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瞬簡ファイリング Ver.2 マニュアル
取 扱 説 明 書 著作権について 本書とソフトウェア、およびそれらに記載されている内容は、著作権法によって保護され ています。本書の内容の一部、または全部を株式会社クセロの書面による許可なく、複製、 送信、情報検索のために保存すること、日本語以外の言語に翻訳することを禁じます。 Adobe、Acrobat は、Adobe Systems Incorporated（アドビシステムズ社）の登録商標です。 Microsoft、Windows は、米国 Microsoft Corporation の米国、及びその他の国における商標、 または登録商標です。 その他の会社名、製品名は各社の登録商標または商標です。 製品の保証について ユーザーが、本ソフトウェア、及び本書を使用することによって生じた、または使用でき ないことによって生じた全ての損害について、株式会社クセロ、その従業員、またはその 代理人が有形または無形の責任を負うことは一切ありません。 一般的な注意事項 文書ファイルによっては、瞬簡ファイリングを使って PDF ファイルに変換できないものが 存在します。基本的に以下の２つの条件を満足する場合、PDF ファイルへの変換が有効と なりますが、これらの条件を満たすすべての形式のファイルが PDF ファイルへ変換される ことを保証するものではありません。 1 2 対象ファイルに関連付けられているアプリケーションが存在すること。 エクスプローラ上で対象ファイルをマウスの右ボタンでクリックして表示されるコ ンテキストメニューに「印刷」コマンドが表示されること。 瞬簡ファイリングの「スキャナ文書作成」機能は、利用するイメージスキャナのドライバ、 及び専用ユーティリティソフトが、正しくインストールされており、かつ使用するイメー ジスキャナとコンピュータが正しく接続されている場合のみ利用することができます。 本書で使用している図版は、それぞれ典型的な例であり、実際にソフトウェアを利用して いる最中の画面、または実物と必ずしも一致しない場合があります。あらかじめご了承く ださい。 本書、及びソフトウェアに記載されている事項は、改良のため予告なく変更されることがあ ります。 All Rights Reserved © 2008 株式会社クセロ Foxit PDF SDK © 2008 Foxit Software Company カラー OCR ライブラリ Copyright © パナソニック コミュニケーションズ株式会社 1995-2000 All Rights Reserved. パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社 2001-2008 All Rights Reserved. 瞬簡ファイリング取扱説明書 目次 製品の保証について .................................................................... II 一般的な注意事項 ........................................................................ II 著作権について............................................................................ II 瞬簡ファイリング について ........................................................ 1 瞬簡ファイリングの概要..................................................................................... 2 瞬簡ファイリングを利用するために必要なシステム.................................... 3 瞬簡ファイリングのインストール .................................................................... 4 瞬簡ファイリングをインストールするには .................................................... 4 瞬簡ファイリングをアンインストールするには ........................................... 4 瞬簡ファイリングを制限ユーザーで使用する上での注意事項.................... 5 ユーザー登録について......................................................................................... 6 ユーザーサポートについて................................................................................. 7 はじめに....................................................................................... 9 本書の利用方法 ..................................................................................................... 9 管理概念..................................................................................... 11 キャビネット .......................................................................................................11 登録文書 ...............................................................................................................11 フィールド ...........................................................................................................11 スキャナフォルダ ...............................................................................................12 連携入力フォルダ ...............................................................................................12 コマンドライン入力フォルダ...........................................................................12 スマートフォルダ ...............................................................................................12 ごみ箱フォルダ ...................................................................................................12 文書登録のしくみ ...............................................................................................13 サムネイル ...........................................................................................................13 アプリケーションの基本操作.................................................... 15 アプリケーションの開始...................................................................................15 瞬簡ファイリングの終了...................................................................................15 -III- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット ............................................................................. 17 キャビネットの基本操作...................................................................................17 キャビネットの新規作成 ...................................................................................... 18 既存キャビネットを開く ...................................................................................... 20 ウィンドウを閉じる ............................................................................................... 22 キャビネット名の変更........................................................................................... 23 キャビネットのブラウズ ...................................................................................... 24 文書の選択.................................................................................................................. 25 PDF ファイルの表示 ............................................................................................... 26 キャビネットの編集 ...........................................................................................27 登録 ............................................................................................................................... 28 文書を登録する.................................................................................................. 29 スキャナ文書を登録する................................................................................ 31 スキャナからの取り込み ......................................................................... 32 スキャナフォルダの文書を登録する .................................................. 33 連携入力フォルダの文書を登録する......................................................... 34 監視対象ファイル....................................................................................... 34 連携入力フォルダの文書を文書登録する......................................... 34 コマンドライン入力フォルダの文書を登録する.................................. 35 MS-DOS コマンドによるコマンドライン入力フォルダへの文書の登録... 35 アプリケーションアイコンへのドラッグ＆ドロップ操作による コマンドライン入力フォルダへの文書登録............................ 35 コマンドライン入力フォルダの文書を文書登録する .................. 36 削除 ............................................................................................................................... 37 キャビネットから文書を削除する ............................................................. 38 文書をスキャナフォルダから削除する .................................................... 39 スキャナフォルダから指定した文書を削除する ........................... 39 スキャナフォルダからすべての文書を削除する ........................... 40 文書を連携入力フォルダから削除する .................................................... 41 連携入力フォルダから指定した文書を削除する ........................... 41 連携入力フォルダからすべての文書を削除する ........................... 42 文書をコマンドライン入力フォルダから削除する ............................. 43 コマンドライン入力フォルダから指定した文書を削除する .... 43 コマンドライン入力フォルダからすべての文書を削除する .... 44 文書をごみ箱から削除する........................................................................... 45 ごみ箱から指定した文書を削除する .................................................. 45 ごみ箱からすべての文書を削除する .................................................. 46 ごみ箱の文書をキャビネットに戻す ............................................................... 47 オリジナル文書の編集........................................................................................... 48 オリジナル文書を開く .................................................................................... 48 登録文書を更新する ............................................................................................... 49 フォルダ操作 ............................................................................................................. 50 新しいフォルダを作成する........................................................................... 50 フォルダを削除する......................................................................................... 51 フォルダ名を変更する .................................................................................... 52 フォルダを移動する......................................................................................... 53 親フォルダへの移動......................................................................................... 54 -IV- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書の編集 ...........................................................................................................55 文書情報の編集 ........................................................................................................ 55 文書内容の編集 ........................................................................................................ 57 PDF ファイル内容を編集する ...................................................................... 57 登録文書を開く ........................................................................................... 57 開いた PDF ファイルを閉じる .............................................................. 57 PDF ファイル内容の編集に関する注意事項 .................................... 58 PDF ファイルの体裁を編集する.................................................................. 59 キャビネットの文書をワークパレットに追加する....................... 60 ワークパレットを表示する .................................................................... 61 キャビネットの整理 ...........................................................................................62 文書の移動.................................................................................................................. 63 文書の並べ替え（ソート）.................................................................................... 64 キャビネットの印刷 ...........................................................................................66 PDF ファイルの印刷 ............................................................................................... 67 文書情報一覧の印刷 ............................................................................................... 68 文書情報一覧のプレビュー ................................................................................. 69 キャビネットからのデータ出力.......................................................................71 PDF ファイルのページを画像ファイルとして出力 ................................... 72 PDF ファイル中のテキストをテキストファイルとして出力 ................. 74 文書情報一覧の CSV 出力..................................................................................... 76 PDF ファイルをメールに添付............................................................................. 77 連携出力 ...................................................................................................................... 78 キャビネット間で文書をコピーする ............................................................... 79 キャビネットから PDF ファイルをコピーする ........................................... 80 検索........................................................................................................................81 検索の基本的な操作 ............................................................................................... 82 検索対象となるフォルダを選択する......................................................... 82 キャビネット全体を検索するときの操作手順................................ 83 特定のフォルダを検索するときの操作手順 .................................... 84 検索条件を設定する......................................................................................... 85 ファイル名／文書情報に対する設定 .................................................. 85 ファイル内容に対する設定 .................................................................... 86 検索する................................................................................................................ 87 検索結果の表示 ........................................................................................................ 88 文書情報の検索結果......................................................................................... 89 全文検索結果の表示......................................................................................... 90 検索結果の解除 ........................................................................................................ 91 検索の中断.................................................................................................................. 92 検索条件をスマートフォルダとして保存する............................................. 93 スマートフォルダの検索条件を変更する...................................................... 94 -V- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレット.......................................................................... 95 ワークパレットの概念と基本操作 ..................................................................95 ワークパレットの基本概念 ................................................................................. 96 操作の流れ ........................................................................................................... 96 ワークパレットウィンドウ........................................................................... 96 ワークエリア ...................................................................................................... 96 ページリスト ...................................................................................................... 96 アイテム................................................................................................................ 96 ページ .................................................................................................................... 96 基本操作 ...................................................................................................................... 97 ワークパレットを開く .................................................................................... 98 ワークパレットを閉じる................................................................................ 99 ワークパレットにファイルを追加する .................................................. 100 アイテムをキャビネットに登録する.......................................................102 登録先のキャビネットを切り替える.......................................................103 アイテムを PDF ファイルとして出力する ............................................ 104 アイテムの表示方法 ............................................................................................. 105 アイテムを整列する....................................................................................... 106 アイテムロック（ページリストに表示するアイテムを固定する）.... 107 アイテムロック解除（選択したアイテムをページリストに表示する）..... 108 アイテムのプレビュー ..................................................................................109 ページリストの表示／非表示を切り替える......................................... 110 アイテムやページの表示方法に関する注意事項................................ 111 アイテムの編集 ...................................................................................................... 112 アイテムの追加................................................................................................ 113 キャビネット内の文書の追加..............................................................114 キャビネット外に保存されている文書の追加.............................. 115 アイテムの選択................................................................................................ 116 特定のアイテムを選択する .................................................................. 117 すべてのアイテムを選択する..............................................................119 アイテムの削除................................................................................................ 120 すべてのアイテムを削除する .................................................................... 121 アイテムの編集................................................................................................ 122 複数のアイテムを１つに束ねる .........................................................123 アイテムをばらす（ページ単位に分解）......................................... 124 アイテムの複製 ......................................................................................... 125 アイテムの回転 ......................................................................................... 126 アイテムのページ順を入れ替える ...........................................................131 アイテムの編集に関する注意事項 ...........................................................132 表示ページの編集.................................................................................................. 133 表示ページの指定 ........................................................................................... 134 前のページを表示する............................................................................ 135 次のページを表示する............................................................................ 136 アイテムの先頭ページを表示する.....................................................137 アイテムの最終ページを表示する.....................................................138 表示ページの指定に関する注意事項 ................................................139 -VI- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの回転 ........................................................................................... 140 右回りに 90 度回転する......................................................................... 141 左回りに 90 度回転する......................................................................... 142 180 度回転する.......................................................................................... 143 表示ページの回転に関する注意事項 ................................................ 144 表示ページの取り出し .................................................................................. 145 表示ページの複製 ........................................................................................... 146 表示ページの複製に関する注意事項.......................................................147 表示ページの編集に関する注意事項.......................................................148 PDF ビューア ...........................................................................149 PDF ビューアの画面について ....................................................................... 149 PDF ビューアのメニュー／ツールボタンについて................................... 150 PDF ファイルを閲覧する................................................................................ 154 PDF ファイルを開く ............................................................................................. 154 キャビネットに保存されている PDF ファイルを開く ..................... 154 キャビネット以外に保存されている PDF ファイルを開く............ 155 パスワードの入力 ........................................................................................... 156 PDF ファイルを閉じる ........................................................................................ 157 表示しているタブの PDF ファイルを閉じる ....................................... 157 表示しているタブ以外の PDF ファイルを閉じる .............................. 158 すべての PDF ファイルを閉じる ..............................................................159 表示ページの変更.................................................................................................. 160 表示倍率の変更 ...................................................................................................... 161 ページの回転 ........................................................................................................... 162 しおりの表示 ........................................................................................................... 163 ページレイアウトの設定 .................................................................................... 164 PDF ファイル中の文字列の検索 ...................................................................... 165 PDF ファイルの保存........................................................................................ 166 PDF ファイルを上書き保存する ...................................................................... 166 PDF ファイルを別名で保存する ...................................................................... 167 PDF ファイルの印刷........................................................................................ 168 PDF ファイルを印刷する.................................................................................... 168 PDF ファイル中のテキストのコピー ........................................................... 171 テキストをコピーする......................................................................................... 171 スナップショット機能.................................................................................... 172 ページの一部を画像としてコピーする.........................................................172 文書情報の表示 ................................................................................................ 173 文書情報を表示する ............................................................................................. 173 しおりの編集 .................................................................................................... 174 しおりを追加する.................................................................................................. 174 しおりの名前を変更する .................................................................................... 175 しおりを並べ替える ............................................................................................. 176 しおりを削除する.................................................................................................. 177 しおりの移動先（同一ファイル内）を変更する ...................................... 178 しおりの切り取りと貼り付け...........................................................................179 しおりのプロパティを設定する ...................................................................... 180 既存のしおりの表示方法を初期値に設定する........................................... 182 -VII- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダ ....................................................................183 スキャナフォルダの基本概念........................................................................ 184 スキャナフォルダ.................................................................................................. 184 スキャナ文書 ........................................................................................................... 185 表示方法 ....................................................................................................................185 スキャナからの登録操作................................................................................ 186 イメージの取り込み ............................................................................................. 187 スキャナフォルダ中の文書をキャビネットに登録する ........................ 188 イメージの取り込み先指定 ...............................................................................189 スキャナフォルダのパスを指定................................................................189 文書フォルダに直接取り込む ....................................................................190 スキャニングによって作成される画像ファイルの形式を指定 ....191 連携入力機能 ...........................................................................193 連携入力機能の基本概念................................................................................ 194 監視対象フォルダ..................................................................................................194 連携入力フォルダ..................................................................................................194 連携入力フォルダ文書.........................................................................................195 表示方法 ....................................................................................................................195 連携入力フォルダからの登録操作 ............................................................... 