Google Apps はシンプルだからこそ 使いやすいと思えまし

Google Apps for Business
使わない機能まで買うのは、過剰投資。
Google Apps はシンプルだからこそ
使いやすいと思えました
メールボックスの容量の少なさが業務のボトルネックに
総合不動産流通企業として売買仲介を中心に不動産に関する様々な事業を手がける東急リバブル株式会社は、
2012年4月、全社に Google Apps for Business を約3,500アカウント導入した。それまで同社では社内外の
コミュニケーションシステムとして Lotus Notes® を導入していた。
「 10年程前に東急グループで Lotus Notes® をグループウェア製品として活用しようとする動きがあり、当社も
導入しました」と IT 推進部情報システム課長の島村誠一氏は述懐する。しかし、Lotus Notes® を使用してい
東急リバブル株式会社
た時代は、会社のサーバー上の問題により、メールボックスの容量は1人あたり 250MB と少なかった。
「一杯になると、情報システム課のメンバーが個別に『不要なメールを削除してください』
とお願いしていました」
〒150-0043
と打ち明ける。物件のチラシを作成するために広告代理店などとメールでやりとりする際に、写真や図面など
東京都渋谷区道玄坂 1-9-5
データ量の重いものを送ることがよくあるが、
「そういう担当者は1カ月ももたなかった」と島村氏は言う。容量
http://www.livable.co.jp/
会社概要
をできるだけ節約するために、ファイルの中味の吟味やどの資料を送ったかの記録、削除できない資料のアーカ
イブといった作業も生じていた。
首都圏、関西をはじめ、札幌、仙台、名古屋、
「そういった作業効率だけでなく、コミュニケーションの在り方にも問題があったと思います。例えば、100KB のファ
福岡に直営店方式を中心とするネットワークを
イルであっても、それを1,000人の社員に送ると大変な量になるので『メール添付では送信しないで』とお願いせざ
展開し、地域密着型の「不動産売買仲介」や、
るを得ませんでした。そのかわり掲示板の活用を促していましたが、受動的にチェックできるメールと違い、自ら見に
法人・投資家などの事業用不動産戦略をサポー
行かなければならない掲示板では伝達事項の社内周知にタイムラグやロスが生じてしまっていたのです」
トする「不動産ソリューション」
、賃貸仲介から
賃貸運営サポートまで総合的なサービスを提供
する「賃貸」
、東急グループを中心とした新築
物件の「販売受託」を手がける不動産流通大手。
「クラウド型のほうがメリットは大きい」
また、カレンダーも使いにくくユーザーは一部の人に限られ、
「社員の多くは手帳を使っていた」と IT 推進部
IT 企画課の梅沢千賀子氏は言う。
そして、一番の問題は、Lotus Notes® のバージョンアップを先送りにしていたため、モバイルデバイスでは
社外からアクセスできなかったこと。
「営業担当者はメールをチェックするためにわざわざ帰社する必要があったのです。営業部門からなんとかして
ほしいという非常に強い要望が寄せられていました」と島村氏は説明する。
こうしたことから、情報システム課では2011年6月頃より、2012年4月からの導入を目指してグループウェ
アのリプレイスの検討を開始し、
「あらゆる製品をチェックし、徐々に絞り込んでいった」
（島村氏）
。最終的には
Lotus Notes® の最新バージョン、Microsoft Office365®、そして Google Apps for Business の3製品を
比較検討した。主に検討したポイントは、外部からのアクセスなどの使い勝手、安定性、そしてコストパフォーマ
ンス。安定性という点では、それまでの Lotus Notes® はオンプレミスで運用していたため、たまにダウンしてし
まったり、メンテナンスに人的リソースを割かれることも少なくなかった。そんな事情から、
「クラウド型のほうが
メリットは大きいという仮説のもとに検討を進めた」と島村氏。それ以前から、同社もクラウド型のメリットを享受
すべく、業務システムやホームページはクラウド型のサービスを利用し始めていた。顧客が会員登録した個人情
報も外部のサーバーで管理するという経営の意思決定を済ませていたので、
「クラウド型の採用に社内の抵抗
感はなかった」と島村氏は言う。
シンプルだからこそ使いやすい
Google Apps for Business に決定した要因について、島村氏は「ほかの製品に比べて、まずはコストの安
さが大きかった」と説明する。Lotus Notes® の最新バージョンにはクラウド型のサービスもあったが、価格面
で懸念があり、また、Lotus Notes® は同社の使い方の場合、オンプレミスでの採用に限っての優位性のみと思
左）
