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利用ガイド - OBC Netサービス
ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・保管サービス 利用ガイド ＜管理者向け＞ 第１ 部 はじめに 第２ 部 導入処理 第３ 部 業務処理 - 個人番号の登録 第４ 部 業務処理 - 個人番号の管理 第５ 部 『奉行製品』との連携 はじめに この度は、弊社の『OMSS ＋ マイナンバー収集・保管サービス』をご利用いただき、誠に ありがとうございます。 当サービスは、個人番号を確実かつ安全に収集・保管し、安全に利用・提供・廃棄までの管理を 実現するサービスです。 クラウドを活用して、個人番号を正確、効率的かつ安全に取得し、保管することで、漏洩等の リスクを低減します。 当サービスを末永くご愛用いただきますよう、お願い申し上げます。 ＣＯＮＴＥＮＴＳ 目 次 １ 部 はじめに 1-1 第 第１ 章 当サービスの概要 1-2 第２ 章 当サービスと『奉行製品』を利用した業務フロー 1-3 第３ 章 当サービスのセキュリティ対策 1-5 第４ 章 その他、運用上のセキュリティ対策 1-6 第５ 章 当サービスを運用するにあたって 1-7 第６ 章 事前にメールアドレスを収集する 1-11 第７ 章 メールが届かない場合 1-14 ２ 部 導入処理 2-1 第 序 章 導入の流れ 2-2 第１ 章 会社の情報を登録する 2-3 第２ 章 利用者を登録する 2-4 第３ 章 電子証明書を発行・通知する 2-17 第４ 章 送信するメールのテンプレートを登録する 2-19 第５ 章 提出を依頼する 2-22 ３ 部 業務処理 - 個人番号の登録 3-1 第 序 章 はじめに 3-2 第１ 章 従業員が個人番号を提出する 3-5 第２ 章 個人番号を代理入力する 3-7 第３ 章 本人かを確認する 3-9 ４ 部 業務処理 - 個人番号の管理 4-1 第 第１ 章 個人番号を一括で受け入れる 4-2 第２ 章 個人番号を参照する 4-5 第３ 章 個人番号を出力する 4-6 第４ 章 不要になった個人番号を削除する 4-8 第５ 章 個人番号に関するログを参照・出力する 4-10 『奉行製品』との連携 ５ 部 第 5-1 第１ 章 『奉行製品』と連携する 5-2 第２ 章 『奉行製品』で変動した社員情報を反映する 5-8 第３ 章 『奉行製品』とＣＳＶ形式のファイルを使用して連動する 5-9 ● 登録商標・商標 当サービスのマニュアルまたは製品上で使用している、会社名および製品名の登録商標または商標に ついて記載します。 ○ Microsoft、Windows、Internet Explorer、Excel は、米国 Microsoft Corporation の、米国、 日本およびその他の国における登録商標です。 ○ その他、記載されている会社名および製品名は、各社の登録商標または商標です。 １ 第 部 はじめに 第１ 章 当サービスの概要 1-2 第２ 章 当サービスと『奉行製品』を利用した業務フロー 1-3 第３ 章 当サービスのセキュリティ対策 1-5 第４ 章 その他、運用上のセキュリティ対策 1-6 第５ 章 当サービスを運用するにあたって 1-7 第６ 章 事前にメールアドレスを収集する 1-11 第７ 章 メールが届かない場合 1-14 1-1 １ 第 章 当サービスの概要 『OMSS ＋ マイナンバー収集・保管サービス』は、個人番号を確実かつ 安全に収集・保管し、安全に利用・提供・廃棄までの管理を実現する サービスです。 『ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・保管サービス』とは 従業員または個人支払先の個人番号を確実かつ安全に収集・保管し、利用から廃棄まで 管理できる、弊社のクラウドサービスです。 『奉行製品』と個人番号データを連携して利用することができます。 ≪個人番号関係事務実施者≫ ≪従業員・個人支払先≫ 個人番号 通知カード 本人確認 書類 保 管 収 集 従業員および個人支払先が当サービスに 個人番号などのデータは、クラウド上だけで アクセスし、個人番号や本人確認 保有することができるため、 『奉行製品』で個人番号を保有する必要が 書類等をスムーズに提出できます。 なく、安全な番号保管・運用ができます。 本人が直接個人番号を登録できるので情報 収集や入力の手間が省けます。 利 用 廃 棄 個人番号関係事務実施者だけが、 退職社員や扶養から外れた親族などの個人 個人番号データを利用できます。 番号を、手間なく、きちんと廃棄できます。 他の人が個人番号データを利用する ことはできません。 安 全 管 理 個人番号を記載した書類などの漏えい、不正利用への対策として、システムのアクセス制御や ログ管理ができます。 1-2 当サービスと『奉行製品』を 利用した業務フロー ２章 第 当サービスと『奉行製品』をご利用の場合は、個人番号の収集から廃棄までの 作業が、システム上で完結できます。 おおまかな業務フローは以下の通りです。 収 集 ■『ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・保管サービス』 ＜事務実施者＞ 利用者 提出依頼 番号提出 情報登録 通知 状況確認 本人確認 個人番号の提出 依頼をメールで 通知します。 第２部参照 提出された個人番号を、 確認書類をもとに本人 確認を行います。 第３部参照 個人番号提出 個人番号収集 ＜従業員・個人支払先＞ 利用ガイド参照（提出者向け） 対象者設定 スマートフォンやコンピュータから、 個人番号や確認書類の画像を、従業員 および個人支払先が直接提出します。 ■『奉行製品』 『奉行製品』に登録 されている社員 および受給者（個人） を『ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・ 保管サービス』の 利用者として登録 します。 第５部参照 安 全 管 理 ＜事務実施者＞ 代理で個人番号入力 郵送や対面などで従業員および個人 支払先から個人番号を取得し、本人確認 を済ませている場合は、事務実施者が 個人番号を代理で入力できます。 第３部参照 1-3 ■『ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・保管サービス』＋『奉行製品』 アクセス認証 アクセス権限管理 1-3 操作履歴管理 保 管 利 用 廃 棄 ■『奉行製品』 ＜事務実施者＞ 個人番号の保管 個人番号利用 個人番号を『奉行製品』で利用 できます。 この際、『奉行製品』には個人番号 のデータは一切保存されません。 個人番号と確認書類は、セキュアな クラウド上に保管されます。 高度なセキュリティ環境下で漏えい や紛失・不正利用のリスクを低減し、 安全な保管と運用を実現します。 個人番号削除 個人番号の管理が不要となった社員 や扶養家族、個人支払先の個人番号 を削除できます。 第５部参照 当サービスで行っている安全管理措置については、次ページ 「当サービスのセキュリティ対策」 をご確認ください。 1-4 ３ 第 章 当サービスのセキュリティ対策 個人番号を管理する際は、特定個人情報保護委員会の 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に 沿って、適切な安全管理措置を講じる必要があります。 ● 当サービスと『奉行製品』をあわせてご利用いただくことで 実現できるセキュリティ対策 当サービスと『奉行製品』をあわせてご利用いただくことで、手間や費用がかかる「セキュリティ対策」 を最小限に抑えることができます。 ■ 自社に個人番号を持たない運用が可能 個人番号は、強固なセキュリティ対策が施されたセキュアなクラウド上で安全に 保管されます。 ・ＩＳＯ 27001（情報セキュリティマネジメントシステム） ・堅牢な日本のデータセンターで企業別に保管 ・ＳＳＬ暗号化によるデータ通信 ・アクセス認証 ■『奉行製品』とサービスがシームレスに連携 源泉徴収票や支払調書などへの個人番号の出力は、いつもの『奉行製品』の操作で行えます。 電子証明書を保持したパソコンから、ＩＤ・パスワード認証を経てサービスに保管された 個人番号を照会し、帳票に出力します。この際、『奉行製品』には個人番号データは一切 残りませんので、特に意識することなく、安全に個人番号を利用できます。 ■ 操作履歴を自動的に記録 当サービスと『奉行製品』が、それぞれに個人番号の操作履歴をすべて自動的に記録します。 操作履歴は、日付や操作内容（入力・修正・削除・印刷など）の任意の条件に合致した 履歴のみを瞬時に表示しますので、簡単に利用状況を確認できます。 特定個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） 」では、 コンピュータやネットワークを含めたセキュリティ対策が必要とされています。 漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は、個人番号を自社内に「持たない」ことです。 1-5 その他、 運用上のセキュリティ対策 ４章 第 当サービスを、より安全にご利用いただくために、以下の内容も 是非ご確認ください。 【サービス起動時】 当サービスを起動する際は、URL や電子証明書が正しいかをご確認の上、起動することを おすすめします。 