GPS スケジュールスマート管理システム 操作マニュアル

GPS スケジュールスマート管理システム
操作マニュアル
目次
● データを入力する
１． 社員データの登録 ..................................................................................................... 1
２． 顧客データの登録 ..................................................................................................... 2
３． 外部ファイルのインポート....................................................................................... 3
● スケジュールを管理する
１． スケジュールの登録 ................................................................................................. 4
２． スケジュールの見方 ................................................................................................. 5
３． スケジュールの修正と削除....................................................................................... 8
４． 社員と顧客データの修正、削除................................................................................ 9
● その他の機能
１． メッセージ送信機能 ............................................................................................... 10
２． データのエクスポート............................................................................................ 11
2011/05/20
● データを入力する
１． 社員データの登録
①
ページ上部のメニューから「データ管理」→「社員」→「編集」を選択します。
(1) データ管理
(2) 社員
(3) 編集
の順にクリックします。
②
メニュー下部にフォームが表示されます。
必要事項を入力した後、右下の「保存」ボタンを押すと登録できます。
ID は他の社員データと重複し
ないように注意してください
入力が終わったらこの保存ボタン
を押してください
*印は必須項目です。必須項目が空の状態や、入力した文字が適切でない場合は、下記
のようなエラーが「保存」ボタンの上部に表示されますので、入力した内容を確認し
て修正してください。
1
２． 顧客データの登録
①
ページ上部のメニューから「データ管理」→「社員」→「編集」を選択します。
(1) データ管理
(2) 顧客
(3) 編集
の順にクリックします。
②
メニュー下部にフォームが表示されます。
必要事項を入力した後、右下の「保存」ボタンを押すと登録できます。
ID は他の顧客データと重複し
ないように注意してください
入力が終わったらこの保存ボタン
を押してください
*印は必須項目です。必須項目が空の状態や、入力した文字が適切でない場合は、下記
のようなエラーが「保存」ボタンの上部に表示されますので、入力した内容を確認し
て修正してください。
2
３． 外部ファイルのインポート
社員データや顧客データには、エクセル等で作成された CSV ファイルのデータを用いる
こともできます。
① ページ上部のメニューから「データ管理」→「社員」(顧客データを用いる場合は「顧
客」→「一覧」を選択します。
② 右下の「CSV 送信」ボタンをクリックします。
このボタンをクリックします。
③ 社員データの場合は下図左側、顧客データの場合は下図右側のウィンドウが表示されま
すので「参照」ボタンをクリックしてインポートしたいファイルを選択してください。
選択した後に「送信」ボタンをクリックするとデータをインポートできます。
※データのインポートを行った場合、システムに登録されていたデータはすべて上書きさ
れます。
注：インポートするデータの形式について(左の列から)
下線が引いてある項目は必須項目です。
・社員データ
ID,氏名,ふりがな,頭文字,所属,郵便番号,県,市,町,番地,電話,携帯,画像,アイコン,緯度,高度,
誤差,時刻,状態,メール,宛先リスト
・顧客データ
ID,名称,ふりがな,頭文字,郵便番号,県,市,町,番地,電話,FAX,画像,アイコン,緯度,経度
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● スケジュールを管理する
１． スケジュールの登録
登録した社員データと顧客データを使って、スケジュールを登録することができます。
両方のデータを登録していない場合は P.2 および P.3 を参照して登録を行ってください。
メニューの「スケジュール」内の「追加」ボタンからスケジュールの登録を行います。
このボタンを押します
①
① ID：スケジュール管理用の ID です。ここに
は何も入力できません。
②
③
④
② 日付：スケジュールを登録する日を入力しま
⑤
⑥
③ 時刻：作業を開始する時刻です。9:00 から
す。
23:00 までの間で、5 分刻みで設定できます。
マークをクリックすると、スライダーの
⑦
⑧