196 連携入力の設定 ......................................................................................................197 連携入力の開始／停止.........................................................................................198 連携入力フォルダの文書を文書登録する....................................................199 コマンドライン入力機能 .........................................................201 コマンドライン入力機能の基本概念 ........................................................... 202 コマンドライン入力フォルダ........................................................................... 202 コマンドライン入力フォルダ文書.................................................................. 203 表示方法 ....................................................................................................................203 コマンドライン入力フォルダからの登録操作 ........................................... 204 コマンドライン入力フォルダの設定 .............................................................205 コマンドライン入力の手順 ............................................................................... 206 コマンドライン入力フォルダの文書を文書登録する ............................. 207 OCR 機能 ..................................................................................209 OCR に関する基本概念 ................................................................................... 210 OCR..............................................................................................................................210 OCR 処理 ................................................................................................................... 210 OCR に関する操作 ........................................................................................... 211 OCR 処理する ................................................................................................... 212 スキャナ文書作成時に OCR 処理する ...........................................................213 コマンドライン入力時に OCR 処理する.......................................................214 OCR 文書に関する注意事項............................................................................... 215 -VIII- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力...................................................................................217 連携出力機能とは ............................................................................................ 217 連携出力操作 .................................................................................................... 218 連携出力先の設定..................................................................................................219 キャビネット中の文書を連携出力する.........................................................220 環境設定...................................................................................221 環境設定とは .................................................................................................... 221 キャビネット .................................................................................................... 222 新規キャビネットの属性 .................................................................................... 223 マルチページ TIFF の扱い................................................................................... 224 登録文書名が重複する際の処理 ...................................................................... 225 起動..................................................................................................................... 226 スプラッシュウィンドウの表示 ...................................................................... 227 ワークパレット ................................................................................................ 228 ワークパレットの作業フォルダの設定.........................................................229 用紙サイズの単位の設定 .................................................................................... 230 アプリケーション終了時のワークパレット上のアイテムについて ..... 231 ごみ箱 ................................................................................................................ 232 ごみ箱フォルダ名の設定 .................................................................................... 233 ごみ箱フォルダのパスの設定........................................................................... 234 アプリケーション終了時のごみ箱フォルダ内の文書について........... 235 スキャナ設定 .................................................................................................... 236 スキャナフォルダ名の設定 ............................................................................... 237 スキャナフォルダのパス .................................................................................... 238 スキャナドライバの選択 ....................................................................................239 画像ファイル形式の設定 .................................................................................... 240 コマンドライン ................................................................................................ 241 コマンドライン入力機能の有効／無効.........................................................242 コマンドライン入力フォルダ名の設定.........................................................243 コマンドライン入力フォルダのパスの設定 ............................................... 244 コマンドライン入力時の OCR 設定................................................................ 245 連携入力フォルダ設定.................................................................................... 246 連携入力フォルダの追加 .................................................................................... 247 連携入力フォルダの編集 ....................................................................................249 連携入力フォルダの削除 .................................................................................... 251 連携入力フォルダの表示順の設定.................................................................. 252 連携入力の監視の有効／無効の設定 .............................................................253 連携出力設定 .................................................................................................... 254 連携出力先の追加.................................................................................................. 255 ネットワーク／ローカルフォルダへの出力......................................... 256 FTP サーバへの出力 ....................................................................................... 258 連携出力先の編集.................................................................................................. 260 連携出力先の削除.................................................................................................. 261 デフォルト連携出力先の設定........................................................................... 262 連携出力メニュー上の表示順を設定 .............................................................263 -IX- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR 設定............................................................................................................ 264 認識対象文字種の選択......................................................................................... 265 認識結果のフィルタリング設定 ...................................................................... 266 半角文字出力設定.................................................................................................. 267 PDF ファイルを OCR 処理する際の解像度設定......................................... 268 クセロＰＤＦ２ ................................................................................................ 269 ＰＤＦ設定................................................................................................................ 270 セキュリティ設定.................................................................................................. 271 暗号化設定：低レベル（40bit RC4）の場合の権限オプション ..... 272 暗号化設定：高レベル（128bit RC4）の場合の権限オプション ..... 273 文書情報設定 ........................................................................................................... 274 ＰＤＦビューア ................................................................................................ 275 PDF ビューアの選択 ............................................................................................. 276 瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアについての設定 ....................... 277 デザイン ............................................................................................................ 278 文書表示エリアの背景色／文字色の設定....................................................279 サムネイルの表示設定......................................................................................... 280 -X- 瞬簡ファイリング取扱説明書 付録 I：PDF 生成仮想プリンタドライバ「クセロ PDF2」の使い方......281 クセロ PDF2 の基本的な使い方 .................................................................... 281 クセロ PDF2 を使って PDF ファイルを作成するには ............................ 281 クセロ PDF2 の印刷設定 ................................................................................ 283 標準 .............................................................................................................................284 カスタム用紙サイズを追加するには.......................................................285 PDF 設定....................................................................................................................286 PDF 設定：ジョブオプション−画像 ......................................................287 PDF 設定：ジョブオプション−フォント ............................................. 288 セキュリティ設定..................................................................................................289 暗号化設定：低レベル（40-bit RC4）の場合の権限オプション .290 暗号化設定：高レベル（128-bit RC4）の場合の権限オプション....... 291 文書情報 ....................................................................................................................292 バージョン情報 ......................................................................................................292 付録 II：キャビネット修復補助ツールの使い方.....................293 キャビネット修復補助ツールの概要 ........................................................... 293 キャビネット修復補助ツールの使い方 ....................................................... 293 -XI- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -XII- 瞬簡ファイリング取扱説明書 瞬簡ファイリング に ついて この度は、瞬簡ファイリングをお買い求めいただき、誠にありがとうございます。 瞬簡ファイリングは、いろいろなアプリケーションで作成されたドキュメントファイルの管理 を行う文書管理ソフトウェアです。瞬簡ファイリングを使用する際は、本書の内容を十分理解 された上、ご活用ください。 -1- 瞬簡ファイリング取扱説明書 瞬簡ファイリングの概要 瞬簡ファイリングは、いろいろなアプリケーションで作成されたドキュメントファイルの管理 を行う文書管理ソフトウェアです。 瞬簡ファイリングでは、様々なアプリケーションで作成されたドキュメントファイル、イメー ジ（画像）ファイルを PDF（Portable Document Format）ファイルに変換することにより、ア プリケーションを問わずに管理、運用するためのシステムを提供します。 注意： PDF ファイルへの変換が可能な文書ファイルの条件として、以下の 2 つを満足する必 要があります。 1. 対象となるドキュメントファイルの拡張子と関連付けられているアプリケーション がインストールされていること。 2. 対象となるドキュメントファイルアイコンをマウスの右ボタンをクリックして表示 されるコンテキストメニューに「印刷」コマンドが表示されること。 関連づけられているアプリケーションによっては、上記の条件を満足していても、 PDF ファイルに変換できない場合があります。その場合には、PDF 生成仮想プリンタ ドライバ「クセロ PDF2」を用いて PDF ファイルを作成した後、作成した PDF ファ イルを手動で登録していただくことになります。 瞬簡ファイリングは、大きく分けて以下のような機能から構成されます。 1. ドキュメント管理 様々なアプリケーションで作成されたドキュメントファイルを PDF ファイルに変換して専 用データベースに登録します。 2. OCR 処理 画像を PDF ファイルに変換すると同時に OCR （Optical Character Recognition: 光学文字認識） 処理を行い、得られたテキストを PDF ファイルに埋め込むことで、文書内容についての検 索を行うことも可能になります。 3. 文書ハンドリング データベースに登録されているドキュメントについて、ファイル名の変更、文書情報の編 集、フォルダ／キャビネット間での移動が可能です。PDF に変換される前のオリジナルド キュメントファイルと組にして管理しますので、幅広い運用が可能になります。また、様々 なアプリケーションから変換した PDF ファイルをページごとに分解、回転、コピー、削除、 結合などの編集を行い、目的にあった PDF ファイルを簡単に作成することができます。 -2- 瞬簡ファイリング取扱説明書 瞬簡ファイリングを利用するために必要なシステム 瞬 簡 フ ァ イ リ ン グ を 利 用 す る た め に は、 以 下 に 示 す コ ン ピ ュ ー タ シ ス テ ム が 必 要 で す。 ソフトウエアをインストールする前にお使いのコンピュータシステムが以下に示す条件を満た していることを確認してください。 オペレーティングシステム（32bit CPU 用のみ） Windows XP Home Edition 日本語版（SP1 以降） Windows XP Professional 日本語版（SP1 以降） Windows Vista 日本語版（SP1） ハードディスク 本製品のインストールに必要な 80MB 以上の空き容量があるハードディスク メモリ 上記 OS が必要とする最低メモリに加えて 512 MB 以上のメモリ（2.0 GB 以上のメモ リを搭載することを推奨） 日本語入力システム 上記 OS での動作が完全に保証されている日本語入力システム ポインティングデバイス 上記コンピュータ本体、及び OS で動作が完全に保証されているポインティングデバイ ス（マウス、トラックボール等） イメージスキャナ（オプション） TWAIN 対応のイメージスキャナ -3- 瞬簡ファイリング取扱説明書 瞬簡ファイリングのインストール 瞬簡ファイリングをインストールする前に、「瞬簡ファイリングを利用するために必要なシステ ム」の項をよく読んで、お使いのシステムが、瞬簡ファイリングを問題なく動作させることが できる環境であることを確認した後、以下の説明に従って、インストール作業を行ってください。 瞬簡ファイリングをインストールするには Setup.exe アイコン 以下の手順に従って瞬簡ファイリングをコンピュータにインストールします。 1. コンピュータを再起動し、管理者（Administrators）権限を持つユーザーアカウントでログ オンします。 2. 全てのアプリケーション（ウィルス感染防止用などの常駐型のものを含む）が動作していな いことを確認します。動作しているものがあれば、全て終了します。アプリケーションによっ ては、アンインストールする必要がある場合があります。不明な場合には、それぞれのアプ リケーションのマニュアルなどを参照してください。 3. 「瞬簡ファイリング」のセットアッププログラムを起動します。 4. セットアッププログラムが表示するメッセージにしたがって、インストール作業を行います。 瞬簡ファイリングをアンインストールするには 以下の手順に従って、瞬簡ファイリングをコンピュータから削除します。 1. コンピュータを再起動し、管理者（Administrators）権限を持つ瞬簡ファイリングをインストー ルしたときと同じユーザーアカウントでログオンします。 2. インストールの際と同様に全てのアプリケーション（ウィルス感染防止用などの常駐型の ものを含む）が動作していないことを確認します。動作しているものがあれば、全て終了 します。アプリケーションによっては、アンインストールする必要がある場合があります。 不明な場合には、それぞれのアプリケーションのマニュアルなどを参照してください。 3. タスクバーの「スタート」メニューの「設定」から、「コントロールパネル」を選択し、コ ントロールパネルウィンドウを開きます。 4. 「プログラムと機能」アイコン（Windows XP の場合には、「プログラムの追加と削除」ア イコン）をダブルクリックし ,「プログラムと機能」ウィンドウを開きます。 5. 画面上のリストから「瞬簡ファイリング」を選択し、 「アンインストール」ボタン（OS によっ ては、「削除」ボタン）をクリックします。 6. アンインストーラプログラムが起動し、選択されたソフトウェアについて削除作業が実行 されます。 7. 必要があれば、コンピュータを再起動します。 -4- 瞬簡ファイリング取扱説明書 瞬簡ファイリングを制限ユーザーで使用する上での注意事項 ここでは、制限ユーザー（管理者権限を持たない一般ユーザー）で瞬簡ファイリングを利用す る上での注意事項について説明します。 ● キャビネットを作成する場所 該当ユーザー（または該当ユーザーグループ）がフルコントロール権限を持っている場所 にしか作成できません。どこに作成すればよいのか分からない場合には、「ドキュメント」、 または「マイ ドキュメント」フォルダ内に作成することをお勧めします。 ● スキャナフォルダ／ごみ箱／連携入力／コマンドライン入力フォルダ 該当ユーザー（または該当ユーザーグループ）がフルコントロール権限を持っている場所 にしか作成できません。 -5- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ユーザー登録について お客さまが、弊社のユーザーサポートを受けるためには、必ずユーザー登録を行っていただく 必要があります。ユーザー登録を行っていただくと製品についてのテクニカルサポート、アッ プグレード、新製品についてのお知らせなどのサービスを受けることができます。 このサービスは、ユーザー登録を行っていただいたお客さま（正規ユーザー）だけに提供させ ていただきます。 ユーザー登録は、弊社 Web サイト（http://xelo.jp/pdf/）上のオンラインユーザー登録 ページに用意している専用フォームを用いて行います。 ユーザー登録の具体的な方法については、以下の URL にある説明をご覧ください。 オンラインユーザー登録フォーム https://xelo.jp/support/online/regist.html -6- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ユーザーサポートについて 瞬簡ファイリングについて、なんらかの疑問や問題が生じた場合、最初にこのマニュアルをよ くお読みください。それでも疑問や問題点が解決しない場合には、 製品サポートページ http://xelo.jp/pdf/support/support.html に用意している問い合わせフォームを用いて、お問い合わせください。 これ以外の方法でお問い合わせをいただいた場合、回答をお送りするために時間を要したり、 回答をお届けできない場合があります。 ま た、 弊 社 の Web ペ ー ジ 上 に よ く ご 質 問 い た だ く 事 項（FAQ） を 掲 載 し て お り ま す。 こちらも併せてご利用ください。 なお、ご質問に対する回答をお届けするまで多少の時間を要する場合があります。あらかじめ ご了承ください。 -7- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -8- 瞬簡ファイリング取扱説明書 はじめに 本書の利用方法 本書では基本的な概念や操作をベースにして、実際の操作に必要となる機能のすべてについて 解説します。 本書は次の各章で構成されます。 ・基本概念 ・アプリケーションの基本操作 ・キャビネット ・ワークパレット ・PDF ビューア ・スキャナフォルダ ・連携入力機能 ・コマンドライン入力機能 ・ＯＣＲ機能 ・連携出力 ・環境設定 ・付録 -9- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -10- 瞬簡ファイリング取扱説明書 管理概念 ここでは、瞬簡ファイリングで扱う事項について、基礎的な説明をします。 キャビネット キャビネットとは、ドキュメントファイルを管理する単位を表し、ドキュメントファイルとこ れを管理するデータベースによって構成される Windows ファイルシステム上のフォルダです。 瞬簡ファイリングでの管理や編集はすべてこのキャビネットを単位として行われます。 瞬簡ファイリングは、最大 4 個のキャビネットを同時に使用することができます。キャビネッ トには、エクスプローラと同様、文書を登録するためのフォルダを自由に作成することができ ます。キャビネットの管理方法は、オリジナル文書の管理方法によって２種類に分類されます。 1.オリジナルファイルのコピーと PDF ファイルを管理する方法 この管理方法では、瞬簡ファイリングによって作成される PDF ファイルとこの PDF ファイ ルの元となるオリジナルの文書ファイルのコピーをキャビネット中に作成します。 この方法は、キャビネットのサイズは大きくなるものの、PDF ファイルの元となった文書 ファイルの喪失等のトラブルを防ぐことができます。 2.PDF ファイルだけを管理する方法 この管理方法では、文書ファイルから PDF ファイルを作成し、この PDF ファイルだけをキャ ビネットに保存します。 この方法は、PDF ファイルだけをキャビネットに保存するため、前に説明した方法と比較 してキャビネットのサイズを小さくすることができます。ただし、 登録されている PDF ファ イルと元となった文書ファイルの間のリンク情報が失われていますので、元となった文書 ファイルが更新された場合には、再登録する必要があります。 登録文書 ※ 登録した文書一式（オリジナル文書とそれを変換した PDF ファイル ）を「登録文書」と呼びます。 （イメージスキャナ取り込みによって作成された文書を「スキャナ文書」と呼ぶ場合もあります。） 登録文書にはその PDF ファイルの持つ文書情報が保存されています。 登録されたファイルから PDF ファイルが作成され、登録文書としてキャビネットのフォルダに 収められます。 ※ PDF ファイルだけを管理するキャビネットは、オリジナル文書を含みません。 フィールド 瞬簡ファイリングで利用可能なフィールドは、PDF ファイルのファイル名と PDF ファイルに埋 め込まれている７つの文書情報フィールド（「タイトル」、 「サブタイトル」、 「作成者」、 「キーワー ド」、「オリジナル更新日」、「PDF 更新日」、「PDF 作成日」）です。 各フィールドに保存される情報については下記の表を参照してください。 フィールド名 ファイル名 タイトル サブタイトル 作成者 キーワード オリジナル更新日 PDF 更新日 PDF 作成日 定義 ＰＤＦファイル名が保存されています。 ＰＤＦ文書情報の「タイトル」が保存されています。 ＰＤＦ文書情報の「サブタイトル」が保存されています。 ＰＤＦ文書情報の「作成者」が保存されています。 ＰＤＦ文書情報の「キーワード」が保存されています。 オリジナルファイルの更新日が保存されています。 PDF 文書情報の更新日が保存されています。 PDF 文書情報の作成日が保存されています。 注意： 日付に関するフィールドの内容は、ファイルの作成／更新時に自動的に更新されます。 フィールドの内容を手動で変更することはできません。 マスタパスワード（サムネイルが鍵マークで表示される PDF ファイル）が設定されて いる場合、「ファイル名」と「オリジナル更新日」を除く情報が表示されません。また、 「PDF 更新日」／「PDF 作成日」には、それぞれ「PDF ファイルの更新日」／「PDF ファ イルの更新日」が表示されます。 -11- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダ スキャナフォルダとは、TWAIN 対応のイメージスキャナから取り込んだ画像ファイルとこれら から変換した PDF ファイルをキャビネットに登録するまでの間、一時的に格納しておくための フォルダです。 スキャナフォルダは、キャビネットから独立しているため、この中に保存されている文書は、 どのキャビネットにも属していません。 設定により、イメージスキャナから取り込んで作成される文書の保存先をキャビネットの指定 したフォルダに設定したり、スキャン時に自動的に OCR 処理を行うことも可能です。 連携入力フォルダ 連携入力フォルダとは、指定したフォルダ（「監視対象フォルダ」と呼称）の内容を定期的に調 べ、このフォルダに新たに追加された画像／ PDF ファイルを取り込み一時保存するためのフォ ルダです。連携入力フォルダは、最大 24 個を設定し、利用することができます。 監視対象フォルダの内容を調べる時間間隔（チェックインターバル）は、連携入力フォルダそ それぞれについて独立して設定することができます。 連携入力フォルダ機能により、瞬簡ファイリングを起動しておくだけで、ユーザーが操作する ことなく、指定したフォルダに追加された PDF ファイルや画像ファイルの取り込みを自動的に 行うことができます。スキャナフォルダと同様、連携入力フォルダは、キャビネットから独立 していますので、どのキャビネットを開いているときでも、同じ連携入力フォルダを利用する ことができます。 注意： 連携入力フォルダには、スキャナフォルダとは異なり、指定したキャビネットのフォル ダへ文書を自動登録する機能はありません。 コマンドライン入力フォルダ コマンドライン入力フォルダとは、MS-DOS コマンドを実行、または瞬簡ファイリングのアプ リケーションアイコンに登録対象のファイルアイコンをドラッグ＆ドロップすることによって、 対象ファイルを必要に応じて PDF ファイルに変換した後、一時的にファイルを格納するフォル ダです。 このフォルダもスキャナフォルダや連携入力フォルダと同様、キャビネットから独立している 一時保存フォルダです。 コマンドライン入力機能を利用することで、他のアプリケーションによって作成された PDF ファイルを瞬簡ファイリングに転送し、管理することができます。 スマートフォルダ スマートフォルダとは、キャビネット中の文書をユーザーが指定した条件によって自動的にグ ループ化し、フォルダのように取り扱う機能です。通常のフォルダとは異なり、フォルダの内 容が常に条件に適合した文書ファイルが保存されている状態となるため、目的の文書へのアク セスをより簡単に行うことができるようになります。 例えば、この機能を利用することで、特定のプロジェクトに関する文書だけを集めたフォルダや、 特定の期間内に作成した文書だけを集めたフォルダを作成することができます。 ごみ箱フォルダ ごみ箱フォルダとは、キャビネットやスキャナフォルダから削除したファイルを一時的に格納 するためのフォルダです。このフォルダもスキャナフォルダや連携入力フォルダなどと同様、 キャビネットから独立している一時保存フォルダです。 環境設定により、瞬簡ファイリングを終了する際にごみ箱フォルダの中身を空にすることもで きます。 -12- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書登録のしくみ 文書をキャビネットに登録する場合、瞬簡ファイリングは、まずそのファイル形式をチェック します。登録する文書が PDF ファイルの場合、瞬簡ファイリングは PDF ファイルを複製し、 これをそのまま「オリジナル文書」としてキャビネットに保存し、その情報をデータベースに 登録します。登録する文書が PDF ファイル以外の形式の場合、瞬簡ファイリングは、この文書 を PDF ファイルに変換し、 作成された「PDF ファイル」と「オリジナル文書」の複製をキャビネッ トに保存します。このとき、データベースにはこれらのファイルはリンクされた「１つの文書」 の情報として登録されます。 注意： キャビネットは、エクスプローラで見ると瞬簡ファイリングで管理されている階層構造 を持ったファイル／フォルダでしかありません。これをエクスプローラなど瞬簡ファイ リング以外を用いて、キャビネットに登録されているオリジナル文書や PDF ファイル、 フォルダ等の移動／削除／名前の変更等を行った場合、その情報はキャビネットを管理 しているデータベースに全く反映されないため、キャビネットとして機能できなくなり ます。 サムネイル サムネイルとは、キャビネットフォルダ／スキャナフォルダ／入力フォルダ／コマンドライン 入力フォルダ／スマートフォルダ、ワークパレット上で、登録されている文書の概観を縮小表 示した画像です。特にキャビネットフォルダ／スキャナフォルダ／入力フォルダ／コマンドラ イン入力フォルダでは、サムネイルの表示サイズを変更することができます。これにより、ウ インドウに表示可能な文書の数と文書の概要確認のしやすさを両立させました。 サムネイルは登録文書の PDF ファイルを元に作成しているため、オリジナル文書によっては、 表示されるサムネイルの内容とオリジナル文書が完全に一致しない場合があります。例えば、ア ニメーション GIF などといった正確に PDF ファイルに変換できないファイルや、登録後に PDF ファイルに変更を加えた場合等は、サムネイルとオリジナル文書の内容が一致しなくなります。 注意： セキュリティオプションによってマスタパスワード（ファイルを開くために必要なパス ワード）が設定されている PDF ファイルのサムネイルは表示されません。 -13- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -14- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アプリケーションの 基本操作 アプリケーションの開始 瞬簡ファイリングを開始する手順は、次の通りです。 1. 「スタート」メニューから「プログラム」を選択します。 ※ 2. 「プログラム」の「瞬簡ファイリング」を選択します。 3. 瞬簡ファイリングが起動します。 この時、前回終了時に開いていたキャビネットウィンドウが表示されます。 ※ 上記の方法で起動しない場合は、インストールしたフォルダ中の「瞬簡ファイリング」の アイコンを直接ダブルクリックします。瞬簡ファイリングの実行ファイルが保存されてい るフォルダについては、「インストールとアンインストール」の項を参照してください。 瞬簡ファイリングの終了 瞬簡ファイリングを終了する手順は、次の通りです。 1. メインウィンドウのメニューバー「ファイル」から「瞬簡ファイリングの終了」を選択 するか、ウィンドウのクローズボックスをクリックするなどして、すべての瞬簡ファイ リングのウィンドウを閉じます。 2. 瞬簡ファイリングが終了します。 -15- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -16- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット キャビネットの基本操作 このセクションでは基本的なキャビネット操作を解説します。次の項目から構成されます。 ・ キャビネットの新規作成 ・ キャビネットを開く ・ ウィンドウを閉じる ・ キャビネット名の変更 ・ キャビネットのブラウズ ・ 文書の選択 ・ PDF ファイルの表示 -17- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットの新規作成 機能解説 キャビネットを新規作成すると、キャビネット名のついたフォルダが作成されます。キャ ビネットとは、実際にはこのフォルダのことを指します。この中にはデータベースファイル、 各種設定ファイル、「新規フォルダ」が作成されます。 作成時に必要な情報は次の通りです。 1. キャビネット名 半角文字で最大 69 文字の長さまでの任意の名前を付けることができます。ただし、以 下の記号を使用することはできません。 使用できない記号： \ / : , ; * ? < > ” ¦ 2. キャビネットを作成する場所 ログオンしているユーザが自由にファイルの読み書きができる場所を指定します。 3. ファイルの管理方法 オリジナル文書ファイルと PDF ファイルの両方を管理するか、PDF ファイルのみを管 理するかを選択します。 操作手順 1. メインウィンドウの「ファイル」メニューから「新規キャビネット作成 ...」を選択する と「キャビネットの新規作成」ダイアログボックスが表示されます。 キャビネットの新規作成ダイアログ 2. キャビネット名を入力し、保存場所をクリックまたは、直接入力して指定します。 3. ラジオボタンを使って管理対象となるファイルの種類を選択します。 4. ［ＯＫ］ボタンをクリックすると、指定した場所にキャビネットが作成されます。キャ ビネットが作成されるとキャビネットを開いた状態の瞬簡ファイリングのメインウィ ンドウが表示されます。 キャビネット作成直後の瞬簡ファイリング -18- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ●注意事項 キャビネットを開いているときにこのコマンドを実行した場合について 既に４つのキャビネットを開いている状態で「新規キャビネット作成」を行うと４ 個以上のキャビネットを開くことができないことを知らせるエラーメッセージ画面 が表示されます。 この場合には、開いているキャビネットのいずれか１つを閉じた後、「新規キャビ ネット作成」を行ってください。 警告メッセージ キャビネットフォルダ内のファイルについて 「キャビネットの新規作成」を行うと、瞬簡ファイリングは自動的に複数のファイル とフォルダを作成、格納します。これらは処理に必要なもので、文書登録の有無と関 係なく作成されます。 キャビネットの格納先 フォルダ「%%Control%%」 「最近使ったキャビネット」メニュー データベースファイルとキャビネット固有の設定情報が保存されたファイルが格納 されます。このフォルダは瞬簡ファイリングのキャビネットウィンドウには表示さ れません。 便利な機能 キャビネットを開いた状態のまま瞬簡ファイリングを終了した場合、次回起動するとき には、最後に開いていたすべてのキャビネットを開いた状態で起動されます。 「既存キャビネットを開く」ダイアログを開くと最後にこのダイアログを使って開いた キャビネットが選択されています。 「最近開いたキャビネット」について 過去 10 回に渡り、開いたことがあるキャビネットを簡単に開くことができる機能が用 意されています。 「ファイル」メニューの階層メニュー「最近使ったキャビネット」からキャビネット名 を選択するか、ツールバー上の「既存キャビネットを開く」ボタン右の▼をクリックし て表示されるメニュー（左図）からキャビネット名を選択すると新しいウィンドウで選 択したキャビネットを開くことができます。 キャビネットやフォルダに登録された文書が存在しない場合 登録文書が存在しないとき、右側の詳細情報表示欄にメッセージが表示されます。 「既存キャビネットを開く」ボタンの 階層メニュー 登録文書のない文書フォルダ -19- 瞬簡ファイリング取扱説明書 既存キャビネットを開く 機能解説 既存のキャビネットを新しい瞬簡ファイリングのウィンドウで開きます。最大 4 つのキャ ビネットを同時に開くことができます。 操作手順 1. 「ファイル」メニューから「既存キャビネットを開く ...」を選ぶか、 「キャビネット」ツー ルバー上の「既存キャビネットを開く」ボタンをクリックして、「既存キャビネットを 開く」ダイアログを表示します。 「既存キャビネットを開く」ボタン 2. パスとキャビネット名を入力、または、ディレクトリツリーからキャビネットフォルダを 選択します。選択したフォルダがキャビネットフォルダのときにダイアログの［ＯＫ］ ボタンが使用可能になります。 既存キャビネットを開くダイアログ 3. ［ＯＫ］ボタンをクリックすると指定したキャビネットのウィンドウが新たに開かれ、 メインウィンドウ左のキャビネットツリーにキャビネットとフォルダが表示されます。 キャビネットを開いた後（リスト表示） -20- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットを開いた後（サムネイル表示） キャビネットを開いた後（カード表示） ●注意事項 便利な機能 キャビネットを開いた状態のまま瞬簡ファイリングを終了した場合、次回起動するとき には、最後に開いていたすべてのキャビネットを開いた状態で起動されます。 「既存キャビネットを開く」メニュー 「既存キャビネットを開く」ダイアログを開くと最後にこのダイアログを使って開いた キャビネットが選択されています。 最近開いたキャビネットについて 過去 10 回に渡り、開いたことがあるキャビネットを簡単に開くことができる機能が用 意されています。 「ファイル」メニューの階層メニュー「最近使ったキャビネット」からキャビネット名 を選択するか、ツールバー上の「既存キャビネットを開く」ボタン右の▼をクリックし て表示される最近開いたキャビネットメニュー（左図）からキャビネット名を選択する と新しいウィンドウで選択したキャビネットを開くことができます。 キャビネットやフォルダに登録された文書が存在しない場合 登録文書が存在しないとき、右側の詳細情報表示欄にメッセージが表示されます。 最近開いたキャビネットメニュー 登録文書のない文書フォルダ -21- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ウィンドウを閉じる 機能解説 瞬簡ファイリングのウィンドウを閉じます。 クローズボックス 操作手順 1. 「ファイル」メニューから「このウィンドウを閉じる」を選択するか、ウィンドウのタ イトルバーの右端にあるクローズボックスをクリックしてキャビネットウィンドウを 閉じます。 ●注意事項 最後のキャビネットウィンドウを閉じると瞬簡ファイリングが終了します。 -22- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット名の変更 機能解説 キャビネットの名前を変更します。 操作手順 キャビネットの名前を変更するには、 1. 以下のいずれかの方法でキャビネット名が入力可能な状態にします。 I. キャビネットツリーのキャビネットアイコンの名前の部分をクリックする。 II. キャビネットツリーのキャビネットアイコンをクリックした後、ファンクショ ンキー「F2」を押す。 III. キャビネットツリーのキャビネットアイコンをマウスの右ボタンでクリックし て表示されるコンテキストメニューから「名前の変更」を選択する。 2. キャビネット名の表示が反転し、入力可能な状態になります。 この状態のまま、任意の名前を入力し、Enter キーを押して確定します。 ●注意事項 キャビネット名を変更するとこれに対応するディスク上のフォルダ名も変更されます。 -23- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットのブラウズ メインウィンドウ左側のキャビネットツリーで選択されているフォルダ内のドキュメントが右 側詳細情報表示欄に表示されます。表示方法は、「リスト」、「サムネイル」、「カード」の３種類 が用意されています。 「リスト」 開いているフォルダ内のドキュメントをリスト表示します。