【運用時】 ○ [ ログ参照 ] メニューで、定期的に不正なログインや操作などがないかをご確認ください。 ○ [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号等を出力（ダウンロード）される際は、パスワードを 設定し、RMS などを用いて厳重に保管してください。 ※ [ 個人番号出力 ] メニュー以外（[ ログ出力 ] メニューや [ メールアドレス受入 ] メニュー） などから出力（ダウンロード）する際も同様です。 ○離席する際は、必ず当サービスからログアウトし、コンピュータもログアウトすることを おすすめします。 【作業終了時】 コンピュータの電源を切ってください。 その他にも、例えば「ワンタイムパスワードのお知らせ」メールに 参 考 ついて、当サービスを操作するコンピュータとは別のコンピュータや 携帯等でメールを受け取るようにすると、さらにセキュリティを高める ことができます。 1-6 ５ 第 当サービスを運用するにあたって 章 [ システム運用設定 []-[]] メニュー 当サービスのメニューやシステム運用設定などを紹介します。 ● 当サービスのメニュー一覧 当サービスのメニュー一覧です。 [ 導入処理 ] メニューで、当サービスを運用するための前準備（利用者の登録や通知用メールの作成） を行います。その後、[ 業務処理 ] メニューで、個人番号の収集・管理・利用・廃棄を行います。 導入処理 収 集 利 用 3-1 ページ 参照 廃 棄 4-6 ページ 参照 2-1 ページ 参照 利 用 4-5 ページ 参照 4-8 ページ 参照 １- ９ページ 参照 １-14 ページ 参照 運用監査 4-10 ページ 参照 １-11 ページ 参照 各メニュー画面で をクリックすると、上記メインメニュー画面に 戻ります。 参 考 1-7 メインメニュー画面右上の「よくあるお問い合わせ」をクリックすると、 OBCNet サービスの「よくあるお問い合わせ」をご覧いただけます。 ● 当サービスの操作の確認方法 はじめに、当「利用ガイド」で当サービスの運用方法をご確認ください。 実際に各メニュー画面で操作される際は、以下の方法で詳細を確認できます。 各メニューの操作手順を動画で丁寧に説明します。 当サービスのログイン画面から、提出者向けの「利用ガイド」や「操作説明動画」も確認できます。 ※提出者が当サービスから個人番号を提出する際も、画面上で提出者向けの「利用ガイド」や「操作説明動画」は 参照することができますが、事前に管理者から提出者に配布する場合などにご利用ください。 「こちら」を クリックします。 1-8 ● システム運用設定 はじめに [ システム運用設定 ] メニューで、当サービスの運用に関する設定を行います。 ■ [ アカウントポリシー ] ページ 当サービスにログインする際のパスワードとロックアウトについて設定します。 パスワードに関する要件を 登録します。 アカウントのロックアウトに 関する要件を登録します。 ロックアウトするのは、個人 番号関係事務実施者と個人 番号確認担当者だけです。 ※アカウントのロックアウトとは、 何度もログインに失敗したとき に、その利用者を一時的にログ インできないようにロックする ことです。ロックすることで、 不正侵入者がパスワードを推測 しながら繰り返しログインを 試みることを防ぎます。 ＜ロックアウトの解除方法＞ 以下の２通りを用意しています。 ①アカウントロックポリシーの [ しきい値 ] と [ 自動解除 ] の設定により、一定時間を経過 すると解除されます。 ② [ 利用者情報登録 ] メニューで、ロックアウトされた利用者の [ ロックアウト状態 ] のチェック を外します。 ※ [ 利用者情報登録 ] メニューの [ ロックアウト状態 ] は、「個人番号関係事務実施者」または「個人 番号確認担当者」にだけ表示されます。 1-9 ■ [ 利用時間制御 ] ページ 当サービスを利用できる時間帯を登録します。 「★」は現在の時間帯を指しています。 グレーの時間帯は、当サービスに ログインできません。 ■ [ ＩＰアドレス制御 ] ページ 無効とする IP アドレスを登録し、接続を制御したい場合は、こちらを設定してください。 ■ [ システム連携 ] ページ 当サービスと、『奉行製品』や『外部システム』を連携する場合に設定します。 『給与奉行』『法定調書奉行』『人事奉行』から 当サービスに直接接続して、利用者や個人番号 データを連携する場合は、 「する」を選択します。 『奉行製品』との連携については、第５部を ご参照ください。 1-10 第 6章 事前にメールアドレス を収集する [ 空メール送信先情報 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー 個人番号提出者に提出依頼通知のメールを送信するために、事前に個人番号 提出者のメールアドレスを収集できます。パートやアルバイトなど、個人の メールアドレスを収集する際に便利です。 【個人番号提出者が事前に確認しておく内容】 個人番号提出者のスマートフォンで、下記のメールアドレスが受信できる設定に されていないと、メールが正しく収集できない可能性があります。 「 no - reply@obc - service . b i z 」 個人番号提出者 個人番号関係事務実施者 注 意 ! 事前に以下の内容を、個人番号提出者に確認しておいてもらってください。 ＜設定方法＞ ○ NTT ドコモの場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html ○ au の場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html ○ソフトバンクモバイルの場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html 上記の手順書は、以下の弊社ホームページ「製品ツールダウンロード」サイト でも公開しています。こちらもあわせてご利用ください。 http://www.obcnet.jp/docdl/ 1-11 ● 作業の流れ 個人番号提出者 個人番号関係事務実施者 ②社内サイトなどで公開された QR コードを ① [ 空メール送信先情報 ] メニューから QR コード（およびメールアドレス）を 読み込み、表示されたメールアドレスに 取得し、社内サイトなどを利用して 空メールを送信します。 個人番号提出者に公開します。 ※ QR コードを読み込めない機種の場合は、 公開されたメールアドレスに空メールを 送信します。 ※ P. １-11 で紹介している注意や、携帯 電話会社ごとの設定手順書などもあわせて 社内サイトなどに公開いただくと、メール アドレスの収集をよりスムーズに行えます。 ③当サービスから自動でメールが返信されて きます。 （件名「 【マイナンバー】メール アドレスの提出をお願いします。 」 ） メールに記載されている URL をクリック し、メールアドレスの登録画面を表示 します。 ④ 収集したメールアドレスを、[ メール アドレス受入 ] メニューを利用して 必要事項を入力し、提出します。 [ 利用者情報登録 ] メニューのメール アドレス欄に受け入れます。 これで個人番号提出者に提出依頼通知を 送信できます。 ＜注意＞上記の流れで、②から③の間の返信メール（件名「【マイナンバー】メールアドレスの提出を お願いします。 」）が個人番号提出者に届かない場合は、P. １-14 をご参照ください。 1-12 第 章 []-[] メニュー ■ [ 空メール送信先情報 ] メニュー 従業員または個人支払先の空メールアドレスおよび QR コードが表示されますので、社内サイトや 個人支払先への連絡等などで公開してください。 クリックすると、QR コードを メールアドレスを メールアドレスを ダウンロードできます。 コピーできます。 変更した場合に 再発行できます。 ■ [ メールアドレス受入 ] メニュー 注 意 ! 当メニューでは、従業員から空メールで提出されたメールアドレスを [ 利用者 情報登録 ] メニューに受け入れる際に、「氏名（フリガナ）」で判断しています。 事前に [ 利用者情報登録 ] メニューで「氏名（フリガナ）」が入力されている ことを確認しておいてください。 左右の内容が正しいかを確認します。 ※ [ メールアドレス出力 ] ページでは、収集したメールアドレスを別システムで利用したり、一度 Excel 等で チェックし、他の利用者情報とあわせて [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで 受け入れる際などに利用できます。 1-13 7 第 章 メールが届かない場合 [ メール送信停止確認 ] メニュー [ メール受信確認 ]/[ 提出依頼通知 ]/[ 個人番号提出状況確認 ] メニュー 当サービスから個人番号提出者へメールを送信（返信）した際に、メールが 正しく届かない場合にご確認ください。 ①送信されていないメールアドレスがあるかを確認します。 ＜メールアドレス収集の際の、空メールへの返信で発生している場合＞ ［メール送信停止確認］メニューを表示します。 送信停止一覧に、メール アドレスが表示されて いるかを確認します。 表示されている場合は、［送信停止解除］ボタンをクリックします。 ＜［メール受信確認］/［提出依頼通知］/［個人番号提出状況確認］メニューで 発生している場合＞ 各メニューを表示します。 