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H25業務改善実践事例 内容一覧表 クリックすると報告書に移動します
Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 所属 1 議会事務局 グループ名 業務改善運動の目標 そろそろど う？ ６ 職場環境の改善 運動の内容 改善内容 参考資料 (写真等） 定例会終了毎に実施する懇親会と事務局と 懇親会開催による飲 しての懇親会を実施した。懇親会の開催に みニケーションの活発 より、事務局としての繋がりも強くなり、地域 化 経済にも一定の貢献があった。 クリックすると報告書に移動します 2 会計課 口座振替推進のため、チラシを窓口に置 き、窓口には税別の記載例を置くことによっ 口座振込依頼書、チラ て、市民の方の記載がスムーズに行われ、 会計改善Ｇｒ １市民サービスの向上 シ及び記載例の窓口 窓口業務の混雑を無くすことが出来た。ま 設置 た、お客様を待たせずに迅速丁寧な対応が できた。 総合政策 3 課・環境対 策課 キレイになり つつ仲良く なれる俺た ち 実に面白 4 行政改革課 い！整理し てみよう 5 世界遺産推 進課 6 財務課 １ 市民サービスの向 上 ３ （職場内の）情報の ボランティア活動（庁 共有化 舎周辺のゴミ拾い） ６ 職場環境の改善 ５業務効率の向上 ３ 情報の共有化 １ 市民サービスの向 上 ２ 窓口対応の向上 や、やるしか ６ 職場環境の改善 ないっしょ ８ その他（自身の成 長のため） 7 地域振興課 とうけい 全職員に掲示板で呼びかけ、庁舎付近の ゴミ拾いを行った。ボランティア活動を通じ て、職員間のコミュニケーションの活発化を 図り、雰囲気の良い職場環境作りに繋げ る。 課内で共有してファイルを保存できる共有 システムを利用してるが、使用していない過 去のファイルが非常に多く残っており、探し データ整理（フォルダ 出すのに時間がかかる。使用しているファイ 整理） ルと使用していないファイルを整理し、デー タ取り出し時間を短縮した。（課内全体で は、1日当たり約１０分の短縮） 電話対応で職員が不在の際の市民対応に 困っていたが、会議、出張又は現場等で不 不在の際の情報共有 在となる際は、全職員が必ず決められた ボードに行き先等を記載することを徹底し、 (ボードへの記載) 情報の共有化がなされた。 電話応対技術 有 有 最低限の電話対応技術を身につけること で、他課からもマネされるような電話応対を 目指す。 ポイント ・きちんと名乗る ・受話器の扱い方を丁寧にする （ガチャンと切らない） ・声の表情をなるべく明るくする 昨今の個人情報保護意識の高まりにより、 世帯や事業所等が調査に非協力的になっ ており、調査員は直接クレームを言われるこ とが多く、年々、統計調査員（世帯等に調査 票への記入を依頼し、調査票を配布・回収 ・統計調査員確保へ する人）を引き受けてくれる方が減少してお り、調査員の高齢化による調査精度の低下 の積極的声かけ の懸念がある。 ・調査員事務説明会 本統計調査は、行政施策の企画・立案・ 評価のための基礎資料となる非常に重要な の事前リハの開催 ものであるため、さまざまな手段により正確 ３ （職場内の）情報 の共有化 ・わかり易い調査の独 に調査が行われるよう努力をした。 まずは、統計調査員の確保への積極的な ５ 業務効率の向上 自手引き作成 声かけ、また調査員事務説明会をわかりや ・代理記入制度の整 すいものにするための事前リハーサルの徹 底。 備 佐渡市独自（オリジナル）のわかりやすい ・問い合わせ内容一覧 調査手引きの作成。既にある制度であるが 代理記入制度の体制整備、また調査に関 表作成 する問い合わせ一覧表の作成による受け答 えの統一。 それらの取り組みをした結果、調査員説明 会の時間短縮、調査の円滑化、調査の回 答率の向上などの成果が見受けられた。 