フォルダ内のドキュメント の文書情報を中心に見るときはこの方法が適しています。各フィールドには、登録された PDF ファイルの「文書情報」が表示されています。登録文書をドラッグ＆ドロップして左 のキャビネットツリーの別フォルダや、ごみ箱フォルダに移動することやドラッグ＆ドロッ プでワークパレットにコピーすることができます。 「サムネイル」 開いているフォルダ内のドキュメントについて、ページの縮小イメージ（サムネイル）を 表示します。ページの外観を元にドキュメントを探すときなどはこの方法が適しています。 通常サムネイルには、文書の先頭ページが表示されますが、サムネイルを選択した状態で エリア上部の矢印ボタンをクリックして他のページを参照することが可能です。表示ペー ジは表示形態を切り替えても保存されます。サムネイルを左のキャビネットツリーの別フォ ルダや、ごみ箱フォルダにドラッグ＆ドロップして移動することやワークパレットに追加 することができます。 また、エリア上部にあるスライドバーを用いて、サムネイルの表示サイズを変更すること が可能です。 サムネイルサイズ調整スライドバー 「カード」 開いているフォルダ内のアクティブなドキュメントの情報を表示します。表示されるデー タはアクティブなドキュメントの１つだけに限られますが、リスト表示では表示しきれな い長い文書情報や、オリジナルファイルのフォーマット情報を確認することができます。 -24- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書の選択 「リスト」、「サムネイル」表示では文書をクリックするとその文書がアクティブになります。 「カード」表示では表示されている文書がアクティブな文書です。 ・「リスト」表示では上下矢印キーでアクティブ文書の切り替えが可能です。 ・「サムネイル」表示では上下左右の矢印キーでアクティブ文書の切り替えが可能です。 ・「カード」表示では上部のナビゲーションボタンでアクティブ文書の切り替えが可能です。 「リスト」、「サムネイル」表示では下記の表の通り、［ ］キーや［ ］キーを押しな がら矢印キーまたは文書のクリックで文書を複数選択できます。 ページ 複数の文書を選択 ［ リスト 範囲を選択 ］キーを押しながら目的の ̶ 文書をクリックします。 ［ ］ キーを押しながら目的の ̶ 文書をクリックします。 ［ ］キーを押しながら目的の 文書をクリックします。 サムネイル 範囲の最後の文書を ［ ］ キー を押しながらクリックします。 ［ ］ キーを押しながら [ ↑ ]、 [ ↓ ]、 [ ← ]、 [ → ] キーで目的の 範囲を指定します。 「サムネイル」表示のアクティブな文書は、文書以外の任意の個所をクリックしたときに文書名 に青帯がかかっているものです。 -25- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルの表示 機能解説 登録された文書の PDF ファイルの内容を確認します。 操作手順 1. 詳細情報エリアに表示されているドキュメントを選択します。ドキュメントの選択方法 については、前項を参照してください。 2. 表示形式によって、以下のいずれかの方法で PDF ファイルを開きます。 「登録文書を開く」ボタン PDF アイコン「登録文書を開く」 リスト形式／サムネイル形式 ・「文書」メニューから「登録文書を開く」を選択する。 ・ ツールバーにあるボタン「登録文書を開く」をクリックする。 ・ アイテムをダブルクリックする。 ・ リスト項目をマウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューか ら「登録文書を開く」を選択する。 カード形式 ・「文書」メニューから「登録文書を開く」を選択する。 ・ ツールバーにあるボタン「登録文書を開く」をクリックする。 ・ カード上にある PDF アイコン「登録文書を開く」をクリックする。 ●注意事項 複数選択時について 瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアを利用する場合には、複数のドキュメントを選 択して開くことができます。（同時に開くドキュメントの数に応じてメモリの使用 量が増加します。そのため、同時に開くドキュメントの数は、10 個程度にとどめ ておくことを推奨します。） コンテキストメニューの操作可能な場所について 文書フォルダの「リスト」／「サムネイル」画面においてのみ動作します。「カード」 画面では実行できません。 コンテキストメニュー -26- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットの編集 このセクションでは基本的なキャビネット操作を解説します。次の項目から構成されます。 ・「登録」 a ) 文書を登録する b ) スキャナ文書を登録する c ) 連携入力フォルダ文書を登録する ・「削除」 a ) キャビネットから文書を削除する b ) 文書をスキャナフォルダから削除する c ) 文書を連携入力フォルダから削除する d ) 文書をごみ箱から削除する ・「ごみ箱の文書をキャビネットに戻す」 ・「オリジナル文書の編集」 ・「登録文書を更新する」 ・「キャビネットの編集に関する注意事項」 ・「フォルダ操作」 a ) 新しいフォルダを作成する b ) フォルダを削除する c ) フォルダ名を変更する d ) フォルダを移動する e ) 親フォルダへの移動 -27- 瞬簡ファイリング取扱説明書 登録 「登録」とは、オリジナルファイルから変換した PDF ファイルをキャビネットのデータベース に登録することを意味します。「登録」されたファイルはキャビネットのドキュメントとして扱 われます。 このドキュメントがキャビネットでの編集対象となります。 詳細は本書の「管理概念説明」を参照してください。 瞬簡ファイリングでは、本プログラムを用いて「登録」されたドキュメントのみを管理します。 エクスプローラなどを使ってキャビネット内のフォルダにドキュメントを移動／保存しても、 瞬簡ファイリングの管理外となり、これを閲覧することはできません。 「登録」には大きく分けて「文書登録」・「スキャナ文書登録」・「入力フォルダ文書登録」・「コマ ンドライン入力フォルダ文書登録」があります。 -28- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書を登録する 機能解説 既存アプリケーションで作成された文書ファイルを瞬簡ファイリングの標準フォーマット である PDF ファイルに変換し、キャビネットのデータベースに登録します。 操作手順 1. 登録先となるキャビネットまたはフォルダをクリックします。 2. 以下のいずれかの方法で文書を登録します。 I. 「文書」メニューから「新規登録 ...」を選択して、「ファイルを開く」ダイアロ グを表示し、登録するファイルを選択する。 II. ツールバー上の「新規文書登録」ボタンをクリックして、「ファイルを開く」 ダイアログを表示し、登録するファイルを選択する。 III. 「文書」メニューから「フォルダ一括登録 ...」を選択して、「フォルダの参照」 ダイアログを表示し、登録するファイルが保存されているフォルダを選択する。 VI. 「新規文書登録」ボタン エクスプローラから登録する文書アイコン、または文書が保存されているフォ ルダをキャビネットツリー／詳細表示欄にドラッグ＆ドロップする。 3. 「PDF 変換・登録」画面が表示されます。この画面が表示されている間は登録作業が行 われています。 PDF 登録・変換中画面 4. ファイルがキャビネットに登録されます。 リスト表示 サムネイル表示 カード表示 -29- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ●注意事項 登録するファイル名について 同じ名前を持つファイルは、たとえ拡張子が異なっていても登録できません。環境設定 によっては、このような場合に任意の名前に変更して登録する「ファイル名の確認」ダ イアログを表示することができます。 「ファイル名の確認」ダイアログ 途中で登録を中止したい場合 「PDF 変換・登録」画面が表示されている間に［登録中止］ボタンをクリックします。 変換中止について ［登録中止］ボタンをクリックしてもすぐに処理が中止されない場合があります。また、 仮想プリンタ「クセロ PDF2」で PDF ファイルへの変換処理が行われている間は、瞬簡 ファイリングから中止することはできません。 変換状況の確認方法 「PDF 変換・登録」ダイアログが表示され、PDF ファイルへの変換が行われている状況 で、タスクトレイに表示されるプリンタアイコンにマウスカーソルを移動すると変換状 況を確認することができます。 フォルダ登録について ドラッグ＆ドロップや、 「文書」メニューから「フォルダ一括登録 ...」を選ぶなどの方法 でフォルダごと文書登録したとき、登録先のキャビネットフォルダに選択したフォルダ 名のフォルダが作成され、その中に登録文書が保存されます。 ハードディスク上の格納場所について オリジナルファイルと PDF 変換されたファイルは瞬簡ファイリングのキャビネットツ リーと同じ階層で実際のフォルダに保存されます。 文書の格納場所 文書登録時のエラーについて エラーが生じて PDF ファイルを作成できないファイルが存在した場合には、文書登録 処理終了時に「文書登録時のエラーレポート」ダイアログが表示されます。 「文書登録時のエラーレポート」ダイアログ -30- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナ文書を登録する 紙のドキュメントを TWAIN 対応のイメージスキャナを使って取り込み、キャビネットに登録 します。 瞬簡ファイリングは、イメージスキャナから取り込まれたイメージを「スキャナフォルダ」に 一旦保存します。この「スキャナフォルダ」は「瞬簡ファイリング設定」ダイアログで指定します。 （スキャナフォルダの設定に関する詳細は本書「環境設定」の「スキャナ」の項を参照してくだ さい。） イメージスキャナから取り込んだ直後のイメージ文書は「スキャナフォルダ」に保存されるだ けで、キャビネットには登録されていません。スキャナ文書をキャビネットに登録するには、｢ スキャナフォルダ ｣ に保存されているスキャナ文書を登録先フォルダにドラッグ＆ドロップで 移動する必要があります。 ただし、あらかじめ「スキャナ文書自動登録先設定 ｣ によって、登録先のフォルダが指定され ている場合には、直接フォルダに登録できます。 （「スキャナ文書自動登録先設定 ｣ については本書「スキャナフォルダ」の「イメージ取り込み 先指定」を参照してください。） -31- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナからの取り込み 機能解説 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「スキャナ」で指定したイメージスキャナを使って イメージを取り込みます。 スキャナからの取り込みを実行するとスキャナドライバが起動します。取り込みが完了す ると瞬簡ファイリングは取り込んだイメージファイルの PDF 変換を行います。変換後、イ メージファイルと変換された PDF ファイルは「スキャナフォルダ」に保存されます。 「設定」に関する詳細は取扱説明書「アプリケーション環境」の「スキャナ設定」を参照し てください。 本機能を使用する前に、スキャナ機器の接続、スキャナドライバのセットアップをあらか じめ完了させておく必要があります。 「スキャナ文書作成」ボタン 操作手順 1. 「ツール」メニューから「スキャナ文書作成」を選択するか、ツールバー上の「スキャ ナ文書作成」ボタンをクリックします。 2. スキャナドライバでイメージを読み込みます。 3. スキャナドライバのウィンドウを閉じると読み込まれたイメージの PDF 変換が開始さ れます。変換が完了すると、オリジナルイメージファイルと共に「スキャナフォルダ」 に格納されます。 スキャナフォルダに登録されたイメージ ●注意事項 「スキャナフォルダ」の文書について スキャナから「イメージ取り込み」を行った文書は「スキャナフォルダ」に格納されます。 実際にハードディスクに格納されるファイルはスキャナドライバが作るイメージファ イルと PDF 変換されたファイルです。格納先は「設定」で指定したパスになります。「設 定」に関する詳細は本書「環境設定」の「スキャナ」の項を参照してください。この時 点のファイルは、キャビネットフォルダへの自動登録設定時を除き、まだキャビネット に登録されていません。取り込み後にドラッグ＆ドロップして「文書登録」を行います。 「スキャナフォルダ」内のファイル名について スキャナ取り込みによって作成されるファイルは次のような名前に設定されます。 ＜ YYYY 年 MM 月 DD 日（???）＞．＜拡張子＞ YYYYMMDD はイメージを取り込んだ年月日で、??? は取り込んだ順に設定される３桁 の連番です。 -32- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダの文書を登録する 機能解説 スキャナフォルダに保存されている文書をキャビネットに登録します。 ワークパレットへコピーして、他の文書と結合などを行った場合はワークパレットからキャ ビネットへ登録してください。 操作手順 スキャナフォルダの文書をキャビネットの登録先フォルダにドラッグ＆ドロップします。 ●注意事項 「スキャナフォルダ」の文書について スキャナから「イメージ取り込み」を行った文書は「スキャナフォルダ」に格納されます。 この時点の文書はまだキャビネットに登録されていません。取り込み後に、登録作業を 行います。 ドラッグ＆ドロップについて ドラッグ＆ドロップ操作によってキャビネットのフォルダに格納されたファイルは「ス キャナフォルダ」からの移動です。複製ではありません。 登録するファイル名について 同じ名前を持つ文書を同一フォルダに登録することはできません。拡張子が異なってい ても、大文字小文字の違いがあっても同様です。 -33- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダの文書を登録する 連携入力フォルダに登録された文書をキャビネットに登録します。 連携入力フォルダ機能とは、指定した１つのフォルダ（以下、「監視対象フォルダ」と呼称）の 中に保存されている画像ファイル、または PDF ファイルを定期的に調べ、必要に応じて PDF ファ イルに変換すると共に、瞬簡ファイリングの「入力フォルダ」（「瞬簡ファイリング設定」ダイ アログの「入力」画面で設定したフォルダ）に移動する機能です。瞬簡ファイリングでは、こ の連携入力フォルダを最大 24 個まで設定し、同時に利用することができます。 この機能により、ユーザーが手動で操作することなく、自動的に大量の画像データファイルの PDF ファイルへの変換を行うことができるようになります。 監視対象ファイル 連携入力フォルダ機能により監視対象となるファイルの種類は、以下の通りです。 拡張子 BMP JPG TIF PNG PDF 説明 Windows ビットマップファイル JPEG ファイル TIFF ファイル（Multi-TIFF を含む） PNG ファイル PDF ファイル （連携入力フォルダの設定に関する詳細は「環境設定」の「入力」の項を参照してください。） 監視対象フォルダから取り込んだ時点での PDF ファイル／イメージ文書は「連携入力フォルダ」 に収められただけで、キャビネットには登録されていません。｢ 連携入力フォルダ ｣ から登録 先フォルダにドラッグ＆ドロップして登録する必要があります。 連携入力フォルダの文書を文書登録する 機能解説 連携入力フォルダに保存されている文書をキャビネットに登録します。 ワークパレットへコピーして他の文書と結合などを行った場合はワークパレットからキャ ビネットへ登録してください。 操作手順 連携入力フォルダの文書をキャビネットの登録先フォルダにドラッグ＆ドロップします。 ●注意事項 「連携入力フォルダ」の文書について 連携入力フォルダ機能を使って取得した文書は「連携入力フォルダ」に格納されます。 この時点の文書はまだキャビネットに登録されていません。また、連携入力フォルダに 登録された文書は、監視対象フォルダから削除されます。 ドラッグ＆ドロップについて ドラッグ＆ドロップ操作によってキャビネットのフォルダに格納されたファイルは「連 携入力フォルダ」からの移動です。複製ではありません。 登録するファイル名について 同じ名前を持つ文書を同一フォルダに登録することはできません。拡張子が異なってい る場合、大文字小文字が異なる場合においても同様です。 -34- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダの文書を登録する コマンドライン入力フォルダに登録された文書をキャビネットに登録します。 コマンドライン入力機能とは、ユーザーが文書をキャビネットにドラッグ＆ドロップしたり、 瞬簡ファイリングのメニューコマンドを使う代わりに MS-DOS コマンドを使って文書登録を行 う方法です。コマンドライン入力によって登録される文書ファイルは、必要に応じて PDF ファ イルに変換された後、コマンドライン入力フォルダに登録されます。 この機能を利用することにより、他社製のアプリケーション（例えば、セイコーエプソン株式 会社の「読ん de!! ココ」や、PFU 社製カラーイメージスキャナ ｢ScanSnap｣ など）が作成したデー タを簡単に登録できるようになります。 MS-DOS コマンドによるコマンドライン入力フォルダへの文書の登録 以下にコマンドライン入力フォルダに登録する際に使用するコマンドのシンタックスを示します。 コマンドシンタックス： C:¥> skfiling_ パラメータ 1_ パラメータ 2 ... （記号「 _ 」は、半角スペース） コマンドプロンプトウィンドウから上記のコマンドを実行すると、パラメータに指定した文書 ファイルが PDF ファイルでない場合には、PDF ファイルに変換した後、コマンドライン入力フォ ルダに登録されます。 コマンドライン入力機能を利用する時には、以下の点についてご注意ください。 ・ ・ コマンドを実行するには、カレントディレクトリから瞬簡ファイリングのプログラムフォ ルダへのパスが設定されている必要があります。パスが設定されていない場合、コマンド の「skfiling」の部分を「C:¥Program Files¥Xelo¥ShunkanFiling2¥skfiling」のようにフルパ スで記述する必要があります。 パラメータとして渡すファイルのパスにスペースが含まれる場合には、パラメータをダブ ルクォーテーション（”）で括る必要があります。 ・ 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面でコマンドライン入力機能 が有効になっていない時にコマンドを実行しても処理は行われません。 ・ 瞬簡ファイリングが文書変換／登録／ OCR 処理中には、コマンドを実行しても処理は行わ れません。 ・ コマンドの各パラメータは、PDF 変換／登録対象となるファイル名（フルパス／相対パス） です。 ・ 半角スペースで区切ることで複数のファイルを連続して登録することができます。 ・ パラメータにワイルドカード文字（＊／？）を使用することはできません。 ・ コマンドライン入力機能を実行すると瞬簡ファイリングが PDF 変換／登録作業を行います。 そのため、処理が終了するまでの間、瞬簡ファイリングを操作することができません。 アプリケーションアイコンへのドラッグ＆ドロップ操作によるコマンドライン入力フォルダへの文書登録 エクスプローラを使って、文書ファイルのアイコンを瞬簡ファイリングのアプリケーションア イコンにドラッグ & ドロップすることで、PDF ファイルでない場合には PDF ファイルに変換 した後、文書ファイルを瞬簡ファイリングのコマンドライン入力フォルダに登録することがで きます。 ドラッグ＆ドロップによって登録する際には、以下の点についてご注意ください。 ・ 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面でコマンドライン入力機能 が有効になっていない時に文書ファイルアイコンをドラッグ＆ドロップしても処理は行わ れません。 ・ 瞬簡ファイリングで文書変換／登録／ OCR 処理中に文書ファイルアイコンをドラッグ＆ド ロップして処理は行われません。 ・ ドラッグ＆ドロップによって登録できるのは、文書ファイルアイコンだけです。文書ファ イルのショートカットアイコンをドラッグ＆ドロップしても登録することはできません。 -35- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダの文書を文書登録する 機能解説 コマンドライン入力フォルダに保存されている文書をキャビネットに登録します。 ワークパレットへコピーして、他の文書と結合などを行った場合はワークパレットからキャ ビネットへ登録してください。 操作手順 コマンドライン入力フォルダの文書をキャビネットの登録先フォルダにドラッグ＆ドロッ プします。 ●注意事項 「コマンドライン入力フォルダ」の文書について コマンドライン入力機能によって登録された文書は、一時的に「コマンドライン入力フォ ルダ」に格納されます。この時点の文書はまだキャビネットに登録されていません。 ドラッグ＆ドロップについて ドラッグ＆ドロップ操作によってキャビネットのフォルダに格納されたファイルは「コ マンドライン入力フォルダ」からの移動です。複製ではありません。 登録するファイル名について 同じ名前を持つ文書を同一フォルダに登録することはできません。拡張子が異なってい る場合、大文字小文字が異なる場合においても同様です。 -36- 瞬簡ファイリング取扱説明書 削除 キャビネット、スキャナフォルダ／入力フォルダ／コマンドライン入力フォルダに保存されて いる文書を削除します。 キャビネット、スキャナフォルダ／入力フォルダ／コマンドライン入力フォルダから削除され た文書は、すぐには削除されず一旦ごみ箱フォルダに移動されます。 文書を完全に削除するには、ごみ箱フォルダ内の文書を削除する処理を行う必要があります。 -37- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットから文書を削除する 機能解説 ここで説明する「削除」は、Windows のエクスプローラ上でのファイルの削除と同様、削 除対象となる文書を一時的な保管場所である「ごみ箱フォルダ」へ移動する処理を指します。 この操作は、「リスト」／「サムネイル」／「カード」のどの画面でも行うことができます。 「リスト」／「サムネイル」表示の場合には、複数の文書を削除することが可能です。 操作手順 1. 削除対象となる文書を選択します。 「登録文書を削除」ボタン 文書が選択された状態のリスト 文書が選択された状態のサムネイル 「カード」画面では、削除対象となる文書を表示します。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を削除します。 I. 「編集」メニューから「削除」を選択する。 II. ツールバー上の「登録文書を削除」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「削 除」を選択する。 IV. 削除対象のファイルを「ごみ箱」アイコンにドラッグ＆ドロップする。（リス ト／サムネイル表示の場合のみ） ●注意事項 文書の複数選択について 「リスト」／「サムネイル」画面では複数文書を選択できますが、「カード」画面では、 表示されている文書だけが対象となり、複数文書を選択することはできません。 削除された文書について 「削除」処理によって、文書（オリジナルと PDF ファイル）はゴミ箱フォルダに移動し ます。削除するとすぐに文書が削除されるわけではありません。ごみ箱に移動した文書 を復帰したいときは、本書「キャビネット」の「ごみ箱の文書をキャビネットに戻す」 を参照してください。 コンテキストメニューの操作可能な場所について コンテキストメニューは、文書フォルダの「リスト」／「サムネイル」画面だけで利用 できます。「カード」画面では利用できません。 -38- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書をスキャナフォルダから削除する ここで説明する「削除」は対象となる文書をすぐに削除するのではなく、一旦ゴミ箱フォルダ ヘ移動する処理です。削除方法として次の 2 種類が用意されています。 ・スキャナフォルダから指定した文書を削除する ・スキャナフォルダからすべての文書を削除する スキャナフォルダから指定した文書を削除する 機能解説 選択した文書をスキャナフォルダから削除します。複数の文書を指定することも可能です。 操作手順 1. 削除する文書を選択します。 文書が選択された状態のスキャナフォルダ 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を削除します。 I. 「編集」メニューから「削除」を選択する。 「登録文書を削除」ボタン II. ツールバー上の「登録文書を削除」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「選 択文書を削除」を選択する。 IV. 削除対象のファイルを「ごみ箱」アイコンにドラッグ＆ドロップする。 ●注意事項 削除される文書について このコマンドによって選択されたファイルがごみ箱フォルダへ移動されます。選択され た文書がすぐに削除されるのではありません。このとき選択された文書に関連するファ イル（イメージファイルと PDF ファイル）が移動対象となります。 -39- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダからすべての文書を削除する 機能解説 スキャナフォルダの中にあるすべての文書をゴミ箱フォルダに移動します。結果としてス キャナフォルダがクリアされ、空になります。 操作手順 1. 「編集」メニューから「スキャナフォルダを空にする」を選択します。 2. 確認画面が表示されますので、処理を実行する場合は［ＯＫ］ボタンを選択します。 ●注意事項 スキャナフォルダでの「削除」コマンドとの共通点 このコマンドは、スキャナフォルダ内のすべてのファイルを選択して「削除」を実行す るのと同じ働きをします。 削除される文書について このコマンドを実行することで、スキャナフォルダ内のすべての文書がごみ箱フォルダ へ移動します。スキャナフォルダ内の文書がいきなり削除されるのではありません。こ のときスキャナフォルダ内の文書に関連するファイル（イメージファイルと PDF ファ イル）が移動対象となります。 -40- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書を連携入力フォルダから削除する ここで説明する「削除」は対象となる文書をすぐに削除するのではなく、一旦ゴミ箱フォルダ ヘ移動する処理です。削除方法として次の 2 種類が用意されています。 ・連携入力フォルダ内の指定した文書を削除する ・連携入力フォルダ内のすべての文書を削除する 連携入力フォルダから指定した文書を削除する 機能解説 選択した文書を連携入力フォルダから削除します。複数の文書を指定することも可能です。 操作手順 1. 削除する文書を選択します。 文書が選択された状態の連携入力フォルダ 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を削除します。 「登録文書の削除」ボタン I. 「編集」メニューから「削除」を選択します。 II. ツールバー上の「登録文書の削除」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「選 択文書を削除」を選択する。 IV. 削除対象のファイルを「ごみ箱」アイコンにドラッグ＆ドロップする。 ●注意事項 削除される文書について このコマンドによってごみ箱フォルダへ選択された文書が移動します。選択された文 書がすぐに削除されるのではありません。このとき選択された文書に関連するファイル （オリジナルファイルと PDF ファイル）が移動対象となります。 -41- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダからすべての文書を削除する 機能解説 連携入力フォルダ内のすべての文書をゴミ箱フォルダに移動します。結果として連携入力 フォルダがクリアされ、空になります。 操作手順 1. 削除対象となる「連携入力フォルダ」をクリックして選択します。 2. 「編集」メニューから「入力フォルダを空にする」を選択します。 3. 確認画面が表示されますので、処理を実行する場合は［ＯＫ］ボタンを選択します。 ●注意事項 実行可能な状態 キャビネットツリー表示部の削除対象となる文書が含まれる連携入力フォルダが選択 されている必要があります。 連携入力フォルダからの「削除」コマンドとの共通点 このコマンドは、連携入力フォルダ内のすべてのファイルを選択して「削除」を実行す るのと同じ働きをします。 削除された文書について このコマンドによって連携入力フォルダ内のすべての文書がごみ箱フォルダへ移動し ます。連携入力フォルダ内の文書がすぐに削除されるのではありません。このとき入力 フォルダ内の文書に関連するファイル（イメージファイルと PDF ファイル）が移動対 象となります。 -42- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書をコマンドライン入力フォルダから削除する ここで説明する「削除」は対象となる文書をすぐに削除するのではなく、一旦ゴミ箱フォルダ ヘ移動する処理です。削除方法として次の２種類が用意されています。 ・コマンドライン入力フォルダから指定した文書を削除する ・コマンドライン入力フォルダからすべての文書を削除する コマンドライン入力フォルダから指定した文書を削除する 機能解説 選択した文書をコマンドライン入力フォルダから削除します。複数の文書を指定すること も可能です。ここでは、「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面で コマンドライン入力フォルダ名が「コマンドライン」と設定されているものとして説明し ます。 操作手順 1. 削除する文書を選択します。 文書が選択された状態のコマンドライン入力フォルダ 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を削除します。 「登録文書の削除」ボタン I. 「編集」メニューから「削除」を選択する。 II. ツールバー上の「登録文書の削除」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「選 択文書を削除」を選択する。 IV. 削除対象のファイルを「ごみ箱」アイコンにドラッグ＆ドロップする。 ●注意事項 実行可能な状態 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面で、チェックボックス「コ マンドライン入力フォルダを使用する」が選択されている必要があります。 削除される文書について このコマンドによってコマンドライン入力フォルダ内の選択された文書がごみ箱フォ ルダへ移動します。選択された文書がすぐに削除されるのではありません。このとき選 択された文書に関連するファイル（オリジナルファイルと PDF ファイル）が移動対象 となります。 コマンドライン入力フォルダの名前について 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面のフィールド「コマン ドライン入力フォルダの名前」に設定されている文字列が「編集」メニュー／キャビネッ トツリーの「コマンドライン入力フォルダ」の名前として表示されます。 -43- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダからすべての文書を削除する 機能解説 コマンドライン入力フォルダ内のすべての文書をゴミ箱フォルダに移動します。結果とし てコマンドライン入力フォルダの内容が、空になります。ここでは、 「瞬簡ファイリング設定」 ダイアログの「コマンドライン」画面で、コマンドライン入力フォルダ名として「コマン ドライン」と設定されているものとして説明します。 操作手順 1. 「編集」メニューから「コマンドラインを空にする」を選択します。 2. 確認画面が表示されますので、処理を実行する場合は［ＯＫ］ボタンを選択します。 ●注意事項 実行可能な状態 ・ 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面で、チェックボッ クス「コマンドライン入力フォルダを使用する」が選択されている必要があります。 ・ 「編集」メニューから操作する場合は、コマンドライン入力フォルダを開かなくて もこの機能を実行できます。 コマンドライン入力フォルダからの「削除」コマンドとの共通点 このコマンドは、 コマンドライン入力フォルダ内のすべてのファイルを選択して「削除」 を実行するのと同じ働きをします。 削除された文書について このコマンドによってごみ箱フォルダへコマンドライン入力フォルダ内のすべての文 書が移動します。コマンドライン入力フォルダ内の文書がすぐに削除されるのではあ りません。このとき入力フォルダ内の文書に関連するファイル（オリジナルファイルと PDF ファイル）が移動対象となります。 -44- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書をごみ箱から削除する 文書をごみ箱から削除するとディスク上からも完全に削除されます。ゴミ箱から削除してしま うと文書を復元することができません。この作業を行う場合には、十分注意して行ってください。 ごみ箱フォルダの文書を削除する方法として次の２種類が用意されています。 ・ ごみ箱から指定した文書を削除する ・ ごみ箱からすべての文書を削除する ごみ箱から指定した文書を削除する 機能解説 選択した文書をごみ箱フォルダから削除します。複数文書を指定することも可能です。 操作手順 1. 「ごみ箱」フォルダを開き、削除対象となる文書を選択します。 文書が選択された状態のごみ箱フォルダ画面 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を削除します。 I. 「編集」メニューから「削除」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「選 択文書を削除」を選択する。 ●注意事項 削除されたファイルについて このコマンドを実行すると、ごみ箱内の選択されている文書の関連ファイルが、削除さ れてます。削除した文書を復旧することができないため、削除しても問題がないことを 確認した後、このコマンドを実行してください。 -45- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ごみ箱からすべての文書を削除する 機能解説 「ごみ箱」フォルダ内のすべての文書を削除します。結果として「ごみ箱」フォルダが、空 になります。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法で選択した文書を削除します。 I. 「編集」メニューから「ごみ箱を空にする」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「フォ ルダを空にする」を選択する。 2. 確認画面が表示されますので、削除の場合は［ＯＫ］ボタンを選択します。 ●注意事項 実行可能な状態 メニューから操作する場合は、ごみ箱フォルダを開かなくてもこの機能を実行できます。 ごみ箱からの「削除」コマンドとの共通点 このコマンドは、ごみ箱フォルダ内のすべてのファイルを選択して「削除」を実行する のと同じ働きをします。 削除された文書について このコマンドを実行するとごみ箱フォルダ内の全てのファイルが削除されます。削除し たファイルを復旧することができませんので、十分確認した後、実行してください。 -46- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ごみ箱の文書をキャビネットに戻す 機能解説 ごみ箱フォルダ内の文書を任意のキャビネットのフォルダに登録します。操作はドラッグ ＆ドロップで行います。ごみ箱から文書を復旧する手段としてこの機能を使用します。 操作手順 1. 「ごみ箱」フォルダ内の復旧したい文書をクリックします。 2. 文書を戻したいキャビネットのフォルダへドラッグ＆ドロップします。 ●注意事項 ごみ箱にある文書の移動先は、キャビネットのフォルダだけです。ごみ箱にある文書を スキャナフォルダ／連携入力フォルダ／コマンドライン入力フォルダに移動すること はできません。 -47- 瞬簡ファイリング取扱説明書 オリジナル文書の編集 PDF ファイルをそのまま登録した場合とキャビネットの属性が「PDF ファイルのみを管理」の 場合を除いて、文書には PDF ファイルの元になった文書ファイル（オリジナル文書）が登録さ れています。 瞬簡ファイリングでは、このオリジナル文書を PDF ファイルと同じ場所に保存しています。 PDF ファイルの移動時には、オリジナル文書も同時に移動されますし、PDF ファイル名が変更 されたときにはオリジナル文書名も変更されます。 瞬簡ファイリングでは、オリジナル文書を開いて編集操作をすることができます。 ここではオリジナル文書を開く方法を解説します。 オリジナル文書は、オリジナル文書に対応したアプリケーション（基本的にそのファイルを作 成したアプリケーション）で開きます。 オリジナル文書の編集については、オリジナル文書に関連づけられているアプリケーションに 従ってください。 オリジナル文書を開く 機能解説 選択された文書のオリジナル文書をそのアプリケーションで開きます。 オリジナル文書を作成したアプリケーションや、オリジナル文書の拡張子と関連付けられ ているアプリケーションがインストールされていない場合は、開くことができません。 また、キャビネットの属性が「PDF ファイルのみを管理」の場合と PDF ファイルを直接登 録した文書は PDF ファイルがオリジナル文書になります。 操作手順 1. キャビネットの「リスト」、 「サムネイル」、 「カード」画面のいずれかの画面で目的の文 書を選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書をのオリジナル文書を開きます。 I. 「文書」メニューから「オリジナル文書を開く」を選択する。 「オリジナル文書を開く」ボタン II. ツールバー上の「オリジナル文書を開く」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「オ リジナル文書を開く」を選択する。（リスト表示／サムネイル表示の場合のみ） ●注意事項 コンテキストメニューの操作可能な場所について コンテキストメニューは、 「リスト」／「サムネイル」画面においてのみ動作します。 「カー ド」画面では利用できません。 -48- 瞬簡ファイリング取扱説明書 登録文書を更新する 機能解説 選択された PDF ファイルのオリジナル文書から PDF ファイルを再作成します。選択された PDF ファイルとオリジナル文書の整合性をとることができます。 操作手順 1. キャビネットの「リスト」／「サムネイル」／「カード」画面のいずれかで更新対象と なる文書を選択します。「リスト」／「サムネイル」画面では、複数の文書を選択して 更新することができます。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を更新します。 I. 「文書」メニューから「登録文書更新」を選択する。 「登録文書更新」ボタン II. ツールバー上の「登録文書更新」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「登 録文書更新」を選択する。（リスト表示／サムネイル表示の場合のみ） 3. オリジナル文書から文書を更新することを確認する画面が表示されます。 登録文書更新確認画面 4. 「リスト」／「カード」画面では文書の更新日がオリジナル文書の最新情報に更新され ます。「サムネイル」画面では表示内容が更新されます。 ●注意事項 実行可能な文書について キャビネット内の文書に対してこのコマンドを実行できます。ただし、キャビネットの 属性が「PDF ファイルのみを管理」の場合など、オリジナル文書が PDF ファイルであ る場合には、オリジナル文書の更新を行うことができません。オリジナル文書の更新に 関するメニューコマンドなどが利用できない状態になります。 コンテキストメニューの操作可能な場所について コンテキストメニューは「リスト」／「サムネイル」画面においてのみ利用できます。 「カード」画面では実行できません。 OCR テキスト／しおりなど PDF に設定された付加情報が消失することについて 登録文書の更新を実行すると、オリジナル文書から PDF ファイルが新たに作成され、 現在の文書に対応する PDF ファイルと置き換わります。そのため、登録後の PDF ファ イルに加えた変更（OCR 処理によるテキスト／しおり／注釈／フォームオブジェクト ／文書情報）が失われてしまうことに注意してください。 -49- 瞬簡ファイリング取扱説明書 フォルダ操作 Windows 上でのフォルダ操作と同様の操作が可能です。次の項目から構成されます。 ・新しいフォルダを作成する ・フォルダを削除する ・フォルダ名を変更する ・フォルダを移動する ・親フォルダへの移動 新しいフォルダを作成する 機能解説 キャビネットに新しいフォルダを作成します。キャビネットのルートに限らず、キャビネッ トのフォルダにサブフォルダを作成することもできます。 操作手順 1. 新規フォルダを作成したいキャビネットまたはフォルダを選択します。ルートに作成す る場合は、キャビネットツリー上のキャビネット名を選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択した新しいフォルダを作成します。 「フォルダ作成」ボタン I. 「編集」メニューから「フォルダ作成」を選択する。 II. 「フォルダ作成」ボタンをクリックする。 III. キャビネットツリー上の目的の場所をマウスの右ボタンをクリックして表示 されるコンテキストメニューから「フォルダ作成」を選択する。 3. 新しいフォルダがキャビネットに追加されます。任意のフォルダ名を付けることができ ます。 コンテキストメニューによる 新規フォルダ作成 フォルダ名設定 -50- 瞬簡ファイリング取扱説明書 フォルダを削除する 機能解説 キャビネットのフォルダとその中に保存されている全ての文書を削除します。フォルダ内 に保存されている全ての文書は「ごみ箱フォルダ」に移動され、フォルダは、そのまま削 除されます。 操作手順 1. 削除対象となるフォルダを選択します。 「フォルダ削除」ボタン 2. 以下のいずれかの方法で選択したフォルダを削除します。 I. 「編集」メニューから「フォルダ削除」を選択する。 II. 「フォルダ削除」ボタンをクリックする。 III. 削除するフォルダアイコンをマウスの右ボタンでクリックして表示されるコ ンテキストメニューから「フォルダ削除」を選択する。 IV. フォルダアイコンをごみ箱アイコンにドラッグ＆ドロップする。 3. 削除確認ダイアログが表示されます。フォルダを削除する場合は［ＯＫ］をクリックし ます。 コンテキストメニューによるフォルダ 削除 ●注意事項 削除したフォルダについて フォルダ内のすべての文書は、「ごみ箱フォルダ」に移動されますが、フォルダは削除 されます。（ごみ箱フォルダ内ではフォルダ構造を維持することができません。） フォルダ構造は復元することができませんのでご注意ください。 削除確認ダイアログについて このコマンドを実行すると、確認画面が表示されます。削除を中止したいときは［キャ ンセル］を選択します。 フォルダ削除確認画面 -51- 瞬簡ファイリング取扱説明書 フォルダ名を変更する 機能解説 キャビネット内のフォルダ名を変更します。 実際のフォルダ同様、同じ階層に同名のフォルダを作成することはできません。また、瞬 簡ファイリングの制約によってキャビネット直下の階層に半角文字「%」で始まる名前を持っ たフォルダを作成することはできません。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法でフォルダ名が変更可能な状態にします。 I. キャビネットツリーのフォルダアイコンの名前の部分をクリックする。 II. キャビネットツリーのフォルダアイコンをクリックした後、ファンクション キー「F2」を押す。 III. キャビネットツリーのフォルダアイコンをマウスの右ボタンでクリックして表 示されるコンテキストメニューから「名前の変更」を選択する。 2. フォルダ名の表示が反転し、入力可能状態になります。続けて任意の名前を入力します。 フォルダ名変更 ●注意事項 エクスプローラを使ってフォルダ名を変更するときと同様、フォルダ内に既に存在するフォ ルダと同じ名前を設定することはできません。 -52- 瞬簡ファイリング取扱説明書 フォルダを移動する 機能解説 キャビネットのフォルダをキャビネットの別のフォルダに移動します。 操作手順 1. 移動したいフォルダを選択して、ドラッグ＆ドロップで任意のフォルダに移動します。 ●注意事項 実際のフォルダをエクスプローラを使って移動するときと同様に、移動先にすでに同一 名称のフォルダが存在する場合、もしくは移動先が同一名称の場合、フォルダを移動す ることはできません。 別のキャビネットを対象とした移動操作は、コピー処理になります。 -53- 瞬簡ファイリング取扱説明書 親フォルダへの移動 機能解説 開いているフォルダの１つ上の階層にあるフォルダを開きます。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法で選択したフォルダの 1 つ上のフォルダを開きます。 「親フォルダに移動」ボタン I. 「親フォルダへ移動」ボタンをクリックする。 II. キャビネットツリー上の移動元のフォルダをマウスの右ボタンでクリックし て表示されるコンテキストメニューから「親フォルダへ移動」を選択する。 ●注意事項 ルートフォルダの文書について このコマンドは、ルートフォルダとなるキャビネットには実行できません。 コンテキストメニューによる 親フォルダへの移動 -54- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書の編集 このセクションでは文書情報の編集操作を解説します。次の項目から構成されます。 ・ 文書情報の編集 ・ 文書内容の編集 a) PDF ファイル内容を編集する b) PDF ファイル体裁を編集する 文書情報の編集 機能解説 文書情報を構成する（オリジナル更新日／ PDF 更新日／ PDF 作成日を除く）５つのフィー ルドの編集を行うことができます。フィールドに関する詳細は本書「管理概念説明」の 「フィールドとは」を参照してください。（ファイル内容の編集については次項「文書内容 の編集」を参照してください。） 文書情報とは PDF ファイルが内部に持つ情報です。ここで変更された内容はそのまま PDF ファイルの文書情報に保存されます。ただし、PDF ファイルのセキュリティ設定によって 文書情報の変更が認められていないときは変更することはできません。 操作手順（リスト画面） 1. キャビネットの「リスト」画面を選択し、目的の文書を選択します。 2. 編集したいフィールドをクリックすると、文字入力ができます。 リストのフィールドを編集する リストのフィールド編集後 3. アクティブ文書が切り替わったときに変更が保存されます。 -55- 瞬簡ファイリング取扱説明書 操作手順（カード画面） 1. キャビネットの「カード」画面を選択し、目的の文書を表示します。 2. 各フィールドを編集します。 カードのフィールドを編集する 3. アクティブ文書が切り替わったときに変更が保存されます。 ●注意事項 操作可能な表示形態 文書情報の編集は「リスト」／「カード」画面で行うことができます。「サムネイル」 画面では編集できません。 操作可能な PDF PDF ファイルのセキュリティ設定によって文書の変更が認められていないときは、文 書情報を変更することはできません。 保存されるタイミングについて 編集された文書情報は、別の文書を選択する際や、別のフォルダを開く／表示形態（リ スト、サムネイル、カード）を切り替える／ PDF 文書を開く際にデータベース、及び PDF ファイルに保存されます。 編集可能な範囲について 日付を表すフィールド（オリジナル更新日／ PDF 作成日／ PDF 更新日）は、文書登録／ 更新時に自動的に登録するため、これらの値を手動で変更することはできません。 -56- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書内容の編集 文書内容の編集とは、PDF ファイルの編集のことです。次の２種類の機能が用意されています。 ・ PDF ファイル内容を編集する ・ PDF ファイル体裁を編集する 文書情報の編集については前項「文書情報の編集」を参照してください。 PDF ファイル内容を編集する PDF ファイルの編集は PDF ビューアを用いて行います。 瞬簡ファイリングから PDF ファイルの内容編集をサポートする手順は次の通りです。 ・ PDF ファイルを開く ・ 開いた PDF ファイルを閉じる このセクションでは「PDF ファイルを開く」と瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアを用いる 場合の「PDF を閉じる」操作について解説します。 登録文書を開く 機能解説 「瞬簡ファイリング設定」の「PDF ビューア」で指定されているビューアを用いて PDF ファ イルを開きます。 「登録文書を開く」ボタン 操作手順 1. 目的の文書を選択します。「リスト」／「サムネイル」／「カード」のどの画面からも 選択可能です。「カード」画面から選択する場合は、対象となる文書のカードを表示し ます。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書の PDF ファイルを開きます。 