分
をの
参扶
考養
に親
し族
て等
く収
だ入
。
却さ
しい
て
く終
だわ
さ
いた
ら
必
ず
返
っ
次の書 類を 職員氏名
12 34 5 6
鏡野 太郎
扶養親族
氏名
職業・ 年齢
支給額
花子
二郎
三郎
2 5,0 0 0 無職（４ １） 中学生（ １ ４小学生（ ８）
1 3 ,00 0
6,0 00
6 ,00 0
住居手当
種別
備考
支給額
借家
支給額計
21 ,00 0
※ 扶養 手当 受給 者に
つい ては、所 得証 明
等 の書 類はコ ピーで
代 えるこ とができ ま
す。
月 日 （ ） ま でに提 出し てくだ さい。
、
だ 知りは基
さ ら の 準
い せ 定共 額
号 期同 等
を 確実 に
ご 認施 つ
覧 のだ い
く お よて
住 居手 当受 給者 の 場合
。
扶 養 手当 受給 者の 場合
□ 扶養 親 族等 収入 現況 届 （様式 ２）
□ 家族 全 員の 記載 され た所得 証 明書 （市町村 長発行の様 式）
□ 上記認定 者の中で年金受 給者は、最新の 年金 額改 定通 知 書の 写
□ 上記認定 者の中で就職（ パートも含む ）している場合
□ 同 一世 帯居 住者 現 況届 （様式 ５）
（同 居者がいない場合は”単身者 ”と記入 ）
□ 家 族全 員の 記載 され た所得 証 明書 （市町 村長発行の様 式）
扶養 手 当受 給者 以外の方 は
□ 年金受給 者は、最 新の年 金 額改 定通 知書の 写
はい
給与 支給 証明 書
□ 就職（パートも含 む）している場合は給 与支 給証 明 書
勤務先は 昨年と同じですか？
いいえ
雇用 証明 書と 給与 支給 証明 書
□
□ 上記認定 者の中で退職（パートも含 む）をした場合
平成１７年 ７月１日∼平 成１８年６月３０日 の期間に退職して今無職 の場合
平 成１ ７年７ 月１ 日∼平成 １８ 年６ 月３０ 日の期間 中の給 与支給証 明書が必要
注意
大学生 等であっ
ても ア ルバイ ト
等を し て 、 収入額が基準 額を 超過
し ていれ ば取消し になり ま す。
必ず本人 に収入の有無の確認 を し
てく ださ い。
よ ろ し く お願いし ま す。
□ 上記認定 者の中で大学、短大、専門学 校に就学している場 合は、その 在学 証 明書
その認定者は アル バイトをしていますか？
いいえ
収 入が ないこ との申 出書
はい
昨年から 引き続 き同じ勤 務場所の場 合
はい
いいえ
給 与支 給証 明 書
雇 用証 明書 と給 与支 給証 明書
41
。
平成１８年６月
職員番号
資料３
各学校で行う定期確認事項
各学校で行う 定期確認事項
１ 扶 養 手 当
種別
給与所得
主な添付書類
注意事項
市町村長が発行する収入証明書
基準日前１年間分
給与支払者の給与支給証明書
（ 場合によってはそれ以前に及ぶ）
雇用証明書（必要な 者のみ）
市町村長が発行する収入証明書
資産・ 事業者等収入
または
所得税の確定申告書の写（税務署の受付印のあるもの）
市町村長が発行する収入証明書
年金等収入
最新の年金証書の写
年金額改定通知書の写
その他の収入
（ 雑所得等）
市町村長が発行する収 入証明書
収入の種類（内容）と収入額が確認でき る書類
遺族年金等がある場合は 所得証明
に記載されないた め年金等について
は、証書・額改定通知書の額面に
よって判断する。
個人年金がある場合 は、 保険会社等
の書類（通知書） など内容や明細・ 年
額がわかる書類
１８歳に達する以後の 収入なし＝省略可
最初の３月３１日まで
の子
収入あり＝所得証明書・雇用証明書・ 給与支給証明書
していない者について は収入 大学生の場合、アルバイト などをして
上記以後２２歳に達す 収入なし＝在学証明書または在学
に関する証明書
いることがあるのでよく確認する
る以後の最初の３月３
１日までの間にある者 収入あり＝収入に関する証明書・雇用証明書・ 給与支給証明書
① 扶養親族届出書と給与明細（ 扶養手当支給額）を照合する。
② 扶養親族届出書と現況届を照合する。
③ １８歳まで は証 明書不要（収入がある場合 は所得 証明書等）
④ ２２歳まで は在 学証明書（収入がある場合 は所得 証明書等）
予備校生でも在学証明書が発行される。
⑤ 所得証明書でよく確認する。
⑥ 給与収入がある場合、引き続いて採用されている場合は給 与支給証明書を、昨年の 定期確認後の採 用の場合は
雇用証明書も確認する 。
場合によっては 、給与支給証明書の１年分（１∼１２月分） の合計と所得証明書の金 額を照合してみる。