IT 推進部情報システム課長
島村誠一氏
右）
IT 推進部 IT 企画課
梅沢千賀子氏
え見送ることに。そして Microsoft Office365® は、
「こちらも価格面での懸念と当社には過剰スペックである」
と判断した。
「 Lotus Notes® も Microsoft Office365® も機能は豊富なのですが、当社では使いこなすことが難しい
機能もありました。オーバースペックであるがゆえ、無駄な投資となり得ることが予想されましたが、その点、
Google Apps for Business はシンプルだからこそ使いやすいと思えたのです」と島村氏。
また、個人的に Gmail を使っている社員は多くいると考えられ、Lotus Notes® から変わって戸惑う社員が
いても、そういった Gmail ユーザーが使い方を教えてくれる存在になることも期待できた。
レクチャーの必要がないほどの使いやすさ
「導入前後に Google Apps for Business の使用方法をレクチャーする場を設けようと考えていたのですが、
バタバタしていてできなかったため、社員には迷惑を掛けた部分もあります。けれども、使い方の問い合わせが
入ることは本当の初期以外、そう多くはありませんでした。結果はやらなくても大きな問題はなかったということ
です（笑）
」と島村氏。現在は、基本操作は卒業と位置付け、知っておくと便利な機能を中心とした社内講習会を
開催しており、より活用してもらえるように今後も続けていく考えだ。
「スレッドが使いにくいという人もいたが、
一方でスレッドのほうが使いやすいという人もいた。個人でスレッドか否かを設定できることを伝えることで、
問題にはならなかった」と梅沢氏は補足する。
社内に大きなメリットを感じせしめたのは、まず1人あたり 25GB というメールボックスの容量の大きさと、検
索性能の高さ。
「従来のように、容量を気にして一手間も二手間もかける必要がなく、添付して送るだけになったのは大きいで
すね」
（島村氏）
「必要なメールが検索ですぐ見つかるのはとても便利ですね。逆に、検索が使えないものだとメールを探し出す
のに非常に時間がかかってしまっていたと思います」
（梅沢氏）
Lotus Notes® ではほとんど使われていなかったカレンダーも、Google カレンダー は使われるように。ま
た、Google ドライブ はいくつかの部署で社内講習会のアンケートや勤務日誌に活用され始めている。
さらに、
「ネット社内報」を Google サイト に移行。
「それまで、外部の制作会社に画面デザインを依頼して
いたのですが、毎回40万円ほどかかっていたのです。Google サイト は社内で作成できてしまうので、そうした
コストを削減できることにもつながりました」と梅沢氏はメリットを説明する。
東急リバブル
Gmail 画面
業界初！　営業担当者約1,000人にスマートフォンを配布
そして、最も効用を発揮することになったのは、Google Apps for Business の導入を機に、まず首都圏の売買
仲介にかかわる営業担当者約1,000人にスマートフォンを配布して社外からもアクセスできるようにしたことだ。
「最近は、お客さまからの物件への反響の多くをメールでいただいています。その反響に迅速に対応できること
で営業機会の逸失が防げるようになったのです。以前のように、会社に戻ってからメールをチェックし、それから
対応していたのでは、すでに他社で依頼されてしまったお客様も少なくなかったと思います」
比較的 IT 化が遅れているといわれる不動産業界で、1,000台という単位でモバイル端末を貸与したケースは
同社が初。
「他社様からのお問い合わせも多いのですが、そういった社外の反応以上に、会社が成長戦略のための IT 武装に
本気で舵を切ったという社内へのメッセージ効果のほうが大きいのではないでしょうか」と島村氏は満足げに言う。
同社の IT 武装はこれに止まらない。すでに、Google Apps for Business に Google+ を連動させ、社内
SNS としての活用検討に着手している。
「当社の営業拠点の社員数は平均10人程度。社員数2,500人という大企業に所属していながら、10人程度の会
社で働いているのと同様の環境に置かれています。ですから、どうしても下からの意見や情報が上まで届きにく
くなってしまうのです。こうしたことを社内 SNS で打破していきたいと考えています」
社内には、共有されていない貴重な情報が埋もれている。それが全員で活用できるようになれば戦力は格段
に向上する。同社は、社内のコミュニケーションレベルを Google Apps for Business と Google+ で一気に
高めようとしているのだ。今後の同社から目が離せない。
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