I. 「文書」メニューから「登録文書を開く」を選択する。 II. ツールバー上の「登録文書を開く」ボタンをクリックする。 III. カード上の「登録文書を開く」ボタンをクリックする。 登録文書を開くボタン（カード上） IV. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「登 録文書を開く」を選択する。（リスト表示／サムネイル表示の場合のみ） V. 「文書フォルダ」の「リスト」／「サムネイル」画面の目的の文書上をダブル クリックする。 ●注意事項 文書の複数選択について 複数の文書を選択して PDF ファイルを開く場合、ビューアによっては、これらの文書 を同時に開くことができない可能性があります。そのような場合には、瞬簡ファイリン グ内蔵の PDF ビューア、またはクセロ Reader をご利用ください。 コンテキストメニューを使って 登録文書を開く 参照 このセクションの最後の「PDF ファイル内容の編集に関する注意事項」を参照してく ださい。 開いた PDF ファイルを閉じる 機能解説 瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアで開いた PDF ファイルを閉じます。 操作手順 以下のいずれかの方法で瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアで開いている PDF ファイル を閉じます。 I. 「ファイル」メニューから「ファイルを閉じる」、または「ウィンドウを閉じる」 を選択する。 II. タブを右クリックして表示されるコンテキストメニューから「このタブを閉 じる」、または「全てのタブを閉じる」を選択する。 III. PDF ビューアウィンドウのクローズボックスをクリックする。 ●注意事項 参照 「PDF ビューア」の項を参照してください。 -57- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイル内容の編集に関する注意事項 PDF ファイルを開くとき 複数の文書を選択して PDF ファイルを開く場合、ビューアによっては、これらの文書を同 時に開くことができない可能性があります。そのような場合には、瞬簡ファイリング内蔵 の PDF ビューア、またはクセロ Reader をご利用ください。 編集した PDF ファイルとオリジナルファイルの関係 ここで行われる編集は PDF ファイルに対する編集操作です。オリジナルファイルに対して行 われるものではありません。 -58- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルの体裁を編集する PDF ファイルの体裁の編集とはページの順番／組み合わせやページの向きの編集を表します。 この作業はワークパレット上で行います。ここではワークパレットを使った作業を行う前の準 備作業である次の２項目について解説します。 ・ワークパレットにファイルを追加する ・ワークパレットを表示する ワークパレットとは、PDF ファイルの体裁を整えるために用意された専用の作業領域です。 キャビネットの文書や他の PDF ファイルなど、編集対象となる PDF ファイルをワークパレッ トに追加する必要があります。 ワークパレットの詳細については、「ワークパレット」の項を参照してください。 -59- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットの文書をワークパレットに追加する 機能解説 編集対象となる文書をワークパレットに追加します。 操作手順 1. 「リスト」／「サムネイル」画面に切り替え、ワークパレットに追加したい文書を選択 します。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書をワークパレットに追加します。 I. 「文書」メニューから「ワークパレットに追加」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「ワー クパレットに追加」を選択する。（リスト表示／サムネイル表示の場合のみ） コンテキストメニューによる ワークパレットへの追加 「ワークパレット表示」ボタン III. 選択した文書をワークパレットにドラッグ & ドロップする。（リスト表示／サ ムネイル表示の場合のみ） IV. 選択した文書を「ワークパレット表示」ボタンにドラッグ & ドロップする。（リ スト表示／サムネイル表示の場合のみ） 3. 手順２のコマンドを実行すると選択した文書のサムネイルが追加されたワークパレッ トが開きます。 ファイル追加後のワークパレット ●注意事項 「カード」画面でのワークパレットへの追加 「カード」画面の場合、 「文書」メニューの「ワークパレットに追加」コマンドを用いて、 表示しているカードの文書だけをワークパレットに追加できます。 セキュリティが設定されている PDF ファイルについて 何らかのセキュリティが設定されている PDF ファイルは、ワークパレットに追加する ことはできません。 複数同時追加 リスト表示／サムネイル表示の場合には、選択している複数の文書を同時にワークパ レットへ追加することができます。 -60- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレットを表示する 機能解説 ワークパレットを表示します。ワークパレットの画面各部の詳細については本書の「ワー クパレット」の項を参照してください。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法でワークパレットを表示します。 I. 「表示」メニューから「ワークパレット表示」を選択する。 「ワークパレット表示」ボタン II. ツールバー上の「ワークパレット表示」ボタンをクリックする。 表示されたワークパレット画面 「ワークパレットを閉じる」ボタン ●注意事項 ワークパレットの閉じ方（１） ワークパレットの「文書ハンドリング」メニューの「ワークパレットを閉じる」をクリッ クします。 ワークパレットの閉じ方（２） ワークパレット上の「ワークパレットを閉じる」ボタンをクリックします。 ワークパレットの閉じ方（３） ワークパレットウィンドウのクローズボックスをクリックします。 ワークパレットの詳細について 「ワークパレット」の項を参照してください。 -61- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットの整理 このセクションではキャビネット内の文書整理について解説します。次の項目から構成されます。 ・文書の移動 ・文書の並べ替え -62- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書の移動 機能解説 キャビネット内の文書を、同じキャビネット内の任意のフォルダに移動します。 操作手順（その他） 1. 「リスト」または「サムネイル」画面を開き、移動対象となる文書を選択します。 2. 移動先のフォルダにドラッグ＆ドロップします。 ●注意事項 移動されるファイルについて オリジナルファイルと関連した PDF ファイルが、移動されます。 -63- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書の並べ替え（ソート） 機能解説 表示しているキャビネット／フォルダ内の文書を指定した項目をキーとして並べ替えます。 並べ替えのキーとなる項目は、8 つの文書情報フィールドです。 操作手順 1. 「表示」メニューから「並べ替え」を選択します。 2. 並べ替え条件設定メニューが表示されます。初期状態では、「昇順」でソートされます。 並べ替えメニュー（初期状態） 3. 昇順に並べる場合は「昇順に並べる」を選択し、メニューにチェックマークを付けます。 昇順に並べ替え（基準となるフィールドはファイル名に設定されています） 4. 降順に並べる場合は「昇順に並べる」を選択して、メニューからチェックマークを外し ます。 ファイル名を基準にして降順に並べ替え 5. ソートキーにする項目をクリックして選択します。 選択されたメニューに「●」マークが付きます。 （ソートキーになっている項目をクリックすると、ファイルの並び順が替わります。） 並べ替え前のリスト画面 並べ替え後のリスト画面 並べ替え後のサムネイル画面 -64- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ●注意事項 条件設定メニューの初期状態について 初期状態には、文書が登録された順で並んでいます。 ソートキー「オリジナル文書」について オリジナル文書のファイルの種類（拡張子）順に並べるための基準項目です。 並び替え規則 選択された項目について同じ情報を持つ文書は、さらに登録順でソートされます。 -65- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットの印刷 このセクションではキャビネットの印刷について解説します。 印刷には次の３種類の操作が用意されています。 ・PDF ファイルの印刷 ・文書情報一覧の印刷 ・文書情報一覧のプレビュー 「キャビネットの基本操作」の「キャビネットのブラウズ」と合わせて参照してください。 -66- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルの印刷 機能解説 PDF ファイルの内容を PDF ビューアを使って印刷します。 操作手順 1. 「リスト」または「サムネイル」画面で目的のファイルを選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書の PDF ファイルを印刷します。 I. 「文書」メニューから「登録文書印刷」を選択する。 「PDF 文書印刷」ボタン II. マウスの右ボタンをクリックして表示されるコンテキストメニューから「登 録文書印刷」を選択する。（リスト表示／サムネイル表示の場合のみ） III. ツールバー上の PDF 文書印刷ボタンをクリックする。 3. 印刷ダイアログの指示に従って実行します。 ●注意事項 コンテキストメニューの実行について 「カード」画面ではコンテキストメニューを利用できません。 コンテキストメニューによる登録文書 印刷 -67- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報一覧の印刷 機能解説 表示されているフォルダに登録されている文書の文書情報リストを印刷します。 表示画面（リスト、サムネイル、カード）別にそれぞれ独自のフォーマットで印刷されます。 操作手順 1. 表示画面を選択します。 2. 「ファイル」メニューから「一覧印刷」を選択します。 3. 印刷オプションを設定する「オプション」ダイアログが表示されます。 プリンタの印刷オプションを変更する必要がある場合には、「設定」ボタンをクリック して使用するプリンタの設定ダイアログを表示します。 4. ［印刷］をクリックすると出力されます。 （印刷イメージを確認するには一覧印刷プレビューを使用してください。） -68- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報一覧のプレビュー 機能解説 文書情報一覧印刷のプレビューを見ることができます。 操作手順 1. 「リスト」、「サムネイル」、「カード」から表示形態を選択します。表示形態によって表 示されるプレビュー画面は異なります。 2. 「ファイル」メニューから「一覧印刷プレビュー」を選択すると、プレビュー画面が表 示されます。 開いているフォルダに登録した文書情報一覧の印刷プレビューが表示されます。（上か ら順に、「リスト」／「サムネイル」／「カード」画面） プレビューウィンドウのメニュー／ツールボタンに対する解説は下記の「注意事項」を 参照してください。 -69- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ●注意事項 操作手順について プレビューウィンドウのメニュー／ツールバーは、リスト、サムネイル、カードの各画 面で共通です。 プレビューウィンドウのメニュー ファイル 印刷 ............................................. 表示している文書情報一覧を印刷します。 プレビューを閉じる .............. プレビューウィンドウを閉じます。 ページ 最初のページ............................ 先頭ページを表示します。印刷対象となる文書情報が １ページだけの場合、このコマンドは使用できません。 前のページ ................................ 表示しているページの直前のページを表示します。印 刷対象となる文書情報が１ページだけの場合、このコ マンドは使用できません。 次のページ ................................ 表示しているページの次のページを表示します。印刷 対象となる文書情報が１ページだけの場合、このコマ ンドは使用できません。 最後のページ............................ 最終ページを表示します。印刷対象となる文書情報が １ページだけの場合、このコマンドは使用できません。 表示 拡大 .............................................. このコマンドを実行する度に 10% 拡大して表示します。 縮小 .............................................. このコマンドを実行する度に 10% 縮小して表示します。 全体表示 ..................................... プレビューウィンドウにページ全体が収まる倍率で表 示します。 幅に合わせて表示................... プレビューウィンドウの幅にページの幅が収まる倍率 で表示します。 プレビューウィンドウのツールバー 1 2 3 4 5 6 7 8 9 bk bl bm 1 2 表示している文書情報一覧を印刷します。 先頭ページを表示します。印刷対象となる文書情報が１ページだけの場合には、こ のボタンを使用することはできません。 3 表示しているページの直前のページを表示します。印刷対象となる文書情報が１ ページだけの場合には、このボタンを使用することはできません。 4 表示しているページの次のページを表示します。印刷対象となる文書情報が１ペー ジだけの場合には、このボタンを使用することはできません。 5 最終ページを表示します。印刷対象となる文書情報が１ページだけの場合には、こ のボタンを使用することはできません。 6 現在表示中のページ番号を示します。また、直接ページ番号をこのフィールドに入 力して。表示ページを切り替えることができます。 7 このボタンをクリックする度に 10% 拡大して表示します。 8 このボタンをクリックする度に 10％縮小して表示します。 9 プレビューウィンドウの幅にページの幅が収まる倍率で表示します。 bk プレビューウィンドウにページ全体が収まる倍率で表示します。 bl 現在の表示倍率（％）を示します。このフィールドに直接表示倍率を入力して変更 することも可能です。 bm プレビューウィンドウを閉じます。 -70- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットからのデータ出力 このセクションでは、キャビネットに登録されている文書に関するデータを出力する方法につい て解説します。 次の３種類のデータを出力することができます。 ・PDF ファイルのページを画像ファイルとして出力 ・PDF ファイル中のテキストをテキストファイルとして出力 ・文書情報リストを CSV ファイルとして出力 -71- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルのページを画像ファイルとして出力 機能解説 選択している１つの文書に対応する PDF ファイルのページを BMP/JPEG/PNG 形式の画像 ファイルとして出力します。 操作手順 1. 処理対象となる１つの文書を選択します。 「リスト」または「サムネイル」画面から選択する場合は目的の文書をクリックします。 「カード」画面の場合、表示している文書が出力対象となります。 2. 「文書」メニューから「ページ画像出力」を選択します。 3. 「PDF ページ画像出力」画面が表示されますので必要な設定を行います。 4. [ 画像出力 ...］ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」ダイアログを用いて、 出力される画像の保存先を指定します。 「フォルダの参照」ダイアログ ［OK］ボタンをクリックすると画像の出力処理を行います。その際、画面には作業の進 行状況を示すプログレスバーが表示されます。 5. 画像の出力が完了すると「PDF ページ画像出力」画面に戻りますので、続けて出力を 行う場合は［画像出力 ...］ボタンを、操作を終了する場合は［閉じる］ボタンをクリッ クします。 -72- 瞬簡ファイリング取扱説明書 操作手順 PDF ページ画像出力ダイアログ 1 2 9 3 4 5 6 7 bk bl 8 PDF ページ画像出力ダイアログ 1 全てのページ 選択した PDF ファイルに含まれる全てのページを画像として出力する場合にこの ラジオボタンを選択します。 2 指定ページのみ 指定したページだけを画像として出力します。このラジオボタンを選択した後、出 力するページ番号を指定します。 3 指定範囲 指定した範囲のページを画像として出力します。このラジオボタンを選択した後、 開始ページと終了ページのページ番号を指定します。 4 アノテーションを描画する ページ上に存在する注釈やフィールドやボタンなどフォームオブジェクトを含んだ 状態で画像として出力する場合にこのオプションを選択します。 5 高品質（低速） 高品質な画像として出力する場合にこのオプションを選択します。このオプション を選択すると選択しない場合と比較して処理に時間を要します。 6 倍率 出力する画像の倍率（拡大／縮小率）を設定します。 7 サイズ指定 出力する画像の縦横それぞれのサイズを独立してピクセル数で指定します。 8 形式 出力する画像ファイルの形式を BMP・JPEG・PNG のいずれかから選択します。 画像形式として JPEG を選択した場合には、出力される画像の品質を指定すること が可能です。（品質の値が大きいほど高品質になります。） 9 プレビューエリア 出力対象ファイルのプレビューを表示します。複数ページを持つ場合には、エリア 下部にあるナビゲーションボタンを使って表示されるページを切り替えることがで きます。 bk 画像出力ボタン 設定内容に基づき画像を出力します。その際、保存先を指定する「フォルダ参照」 ダイアログを表示します。 bl 閉じるボタン PDF ページ画像出力ダイアログを閉じます。 ●注意事項 複数ページを持つ PDF ファイルを出力した場合 出力ファイル名は、「＜出力元の PDF ファイル名＞ _ ？．＜拡張子＞」となります。 セキュリティ設定で情報の抽出が許可されていない PDF ファイルはページ出力できません。 -73- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイル中のテキストをテキストファイルとして出力 機能解説 PDF ファイル中のテキストをテキストファイルとして保存（出力）します。保存するファ イル形式は TXT となります。また複数ページを出力することも可能です。 PDF テキスト出力設定ダイアログでさまざまな指定ができます。 操作手順 1. テキスト抽出をしたい文書を１つ選択します。「リスト」または「サムネイル」画面か ら選択する場合は目的の文書をクリックします。「カード」画面から選択する場合は目 的の PDF ファイルの文書を「カード」画面で表示します。 2. 「文書」メニューの「文書テキスト出力」をクリックします。 3. 「PDF テキスト出力」画面が表示されますので必要な設定を行います。「PDF テキスト 出力」画面については下記を参照してください。 4. 出力が正常に行われた場合は、「PDF ページ出力」画面に戻りますので、続けて出力を 行う場合は［テキスト抽出］ボタンを、操作を終了する場合は［閉じる］ボタンをクリッ クします。 PDF テキスト出力ダイアログ 1 2 8 3 4 5 6 7 bk bl 9 PDF テキスト出力ダイアログ 1 全てのページ 選択した PDF ファイルに含まれる全てのページに含まれるテキストを出力する場 合にこのラジオボタンを選択します。 2 指定ページのみ 指定したページに含まれるテキストだけを出力します。このラジオボタンを選択し た後、出力するページ番号を指定します。 3 指定範囲 指定した範囲のページに含まれるテキストを出力します。このラジオボタンを選択 した後、開始ページと終了ページのページ番号を指定します。 4 表示内容のまま改行 ページ中のテキストに含まれる改行を維持したまま出力します。 5 ページ単位でまとめて改行 ページ中のテキストに含まれるすべての改行を取り除き、ページの区切りに改行を 挿入します。 6 テキスト抽出 このダイアログで設定した条件にしたがって、対象となる PDF ファイルからテキ ストの抽出を実行します。その結果は、「テキスト抽出結果」フィールドに表示さ れます。 7 抽出結果クリア 「テキスト抽出結果」フィールドの表示内容を消去します。 8 テキスト抽出結果 このダイアログで設定した条件にしたがって抽出されたテキストを表示する領域です。 -74- 瞬簡ファイリング取扱説明書 9 クリップボードにコピー 「テキスト抽出結果」フィールドの内容すべてをクリップボードにコピーします。 bk ファイルに保存 テキスト抽出結果フィールドの内容をテキストファイルとして保存します。このボ タンをクリックすると保存するファイルの名前と保存先を指定する「名前を付けて 保存」ダイアログが表示されます。 bl 閉じる 「PDF テキスト出力」ダイアログを閉じます。 ●注意事項 テキスト抽出の中止について [ 中止 ] ボタンをクリックしてもすぐに中止されない場合があります。 テキストの抽出が禁止されている PDF ファイルからのテキストの抽出はできません。 -75- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報一覧の CSV 出力 機能解説 キャビネットの現在開いているフォルダに含まれる文書の文書情報を CSV 形式で出力しま す。 操作手順 1. 「ファイル」メニューから「一覧 CSV 出力」を選択します。 2. 「名前をつけて保存」ダイアログを使って、出力先の指定をします。 CSV 出力結果 ●注意事項 CSV 形式について CSV（Comma Separated Values）形式とは、１行を１文書（レコード）として、デー タをカンマ（,）で区切って並べたファイル形式です。主に表計算ソフトやデータベー スソフトなどでデータを保存する際に用いられます。 -76- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルをメールに添付 機能解説 キャビネットに登録されている文書の PDF ファイルを電子メールの添付ファイルに設定し た新しいメールメッセージウィンドウを表示します。 操作手順 1. 電子メールに添付する文書を選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を電子メールに添付します。 I. 「文書」メニューから「PDF ファイルをメールに添付」を選択する。 「メールに添付」ボタン II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「PDF ファイルをメールに添付」を選択する。 III. ツーバー上の「メールに添付」ボタンをクリックする。 3. 選択した文書に対応する PDF ファイルが、添付された新規メールメッセージウィンドウ が表示されます。 ●注意事項 電子メールアプリケーションについて この機能を利用するには、MAPI(Messaging Application Program Interface) に対応して いる電子メールソフトがコンピュータにインストールされており、それが正常に動作す ることが必要です。 複数の電子メールソフトがインストールされている場合、この機能によって Windows のコントロールパネル「インターネット オプション」の「プログラム」画面で選択さ れている電子メールソフトが起動します。 -77- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力 機能解説 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「出力」設定に従ってキャビネット／スキャナフォ ルダ／連携入力フォルダ内の文書の PDF ファイルなどを指定された出力先（ネットワーク ／ローカルフォルダ、FTP サーバ ) に出力（転送）します。「瞬簡ファイリング設定」ダイ アログの「出力」設定についての詳細は、「環境設定」の「出力」の項を参照してください。 操作手順 1. 連携出力の対象となる文書を選択します。（複数可） 2. 以下のいずれかの方法で、選択した文書を「連携出力」します。 I. 「文書」メニューの「連携出力」から連携出力先を選択する。 「連携出力」ボタン II. ツールバー上の「連携出力」ボタンをクリックして表示されるメニューから 出力先を選択する。 特に以下の操作を行った場合には、デフォルトの出力先として設定されている出力先に 出力されます。 I. ツールバー上の「連携出力」ボタンをクリックする。 II. ツールバー上の「連携出力」ボタンにドラッグ＆ドロップする。 3. 選択した文書の出力（転送）状態を示すダイアログが表示されます。 -78- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット間で文書をコピーする 機能解説 キャビネットに登録されている文書／フォルダとその中に含まれる文書（オリジナルファイ ル／ PDF ファイル／ OCR 文書）をドラッグ＆ドロップで別のキャビネットにコピーします。 操作手順 1. コピーする文書、またはフォルダを選択します。 2. 選択した文書を別のキャビネットのキャビネットツリーのキャビネット／フォルダアイ コン、または詳細情報表示欄（リスト／サムネイル表示のみ）にドラッグ＆ドロップし て文書／フォルダをコピーします。 ●注意事項 コピー先に同じ名前の文書が存在する場合には、上書き保存確認ダイアログが表示され ます。 -79- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネットから PDF ファイルをコピーする 機能解説 キャビネットに登録されている文書の PDF ファイルをドラッグ＆ドロップでエクスプロー ラで表示されているボリューム／フォルダにコピーします。 操作手順 1. コピーする文書、またはフォルダを選択します。 2. 選択した文書をエクスプローラで表示されているボリューム／フォルダウィンドウにド ラッグ＆ドロップしてファイルをコピーします。 ●注意事項 通常のファイルコピーと同じようにコピー先に同じ名前の PDF ファイル、フォルダが 存在する場合には、上書き保存の確認をするダイアログが表示されます。 -80- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索 このセクションでは文書の検索について解説します。 瞬簡ファイリングの検索機能の特徴は以下の通りです。 ・ キャビネットのデータベースに登録された文書情報と PDF ファイル内のテキスト／し おりを対象としたキーワードによる検索を行うことができます。 ・ 文書情報／ファイル名については、専用データベースによって管理されているため高速 検索が可能です。 ・ PDF ファイル中に含まれるテキスト／しおりについての全文検索は逐次検索となるため、 その検索速度は、対象となる文書に含まれるテキスト量に依存します。 ・ PDF ファイルを全文検索すると検索キーワードに該当する箇所をリストアップし、さ らにそのリストから実際の PDF ファイル上の該当箇所を表示させることが可能です。 ・ 検索された文書の文書情報をその場で編集することも可能です。 このセクションは次の各項から構成されます。 ・ 検索の基本的な操作 ( a ) 検索対象となるフォルダを選択する ( b )検索条件を設定する ( c ) 検索を実行する ・ 検索履歴 ・ 検索結果の表示 ( a ) 文書情報の検索結果 ( b )ファイル内の全文検索の検索結果 ・ 検索結果の解除 ・ 検索の中止 ・ 検索条件をスマートフォルダとして保存する -81- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索の基本的な操作 次の手順で実行します。 ・ 検索対象となるフォルダを選択する ・ 検索条件を設定する ・ 検索を実行する 検索対象となるフォルダを選択する 機能解説 検索対象となるキャビネット中のフォルダを選択します。 「検索」ダイアログ チェックボックス「フォルダ」 複数のフォルダを持つキャビネットを検索する場合、このチェックボックスにチェック マークを付けると選択しているフォルダに登録されている文書を対象とした検索を行 います。また、フォルダアイコンの右に検索対象となるフォルダのパスが表示されます。 チェックマークが外れている場合、キャビネットに登録されている全ての文書を対象に 検索を行います。 チェックボックス「サブフォルダも対象」 このチェックボックスにチェックマークを付けると選択しているフォルダのサブフォ ルダに含まれる文書も検索対象にします。チェックボックス「フォルダ」が選択されて いる状態でなければ、このチェックボックスは利用できません。 -82- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット全体を検索するときの操作手順 1. 画面左のキャビネットツリー上のキャビネットアイコンをクリックして選択します。 2. 以下のいずれかの方法で「検索」ダイアログを表示します。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「登録文書検索」を選択する。 「検索」ボタン II. ツールバー上の「検索」ボタンをクリックする。 3. チェックボックス「フォルダ」のチェックを外します。 4. キャビネットに登録されている文書が検索対象になります。検索対象が、キャビネッ ト全体に及ぶときには、フォルダアイコン右に対象フォルダのパスは表示されません。 キャビネット全体が検索対象の場合 -83- 瞬簡ファイリング取扱説明書 特定のフォルダを検索するときの操作手順 1. 画面左のキャビネットツリーの検索対象となるフォルダアイコンを選択します。 2. 以下のいずれかの方法で「検索」ダイアログを表示します。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「登録文書検索」を選択する。 「検索」ボタン II. ツールバー上の「検索」ボタンをクリックする。 3. 選択したフォルダのサブフォルダに含まれる文書を検索対象とする場合には、 チェックボックス「サブフォルダも対象」をチェックします。 検索初期画面 ●注意事項 対象フォルダの設定について 検索範囲の設定を行わない場合（チェックボックス「フォルダ」をチェックしない場合） には、キャビネットに登録されている全ての文書が検索対象となります。 -84- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索条件を設定する 検索条件の設定には、次の２種類が用意されています。 ・ ファイル名／文書情報についての設定 ・ ファイルに含まれるテキスト／しおりについての設定 ファイル名／文書情報に対する設定 機能解説 ファイル名／文書情報についての検索条件を設定し、検索します。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法で「検索」ダイアログを表示します。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「登録文書検索」を選択する。 II. ツールバー上の「検索」ボタンをクリックする。 「検索」ボタン 検索初期画面 2. 複数の検索条件を指定した場合の検索方法を選択します。 全ての条件を満たす .............. 全ての検索条件を満足するものを検索します。 １つ以上の条件を満たす ..... いずれかの検索条件を満たすものを検索します。 3. ポップアップメニューを用いて検索に用いるフィールド（「ファイル名」、「タイトル」、 「サブタイトル」、「作者」、「キーワード」、 「元の拡張子」、 「オリジナル更新日」、「PDF 作成日」、「PDF 更新日」）を選択します。 4. ポップアップメニュー右の「検索キーワード」フィールドに検索キーワードを入力しま す。▼をクリックすると過去に入力したキーワードを選択することもできます。 特に日付に関する検索キーワード（オリジナル更新日／ PDF 更新日／ PDF 作成日）の 場合、フィールド右に表示される「カレンダー」ボタンをクリックすると日付を指定す るカレンダーを表示することができます。 5. 「検索キーワード」フィールド右の「検索条件」ポップアップメニューを使って、検索 条件を設定します。 を含む.......................................... 検索キーワードを含む文書を検索します。 を含まない ................................ 検索キーワードを含まない文書を検索します。 である.......................................... 検索キーワードに一致する文書を検索します。 ではない ..................................... 検索キーワードに一致しない文書を検索します。 で始まる ..................................... 検索キーワードで始まる文書を検索します。 で終わる ..................................... 検索キーワードで終わる文書を検索します。 以前 .............................................. 指定された日付以前の文書を検索します。 当日 .............................................. 指定された日付の文書を検索します。 以後 .............................................. 指定された日付以降の文書を検索します。 6. 複数の検索条件を利用する場合には、右端の「＋」ボタンをクリックして検索条件設定 欄を追加します。不要な検索条件の場合には、「−」ボタンをクリックして検索条件を 削除します。 ●注意事項 検索条件について 最大 12 個の検索条件を設定することができます。 複数の検索条件が設定されている場合の検索方法は、「全ての条件を満たす」が初期設 定となります。 -85- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ファイル内容に対する設定 機能解説 文書に含まれるテキスト（PDF ファイル内のテキスト／しおり）を対象に検索を行います。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法で「登録文書検索」ダイアログを表示します。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「登録文書検索」を選択する。 「検索」ボタン II. ツールバー上の「検索」ボタンをクリックする。 検索初期画面 2. 「しおり検索」、または「全文検索」フィールドに検索キーワードを入力します。 過去に検索に用いたキーワードをコンボボックスから選択することもできます。 -86- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索する 機能解説 検索条件を設定して実行します。 操作手順 「検索」ボタン 1. 以下のいずれかの方法で「登録文書検索」ダイアログを表示します。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「登録文書検索」を選択する。 II. ツールバー上の「検索」ボタンをクリックする。 2. 検索条件を設定します。本書「検索」の「検索条件を設定する」を参照してください。 3. ［新規検索］ボタンをクリックします。 検索前フィールド 4. 検索結果の表示の詳細については本書「検索」の「検索結果の表示」を参照してください。 ●注意事項 検索中画面について 「しおり検索」／「全文検索」処理には、時間を要します。そのため、これらを条件に 含んだ検索を行う場合、プログレスダイアログを表示します。検索の進行状況をダイア ログ中のプログレスバーで示します。検索を中断する場合は [ 検索中止 ] ボタンをクリッ クします。 全文検索中画面 -87- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索結果の表示 検索結果の表示には、次の２種類があります。 ・ 文書情報の検索結果 ・ 全文検索結果 -88- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報の検索結果 機能解説 検索を実行し、検索条件に該当するものが見つかった場合、その結果をキャビネットツリー の一番下に「検索結果」フォルダとして表示します。 メインウィンドウ キャビネットツリーの一番下に検索結果を表示する「検索結果」フォルダが追加されま す。このフォルダは、検索を解除するまで表示される一時的なフォルダです。このフォ ルダを選択した状態で、検索ダイアログを表示すると検索条件を確認することができま す。また、検索条件を変更し、再検索を行うこともできます。 「検索結果」フォルダ 「検索結果」フォルダを選択すると画面右側の表示領域（「リスト」、 「サムネイル」、 「カー ド」）に検索条件に該当する文書が表示され、表示領域の背景が「瞬簡ファイリング設定」 ダイアログの「デザイン」画面で設定されている背景色（初期設定ではライトブルー） になります。 検索結果の表示例 ●注意事項 検索を解除するには 「検索」の「検索結果の解除」を参照してください。 検索条件に該当する項目が見つからない場合 条件に該当する項目が見つからない場合、「検索結果」フォルダを選択すると表示領域 に「検索条件に適合する登録文書はありませんでした。」というメッセージだけが表示 されます。 検索条件に該当する項目が見つからない場合の表示例 -89- 瞬簡ファイリング取扱説明書 全文検索結果の表示 機能解説 検索条件として「しおり検索」／「全文検索」を含む検索を行った場合、その詳細な結果が「検 索」ダイアログの「全文検索結果」タブの画面に表示されます 全文検索結果を表示するには 1. 「検索」ダイアログの「全文検索結果」タブをクリックして、全文検索結果リスト 表示画面に切り替えます。 リストには、キーワードが存在するファイル名、ページ番号、検索キーワードを含 んだ該当箇所の文字列が表示されます。 全文検索結果表示リスト 2. リストアイテムをダブルクリックするとクリックした検索結果に該当するページ が、「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「PDF ビューア」画面で設定されてい る PDF 閲覧ソフト（初期状態では、瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューア）によっ て開かれます。 ●注意事項 全文検索結果の表示について 検索結果を表示する際、PDF ファイルの閲覧に瞬簡ファイリング内蔵 PDF ビューアを 利用する場合、PDF ファイルの検索キーワードが含まれる該当ページを開き、検索キー ワードをハイライト表示します。 一方、クセロ Reader など瞬簡ファイリング内蔵 PDF ビューア以外の PDF ビューアを 利用する場合には、検索キーワードが含まれる PDF ファイルを開くだけになります。 PDF 閲覧に利用するビューアは、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「PDF ビューア」 画面を用いて、選択することができます。 -90- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索結果の解除 機能解説 検索結果を解除します。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法で検索結果を解除します。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「検索表示解除」を選択する。 II. ツールバー上の「検索解除」ボタンをクリックする。 III. 「検索」ダイアログ上の「検索解除」ボタンをクリックする。 「検索解除」ボタン ●注意事項 ［検索解除］ボタンについて 検索を行わないと、［検索解除］ボタンは有効となりません。 検索結果は、一時的なもので瞬簡ファイリング終了時に自動的に解除されますが、文書情 報を対象とした検索条件についてだけは、後に説明する「スマートフォルダ」機能を利用 することで、検索条件を保持することができます。 -91- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索の中断 機能解説 文書の内容／しおりを対象とした全文検索処理を中断する場合、このコマンドを実行します。 操作手順 １． 「現在検索しています･･･」画面の［検索中止］ボタンをクリックします。 全文検索中画面 ●注意事項 中断処理について 状況によっては、 ［検索中止］ボタンをクリックしても、すぐに処理が中止されない場 合があります。 -92- 瞬簡ファイリング取扱説明書 検索条件をスマートフォルダとして保存する 機能解説 文書情報についての検索条件をスマートフォルダとして登録します。 スマートフォルダとは、キャビネット中の文書を文書情報に関する検索条件によって自動 的にグループ化し、フォルダとして取り扱う機能です。スマートフォルダの内容は、検索 条件に従い自動的に更新されるので、より簡単に文書管理を行うことができるようになり ます。 この機能を利用することで、特定のプロジェクトに関する文書だけを集めたフォルダや、 特定の期間内に作成した文書だけを集めたフォルダを作成することができます。 操作手順 1. 「検索」ダイアログの文書情報 ( 下図の赤枠内）を指定するエリアを用いて、必要な検 索条件を設定します。 2. 「検索」ダイアログにある［フォルダ化 ...］ボタンをクリックします。 3. スマートフォルダの名前を設定するダイアログが表示されます。適当な名前を入力した 後、［OK］ボタンをクリックして保存します。 4. キャビネットウィンドウ左のディレクトリツリーに手順 3 で入力した名前のスマート フォルダが追加されます。 このフォルダを選択すると手順 1 で設定した文書情報についての検索条件を満たす文書が 表示され、表示領域の背景が「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「デザイン」画面で 設定された背景色（初期状態ではライトグリーン）で表示されます。 ●注意事項 検索条件について スマートフォルダに設定可能な検索条件は、文書情報（「ファイル名」、 「タイトル」、 「サ ブタイトル」、「作成者」、「キーワード」、 「元の拡張子」、 「オリジナル更新日」、「PDF 更新日」、「PDF 作成日」）に関するものだけです。その他の条件 ( 対象フォルダや、し おり／全文検索）は保存されません。 -93- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スマートフォルダの検索条件を変更する 機能解説 既存のスマートフォルダの検索条件を変更します。 操作手順 1. 変更対象となるスマートフォルダを選択します。 2. 以下のいずれかの方法を用いて「検索」ダイアログを開きます。 I. 「ツール」メニューの「検索」から「登録文書検索」を選択する。 II. ツールバー上の「検索」ボタンをクリックする。 3. 検索条件を変更した後、 「（スマートフォルダ名）更新」ボタンをクリックして、設定を 保存した後、「閉じる」ボタンをクリックして「検索」ダイアログを閉じます。 4. スマートフォルダに手順３で変更した条件を満たす文書が表示されます。 -94- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレット ワークパレットの概念と基本操作 このセクションではワークパレットの概念と基本操作について解説します。 次の項目から構成されます。 ・ ワークパレットの基本概念 ・ 基本操作 重要な注意事項： PDF ファイル中の注釈／フォーム／しおり等の情報は編集対象となりません。ワーク パレットを使って編集後、出力される PDF ファイルには、編集前のファイルに存在し ていた注釈／フォーム／しおりは、引き継がれません。 -95- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレットの基本概念 操作の流れ おおまかな操作の流れは次の通りです。 ( a ) ワークパレットを開く ( b ) 編集したいキャビネット内の文書、またはその他の PDF ファイルをワークパレッ トに追加する ( c ) ワークエリアで必要な編集を行う ( d ) 編集したものをキャビネットに新たな PDF ファイルとして追加する ( e ) ワークパレットを閉じてメインウィンドウに戻る ワークパレットウィンドウ 文書内容である PDF ファイルの体裁を編集するためのウィンドウです。 プレビュー画面を参照しながら、ファイル単位、ページ単位での作業が可能です。画面は、 「ワー クエリア」、「文書ページリスト」の２つの領域で構成されます。 ワークエリア ワークエリアとは、ワークパレットウィンドウ右側の緑色の作業領域です。ここに対象となる PDF ファイルを追加し、編集作業を行います。 キャビネットに登録された文書の PDF ファイルに限らず、エクスプローラからアクセスできる PDF ファイルであれば、編集することができます。編集結果はワークエリア上にサムネイルと してリアルタイムで反映されます。ワークエリアは、あくまで編集するための作業領域です。 編集作業を終えた後、出力処理を行わなければ、編集した結果は PDF ファイルとして保存され ません。ワークエリアでの作業終了後、編集した結果を新たな PDF ファイルとしてキャビネッ トへ登録、またはボリューム上へ保存します。 ページリスト ワークパレットウィンドウ左側のサムネイルリストを表します。ワークエリアにあるアイテム を選択するとそのアイテムに含まれるページのサムネイルリストを表示します。特定のアイテ ムのサムネイルリストを固定表示することもできます。また、サムネイルをワークエリアやサ ムネイルリスト中でドラッグ＆ドロップすることにより、アイテムのページを入れ替えたり、 ページの抽出／挿入などの操作を行うことができます。 アイテム ワークエリアに追加されている作業対象となる PDF ファイルのサムネイルの総称です。 キャビネットからワークパレットに登録した直後のアイテム名は、元のファイル名となります。 また、アイテム名は、ワークパレット上で自由に変更することができます。 ページ 作業対象となる PDF ファイルを構成するページを現します。ページの集合がアイテムです。 -96- 瞬簡ファイリング取扱説明書 基本操作 このセクションではワークパレットの基本操作について解説します。次の項目から構成されます。 ・ ワークパレットを開く ・ ワークパレットを閉じる ・ ワークパレットにファイルを追加する ・ アイテムをキャビネットに追加する ・ ワークエリア内のアイテムを PDF ファイルとして出力する 編集操作については後のセクションで解説します。 -97- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレットを開く 機能解説 メインメニューからワークパレットを開きます。ページの順番を変更するなど PDF ファイ ルの編集を行いたい場合にこのコマンドを実行して、ワークパレットウィンドウを開きます。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法でワークパレットウィンドウを表示します。 I. キャビネットウィンドウの「表示」メニューから「ワークパレット表示」を 選択する。 「ワークパレット表示」ボタン II. キャビネットウィンドウのツールバー上の「ワークパレット表示」ボタンを クリックする。 ワークパレットウィンドウ -98- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレットを閉じる 機能解説 ワークパレットウィンドウを閉じます。 操作手順 以下のいずれかの方法でワークパレットウィンドウを閉じます。 I. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「ワークパレットを閉じる」ボ タンをクリックする。 「ワークパレットを閉じる」ボタン II. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「ワークパレッ トを閉じる」を選択する。 III. ワークパレットウィンドウのタイトルバー右端にあるクローズボックスをク リックする。 ●注意事項 ワークパレットを閉じた後のアイテムについて ワークパレットウィンドウを閉じても、ワークエリアに追加されているアイテムの状態 は保存されます。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「ワークパレット」画面のチェックボックス「終 了時にワークパレット内容を空にする」を選択すると、瞬簡ファイリング終了時にワー クエリアに追加されているアイテムを全て削除し、初期状態に戻します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「ワークパレット」画面のチェックボックス「終 了時にワークパレット上にアイテムが有る場合は警告を出す」を選択すると瞬簡ファイ リング終了時にワークエリアにアイテムが追加されたままの場合に警告ダイアログを 表示することができます。 -99- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレットにファイルを追加する 機能解説 編集するキャビネットの文書、またはその他の PDF ファイルをワークパレットに追加します。 操作手順 1. 「リスト」／「サムネイル」／「カード」のいずれかの画面を使って、ワークパレット に追加する文書を選択します。 2-1.以下のいずれかの方法でワークパレットウィンドウにキャビネット内のファイルを追 加します。 I. キャビネットウィンドウの「文書」メニューから「ワークパレットに追加」を 選択する。 II. 追加したいファイルをマウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキ ストメニューから「ワークパレットに追加」を選択する。（「リスト」／「サ ムネイル」画面の場合のみ） コンテキストメニューによるワークパレットへの追加 III. メインウィンドウのツールバー上の「ワークパレット表示」ボタンに対象と なる文書をドラッグ＆ドロップする。（「リスト」／「サムネイル」画面の場 合のみ） 「ワークパレット表示」ボタン IV. ワークパレットウィンドウのワークエリアに直接追加したいキャビネット内 のファイルをドラッグ＆ドロップする。（「リスト」／「サムネイル」画面の 場合のみ） -100- 瞬簡ファイリング取扱説明書 2-2.以下のいずれかの方法でワークパレットウィンドウにキャビネット外の PDF ファイル を追加します。 I. ワークパレットウィンドウの「アイテム」メニューから「アイテム追加」を 選択して表示される「開く」ダイアログを使用して、ワークエリアに追加す る PDF ファイルを選択する。 「開く」ダイアログ II. キャビネット外に保存されている追加対象の PDF ファイルをエクスプローラ で選択し、直接ワークパレットウィンドウのワークエリアにドラッグ＆ドロッ プする。 ファイル追加後のワークパレット ●注意事項 キャビネットウィンドウからの追加について キャビネットウィンドウから追加する場合は、ワークパレットウィンドウが表示され ていなくても追加することができます。ただし、キャビネットに登録されている文書の PDF のみが対象になります。 ワークパレットウィンドウからの追加について ワークパレットウィンドウから追加する場合は、キャビネットに登録されていない PDF ファイルも選択できます。 「アイテム追加」の実行について ワークパレットは、PDF ファイルのファイルのページの向き／ページの順番を編集す るツールです。PDF ファイル以外のファイルをワークエリアに追加することはできま せん。 セキュリティ保護された PDF ファイルについて 何らかのセキュリティ保護された PDF ファイルをワークエリアに追加することはでき ません。 カード表示の場合の制限事項 カード表示の場合には、コンテキストメニュー／ドラッグ＆ドロップによるワークエリ アへの追加操作が利用できません。 -101- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムをキャビネットに登録する 機能解説 編集が完了したアイテムを新たな PDF ファイルとしてキャビネットに登録します。 操作手順 ワークパレットウィンドウが表示されている状態で操作します。 1. 対象となるアイテムを登録先キャビネットの「リスト」／「サムネイル」画面、またはキャ ビネットツリーのフォルダアイコンへドラッグ＆ドロップします。 2. 「瞬簡ファイリング環境設定」ダイアログの「キャビネット」画面の設定内容によっては、 登録先のフォルダにアイテムと同じ名前の文書が存在する場合、文書名を設定するダイ アログが表示されます。適当なファイル名を入力した後、 ［OK］ボタンをクリックします。 ●注意事項 キャビネットに登録されるファイルの形式について この操作によってワークパレットで編集した内容で PDF ファイルが実際に作成され、 キャビネットに登録されます。 ファイル名の自動調整機能について 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「キャビネット」画面にあるチェックボックス 「文書登録時に重複するファイル名を自動的に調整する」にチェックが付いている場合、 手順２にある「ファイル名の確認」ダイアログを表示せず、ファイル名が自動的に調整 されます。 -102- 瞬簡ファイリング取扱説明書 登録先のキャビネットを切り替える 機能解説 ワークパレット上での編集が終了したアイテムやページを登録するキャビネットのウィン ドウが、別のキャビネットウィンドウやワークパレットウィンドウに覆い隠されていて登 録しづらいときに、登録先のキャビネットウィンドウを最前面に表示する機能です。 操作手順 ワークパレットを開いた状態で操作します。 1. ワークパレットでの編集作業を終えたアイテムをワークエリアの最下部にドラッグし ます。 画面下部に開かれているキャビネット名リストが表示されます。 2. アイテムをキャビネット名の上にドラッグしたまま、約 1 秒間マウスを動かさずにい ると、対応したキャビネットウィンドウが、最前面に表示されます。 3. 登録したいアイテムまたはページをキャビネットの「リスト」、「サムネイル」ページ、 またはキャビネットツリーのフォルダアイコンへドラッグ＆ドロップして、登録します。 ●注意事項 キャビネットウィンドウの表示位置の移動について ワークエリア最下部のキャビネット名リストにアイテムをドラッグすることによって、 その名前に対応したウィンドウを最前面に表示することはできますが、ウィンドウの表 示位置を変更することはできません。 -103- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムを PDF ファイルとして出力する 機能解説 編集が完了したアイテムを新たな PDF ファイルとして指定したボリューム／フォルダに出 力します。 この機能を利用すると、ワークパレットの編集結果を瞬簡ファイリングの外部へ直接 PDF ファイルとして出力できます。 操作手順 1. 出力対象となるアイテムを選択します。 2. ワークパレットウィンドウの「アイテム」メニューから「PDF を作成し保存」を選択します。 3. 「名前を付けて保存」ダイアログが表示されます。 このダイアログを用いて、保存先とファイル名を指定します。 -104- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの表示方法 このセクションではワークエリア内のアイテムを表示する方法を解説します。 次の７つの項目から構成されています。 ・ アイテムを整列する ・ アイテムロック（ページリストに表示するアイテムを固定する） ・ アイテムロック解除（選択したアイテムをページリストに表示する） ・ アイテムのプレビュー ・ ページリストの表示／非表示を切り替える ・ アイテムの表示方法に関する注意事項 -105- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムを整列する 機能解説 ワークエリアに表示されているアイテムを等間隔に整列します。 操作手順 １．以下のいずれかの方法でワークエリアのアイテムを整列します。 「アイテム整列」ボタン I. ワークパレットウィンドウの「表示」メニューから「アイテム整列」を選択する。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「アイテム整列」ボタンをクリッ クする。 整列する前のワークパレット 整列後のワークパレット -106- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムロック（ページリストに表示するアイテムを固定する） 機能解説 ページリストに表示するアイテムを選択したアイテムに固定（ロック）します。 ロックされている状態で、ロックされていないアイテムを選択してもページリスト／ワー クパレットプレビューウィンドウには、選択したアイテムではなく、ロックされているア イテムの内容が表示されたままになります。 操作手順 １．ロックするアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法でアイテムロックします。 「アイテムロック」ボタン I. ワークパレットウィンドウの「表示」メニューから「アイテムロック」を選 択する。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「アイテムロック」ボタンをクリッ クする。 アイテム（添付資料）がロックされている状態 アイテムロックすると、「アイテムロック」ボタンがハイライト表示され、ロックされ たアイテムには、赤枠が表示されます。 ●注意事項 初期設定について 初期状態では、ロックされていません。 -107- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムロック解除（選択したアイテムをページリストに表示する） 機能解説 「アイテムロック」を解除し、選択したアイテムのサムネイルをページリストに表示します。 また、ワークパレットプレビューウィンドウが表示されている場合には、ワークパレット プレビューウィンドウにも選択したアイテムを表示します。 操作手順 １．以下のいずれかの方法でアイテムロックを解除します。 I. ワークパレットウィンドウの「表示」メニューから「アイテムロック」を選 択する。 「アイテムロック」ボタン II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「アイテムロック」ボタンをク リックしてハイライト表示をキャンセルする。 アイテムロックが解除されたワークパレット ●注意事項 「アイテムロック」を解除すると、 「アイテムロック」ボタンのハイライト表示がキャン セルされ、ロックしていたアイテムのサムネイルの赤枠が表示されなくなります。 -108- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムのプレビュー 機能解説 選択しているアイテムをプレビューするウィンドウを開きます。選択しているアイテムの 現在のページが、ワークパレットプレビューウィンドウの大きさに合わせて表示されます。 操作手順 １．以下のいずれかの方法でワークパレットプレビューウィンドウを表示します。 I. ワークパレットウィンドウの「表示」メニューから「プレビュー」を選択する。 「プレビュー」ボタン II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「プレビュー」ボタンをクリッ クする。 ワークパレットプレビューウィンドウ -109- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ページリストの表示／非表示を切り替える 機能解説 ワークパレットウィンドウ左側のページリストの表示／非表示を切り替えます。 操作手順 １．以下のいずれかの方法でページリストの表示／非表示を切り替えます。 I. ワークパレットウィンドウの「表示」メニューから「ページ一覧表示」を選 択します。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「ページ一覧表示切替」ボタンを クリックします。ページリストが表示されているときには、ボタンがハイライ ト表示されます。 「ページ一覧表示切替」ボタン ページリスト：表示 ページリスト：非表示 ●注意事項 参照 詳細は「アイテムの表示方法に関する注意事項」を参照してください。 -110- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムやページの表示方法に関する注意事項 ワークパレットの表示に関する初期設定 ワークパレットの表示に関する初期設定は、次の通りです。 アイテムロック ............... 無効 プレビュー画面 ............... 非表示 ページリスト.................... 表示 -111- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの編集 このセクションでは、ワークエリアで行う編集作業について解説します。 ここで紹介されている機能は、ワークエリア上のアイテムに対して行われます。 セクション「表示ページの編集」で行う作業との違いについては、このセクション最後の「ア イテムの編集に関する注意事項」を参照してください。 このセクションは次の項目から構成されます。 ・ アイテムの追加 (a) キャビネットからの追加 (b) キャビネット以外からの追加 ・ アイテムやページの選択 (a) 特定のアイテムやページを選択する (b) すべてのアイテムやページを選択する ・ アイテムやページの削除 ・ すべてのアイテムやページを削除する ・ アイテムやページの編集 (a) 複数のアイテムを１つに束ねる (b) アイテムをばらす (c) アイテムの複製 (d) アイテムの回転 (e) アイテムの回転に関する注意事項 (f) アイテムのページ順を入れ替える (g) アイテムの編集に関する注意事項 -112- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの追加 このセクションではアイテムの追加について解説します。編集作業を行いたいキャビネットの 文書やキャビネット以外に保存されている PDF ファイルをワークエリアに追加します。 この操作は、ワークパレットを用いた編集作業を行う前に必要となります。 アイテムの追加方法は、次の２種類があります。追加する PDF ファイルがどこに格納されてい るかによって方法が異なります。 ・ キャビネットからの追加 ・ キャビネット外からの追加 -113- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット内の文書の追加 機能解説 キャビネット内の文書をワークエリアに追加します。 操作手順 1. 「リスト」／「サムネイル」／「カード」画面を表示し、編集対象となる文書を選択します。 2. 「文書」メニュー、または右クリックして表示されるコンテキストメニューから「ワー クパレットに追加」を選択します。 コンテキストメニュー 操作手順（その他） 1. ドラッグ＆ドロップ ・ ワークパレットウィンドウが表示されている場合 キャビネットの「リスト」または「サムネイル」画面から、編集対象となる文書をワー クパレットウィンドウのワークエリアにドラッグ＆ドロップします。 ・ ワークパレットウィンドウが表示されていない場合 キャビネットの「リスト」または「サムネイル」画面で、選択した編集対象となる文書 を［ワークパレット表示］ボタンにドラッグ＆ドロップします。 「ワークパレット表示」ボタン ●注意事項 ワークパレットを閉じた後のアイテムについて ワークパレットを閉じてもワークエリアに追加されているアイテムの情報は保存され ています。ワークエリア上のアイテムは、削除されるまで保存されています。 セキュリティによって保護されている PDF ファイルについて セキュリティ設定によって保護されている PDF ファイルをワークエリアに追加するこ とはできません。 -114- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット外に保存されている文書の追加 機能解説 編集対象となるセキュリティ設定されていない PDF ファイルをワークエリアに追加します。 操作手順 １．ワークパレットウィンドウの「アイテム」メニューから「アイテム追加」を選択します。 ２． 「開く」ダイアログが表示されます。このダイアログを用いて追加する PDF ファイルを 選択します。 ●注意事項 ワークパレットを閉じた後のアイテムについて ワークパレットを閉じても、ワークエリア上のアイテムは、削除されるまで保存されて います。 ワークエリアに追加されるファイルについて キャビネット内の文書を追加する場合、キャビネットに登録されている文書に対応する PDF ファイルがワークエリアに追加されます。キャビネット以外に保存されているファ イルの場合、追加できるファイルは、PDF ファイルだけです。これ以外の形式のファ イルをワークエリアに追加することはできません。 セキュリティによって保護されている PDF ファイルについて セキュリティ設定によって保護されている PDF ファイルをワークエリアに追加するこ とはできません。 -115- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの選択 このセクションでは編集作業を行う際に必要になるアイテムの選択方法について解説します。 次の２種類が用意されています。 ・ 特定のアイテムを選択する ・ すべてのアイテムを選択する -116- 瞬簡ファイリング取扱説明書 特定のアイテムを選択する 機能解説 １つまたは複数のアイテムを選択します。選択したアイテムは、そのサムネイルに濃紺の 枠が表示されます。 操作手順１ 1. 目的のアイテムやページをクリックすると濃紺の枠が表示され、選択されていることを 示します。 アイテム１つだけが選択されているワークパレット 2. 複数のアイテムを選択する場合は、 ［ ］または［ ］キーを押しながらクリッ クして、選択します。 複数のアイテムが選択されたワークパレット -117- 瞬簡ファイリング取扱説明書 操作手順２ 範囲選択 １つまたは複数のアイテムをドラッグして選択します。 ドラッグで複数のアイテムを選択している様子 ●注意事項 選択アイテムとカレントアイテムの違いについて カレントアイテムとは、ページリストに表示されるアイテムで、赤枠が表示されて います。一方、選択されているアイテムは、そのサムネイルに濃紺の枠が表示され ます。 １つのアイテムをクリックして選択するとカレントアイテムとなり、サムネイルに 赤枠が表示されます。 ドラッグによって複数のアイテムを選択をした場合、ドラッグした矩形領域の左隅 のアイテムが、 ［ ］キーを押しながらクリックして選択した場合には、最後 に選択したアイテムがカレントアイテムとなります。 選択アイテムとカレントアイテムが異なる例 -118- 瞬簡ファイリング取扱説明書 すべてのアイテムを選択する 機能解説 ワークエリアに表示されているすべてのアイテムを選択します。選択したアイテムには濃 紺の枠が表示されます。 操作手順（メニューから） １．ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「すべて選択」を選択 します。 すべてのアイテムが選択されたワークパレット 操作手順（その他） 範囲選択 すべてのアイテムをドラッグして選択します。 ドラッグによって全てのアイテムが選択された状態 -119- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの削除 機能解説 選択したアイテムをワークエリアから削除します。 操作手順 １．１つ以上の削除対象となるアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法でワークエリアから選択したアイテムを削除します。 「削除」ボタン I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「削除」を選 択する。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「削除」ボタンをクリックする。 III. Delete キーを押す。 ●注意事項 「削除」したアイテムについて 削除したアイテムは復旧できません。削除の際は十分ご注意ください。 なお、ここで削除されるのは、ワークエリアに追加されたアイテムについての編集情報 です。アイテムに対応する PDF ファイルや、PDF ファイルのページが削除されるわけ ではありません。 削除対象について このコマンドは、選択されているアイテム（濃紺の枠が表示されているアイテム）にの み適用されます。選択されていないアイテムは削除されません。 -120- 瞬簡ファイリング取扱説明書 すべてのアイテムを削除する 機能解説 ワークエリアにあるすべてのアイテムを削除します。 操作手順 １．以下のいずれかの方法でワークパレット上のすべてのアイテムを削除します。 「削除」ボタン I. ワークパレットウィンドウの「アイテム」メニューから「全アイテム消去」 を選択する。 II. ワークエリアにあるすべてのアイテムを選択した後、ワークパレットウィン ドウのツールバー上の「削除」ボタンをクリックする。 III. ワークエリアにあるすべてのアイテムを選択した後、Delete キーを押す。 ●注意事項 「削除」したアイテムやページについて 削除したアイテムは復旧できません。削除の際は十分ご注意ください。 なお、ここで削除されるのは、ワークエリアに追加されたアイテムについての編集情報 です。アイテムに対応する PDF ファイルや、PDF ファイルのページが削除されるわけ ではありません。 -121- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの編集 このセクションでは、実際にアイテムの編集について解説します。 ワークパレットを利用すると、次の作業を行うことができます。 ・ 複数のアイテムを１つに束ねる ・ アイテムをばらす ・ アイテムの複製 ・ アイテムの回転 (a) 右に 90 度回転する (b) 左に 90 度回転する (c)180 度回転する ・ アイテムの回転に関する注意事項 ・ アイテムのページ順を入れ替える ページの編集に関する詳細は本書「ワークパレット」の「表示ページの編集」を参照してください。 -122- 瞬簡ファイリング取扱説明書 複数のアイテムを１つに束ねる 機能解説 複数のアイテム１つのアイテムに束ねます 操作手順 １．束ねるアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法で選択したアイテムを束ねます。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「束ね」を選 択する。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「束ね」ボタンをクリックする。 「束ね」ボタン III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「束 ね」を選択する。 IV. アイテムを別のアイテムの上にドラッグ＆ドロップして重ねる。 束ねるアイテムを選択 束ねられたアイテム ●注意事項 束ねられたアイテムの名前について 束ねられたアイテムは、先頭になるアイテムの名前が設定されます。ドラッグ＆ドロッ プで束ねる場合は、ドロップしたアイテムの名前が設定されます。 束ねる順番について アイテムが選択された順に束ねられます。選択されているアイテムの右肩に、選択され ているアイテムを束ねた場合のアイテムのページ番号が、黄色い文字で表示されます。 （複数ページを持つアイテムの場合には、開始ページと終了ページが表示されます。） ドラッグ＆ドロップで束ねる場合について ドラッグ＆ドロップで束ねる場合、紙の束を重ねるようにドロップされたアイテムがド ロップ先の先頭ページの前に追加されます。この操作による束ね順は、Ver.1.x での動 作とは逆になっていますのでご注意ください。 -123- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムをばらす（ページ単位に分解） 複数のページを持つアイテムをばらして、それぞれのページを独立したアイテムに分解します。 機能解説 アイテムをばらして、ばらされた各ページをワークエリアに配置します。 操作手順 １．対象となる複数のページを持つアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法で選択したアイテムをばらします。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「ばらし」を 選択する。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「ばらし」ボタンをクリックする。 「ばらし」ボタン III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「ば らし」を選択する。 選択されたアイテム ばらした後の状態 ●注意事項 処理対象について このコマンドは、複数のページを持つアイテムにのみ適用されます。 ロックされたアイテムについて ロックされたアイテムに対してこのコマンドを実行するとロックが解除されます。 元に戻すには ばらした直後、一切の操作を行っていない状態ならば、「文書ハンドリング」メニュー の「束ね」コマンドを使って束ねると元に戻すことができます -124- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの複製 機能解説 選択されているすべてのアイテムを複製します。 操作手順 1. 対象となるアイテムを選択します。 2. 以下のいずれかの方法でワークエリアの選択したアイテムの複製を作成します。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「アイテム 複製」を選択する。 II. ワークパレットウィンドウのツールバー上の「アイテム複製」ボタンをクリッ クする。 「アイテム複製」ボタン III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「ア イテム複製」を選択する。 IV. コントロールキーを押しながら、アイテムをワークエリアの空いている位置 にドラッグする。 複製されたアイテム ●注意事項 対象となるアイテムについて このコマンドは選択されているアイテムを対象に適用されます。カレントアイテムで あっても、選択されていない場合には複製されません。 -125- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの回転 このセクションではアイテムを回転する方法を解説します。この機能はアイテムに含まれる全 てのページを対象に適用されます。表示しているページだけを回転したい場合は、セクション「表 示ページの回転」を参照してください。 このセクションでは次の３種類の回転方法を解説します。 ・ 右に 90 度回転する ・ 左に 90 度回転する ・ 180 度回転する -126- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムを右に 90 度回転する 機能解説 選択している全てのアイテムを時計回りに 90 度回転します。 操作手順 １．対象となるアイテムを選択します。 選択されたアイテム ２．ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「回転」から「文書を右 に 90 度回転」を選択する。 右に 90 度回転したアイテム ●注意事項 参照 このセクション最後の「アイテムやページの回転に関する注意事項」を参照してください。 -127- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムを左に 90 度回転する 機能解説 選択している全てのアイテムを反時計回りに 90 度回転します。 操作手順 1. 対象となるアイテムを選択します。 選択されたアイテム 2. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「回転」から「文書を左 に 90 度回転」を選択します。 左回転したアイテム ●注意事項 参照 このセクション最後の「アイテムの回転に関する注意事項」を参照してください。 -128- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムを 180 度回転する 機能解説 選択している全てのアイテムを 180 度回転します。 操作手順 １．対象となるアイテムを選択します。 選択したアイテム ２．ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「回転」から「文書を 180 度回転」を選択します。 １８０度回転したアイテム ●注意事項 参照 このセクション最後の「アイテムの回転に関する注意事項」を参照してください。 -129- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの回転に関する注意事項 ここで説明した「アイテムの回転」は、アイテムに含まれる全てのページ対して適用されます。 最前面に表示されているページのみを回転したい場合は、セクション「表示ページの回転」を 参照してください。 回転する内容について このコマンドを実行するとアイテムに含まれるすべてのページが回転します。 対象となるアイテムについて このコマンドは選択されているアイテムを対象に適用されます。カレントアイテムであっ ても、選択されていない場合は適用されません。 -130- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムのページ順を入れ替える 機能解説 アイテムのページ順を入れ替えます。操作はドラッグ＆ドロップによって行います。 操作手順 1. ワークパレットウィンドウ右下の「ページリスト」中の順番を入れ替えたいページのサ ムネイルをクリックして選択します。 2. サムネイルを「ページリスト」内でドラッグすると、ドロップ可能な箇所に赤いライン が表示されます。 3. 目的の位置にドロップします。ドロップ後ページの順番が入れ替わります。 3 ページ目を 1 ページ目の 直後にドラッグ -131- ページが入れ替わった状態 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの編集に関する注意事項 セクション「表示ページの編集」との違いについて このセクションで解説した機能は、アイテム全体に対して機能しますが、 「表示ページの編 集」で説明している機能は、アイテムに含まれる個々のページに対して機能します。 表示されているページの編集の詳細については、セクション「表示ページの編集」を参照 してください。 -132- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの編集 このセクションでは、アイテムに表示されているページを編集する方法について解説します。 アイテム全体を編集する場合は、セクション「アイテムの編集」を参照してください。 このセクションでは次の編集機能を紹介します。 ・ 表示ページの指定 ( a ) 前のページを表示する ( b ) 次のページを表示する ( c ) アイテムの先頭ページを表示する ( d ) アイテムの最終ページを表示する ・ 表示ページの指定に関する注意事項 ・ 表示ページの回転 ( a ) 右回りに 90 度回転する ( b ) 左回りに 90 度回転する ( c )180 度回転する ・ 表示ページの回転に関する注意事項 ・ 表示ページの取り出し ・ 表示ページの複製 ・ 表示ページの複製に関する注意事項 ・ 表示ページの編集に関する注意事項 -133- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの指定 表示するアイテムのページを指定します。 ・ 前のページを表示する ・ 次のページを表示する ・ アイテムの先頭ページを表示する ・ アイテムの最終ページを表示する ・ 表示ページの指定に関する注意事項 -134- 瞬簡ファイリング取扱説明書 前のページを表示する 機能解説 表示されている直前のページを表示します。 このコマンドを実行すると「文書ページリスト」のサムネイル表示、「ワークパレットプレ ビュー」ウィンドウの表示内容が変更されます。 操作手順 1. 対象となるアイテムを選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択したアイテムの直前のページを表示します。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「ページ」から「前 ページ」を選択する。 II. 右ボタンをクリックして表示されるコンテキストメニューの「ページめくり」 から「前ページ」を選択する。 III. 選択したアイテム上部にあるページ送りボタンをクリックする。 コンテキストメニュー ●注意事項 先頭ページが表示されている場合、このコマンドは機能しません。 参照 このセクション最後の「表示ページの指定に関する注意事項」を参照してください。 -135- 瞬簡ファイリング取扱説明書 次のページを表示する 機能解説 表示されている直後のページを表示します。 このコマンドを実行すると「文書ページリスト」のサムネイル表示、「ワークパレットプレ ビュー」ウィンドウの表示内容が変更されます。 操作手順（メニューから） 1. アイテムをクリックして選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択したアイテムの次のページを表示します。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「ページ」から「次 ページ」を選択する。 II. マウスの右ボタンをクリックして表示されるコンテキストメニューの「ペー ジめくり」から「次ページ」を選択する。 III. 選択したアイテム上部のページ送りボタンをクリックする。 コンテキストメニュー ●注意事項 最終ページが表示されている場合、このコマンドは機能しません。 参照 このセクション最後の「表示ページの指定に関する注意事項」を参照してください。 -136- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの先頭ページを表示する 機能解説 アイテムの先頭ページを表示します。 このコマンドを実行すると「文書ページリスト」のサムネイル表示、「ワークパレットプレ ビュー」ウィンドウの表示内容が変更されます。 操作手順 １．アイテムをクリックして選択します。 ２．以下のいずれかの方法で選択したアイテムの先頭のページを表示します。 I. ワークパレットウィンドウの「ページ」メニューから「先頭ページ」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューの「ペー ジめくり」から「先頭ページ」を選択する。 III. 選択したアイテム上部のページ送りボタンをクリックする。 コンテキストメニュー ●注意事項 参照 このセクション最後の「表示ページの指定に関する注意事項」を参照してください。 -137- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アイテムの最終ページを表示する 機能解説 アイテムの最終ページを表示します。 このコマンドを実行すると「文書ページリスト」のサムネイル表示、「ワークパレットプレ ビュー」ウィンドウの表示内容が変更されます。 操作手順 1. アイテムをクリックして選択します。 2. 以下のいずれかの方法で選択したアイテムの最終ページを表示します。 I. ワークパレットウィンドウの「ページ」メニューから「最終ページ」を選択する。 II. マウスの右ボタンをクリックして表示されるコンテキストメニューの「ペー ジめくり」から「最終ページ」を選択する。 III. 選択したアイテム上部のページ送りボタンをクリックする。 コンテキストメニュー ●注意事項 参照 このセクション最後の「表示ページの指定に関する注意事項」を参照してください。 -138- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの指定に関する注意事項 対象となるアイテムについて カレントアイテムに対してのみ適用できます。また、複数のページを持たないアイテムに は機能しません。 -139- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの回転 表示されているページの向きを変更する方法について解説します。 ・ 右回りに 90 度回転する ・ 左回りに 90 度回転する ・ 180 度回転する ・ 表示ページの回転に関する注意事項 -140- 瞬簡ファイリング取扱説明書 右回りに 90 度回転する 機能解説 選択しているアイテムの現在のページを時計回りに 90 度回転します。 操作手順 １．対象となるアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法で選択されているアイテムの表示されているページを回転します。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「回転」から「ペー ジ右回転」を選択する。 II. ツールバー上の「回転」ボタンをクリックする。 III. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューの「ペー ジ回転」から「ページ右回転」を選択する。 「回転」ボタン コンテキストメニュー ●注意事項 参照 このセクション最後の「表示ページの回転に関する注意事項」を参照してください。 -141- 瞬簡ファイリング取扱説明書 左回りに 90 度回転する 機能解説 選択しているアイテムの現在のページを左回りに 90 度回転します。 操作手順 １．目的のアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法でワークパレット上の選択したアイテムを回転します。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「回転」から「ペー ジを左に 90 度回転」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューの「ペー ジ回転」から「ページ左回転」を選択する。 コンテキストメニュー ●注意事項 参照 このセクション最後の「表示ページの回転に関する注意事項」を参照してください。 -142- 瞬簡ファイリング取扱説明書 180 度回転する 機能解説 選択しているアイテムの現在のページを 180 度回転します。 操作手順 １．対象となるアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法でワークパレット上の選択したアイテムを回転します。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューの「回転」から「ペー ジを 180 度回転」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューの「ペー ジ回転」から「ページ 180 度回転」を選択する。 コンテキストメニュー ●注意事項 参照 このセクション最後の「表示ページの回転に関する注意事項」を参照してください。 -143- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの回転に関する注意事項 対象となるページについて このコマンドを実行すると選択しているアイテムの表示ページだけが回転します。ワーク エリアのサムネイルでは、アイテム全体が回転したように見えますが、実際には表示され ているページだけが回転します。 対象となるアイテムについて このコマンドは選択したアイテムを対象に適用されます。カレントアイテムであっても、 選択されていない場合には適用されません。 -144- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの取り出し 機能解説 複数のページを持つアイテムから任意の１ページを独立したアイテムとして取り出します。 操作手順 １．対象となるアイテムを選択します。 ２．以下のいずれかの方法でワークパレット上の選択したアイテムの表示ページを取り出し ます。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「表示ペー ジの取り出し」を選択する。 II. マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから「表 示ページの取り出し」を選択する。 コンテキストメニューによる 取り出し後のページ ページの切り出し III. ワークパレットウィンドウ左側の「ページリスト」から、取り出したいペー ジのサムネイルをワークエリアにドラッグ & ドロップする。 3 ページ目をワークエリアに ドラッグ ワークエリアに取り出された ページ ●注意事項 実行対象 このコマンドは、複数のページを持つアイテムを対象とした場合のみ使用できます。 ページが取り出されたアイテムについて この操作によって取り出されたページは、元のアイテムから削除されます。 アイテムロックされたアイテムに対する実行について ロックされたアイテムに対してこのコマンドを実行し、すべてのページが取り出される と、アイテムのロックは解除されます。 -145- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの複製 機能解説 選択しているアイテムの表示ページを複製し、新たなアイテムを作成します。 操作手順 1. 対象となるアイテムを選択します。 2． 以下のいずれかの方法でワークパレット上の選択したアイテムの表示ページを複製し ます。 I. ワークパレットウィンドウの「文書ハンドリング」メニューから「表示ペー ジの複製」を選択する。 複製されたページ II. ワークパレットウィンドウ左側の「ページリスト」から、取り出したいペー ジのサムネイルを［ ］キーを押しながらワークエリアにドラッグ & ドロッ プする。 ［ ］キーを押しながら 3 ページ目をワークエリアに ドラッグ ワークエリアに複製された ページ ●注意事項 複製されたページについて 複製されたページの名前は、 複製元のアイテム名 ＋「−」＋ ページ番号 となります。 -146- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの複製に関する注意事項 対象となるアイテムについて このコマンドは選択しているアイテムを対象として適用されます。カレントアイテムであっ ても、選択されていない場合には適用されません。 -147- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの編集に関する注意事項 「アイテムの編集」との違いについて 「アイテムの編集」は、アイテムに含まれる全てのページに対して機能します。一方、この セクションで解説した機能は、アイテムにサムネイルとして表示されているページだけに対 して機能します。 -148- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ビューア PDF ビューアの画面について 瞬簡ファイリングに内蔵されている PDF ビューアを起動すると下に示すような PDF ビューア ウィンドウが表示されます。 PDF ビューアウィンドウのメニューバーのコマンド、ツールボタンの機能の詳細については、 次ページ以降をご覧ください。 21 43 5 6 1 2 タイトルバー .................... 現在表示中の PDF ファイルのファイル名をこの領域に表示します。 メニューバー .................... メニューからコマンドを選択し、表示されている PDF ファイルに 対して各種操作を行います。 3 ツールバー......................... 頻繁に使用するメニューコマンドをツールボタンとして配置したも のです。 4 タブ ..................................... 表示されている PDF ファイル名を示したタブです。PDF ビューア は、同時に複数のファイルを開き、表示するファイルをこのタブを クリックすることで切り替えることができます。 5 しおり表示エリア........... PDF ファイルに設定されているしおりをこの領域に表示します。 しおりをクリックすることで、しおりに設定されているアクション （ページの移動など）が実行されます。初期状態では、このエリア は表示されません。 6 文書表示エリア ............... PDF ファイルのページをこのエリアに表示します。 -149- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ビューアのメニュー／ツールボタンについて ここでは、PDF ビューアのメニュー、ツールバー上のツールボタンの機能について説明します。 メニュー ファイル コマンド ツール ボタン PDF ファイルを開く ... 機能説明 PDF ファイルを新たなタブで開く「ファイルを 開く」ダイアログを表示します。 ファイルを閉じる 全て閉じる ... ― ― 上書き保存 現在表示しているタブで開いている PDF ファイ ルを閉じます。 開いているすべてのタブを閉じます。 開いている PDF ファイルを上書き保存します。 以下の場合には、このメニュー／ツールボタン を使用することができません。 ・PDF ファイルが開かれていない。 ・開いている PDF ファイルが編集されていない。 ・セキュリティ設定により編集が許可されてい ない。 名前を付けて保存 ... 開いている PDF ファイルを別名で保存する「名 前 を 付 け て 保 存 」 ダ イ ア ロ グ を 表 示 し ま す。 ― セキュリティ設定により、編集が許可されてい ない PDF ファイルの場合には、このメニューを 使用することができません。 文書情報 ... タイトル／サブタイトルなど、PDF ファイルに ― 設定されている文書情報を表示する「文書のプ ロパティ」ダイアログを表示します。 印刷 ... 表 示 さ れ て い る PDF フ ァ イ ル を 印 刷 す る た め の「 印 刷 」 ダ イ ア ロ グ を 表 示 し ま す。 セキュリティ設定により、印刷が許可されてい ない PDF ファイルの場合には、このメニューを 使用することができません。 ウィンドウを閉じる -150- ― PDF ビューアウィンドウを閉じます。 瞬簡ファイリング取扱説明書 メニュー 表示 コマンド ツール ボタン 時計回りに 90 度回転 機能説明 表示されている PDF ファイルの全てのページの 向きを右に 90 度回転して表示します。 この設定は、表示のための一時的な設定であり、 ファイルの内容を変更するものではありません。 反時計回りに 90 度回転 表示されている PDF ファイルの全てのページの ― 向きを左に 90 度回転して表示します。 この設定は、表示のための一時的な設定であり、 ファイルの内容を変更するものではありません。 拡大 ページを拡大表示します。 縮小 ページを縮小表示します。 等倍表示 ページを実寸（100%）で表示します。 ページ全体を表示 ページ全体が、ページ表示エリア内に納まる倍 率で表示します。 幅に合わせて表示 ページの横幅が、ページ表示エリア内に納まる 倍率で表示します。 ツールバーを表示 ツ ー ル バ ー の 表 示 ／ 非 表 示 を 切 り 替 え ま す。 ― ツールバーが表示されているとメニューコマン ドにチェックマークが付きます。 メニューを表示 メ ニ ュ ー の 表 示 ／ 非 表 示 を 切 り 替 え ま す。 ― メニューが表示されているとメニューコマンド にチェックマークが付きます。 PDF しおりを表示 しおり表示エリアの表示／非表示を切り替えます。 全画面表示 PDF ビューアウィンドウを全画面表示します。 フォームを FDF ファイルに PDF ファイルのフォームに含まれるデータを ― 書き出す FDF ファイルとして書き出す「名前を付けて保存」 ダイアログを表示します。 フ ォ ー ム に FDF フ ァ イ ル から取り込む PDF ファイルのフォームに取り込む FDF ファイ ― ルを指定するため、「開く」ダイアログを表示し ます。 注 釈 を FDF フ ァ イ ル か ら PDF ファイルに取り込む注釈が保存されている ― 取り込む FDF ファイルを指定するため、「開く」ダイアロ グを表示します。 注 釈 を FDF フ ァ イ ル に PDF ファイルに含まれる注釈を FDF ファイルと ― 書き出す して書き出す「名前を付けて保存」ダイアログ を表示します。 -151- 瞬簡ファイリング取扱説明書 メニュー ツール コマンド ツール ボタン 選択範囲を拡大 機能説明 マウスカーソルでドラッグしたエリアを文書表 示エリアに納まる倍率で拡大表示する「選択範 ― 囲を拡大」ツールに切り替えます。 Ctrl キーを押すと「選択範囲を縮小」ツールに 一時的に切り替えることができます。 選択範囲を縮小 マウスカーソルをドラッグしたエリアに現在文 書表示エリアに表示されている内容を縮小して ― 表示する「選択範囲を縮小」ツールに切り替え ます。 Ctrl キーを押すと「選択範囲を拡大」ツールに 一時的に切り替えることができます。 手のひらツール 表示しているページ中での表示位置を変更する 「手のひらツール」に切り替えます。このツール でページ内をドラッグすることで表示位置を変更 することができます。 テキスト選択ツール 表示しているページ中のテキストを選択する「テ キスト選択ツール」に切り替えます。このツール で任意の文字列をドラッグして選択します。選択 した内容は、クリップボードにコピーして利用す ることができます。 画像選択ツール 表示しているページ上の指定した領域を画像と してクリップボードにコピーする「画像選択ツー ル」に切り替えます。 テキスト検索 表示されているタブの PDF ファイル内のテキス トを対象にツールバー上の「検索」フィールド に入力された文字列による検索を行います。 -152- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンド ツール ボタン 最初のページ 機能説明 先頭ページを表示します。 このツールボタンは、先頭ページが表示されている時には使用でき ません。 