給与支給証明書と所得証明書の金額がほぼ同じ額にな るか照合してみる。
⑦ 主たる扶養者の判定を行う際、育休期間がある者については、給与計算内訳書等を作成してもらっているか
どうか確認する。
共同扶養者がある場合の職員の収入額欄には給与計算内訳書の金額が記載される。
子供を職員が扶養していて、配偶者が育児休業を取得した場合で
育児休業中と育児休業復帰後の場合は給与計算内 訳書等を作成し判断する。
配偶者が扶養していた場合 は育児休業手当金計算書等を作成し判断する。
⑧ 年金受給者については必ず年金額改定通知書が添付されているか確認する。
個人年金も雑収入にあがるので、種類や内容がわかるよう、通知書等年額が確認でき るものが必要である。
⑨ 雑所得がある場合は、その他の欄に記入し、所得の種類及び内容 を確認する。
⑩ 父母のいずれか一方が認定されている場 合の共同扶養者
＝認定されていな い配偶者（収入が１３０万円以 上の者）
⑪ 父母のいずれか一方が認定され ている職員に認定されていない父 または母がいる場合、合算のため、給与支給証
明書や年金改定通知書等をとる。
⑫ 主たる扶養者について は収入の多寡で判断する。変更が必要な場合は７月１日付けで変更する。
※扶養親族等収入現況届について
収入の種類及び額欄の給与額については「 所得証明書」に記載された金額を記入する。
しかし「所得証明書」 の給 与の額がゼロで あるが、給与支給証明等で 給与が ある場合には給与支給証明書
による金額を記入する。な お年金等の額については年金額改定通知書等による金額を記入する。
２ 住 居 手 当
現在一緒に住んでいない人についての添付書類はいらな い。
（住民 票があがって いても実際に住んでいないのであれば、現況届に名前を書かな い。）
同一世帯とは「現に一緒に住んで生計を共にしている」ということである。
① 住居届と給与明細（住居手当支給額）を照合する。
② 同一世帯居住者状況申立書で世帯主確 認をする。
世帯主判定は所得証明書の収入の多寡によって行う。
同一世帯居住者全員が扶養手当受給者に該当すれば所 得証明書は不要。
遺族年金等は所得証明に記載 されな いので、年金改定通知書の写を添付する。
③ 世帯主判定によって取り消す場 合は７月 １日付けで行う。
42
資料４
定期確認審査手順（チェック表）
平成 年 月 日 学校コード 学 校 名
１８ 年
７月６日
職員番号
氏名
確認者印
確認者印
確認者印
学 校
定期確認審査手順
１）各学校で行うこと
①審査資料の作成（ 職員に説明し用紙を配付する。）
②扶養親族等収入現況届は７月１日以降の日付となっているか
③自校で認定の要件を満たしているか確認する。
④確認資料を区分（扶養手当・住居手当）ごとに職員番号順に並べる。
（ 扶養手当及び住居手当受給者等一覧と照合する）
※確認資料の右側上部に学校コード、職員番号を記入する。
２）審査
①定期確認書類を受け取る。
②扶養手当
□扶養親族の年間収入状況を確認する
雑所得がある場合は、その他の欄に記入し、所得の種類及び内容を確認する。
□配偶者について
□就職していないか。
□雇用証明書があるか。
□給与支給証明書はあるか。
□１ヶ月（ ６ヶ月平均） の支給額が１０８，３３４円未満であるか
□雇用保険の給付月額（給付日額×３０日）が１０８，３３４円未満であるか
□子について
□就職やアルバイトをしていないか
□していない
□在学証明書が添付されているか
□収入がな い旨の申し出があるか
□している
□雇用証明書があるか
□給与支給証明書はあるか
□１ヶ月（ ６ヶ月平均） の支給額が１０８，３３４円未満であるか
□所得証明書の金額と同じ額になるか
□年金を受給している父母について
□年金額改定通知書
□所得証明書と年金額改定通知書の額がほぼ同じになるか
□１３０万円未満であるか
□共同扶養者の有無
□共同扶養者との年間収入の比較（子を共同扶養している場合）
共同扶養者の年間収入＜職員が主たる扶養者
(共同扶養者の年間収入ｰ職員収入)÷共同扶養者収入との差が１割以内= 職員が主たる扶養者
□共同扶養者との年間収入の比較（子以外の者を共同扶養している場合）
職員の生計負担額が共同扶養者より最も多いか
□育休期間がある者については、年給与計算書・給与計算内訳書を作成しているか。
資料 6 収入がないことの申出書
共同扶養者がある 場合の職員の収入額欄には給与計算内訳書の金額が記載されているか。
学校長様
③住居手当