アイコンが 表示されている メールアドレス があるかを確認 します。 ※画面は［メール受信確認］メニューの場合 表示されている場合は、そのメールアドレスの アイコンをクリックします。 ※上記の作業は、同じメールアドレスに対して１日３回までしか行えませんので、ご注意ください。 1-14 ②すでにメールアドレスが [ 利用者情報登録 ] メニュー（P. ２- ４）に登録済みの 場合は、そのメールアドレスが本当に正しいかを、念のため確認してください。 本当に正しいかを再度確認します。 ③個人番号提出者のスマートフォンで、下記のメールアドレスが受信できる設定に なっているかをご確認ください。 「 no - reply@obc - service.biz 」 ＜設定方法＞ ○ NTT ドコモの場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html ○ au の場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html ○ソフトバンクモバイルの場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html 上記の手順書は、以下の弊社ホームページ「製品ツールダウンロード」サイトでも公開しています。 こちらもあわせてご利用ください。 http://www.obcnet.jp/docdl/ ④再度、メールが送信できるかを確認します。 ＜メールアドレス収集の際の、空メールへの返信で発生している場合＞ 個人番号提出者に、再度、空メールを送信してもらってください。 ＜［メール受信確認］/［提出依頼通知］/［個人番号提出状況確認］メニューで発生している場合＞ 各メニューで、再度、メールを送信してください。 1-15 ２ 第 部 導入処理 序 章 導入の流れ 2-2 第１ 章 会社の情報を登録する 2-3 第２ 章 利用者を登録する 2-4 第３ 章 電子証明書を発行・通知する 2-17 第４ 章 送信するメールのテンプレートを登録する 2-19 第５ 章 提出を依頼する 2-22 第２部は、「個人番号関係事務実施者」が行う作業です。 ※ [ メール受信確認 ] メニューと [ 提出依頼通知 ] メニューは、 「個人番号確認担当者」も利用できます。 2-1 序 導入の流れ 章 ここでは、個人番号を収集する前の前準備を行います。 実際に運用を始める前に、導入の流れを確認しておきましょう。 会社の情報を登録します。 会社の情報を登録する 従業員の扶養親族についても個人番号確認用の 添付書類を提出してもらうか、利用者のパスワ [ 会社情報登録 ] メニュー ードを自動生成させるかなどを設定します。 2-3 ページ 参照 [ 利用者情報登録 ] メニューで、当サービスで 利用者を登録する 個人番号を収集・保管する利用者（従業員や 個人支払先）の ID やパスワード、メールアドレス [ 利用者情報登録 ] メニュー などの情報を登録します。 2-4 ページ 参照 利用者へ送信するメールの文面を [ 通知テンプレ 通知テンプレートを登録する ート登録 ] メニューで、あらかじめ登録しておく ことができます。 [ 通知テンプレート登録 ] メニュー 2-19 ページ 参照 メールアドレスが正しいかを確認する 利用者を登録したら、[ メール受信確認 ] メニュー で利用者へメールを送信し、登録されている メールアドレスが正しいかを確認します。 [ メール受信確認 ] メニュー [ 空メール送信先情報 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー また、[ 空メール送信先情報 ] メニューや [ メール アドレス受入 ] メニューで、事前に利用者の メールアドレスを収集できます。 2-15 ページ 参照 1-11 ページ 参照 電子証明書を発行する（※管理者だけ） [ 電子証明書設定 ] メニュー メールの受信確認が完了したら、[ 電子証明書 設定 ] メニューで、他の個人番号関係事務実施者、 個人番号確認担当者だけに電子証明書を発行し、 メールを送信します。 2-17 ページ 参照 電子証明書の発行が完了したら、個人番号を 提出依頼通知を送信する 自身で登録する利用者へ、提出依頼通知メール を送信します。 [ 提出依頼通知 ] メニュー 提出依頼通知には、当サービスにログインする ために必要な情報が記載されています。 2-22 ページ 参照 2-2 １ 第 会社の情報を登録する 章 [ 会社情報登録 ] メニュー [ 会社情報登録 ] メニューを選択して、会社の情報を登録します。 従業員等から個人番号を提供された後に、個人番号 個人番号関係事務実施者または個人番号確認担当 関係事務実施者または個人番号確認担当者が、 者が、当サービスを利用するには、電子証明書が 個人番号および身元を確認する回数を選択します。 必要です。電子証明書を発行する際に使用する、 ※より慎重に確認したい場合は、「２回」を選択します。 2 名の個人番号確認担当者で、二重にチェックできます。 貴社の会社名等を英語（半角）で入力します。 ※本人確認は、[ 本人確認 ] メニューで行います。 ※あくまで任意の名称になります。 ２ー 17 ページの [ 電子証明書設定 ] メニューから発行した 電子証明書を、個人番号関係事務実施者または個人番号確認 担当者が自身のコンピュータにインポートした際に、正しい 電子証明書なのかを確認する際に、この名称で確認できます。 ※運用途中で変更することもできます。 当サービスから、個人番号 提出者にメールを送信する 際の差出人名です。 ※必要に応じて変更して ください。 利用者が当サービスにログインする際に利用する パスワードを、自動生成して通知する場合は「する」 を選択します。 ※ [ 提出依頼通知 ] メニューで、利用者に当サービスの 提出依頼通知のメールを送信する際に、パスワードが 自動生成されて通知されます。 すでに決められたパスワードを設定したい場合は、 「しない」を選択します。 2-3 従業員、配偶者、扶養親族、個人支払先 から確認書類を提出してもらう必要がある 場合は、「提出あり」を選択します。 ※本人確認のためだけに、一度確認書類を収集し、 本人確認後に一括で削除することもできます。 ４-8 ページ 参照 ２ 第 利用者を登録する 章 [ 利用者情報登録 ] メニュー [ メール受信確認 ] メニュー 個人番号の提出者（従業員や個人支払先）、および当サービスを利用する 個人番号関係事務実施者および個人番号確認担当者の情報を登録します。 [ 利用者情報登録 ] メニューを開きます。 個人番号や個人番号確認書類を提出してもらう前に、利用者の情報を事前に登録します。 「利用者」とは？ 利用者とは、従業員や個人支払先などの個人番号提出者と、個人番号関係事務実施者や個人番号 確認担当者を指します。 ※個人番号提出者のうち、当サービスではなく紙などで個人番号を提出される場合でも、当サービスで個人 番号を保管される場合は利用者として登録してください。 ※個人番号関係事務実施者や個人番号確認担当者が、委託業務などで自身の個人番号を保管しない場合でも、 利用者として登録してください。 『奉行製品』と連携して利用する場合は、各『奉行製品』側で登録されている 参 考 従業員（社員）や個人支払先（受給者）の情報をもとに、利用者を登録できます。 ５- ４ページ 参照 利用者を１人ずつ登録します。 ２- ５ページ 参照 規定の形式（カンマ区切り）で作成した 利用者情報のファイルを受け入れます。 ２-12 ページ 参照 2-4 ● 利用者を登録する [ 利用者情報登録 ] ページをクリックし、利用者を登録します。 利用者種類（「個人番号関係事務実施者」「個人番号確認担当者」「個人番号提出者（従業員）」「個人 番号提出者（個人支払先）」）によって、登録内容が異なる箇所があります。 基本情報 2-6 ページ 参照 本人確認設定 2-7 ページ 参照 ※利用者種類が、「個人番号提出者 （従業員）」「個人番号提出者（個人 支払先）」の場合は、表示されません。 配偶者情報 その他扶養親族情報 2-7 ページ 参照 ※利用者種類が、「個人番号提出者 （個人支払先）」の場合は、表示 されません。 2-5 「個人番号関係事務実施者」と「個人番号確認担当者」の違い 「個人番号関係事務実施者」は、当サービスのすべての業務を担当するため、 参 考 当サービスのすべてのメニューを利用できます。 「個人番号確認担当者」は、本人確認や個人番号代理入力がメインの業務のため、 以下の６メニューだけ利用できます。 ※ [ メール受信確認 ][ 提出依頼通知 ][ 個人番号代理入力 ][ 個人番号提出状況確認 ] [ 本人確認 ][ パスワード変更 ] の６メニュー ■ 基本情報 利用者の種類（役割）を選択します。 ○個人番号関係事務実施者 ：個人番号の利用事務全般を行う管理者 ○個人番号確認担当者 ：個人番号の代理入力や本人確認を行う担当者 ○個人番号提出者（従業員） ：当サービスで個人番号を保管する従業員 ○個人番号提出者（個人支払先）：当サービスで個人番号を保管する個人支払先 利用者種類によって、チェック項目の内容が変更されます。 ○「個人番号関係事務実施者」「個人番号確認担当者」の場合 委託業務等で、自身の個人番号を当サービスで保管しない場合にチェックを付けます。 ○「個人番号提出者（従業員）」「個人番号提出者（個人支払先）」の場合 当サービスを利用せず、書類などで個人番号を提出し、対面で本人確認するなどの場合に チェックを付けます。 １-11 ページ 参照 メールアドレス収集機能（ ） を利用して、個人番号提出者のメールアドレスを 収集する場合は、「フリガナ」は必ず入力して ください。 利用者 ID は、任意の名称を設定します。 ※各利用者が当サービスにログインする際 の ID のため、重複しないように入力して 所属は、一意な名称で入力します。 2- ８ページ 参照 ください。 利用者が、当サービスにログインできるかを設 定します。退職予定がある場合などは、有効 期限に退職日を登録することで、退職日より 後にログインできなくできます。 ※ロックアウト状態は、「個人番号関係事務実施者」 および「個人番号確認担当者」の場合に表示され ます。間違ったパスワードを入力してロックアウト 状態になってしまった際はここにチェックが 付きますので、ロックアウト状態を解除するには、 ここのチェックを外してください。 2-6 ■ 本人確認設定 「個人番号関係事務実施者」または「個人番号確認担当者」が、誰の個人番号を確認するかを 入力します。 本人確認する対象を、「従業員」「個人支払先」 「従業員・個人支払先」から選択します。 「個人番号を確認する所属を設定する」を選択した場合は、確認する所属を指定します。 複数の所属を確認する場合は、所属の間に「 , 」( 半角のカンマ ) を挿入します。 ※ここで設定した内容は、[ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 本人確認 ] メニューだけでなく、 [ 個人番号参照 ] メニューや [ 個人番号一括取得 ] メニューなどの個人番号を管理するすべての メニューで反映されます。 ※「個人番号を確認する所属を設定する」を選択した場合の入力方法は、2-9 ページ「本人確認 設定の「従業員に対する確認担当 所属」欄の入力方法」をご参照ください。 ■ 配偶者情報、その他扶養親族情報 個人番号を提出する配偶者、または扶養親族がいる場合に入力します。 ※従業員が個人番号を提出する際に、配偶者や扶養親族を追加することはできません。扶養親族に変更が あり、個人番号を提出する扶養親族が増えている場合などは、あらかじめ、当メニューで追加します。 配偶者以外の扶養親族が複数名いる 場合は、その人数を選択します。 利用者の情報を入力したら、［登録］ボタンをクリックします。 登録すると、[ 利用者情報一覧 ] ページに登録した利用者が表示されます。 2-7 【 所属の入力方法 】 所属を入力すると、[ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 本人確認 ] メニューなどで、所属名で 3-3 ページ 参照 検索・絞り込みをする際に便利です。（ ） 次ページ 参照 また、本人確認を分担して行う際に、所属名を指定して分担できます。（ ） 営業部 第１課 Ａグループ Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ ■ 営業部 - 第１課 - Ａグループ に所属する従業員の場合 ＜入力例 ①＞ コ コ 所 属 部署名の間を詰めて入力してもよいですが、見やすい 入力した所属に対して、 ように間にスペースや「 -（ハイフン）」を入れて、 本人確認を行う担当者を 入力していただいても大丈夫です。 確認できます。 ＜入力例 ②＞ 同じ部署名が存在しない場合は、以下のように省略して入力しても大丈夫です。 所 属 2-8 【 本人確認設定の「従業員に対する確認担当 所属」欄の入力方法 】 複数の「個人番号関係事務実施者」または「個人番号確認担当者」で本人確認を分担する場合は、 「従業員に対する確認担当 所属」欄に、どこの所属の本人確認を担当するかを指定します。 営業部 第１課 Ａグループ Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ ■ A 氏が「営業部 第１課」、B 氏が「営業部 第２課」の従業員に対して 本人確認を担当する場合 Ａ氏 従業員に対する 確認担当 所属 本人確認する所属が複数ある場合は、間に 「 ,（半角のカンマ）」を入力します。 本人確認する個人番号提出者に ついて一覧で確認できます。 B氏 従業員に対する 確認担当 所属 注 意 ! Ａ氏は「営業部 第１課」の本人確認担当ですが、「営業部 第１課」だけを 入力しても、正しく本人確認できません。 必ず「営業部 第１課 Ａグループ」と、各従業員の所属欄に登録されている 所属名称で入力してください。 2-9 ＜設定例１＞ 人事部で分担して、１回だけ本人確認する場合（本人確認が１回の場合）。 （B 氏が「営業部 第１課」、C 氏が「営業部 第２課」の 人事部 Ａ氏 Ｂ氏 Ｃ氏 営業部 従業員に対して本人確認を担当） Ａグループ 第１課 Ｄ氏 Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ Ｂ氏（人事部） Ａ氏（人事部 部長） 個人番号関係事務実施者 役割 役割 「営業部 第１課」の個人番号確認担当者 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する 従業員に対する 確認担当 所属 確認担当 所属 Ｃ氏（人事部） 役割 Ｄ氏（営業部 第１課 Ａグループ） 「営業部 第２課」の個人番号確認担当者 役割 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する 従業員に対する 確認担当 所属 確認担当 所属 個人番号を提出 ※所属欄に「Ａグループ」だけを入力すると、第１課と 第２課のどちらの「Ａグループ」なのか判断できない ため、「営業部 第１課 Ａグループ」と入力します。 2-10 第 章 []-[] メニュー ＜設定例２＞ 地方の店舗については、人事部とは別に各店舗の店長が、自身の店舗の従業員について 本人確認する場合（本人確認が２回の場合）。 本社 人事部 Ａ氏 Ｂ氏 横浜店 Ｃ氏 Ｄ氏 埼玉店 千葉店 工場 Ａ氏（本社 人事部） 役割 個人番号関係実務実施者 Ｂ氏（本社 人事部） 役割 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する 従業員に対する 確認担当 所属 確認担当 所属 Ｄ氏（横浜店 従業員） Ｃ氏（横浜店 店長） 役割 横浜店の個人番号確認担当 関東店舗の個人番号確認担当 役割 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する 従業員に対する 確認担当 所属 確認担当 所属 個人番号を提出 ※同じ店舗名が存在しないため、「横浜店」で判断 できるため、「横浜店」と入力します。 2-11 第 章 []-[] メニュー ● 規定の形式（カンマ区切り）で作成した 利用者情報のファイルを受け入れる ■ 受け入れられるファイルの形式 当メニューで受け入れられるファイルは、「カンマ区切り」（拡張子が「.txt」または「.csv」) の ファイルです。 ■ 受入方法 [ 利用者情報受入 ] ページで、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に利用者情報受入ファイルを作成し、 当サービスに受け入れます。 ①「受入形式一覧表 .xlsx」を参考に、受け入れ できる項目や文字数などを確認します。 ②受け入れたい利用者のテンプレートファイルをダウンロードします。 2-12 ③ダウンロードしたテンプレートファイルをエクセルなどで開き、 「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、 受け入れる利用者情報を入力します。 １行目は修正しません。 2 行目以降に利用者の情報を入力します。 ※受け入れる必要がない項目は、何も入力せず、空欄のままにします。 ④ファイルを「CSV 形式」で保存します。 ※エクセルの場合は、保存時にファイルの種類で「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択します。 エクセルで作成して「ＣＳＶ形式」で保存すると、以下のメッセージが表示されます。 ［はい］ボタンをクリックして、利用者情報受入ファイルを保存します。 2-13 ⑤［参照 ...］ボタンをクリックし、 作成したファイルを指定します。 ⑥［受入開始］ボタンをクリック します。 以上で、利用者情報の受け入れが完了です。 すでに登録済みの利用者に対して、利用者情報データを受け入れる場合 すでに登録済みの利用者に対して、登録内容の変更や追加などで利用者情報を受け入れる場合は、 受入ファイル内に空欄の項目があると、その項目は空欄のデータで上書きされますので、ご注意 ください。また、扶養家族の氏名に対して空白データを受け入れた場合は、その扶養家族の情報が 削除されます。 奉行製品と連携して運用している場合に、当サービスの [ 利用者情報登録 ] 参 考 メニューで利用者、またはその扶養家族を削除しても、奉行製品側に登録さ れている社員またはその扶養家族、受給者などのデータは削除されません。 2-14 ● メールアドレスが正しいかを確認する [ メール受信確認 ] メニューで利用者へメールを送信して、正しくメールアドレスが登録されて いるかを確認します。 １-11 ページ参照） ※事前に [ 空メール送信先情報 ] メニュー（ で、空メールからメールアドレスを収集して いる個人番号提出者については、あらためてメール受信確認を行う必要はありません。 