前のページ 1 つ前のページを表示します。 このツールボタンは、先頭ページが表示されている時には使用でき ません。 次のページ 次のページを表示します。 このツールボタンは、最終ページが表示されている時には使用でき ません。 最後のページ 最後のページを表示します。 このツールボタンは、最終ページが表示されている時には使用でき ません。 前の画面 表示状態（ページ番号／表示位置／表示倍率／ページレイアウト） を遡り、1 つ前の状態に戻します。 このツールボタンは、PDF ファイルを開いた直後など表示状態に変 化がない場合には使用できません。 次の画面 遡った表示状態（ページ番号／表示位置／表示倍率／ページレイア ウト）を次の状態に戻します。 このツールボタンは、「前の画面」ボタンをクリックして表示状態を 元に戻すまでは使用できません。 １ページのみ表示 PDF ファイルを 1 ページごとに表示します。 連続表示 PDF ファイルを連続したページとして表示します。 ２ページ表示 PDF ファイルを見開き 2 ページごとに表示します。 ２ページ連続表示 PDF ファイルを見開き 2 ページの連続したページして表示します。 -153- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルを閲覧する PDF ビューアを用いて、PDF ファイルを閲覧します。 PDF ファイルを開く キャビネットに保存されている PDF ファイルを開く 「登録文書を開く」ボタン PDF アイコン「登録文書を開く」 次のいずれかの方法を用いて、キャビネットの登録文書に対応する PDF ファイルを開きます。 リスト形式／サムネイル形式 ・ キャビネットウィンドウの「文書」メニューから「登録文書を開く」を選択する。 ・ キャビネットウィンドウのツールバーにあるボタン「登録文書を開く」をクリック する。 ・ アイテムをダブルクリックする。 ・ リスト項目をマウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューか ら「登録文書を開く」を選択する。 カード形式 ・ キャビネットウィンドウの「文書」メニューから「登録文書を開く」を選択する。 ・ キャビネットウィンドウのツールバーにあるボタン「登録文書を開く」をクリック する。 ・ カード上にある PDF アイコン「登録文書を開く」をクリックする。 コンテキストメニュー -154- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット以外に保存されている PDF ファイルを開く 「PDF ファイルを開く」ボタン キャビネット以外に保存されている PDF ファイルの場合には、次に示すいずれかの方法で開き ます。 ・ エクスプローラから PDF ファイルアイコンを PDF ビューアのウィンドウにドラッグ & ドロップする。 ・ ファイルメニューの「PDF ファイルを開く ...」を選択、または、ツールボタン「PDF ファ イルを開く」をクリックして表示される「開く」ダイアログを用いて、PDF ファイルを 指定する。 -155- 瞬簡ファイリング取扱説明書 パスワードの入力 PDF ファイルを開く際、PDF ファイルにユーザパスワード（ファイルを開くために必要なパス ワード）が設定されている場合、パスワード入力ダイアログが表示されます。 パスワード入力ダイアログ このダイアログに正しいユーザパスワード、またはマスタパスワード（セキュリティ設定を変 更するための権限パスワード）のいずれかを入力すると、PDF ファイルを開くことができます。 -156- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルを閉じる PDF ビューアで開いている PDF ファイルを閉じます。 このとき、対象となる PDF ファイルが変更されている場合、変更の保存を確認するダイアログ が表示されます。 表示しているタブの PDF ファイルを閉じる 次のいずれかの方法を用いて、開いているタブの PDF ファイルを閉じます。 ・ PDF ビューアウィンドウの「ファイル」メニューから「ファイルを閉じる」を選択する。 ・ タブを右クリックして表示されるコンテキストメニューから「このタブを閉じる」を選 択する。 -157- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示しているタブ以外の PDF ファイルを閉じる 表示しているタブ以外の PDF ファイルを閉じるには、タブを右クリックして表示されるコンテ キストメニューから「他のタブを閉じる」を選択します。 -158- 瞬簡ファイリング取扱説明書 すべての PDF ファイルを閉じる 次のいずれかの方法を用いて、開いているタブの PDF ファイルを閉じます。 ・ PDF ビューアウィンドウの「ファイル」メニューから「全て閉じる」を選択する。 ・ タブを右クリックして表示されるコンテキストメニューから「全てのタブを閉じる」を 選択する。 -159- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示ページの変更 複数ページを持つ PDF ファイルの場合、次のいずれかの方法を用いてページを変更できます。 ・ ナビゲーションボタン ツールバーのナビゲーションボタンをクリックして表示ページを変更します。 ナビゲーションボタン ・スクロールバー スクロールバーを利用して表示ページを変更します。 ・ページ指定 ツールバー上のページ番号フィールドに表示したいページ番号を直接入力します。 ページ番号フィールド -160- 瞬簡ファイリング取扱説明書 表示倍率の変更 ツールバー上のボタン、または「表示」メニューの「拡大」／「縮小」コマンドなどを用いて 表示倍率を変更し、ページを任意の大きさで表示します。 「拡大」ボタン ・拡大 ......................................... メニューコマンドを選択、またはボタンをクリックする毎に次 の順で拡大表示します。 100% → 150% → 200% → 300% → 400% → 500% → 600% → 800% → 1000% → 1200% → 1600% 「縮小」ボタン ・縮小 ......................................... メニューコマンドを選択、またはボタンをクリックする毎に次 の順で縮小表示します。 100% → 75% → 50% → 25% → 10% 「等倍表示」ボタン ・等倍表示 ................................ 開いている PDF ファイルを等倍で表示します。 ・ページ全体を表示.............. ページ全体を文書表示エリアに納まる倍率で表示します。 「ページ全体を表示」ボタン ・幅に合わせて表示.............. ページ横幅が文書表示エリアの幅に納まる倍率で表示します。 「幅に合わせて表示」ボタン -161- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ページの回転 次のいずれかの方法を用いて、PDF ファイル中のすべてのページの向きを 90 度単位で変更し ます。 ・ 「表示」メニューから「時計回りに 90 度回転」／「反時計回りに 90 度回転」を選択する。 ・ツールバー上のボタン「時計回りに 90 度回転」をクリックする。 「時計回りに 90 度回転」ボタン メニューコマンドを選択／ボタンをクリックする度に、すべてのページの向きを右、または左 に 90 度回転して表示します。 注意： この機能は、表示のための一時的なものでファイルの内容を変更することはありません。 -162- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりの表示 次のいずれかの方法でしおりエリアの表示／非表示を切り替えます。 ・「表示」メニューから「しおりを表示」を選択する。 ・ツールバー上の「しおりを表示」ボタンをクリックする。 上記のコマンドを実行する度に、しおりエリアの表示／非表示が切り替わります。 「しおりを表示」ボタン 子階層を持つしおりの先頭には、「＋」マークが表示されます。（子階層のしおりが表示されて いる場合には、「−」マークに表示が変わります。） このマークをクリックして」子階層のしおりの表示／非表示を切り替えることができます。 しおりをクリックすると、しおりに設定されているアクションが実行されます。 注意： 瞬簡ファイリング内蔵 PDF ビューアでは、アクション「コマンド実行」によるアクショ ンの設定／実行をサポートしていません。 -163- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ページレイアウトの設定 「１ページのみ表示」ボタン 複数のページを持つ PDF ファイルを表示する場合、ツールバー上のボタンを用いてページの表 示方法（レイアウト）を次の４種類から選択することができます。 「連続表示」ボタン 「2 ページ表示」ボタン 「2 ページ連続表示」ボタン １ぺーじのみ表示： 連続表示： １ページを単独で表示します。 前後のページを連続して表示します。 2 ページ表示： ２ページを横に見開き表示します。 2 ページ連続表示： 連続して見開き表示します。 -164- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイル中の文字列の検索 「検索」ボタン 次の手順に従って、表示されているタブの PDF ファイルに含まれる文字列（テキスト）を検索 することができます。 1. ツールバー上の「検索」フィールドに検索語を入力し、検索ボタンをクリックして検索を 実行します。入力した文字列に一致する語句が見つかると、該当する文字列すべてをハイ ライト（反転）表示します。ハイライト表示は、文書表示エリアの任意の位置をクリック することで解除することができます。 「検索」フィールド -165- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルの保存 PDF ビューアを用いて PDF ファイルに加えた変更を保存することができます。 PDF ファイルを上書き保存する 表示している PDF ファイルを上書き保存するには、 1. 「ファイル」メニューから「上書き保存」を選択するか、ツールバー上の「上書き保存」ボ タンをクリックします。 2. ファイルに加えられた変更がファイルに上書き保存されます。 「上書き保存」ボタン 注意： 上記のメニュー、ツールボタンは開いているタブの PDF ファイルが編集されている場 合に使用することができます。また、登録文書にオリジナル文書がある場合、「登録文 書の更新」を行うと PDF ファイルが再作成され、結果的に PDF ファイルに加えた変更 が失われる点に留意してください。 -166- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルを別名で保存する 表示している PDF ファイルを瞬簡ファイリングの外部に新たな PDF ファイルとして保存します。 1. 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存 ...」を選択します。 2. ファイル名、ファイルの保存先を指定する「名前を付けて保存」ダイアログが表示されます。 「名前を付けて保存」ダイアログ このダイアログを用いて、ファイル名と保存先のフォルダを決定します。 3. ダイアログの「保存」ボタンをクリックして、新しい PDF ファイルとして保存します。 注意： キャビネットの実フォルダへ直接 PDF ファイルを「名前をつけて保存」しないでくだ さい。そのファイルはキャビネットの登録文書とは扱われません。編集した文書を新し い文書としてキャビネットに登録する場合には、一旦キャビネットの外に保存した後、 改めて保存したファイルをキャビネットに登録してください。 -167- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルの印刷 表示している PDF ファイルを印刷します。 PDF ファイルを印刷する 次の手順に従って、PDF ファイルを印刷します。 1. 「ファイル」メニューから「印刷」を選択するか、ツールバー上の「印刷」ボタンをクリッ クして、「印刷」ダイアログを表示します。 「印刷」ボタン 「印刷」ダイアログ 2. 「名前」コンボボックスを使って、印刷に使用するプリンタを選択します。 3. 必要に応じて、「印刷」ダイアログ中の印刷オプションの設定を行います。 印刷オプションの設定内容に応じて「プレビュー」エリアに表示されるサンプルの内容が 変化します。 以下に各オプションの機能を示します。 「 印 刷 範 囲 」 このエリアのコントロールを用いて、印刷するページ範囲の設定を エリア 行います。 ラジオボタン すべて すべてのページを印刷対象とします。 現在の表示範囲 現在表示している範囲だけを印刷します。 現在のページ 現在表示しているページだけを印刷します。 ページ指定 「開始」／「終了」フィールドで指定した印刷開始／終了ペー ジの範囲だけを印刷します。 「印刷」 範囲内のすべての ラジオボタンで指定したすべてのページを印刷します。 コンボボックス ページ 奇数ページのみ ラジオボタンで指定した範囲の奇数ページだけを印刷しま す。 偶数ページのみ ラジオボタンで指定した範囲の偶数ページだけを印刷しま す。 「逆順に印刷」 チェックボックス -168- ― ラジオボタンと印刷コンボボックスで指定したページを逆 順に印刷します。 瞬簡ファイリング取扱説明書 「ページ処理」 エリア このエリアのコントロールを用いて、印刷部数、ページの拡大 / 縮小などを行 います。 「部数」 印刷部数を指定します。（１∼ 10,000 まで設定可能です。） リストボックス 「部単位で印刷」 複数の文書を印刷する場合、部単位で印刷します。このチェックボックスは、 「部 チェックボックス 数」リストボックスで「２」部以上を指定した場合だけ使用できます。 「ページの拡大／縮小」 出力時の拡大／縮小率を設定します コンボボックス 用紙に合わせる 出力する用紙サイズに合わせた倍率で出力します。 実際のサイズ 実寸（100%）で出力します。 ×× % 指定した倍率に拡大／縮小して印刷します。 出力する用紙サイズに収まらない部分については、印刷さ れません。 「ページレイアウト」 1 枚の用紙に印刷するページ数を設定します。 コンボボックス なし 1 枚の用紙に 1 ページを印刷します。 1 枚に複数ページ 1 枚の用紙に複数のページを割り付けて印刷します。 を印刷 ※ このオプションを選択すると、チェックボックス「ペー ジの順序」／「ページ境界線を印刷」、コンボボックス 「ページの割付」が表示されます。 「 ペ ー ジ の 回 転 」 用紙に出力するページの向きを指定します。 コンボボックス 標準 ページの回転を行いません。 右 90 度回転 時計回りに 90 度回転します。 左 90 度回転 反時計回りに 90 度回転します。 「 ペ ー ジ の 順 序 」 1 枚の用紙に複数ページを割り付けて印刷する際のページを配置する順序を設 コンボボックス 定します。 ※ このコンボボックスは、「ページレイアウト」コンボボックスで、「1 枚に複 数のページを印刷」を選択したときにだけ使用できます。 左右 左から右の順に配置します。 （4 ページ以上を 1 枚に割り 付ける場合には、上から下に 配置します。） 左右反転 右から左の順に配置します。 （4 ページ以上を 1 枚に割り 付ける場合には、上から下に 配置します。） 上下 上から下の順に配置します。 （4 ページ以上を 1 枚に割り 付ける場合には、左から右に 配置します。） 上下反転 上から下の順に配置します。 （4 ページ以上を 1 枚に割り 付ける場合には、右から左に 配置します。） -169- 瞬簡ファイリング取扱説明書 「ページ処理」 エリア 「ページの割付」 コンボボックス このエリアのコントロールを用いて、印刷部数、ページの拡大 / 縮小などを行 います。 1 枚の用紙に割り付けるページ数を指定します。 ※ このコンボボックスは、「ページレイアウト」コンボボックスで、「1 枚に複 数のページを印刷」を選択したときにだけ使用できます。 2/4/6/9/16 プリセットされている割付ページ数です。 カスタム コンボボックス右のフィールドを用いて、1 枚の用紙に割 り付ける縦横それぞれのページ数を指定します。 「自動回転」チェッ 用紙に合わせてページを自動的に回転して出力します。 クボックス 「中央配置」チェッ 用紙の中央にページが配置して出力するように設定します。 クボックス このオプションを設定しない場合には、用紙の左上に合わせて出力します。 「印刷対象」コンボ 印刷対象を選択します。 ボックス ※「注釈」を印刷する場合、ページ上の注釈マークだけが印刷され、注釈に設 定されているポップアップノート中のテキストは印刷されません。 文書 文書のみを印刷します。 文書と注釈 文書と注釈の両方を印刷します。 注釈 注釈のみを印刷します。 4. 印刷する用紙サイズ、用紙の向きの選択など、プリンタのプロパティ設定を変更します。 5. 設定に誤りが無いことを確認した後、「OK」ボタンをクリックして、手順 3 で選択したプ リンタを用いて印刷します。 -170- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイル中のテキストのコピー セキュリティオプションで、ファイル中のデータの抽出／コピーが許可されている PDF ファイ ル中のテキストをクリップボードにコピーすることができます。 テキストをコピーする 「テキスト選択ツール」ボタン 次の手順に従って、表示中のページにあるテキストをクリップボードにコピーします。 1. 「ツール」メニューから「テキスト選択ツール」を選択するか、「テキスト選択ツール」ボ タンをクリックして、マウスポインタをテキスト選択ツールに切り替えます。 2. クリップボードにコピーしたいテキストをドラッグして選択します。選択した部分が、ハ イライト（反転）表示します。 3. ハイライト表示している部分でマウスの右ボタンをクリックして、表示されるコンテキス トメニュー「クリップボードにコピー」を選択するか、キーボードの Control + C を押します。 4. 「メモ帳」など、テキストを扱うことができるアプリケーションに切り替え、クリップボー ドにコピーしたテキストを貼り付けます。 注意： セキュリティ設定により、データのコピー／抽出が許可されていない PDF ファイルを 開いている場合には、テキスト選択ツールを利用することはできません。 -171- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スナップショット機能 開いている PDF ファイルのページの一部を画像（スナップショット）としてクリップボードに コピーすることができます。 ページの一部を画像としてコピーする 次の手順に従って、表示しているページの一部を画像としてクリップボードにコピーします。 1. スナップショットを撮りたい領域が表示されるようにページの位置、表示倍率を設定します。 「画像コピー」ボタン 2. 「ツール」メニューから「画像選択ツール」を選択するか、ツールバー上の「画像コピー」 ボタンをクリックして、マウスポインタをス画像選択ツールに切り替えます。 3. クリップボードにコピーしたい部分をドラッグして選択します。 マウスボタンをリリースすると選択した部分が、ハイライト（反転）表示した後、選択し た部分がクリップボードにコピーしたことを知らせるダイアログが表示されます。 4. 「ペイント」など、画像を扱うことができるアプリケーションに切り替え、クリップボード にコピーしたスナップショット画像を貼り付けます。 注意： セキュリティ設定により、データのコピー／抽出が許可されていない PDF ファイルを 開いている場合には、この機能を利用することはできません。 -172- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報の表示 表示されている PDF ファイルに設定されている文書情報を表示します。 文書情報を表示する 次の手順に従って、PDF ファイルに設定されている文書情報を表示します。 1. 「ファイル」メニューから「文書のプロパティ」を選択します。 PDF ファイルに設定されている文書情報を表示する「文書のプロパティ」ダイアログが表 示されます。 「文書のプロパティ」ダイアログ ２. さらに、ダイアログ右下にある「その他」ボタンをクリックすると、Windows のファイル プロパティダイアログを表示することができます。 ファイルのプロパティダイアログ -173- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりの編集 しおり表示エリアを使って、PDF ファイルに設定されているしおりの名前／順番の変更、しお りの削除を行うことができます。 しおりを追加する 「しおり表示」ボタン 次の手順に従って、新しいしおりを追加します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. しおりを選択した際に表示させたいページに移動します。 3. 以下のいずれかの方法で、しおりを追加します。 ・ しおりエリア最上部のしおり追加ボタンをクリックする。 しおり追加ボタン ・ コンテキストメニュー 「しおりを追加」 直上のしおりをマウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニューから 「しおりを追加」を選択する。 編集可能な状態で新しいしおり「名称未設定」が作成されます。これを必要に応じて書き 換えます。 4. Enter キーを押下して、しおりの名前を確定します。 新規に作成されたしおりには、作成時に表示していたページビュー（表示されているページの 位置と表示倍率）に移動するためのアクションが設定されます。 注意： 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 -174- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりの名前を変更する 「しおり表示」ボタン 次の手順に従って、しおりの名前を変更します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. 名前の変更対象となるしおりを右クリックして表示されるコンテキストメニューから「名 前の変更」を選択します。 3. 現在のしおりが選択され、編集可能な状態となります。新たな名前に書き換えます。 4. Enter キーを押下して、変更を確定します。 注意： しおりの名前は一度に 1 つだけ変更することができます。 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 コンテキストメニュー 「名前の変更」 -175- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりを並べ替える 「しおり表示」ボタン 次の手順に従って、しおりの位置を変更します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. 移動させたいしおりをしおりエリア内でドラッグすると、挿入部を示す点線が表示されま す。また、他のしおりの上にドラッグしてしおりをハイライトさせた場合、ハイライトさ せたしおりの下の階層を移動先に指定することになります。 3. 目的の位置を確認し、マウスボタンをリリースして、選択しているしおりをドロップします。 4. 手順３で表示されていた挿入部を示す線の位置に手順 2 で選択したしおりが移動します。 5. 上書き保存ボタンをクリックするなどして、変更をファイルに保存します。 注意： 一度に移動できるしおりは１つだけです。複数のしおりを選択して一度に移動すること はできません。 選択されているしおりがその下の階層にもしおりを持つ場合、それらも同時に移動され ます。 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 -176- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりを削除する 「しおり表示」ボタン 次の手順に従って、しおりを削除します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. 削除するしおりをクリックして選択した後、以下のいずれかの方法でしおりを削除します。 ・Delete キーを押下する ・しおりエリア最上部のしおり削除ボタンをクリックする しおり削除ボタン ・右クリックして表示されるコンテキストメニューから「削除」を選択する。 注意： 一度に削除できるしおりは１つだけです。複数のしおりを選択して一度に削除すること はできません。 選択されているしおりがその下の階層にもしおりを持つ場合、それらも同時に削除されます。 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 -177- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりの移動先（同一ファイル内）を変更する 「しおり表示」ボタン コンテキストメニュー 「しおりの位置の設定」 次の手順に従って、しおりに対応する自文書内での移動先を変更します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどしてしおりを表示します。 2. 移動先を変更したいしおりを表示します。 3. 表示メニューなどを用いて、新たな移動先となるページを表示します。 4. 移動先を変更したいしおりを右クリックして表示されるコンテキストメニューから「しお りの位置の設定」を選択します。 5. 移動先が現在表示されているページに設定されることを確認するダイアログが表示されます。 ボタン「はい」をクリックして移動先を設定します。 注意： 一度に移動先を変更できるしおりは１つだけです。複数のしおりを選択して一括変更す ることはできません。 移動先が変更されるしおりは、選択しているしおりだけです。 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 -178- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりの切り取りと貼り付け 「しおり表示」ボタン 次の手順で、選択したしおり（下の階層のしおりを含む）の切り取り／貼り付けを行います。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. 切り取るしおりを右クリックし、表示されるコンテキストメニューから「切り取り」を選 択します。 3. 続けて挿入したい位置の前にあるしおり、あるいは親としたいしおりを右クリックし、表 示されるコンテキストメニューから「選択したしおりの下に貼り付け」／「選択したしお りの後に貼り付け」のいずれかを選択して貼り付けます。 選択したしおりの下に貼り付け ............... 選択したしおりの下の階層のしおりとして貼り付け ます。 選択したしおりの後に貼り付け ............... 同じ階層のしおりとして選択したしおりの直後に貼 り付けます。 しおり「A」を切り取り しおり「A」を切り取り しおり「F」の下に貼り付け しおり「F」の後に貼り付け 注意： 切り取ったしおりの下の階層に貼り付けることはできません。 切り取ったしおりは、１度だけしか貼り付けることはできません。（しおりの複製を作 成できません。） 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 -179- 瞬簡ファイリング取扱説明書 しおりのプロパティを設定する 次の手順に従って、しおりのプロパティを設定します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. プロパティを変更するしおりを右クリックして表示されるコンテキストメニューから「プ ロパティ」を選択します。 3. 表示される「しおりプロパティ」ダイアログを用いて、選択したしおりのプロパティを設 定します。 設定できるプロパティは、しおりの表示方法としおりをクリックしたときに実行されるア クションの２種類です。 コンテキストメニュー 「プロパティ」 表示方法 .............選択したしおりの文字スタイル（標準／斜体／太字／太字 斜体）、文字色 を設定します。 アクション.........選択したしおりをクリックしてマウスボタンを放したときに実行されるア クションの設定を行います。 設定可能なアクションは以下の通りです。 ページビューに移動 PDF ファイル内の指定ページに表示を移動します。 ファイルを開く ファイルと関連づけられているアプリケーションを使って、指定した ファイルを開きます。 Web リ ン ク を インターネット上の指定した URL に移動します。リンクは、http、 開く ftp、mailto を使用して定義します。 フィールドを表示 PDF ファイル中のテキストフィールドやチェックボックスなどのフォー ※1 / 非表示 ムオブジェクトの表示／非表示を切り替えます。オブジェクトを非表示 にしてもフォームオブジェクトに入力されたデータが消去されるわけ ではありません。 ※2 コマンドを実行 ※1 フォームの内容を指定した送信先／出力先に送信／出力します。 ※1 指定したフォームオブジェクトの内容を初期設定値にリセットします。 フォームを送信 フォームをリセット フォームデータを FDF ファイルから、フォームオブジェクトにデータを取り込みます。 ※1 取り込む JavaScript を実行 指定した JavaScript を実行します。 注意： 一度にプロパティを設定できるしおりは１つだけです。 選択されているしおりのプロパティだけが変更されます。選択されているしおりの下の階層 にあるしおりに設定されているプロパティは変更されません。 保存を実行するまで、この作業で施された編集結果はファイルに反映されません。 -180- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ※ 1 瞬簡ファイリングの内蔵 PDF ビューアには、テキストフィールドやボタンなど、フォー ムオブジェクトの編集機能がありません。これらのアクションで利用するフォームオブ ジェクトは、表示している PDF ファイルに既に存在するフォームに対して作用します。 ※ 2 アクション「コマンドの実行」は、Adobe Acrobat との互換性維持のために用意されて いるアクションで、瞬簡ファイリングの内蔵ビューアではサポートされていません。 このアクションを追加しようとすると以下のダイアログが表示されますが、実行するメ ニューコマンドを選択することができません。 -181- 瞬簡ファイリング取扱説明書 既存のしおりの表示方法を初期値に設定する 次の手順に従って、既存のしおりのプロパティをしおりの新規作成時に使用されるプロパティ の初期値として設定します。 1. しおり表示ボタンをクリックするなどして、しおりを表示します。 2. 設定の初期値として利用するしおりを右クリックし、表示されるコンテキストメニューか ら「現在のプロパティをデフォルトにする」を選択します。 選択後、新規に作成したしおりのプロパティの初期値として、指定したしおりの状態が使 用されるようになります。 注意： 選択したしおりに設定されているアクションは、初期値とはなりません。 コンテキストメニュー 「現在のプロパティをデフォルトにする」 -182- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダ このセクションではスキャナフォルダの概念と操作について解説します。 次の項目から構成されます。 ・ スキャナフォルダの基本概念 ・ スキャナからの登録操作 ( a ) イメージの取り込み ( b ) スキャナフォルダのファイルを文書登録する ( c ) イメージの取り込み先指定 -183- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダの基本概念 スキャナフォルダ TWAIN 対応のイメージスキャナから取り込んだ文書を一時的に格納するフォルダです。イメー ジスキャナを活用することにより、紙文書をキャビネットに登録することができます。 実際にハードディスクに格納されるファイルは、スキャナを用いて取り込まれた BMP ／ JPEG ／ TIFF ／ PNG 形式の画像ファイルとこれらから作成された PDF ファイルです。格納先は「瞬 簡ファイリング設定」の「スキャナ」画面で指定したディレクトリになります。 「瞬簡ファイリング設定」に関する詳細は本書「環境設定」の「スキャナ」の項を参照してください。 スキャナフォルダに格納されているファイルは、キャビネットには登録されていません。 任意のキャビネットにファイルを移動し、文書を登録する必要があります。 重要： スキャナフォルダ作成場所について スキャナフォルダは、必ずローカルハードディスク上のネットワークの他のコンピュー タからアクセスできない場所に作成してください。共有フォルダ中、もしくはスキャナ フォルダを共有フォルダに設定した場合、瞬簡ファイリングを使ってスキャンした画像 ファイル／ PDF ファイルが、別のユーザーによって削除されたり、名前が変更された りする可能性があり、その場合、瞬簡ファイリングが正常に動作できなくなります。 -184- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナ文書 TWAIN 対応のイメージスキャナから取り込んで作成された文書の総称で、これらはすべて「ス キャナフォルダ」内に格納されます。 表示方法 スキャナフォルダを選択するとメインウィンドウ右側にスキャナフォルダの内容が表示されま す。表示方法は「サムネイル」、「小さいアイコン」、「一覧表示」、「情報表示」の各ツールボタ ンから選択できます。 スキャナフォルダのツールボタン（左からサムネイル、小さいアイコン、一覧表示、情報表示） サムネイル表示の例 小さいアイコン表示の例 一覧表示の例 情報表示の例 -185- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナからの登録操作 紙のドキュメントを、イメージスキャナを使って瞬簡ファイリングに取り込んで、キャビネッ トに登録します。手順は次の通りです。 ・ イメージの取り込み ・ スキャナフォルダ内のスキャナ文書を文書登録する ・ イメージの取り込み先指定 -186- 瞬簡ファイリング取扱説明書 イメージの取り込み 機能解説 イメージスキャナを用いて、紙文書を瞬簡ファイリングに取り込みます。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法でスキャナからドキュメントを取り込みます。 I. 「ツール」メニューから「スキャナ文書作成」を選択する。 「スキャナ文書作成」ボタン II. ツールバー上の「スキャナ文書作成」ボタンをクリックする。 2. スキャナドライバの操作ウィンドウが表示されます。スキャナドライバの指示に従って イメージを読み込みます。 3. 読み込まれたイメージは、スキャナ文書として「スキャナフォルダ」に格納されます。 ●注意事項 「スキャナフォルダ」のファイルについて ・「イメージの取り込み」によって作成される文書は「スキャナフォルダ」に格納されます。 ・ 実際にハードディスクに格納されるファイルは、画像ファイルとそれから作成された PDF ファイルです。 ・ 保存される画像形式と格納先は「瞬簡ファイリング設定」の「スキャナ」画面で設定し ます。 ・ この時点のファイルは、まだキャビネットには登録されていません。取り込み作業の後 にキャビネットへの「文書登録」を行います。 ・「瞬簡ファイリング設定」に関する詳細は本書「環境設定」の「スキャナ設定」の項を 参照してください。 「スキャナフォルダ」内のファイル名について 保存されるファイル名は以下のルールにしたがって自動的に設定されます。 ＜取り込んだ年月日（３桁の連番）＞．＜拡張子 PDF ＞ スキャナフォルダ内のファイル名 -187- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダ中の文書をキャビネットに登録する 機能解説 取り込みが完了した文書をキャビネットに登録します。 操作手順 スキャナフォルダ中のサムネイル／文書ファイルアイコンを登録先のキャビネットの フォルダアイコンにドラッグ＆ドロップします。 ●注意事項 「スキャナフォルダ」のファイルについて 「イメージの取り込み」によって作成された文書は「スキャナフォルダ」に一時的に格 納されます。この時点では、まだキャビネットには登録されていません。取り込み後に スキャナフォルダからキャビネットへの登録作業を行う必要があります。 ドラッグ＆ドロップについて ドラッグ＆ドロップによるキャビネットへの文書登録操作は、「移動」となり、対象の 文書は「スキャナフォルダ」から削除されます。（コピーではありません）一旦「スキャ ナフォルダ」からキャビネットのフォルダに登録した文書をスキャナフォルダに戻すこ とはできません。 -188- 瞬簡ファイリング取扱説明書 イメージの取り込み先指定 このセクションでは、スキャナを使って取り込む文書の保存先の指定方法を解説します。次の ２項目から選択できます。 ・ スキャナフォルダのパスを指定 ・ キャビネットの文書フォルダに直接取り込む スキャナフォルダのパスを指定 機能解説 スキャナフォルダのパス（スキャン文書の一時保存先フォルダ）を設定します。 設定は「瞬簡ファイリング設定」で行います。詳細については、本書「環境設定」の「スキャ ナ設定」の項を参照してください。 -189- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書フォルダに直接取り込む 機能解説 スキャナから取り込んだスキャナ文書をスキャナフォルダを経由せずに直接文書フォルダ に登録します。 「自動取り込み先指定」ボタン 操作手順 1. 画面左のツリーのスキャナ文書の登録先となるフォルダアイコンをクリックして選択 します。 2. 以下のいずれかの方法で、選択したフォルダをスキャナ文書の自動登録先フォルダに 指定します。 I. 「ツール」メニューの「自動設定」から「スキャナ文書自動登録先設定」を選 択する。 II. ツールバー上の「スキャナ文書自動登録先設定」ボタンをクリックする。 3. 上記 1. で選択したフォルダの色が青に変わり、このフォルダがスキャナ文書の自動登 録先に指定されたことを示します。 スキャナ文書の登録先に指定されたフォルダ 4. スキャナからイメージの取り込みを行います。イメージの取り込み方法については、本 書「スキャナフォルダ」の「イメージの取り込み」を参照してください。 ●注意事項 スキャナ文書自動登録先について スキャナ文書の自動登録先に登録できるのは、「フォルダ」だけです。「キャビネット」 を登録することはできません。また、１度に自動取り込み先として指定できるのは、１ つのフォルダだけです。既に別のキャビネットのフォルダが自動取り込み先に指定され ている場合には、そのことを警告するダイアログが表示されます。 このダイアログに [ OK ] ボタンで応答すると現在の自動取り込み先設定が解除され、現 在指定している状態で設定されます。 スキャナ文書の自動登録を解除するには このコマンドは、上記の操作を実行することでオン／オフが切り替わります。オンのと きにはツールボタンがハイライト表示されます。オフのときには、ツールボタンとフォ ルダは通常の状態となります。 -190- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャニングによって作成される画像ファイルの形式を指定 機能解説 スキャナ取り込みによって作成される画像ファイルの形式を BMP ／ JPEG ／ TIFF ／ PNG のいずれかから選択します。 設定は「瞬簡ファイリング設定」で行います。詳細については、本書「環境設定」の「スキャ ナ設定」の項を参照してください。 -191- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -192- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力機能 このセクションでは連携入力機能の概念と操作について解説します。 次の項目から構成されます。 ・ 連携入力機能の基本概念 ・ 連携入力フォルダからの登録操作 (a) 連携入力の設定 (b) 連携入力の開始／停止 (c) 連携入力フォルダの文書を文書登録する -193- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力機能の基本概念 連携入力機能とは、特定のフォルダ（監視対象フォルダ）の内容を定期的に（分単位の時間間隔で） 監視し、この中に追加された画像ファイル／ PDF ファイルを必要に応じて PDF ファイルに変 換した後、瞬簡ファイリングの連携入力フォルダに入力する機能です。 瞬簡ファイリングでは、最大 24 個の連携入力フォルダを同時に設定し、利用することができます。 監視対象フォルダ、入力フォルダの設定は、 「瞬簡ファイリング設定」の「入力設定」で行います。 監視対象フォルダ 指定された一定の時間毎にその内容をチェックする対象となるフォルダです。監視対象フォル ダに保存されている画像ファイル／ PDF ファイルは、必要に応じて PDF ファイルに変換され た後、連携入力フォルダに移動／登録されます。 監視対象となるファイルのフォーマットは、以下の通りです。 拡張子 BMP JPG TIF PNG PDF 説明 Windows ビットマップファイル JPEG ファイル TIFF ファイル（Multi-TIFF を含む） PNG ファイル PDF ファイル 連携入力フォルダ 「監視対象フォルダ」に保存されていたファイルとこれを変換して作成した PDF ファイルの取 り込み先となるフォルダです。連携入力フォルダは、スキャナフォルダと同様一時保存のため のフォルダであり、キャビネットからは独立した存在です。連携入力フォルダに登録された時 点の PDF ファイル／画像ファイルは、「連携入力フォルダ」に一時的に保存されているだけで、 キャビネットには登録されていません。連携入力フォルダからキャビネットにファイルを移動 し、登録する必要があります。 重要： 連携入力フォルダ／監視対象フォルダの作成場所について 連携入力フォルダ／監視対象フォルダは、無用なトラブルを避けるためにもネットワー ク上のほかのコンピュータなどからアクセスすることができないローカルハードディ スク上の場所に作成することを推奨します。共有フォルダの中や、連携入力フォルダ／ 監視対象フォルダを共有フォルダに設定した場合、連携入力機能によって監視、または 作成される画像ファイル／ PDF ファイルが別のユーザーによって削除されたり、名前 が変更されたりする可能性があり、この場合、瞬簡ファイリングが正常に動作できなく なります。 -194- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダ文書 連携入力機能によって監視対象フォルダから取り込んだ文書の総称で、「連携入力フォルダ」に 格納されます。 表示方法 キャビネットツリーの連携入力フォルダ以下にある連携入力フォルダを選択すると、メインウィ ンドウ右側に選択した連携入力フォルダの内容が表示されます。表示方法は「サムネイル」、 「小 さいアイコン」、「一覧表示」、「情報表示」の各ツールボタンから選択できます。 連携入力フォルダのツールボタン（左からサムネイル、小さいアイコン、一覧表示、情報表示） サムネイル表示の例 小さいアイコン表示の例 一覧表示の例 情報表示の例 -195- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダからの登録操作 連携入力フォルダを設定し、連携入力フォルダに取り込み後、キャビネットに文書登録します。 手順は次の通りです。 ・ 連携入力の設定 ・ 連携入力の開始／停止 ・ 連携入力フォルダの文書を文書登録する -196- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力の設定 機能解説 連携入力フォルダ／監視対象フォルダなど、連携入力についての設定を行います。 操作手順 1. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「入力」画面を使って設定します。 設定の詳細については、「環境設定」の「連携入力設定」の項を参照してください。 -197- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力の開始／停止 機能解説 連携入力機能の状態（開始／停止）を切り替えます。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法で連携入力フォルダの監視の開始／停止を切り替えます。 「連携入力フォルダ」ボタン I. 「ツール」メニューの「自動設定」サブメニューから「入力フォルダ監視」を 選択する。 II. ツールバー上の「入力フォルダ」ボタンをクリックする。 III. キャビネットツリーの入力フォルダアイコンをマウスの右ボタンでクリック して表示されるコンテキストメニューを使用する。 連携入力が実行されていると、キャビネットウィンドウのツールバー上の「入力フォル ダ」ボタンがハイライト表示されます。 2. キャビネットツリーの連携入力フォルダアイコンをマウスの右ボタンでクリックして 表示されるコンテキストメニューを使って、クリックした連携入力フォルダの有効／無 効の変更、連携入力フォルダ名の変更、連携入力の即時更新を行うことができます。 ●注意事項 「連携入力フォルダ」のファイルについて 連携入力機能によって監視対象フォルダから取り込まれた文書は、 「連携入力フォルダ」 に格納されます。格納先は「瞬簡ファイリング設定」の「入力」画面で指定したパスに なります。 「瞬簡ファイリング設定」に関する詳細は「環境設定」の「連携入力フォルダ設定」の 項を参照してください。 -198- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダの文書を文書登録する 機能解説 連携入力フォルダに取り込まれた文書をキャビネットに登録します。 操作手順 1. 連携入力フォルダをクリックして選択し、画面右に表示されるファイルアイコンを登録 先のキャビネットのフォルダアイコンにドラッグ＆ドロップします。 ●注意事項 「連携入力フォルダ」のファイルについて 監視対象フォルダから取り込まれた文書は 「連携入力フォルダ」 に一時的に格納されます。 「連携入力フォルダ」は、キャビネットから独立した存在であり、キャビネットに登録 するには上に示した作業を行う必要があります。 ドラッグ＆ドロップについて ドラッグ＆ドロップによってキャビネットのフォルダに登録された文書は「連携入力 フォルダ」から移動されます。（コピーされるわけではありません。）また、一旦「連携 入力フォルダ」からキャビネットのフォルダに登録した文書を再び連携入力フォルダに 戻すことはできません。 -199- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -200- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン 入力機能 このセクションではコマンドライン入力機能の概念と操作について解説します。 次の項目から構成されます。 ・ コマンドライン入力機能の基本概念 ・ コマンドライン入力フォルダからの登録操作 (a) コマンドライン入力フォルダの設定 (b) コマンドライン入力の手順 -201- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力機能の基本概念 コマンドライン入力機能は、MS-DOS コマンドを実行、または瞬簡ファイリングのアプリケー ションアイコンまたは、そのショートカットアイコンに登録対象となる文書ファイルアイコン をドラッグ＆ドロップすることによって、対象ファイルを必要に応じて PDF ファイルに変換し、 コマンドライン入力フォルダに登録する機能です。 コマンドライン入力機能を利用することで、外部アプリケーションを呼び出す際にファイルを ※ パラメータとして指定できるソフトウェア から簡単に瞬簡ファイリングに転送することがで きます。 ※ セイコーエプソン株式会社製 OCR ソフトウェア「読ん de!! ココ」や、PFU 社製カラーイメージスキャナ「ScanSnap」など コマンドライン入力フォルダ 「コマンドライン入力フォルダ」は、コマンドライン入力機能によって登録される文書ファイル を一時的に保存するキャビネットから独立したフォルダです。そのため、連携入力フォルダ／ スキャナフォルダ内の文書と同様に任意のキャビネットのフォルダに登録（移動）する必要が あります。 重要： コマンドライン入力フォルダの作成場所について コマンドライン入力フォルダは、無用なトラブルを避けるためにもネットワーク上の 他のコンピュータなどからアクセスできないローカルディスク上の場所に作成するこ とを推奨します。共有フォルダの中や、コマンドライン入力フォルダを共有フォルダに 設定した場合、コマンドライン入力機能によって作成されるファイルが別のユーザーに よって削除されたり、名前が変更されたりする可能性があり、この場合、瞬簡ファイリ ングが正常に動作できなくなります。 -202- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダ文書 コマンドライン入力機能によって取り込んだ文書の総称で、「コマンドライン入力フォルダ」に 格納されます。 表示方法 キャビネットツリーのコマンドライン入力フォルダ以下にあるコマンドライン入力フォルダ（図 の場合「コマンドライン」）を選択すると、メインウィンドウ右側に選択したコマンドライン入 力フォルダの内容が表示されます。表示方法は「サムネイル」、「小さいアイコン」、「一覧表示」、 「情報表示」の各ツールボタンから選べます。 