□同一世帯申し立て書と扶養手当との整合性があるか
□扶養となって いない父母について
□年金を受給している（６０歳・６５歳）
□年金額改定通知書
資料
収入がな い ことの 申出書
氏 名
続 柄
年 齢
備 考
④確認ができ たら、現況届の認定権者使用欄の適否等の記入
□扶養手当 → 扶養親族認定・主たる扶養者認定
□住居手当 → 世帯主要件の認定・金額比較の記入 ［配偶者等の所得＜職員の所得 世帯主は職員］
5 □「定期確認について」
公的年金等に係る雑所得の速算表
の確認印の漏れはないか
公的 年 金等 に係 る雑 所 得の 速算 表（ 平 成１７年 分 以後 ）
年金を受け
取る人 の年
齢
６５歳未満
６５歳以上
（注）
上記の者は 平成１７ 年７月１ 日∼平成１８年６月 ３０日の 期間収入がないことを申し出ま す。
(a)公的年金等の収入金額の合計額
（ｂ）割合
（ｃ）控除額
(公的年金等 の収入金額の合計額が７００，０００円までの場合は所得金額は
ゼロとなります。）
100%
７００，０００円
７００，００１円から１，２９９，９９９円まで
１，３００，０００円から４，０９９，９９９円まで
75%
３７５，０００円
４，１００，０００円から７，６９９，９９９円まで
85%
７８５，０００円
７，７００，０００円以上
95% １，５５５，０００円
(公的年金等の収入金額の合計額が１，２００，０００円までの場合は所得金
額はゼロとなります。）
１，２００，００１円から３，２９９，９９９円まで
100% １，２００，０００円
３，３００，０００円から４，０９９，９９９円まで
75%
３７５，０００円
４，１００，０００円から７，６９９，９９９円まで
85%
７８５，０００円
95%
１，５５５，０００円
７，７００，０００円以上
平成 年 月 日
職 名
氏名
印
【記入上の注意】
１ ．１ ８ 歳を超え る 扶養親族 ま たは 被扶養者 で、 所得証明に給与収入等 が 記載されていない
者についての収入状況 の申し出で す。
２ ．住民票と居住地が異なってい る扶養親族又は 被扶養者で所得 証明書へ 『 記載なし』 となっ てい
る 方を対象 としま す 。
例えば６５歳以上の人で「公的年金等の収入金額の合計額」が３５０万円の場合には
３ ．大学生等で あってもアルバ イト等を行っていて、 収入額が 基準額を超過する 場合は 取り消し
公的年金等に係る雑所得の金額は次のよう になります。
が生じま す。 取り 消しが 行わ れる 場合に は 遡っ て取り 消さ れま す。
３，５００，０００円×７５％−３７５，０００円＝２，２５０，０００円
43
４ ．申出書を記入する際は 、扶養親族（被扶養者） の 認定基準や 制度を理 解して 署名する こ と 。
実
践
事
例
名
共 同 実 施 組 織 名
年
末
調
整
事
務
高梁市立高梁中学校区共同実施組織
○確認書類一覧
○給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
○給与所得者の保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書
○給与所得者の住宅取得等特別控除申告書
○年末調整報告書（Ｍ票）（Ｎ票）
○所得税被扶養者確認リスト
○源泉徴収確認リスト
○取り組みの手順
共同実施で行う業務
各校が行う業務
①点検日設定
②書類を整える
職 員に申告書類と「事務だより」を配布
（教育事務所の審査日より前）
し、締切日までに書類を提出するよう周知す
る。
職員から提出のあった各申告書類の点検
整理を行う。
③各校作成した書類を持ち寄り年末調整のチ
ェック表（別紙資料）により点検・照合作業
を行う。
訂正箇所等あった場合、訂正を行い正確な
ものとする。
④教育事務所に持参し審査を受ける。
申告書類 を正確なものとし、審査会場に持
参する。
⑤源泉徴収確認リストと申告書の照合を行う。
○準備するもの
（上記の確認書類以外）
○年末調整チェック表
○添付書類（支払い証明書、住宅取得金に係る残高等証明書、障害者手帳の写し等）
○具体的事務処理
①各申告書・Ｍ票の確認
・各学校の（他校）申告書類を全員で順番に回して点検する。
・「年末調整のチェック表」により確実に点検を行う。
・書類に記入漏れや計算ミス等があった場合、付箋等を貼るなどして、後で訂正しやすくし
44
ておく。
・記入内容について不明な点がある場合、その場で該当校に尋ねて明確にしておく。
②Ｎ票の確認
・該当職員の確認、Ｎ票との照合を行う。