1 / 8 ページ 有 有 Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 所属 8 交通政策課 グループ名 業務改善運動の目標 乗りもの♪あ ８ その他 つまれ♪ 9 市民生活課 保健係 10 税務課 ５ 業務効率の向上 運動の内容 イベント開催による空 港ＰＲ 改善内容 参考資料 (写真等） 各種イベントの際に佐渡空港の利用促進や 空港２０００ｍ化に向けたＰＲ・市民啓発活動 を行っているが、内容がマンネリ化していた ため、陸・海・空、それぞれの公共交通利用 促進活動を一緒に行うことで相乗効果狙っ た。（１１月３日のリョウツデフリマの会場で空 港ＰＲ活動とバス・北陸新幹線ＰＲ活動を共 同開催。） 有 年度末に保健師活動報告、地域保健事業 報告、母子保健事業報告等の報告ものが 集中し、集計に追われ、残業で対応してい た。報告書の中には似たような集計もある が、報告書ごとに対応していたために、事務 が煩雑になっていた。 報告書用データの一 集計表の工夫により似たような報告物が一 元化（エクセル集計表 つの集計で対応できるエクセル表を作成 の作成） し、月報方式をとり、翌月の１５日までに集 計しまとめ、回覧し報告することで、職員に よって把握方法が変わることが少なくなり、 正確な数値の把握が出来、エクセル表を使 用することで、年度末集計が簡易になる。 税務改善グ １市民サービスの向上 税カレンダーの作成 ループ 納期限がいつかなどの市民からの問い合わ せが非常に多く、対応が煩雑になっている ため、税カレンダーを作成し、納付書発送 日、納付期限、口座再振替日、督促状発効 日等を記載することにより電話問い合わせ 件数の減少を図る。市民に配布するか現在 検討中のため、配布後検証を行う予定。 障害福祉施設で委託可能な業務実態調査 を行い、地域振興課、環境対策課も巻き込 もしかしてだ みながら、業務委託の協力を要請。 けど！もしか ２ 経費削減及び収入 結果として、平成２６年度から小型家電回 増加 障害福祉施設への積 収事業を障害福祉施設に事業委託が決 してだけ 11 社会福祉課 ど！・・・・・！ ３ （職場内の）情報の 極的な業務委託 定。[障害者ができることは障害者へ]の目 あるんじゃな 共有化 的が達成された。また、各課の連携により、 いの？ 事業に係る予算を多少であるが、削減でき た。 職員と保護者の関係性を身近なものにし、 良い雰囲気の中で情報共有を行い、信頼 関係を築いていくため、「お知らせボード」を 設置した。 社会福祉課 ８ その他（保護者との お知らせボードによる お知らせボードには、園外保育での子ども 12 椎崎保育園 椎崎保育園 情報共有化） 交流拡大 の様子やつぶやき、祖父母ありがとう会の時 の一言インタビュー(写真)などを掲載する。 保護者間での交流が増え、会話が弾む様 子がみられた。 13 14 社会福祉課 夷保育園 ３ 情報の共有化 社会福祉課 梅津保育園 5 業務効率の向上 梅津保育園 連絡簿による情報共 有 時差出勤のため、親からの情報、朝の子ど もの様子、一日の流れに関する情報など連 絡ミスや共有すべき事柄が漏れてしまうた め、連絡簿の作成を行うことで、情報の共有 が正しくなされるようになった。 職員の変則勤務等により、１日顔を合わせ ない職員もおり、連絡事項が全職員に周知 徹底されなかった。 早退記録ノートを活用することにより、当日 記録ノートによる情報 の欠席者のみ記録をするだけでなく、保護 者から受けた連絡事項を記す欄を設け活用 共有 することで、 （投薬依頼,早退時間,園バス利用有無等） 保護者にスムーズに対応することが可能に なった。 2 / 8 ページ 有 有 Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 15 16 所属 グループ名 業務改善運動の目標 ８ その他（職員の質 社会福祉課 相川保育園 の向上とメンタル面の 相川保育園 安定をはかる） 社会福祉課 中興保育園 ６ 職場環境の改善 中興保育園 運動の内容 改善内容 昨年度「社会法人倫理研究所」発行の‘職 場の教養’と言う雑誌を、職員の意識の共 有、資質向上に役立てばと、休憩室に置い たが、、忙しさもあり、徐々に話題にする事も 減っていくという現状があった。 今年度は、加えて日々の内容を精査しボー ドにまとめて記すことで、冊子を手にすること なく休憩に入った職員が立てかけてある 日々の職務内容の ボードへの記載による ボードを目にすることで、自己を振り返る工 夫を行った。 