コマンドライン入力フォルダのツールボタン （左からサムネイル、小さいアイコン、一覧表示、情報表示） サムネイル表示の例 小さいアイコン表示の例 一覧表示の例 情報表示の例 -203- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダからの登録操作 必要な設定を行った後、コマンドライン入力フォルダに取り込んだ文書ファイルをキャビネッ トに文書登録します。手順は次の通りです。 ・ コマンドライン入力の設定 ・ コマンドライン入力フォルダの文書を文書登録する -204- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダの設定 機能解説 コマンドライン入力フォルダについての設定を行います。 操作手順 1. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面を使って設定します。 設定の詳細については、「環境設定」の「コマンドライン入力フォルダの設定」の項を 参照してください。 -205- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力の手順 機能解説 以下のいずれかの方法を使ってコマンドライン入力機能を利用します。 1. MS-DOS コマンドを実行する 瞬簡ファイリングの ショートカットアイコン 2. 瞬簡ファイリングのアプリケーションアイコン（またはそのショートカットアイコン） に登録対象となる画像／ PDF ファイルなどのアイコンをドラッグ & ドロップする。 操作手順 1. MS-DOS コマンドによる文書の登録 以下にコマンドライン入力フォルダに登録する際に使用するコマンドのシンタックス を示します。 コマンドシンタックス： skfiling.exe_ パラメータ 1_ パラメータ 2... （記号「 _ 」は、半角スペースを表す。） コマンドプロンプトウィンドウから上記のコマンドを実行すると、パラメータに指定し た文書ファイルを必要に応じて PDF ファイルに変換した後、コマンドライン入力フォ ルダに登録します。コマンドライン入力機能を利用する時には、以下の点についてご注 意ください。 ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ コマンドを実行しているディレクトリに瞬簡ファイリングのプログラムフォルダま でのパスが設定されている必要があります。パスが設定されていない場合には、エ ラーが発生し、コマンドを実行できません。そのような場合には、上記のコマンド の skfilng.exe の部分を「C:¥Program Files¥Xelo¥ShunkanFiling2¥skfiling.exe 」のようにフルパスで記述する必要があります。 パラメータとして渡すファイルのパスにスペースが含まれる場合には、パラメータ をダブルクォーテーション（”）で括る必要があります。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面でコマンドライン 入力機能が「無効」である時に上記のコマンドを実行しても処理されません。 瞬簡ファイリングが、文書変換／登録／ OCR 処理など何らかの処理を実行してい る最中には、コマンドを実行しても処理されません。 コマンドの各パラメータは、PDF 変換／登録対象となるファイル名（フルパス／相 対パス）です。 半角スペースで区切ることで複数のファイルを連続して登録することができます。 パラメータ中にワイルドカード文字（＊／？）を使用することはできません。 コマンドライン入力機能を実行すると瞬簡ファイリングが PDF 変換／登録作業を 行います。そのため、処理が終了するまでの間、瞬簡ファイリングを操作すること ができません。 2. アプリケーションアイコンへのドラッグ & ドロップによる文書登録 エクスプローラを使って、文書ファイルのアイコンを瞬簡ファイリングのアプリケー ションアイコンにドラッグ & ドロップすることで、瞬簡ファイリングのコマンドライ ン入力フォルダに登録することができます。 ドラッグ & ドロップによって登録する際には、以下の点についてご注意ください。 ・ 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「コマンドライン」画面でコマンドライン 入力機能が「無効」である時に文書ファイルアイコンを瞬簡ファイリングのアイコ ンにドラッグ & ドロップしても処理されません。 ・ 瞬簡ファイリングが、文書変換／登録／ OCR 処理など何らかの処理を実行してい る最中には、文書ファイルアイコンを瞬簡ファイリングのアイコンにドラッグ & ド ロップしても処理されません。 ・ ドラッグ & ドロップによって登録できるのは、文書ファイルアイコンだけです。文 書ファイルのショートカットアイコンをドラッグ & ドロップするとエラーが発生 し、登録することができません。 ●注意事項 「コマンドライン入力フォルダ」のファイルについて コマンドライン入力機能によって登録された文書は、「コマンドライン入力フォルダ」 に格納されます。格納先は「瞬簡ファイリング設定」ダイアログで指定したパスです。 「瞬簡ファイリング設定」に関する詳細は本書「環境設定」の「コマンドライン入力フォ ルダ設定」の項を参照してください。この時点のファイルはまだキャビネットの文書で はありません。取り込み後にキャビネットのフォルダに「文書登録」を行います。 -206- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダの文書を文書登録する 機能解説 コマンドライン入力フォルダに転送された文書をキャビネットに登録します。 操作手順 1. コマンドライン入力フォルダを選択し、画面右に表示されるファイルアイコンを登録先 のキャビネットのフォルダアイコンにドラッグ & ドロップします。 ●注意事項 「コマンドライン入力フォルダ」のファイルについて コマンドライン入力機能によって転送された文書は、「コマンドライン入力フォルダ」 に格納されます。「コマンドライン入力フォルダ」は、キャビネットから独立した存在 であり、キャビネットに登録する必要があります。 ドラッグ & ドロップについて ドラッグ & ドロップによってキャビネットのフォルダに登録すると文書は「コマンド ライン入力フォルダ」から移動されます。（コピーではありません。）また、一旦「コマ ンドライン入力フォルダ」からキャビネットのフォルダに登録した文書を再びコマンド ライン入力フォルダに戻すことはできません。 -207- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -208- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR 機能 このセクションでは OCR 機能の概念と操作について解説します。 次の項目から構成されます。 ・ OCR に関する基本概念 ・ OCR に関する操作 ・ OCR 文書に関する注意事項 -209- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR に関する基本概念 OCR OCR（光学文字認識：Optical Character Recognition、または Optical Character Reader）は、 画像中の文字を光学的に読み取り、文字パターンとの照合などの処理を行うことでコンピュー タ上で扱える文字データに変換する機能／装置を指します。 その認識結果は、対象となる画像の品質や、そのレイアウトなどに大きく依存し、100% の識 字率を得ることは困難です。 OCR 処理 瞬簡ファイリングの OCR 処理は、キャビネットなどに登録されている「オリジナル文書が画像 である文書」や、「オリジナルが PDF ファイルである文書の内、PDF ファイル中にテキストを 含まないもの」に対して実行でき、得られた文字データは透明なテキストとして PDF ファイル に埋め込みます。 ※ PDF ファイルや一部の画像形式については、PDF ファイルを一旦画像（ラスターイメージ） に変換した後、OCR 処理します。 この処理により、イメージスキャナから取り込んだ文書など、オリジナルファイルにテキスト が全く含まれていないものに対しても全文検索を行うことができます。 -210- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR に関する操作 このセクションでは OCR に関連する次の操作を紹介します。 ・ OCR 処理する ・ スキャナ文書作成時に OCR 処理する ・ コマンドライン入力時に OCR 処理する -211- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR 処理する 機能解説 ごみ箱以外のキャビネットのフォルダ（文書フォルダ／スキャナフォルダ／連携入力フォ ルダ／コマンドライン入力フォルダ）に保存されているイメージ文書に OCR 処理を行うこ とができます。OCR 処理で得られたテキストデータは、文書の PDF ファイルに透明なテキ ストとして埋め込まれます。この処理によってイメージスキャナから取り込まれた文書に 対して全文検索することが可能となります。 操作手順 1. キャビネットの文書フォルダ／スキャナフォルダ／連携入力フォルダ／コマンドライ ン入力フォルダに保存されている文書を選択します（複数可） 。 2. 以下のいずれかの方法で選択した文書を OCR 処理します。 I. 「ツール」メニューから「イメージ文書 OCR...」を選択する。 「OCR」ボタン II. スキャナフォルダ／コマンドラインフォルダ／連携入力フォルダ内の文書の 場合には、マウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキストメニュー から「イメージ文書 OCR...」を選択する。 III. ツールバー上の「OCR」ボタンをクリックする。 確認画面が表示されますので「OK」を選択します。 OCR 文書作成確認画面 3. OCR 処理が行われます。処理の過程によって画面のメッセージが変化します。また、 処理の進行状況を２本のプログレスバーによって表示します。 文字認識中画面 OCR 処理によってテキストが挿入されて いることを示すアイコン 4. OCR 処理に成功すると対象文書のサムネイル右下に OCR 処理によってテキストが挿入 されていることを示すアイコンが表示されます。 ●注意事項 OCR 処理可能なファイルについて OCR 処理可能な文書は、そのオリジナルが BMP/TIFF 等の画像ファイルか、OCR テキ スト以外のテキストを含まない PDF ファイルです。 瞬簡ファイリング上で行われる OCR 処理は、基本的にオリジナルが画像の場合、その 画像に対して行いますが、特殊な形式の画像の場合やオリジナルの画像が無い場合（オ リジナルが PDF ファイルの場合）には、PDF ファイルのページを一旦画像に変換した後、 この画像に対して OCR 処理します。PDF ファイルを画像に変換する際の解像度は、 「瞬 簡ファイリング設定」の「OCR」画面にて行います。 詳細についてはこのセクションの「OCR 処理に関する注意事項」を参照してください。 -212- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナ文書作成時に OCR 処理する 機能解説 イメージスキャナを用いて紙文書の取り込み時に OCR 処理を行い、得られたテキストを PDF ファイルに埋め込みます。この処理によって、スキャナ文書に対しても全文検索を行う ことができるようになります。 操作手順 1. 以下のいずれかの方法でスキャナ文書の作成時に OCR 処理を行うように設定します。 I. 「ツール」メニューの「自動設定」から「イメージ文書自動 OCR」を選択する。 II. ツールバー上の「自動 OCR」ボタンをクリックする。 2. スキャナ文書を作成します。作成方法については、「キャビネット」の「文書をスキャ ナから登録する」の項を参照してください。 「自動 OCR」ボタン 3. OCR 処理は、スキャナから取り込まれた画像ファイルから PDF ファイルを作成した後 に行われます。処理の進行状況にしたがって画面に表示されるメッセージが変化しま す。また、OCR の処理状況を２本のプログレスバーに表示します。 文字認識中画面 4. OCR 処理に成功すると対象文書のサムネイル右下に OCR 処理によってテキストが挿入 されていることを示すアイコンが表示されます。 OCR 処理によってテキストが挿入されて いることを示すアイコン ●注意事項 OCR 変換対象となるファイルについて 瞬簡ファイリング上で行われる OCR 処理は、基本的にオリジナルが画像の場合、その 画像に対して行いますが、特殊な形式の画像の場合やオリジナルの画像が無い場合（オ リジナルが PDF ファイルの場合）には、PDF ファイルのページを一旦画像に変換した後、 この画像に対して OCR 処理します。PDF ファイルを画像に変換する際の解像度は、 「瞬 簡ファイリング設定」の「OCR」画面にて行います。 -213- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力時に OCR 処理する 機能解説 コマンドライン入力機能を用いて、コマンドライン入力フォルダへの登録時に OCR 処理を 行い、得られたテキストを PDF ファイルに埋め込みます。 操作手順 1. 「瞬簡ファイリング設定」の「コマンドライン」画面のチェックボックス「取り込み時 に自動で OCR 処理を行う」にチェックマークを付けます。 2. コマンドライン入力フォルダへ、画像ファイル /PDF ファイルを登録します。 登録方法については、「キャビネット」の「コマンドライン入力の実際」の項を参照し てください。 3. OCR 処理は、コマンドライン入力フォルダへの登録時に行われます。 処理の進行状況にしたがって画面に表示されるメッセージが変化します。また、OCR の処理状況を２本のプログレスバーに表示します。 文字認識中画面 4. OCR 処理に成功すると対象文書のサムネイル右下に OCR 処理によってテキストが挿入 されていることを示すアイコンが表示されます。 OCR 処理によってテキストが挿入されて いることを示すアイコン ●注意事項 OCR 変換対象となるファイルについて OCR 処理可能な文書は、そのオリジナルが BMP/TIFF 等の画像ファイルか、OCR テキ スト以外のテキストを含まない PDF ファイルです。 瞬簡ファイリング上で行われる OCR 処理は、基本的にオリジナルが画像の場合、その 画像に対して行いますが、特殊な形式の画像の場合やオリジナルの画像が無い場合（オ リジナルが PDF ファイルの場合）には、PDF ファイルのページを一旦画像に変換した後、 この画像に対して OCR 処理します。PDF ファイルを画像に変換する際の解像度は、 「瞬 簡ファイリング設定」の「OCR」画面にて行います。 -214- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR 文書に関する注意事項 OCR 処理について OCR 処理可能な文書は、そのオリジナルが BMP/TIFF 等の画像（ラスターイメージ）ファ イルか、OCR テキスト以外のテキストを含まない PDF ファイルです。 瞬簡ファイリング上で行われる OCR 処理は、基本的にオリジナルが画像の場合、その画像 に対して行いますが、一部の特殊な形式の画像の場合やオリジナルの画像が無い場合（オ リジナルが PDF ファイルの場合）には、PDF ファイルのページを一旦画像に変換（ラスタ ライズ）した後、この画像に対して OCR 処理します。PDF ファイルを画像に変換する際の 解像度は、「瞬簡ファイリング設定」の「OCR」画面にて行います。 -215- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -216- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力 このセクションでは出力機能の概念と操作について解説します。 次の項目から構成されます。 ・ 連携出力機能とは ・ 連携出力操作 連携出力機能とは 連携出力機能とは、キャビネットに登録されている PDF ファイル／ PDF ファイルに含まれる テキスト／ PDF ファイルの先頭ページのサムネイル画像を「瞬簡ファイリング設定」ダイアロ グの「出力」画面で設定されている出力先に出力（転送）する機能です。 転送先として次の２種類を設定することができます。 ・ローカル／ネットワークフォルダ ・FTP サーバ 瞬簡ファイリングでは、同時に最大 24 個の連携出力先を設定し、利用することができます。 -217- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力操作 選択しているキャビネットの文書をあらかじめ設定しておいた連携出力先に出力します。 操作手順は、以下の通りです。 ・ 連携出力先の設定 ・ キャビネット中の文書に対応する PDF ファイルなどを連携出力 -218- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力先の設定 機能解説 連携出力先の設定を行います。 操作手順 1. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログの「出力」画面を使って設定します。 設定の詳細については、「環境設定」の「連携出力」の項を参照してください。 -219- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット中の文書を連携出力する 機能解説 キャビネット中の選択している文書を連携出力します。 操作手順 1. キャビネットの文書フォルダ／スキャナフォルダ／連携入力フォルダ／コマンドライ ン入力フォルダ内から連携出力する文書を選択します。 2. 以下のいずれかの方法で連携出力先を選択します。 I. 「文書」メニューの「連携出力」サブメニューから連携出力先を選択する。 II. ツールバー上の「連携出力」ボタン右の▼をクリックして表示されるサブメ ニューから連携出力先を選択する。 III. ツールバー上の「連携出力」ボタンをクリックする。※ IV. ツールバー上の「連携出力」ボタンに対象文書をドラッグ＆ドロップする。※ ●注意事項 ※ 「連携出力」ボタンをクリック、または「出力」ボタンに出力対象となる文書をドラッ グ＆ドロップする場合には、規定の出力先として設定されている連携出力先に出力さ れます。 「連携出力」ボタン -220- 瞬簡ファイリング取扱説明書 環境設定 環境設定とは このセクションでは、瞬簡ファイリングを使用するために必要となる環境設定について解説し ます。 ファイルや文書を格納するフォルダのパス設定のほか、スキャナドライバの選択、PDF 変換、 OCR 処理などについての諸設定を行います。環境設定項目は、次の 12 項目で構成されています。 ・ キャビネット ・ 起動 ・ ワークパレット ・ ごみ箱 ・ スキャナ ・ コマンドライン ・ 入力 ・ 出力 ・ OCR ・ クセロ PDF2 ・ PDF ビューア ・ デザイン -221- 瞬簡ファイリング取扱説明書 キャビネット このセクションではキャビネットについて、次の設定を行います。 ・ キャビネットを新規作成する際の管理モードに関する設定 ・ 複数ページの TIFF ファイル（マルチページ TIFF）を登録時のページ分割についての設定 ・ 文書登録時の文書名重複についての文書名自動調整処理の設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「キャビネット」画面 -222- 瞬簡ファイリング取扱説明書 新規キャビネットの属性 機能解説 新たにキャビネットを作成する際に表示される「キャビネットの新規作成」ダイアログに ある文書管理モード（左図、赤枠部）の初期値を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「キャビネット」を選択します。 キャビネットの新規作成ダイアログ 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「キャビネット」画面 3. 新規にキャビネットを作成する際の文書管理モードの初期値を設定します。 1 オリジナル文書を管理する 新規に作成したキャビネットにオリジナル文書をコピーして、オリジナル文書と PDF ファイルの両方を管理します。 2 PDF ファイルのみを管理する 新規に作成したキャビネットには、オリジナル文書をコピーせず、オリジナル文 書から作成された PDF ファイルだけを管理します。 4. PDF ファイルのみを管理する場合、文書をスキャナフォルダ／コマンドライン入力フォ ルダ／入力フォルダから登録するとオリジナル文書が削除され、PDF ファイルだけが 登録されます。この時、オリジナルファイルが削除されることを警告するダイアログを 表示する場合には、チェックボックス「PDF モードで特殊フォルダから登録するとき に警告を出す」にチェックマークを付けます。 ●注意事項 ・キャビネット作成後に文書管理モードを変更することはできません。 ・キャビネットの文書管理モードに関する詳細については、本書「管理概念説明」の「キャ ビネット」の項を参照してください。 -223- 瞬簡ファイリング取扱説明書 マルチページ TIFF の扱い 機能解説 複数のページで構成された TIFF ファイル（マルチページ TIFF）をキャビネットに登録する 際、これをページごとに分割し、別々の文書として登録するか、複数のページを１つの文 書として登録するかを指定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「キャビネット」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「キャビネット」画面 3. キャビネットにマルチページ TIFF ファイルを登録する際、ページごとに分割して別々 の文書として登録する場合には、チェックボックス「登録時にページ単位にばらす」に チェックマークを付けます。 4. ADF（Auto Documents Feeder）を使って、複数枚の紙文書をスキャナから取り込んだ ときに、ページごとに分割して別々の文書として登録する場合には、チェックボックス 「スキャン時にページ単位にばらす」にチェックマークを付けます。 ●注意事項 ・「スキャン時にページ単位にばらす」設定はスキャン画像形式として「TIFF」が選択され ている場合のみ有効です。「BMP」など、「TIFF」以外のファイル形式が選択されている 場合には、このオプションの設定に関わらず、ページ毎に別々の文書として登録されます。 ・ スキャン画像形式で「TIFF」が選択されており、「スキャン時にページ単位にばらす」が 選択されていない状態で ADF を使ってスキャンされた画像は、マルチページ TIFF として 作成されます。 -224- 瞬簡ファイリング取扱説明書 登録文書名が重複する際の処理 機能解説 文書の登録先のキャビネット／フォルダに既に同じ名前の文書が存在した場合の取り扱い について設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「キャビネット」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「キャビネット」画面 3. キャビネットの文書登録時に文書名の重複が生じる際、文書名の変更ダイアログを表示 せず自動的に回避（連番付与による）させたい場合、チェックボックス「文書登録時に 重複するファイル名を自動的に調整する」にチェックマークを付けます。 -225- 瞬簡ファイリング取扱説明書 起動 このセクションでは、瞬簡ファイリングを起動する際に表示されるスプラッシュウィンドウに ついての設定を行います。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「起動」画面 -226- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スプラッシュウィンドウの表示 機能解説 瞬簡ファイリング起動時にスプラッシュウィンドウを表示するか否かを設定します。 瞬簡ファイリングのスプラッシュウィンドウ 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. スプラッシュウィンドウを表示する場合には、チェックボックス「スプラッシュウィン ドウを表示する」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「起動」画面 -227- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレット このセクションでは、ワークパレットに関する設定を行います。 次の設定を行います。 ・ 作業フォルダの設定 ・ ステータスバーに表示する用紙サイズの単位の設定 ・ 瞬簡ファイリング終了時のワークパレット上のアイテムの取り扱いについての設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ワークパレット」画面 -228- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ワークパレットの作業フォルダの設定 機能解説 ワークパレットによる処理の際に使用される中間ファイルを保存する作業フォルダを設定 します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「ワークパレット」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ワークパレット」画面 3. 「ワークパレット作業フォルダ」フィールドにワークパレットが内部で使用する中間ファ イルの保存先フォルダのフルパスを以下のいずれかの方法で設定します。 I. ワークパレット作業フォルダとして使用するフォルダのフルパスを直接この フィールドに入力する。 II. フィールド右にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使ってワークパレット作業フォルダとして使用するフォルダを選 択する。 ●注意事項 ・ 指定するフォルダには、現在 Windows にログオンしているユーザに読み書きできる権限 が必要です。 -229- 瞬簡ファイリング取扱説明書 用紙サイズの単位の設定 機能解説 ワークエリア／ページリストのサムネイル上にマウスカーソルを重ねた時にワークパレッ トウィンドウのステータスバーに表示される用紙サイズの単位を設定します。 用紙サイズの例 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「ワークパレット」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ワークパレット」画面 3. 「用紙サイズの単位」エリアのラジオボタンを使って、ステータスバーに表示される用 紙サイズの単位を選択します。 -230- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アプリケーション終了時のワークパレット上のアイテムについて 機能解説 瞬簡ファイリング終了時にワークパレット上にアイテムが残っている場合の取り扱いにつ いて設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「ワークパレット」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ワークパレット」画面 3. 瞬簡ファイリング終了時にワークパレット上のアイテム全てを削除する場合には、 チェックボックス「終了時にワークパレットの内容を空にする」を選択します。 4. ワークパレット上にアイテムが存在することを警告するダイアログを表示する場合に は、画面上のチェックボックス「終了時にワークパレットにアイテムが有る場合は警告 をだす」をチェックします。 チェックボックス「終了時にワークパレットにアイテムが有る場合は警告をだす」だけを 選択した場合の警告ダイアログ チェックボックス「終了時にワークパレットにアイテムが有る場合は警告をだす」／「終了時 にワークパレットの内容を空にする」双方を選択した場合の警告ダイアログ -231- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ごみ箱 このセクションでは削除する文書の一時保存フォルダである「ごみ箱」について、次の設定を 行います。 ・ キャビネットツリーに表示する「ごみ箱」フォルダの名称の設定 ・ ごみ箱フォルダのパスの設定 ・ 瞬簡ファイリング終了時のごみ箱フォルダ内の文書の取り扱いについての設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ごみ箱」画面 -232- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ごみ箱フォルダ名の設定 機能解説 キャビネットツリーに表示される「ごみ箱」フォルダの名前を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「ごみ箱」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ごみ箱」画面 3. 「ごみ箱の名前」フィールドにキャビネットツリーに表示される「ごみ箱」フォルダの 名前を入力します。 ごみ箱フォルダ -233- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ごみ箱フォルダのパスの設定 機能解説 削除する文書を一時的に保存する「ごみ箱」フォルダとして使用するフォルダのフルパス を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「ごみ箱」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ごみ箱」画面 3. ごみ箱として使用するフォルダのフルパスを以下のいずれかの方法で設定します。 I. 「ごみ箱」フォルダとして使用するフォルダのフルパスを直接このフィールド に入力する。 II. フィールド右にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使って「ごみ箱」フォルダとして使用するフォルダを選択する。 機能解説 ごみ箱とは、キャビネットやスキャナフォルダ、入力フォルダ、コマンドライン入力フォ ルダから削除した文書を一時的に格納するフォルダです。 -234- 瞬簡ファイリング取扱説明書 アプリケーション終了時のごみ箱フォルダ内の文書について 機能解説 瞬簡ファイリング終了時にごみ箱に入れられた文書の扱いについての設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「ごみ箱」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「ごみ箱」画面 3. 瞬簡ファイリングを終了する際に「ごみ箱」フォルダに入れられている文書すべてを削 除する場合には、チェックボックス「瞬簡ファイリング終了時にごみ箱の中身を空にす る」にチェックマークを付けます。 チェックマークを付けると瞬簡ファイリング終了時に「ごみ箱」に保存されているすべ てのファイルを削除します。このとき、チェックボックス「確認のダイアログを表示す る」がチェックされているとごみ箱を空にするかを確認するダイアログを表示します。 -235- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナ設定 このセクションでは、イメージスキャナの利用に関する次の設定を行います。 ・ キャビネットツリーに表示するスキャナフォルダ名の設定 ・ スキャナフォルダのパスの設定 ・ スキャンに使用するスキャナドライバの選択 ・ スキャナによって作成される画像ファイル形式の指定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「スキャナ」画面 -236- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダ名の設定 機能解説 キャビネットツリーに表示されるスキャナフォルダ名を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「スキャナ」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「スキャナ」画面 3. フィールド「スキャナフォルダの名前」にキャビネットツリーに表示されるスキャナ フォルダの名前を入力します。 スキャナフォルダ -237- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナフォルダのパス 機能解説 スキャナから取り込んだ画像ファイルとそれらから作成した PDF ファイルを一時的に保存 するスキャナフォルダのパスを設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「スキャナ」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「スキャナ」画面 3. 「スキャナフォルダのパス」フィールドにパスを直接入力するか、 「参照」ボタンをクリッ クして表示される「フォルダの参照」ダイアログを用いて、スキャナフォルダを指定し ます。 -238- 瞬簡ファイリング取扱説明書 スキャナドライバの選択 機能解説 スキャナを使った紙文書の取り込みに用いる TWAIN 対応スキャナドライバを選択します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「スキャナ」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「スキャナ」画面 3. 「使用するスキャナ」リストに表示されている TWAIN 対応スキャナドライバから、使 用するものをクリックして選択します。 ●注意事項 コンピュータに TWAIN 対応のスキャナドライバがインストールされていない場合には、 「使 用するスキャナ」リストには何も表示されません。また、リストに表示されているドライ バを選択しても、ドライバに対応するスキャナがコンピュータに接続されていなければ、 スキャナを利用することはできません。 -239- 瞬簡ファイリング取扱説明書 画像ファイル形式の設定 機能解説 イメージスキャナを使って作成する画像のファイル形式を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「スキャナ」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「スキャナ」画面 3. 「画像ファイル形式」エリアにあるラジオボタンを使って、スキャンした際に作成する 画像ファイルの形式を選択します。 ●注意事項 ・ 選択可能な画像ファイル形式は、BMP ／ JPEG ／ TIFF ／ PNG です。 ・ JPEG を選択した場合、その品質を指定することができます。 ・ TIFF を選択した状態で、ADF（Auto Document Feeder）を用いて複数枚の原稿を取り 込むとマルチページ TIFF ファイルとして取り込みます。ただし、 「キャビネット」に関 する設定で「スキャン時にページ単位にばらす」が選択されている場合には、ページご とに別々の TIFF ファイルとして取り込まれます。 -240- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン このセクションでは、コマンドライン入力フォルダについて、次の設定を行います。 ・ コマンドライン入力機能の有効／無効の設定 ・ キャビネットツリーに表示するコマンドライン入力フォルダ名の設定 ・ コマンドライン入力フォルダのパスの設定 ・ コマンドライン入力時の OCR 機能の有効／無効の設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「コマンドライン」画面 -241- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力機能の有効／無効 機能解説 コマンドライン入力機能の有効／無効の設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「コマンドライン」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「コマンドライン」画面 3. コマンドライン入力機能を有効にするには、チェックボックス「コマンドライン入力 フォルダを使用する」をクリックして、チェックマークを付けます。コマンドライン入 力機能が有効になるとキャビネットツリーにコマンドライン入力フォルダアイコンが 表示されます。 → コマンドライン入力フォルダ： 無効 -242- コマンドライン入力フォルダ：有効 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダ名の設定 機能解説 コマンドライン入力フォルダの名称を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「コマンドライン」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「コマンドライン」画面 3. 「コマンドライン入力フォルダの名前」フィールドにキャビネットツリーに表示される コマンドライン入力フォルダの名前を入力します。 コマンドライン入力フォルダ -243- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力フォルダのパスの設定 機能解説 コマンドライン入力されたファイルを保存するフォルダパスを設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「コマンドライン」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「コマンドライン」画面 3. 「コマンドライン入力フォルダのパス」フィールドにフルパスを直接入力するか、 「参照」 ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」ダイアログボックスを使って、コ マンドライン入力されたファイルを保存するフォルダを設定します。 -244- 瞬簡ファイリング取扱説明書 コマンドライン入力時の OCR 設定 機能解説 コマンドライン入力時の OCR 機能の有効／無効についての設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「コマンドライン」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「コマンドライン」画面 3. ファイルがコマンドライン入力フォルダへの転送時に OCR 処理を行う場合には、チェッ クボックス「取り込み時に自動で OCR 処理を行う」にチェックマークを付けます。 -245- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダ設定 このセクションでは入力フォルダの設定について解説します。 ・ 連携入力フォルダの追加／編集／削除 ・ 連携入力フォルダの表示順の設定 ・ 連携入力モード時の連携入力フォルダの状態の設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「入力」画面 -246- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダの追加 機能解説 連携入力フォルダを追加登録します。最大 24 個の連携入力フォルダを登録することができ ます。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「入力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「入力」画面 3. 「新規」ボタンをクリックし、「連携入力設定」ダイアログを表示します。 「連携入力設定」ダイアログ 4. 「連携入力設定」ダイアログのそれぞれのフィールドに必要な情報を入力します。 1 フィールド「連携フォルダの名前」 キャビネットツリーの「入力フォルダ」に表示される連携入力フォルダ名を指定し ます。 2 フィールド「連携フォルダのパス」 監視対象のフォルダから取り込んだイメージファイル／ PDF ファイルを一時的に格 納する連携入力フォルダのフルパスです。以下のいずれかの方法で指定します。 I. 連携入力フォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使って連携入力フォルダを選択する。 3 フィールド「監視対象の指定」 連携入力フォルダ機能で内容を監視するフォルダ（監視対象フォルダ）のフルパス を指定します。 I. 監視対象フォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使って監視対象フォルダを選択する。 4 フィールド「チェックインターバル」 監視対象フォルダを監視する時間間隔を分単位で設定します。初期状態では、「5 分」 に設定されています。 -247- 瞬簡ファイリング取扱説明書 5. 「連携入力設定」ダイアログのそれぞれのフィールド内容に誤りがないことを確認した 後、「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。 -248- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダの編集 機能解説 登録されている連携入力フォルダの設定内容を編集します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「入力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「入力」画面 3. 以下のいずれかの方法で「連携入力設定」ダイアログを表示します。 I. リスト中の編集対象となる項目をダブルクリックする。 II. リスト中の編集対象となる項目をクリックして選択した後、ダイアログ中の「編集」 ボタンをクリックする。 「連携入力設定」ダイアログ -249- 瞬簡ファイリング取扱説明書 4. 「連携入力設定」ダイアログのそれぞれのフィールドの内容を編集します。 1 フィールド「連携フォルダの名前」 キャビネットツリーの「入力フォルダ」に表示される連携入力フォルダ名を指定し ます。 2 フィールド「連携フォルダのパス」 監視対象のフォルダから取り込んだイメージファイル／ PDF ファイルを格納する連携 入力フォルダのフルパスを指定します。以下のいずれかの方法で指定します。 I. 連携入力フォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使って連携入力フォルダを選択する。 3 フィールド「監視対象の指定」 連携入力フォルダ機能で監視するフォルダ（監視対象フォルダ）のフルパスを指定 します。 I. 監視対象フォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使って監視対象フォルダを選択する。 4 フィールド「チェックインターバル」 監視対象フォルダを監視する時間間隔を分単位で設定します。デフォルトでは、 「5 分」 に設定されています。 5. 「連携入力設定」ダイアログのそれぞれのフィールド内容に誤りがないことを確認した 後、「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。 -250- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダの削除 機能解説 登録されている連携入力フォルダを削除します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「入力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「入力」画面 3. リスト中の削除する項目をクリックして選択し、ダイアログ中の「削除」ボタンをクリッ クします。 4. 確認のダイアログが表示されます。「はい」ボタンをクリックして、連携入力フォルダ の設定を削除します。 「削除確認」ダイアログ ●注意事項 連携入力フォルダの設定を削除しても、削除された連携入力フォルダに対応する実際の フォルダやその中のファイルが削除されることはありません。 -251- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力フォルダの表示順の設定 機能解説 連携入力フォルダは、キャビネットツリーの入力フォルダのサブフォルダとして表示され ますが、ここではその表示順の設定を行います。 「連携入力フォルダ」リストに登録されている連携フォルダは、上から順に表示されます。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「入力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「入力」画面 3. 画面中の「連携入力フォルダ」リスト中の項目をクリックして選択します。 1 表示位置を上に移動する場合 ダイアログ中の「上へ」ボタンをクリックします。 2 表示位置を下に移動する場合 ダイアログ中の「下へ」ボタンをクリックします。 ●注意事項 監視インターバルに同じ間隔が設定されている場合、上から順に処理されます。 -252- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携入力の監視の有効／無効の設定 機能解説 連携入力機能を有効／無効に関する設定を行います。この設定を有効にすると監視対象と して指定したフォルダの監視が開始されます。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「入力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「入力」画面 3. 画面中の「連携入力フォルダ」リスト中の項目左のチェックボックスをクリックして設 定します。 1 監視を有効にする場合 チェックボックスをクリックしてチェックマークを付けます。 2 監視を無効にする場合 チェックボックスをクリックしてチェックマークを外します。 ●注意事項 キャビネットツリーの連携入力フォルダアイコンをマウスの右ボタンをクリックして表 示されるコンテキストメニュー「有効」を使って変更した設定は、 「瞬簡ファイリング設定」 ダイアログの「入力」ページの設定内容に反映されます。 -253- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力設定 このセクションでは、連携出力に関する設定について説明します。 ・ 連携出力先設定の追加 + ネットワーク／ローカルフォルダ + FTP サーバ ・ 連携出力先設定の編集 ・ 連携出力先設定の削除 ・ デフォルト連携出力先の設定 ・ 連携出力メニュー上の表示順を設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「出力」画面 -254- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力先の追加 機能解説 連携出力先を追加登録します。最大 24 個の連携出力先を登録することができます。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「出力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「出力」画面 3. ダイアログ中の「新規」ボタンをクリックして、「連携出力方法の選択」ダイアログを 表示します。 「連携出力方法の選択」ダイアログ 4. 「連携出力方法の選択」ダイアログを使って出力する方法を選択します。 1 ローカル／ネットワーク ローカル／ネットワーク上のフォルダに出力する場合に選択します。 2 FTP FTP サーバにアップロードする場合に選択します。 5. 4. で選択した、出力先（出力方法）に応じた設定ダイアログが表示されます。表示さ れるダイアログに必要な情報を入力します。 -255- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ネットワーク／ローカルフォルダへの出力 機能解説 ネットワーク／ローカルフォルダを連携出力先として指定します。 操作手順 1. 「連携出力方法の選択」ダイアログで「ローカル／ネットワーク」を選択した場合、 「連 携出力設定（ローカル／ネットワークフォルダ）」ダイアログが表示されます。 「連携出力設定（ローカルネットワークフォルダ）」ダイアログ 2. 「連携出力設定（ローカル／ネットワークフォルダ）」ダイアログのそれぞれのフィール ドの内容を入力します。 1 フィールド「連携出力名 」 連携出力名を設定します。ここで設定した出力名は「登録文書」メニューの「連携出力」 階層メニュー、またはツールバー上の「連携出力」ボタン右の▼をクリックして表 示されるメニューに表示されます。 2 チェックボックス「PDF ファイル」 キャビネット中の選択している文書の PDF ファイルをローカル／ネットワークフォ ルダに出力する際にこのチェックボックスをチェックします。 3 フィールド「登録先」（PDF ファイル） PDF ファイルの転送先のローカル／ネットワークフォルダのフルパスを入力します。 以下のいずれかの方法で指定します。 I. ローカル／ネットワークフォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使ってローカル／ネットワークフォルダを選択する。 