③所得税被扶養者確認リストとの照合
・①の書類とともに、内容が相違していないかを確認する。
・相違がある場合、確認して指示通り訂正する。
④年末調整審査後送られてくる源泉徴収確認リストとの照合
・二人一組でリストのデータと各申告書の読み合わせを行い、相違がないかを確認する。
・修正が必要な場合は朱書訂正し、リスト原本を教育事務所に送る。
○取り組むときのポイント
・処理方法について、各自で事前に「給与等年間事務処理要領」を読み、事務処理が円滑に進
むようにする。
○その他
・審査会へは共同実施組織で代表校が持参することも可能。
・１２月の給与明細とともに、年税額と１２月の所得税について、個人ごとに計算した結果を
「事務だより」にして知らせている。
45
年末調整のチェック表(共同実施)
別紙資料
扶養控除等（異動）申告書
①□所属異動職員の学校名・所属コードは朱書訂正されているか
②□職員本人欄についての訂正・記入漏れはないか
③□扶養親族、現住所等は所得税被扶養者確認リストと相違がないか
④□扶養親族のフリガナ・続柄（長男長女等）・職業（学生の場合は学校種別）が記入されているか
⑤□老人控除対象配偶者又は老人扶養親族の欄は、区分に応じて○で囲ってあるか
⑥□特定扶養親族の欄に○はあるか
⑦□老人扶養親族・特別障害者等の住所に誤りはないか
⑧□扶養親族の年間所得の見積額は基準額以内か。所得が０の場合は「０」と記入をしているか
⑨□本人及び扶養親族が障害者に該当する場合は、裏面に障害者手帳の写し等、内容が確認で
きる書類が添付されているか
⑩□前歴がある場合は、源泉徴収票が添付されているか
⑪□所得税コードが正確に記入されているか
⑫□控除対象扶養親族のうち、重複分に該当する場合、加算分欄へ人数を記入しているか
該当がない場合、斜線が引かれているか
⑬□扶養親族の取り消し・訂正は、黒二本線で削除・訂正し、異動年月日・事由の記入がされてい
るか
⑭□扶養親族等に異動があった場合、「扶養控除等異動一覧表」は作成されているか
⑮□同一世帯に所得者が２人以上いる場合、Ｄ欄に記入されているか
保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書
①□「学校コード」「学校名」「職員番号」「氏名」が、記入されているか
②□保険料控除の契約者が、本人又は、税法上の扶養親族か
③□保険料支払証明書が必要なものは、添付されているか
④□保険料は、正確に記入されているか
⑤□年金の支払開始年月日は記入してあるか
⑥□生命保険料控除額の計算は合っているか(１円未満切り上げ)
⑦□損害保険料の長期と短期の区分に間違いはないか
⑧□損害保険料控除額の計算は合っているか(１円未満切り上げ)
⑨□給与控除分については事務担当者の印が押されているか
⑩□国民年金保険料等の支払をした旨を証する書類が添付されているか
⑪□国民健康保険料については実際の払込金額の確認ができているか、また正確か
⑫□個人別互助会掛金額は、正確に記入されているか
⑬□「配偶者あり」の職員については、特別控除該当の適否を確認したか
⑭□配偶者特別控除申告書の「配偶者の合計所得金額（見積額）」は、控除の対象になる金額か
⑮□配偶者特別控除額は、正確に計算されているか
46
住宅取得控除申告書
①□住宅金融公庫及び金融機関等が発行する「住宅取得資金に係る借入金の年末調整残高等証
明書」が添付されているか。
②□本人の住所氏名の記入・押印がされているか
③□控除額の計算は正確か（借り入れ年度により異なるので注意）
④□年間所得の見積額は記入されているか
年末調整報告書（M 票）
①□打ち出しリストと在職者は合致しているか
・打ち出し漏れの場合、最終打ち出し者の後に記入
・税表コードは扶養控除等異動一覧表により確認
・年度中に他校で採用されたことのある者は、前任校のデータを抹消するように依頼し、
摘要欄に前任校の勤務期間を記入
○３月３１日までに退職した職員で既に源泉徴収票が発行されている者の処理
・４月１日以降講師等として採用された者：摘要欄へ前歴の勤務期間記入
・
〃
採用されていない者：二本線で抹消し摘要欄へ事由記入
○中途退職者 ：配偶者の有無・外国人欄の記入をし、抹消はしない
摘要欄へ退職年月日と事由を記入
○育児休業等により年内に給与の支払いを受けなかった者：二本線で抹消し、摘要欄へ事由
と期間を記入
②□所得税コード欄は扶養控除等異動申告書の税表コードと一致しているか
③□配偶者の有無は、記入されているか
④□外国人欄は、記入されているか