【メールを送信する前に、利用者が確認しておく内容】 利用者のスマートフォンで、下記のメールアドレスが受信できる設定にされて いないと、メールが正しく受信できない可能性があります。 「 no - reply@obc - service. b i z 」 個人番号提出者 個人番号関係事務実施者 事前に以下の内容を、利用者に確認しておいてもらってください。 注 意 ! ＜設定方法＞ ○ NTT ドコモの場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html ○ au の場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html ○ソフトバンクモバイルの場合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html 上記の手順書は、以下の弊社ホームページ「製品ツールダウンロード」サイト でも公開しています。こちらもあわせてご利用ください。 http://www.obcnet.jp/docdl/ 2-15 ● 作業の流れ 個人番号関係事務実施者 個人番号提出者 個人番号確認担当者 ※事前に P. ２-15 で紹介している注意や、携帯 電話会社ごとの設定手順書などを確認しておいて もらうと、メール受信確認をよりスムーズに 行えます。 ①利用者に確認メールを送信します。 一括で送信 個別で送信 利用者に、当サービスを利用するための手続き を依頼するメールが届きます。 ③リンクをクリックします。 ②クリックして送信します。 確認状況が「確認中」に変更されます。 ※ [ 通知テンプレート登録 ] メニューで、メール の文面をテンプレートとして事前に登録して おくことができます。 2-19 ページ 参照 ⑤確認状況が「確認済」に変更されます。 ④上記の画面が表示されたら、完了です。 以上でメールアドレスが正しく登録されて いるかの確認が完了です。 ＜注意＞上記の流れで、②から③の間のメールが個人番号提出者に届かない場合は、P. １-14 を ご参照ください。 2-16 ３ 第 章 電子証明書を発行・通知する [ 電子証明書設定 ] メニュー 「個人番号関係事務実施者」または「個人番号確認担当者」が当サービスを利用 するには、利用者ごとに「電子証明書」のライセンス発行とインポートが必要 になります。 ※同じ利用者でも複数のコンピュータで当サービスを利用したい場合は、利用する コンピュータごとに「電子証明書」が必要になります。 ■当サービスを利用する「個人番号関係事務実施者」または「個人番号確認担当者」 が４名の場合は、４名分の電子証明書が必要です。 個人番号関係 事務実施者 A氏 個人番号確認 担当者 C氏 個人番号関係 事務実施者 B氏 個人番号確認 担当者 D氏 当サービスを最初に起動した A 氏は、すでに電子証明書は発行・インポート済みなので、 当メニューで残りの B 氏、C 氏、D 氏の分の電子証明書を発行し、各自のコンピュータに インポートしてもらうように通知します。 ■同じ「個人番号関係事務実施者」または「個人番号確認担当者」でも、複数の コンピュータで当サービスを利用する場合は、さらに利用するコンピュータ分の 電子証明書が必要です。 個人番号関係 事務実施者 A氏 A 氏が別のコンピュータでも当サービスを利用する場合は、今のコンピュータとは別に、 もう１つのコンピュータ用の電子証明書を発行し、使用するコンピュータにインポートします。 ■『奉行製品』と連携して利用する場合は、当サービスと連携操作を行う『奉行製品』 がセットアップされているコンピュータにも「電子証明書」が必要です。 『奉行製品』がセットアップされたコンピュータ ※ネットワーク対応製品の場合は、当サービスと連携操作を行うクライアントコンピュータ 2-17 他の管理者が行う手順はこちら ①インターネットエクスプローラのアドレスに「http://www.obcnet. jp 」と入力します。 ※ＯＢＣ Ｎｅｔサービスのご利用には、ＯＢＣ Ｎｅｔサービスへのログインが必要です。 ②「よくあるお問い合わせ（FAQ）」をクリックし、[ キーワードから検索 ] ページを選択します。 ③「文書番号：40040」を検索し、 「『マイナンバー収集・保管サービス』の管理者を増やす方法は？」 の「資料ダウンロード」にある「電子証明書をインポートする手順書 .pdf」をご確認ください。 注 意 ! 電子証明書を通知する前に、あらかじめ [ メール受信確認 ] メニューで、 「個人番号関係事務実施者」または「個人番号確認担当者」に対しても、 メールアドレスの確認を済ませておいてください。 ／ 他の「個人番号関係事務実施者」 Ａ氏 または「個人番号確認担当者」 または、他のコンピュータ ① [ 電子証明書設定 ] メニューで 電子証明書のライセンスを発行します。 ※以下の③～⑤の手順は、別途手順書が 用意されています。 ③「管理者用 URL のお知らせ」のメールが 届きます。記載されている「電子証明書」 インポート用の URL のサイトにログインし、 [ 取得 ] をクリックします。 発行する利用者を選択します。 ※すでに発行済みの利用者に対しても、 複数のコンピュータで利用させる目的で 選択できます。 [ 発行 ] をクリックします。 ④以下の２通のメールが届きます。 STEP １ 電子証明書送付の お知らせ ②発行した利用者を再度選択して、[ 電子 STEP ２ 電子証明書パスワード 証明書通知 ] ボタンをクリックします。 送付のお知らせ メールの手順にしたがって、電子証明書を インポートします。③で届いた「管理者用 URL のお知らせ」メールの内容にしたがって、 記載されている管理者用サイトの URL を クリックします。 ⑤当サービスにログインします。 2-18 ４章 第 送信するメールの テンプレートを登録する [ 通知テンプレート登録 ] メニュー [ 通知テンプレート登録 ] メニューを選択して、当サービスから送信する メールの文面を変更し、テンプレートとして登録できます。通知書類ごとに 「従業員用」「個人支払先用」を登録できます。 通知する目的ごとに、メールの テンプレートが用意されています。 変更したい通知を選択します。 宛先（「従業員用」「個人支払先用」）によって、 別のテンプレートを登録できます。 ※「提出完了通知」以外は、さらにテンプレート ３～ 10 が用意されています。役職や職種などに よって、テンプレートを分けて登録する場合に ご利用ください。 個人番号利用目的の通知書やメールには、 ファイルを１つだけ添付することができ ます。 個人番号に関する社内ルールなどを、 メールに添付して一緒に送信できます。 ※２ＭＢを超えるファイルは添付できません。 グレーで表示された文章は、 当サービスで固定の内容に なるため、編集できません。 メールの文面を編集し、 ［登録］ボタンをクリックします。 2-19 ● はじめから用意されているテンプレート ■ メール受信確認通知 ○従業員用 ○個人支払先用 ■ 提出依頼通知 ○従業員用 ○個人支払先用 「個人番号関係事務実施者」「個人番号確認担当者」の場合は、提出依頼通知には【提出者用 URL】だけが記載されています。利用者 ID とパスワードについては、電子証明書発行を 行った際のメール（件名「【マイナンバー】管理用ＵＲＬのお知らせ」）に記載されている 内容でログインしてください。 自身の個人番号を提出する際の 【提出用 URL】 2-20 ■ 催促通知 ○従業員用 ○個人支払先用 ■ 提出完了通知 ○従業員用 ○個人支払先用 ■ 差戻通知 ○従業員用 ○個人支払先用 2-21 ５ 第 提出を依頼する 章 [ 提出依頼通知 ] メニュー メールの受信確認や通知テンプレートの登録が終了したら、[ 提出依頼通知 ] メニューから、提出依頼通知を送信します。 個人番号関係事務実施者 個人番号提出者 個人番号確認担当者 ①利用者に提出依頼通知を送信します。 一括で送信 個別で送信 ③利用者に提出依頼のお知らせが届きます。 リンクをクリックします。 ②クリックして送信します。 通知状況が「通知済」に変更されます。 ④当サービスのログイン画面が表示されます ので、ログインしてください。 ＜注意＞上記の流れで、②から③の間のメールが個人番号提出者に届かない場合は、P. １-14 を ご参照ください。 2-22 「個人番号関係事務実施者」 「個人番号確認担当者」宛の提出依頼通知のメールには、 参 考 【提出用 URL】が通知されます。 ２-20 ページ 参照 【提出用 URL】をクリックすると、以下の画面が表示されます。 ＜ ログイン後の利用者の作業 ＞ 当サービスにログインしたら、個人番号などの情報を登録します。 ①通知された利用者 ID とパスワードを入力し、 ［ログイン］ボタンをクリックします。 ② [ ワンタイムパスワード ] 画面へ進みます。 ワンタイムパスワードのお知らせメールが 送信されます。 ※ワンタイムパスワードとは、今回のログイン用に 用意されたパスワードです。セキュリティを考慮 し、毎回ログイン時にワンタイムパスワードは 変更され、メールで通知されます。以前のワン タイムパスワードは利用できませんので、ご注意 ください。 送信されたメールを確認し、ワンタイム パスワードを入力して、［次へ］ボタンを クリックします。 ③ [ 個人番号提出 ] 画面が開きますので、 個人番号の入力や番号確認書類等を添付し、 ［提出］してください。 続きは、３- ５ページをご参照ください。 提出者には、提出者用の「利用ガイド」や 「詳細説明動画」が用意され、提出者が提出者用 のログイン画面などから参照できます。 管理者が事前に確認したい場合は、管理者用 ログイン画面または製品ツールダウンロード （http://www.obcnet.jp/docdl/）からも確認 できます。 2-23 ３ 第 部 業務処理 - 個人番号の登録 序 章 はじめに 3-2 第１ 章 従業員が個人番号を提出する 3-5 第２ 章 個人番号を代理入力する 3-7 第３ 章 本人かを確認する 3-9 第３部は、「個人番号関係事務実施者」および 「個人番号確認担当者」が行う作業です。 3-1 序 はじめに 章 当サービスを運用するにあたって、運用の流れ（個人番号の収集から本人確認） や共通の操作方法を説明します。 ● 運用の流れ パソコンやスマートフォンなどで 書類などで 当サービスから 個人番号を提出してもらう場合 個人番号を提出してもらう場合 個人番号提出者 個人番号提出者 従業員が個人番号を入力する 従業員が個人番号を提出する [ 個人番号提出 ] 画面 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務実施者 個人番号確認担当者 個人番号確認担当者 従業員の提出状況を確認する 個人番号を代理で入力する [ 個人番号提出状況確認 ] メニュー [ 個人番号代理入力 ] メニュー 本人かを確認する [ 本人確認 ] メニュ メニュー 3-2 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ● 共通の操作方法 当サービスで、処理したい従業員を検索する際の操作方法を説明します。 検索キーワードに処理したい従業員の「利用者 ID」「従業員番号」「氏名」「所属」などを入力し、 ［検索］ボタンをクリックします。 また、検索キーワードを組み合わせて、絞り込みができます。 複数の検索キーワードを使って絞り込む場合は、キーワードの間にスペースを入れて入力します。 3-3 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ＜所属から検索する例＞ 「個人番号関係事務実施者」が、 営業部 第１課 「第１課」のすべてのグループの A グループ 従業員を検索したい場合 B グループ C グループ 「営業部 第１課」の個人番号 確認担当者が、第１課の中から 第２課 A グループ 「A グループ」の従業員を検索 したい場合 B グループ ■「個人番号関係事務実施者」が、 「第１課」のすべてのグループの従業員を検索したい場合 検索キーワードに「第１課」と入力して、［検索］ボタンをクリックします。 ■「営業部 第１課」の個人番号確認担当者が、 第１課の中から「A グループ」の従業員を検索したい場合 検索キーワードに「第１課 A グループ」と入力して、［検索］ボタンをクリックします。 3-4 １ 第 章 従業員が個人番号を提出する [ 個人番号提出 ] メニュー [ 個人番号提出状況確認 ] メニュー 従業員から個人番号を収集します。 従業員の提出状況を確認できます。 ● 従業員が個人番号を提出する 従業員や個人支払先が当サービスにログインすると、[ 個人番号提出 ] メニューが開きますので、 必要な情報を入力して個人番号を提出します。 番号確認書類、身元確認書類などの 画像ファイルを、［画像添付］ボタン から選択して添付します。 ※「jpeg」「jpg」「png」「gif」の 形式の画像ファイルを指定できます。 ※ PDF は添付できませんので、ご注意 ください。 入力が完了したら、[ 次へ ] ボタンをクリック ［ログアウト］ボタンをクリックしたら、 します。内容を確認し、[ 提出 ] ボタンを 従業員側の作業は完了です。 クリックします。 ※作業が完了すると、個人番号を提出した従業員に、 あらためて提出が完了した旨のメールが届きます。 ［提出］ボタンをクリックして提出した後は、従業員は登録した情報を 参 考 修正することはできません。 誤りがあった場合は、個人番号確認担当者が [ 本人確認 ] メニューから 差戻して、従業員に修正してもらいます。 3-5 提出者には、提出者用の利用ガイドや詳細説明動画が用意されています。 提出者用のログイン画面などから参照できます。管理者が事前に確認 第 章 したい場合は、管理者用ログイン画面または製品ツールダウンロード []-[] メニュー （http://www.obcnet.jp/docdl/）からも確認できます。 ここでは、 ● 従業員の個人番号の提出状況を確認する [ 個人番号提出状況確認 ] メニューから従業員の個人番号の提出状況を確認できます。 個人番号がまだ提出されていない従業員には、メールで提出を促すことができます。 個人番号関係事務実施者 個人番号確認担当者 個人番号提出者 ①提出状況が「未提出」の従業員に、メールで ＜注意＞ ②から③の間のメールが個人番号提出者に 提出を促します。 届かない場合は、P. １-14 をご参照ください。 ③個人番号提出者にメールが届きます。 一括で送信 個別で送信 以前に送信している利用開始通知 より、当サービスにログインします。 ②必要に応じて文章を修正し、 クリックして送信します。 ⑤提出状況が「提出済」に変更されます。 [ 本人確認 ] アイコンをクリックすると、 そのまま [ 本人確認 ] メニューへ進めます。 ３- ９ページ 参照 3-6 ④個人番号を提出します。 2 第 章 個人番号を代理入力する [ 個人番号代理入力 []-[]] メニュー 従業員の個人番号を代理で入力します。 ここでは、 スマートフォンやコンピュータがない提出者が、郵送や対面などで提出した 個人番号を、代理で入力します。 注意 あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください。 対面や郵送など、個人番号が書類で提出されてきた場合などに、[ 個人番号代理入力 ] メニューから代理で個人番号を登録します。 「本人確認情報」には、対面などで 従業員の本人確認を担当した確認者と 確認日付を入力します。 ［検索］ボタンをクリックすると、代理入力できる従業員が一覧で表示されます。 代理入力する従業員の ボタンをクリックして、必要な情報を入力します。 3-7 第 章 []-[] メニュー ここでは、 個人番号を入力し、番号確認書類、身元確認書類などの画像ファイルを添付して ［登録］ボタンをクリックします。 チェックを付けると、画像 の添付を省略できます。 番号確認書類、身元確認書類などの 画像ファイルを、［画像添付］ボタン から選択して添付します。 ※「jpeg」「jpg」「png」「gif」の 形式の画像ファイルを指定できます。 添付した画像ファイルの 参 考 向きを調整したい場合は、 ボタンをクリックすると、 左へ 90 度回転します。 3-8 ３ 第 章 本人かを確認する [ 本人確認 ] メニュー 個人番号確認担当者（または個人番号関係事務実施者）が、提出された利用者 の個人番号に対して、本人かを確認します。 [ 本人確認 ] メニューで、番号確認書類をもとに番号が正しいかを確認します。 また、身元確認書類をもとに番号の持ち主が正しいかを確認します。 個人番号が一致しているかを 確認します。 氏名が一致しているかを 確認します。 配偶者および扶養親族の個人番号が入力 されているかを確認します。 ※確認書類が提出されている場合（画像が 表示されている場合）は、確認書類と一致 しているかを確認します。 確認して問題がなければ、 チェックを付けて登録します。 ※登録内容に不備があった場合は、［差戻］ボタンから差戻します。 同時に、従業員に差戻メールを送信します。 3-9 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ＜２名の個人番号確認担当者で本人確認する場合＞ 本社 人事部は、各店舗の店長が本人 人事部 確認した後に、各店舗の従業員 に対して本人確認する。 横浜店 「横浜店」の店長は、「横浜店」 埼玉店 の従業員に対して本人確認する。 ○前準備 [ 会社情報登録 ] メニューで、本人確認設定を「２回」に設定します。 ○作業の流れ １. 横浜店の従業員が個人番号を提出する ２. 横浜店の店長が本人確認する（１回目） 確認状況は「確認済」になります。 3-10 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ３. 人事部が本人確認する（２回目） すでに「横浜店」の店長が１回目 の本人確認を済ませている従業員 だけを表示させたい場合は、 チェックを付けます。 「確認者 1」に、１回目に本人確認した 「横浜店」の店長の氏名が表示されます。 確認状況は「確認済」になります。 本人確認が完了すると、個人番号と 添付ファイルが非表示になります。 「確認者 2」に、２回目に本人確認 した人事部の確認担当者の氏名が 表示されます。 3-11 ４ 第 部 業務処理 - 個人番号の管理 第１ 章 個人番号を一括で受け入れる 4-2 第２ 章 個人番号を参照する 4-5 第３ 章 個人番号を出力する 4-6 第４ 章 不要になった個人番号を削除する 4-8 第５ 章 個人番号に関するログを参照・出力する 4-10 第４部は、「個人番号関係事務実施者」が行う作業です。 