4 チェックボックス「PDF テキスト」 PDF ファイルから抽出したテキスト情報をローカル／ネットワークフォルダに出力 する際にこのチェックボックスをチェックします。 -256- 瞬簡ファイリング取扱説明書 4「オプション」ボタン このボタンをクリックするとテキストファイルの先頭に付加する情報を設定する「テ キスト出力の詳細」ダイアログを表示します。 「テキスト出力の詳細」ダイアログ 「出力する PDF 文書情報」エリア このエリアのチェックボックスをチェックして、出力するテキストファイル の先頭に付加する文書情報の項目を選択します。 タイトル、サブタイトル、作成者、キーワード、作成、変換、作成日、更新日、 バージョン、ページ数、ファイルサイズの順で出力されます。 チェックボックス「タグを付ける」 PDF 文書情報を出力する際に出力する項目を「タグ」付きで出力する場合に このチェックボックスをチェックします。 チェックボックス「UNICODE」 PDF 文書情報を出力する際に出力する項目の文字コードを「Unicode（UTF-16 BOM 付き）」で出力する場合にこのチェックボックスをチェックします。 5 フィールド「登録先」（PDF テキスト） PDF テキストファイルの転送先のローカル／ネットワークフォルダのフルパスを入力 します。以下のいずれかの方法で指定します。 I. ローカル／ネットワークフォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使ってローカル／ネットワークフォルダを選択する。 6 チェックボックス「サムネイル」 キャビネット中の選択している文書に対応する PDF ファイルの先頭ページのサムネ イル画像をフルカラー Windows BMP ファイルとしてローカル／ネットワークフォ ルダに出力する際にこのチェックボックスをチェックします。 7 フィールド「登録先」（サムネイル） サムネイル画像ファイルの転送先のローカル／ネットワークフォルダのフルパスを 入力します。以下のいずれかの方法で指定します。 I. ローカル／ネットワークフォルダのフルパスを直接このフィールドに入力する。 II. フィールド右下にある参照ボタンをクリックして表示される「フォルダの参照」 ダイアログを使ってローカル／ネットワークフォルダを選択する。 8 フィールド「幅」／「高さ」（サムネイル） サムネイル画像の幅／高さをピクセル単位で指定します。 -257- 瞬簡ファイリング取扱説明書 FTP サーバへの出力 機能解説 FTP サーバを連携出力先として指定します。 操作手順 1. 「連携出力方法の選択」ダイアログで「FTP」を選択した場合、「連携出力設定（FTP）」 ダイアログが表示されます。 「連携出力設定（FTP）」ダイアログ 2. 「連携出力設定（FTP）」ダイアログのそれぞれのフィールドの内容を入力します。 1 フィールド「FTP サーバ 」 出力先の FTP サーバのホスト名または、IP アドレスを入力します。 2 フィールド「ユーザー ID 」 FTP サーバにログインする際に使用するユーザー ID を入力します。 3 フィールド「パスワード」 FTP サーバにログインする際に使用するパスワードを入力します。このフィールドを 空欄のままにしておくと、出力時にパスワードを入力するダイアログが表示されます。 - 4 フィールド「アカウント」 FTP サーバにログインする際に使用するユーザーアカウントを入力します。 5 チェックボックス「PASV モード」 ファイルの転送モードとして PASV モードを使用する場合にチェックします。 6 チェックボックス「PDF ファイル」 キャビネット中の選択している文書の PDF ファイルを FTP サーバにアップロードす る際にこのチェックボックスをチェックします。 7 フィールド「登録先」（PDF ファイル） PDF ファイルの転送先の FTP サーバのディレクトリを入力します。 8 チェックボックス「PDF テキスト」 PDF ファイルから抽出したテキスト情報をテキストファイルとして FTP サーバに アップロードする際にこのチェックボックスをチェックします。 -258- 瞬簡ファイリング取扱説明書 9「オプション」ボタン このボタンをクリックするとテキストファイルの先頭に付加する情報を設定する「テ キスト出力の詳細」ダイアログを表示します。 「テキスト出力の詳細」ダイアログ 「出力する PDF 文書情報」エリア このエリアのチェックボックスをチェックして、出力するテキストファイル の先頭に付加する文書情報の項目を選択します。 タイトル、サブタイトル、作成者、キーワード、作成、変換、作成日、更新日、 バージョン、ページ数、ファイルサイズの順で出力されます。 チェックボックス「タグを付ける」 PDF 文書情報を出力する際に出力する項目を「タグ」付きで出力する場合に このチェックボックスをチェックします。 チェックボックス「UNICODE」 PDF 文書情報を出力する際に出力する項目の文字コードを「Unicode（UTF-16 BOM 付き）」で出力する場合にこのチェックボックスをチェックします。 bk フィールド「登録先」（PDF テキスト） PDF テキストファイルのアップロード先の FTP サーバのディレクトリを入力します。 bl チェックボックス「サムネイル」 PDF ファイルの先頭ページのサムネイル画像をフルカラー Windows BMP ファイル として FTP サーバにアップロードする際にこのチェックボックスをチェックします。 bm フィールド「登録先」（サムネイル） サムネイル画像ファイルのアップロード先の FTP サーバのディレクトリを入力します。 bn フィールド「幅」／「高さ」（サムネイル） サムネイル画像の幅／高さをピクセル単位で指定します。 注意事項 ファイアウォールの外にある FTP サーバへのアップロードには対応していません。 -259- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力先の編集 機能解説 登録されている連携出力先の設定を編集します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「出力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「出力」画面 3. 以下のいずれかの方法で「連携出力先設定」ダイアログを表示します。 I. 「連携出力先」リスト中の連携出力名をダブルクリックする。 II. 「連携出力先」リスト中の連携出力名をクリックして選択した後、「編集」ボ タンをクリックする。 4. 表示された「連携出力先設定」ダイアログを使って設定を編集します。 -260- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力先の削除 機能解説 登録されている連携出力先の設定を削除します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「出力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「出力」画面 3. 「連携出力先」リスト中の連携出力名をクリックして選択した後、 「削除」ボタンをクリッ クします。 4. 選択されている連携出力先が削除されることを警告するダイアログが表示されます。 このダイアログの「OK」ボタンをクリックすると選択した連携出力先の設定が削除さ れます。 -261- 瞬簡ファイリング取扱説明書 デフォルト連携出力先の設定 機能解説 ツールバー上の「連携出力」ボタンをクリック、またはボタンに文書をドラッグ＆ドロッ プしたときに使用される連携出力のデフォルトを設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「出力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「出力」画面 3. 「出力先」リストからデフォルトとして指定する連携出力名のラジオボタンをクリック して選択します。 デフォルトとして選択された項目には、「文書」メニューの「連携出力」サブメニュー、 またツールバー上の「連携出力」ボタン右の▼をクリックして表示されるメニュー項目 にチェックマークが付きます。 -262- 瞬簡ファイリング取扱説明書 連携出力メニュー上の表示順を設定 機能解説 「文書」メニューの「連携出力」サブメニュー、またツールバー上の「連携出力」ボタン右 の▼をクリックして表示されるメニューに表示される連携出力先の順番を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「出力」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「出力」画面 3. 画面中の「連携出力先」リスト中の項目をクリックして選択します。 1 順位を上げる場合 ダイアログ中の「上へ」ボタンをクリックします。 2 順位を下げる場合 ダイアログ中の「下へ」ボタンをクリックします。 -263- 瞬簡ファイリング取扱説明書 OCR 設定 このセクションでは、登録文書を OCR 処理する際の設定について説明します。 ・ 認識対象文字の選択 ・ OCR 処理結果のフィルタ設定 ・ 半角文字出力設定 ・ PDF ファイルを OCR 処理する際の解像度設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「OCR」画面 -264- 瞬簡ファイリング取扱説明書 認識対象文字種の選択 機能解説 OCR 処理で認識対象とする文字の種類を指定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「OCR」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「OCR」画面 3. 「認識対象文字」エリアのチェックボックスを用いて、OCR 処理で認識対象とする文字 の種類を選択します。 注意事項 認識対象外に設定された種類の文字がページ上に存在する文書を OCR 処理すると、場合に よっては、該当する文字が認識対象となる文字として誤認識される場合があります。 -265- 瞬簡ファイリング取扱説明書 認識結果のフィルタリング設定 機能解説 OCR 処理によって認識されたテキストから特定の種類の文字を削除します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「OCR」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「OCR」画面 3. 「OCR 結果のフィルタ」エリアのチェックボックスを用いて、OCR 処理によって得られ たテキストへのフィルタ処理オプションを指定します。それぞれのオプションの機能は 以下の通りです。 スペースを削除する： 認識結果から半角／全角のスペース文字を削除します。 英大文字のみを残す： 認識結果からアルファベットの大文字以外の文字をすべて削除 します。 数字のみを残す： 認識結果からアラビア数字以外の文字をすべて削除します。 英小文字のみを残す： 認識結果からアルファベットの小文字以外の文字をすべて削除 します。 -266- 瞬簡ファイリング取扱説明書 半角文字出力設定 機能解説 OCR 処理によって得られたテキストへの半角文字の出力に関する設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「OCR」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「OCR」画面 3. 認識結果に半角文字の出力を許す場合には、「半角文字」エリアのチェックボックスを 使って、文字種ごとに設定します。チェックが付いていない文字種については、全て全 角文字として出力されます。 -267- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ファイルを OCR 処理する際の解像度設定 機能解説 瞬簡ファイリングが、PDF ファイルを対象に OCR 処理を行う場合、PDF ファイルの各ペー ジを一旦画像に変換した後、この画像を OCR 処理します。ここでは、PDF ファイルのペー ジを画像に変換する際の解像度を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「OCR」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「OCR」画面 3. ポップアップメニュー「解像度」を使って、PDF ファイルのページを画像に変換する 際の解像度を指定します。設定可能な解像度は、200/300/400/600 dpi です。 注意事項 高解像度で処理しても、処理に必要なメモリーの量が増えるだけで、認識率が下がる場合 があります。そのような場合には、より低い解像度に設定して試してみてください。 -268- 瞬簡ファイリング取扱説明書 クセロＰＤＦ２ 瞬簡ファイリングは、Microsoft Excel/Word/PowerPoint などのアプリケーション文書ファイ ルをキャビネットに文書登録する際、製品に付属の PDF 生成仮想プリンタ「クセロ PDF2」を 用いて PDF ファイルに変換し、これを登録します。 このセクションでは、PDF 生成仮想プリンタドライバ「クセロ PDF2」についての各種設定を 行います。次の項目を設定できます。 ・ PDF 設定 ・ セキュリティ設定 ・ 文書情報 これらの設定は、環境設定ダイアログのクセロ PDF2 の設定画面で行います。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「クセロ PDF2」画面 -269- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ＰＤＦ設定 機能解説 クセロ PDF2 を用いて印刷する際に使用するジョブオプションを指定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「クセロ PDF2」を選択します。 3. 「PDF 設定」タブをクリックします。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「クセロ PDF2」画面 ４. ポップアップメニュー「ジョブオプション」を使って、使用するジョブオプションを選 択します。 5. 瞬簡ファイリングでクセロ PDF2 の印刷設定を行う場合には、チェックボックス「シス テム設定値を使用する」からチェックマークを外します。 ●注意事項 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを使ってジョブオプションの設定内容の変更、新規ジョ ブオプションの作成を行うことはできません。 クセロ PDF2 のジョブオプションについての詳細は、「クセロ PDF2 について」の項を参照 してください。 -270- 瞬簡ファイリング取扱説明書 セキュリティ設定 機能解説 クセロ PDF2 が出力する PDF ファイルに設定するセキュリティオプションを指定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「クセロ PDF2」を選択します。 3. 「セキュリティ設定」タブをクリックします。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「クセロ PDF2」画面 4. 瞬簡ファイリングでクセロ PDF2 の印刷設定を行う場合には、チェックボックス「シス テム設定値を使用する」からチェックマークを外します。 5. この画面を使って PDF ファイルに設定するセキュリティレベルを選択します。 セキュリティレベル 閲覧するユーザーに利用可能な機能を制限するためのセキュリティレベルを設定し ます。「クセロ PDF2」では、２段階の暗号化レベルに対応しており、それぞれの暗 号化レベルによって設定可能なオプションが異なります。 ・低（ 40bit RC4） − Acrobat 3.0 およびそれ以降と互換 ・高（128bit RC4） − Acrobat 5.0 およびそれ以降と互換 作成する PDF ファイルに設定する暗号化レベルを設定します。高レベル（128bitRC4）の暗号化が施された PDF ファイルは、Acrobat 5.0/Acrobat Reader 5.0 以降で のみ開くことができます。 文書を開くパスワード（ユーザパスワード） PDF ファイルを開く時に必要なパスワードの設定を行います。パスワードを設定す る際には、チェックボックス「文書を開くときにパスワードが必要」にチェックマー クを付けて行います。 注意： ユーザパスワードには、マスタパスワードと同じパスワードを設定するこ とができません。 権限パスワード（マスタパスワード） PDF ファイルの編集や印刷を許可する範囲を設定するなどセキュリティ設定を変更 する際に要求されるパスワードの設定を行います。パスワードを設定する際には、 チェックボックス「文書の印刷および編集とセキュリティ設定にパスワードが必要」 にチェックマークを付けて行います。 注意： マスタパスワードには、ユーザパスワードと同じパスワードを設定するこ とができません。 権限 このエリアに表示されるオプションを使ってセキュリティレベルに応じた権限を設 定します。設定の詳細については、次ページ以降を参照してください。 ※ クセロ PDF2 によって出力される PDF ファイルは、Ver.1.4（Acrobat 5.0 互換）の PDF ファイルとして出力されます。 -271- 瞬簡ファイリング取扱説明書 暗号化設定：低レベル（40bit RC4 ）の場合の権限オプション 暗号化設定：低レベル（40bit RC4）の場合 印刷を許可しない .................. このオプションを選択すると印刷することができなくなります。 文書の変更を許可しない ..... このオプションを選択するとしおりの追加／削除、リンクの設 定、フォームフィールドの編集等、PDF ファイルを変更できな くなります。 内容のコピーや抽出を許可しない、アクセシビリティを無効にする このオプションを選択すると PDF ファイルから画像／テキスト のクリップボードへのコピー／ファイルへの抽出ができなくな り、アクセシビリティ機能も利用できなくなります。 注釈とフォームフィールドの追加や変更を許可しない このオプションを選択すると PDF ファイルへの注釈の追加／ 変更、フォームフィールドの追加／変更ができなくなります。 （フォームフィールドへの値の入力は可能です。） -272- 瞬簡ファイリング取扱説明書 暗号化設定：高レベル（128bit RC4 ）の場合の権限オプション 暗号化設定：高レベル（128bit RC4）の場合 内容のコピーと抽出を許可 このオプションを選択すると作成された PDF ファイルからのテキスト ／画像の抽出／コピーを可能にします。 アクセシビリティを有効にする このオプションを選択すると作成された PDF ファイル閲覧時のアクセ シビリティ機能（スピーチ機能／表示調整機能／キーボードによるマ ウス代替機能等）を有効にします。 変更を許可......................... 作成された PDF ファイルについて許可する編集操作を指定します。 なし ...................... 一切の変更を禁止します。（署名／フォームフィールドへの入力も行え ません。） ページの挿入、削除、回転 ページの挿入／削除／回転、しおり／サムネイルの作成を除いた変更 を禁止します。 フォームフィールドの入力および既存の署名フィールドに署名 署名／フォームフィールドへの入力だけが行えます。 注 釈 の 作 成、 フ ォ ー ム フ ィ ー ル ド の 入 力、 既 存 の 署 名 フ ィ ー ル ド に 署 名 注釈の作成、署名／フォームフィールドへの入力だけが行えます。 ページの抽出を除くすべての操作 ページの抽出と印刷以外の操作を行うことができます。 印刷 ............................... 作成された PDF ファイルを印刷する際の品質など、印刷にかかわる制 限を指定します。 許可しない ........ 作成された PDF ファイルの印刷ができなくなります。 低解像度 ............. PDF ファイルを印刷する時の解像度が 150 dpi に制限されます。また、 各ページがビットマップ画像として印刷されるため、印刷速度が遅く なります。 高解像度 ............. 印刷時の制限が何も設定されないため、任意の解像度で印刷すること ができます。PostScript プリンタを利用する場合には、高品質のベクト ル印刷を行うことができます。 -273- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報設定 機能解説 クセロ PDF2 を用いて出力される PDF ファイルに設定される文書情報フィールドの内容を 指定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「クセロ PDF2」を選択します。 3. 「文書情報」タブをクリックします。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「クセロ PDF2」画面 ４. 瞬簡ファイリングでクセロ PDF2 の印刷設定を行う場合には、チェックボックス「シス テム設定値を使用する」からチェックマークを外します。 5. タイトル／サブタイトル／作者／キーワードのそれぞれのフィールドに出力される PDF ファイルの文書情報フィールドに設定される文字列を入力します。 ●注意事項 各文書情報フィールドに入力可能な文字列は、半角文字だけの場合には最大 255 文字、半 角／全角文字が混在する場合には、最大 128 文字です。 -274- 瞬簡ファイリング取扱説明書 ＰＤＦビューア このセクションでは、キャビネットに登録されている PDF ファイルを閲覧する際に利用する PDF ビューアについての設定を行います。 次の項目を設定できます。 ・ 使用する PDF ビューアの選択 ・ 瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアについての設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「PDF ビューア」画面 -275- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF ビューアの選択 機能解説 PDF ファイルの閲覧に使用する PDF ビューアを指定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「PDF ビューア」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「PDF ビューア」画面 3. 「PDF ビューア」エリアにあるラジオボタンを使って、キャビネットに登録されている PDF ファイルを閲覧する際に利用する PDF ビューアソフトウェアを選択します。選択 できるビューアは以下の通りです。 ・ クセロ Reader 弊社製品「瞬簡 PDF Plus」に付属の「クセロ Reader」、または弊社が無償で配布 している「クセロ Reader ZERO」を用いて PDF ファイルを表示します。 ・ システム既定の PDF ビューア 拡張子「PDF」と関連付けられている PDF 閲覧ソフトを用いて PDF ファイルを 表示します。 ・ 瞬簡ファイリングの PDF ビューア 瞬簡ファイリングに内蔵されている PDF ビューアを用いて PDF ファイルを表示 します。瞬簡ファイリングの検索機能を用いた場合、検索キーワードのハイライ ト／結果ページの表示を行うことができます。（PDF ビューア内蔵の検索機能で は、検索キーワードのハイライトのみが可能です。） 初期状態では、瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアが選択されています。 ●注意事項 内蔵の PDF ビューア以外を用いると瞬簡ファイリングの検索機能を用いた場合、該当ファ イルを開くだけで、検索結果のハイライト／結果ページの表示を行うことができません。 -276- 瞬簡ファイリング取扱説明書 瞬簡ファイリング内蔵の PDF ビューアについての設定 機能解説 瞬簡ファイリングに内蔵されている PDF ビューアのメニュー／ツールバーの表示／非表示 などについての設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「PDF ビューア」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「PDF ビューア」画面 3. 「瞬簡ファイリングの PDF ビューア」エリアを用いて瞬簡ファイリング内蔵ビューアに ついての設定を行います。 チェックボックス「メニューを表示する」 内蔵 PDF ビューアウィンドウのメニューバーの表示／非表示を設定します。 チェックボックス「ツールバーを表示する」 内蔵 PDF ビューアウィンドウのツールバーの表示／非表示を設定します。 ボタン「検索履歴を消去」 内蔵 PDF ビューアウィンドウの検索リストに保存されている検索履歴を初期化 します。 ボタン「位置情報を消去」 内蔵 PDF ビューアウィンドウの表示位置を初期化します。 ●注意事項 隠れているメニューバーを表示するには、以下のいずれかの方法を用います。 ・ Alt キーを押す。 ・ タブ表示領域の空白部分をマウスの右ボタンでクリックして表示されるコンテキス トメニューを用いる。 -277- 瞬簡ファイリング取扱説明書 デザイン このセクションでは、キャビネットの文書表示エリアのバックグラウンドの色や、サムネイル の表示など画面デザインに関する設定を行います。 ・ キャビネットの文書表示エリアの背景色／文字色の設定 ・ サムネイルの表示設定 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「デザイン」画面 -278- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書表示エリアの背景色／文字色の設定 機能解説 キャビネットの文書表示エリアの背景色／文字色を設定します。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「デザイン」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「デザイン」画面 3. ダイアログ中のカラーボタンをクリックして表示される「色の選択」ダイアログを用い て、キャビネットの文書表示エリアの背景色と文字色を設定します。 「色の選択」ダイアログ 注意事項 表示設定を初期状態に戻すには、「初期値」ボタンをクリックします。 -279- 瞬簡ファイリング取扱説明書 サムネイルの表示設定 機能解説 キャビネットの文書表示エリアに表示されるサムネイルの表示設定を行います。 操作手順 1. 「ツール」メニューから「設定」を選択し、 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログを表示 します。 2. 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ左のリストから「デザイン」を選択します。 「瞬簡ファイリング設定」ダイアログ「デザイン」画面 3. サムネイル表示エリアのボタン／チェックボックスを用いてサムネイルの表示設定を 行います。 ボタン「選択アイテムの枠」 このボタンをクリックして表示される「色の選択」ダイアログを用いて、キャビネッ ト／ワークパレット上で選択されているサムネイルの枠の色を設定します。 チェックボックス「アイテムの背景を描画する」 キャビネットに表示されているサムネイルの背景となるグレーの矩形の表示の有効 ／無効を設定します。 チェックボックス「オリジナル文書のアイコンを描画する」 キャビネットに表示されているサムネイルの左肩にオリジナル文書のアイコンを表 示するか否かを設定します。 以下にオリジナルファイルが MS-Word である文書「ドキュメントの電子化」の表示例 を示します。 背景： アイコン： あり あり 背景： アイコン： あり なし 背景： アイコン： なし あり 背景： アイコン： 注意事項 表示設定を初期状態に戻すには、「初期値」ボタンをクリックします。 -280- なし なし 瞬簡ファイリング取扱説明書 付録 I： PDF 生成仮想 プリンタドライバ 「クセロ PDF2 」 クセロ PDF2 の基本的な使い方 の使い方 「クセロ PDF2」は、紙に印刷する代わりに PDF ファイルを出力する仮想プリンタドライバソフ トウェアです。「瞬簡ファイリング」は、Excel ／ Word ／ PowerPoint など、画像以外の文書ファ イルをキャビネットに登録する際、文書ファイルから PDF ファイルを作成するために「クセロ PDF2」を使用します。 また、「クセロ PDF2」をプリンタに指定して「印刷」コマンドを実行することで、文書ファイ ルを PDF ファイルとして保存することができます。 アプリケーションの「印刷」コマンドを使って、開いている文書ファイルを PDF ファイルとし て出力します。 クセロ PDF2 を使って PDF ファイルを作成するには 1. PDF ファイルとして出力したい文書ファイルを、作成したアプリケーション、またはその 文書ファイルを印刷できるアプリケーションを使って開きます。 2. 「ファイル」メニューから「印刷」コマンドを選択する等して、「印刷」ダイアログボック スを表示します。 「印刷」ダイアログボックスの例（Microsoft® Office Word 2003 の場合） 3. 「印刷」ダイアログボックスの「プリンタ名」リストから「クセロ PDF2」を選択します。 4. 「プロパティ」ボタンをクリックして表示される「クセロ PDF2 のプロパティ」ダイアログ ボックスを使って、必要に応じて出力する PDF の用紙サイズ／解像度／セキュリティオプ ションなどの設定を行います。 「クセロ PDF2 のプロパティ」ダイアログボックス -281- 瞬簡ファイリング取扱説明書 5. 「印刷」ダイアログボックスの「OK」ボタンをクリックして、印刷を実行します。 製品インストール直後の初期状態では、作成される PDF ファイルの保存先を指定する「名 前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。 「名前を付けて保存」ダイアログボックス このダイアログボックスは、保存先フォルダを「ドキュメント」フォルダ（Windows ＸＰ の場合には「マイ ドキュメント」フォルダ）、ファイル名を元の文書ファイルとした状態で 表示されます。 -282- 瞬簡ファイリング取扱説明書 クセロ PDF2 の印刷設定 「クセロ PDF2」の「印刷設定」ダイアログボックスを使って、出力される PDF ファイルの用紙 サイズ、ページの向き、セキュリティオプションなどの設定を行います。 「印刷設定」（プロパティ）ダイアログボックス このダイアログボックスを用いて設定できる項目は、以下の通りです。 標準 ........................................ 用紙サイズ／ページの向き／仮想プリンタの解像度についての設定 を行います。 PDF 設定 ............................... PDF ファイル作成時のジョブオプション（画像の圧縮／フォントの 埋め込み設定）、ファイルの保存先／保存方法についての設定を行 います。 セキュリティ設定 ............. パスワード等、PDF ファイルに設定するセキュリティオプションに ついての設定を行います。 文書情報 ............................... PDF ファイルに埋め込む文書情報（メタデータ）についての設定を 行います。 バージョン情報 ................. プリンタドライバのバージョン情報を表示します。 -283- 瞬簡ファイリング取扱説明書 標準 この画面を用いて、出力される PDF ファイルの用紙サイズ、ページの向き、出力時の印刷解像 度の設定を行います。 用紙サイズ 標準サイズ クセロ PDF2 にプリセットされている用紙サイズです。 用紙サイズ 寸法 US Letter 8.5 × 11 inch US Legal 8.5 × 14 inch Tabloid 11 × 17 inch Excutive 7.25 × 10.5 inch Screen 10 × 7.5 inch A4 210 × 297 mm：初期値 A3 297 × 420 mm B4 257 × 364 mm B5 182 × 257 mm カスタムサイズ ユーザー定義によるカスタム用紙サイズです。用紙の高さ／幅それぞれについて 50.0 ∼ 1200.0 mm の範囲を 0.1mm 単位で設定することができます。この機能を利用すると、 最大でＡ０版（1189 × 841 mm）程度の大きさの用紙サイズまで対応することができ ます。カスタム用紙サイズを追加する方法については、次のページを参照してください。 解像度 出力する PDF ファイルに設定可能な解像度は以下の通りです。 72 dpi 150 dpi 300 dpi 600 dpi : 初期値 Tips： 文書ファイルにプロパティ（属性）として出力解像度を設定可能なアプリケーションの 場合、その解像度とクセロ PDF2 の出力解像度が異なると、意図しない位置で改ページ された PDF ファイルが出力されることがあります。このような現象が発生する時には、 文書ファイルに設定する解像度とクセロ PDF2 の出力解像度を一致させた後、PDF ファ イルの出力を試みてください。 -284- 瞬簡ファイリング取扱説明書 カスタム用紙サイズを追加するには 次の手順に従って、カスタム用紙サイズを編集します。 1. ラジオボタン「カスタムサイズ」を選択した後、「編集」ボタンをクリックして、「カスタ ム用紙の編集」ダイアログボックスを表示します。 「カスタム用紙の編集」ダイアログボックス 2. 新たに設定を追加する場合には「追加」ボタンを、既存のカスタム用紙設定を編集する場 合には、リスト中の編集したい項目を選択した後、「編集」ボタンをクリックして「カスタ ム用紙サイズ」ダイアログボックスを表示します。 「カスタム用紙サイズ」ダイアログボックス 注意： カスタム用紙サイズの名前として設定可能な文字数は、最大 256 文字です。 用紙サイズの幅／高さに設定可能な値の範囲は、50.0 ∼ 1200.0mm です。 3. このダイアログを使って、登録する用紙サイズの名前と用紙の幅／高さを 0.1 ミリ単位で 設定します。 4. 設定に誤りがないことを確認した後、「OK」ボタンをクリックして設定します。 5. 「OK」ボタンをクリックして、設定を保存し「カスタム用紙の編集」ダイアログボックス を閉じます。「キャンセル」ボタンをクリックすると手順３で設定したカスタム用紙設定を 破棄し、ダイアログボックスを閉じます。 -285- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF 設定 この画面を使って、PDF ファイル出力時のジョブオプション（画像の圧縮／フォント埋め込み 設定）、ファイルの保存先／保存方法についての設定を行います。 ジョブオプション このコンボボックスを用いて、設定されているジョブオプション（画像圧縮設定／フォン ト埋め込み設定）を選択します。ジョブオプションの編集／追加を行う場合には、コンボボッ クス右の「編集」ボタンをクリックし、「ジョブオプション編集」ダイアログボックスを表 示します。 保存先フォルダ 「クセロ PDF2」によって出力される PDF ファイルの保存先フォルダをフルパスで指定しま す。初期状態では、 「ドキュメント」フォルダ（Windows 2000/XP では、 「マイ ドキュメント」 フォルダ）が指定されています。 出力後に PDF を開く PDF ファイルの出力完了時にコンピュータにインストールされている クセロ Reader/ Acrobat/Adobe Reader など、拡張子「PDF」に関連付けられているアプリケーションを使っ て出力された PDF ファイルを開きます。 PDF の保存先を確認 PDF ファイルの出力時に「名前を付けて保存」ダイアログボックスを表示し、出力される PDF ファイルのファイル名／保存場所を選択できるようにします。 オプション「直前の保存先フォルダを使用する」を選択していない場合には、 「ドキュメント」 フォルダ（Windows 2000/XP では、「マイ ドキュメント」フォルダ）を保存先フォルダに 指定した「名前を付けて保存」ダイアログボックスを表示します。 既存の PDF ファイルの上書きを確認 PDF ファイルの保存先に同名のファイルが存在する場合に上書きを確認するダイアログ ボックスを表示します。このオプションが選択されていない場合には、既存のファイルに 上書きして保存します。 直前の保存先フォルダを使用する 前回保存先として指定したフォルダを保存先として使用します。 オプション「PDF の保存先を確認」が選択されている場合には、前回保存先として用いたフォ ルダを保存先フォルダに指定した「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。 -286- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF 設定： ジョブオプション−画像 この画面を使って、クセロ PDF2 が出力する PDF ファイル中の画像（ラスタイメージ）の圧縮 ／リサンプルについての設定を行います。 カラー画像......................................... 文書中のカラー画像の品質を設定します。 グレースケール画像 ...................... 文書中のグレースケール画像の品質を設定します。 白黒画像 ............................................. 文書中の白黒２値画像の品質を設定します。 ダウンサンプル................................ 指定した解像度で、選択した手法を用いて文書中の画像のダウ ンサンプリング（解像度変換）を行います。 オフ .............................................. ダウンサンプル処理を行いません。高解像度での印刷を行う必 要がある PDF ファイルの場合、このオプションを選択します。 サブサンプル（ニアレストネイバー法） サンプル領域の中心のピクセルを選択し、領域全体を選択した カラーに置き換えます。ダウンサンプルよりも短時間で処理で きますが、生成される画像はより粗いものになります。 ダウンサンプル（バイリニア法） サンプル領域のピクセルを平均化し、領域全体を指定解像度の 平均ピクセルカラーに置き換えます。 次の解像度を超える場合 ............. ダウンサンプリングの対象となる画像の解像度の閾（しきい） 値を設定します。ここで指定した値以上の解像度を持つ画像を 対象にダウンサンプリング処理が実行されます。 画質 ...................................................... カラー／グレースケール画像についての JPEG 圧縮の圧縮率を 4 段階の中から選択して設定します。 ※ 白黒２値画像については、CCITT G4 圧縮が施されるため、 画質設定オプションはありません。 名前を付けて保存 ........................... 変更した画像圧縮／フォント埋め込み設定を新しいジョブオプ ションファイルとして保存します。 ＯＫ ...................................................... 画像圧縮／フォント埋め込み設定を既存のジョブオプション ファイルに上書き保存します。（図の例の場合、「ファイルサイ ズ優先」に上書き保存されます。） キャンセル......................................... このダイアログボックスを用いて設定した内容を保存せずに閉 じます。 -287- 瞬簡ファイリング取扱説明書 PDF 設定： ジョブオプション−フォント この画面を使って、出力する PDF ファイルに埋め込む TrueType フォントについての設定を行 います。 注意： クセロ PDF2 が PDF ファイルに埋め込むことができるフォントは、埋め込みが禁止 されていない TrueType フォントだけです。ファイルへの埋め込みが禁止されている TrueType フォント、PostScript フォント、ビットマップフォントを PDF ファイルに 埋め込むことはできません。 全てのフォントを埋め込む......... 文書ファイル内で使用されている埋め込み可能なすべての True Type フォントを埋め込みます。 サブセットの全フォントに対する割合 フォントのサブセットだけを埋め込む場合の閾（しきい）値を 設定します。 フォント一覧 .................................... PDF ファイルに埋め込み可能な True Type フォントです。フォン ト名の先頭に「＠」が付いているものは縦書きフォントである ことを示しています。 常に埋め込むフォント.................. 特定のフォントを常に埋め込むには、「フォント一覧」リスト 中の埋め込みたいフォント選択した後、「>>」ボタンをクリッ クして、「常に埋め込むフォント」リストに追加します。 常に埋め込まないフォント......... 特定のフォントだけが常に埋め込まれないようにするには、 「フォント一覧」リスト中の埋め込みたくないフォントを選択 した後、「>>」ボタンをクリックして、「常に埋め込まないフォ ント」リストに追加します。 削除 ......................................................「常に埋め込むフォント」／「常に埋め込まないフォント」リスト から、選択されているフォントを削除します。この操作によって、 選択されているフォントがシステムから削除されることはあり ません。 名前を付けて保存 ........................... 変更した画像圧縮／フォント埋め込み設定を新しいジョブオプ ションファイルとして保存します。 ＯＫ ...................................................... 画像圧縮／フォント埋め込み設定を既存のジョブオプション ファイルに上書き保存します。（図の例の場合、「ファイルサイ ズ優先」に上書き保存されます。） キャンセル......................................... このダイアログボックスを用いて設定した内容を保存せずに閉 じます。 -288- 瞬簡ファイリング取扱説明書 セキュリティ設定 この画面を使って、出力される PDF ファイルに設定されるセキュリティオプションを設定しま す。 セキュリティレベル 閲覧するユーザーに利用可能な機能を制限するためのセキュリティレベルを設定します。 「クセロ PDF2」では、２段階の暗号化レベルに対応しており、それぞれの暗号化レベルによっ て設定可能なオプションが異なります。 ・低（ 40bit RC4） − Acrobat 3.0 およびそれ以降と互換 ・高（128bit RC4） − Acrobat 5.0 およびそれ以降と互換 作成する PDF ファイルに設定する暗号化レベルを設定します。高レベル（128bit-RC4）の 暗号化が施された PDF ファイルは、Acrobat 5.0/Acrobat Reader 5.0 以降でなければ開く ことができなくなります。 文書を開くパスワード（ユーザパスワード） PDF ファイルを開く時に必要なパスワードの設定を行います。パスワードを設定する際に は、チェックボックス「文書を開くときにパスワードが必要」にチェックマークを付けて 行います。 注意： ユーザパスワードには、マスタパスワードと同じパスワードを設定することができ ません。 権限パスワード（マスタパスワード） PDF ファイルの編集や印刷を許可する範囲を設定するなどセキュリティ設定を変更する際 に要求されるパスワードの設定を行います。パスワードを設定する際には、チェックボッ クス「文書の印刷および編集とセキュリティ設定にパスワードが必要」にチェックマーク を付けて行います。 注意： マスタパスワードには、ユーザパスワードと同じパスワードを設定することができ ません。 権限 このエリアに表示されるオプションを使ってセキュリティレベルに応じた権限を設定しま す。設定の詳細については、次ページ以降を参照してください。 ※ クセロ PDF2 によって出力される PDF ファイルは、Ver.1.4（Acrobat 5.0 互換）の PDF ファイルとして出力されます。 -289- 瞬簡ファイリング取扱説明書 暗号化設定：低レベル（40-bit RC4 ）の場合の権限オプション 暗号化設定：低レベル（40-bit RC4）の場合 印刷を許可しない .................. このオプションを選択すると印刷することができなくなります。 文書の変更を許可しない ..... このオプションを選択するとしおりの追加／削除、リンクの設 定、フォームフィールドの編集等、PDF ファイルを変更できな くなります。 内容のコピーや抽出を許可しない、アクセシビリティを無効にする このオプションを選択すると PDF ファイルから画像／テキスト のクリップボードへのコピー／ファイルへの抽出ができなくな り、アクセシビリティ機能も利用できなくなります。 注釈とフォームフィールドの追加や変更を許可しない このオプションを選択すると PDF ファイルへの注釈の追加／ 変更、フォームフィールドの追加／変更ができなくなります。 （フォームフィールドへの値の入力は可能です。） -290- 瞬簡ファイリング取扱説明書 暗号化設定：高レベル（128-bit RC4 ）の場合の権限オプション 暗号化設定：高レベル（128-bit RC4）の場合 テキスト、画像、およびその他の内容のコピーを有効にする このオプションを選択すると作成された PDF ファイルからのテキスト ／画像の抽出／コピーを可能にします。 アクセシビリティを有効にする このオプションを選択すると作成された PDF ファイル閲覧時のアクセ シビリティ機能（スピーチ機能／表示調整機能／キーボードによるマ ウス代替機能等）を有効にします。 変更を許可......................... 作成された PDF ファイルについて許可する編集操作を指定します。 なし ...................... 一切の変更を禁止します。（署名／フォームフィールドへの入力も行え ません。） ページの挿入、削除、回転 ページの挿入／削除／回転、しおり／サムネイルの作成を除いた変更 を禁止します。 フォームフィールドの入力および既存の署名フィールドに署名 署名／フォームフィールドへの入力だけが行えます。 注釈の作成、フォームフィールドの入力、既存の署名フィールドに署名 注釈の作成、署名／フォームフィールドへの入力だけが行えます。 ページの抽出を除くすべての操作 ページの抽出と印刷以外の操作を行うことができます。 印刷 ............................... 作成された PDF ファイルを印刷する際の品質など、印刷にかかわる制 限を指定します。 許可しない ........ 作成された PDF ファイルの印刷ができなくなります。 低解像度 ............. PDF ファイルを印刷する時の解像度が 150 dpi に制限されます。また、 各ページがビットマップ画像として印刷されるため、印刷速度が遅く なります。 高解像度 ............. 印刷時の制限が何も設定されないため、任意の解像度で印刷すること ができます。PostScript プリンタを利用する場合には、高品質のベクト ル印刷を行うことができます。 -291- 瞬簡ファイリング取扱説明書 文書情報 この画面を使って、作成する PDF ファイルに設定する文書情報（タイトル／サブタイトル／作 者／キーワード）を設定します。それぞれの項目に設定可能な文字数は、半角英数字だけの場 合には、最大 255 文字、半角／全角文字が混在する場合には、最大 128 文字です。 バージョン情報 クセロ PDF2 のプリンタドライバのバージョン情報を表示します。 評価版など、製品版と異なる場合、使用期限などの追加情報が表示されます。 -292- 瞬簡ファイリング取扱説明書 付録 II： キャビネット 修復補助ツール の使い方 キャビネット修復補助ツールの概要 キャビネット修復補助ツールは、破損した瞬簡ファイリングのドキュメントデー タベース「キャビネット」の修復を補助するためのユーティリティソフトウェア です。キャビネット修復補助ツールを用いることで、破損して正常に機能しない 瞬簡ファイリングの修復の準備作業を行います。 キャビネット修復補助ツールの使い方 以下の手順によって、キャビネットの修復の準備作業を行います。 1. キャビネット修復補助ツールを起動します。 キャビネット修復補助ツールアイコン 瞬簡ファイリングが動作していないことを確認した後、「スタート」メニューの「瞬簡ファ イリング」から「キャビネット修復補助」を選択して、キャビネット修復補助ツールを起動し、 キャビネット修復補助ツールウィンドウを表示します。 キャビネット修復補助ツールウィンドウ 2. 修復対象となるキャビネットフォルダアイコン１つをキャビネット修復補助ツールウィン ドウにドラッグ＆ドロップします。 ウィンドウにドロップされたキャビネットフォルダについての情報が表示されます。 次回このキャビネットを開く際、瞬簡ファイリングがデータベースの再構築を行います。 -293- 瞬簡ファイリング取扱説明書 -294- 瞬簡ファイリング Ver.2.0 ユーザーズマニュアル／ 2009.01.20 Copyright © 2004 ‒ 2009 Xelo, Inc. 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