⑤□保険料控除欄は、支払総額が正確に記入されているか。また、桁が空く場合に ０が、記入され
ているか
⑥□住宅特別控除居住開始年月日は、正確に記入されているか
⑦□住宅特別控除を繰り上げ償還等で受けなくなった職員に「０」が記入されているか
⑧□配偶者の所得金額欄には合計所得金額が記入されているか
＊ 審査会において不足書類がある場合又は申告内容を追加・修正する場合
『Ｍ票訂正依頼票兼入力兼予定票』を２部作成し１部を審査会時に提出する
年末調整報告書（N 票）
①□新規または修正のどちらか該当しない方が、二重線で削除されているか
②□入力欄に○が、記入してあるか（３ヶ所）
所得税被扶養者確認リスト
①□扶養控除等（異動）申告書と内容が相違していないか
・現住所が相違しているときはリストを朱書訂正する
②□「県・市町村コード」に誤りはないか
③□住所以外の訂正の場合、扶養控除等異動一覧表・年末調整報告書により処理されているか
47
実
践
事
例
名
共 同実施 組織名
旅
費
請
求
事
務
新見市立 新見第一 中学校区 共同実 施組織
○ 実施の目的
○年間予算に従い、計画的な 出張を意識させる。
○予算の範囲内で旅費請求 事務を適正に行う。
○出張命令簿 の管理を適正 に行い、記入漏れのな いよう配慮する。
○確認書類 一覧
○出張命令簿
○旅行命令書・旅費計算書（ 貸切バスの請求書の写し等の添付 書類を含む）
○貸切バス・宿泊料実 費調整等の確認書
○旅費請求額集計表
○取り組みの 手順
共同実施日（共同実施点検 日（年間計画 ））旅費請 求書締切日より３日前
共同実施で行う業 務
①「旅行命令 書・旅費請求書」と出 張
命令簿の 内 容をチェックする。
各 校 で 行 う 業 務
①各校で 出張命令簿の記 入漏れがないか確認
する 。
出張命令簿 記載事項を読み上げる 人
記入漏 れがあれば、付 箋紙をつけてお き 、
必要事 項を記入するよ うに 職員に依頼す
と「 旅 行命 令 書・ 旅 費計 算 書」 に正
る。
②２人１組で 点検を行う。
しく記載さ れているかを確認する 人
②用務先、 市町村名（地 区名）は適正かを チ
に分かれて 確認をする。
◇年月日
◇学校発 着、自宅から直行・直帰
ェックす る。
③貸切 バス利用や宿泊 料実費調整など確 認す
ることができる書類 をそろえる 。
かどう か
・宿泊研修費等 旅費計算確認書
◇旅行手 段
・バス借り上げ業者請求書 等の 写
公 共交 通 機関 利 用 ・ 自家 用 車利
・学校行事等 実施届書（旅行行程表 ）写
用 ・同 乗 ・貸 切バ ス 利用 ・ 公用
・開催要項の写
車利用
④県 外 旅 行 の 場 合 は 研 究 会 要 項 等 と も 照 合
◇自家用 車利用区間
全行程 ・一部行程区間
等
し、行き先、日 程、宿泊地の確認を 行う。
⑤旅費計算システ ムの操作に間違いがな いか
◇走行距 離
打ち込 みが終わった 時点でもう一度確 認し
◇用務
確認 が 終わったら請 求額にマーカーで チェ
ック する。
◇旅行先
◇旅費別 途
⑥手計算 入力がある場 合、計算基礎とな る経
③ 押印 も れが な いか 、添 付 書類 は 整っ
路・路線 ・距離・宿泊 地等を記入した資料
ているかを 確認 する。
を作成し、確認の資料と する。
48
○準備する物
○在勤地内の旅行地の距離一覧
○２５０００分の１以上の地図
○キルビメーター
○時刻 表
○計算 機
○給与事務のしおり（路程表 ）
○付箋 紙
○チェック用マーカー
○具体的事 務処理
①「旅費請求書・旅費 計算書」は県内・県外 に 分け、グループ毎にチェ ックする。
・県外出張で手書き の場合、時刻表をもと に再計算 する。
②在勤地内の主な 出張先は各校で距 離の一覧表を作 成しているので、旅 費計算に間違い
がないかどうかを確認する。
③県外出張の場 合 、旅費システ ムの操作にあたっ て、特急料金の通 常期・閑散期・繁忙
期の料金にミス がで ることがあるので、時刻 表のカレンダー等で 料金をチェックする。
④貸切バス利用の場合のバ ス料金、宿泊地があ らかじめ指定されている 場合 の宿泊料等、
交通費・宿泊料が適正に 計算されているか、添 付資料で確認する。
○取り組むと きのポ イント
○共同実施の取り 組みにあたって、 共同実施の構成 が同一中学校区では ない場合、同一
中学 校区か らの 出 張と同 一中学 校区以 外の出 張に分け て確認 する。（ 路程に 違いが あ
る場合）
○県内出張と県外出張を分 けて確認 する。