4-1 1 第 個人番号を一括で受け入れる 章 [ 個人番号受入 ] メニュー 規定の形式（カンマ区切り）で作成した個人番号のファイルを受け入れます。 注意 あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください。 ■ 受け入れられるファイルの形式 受け入れられるファイルは、「カンマ区切り」（拡張子が「.txt」または「.csv」) のファイルです。 ■ 受入方法 [ 個人番号受入 ] メニューで、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に個人番号受入ファイルを作成し、 当サービスに受け入れます。 ①「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、受け入れ られる項目や文字数などを確認します。 ②受け入れたい個人番号のテンプレートファイルをダウンロード します。 4-2 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ③ダウンロードしたテンプレートファイルを Excel などで開き、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、 受け入れる個人番号を入力します。 １行目は修正しません。 2 行目以降に、個人番号などの情報を入力します。 ※受け入れる必要がない項目は、何も入力せず、空欄のままにします。 ④ファイルを「CSV 形式」で保存します。 ※エクセルの場合は、保存時にファイルの種類で「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択します。 エクセルで作成して、「ＣＳＶ形式」で保存すると、以下のメッセージが表示されます。 ［はい］ボタンをクリックして、個人番号受入ファイルを保存します。 4-3 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ⑤［参照 ...］ボタンをクリックし、 作成したファイルを指定します。 ⑥［受入開始］ボタンをクリック します。 以上で、個人番号の受け入れが完了です。 確認書類も同様に受け入れできます。 参 考 あらかじめ、以下のように命名規則にしたがって確認書類のファイル名を設定 しておきます。 100000_ 本人 _0.jpg ※1 ※２ ※３ ※４ ※５ ※６ ※ １ 従業員番号です。利用者 ID ではありません のでご注意ください。 ※ ２ ※ ４「_」半角のアンダーバーです。 ※ ３「本人」「配偶」「扶 01」「扶 02」… 扶養者については、番号を間違えないよう にご注意ください。 ※ ５ 個人番号確認書類が「０」、身元確認書類が 「１」以降です。 ※ ６「jpeg」「jpg」「png」「gif」のいずれかです。 4-4 2 第 個人番号を参照する 章 [ 個人番号参照 ] メニュー 各種手続きに個人番号を記載する場合などに、登録されている個人番号を 参照します。 [ 個人番号参照 ] メニューから個人番号を参照します。 ※ [ 本人確認 ] メニューで確認が済んでいない提出者（または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない 提出者）の個人番号は参照できません。 添付ファイルがある場合は、 クリックして確認できます。 セキュリティを重視し、はじめは 「*」マークで隠してあります。 チェックを付けた対象者の個人番号 だけが表示されます。 4-5 3 第 章 個人番号を出力する [ 個人番号出力 ] メニュー 個人番号情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します。 例えば、「奉行 21 シリーズ」や別システムなどへ、個人番号をファイル連動 する場合などに利用します。 [ 個人番号出力 ] メニューから、個人番号情報ファイルをダウンロードして利用します。 個人番号情報ファイルには、従業員や個人支払先の氏名、個人番号、確認書類（画像ファイル）など が含まれます。 ※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「本人確認設定」で、確認対象に指定している利用者の個人番号情報ファイルが ダウンロードできます。 ※ [ 本人確認 ] メニューで確認が完了していない（または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない）個人番号は、 ダウンロードできません。 番号確認書類や身元確認書類などの 添付ファイルを含めてダウンロード するかを選択します。 一括取得した個人番号情報 ファイルを開くための、 パスワードを入力します。 個人番号情報ファイルの作成が完了すると、 完了メールが送信されます。 4-6 第 章 []-[] メニュー ここでは、 画面に ボタンが表示されますので、 クリックしてダウンロードします。 ダウンロードした個人番号情報ファイルは、 「download_( 日付 )_( 時間 ).zip」という ファイル名で保存されます。 ※ をクリックし、［名前を付けて保存］を 選択して任意の場所に保存することもできます。 上記で保存した Zip ファイルを展開します。 個人番号情報ファイルや、添付ファイルを開くとき は、ステップ２で設定したパスワードを入力します。 添付ファイルをダウンロードした場合は、 「Images」フォルダから確認できます。 ※出力される画像ファイルの命名規則は、 受け入れの際と同様ですので、 ４- ４ページ の参考をご確認ください。 ○ステップ３でダウンロードできる期限が表示されますので、それまでに ダウンロードしてください。 参 考 ○すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、その旨の メッセージが画面に表示され、自動的にステップ１に戻ります。 再度、個人番号情報ファイルを作成してダウンロードしてください。 4-7 4章 第 不要になった個人番号を 削除する [ 個人番号削除 ] メニュー 不要になった個人番号を削除します。 本人が退職したり、扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった 場合や、確認書類を本人確認のためだけに収集し、当サービスでは保管しない 場合などに使用します。 退職社員や扶養から外れた家族の個人番号を、[ 個人番号削除 ] メニューの [ 個人番号削除 ] ページ で削除します。 注 意 ! ○一度削除した個人番号は、もとに戻せません。 ○退職社員の個人番号であっても、提出書類の再提出などで利用する場合がある ため、一定期間保管した後に削除することをおすすめします。 複数の従業員を一度に選択 できません。 複数の従業員の個人番号を 削除したい場合は、１名ずつ 選択して削除してください。 一括でチェックを付けたい場合は、 一番上のチェックを付けます。 ○あくまで個人番号と確認書類の削除です。[ 利用者情報登録 ] メニューからは、 注 意 ! 本人や扶養家族は削除されません。利用者情報からも削除したい場合は、 [ 利用者情報登録 ] メニューで別途、削除してください。 ○奉行製品と連携して運用している場合で、奉行製品側で個人番号を「保管して いない」場合は、奉行製品側でも個人番号が利用できなくなりますので、 ご注意ください。 ５- ３ページ 参照 4-8 ここでは、 ● 確認書類を一括で削除する 本人確認のためだけに収集した確認書類（番号確認書類、身元確認書類）の画像について、本人確認 後は当サービスで保管しておきたくない場合に、[ 確認書類一括削除 ] ページで一括で削除できます。 4-9 ５章 第 個人番号に関する ログを参照・出力する [ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー 認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログの 4 つのログを 参照できます。また、ファイルに出力することもできます。 [ ログ参照 ] メニューから、認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログを参照できます。 確認したいログを選択します。 単独のキーワードを入力します。 認証ログ いつ誰が、当サービスにログインしたのかを確認できます。 操作ログ いつ誰が、当サービスのどのメニューの操作を行ったのかを 確認できます。 個人番号操作ログ いつ誰が、誰の個人番号データに対して、どのような操作を 行ったのかを確認できます。 メール送信ログ いつ誰が、どの利用者に対して、何のメールを送信したのかを 確認できます。 4-10 [ ログ出力 ] メニューでは、ログファイルを Excel 等に出力して確認できます。 ※ [ ログ参照 ] メニューで確認できる、認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログが ダウンロードできます。 出力したいログの種類を 選択します。 日時の範囲を指定します。 ログファイルを開くための、 パスワードを入力します。 画面に ボタンが表示されますので、 クリックしてダウンロードします。 ログファイルの作成が完了すると、 完了メールが送信されます。 