気づき 考え方の方向を少し変えることで、負担に 考えていた事も少し軽減できる事もあると気 づくことが出来た。 ボードを見ることで、「今日も自分の事を見 透かして書いてあるようだ」と振り返る職員も いた。それにより、よし頑張ろう！と思えるこ ともあることは確かである。 月１回の環境整備の 日の設定 参考資料 (写真等） 有 習慣化されていなかった園内外の環境整備 を徹底することで、美化に対する職員の意 識が向上し、自主的に環境整備や整理整 頓を行うようになった。（月1回の環境整備の 日を設定） 社会福祉金 金井新保保 17 井新保保育 ８ その他 育園 園 「ふわふわ言葉」と「チクチク言葉」を各保育 室と事務室に掲示し、自分が言った言葉や 耳にした言葉（「ふわふわ言葉」と「チクチク 言葉」）を気づいた時に子どもの反応と一緒 ふわふわ言葉とちくち に記録し、一週間の感想を記入し、それを く言葉の増加による記 元に話し合いを行った。 録チェック 自己の振り返りにもなり、職場内で他の面で も改善意識が向上し、ふわふわ言葉を使用 することにより、子供達のやる気につながる ことが分かった。 社会福祉課 新穂トキっ子 ３ 情報の共有化 保 18 新穂トキっ 保育園 護者への情報提供 子保育園 各職員の状況を毎朝ノートに記載し、年休・ 週休・出張・代替・特別な予定などの連絡事 項を記入することで（保健師・実習生・工事 各職員の連絡事項整 業者等）、全職員（臨時保育士）が対応でき 理（情報共有）及びお 又事前準備なども出来る為保育がスムース 知らせボードの活用 となった。 また、ボードにより保育園の情報や地域の 情報を記載することで、保育園、地域への 関心・理解が深まった。 有 幼稚園と保育園の連携を密にするため、会 議に合同で参加したり、センター内の掃除 も職員共同で行うこととした。また、子供達の 交流の場を増やすため、異年齢プールに 一緒に入ったり、同じ畑でさつまいもの栽培 をし、芋掘りを一緒に楽しんだり、自由な席 で給食を一緒に食べる（自由席デー）を設 けるなど交流の機会を増やした。 結果として、職員同士の意識の統一や子供 達はお互い良い影響を受けていることがわ かった。また、この機会は職員の懇親を深 める貴重な時間にもなっており、職員の気 持ちもまとまった。 有 社会福祉課 小木保育 小木子ども 19 園、小木幼 センター 稚園 ３ （職場内の）情報の 幼稚園と保育園の連 共有化 携 3 / 8 ページ Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 所属 グループ名 業務改善運動の目標 運動の内容 ３ （職場内の）情報の 共有化 20 農林水産課 チーム農魂 ４ 窓口応対の向上、 電話と清掃の当番制 ６ 職場環境の改善 観光振興 21 課・産業振 興課 22 建設課 23 上下水道課 もしかしてだ けど～×２、 きれいにす ６ 職場環境の改善 るんじゃない の ５ 業務効率の向上 ６ 職場環境の改善 下水道を広 ５ 業務効率の向上 めよう！ 書庫の整理 改善内容 課の統合により、電話の本数は増えたが、 電話を取る人は特定の人が受けており、自 分の所属以外の係の電話の内容だと、どこ につなげば良いか分からない状態となって いる。また、古紙やゴミも主に女性職員が処 分しており、不定期で、床にほこりがたまっ ていて見苦しい。 課をデスクの島ごとに６つに分け、１週間 交代で掃除と電話当番を行った。（お昼休 みも当番を決めて窓口対応と電話対応に当 たる。）清掃は毎週木曜日と決め、床を清掃 し、古紙回収も結束し、回収場所へ出した。 また、市民宛てに文書を発送した係は前 もって、ＧＷで知らせることとした。 その結果、お客様をお待たせすることが減 り、当番のデスクの島が集中して電話を取る ため、今まで率先して電話を取っていた人 が業務に集中出来るようになった。 また、他の係への取り次ぎにより、課として どのような業務が遂行中なのか見えるように なった。 さらに、ゴミや古紙を自分で処分すること で、きちんとした分別などリサイクルの意識 が向上し、お客様に汚れた床を見せること がなくなった。 