○問題点、改正点等は早め に知らせて、全員の知 識の向上を図る。
○県外出張の事 例をまとめて冊子 にしておき、同様 の出張があったと きに冊子をみて迅
速、正確に処理 できるようにす る。ただし、経費 が変更している 場合があるので、時
刻表との確認 は必ずする。
○その 他
○県外出張の場合、旅費システ ムに旅行地がある場合とな い場合がある。
旅行地がない 場合、手計算入力 となり、確認の ため時刻表と計算機 は必要なので、共
同実施 を行う場合必ず用意する。
時刻表を元に最短経路を 見つけ、幹線 ・地方交 通線に注意して計算する。
必ず複数で計算をし、違 いがない場合請求額をマー カーでチェック する。
○県費旅費請求の対象 となる出張かどうかは必 ず確認する。
旅行用務が義 務教育に関係ある ものかどうかチ ェックし、対象外 の旅費請求はできな
いので 注意する。
（研 究会組 織の役 員会・ 総会を 含んで いない か 。ＰＴ Ａ用務 は含まれ ていな いか。）
○自家用車公務利用の 場合、要件（４ｋｍ以 上）を満たしてい るか 確認する。
○自家用車公務利用で県外 出張する場合、旅行 行程距離を教育事務所に 確認をしておく。
○適正な用務の 確認など、職員に 旅費の有効利用に ついての意識を 向上するさせるよう
喚起する。
○出 張前の 命令簿 への記 入を促 す。（ 出張命令 簿 への記 入がな い場合、 旅費は 支給さ れ
ないことを 伝える。）
49
旅費請求事 務のチェッ ク表（共同 実施）
◆全般
○旅費シ ステムの 初期設定 は正確に なされて いるか。
□学校情報 は正 確に入力されているか。
□債権債務者コードは 正確に入力されているか 。
□職員情報は正 確に入力されているか。
□職員番号に間違いはな いか。
□職員の 住所は 正確に入力されている か。
□職名と氏名は一致 して いるか。
□教育事務所長 名は 正確に入力されている か。
○旅費請 求書に出 張命令簿 の記入が 反映され ているか
□出張用務は適 切なものであるか。
□出発日 、帰着日は間違 いなく記入されている か。
□自家 用車利用 のみの 場合の路程は最 短であるか。日当 は非支給にしているか 。
□宿泊を伴う場 合の 日当・宿泊費は正しく 処理されているか 。
□直行直帰の場合、 勤務校からの距離と比 較し て最短になっているか。
□旅行手段に沿って正 しく処理がされているか。
○公共交 通機関・自家用 車利用・自家用車 同乗・貸切バス 利用・公用車利用 の
確認 ができて いるか。
□自家用車同乗の場 合の 請求をしていない か。
□別途旅費の支給があっ た場合の請求をしてい ないか。
□二重請求はしてい ないか。
□予算の範囲内である か。
□請求は月 単位 で行い、給 与支給明細日前ま でに提出できてい るか。概算払い の
場合は旅行出 発日の １４日前であるか 。
□人権旅費 ・初任研旅費・ 新採研旅費の旅費 計算書・集計表 の請求種別 にマーカ
ー等で色づけされ ているか。
◆旅費シス テム利用
○在勤地 外旅行 の場合
□自宅発着の場合の請求 は正しく反映されているか。
□自家用車 利用と交通機関 の併用がある場合 、経済的な経路手 段で請求ができて
いるか 。
□公用車利用の場合 の処理（５５０ 円） が記載されているか。
□のぞみ利用（片道 ４００ｋｍ以上）の場 合の確認はできている か。
○在勤地 内旅行の 場合 （自 家用車公 務使用）
□走行距離が４ ｋｍ以上であるか。
□走行距離 は正 確に測れているか。
□複数の職員 が同一 地域に旅行した場合、 走行距離に違いはない か。
□公共交通機関 利用の場合の料金が実費額 で記載できているか 。
50
○在勤地 以外の同 一地域の旅 行の場合
□勤務学校 から半径８ｋｍ を超える同一区 域内の旅行は 正確に処理 されている
か。
□貸切 バスを利用する 場合、実費額が 日当の１／２に相 当する額を超える場合 、
超える部分 の金額に 相当する額が支給されている か。
□公用車利用 の 場合の処理（５５０円 ）はなされているか 。
◆手処理の 場合
○県外旅 費
□時刻表と照合 して、計算距離は 最短経 路で計算されているか。
□ 日当（鉄 道換算キ ロ
１ ００ｋｍ ）、宿 泊料（職 務の級に 対応）の 定額分 の計
算は正しく記載されて いるか。
□特急 利用の場合、利 用可能区間が１ ００ｋｍ以上であ り、通常期・閑散期・ 繁
忙期の区別が 正確になされているか。