形で時刻を設定することができます。
④ 時間：作業時間を設定します。
⑤ 社員：作業を行う社員を選択します。
「未定」
としても設定ができます。
⑥ 顧客：社員の派遣先の顧客を設定します。顧
客のデータが存在しない場合でも、氏名と電
話番号を入力するとスケジュールに登録が
できます(データとしても登録されます)。
⑦ 当初：スケジュールの変更を行う場合に、最
初に登録した③時刻と④時間が表示されま
す。
⑧ メモ：メモ欄です。備考を自由に記述できま
す。
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２． スケジュールの見方
メニュー内「本日の予定」の見方です。
①
③
②
① その日のスケジュールです。顧客先別に時系列で表示されます。スケジュールの上にカ
ーソルを置くと詳細が表示されます。
② この地図に顧客先の位置と、社員の位置が表示されます。顧客先の左側にある旗が顧客
の位置を示します。
③ スケジュールが登録されている社員からの返答が表示されます。社員の名前をクリック
すると返答を送った位置が右の地図に表示されます。(下図参照)
5
メニュー内「スケジュール」の見方です。
①
②
③
④
⑤
⑥
① スケジュールを表示している日付です。
② その日のスケジュールの全体の件数です。
③ 「通知」ボタンです。このボタンを押すと、スケジュールが入っている社員に対してス
ケジュールを通知するメールを送信することができます。
社員の端末には下記のメールが送られます。
④ 「追加」ボタンです。P.4 の操作を行います。
⑤ その日のスケジュールです。社員名の左側のチェックボックスにチェックを入れると、
その社員は休み扱いとなります。
⑥ 派遣させる社員が未定のスケジュールを登録する場所です。
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P.4 でスケジュールの登録に成功した場合は、メニューの「スケジュール」内に以下のよ
うに追加されます。
このような形でスケジュールが
登録されます
派遣させる社員が未定の場合は別の場所に登録されます。
派遣させる社員が未定のスケジュールです
また、メニューの「本日の予定」にもその日のスケジュールが表示されます。
顧客先別にスケジュールが表示
されます
地図上に顧客先の場所も表示
されます
※スケジュールを登録して１０分程経っても「本日の予定」が更新されない場合は F5 キー
を押してページを更新してください。
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３． スケジュールの修正と削除
メニューの「スケジュール」に登録されているスケジュールの左下にある鉛筆マークを
クリックして修正や削除を行うことができます。
このマークをクリックすると修
正を行えます
① 状態：社員の状態を示します。変更が可能
です。
② 実働：実働時間がいつ始まり、いつ終わる
かを示します。５分刻みで変更が可能です。
※そのほかの項目については P.4 を参照して
ください。
①
②
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４． 社員と顧客データの修正、削除
メニューの「データ管理」→「社員」→「一覧」を選択し、修正および削除を行いたい
社員データを選択します。
データの部分をクリックすると
修正を行えます
データを消すときは「削除」、保
存するときは「保存」ボタンを
クリックします
「データ管理」→「顧客」→「一覧」から顧客データを選択することで、同様に顧客デ
ータも修正できます。
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● その他の機能
１． メッセージ送信機能
メニューから「メッセージ」を選択することで社員にメッセージを送ることができます。
送ったメッセージに対して社員が端末から返信してメッセージを書き込むこともできます。
① 再読込：画面の更新を行い
ます。
①
②
② メール送信：社員にメッセ
ージを送ります。データに
メールアドレスが存在する
社員にのみメッセージを送
③
ることができます。
③ 送信履歴：社員にメッセー
ジを送信した履歴が表示さ
れます。また、表題をクリ
ックするとその表題をタイ
トルとしたスレッドが下に
表示されます。
④
④ スレッド詳細：表題に関す
ることについて、送信した
メッセージの内容や社員か
らのメッセージが表示され
ます。
フォームに文章を入力して「書込」ボタンを押すと文章が書きこまれます。
また、社員が端末から送信した文章もここに書きこまれます。
・社員にメッセージを送る方法
1. 「メール送信」ボタンをクリックします。
2. 左の画面が表示されますので、宛先の右側にある
ボタンをクリックします。
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3. 左の宛先追加画面が表示されます。ここで
は、データにメールアドレスが存在する社
員を一人もしくは複数選択できます。社員
データにグループ名が入っている場合は、
そのグループに対して一斉にメッセージ
を送信することもできます。
4. 「決定」ボタンを押すと宛先が設定されま
すので、メッセージを書いて「送信」ボタ
ンをクリックして送信します。
２． データのエクスポート
システムに登録されている社員データや顧客データを CSV ファイルとしてダウンロ
ードできます。
① ページ上部のメニューから「データ管理」→「社員」(顧客データを用いる場合は「顧客」
→「一覧」を選択します。
② 右下の「CSV 受信」ボタンをクリックし、保
存先を指定して保存します。
このボタンをクリックします。
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