第２庁舎の書庫及び第７会議室へ書類等を 保管していたが、定期的に整理をしないた め、書庫に入りきらないものは通路に山積 みになっており、人が入るスペースも無く、 書類の取り出しが難しい状況。 簿冊名の無い書類は、簿冊名を付け、処 分するべき書類を処分した。また、書庫の通 路に置いてあるものや係名を書いてないも のは原則破棄する等のルールを設け、保管 場所に入りきらない場合は支所、ＳＣに保管 した。 結果として、書庫の整理により、必要なも のが取り出しやすくなり、イベント等への準 備などで時間短縮が可能となった。 倉庫の整理整頓 倉庫がどこに何があるか分からず、煩雑に なっていたため、不要なものは処分し、使用 したいものを誰が見ても分かるように整理し た。 （棚にラベルを貼り、資機材の所定場所を 決め、持ち出した物はそこへ返すようにす る。使用頻度が多いものは入口付近に置 き、取り出しやすい場所に置く。） その結果、一目で倉庫内の資機材が確認 でき、欲しいものを探す作業がなくなり、業 務効率が向上した。 イベント開催による下 水道ＰＲ 下水道への接続率を向上させることを目的 として、下水道に関心を持ってもらうため、 下水道フィスティバル等のイベントを工夫し て開催した。前年１６０人からＨ２５年２５９人 の来場者となり、多くの市民に下水道への 関心が広まった。 （広報・・・佐渡市全域に拡大し、全戸回覧 やＣＡＴＶでの文字放送等充実。 内容の充実・・・来場者増につながるコー ナーの充実。） 4 / 8 ページ 参考資料 (写真等） 有 有 有 Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 所属 グループ名 業務改善運動の目標 運動の内容 改善内容 監査委員室に選挙管理委員会の資料や物 品等の引き取りを依頼し、監査委員室内を 整理したことで庁舎を有効に活用できるよう 監査委員事 24 ６．職場環境の改善 整理整頓 になり、打合せのたびに、移動する必要もな 務局 く、業務を効率的に執行できるようになっ た。 課内はイベント等を多く業務としてもってい るため、それぞれの担当が席をはずすこと が多くあり、問い合わせの際に返答できな 「年間業務一覧表」の かったり、外出する前に依頼したいことが 作成、「個人スケ あってもできないことがあった。「年間業務 業務改善推 ３ （職場内の）情報の ジュールへの入力徹 一覧表の作成」、「グループウェア「個人スケ 25 社会教育課 進班 共有化 底」、「行動予定表へ ジュール」への入力の徹底」、「行動予定表 の記入」による情報共 （ホワイトボード）への記入」、「車両使用スケ 有 ジュール表の作成」を行うことで、職員の予 定を把握することができ、電話応対の迅速 化と業務効率の向上に繋がった。 26 27 両津支所 市民課① 両津支所 市民課② １ 市民サービスの向 上 ４ 窓口対応の向上 参考資料 (写真等） 有 職員から市民に電話をしたが、不在でつな がらず、着信履歴により市民から両津支所 に電話があったが、誰が電話をかけたのか 不明で、結果して市民に迷惑をかけることが あった。 グループウェア回覧板 電話をかけた際に、情報系システムの回覧 による電話発信記録 板のコメント欄に「いつ・どこの誰に」電話を の情報共有 かけたのかを記入することで、支所内の情 報共有を行い、お互いに何回も電話のやり 取りをすることなく、電話の取次ぎをスムー ズに行うことが可能となり、業務効率の向上 と、市民サービスの向上につながった。 電話応対と市民への 挨拶の徹底 市民目線に立ったあいさつ、電話対応が職 場内で浸透しておらず、市民にとって入りづ らい市役所になっている。 来庁された市民への職員からの積極的な 声かけ市民目線の電話応対を心がけること を徹底したことで、入り易い雰囲気が醸成さ れた。 ２ 経費削減及び収入 相川支所 愛は心の仕 増加 「納入済通知書」の 28 高千連絡所 事です ５ 業務効率の向上 PDFデータ化 従来は紙ベースでコピーしていた「納入通 知書」をＰＤＦでデータ化することで、毎月50 ～80枚ほどのコピーの節約やデータ化によ る処理時間の縮減や書類保管の手間、書 類を探す手間が大きく省けた。 