□新幹線利 用の場合、新幹線 と在来線のいず れも 利用可能な 区間が１００ｋｍ 以
上か 。
□のぞみ利用の場合、 片道４００ｋｍ以上で、利用 区間が記載されている か。
○貸切バス 利用の場 合の 出張
□貸切バス利用の料 金が適切に処理されている か
対象経 費には バス料金 ・有料道路料金 ・駐車料金・乗務 員経費が含まれて い
るか 。
□貸切バス 利用の場合、２ ５ｋｍ未満と２５ ｋｍ以上の区分 は正確になされて い
るか。
□児童生徒 引率の場合、端数 が生じたときの調整 は正確になされている か。
○あらか じめ宿泊料 金が定めら れてい る出張の場合
□正確に宿泊料 金が 処理されているか
実 費相当額には宿泊 料金・夕食料金・ 朝食料金その他の雑費 が含 まれている
か。
実費相 当額が宿泊料定 額を超えていると きは、宿泊料定額 料金が記入されて
いるか 。
あ らかじめ指定され た宿泊料金に夕食 代 ・朝食代が含まれて いない場合、夕
食代 は食卓料相当額の ２／３、朝食代は食 卓料相当額の１／３と して処理さ
れているか。
○航空機 利用による 出張は正確 に処理さ れている か
□片道１０００ ｋｍ以上の路程又は岡山空 港を利用しているか。
□航空運賃 は、実際に利用 した料金であるか 。パック旅行の 場合は宿泊費を差 し
引いた料金になって いるか。
□東京へ出 張の場合、岡山駅 ・倉敷駅・津山 駅から岡山空港 までのバス賃、羽 田
空港から 浜松町駅までの モノレール賃、浜 松町駅から東京駅 までのＪＲ運賃 は
計算されてい るか
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実
践
事
例
名
服 務 関 係 諸 帳 簿 点 検
共 同 実 施 組 織 名
倉敷市立味野中学校区共同実施組織
○実施の目的
○職員の服務関係諸帳簿の適正な管理をする。
○県費月例報告事務を適正に行なう。
○旅費請求事務を適正に行なう。
○職員の適正な諸帳簿の記入等を促す。
○職員の服務に対する意識を高めることに寄与する。
○実施時期
原則、毎月１日の午前中。（午前中で完了しない場合は午後も行なう。２日間実施する場合も
ある。）
○実施方法
共同実施組織の事務職員全員で組織内の全校を回り、服務関係諸帳簿の点検を行なう。（服務
関係諸帳簿を校外へ持ち出さない方法。）
○確認書類一覧
○学校日誌
○服務関係諸帳簿
・出勤簿
・出張命令簿
・年次休暇簿
・特別休暇承認簿
・週休日の振替簿
・代休日指定簿
・勤務時間の割振り変更簿
・病気休暇申請書
・職務専念義務免除申請書
・校外研修承認申請書
・育児休業、休職、欠勤を確認できるもの
等
○準備物（上記の確認書類以外）
○勤務時間の割り振りに関する規程、勤務時間の割り振り表等
・・・・・職員の休憩時間が確認できるもの。給食指導を担当する職員と担当しな
い職員が確認できるものも必要。
○職員名簿・・・・・未記入事項等を記入するためのもの。職員１名ごとの記入スペースがあ
るもの。
○チェック用マーカー
○服務関係諸帳簿整理の依頼書（別紙様式）
○付箋
○動静表（長期休業後）
等
52
○具体的事務処理
学校日誌と諸帳簿の照合
学校日誌
担当を決めて、学校日誌担当者（該当校の事務職員）が日付順
出勤簿
に読んで他の帳簿と照合する。各担当者は、帳簿に確認済みのチ
出張命令簿
ェックをマーカー等で入れるとともに、押印漏れや未記入事項等
年次休暇簿
がある場合は、担当ごとに用意した職員名簿に未記入事項等を記
特別休暇申請簿
入していく。（場合によっては、諸帳簿に鉛筆等で記入したり、
付箋等を貼る。）学校日誌担当者は、未記入事項は直接日誌に記
入する。
①
※
事務職員５名の場合は、１名が一帳簿を担当する。４名の場合は、年次休暇簿と特別休
暇承申請簿を１名で担当する。３名の場合は、学校日誌と出張命令簿、年次休暇簿、特別
休暇申請簿の照合を先に行い、出勤簿との照合を後で行う、等の方法もある。毎月の帳簿
ごとの担当者を事前に決めておく方法もある。
学校日誌に未記入の出張、休暇の確認
出張命令簿
各帳簿に、確認済みのチェックが入っていない出張や休暇がな
年次休暇簿
いかを確認する。ある場合は、事実を確認して必要ならば学校日
特別休暇申請簿
誌と出勤簿に追記する。
②
③ 出張命令簿、年次休暇簿、特別休暇申請簿の記載内容等の確認
・年次休暇簿、特別休暇申請簿の期間欄と日時間数欄の整合性等を確認する。
休憩時間を除いて日時間数を計算しているか、累計計算は正しいか、特別休暇の日時間数