4-11 5 第 部 奉行製品との連携 第１ 章 奉行製品と連携する 5-2 第２ 章 奉行製品で変動した社員情報を反映する 5-8 第３ 章 奉行製品とＣＳＶ形式の ファイルを使用して連動する 5-9 第 5 部は、「個人番号関係事務実施者」が行う作業です。 5-1 1 第 奉行製品と連携する 章 [ システム運用設定 ] メニュー 奉行製品と連携するための手順を記載します。 奉行製品を操作しているコンピュータに、当サービスの電子証明書をインポートしておく必要が あります。 ※当サービスと奉行製品を、同じコンピュータで使用している場合は、電子証明書はすでにインポートされて います。 ＜当サービス側の操作＞ ① [ システム運用設定 ] メニューの [ システム連携 ] ページで、奉行連携の利用を「する」に設定 します。続いて、[ コピー ] ボタンをクリックして接続情報をコピーします。 ※この段階では設定が反映しておらず、奉行製品と連携できません。必ず [ 登録 ] ボタンをクリックし、 設定を反映させてください。 [ 登録 ] ボタンをクリックします。 右図のメッセージが 表示された場合は、 [ アクセスを許可する ] をクリックします。 5-2 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ＜奉行製品側の操作＞ ② [ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]-[ マイナンバー収集・保管サービス運用設定 ] メニューで、[ 貼り付け ] ボタンをクリックして、①でコピーした「接続情報」を貼り付けます。 当サービスを利用する際の 利用ＩＤとパスワードを入力します。 個人番号データを当サービスだけで保管するか、 奉行製品側でも保管するかを選択できます。 ※セキュリティ上の関係から、「マイナンバー収集・保管 サービス」を選択されることをおすすめします。 5-3 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ＜奉行製品側の操作＞ ③ [ 社員情報（または受給者情報）]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号収集対象者設定 ] メニューで、 奉行製品に登録されている社員（または受給者）のうち、当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニュー の利用者（または個人番号提出者）として登録したい社員（または受給者）を設定します。 「利用者情報の追加」を選択します。 入力項目や当メニューの操作方法の詳細な 各社員に対して、当サービスで個人番号 説明は、［操作説明］ボタンをクリックして を管理する扶養家族も設定できます。 ご確認ください。 5-4 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ＜当サービス側の操作＞ ④ [ 利用者情報登録 ] メニューで、利用者に追加されたかを確認します。 すでに奉行製品側で個人番号を入力していた場合 参 考 奉行製品の [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバー収集・保管 サービス連携 ]-[ 個人番号アップロード ] メニューで、奉行製品で 入力されている個人番号を当サービス側にアップロードできます。 ※詳細は、奉行製品側の操作説明（ヘルプ）をご確認ください。 ＜注意＞ ○奉行製品側から当サービス側に個人番号データが移行され、奉行製品側 （貴社のコンピュータ上）からなくなります。 ○当サービス側でも個人番号を入力していた場合は、奉行製品側の内容で 上書きされます。 5-5 第 章 []-[] メニュー ここでは、 ＜当サービス側の操作＞ ⑤当サービスで個人番号を収集・保管します。 [ 本人確認 ] メニュー（または [ 個人番号代理入力 ] メニュー）まで完了させます。 第２部～第３部 参照 ＜奉行製品側の操作＞ ⑥当サービスで個人番号の収集および本人確認が完了すると、奉行製品側でも個人番号データを 利用できます。 ＜例＞人事奉行の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一覧照会 ] メニューで、社員の個人番号を 参照できます。 5-6 第 章 []-[] メニュー ここでは、 個人番号を奉行製品側で管理する場合 参 考 ＜前提＞ 特定個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイド ライン（事業者編） 」では、コンピュータやネットワークを含めたセキュリティ 対策が必要とされています。 漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は、個人番号を自社内に「持たない」 ことです。 『奉行製品』側で個人番号を保管する場合は、 以下のようなセキュリティ対策を講じる必要があります。 ※「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」の「（別添） 特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」（ ２ - Ｆ - ｃ 「外部からの不正 アクセス等の防止」）より抜粋 〇情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を 設置し、不正アクセスを遮断する 〇情報システムおよび機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウィルス 対策ソフトウェア等）を導入する 〇導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける 不正ソフトウェアの有無を確認する 〇機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、 ソフトウェア等を最新の状態とする 〇ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する 奉行製品の [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバー収集・保管サービス 連携 ]-[ 個人番号ダウンロード ] メニューで、当サービスで収集・保管した 個人番号データを取得して、奉行製品側でも保管できます。 5-7 奉行製品で変動した 社員情報を反映する ２章 第 奉行製品で社員や扶養家族に変動があった際に、その内容を マイナンバー収集・保管サービスに反映させる方法です。 ＜奉行製品側の操作＞ ①社員や扶養家族に変更が入った場合などは、奉行製品側で内容を変更後に、[ 社員情報 ][ 個人番号処理 ]-[ 個人番号収集対象者設定 ] メニューで設定します。 当サービスに反映させる 内容・目的を選択します。 入力項目や当メニューの操作方法の 詳細な説明は、［操作説明］ボタンを クリックしてご確認ください。 ＜当サービス側の操作＞ ②必要に応じて、追加で個人番号の収集を行います。 また、本人確認（または個人番号代理入力）を行います。 第２部～第３部 参照 ＜奉行製品側の操作＞ ③追加で収集した個人番号についても、奉行製品で利用できます。 5-8 ３章 第 奉行製品とＣＳＶ形式の ファイルを使用して連動する 当サービスと直接連携せずに、ＣＳＶ形式で個人番号データを 連動する場合の手順です。 ※奉行 21 シリーズと連動する場合などに使用します。 ＜利用者情報のやり取り＞ ①奉行製品の [ 随時処理 ]-[ 汎用データ作成 ] メニューで、社員情報や受給者情報を出力します。 ②当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで受け入れます。 ※あらかじめ [ 利用者情報受入 ] ページの画面にある「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、①で出力した ファイルを当サービスで受け入れ可能な形式に整えておいてください。 ＜個人番号データのやり取り＞ ■ 当サービスから奉行製品へ ①当サービスの [ 個人番号出力 ] メニューで、個人番号データを出力します。 ②奉行製品の [ 個人番号データ受入 ] メニューで受け入れます。 ※あらかじめ、①で出力したファイルを奉行製品側で受け入れ可能な形式に整えておいてください。 ■ 奉行製品から当サービスへ ①奉行製品の [ 個人番号データ作成 ] メニューで、個人番号データを出力します。 ②当サービスの [ 個人番号受入 ] メニューで受け入れます。 ※あらかじめ、[ 個人番号受入 ] メニューの画面上にある「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、①で出力した ファイルを当サービスで受け入れ可能な形式に整えておいてください。 5-9 ― 禁無断転載― 平成 27 年 11 月 19 日 第２版 著 者 株式会社オービックビジネスコンサルタント システム開発グループ 発行所 株式会社オービックビジネスコンサルタント 出版部 〒 163-6032 東京都新宿区西新宿６丁目８番１号 住友不動産新宿オークタワー TEL 03-3342-1880 http://www.obc.co.jp ■ 落丁、乱丁がございましたら、お取りかえ致します。