佐和田行政 29 サービスセ ンター ６ 職場環境の改善 一昨年から「職場内の環境美化」をテーマ に取り組んできたが、通路の棚に古い書類 や図面が煩雑に積まれていたり、まだ整理 が行き届いていないところがある。 煩雑に置かれていた書類・図面等を、不要 なものは処分し、一定期間を過ぎたパンフ ラット・チラシ 等の入れ替えや定期的な点検を行ったこと で、通路のスペースが有効に使用でき、職 員の意識向上につながった。 有 新穂行政 30 サービスセ ンター カウンター上の案内表示により分かりにく かった窓口や、内容に応じて移動してもらう ことのあった窓口を案内表示を３つから１つ に統合することで、複数の係に用事がある カウンターの案内表示 お客様にも1箇所のカウンターで対応できる １市民サービスの向上 の減少 ケースが増え、わざわざ移動してもらう必要 が無くなった。また、表示板を減らしたことで 来庁者・職員の顔がお互い見えやすくなり、 声を掛けやすくなった。 有 書類の整理整頓 5 / 8 ページ Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 所属 グループ名 業務改善運動の目標 運動の内容 改善内容 参考資料 (写真等） 古紙回収場所は真野行政ＳＣの自転車置 場が指定場所であるが、古紙の量が多く、 回収場所が乱雑になりがちであるため、どこ にどの古紙を置けばよいのか 表紙した。 （「新聞紙」「段ボール」「牛乳パック」「雑紙」 など古紙の種類を壁面に掲示） また床面（コンクリート）にもチョークで古紙 真野行政 頭文字(イニ 古紙回収場所の古紙 の種類を記載した。 31 サービスセ １市民サービスの向上 シャル)Ｄ の種類の表示 分別については２～３ヶ月で浸透し、整然 ンター と古紙が置かれるようになり、古紙が散乱し ているという苦情もなくなった。 また、整然と古紙が置かれているので、後 から置く人もきちんと分別して置いていくよう になり、古紙が置ききれないということもなく なった。 有 多数のチラシが乱雑に置かれているため、 どんなチラシがあるのかも分かりにくく、取り 出しにくい状態で置かれていたため、平面 に陳列されたパンフレット等を、不要になっ たデスクマットとクリアファイルを活用し側面 への掲示とし、各エリア別等に展示スペース を考慮し、誰でもエリアが分かり易いように 配置した。そのため、玄関スペースの空間 が広がり、見た目もスッキリとし、市民から問 合せがあった際にも、取り出しが容易になっ た。 有 多くの事業がある中で、担当者以外、事業 の概要や細部を把握することはとても困難 な状況にある。 そこで講師を支所職員、講義は３０分、研修 内容はタイムリーな業務内容（講師に一任） の支所版職員研修を開催した。（１５回開 催）その後検証としてアンケートを取った結 果、役にたった、開催は続けるべきとの意見 ３ （職場内の）情報の があった。 いつやる 共有化 羽茂支所独自支所職 市民サービスに迅速に対応するためには の？毎週だ ４ 窓口応対の向上 員研修の開催（１５回） 「把握していること（情報）」が重要であり、多 ぜ！ ５ 業務効率の向上 方面の「知識」が必要である。 今回の取組みは、職員自身の意識改革は もちろん、市民サービスへ大きく繋がる取り 組みであり、 職場内の情報提供・共有が業務の効率性 を上げ、 コミュニケーションにも繋がり、そ れが職場環境の向上にも繋がることが分か りました。 有 小木行政 32 サービスセ おぎちゃん ンター 33 羽茂支所 1 市民サービスの向上 チラシ等の整理整頓 6 職場環境の改善 赤泊行政 地域おこし ３（職場内の）情報の共 地域おこし協力隊員 34 サービスセ 協力隊の応 有化 のスジュール把握 ンター 援隊 35 消防本部総 消防本部総 ５ 業務効率の向上 務課 務課 回覧処理中文書綴り の作成 6 / 8 ページ 地域おこし協力隊員のスケジュールの把握 ができず、問合せに即座に対応できていな かった。 不要となっていたキャスター付きの掲示板を 再利用して、ホワイトボード（スケジュール 表）を取り付け、地域協力隊員のスケジュー ルの記入と道路規制情報の記載を行うこと で情報共有を図ったことで、問合せへの即 座の対応や協力隊員への協力が可能と なった。 