や種別は適正か、等を確認する。
・出張命令簿の時間や旅行手段等の欄に記入漏れ、チェック漏れはないか、市町村（地区名）
は適正か、等を確認する。
・押印漏れはないかを確認する。
④ 週休日の振替簿、代休日指定簿、勤務時間の割振り変更簿の確認
・週休日の振替や代休日があれば、記載内容を確認し、学校日誌、出勤簿と照合する。
・勤務時間の割振りがあれば、記載内容を確認する。
・振替、代休指定、割振りの範囲に注意する。
・勤務時間の割振りについては休憩時間にも注意する。
⑤
病気休暇中の職員、育児休業者、休職者、職務専念義務免除等の確認
該当者があれば、学校日誌の記載と出勤簿を確認する。
⑥ 各校での処理
・全体での照合後、各校の担当者が「服務関係諸帳簿整理の依頼書（別紙様式）」にまとめ
て、該当職員に整理を依頼する。
・職員が諸帳簿の整理後に返却した「服務関係諸帳簿整理の依頼書」と諸帳簿を確認して、
点検を完了する。
53
○取り組むときのポイント
・点検日前日又は当日に、職員朝礼等において「今日は共同実施組織で服務関係諸帳簿の点検
を行なう」ことを知らせて、服務関係諸帳簿への記入・押印の確認を促し、職員の服務に対
する意識を高めるようにする。
・点検後に、管理職から職員へ服務関係諸帳簿への記入・押印等を促してもらうとよい。
・点検確認は正確に行ない、年次休暇の累計等については、一年間終了後に各所属でもう一度
計算すること等は不要にする（程度の意気込みで行なわないと効率化にはならない）。
・出張命令簿等で、未記入を確認して鉛筆等で書き込んだ場合は、後日、該当の教職員がペン
等で記入して鉛筆書きを消した場合でも、確認が済んでいることがその学校の事務職員にわ
かるように、鉛筆書きとともにマーカーでのチェックも入れておくとよい。
○その他
・点検を効率的に行なうためには、点検に専念できて、服務関係諸帳簿を広げることが可能な
面積の机がある場所の確保が不可欠。
・諸帳簿を持ち出すリスクを考慮して、各校を回る方法で行なっているが、移動時間の無駄は
大きく、諸帳簿を一箇所へ持ち寄る方法も考えられる。
☆服務関係諸帳簿、これだけはチェックしておこう！
○出張命令簿
・記入漏れやチェック漏れ、押印漏れの欄はないか。
・出張の時間は勤務時間内か、そうでない場合は勤務時間の割り振りがされているか。
・用務や用務先の会場・場所は略称になっていないか、用務先の市町村名に誤りはないか。
・出張の時間と直行、直帰の関係は適正か。（直行、直帰にチェック漏れはないか。）
・在勤地内旅行について、走行キロ数を記入しているか。
・旅費が別途支給される用務ではないか。
○年次休暇簿
・期間（時間）と日時間数の関係は適正か。（休憩時間を除いて日時間数を記入しているか。）
・累計に誤りはないか。
○特別休暇申請簿
・期間（時間）と日時間数の関係は適正か。（休憩時間を除いて日時間数を記入しているか。）
・種別は適正に記入され、種別累計に誤りはないか。
・備考欄に必要事項は記入されているか。
○週休日の振替簿
・職務の内容は適正に記入されているか。
・振替後の週休日は、勤務を命じられた日を起算日とする６週間前の日から８週間後の日まで
の期間内か。
・振替後に変更した場合は、見え消しで訂正内容を朱書して再度押印しているか。
○代休指定簿
・代休日は、勤務を命じられた休日を起算日とする８週間後の日までの期間内か。
○勤務時間の割振り変更簿
・勤務時間の割振りは、単位となる期間内にされているか。
・再度、割振りを変更した場合は、見え消しで訂正内容を朱書して再度押印しているか。
・休憩時間の追加や変更が必要な場合は、備考欄に記入されているか。（労働時間が８時間を
超える場合は少なくとも１時間の休憩時間を労働時間の中途に与えなければならない。）
54
＜別紙様式＞
Ｈ．
先
服務関係諸帳簿の整理を
．
．
学校
事 務
生
月
日までにお願いします。
（この用紙は、事務までお返しください。）
□「出勤簿」に押印してください。
対象日
□「年次休暇簿」に年次休暇を記入してください。
対象日
□「出張命令簿」に出張を記入してください。
対象日
□「特別休暇申請簿」に特別休暇を記入してください。
対象日
種別等
□「週休日の振替簿」に振替を記入してください。（出勤簿にも「振替」の記入を。）
対象日
□「代休日指定簿」に代休日を記入してください。（出勤簿にも「代休」の記入を。）
対象日
□「勤務時間の割振り変更簿」に勤務時間の割振りを記入してください。
対象日
□その他
＊
月
日現在の状況です。整理済みの場合は悪しからずご了承ください。
55