回覧文書が多く、机上が回覧板で埋め尽 くされ目的の書類が容易に探せない事があ ることから、一時整理用ファイル供覧処理中 文書綴りを作成することで、課内の事務進 捗が容易になり、処理が完了した文書とそう でない文書の整理が出来た。 有 Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 36 37 所属 消防本部 警防課 消防本部 予防課 グループ名 業務改善運動の目標 警防課：警 防係・施設 装備係・防 災救助係・ 救急係 よぼうか ？ 運動の内容 改善内容 参考資料 (写真等） 当番ごとで担当車両の割り振りが変わるた め、車両の状態に気づきにくい状態になっ ている。毎朝当番者、非番者の引継におい て、車両分隊ごとに、車両の異常の有無及 び確認事項の引継ぎを実施。（当番者は朝 の点検終了後、点検内容及び異常の有無 車両の状態の把握（車 を当直小隊長に報告⇒当直小隊長は各車 ８ その他（車両・器具 両の点検結果を総括して、副署長に報告⇒ 両分隊ごとによる の愛護） 車両分隊ごとの点検は、毎夕方及び翌朝に チェック） も実施し、その都度、結果を小隊長に報告） 担当車両の点検整備について、今まで以 上に責任と自覚を持つようになったり、それ ぞれの隊員が違う目線で確認することで異 常の発見や、不備事項に対する処置が早く なった。 １ 市民サービスの向 上 決裁用の紙バサミの 色分けシールの活用 決裁に回した書類の所在がわかりにくかっ たり、翌日の勤務者がわかりにくく、問い合 わせに対応できない状態になっている。 決裁用の紙ばさみに課別に色分けしたシー ルを貼ることで文章が何かわかりやすくし、 翌日の勤務者には名札にマグネットを貼る ことで、内容の把握向上及び翌日の勤務状 況の把握に役立った。 有 自席を離れている職員等への外線の取次 ぎで、待たせてしまうことがあったが、自席を 離れる際は、通信室等にあらかじめ行き先 ４ 窓口対応の向上 を告げ、仮に外線等があった場合はその場 38 両津消防署 両津消防署 「電話取次ぎ１転送運 通信室への情報共有 所に転送し、保留時間の短縮に努めたり、 動」 館内放送の積極的活用により、再転送の ケースが減り、市民サービスの向上につな がった。 39 １ 市民サービスの向 両津消防署 両津消防署 上 海府分遣所 ５ 業務効率の向上 相川消防 40 署・高千分 遣所 相川消防 署・高千分 遣所 係ごとの引継ぎを行っていたが、係員が不 在の日も多く、来庁者に何度も足を運んで もらうケースがあった。 拠点の引継ぎ、各係の引継ぎをデータ化・ 一本化にすることで、係を超えて引継ぎを 引継ぎの一本化及び 実施し、勤務員全員でとりかかる事により、 データ化 来客者を待たせることなく対応が可能となっ たり、作業時間の短縮、また一箇所に集中 して職員が業務を行なう事により、光熱費等 の削減や消耗品費の削減、及び効率化が 図られた。 現状では各係ごとの申し送り事項につい ては、係ごとにはデータ化を行っているが、 係を超えて管理することが不可能な状態と なっているため、（係ごとにパスワードを設け 他者から閲覧不可にしている） 相川署の各係及び高千所に個々の申し送 りシートを作成し、相川署・高千所署員しか 知らないパスワードで管理した。 また、「フリー申し送り」のシートを追加し、 １市民サービスの向上 各係の申し送り簿の共 全員に周知したいが回覧を回すほどでもな （担当者不在時のフォ 有化 い事柄や、上司部下関係なく自由に意見を ロー） 書き込める場（シート）を設けた。 その結果、「隣同士の係で何をしているか さっぱり分からない」「行事計画がどこまで進 んでいるのか分からない」といったことがなく なり、係不在時に代わりに担当した案件を 書き込むことにより、口頭で伝えることを忘 れたという「うっかりミス」が減少した。 7 / 8 ページ 有 Ｈ25業務改善実践事例 内容一覧表 № 所属 南佐渡消 41 防・前浜分 遣所 グループ名 業務改善運動の目標 運動の内容 改善内容 プランターで朝顔のグリーンカーテンを育成 させるため、気象等に注意し職員が肥料及 び水を与えた。朝顔の種子は「命のアサガ オ」を使用し、命の尊さや白血病と闘う方が ２ 経費削減及び収入 南佐渡消防 増加（光熱費の削減 朝顔のグリーンカーテ いることを来庁される方々に知ってもらう。 署、前浜分 夏季の事務室内での業務中は窓を開放し ～みどりの遮光から ン育成による節電 遣所 グリーンカーテンを利用しクールビズに努め ～） た。 その結果、７月～９月は前年を下回り光熱 費の削減に成功した。 8 / 8 ページ 参考資料 (写真等） 有 別紙２ 改善報告書 担当課名「議会事務局」グループ名「そろそろどう？」 メンバー「議会事務局全員」 業務改善運動の目標 強いて言えば ６ 職場環境の改善 課題 ・日中は業務に追われ、コミュニケーション不足に陥りやすい。 ・年４回の議会定例会が始まると、事務局全体で対応し、連携を図る必要がある。 ・本庁の出先ということもあり、他課との交流も少なく、また２階の１室という仕切ら れた空間の中、また、議員のオーダーに応えなどストレスがたまることもあるような気 が・・・・・します。 改善内容 ・いわゆる飲みにケーションを通じ、職場環境の改善と連帯感の向上を図る。 実施内容 改善成果 ・定例会終了毎に実施する懇親会と事務 【結果】 局としての懇親会を実施した。 ・懇親会では業務を離れ終始楽しく過ごす （定例会後の反省会には、正副議長、議 ことが出来、事務局としての繋がりも強く 会運営委員長も参加する。 ） なったのではないか・・・・と感じる。 ４/25：総務課との懇親会 ・事務局としての懇親会は、何度か計画す ５月：事務局懇親会 るものの日程が合わず中々実施することが ７/４：６月定例会後懇親会 出来なかった。 ９/27：９月定例会後懇親会 ・懇親会の開催により、地域経済に若干の 貢献が出来た。 ・取組み期間内には、中々飲みニケーショ ンは出来なかったが今後も計画し、実施し ていきたい。 クリックすると一覧表に移動します 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「会計課」グループ名「会計改善Ｇｒ」 メンバー「会計課全職員」 業務改善運動の目標 １市民サービスの向上 課題 ・平成 25 年 4 月から国保税については納期が各月に変更され、窓口納付のお客様が増 加する見込み。あわせて同時期にコンビニ収納を開始したことから口座振替も推進し 窓口業務の混雑を防ぐ。 改善内容 ・便利で確実な口座振替を推進することで、窓口業務の軽減を図るとともに収納率の向 上も目指す。 ・口座振替の推進を図るために市民の目に入りやすい位置にチラシを掲示する。 ・口座振替依頼書を窓口に置くことで市民の目に留まり関心を持ち、用紙を手に取りや すい環境を整える。 実施内容 改善成果 ・ 口座振替推進のチラシを会計課及び 【結果】 各支所・サービスセンター窓口に掲示 ・ 提出は金融機関のため、用紙に記入例を し口座振替に対する意識を持っても つけることで説明・記入の時間が短縮さ らう。 れた。 ・ 窓口に口座振込依頼書と記入例を税 ・ 窓口業務が軽減されることで、内部業務 等・福祉関係・水道別にわかりやすく 置いた。 の作業効率が向上した。 ・ お客様を待たせずに迅速丁寧な対応が できた。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名 総合政策課・環境対策課 グループ名 「キレイになりつつ仲良くなれる俺たち」 メンバー 総合政策課・環境対策課職員 業務改善運動の目標 １ 市民サービスの向上 ３ （職場内の）情報の共有化 ６ 職場環境の改善 課題 ・職員間でのチームワークがとれていないことが原因で、各課での連携がスムーズに いっていないのではないか。 ・職員が地域貢献活動を行っていることをアピール。 ・庁舎付近の住民や庁舎を訪れたお客様に、清々しい気分になってもらう。 改善内容 ・月に一度、全職員に掲示板で呼びかけ、庁舎付近のゴミ拾いや草刈りなどのボランテ ィア活動を行う。ボランティア活動を通じて、職員間のコミュニケーションの活発化 を図り、雰囲気の良い職場環境作りに繋げる。 ・冬場などの外に出られない日は、庁舎内（個人の机周りなど）の清掃を呼びかける。 清潔感のある庁舎で、職員もお客様も気持ち良く過ごせるようにする。 実施内容 改善成果 １０月１０日 ・当日参加者 約６０名。 本庁舎周辺のゴミ拾い実施 （１０月４日～掲示板にて呼びかけ） ・ゴミ拾いの実施のため、総合政策課・環 境対策課での役割分担・協力が上手くで きた。 ・当日は庁舎周辺だけではなく、国道付近 まで行った職員もいた。また、参加者が 声をかけ合いながらゴミ拾いを行う様 子もみられた。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「行政改革課」グループ名「実に面白い！整理してみよう」 メンバー「行政改革課 課内全員」 業務改善運動の目標 ５ 業務効率の向上 課題 ・行政改革課の課内の共有フォルダは昔からの引き継ぎのデータが多く、必要なデータを必要なときに取 り出すのに非常に時間がかかる。 ・共有フォルダにあるデータはどれが最終のデータか分からず、探しだすのに非常に時間がかかる。 改善内容 ・今年度使用したフォルダと使用していないフォルダを整理することで、必要データの取り出しの時間短 縮を図る。 ・データの最終版は必ずファイル名の初めに【最終＋日付】を記載することとし、誰が見てもひと目で最 終版のファイルがわかるようにする。 実施内容 【フォルダ管理】 ①使用者が快適に目的のファイルにたどり着けることができる ②新人（異動者含む）がざっと見て業務を大まかにイメージすることができることを目的にルールを作成。 ・第１階層･･･業務ごとに分ける ※フォルダ名の始めに番号を振り、並び替えた時に各担当順に整列できるようにする。 （例：01 課内庶務関係、02〇〇事業） ※使用頻度の低いフォルダは、 【低アクセスフォルダ】を作成し管理する。 ・第２階層･･･時系列ごとに分ける（例：平成 24 年度、平成 25 年度） ・第３階層･･･業務ごとに分ける 【ファイルの保存】 ファイル名は、そのファイルを開かないでもある程度中身が推測される名前であるのが理想的であり、自 分や他人が探す時に無駄な時間ロスを発生させるのを防ぐことを目的にルールを作成。 ①ファイル名は、 「日付(和暦)+内容」とする。 （例：251029〇〇会議資料） [メリット 1] 並び替えた時にファイルを探しやすい [メリット 2] 中身をある程度推測することができる ②他の人のファイルを勝手に上書き保存しない（別名保存を行う） ③提案文書で修正等があった場合は、修正したものを保存する ※修正された古いデータは、 【旧データフォルダ】を作成し管理し決裁後削除する。 改善成果 ・使用頻度の低いファイルを格納する旧データフォルダを作ることで、必要な資料をス ムーズに閲覧できるようになった。 （１ファイルあたり２５秒の短縮に成功！！） ・課内全体では、1 日当たり約１０分の短縮に成功！！ （２５秒×５回（フォルダ 1 日検索回数）×５名） （短縮例）公共施設関係フォルダ【ファイルの保存】 フォルダ直下にも分類されてい ない過去のファイルがたくさん あり、探す時間がかかる 旧データファイル格納フ ォルダを作り、探す時間 が短縮！！！！ 【フォルダ管理】 フォルダ直下にも分類されてい ない過去のファイルがたくさんあ り、探す時間がかかる 業務ごとに分け、時系列ごとに 分け、さらに業務ごとに分類し、 整理した。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名 世界遺産推進課 メンバー 課員全員 業務改善運動の目標 ３ 情報の共有化 課題 世界遺産登録という仕事柄、学術委員会等の会議や視察対応、文化庁等への出張が多 い上に、地元との協議調整や島内各地で発掘調査を行っており、職員が席を離れる機会 が非常に多い職場であり、外部からの電話や来客があっても、担当職員が不在で行き先 も不明のことが多く、電話や来客対応に当たった課員が困惑し、市民に悪印象を与える 場面が多く見られた。 改善内容 ・担当職員が留守の場合、電話や来客対応に当たった職員が（不在職員の行き先が分 からず）困惑することがないよう、全職員の外出先が分かるようにする。 ・十分に活用されていなかった全職員名が入った行動計画表（ホワイトボード）の有 効利用を図る。 実施内容 改善成果 ・会議、出張又は現場等で不在となる際は、 ・不在の際の行き先が明確になったことに 全職員が必ず決められたボードに行き先 より、電話や来客対応で（職員の行き先が 等を記載することを徹底した。 分からず）困惑することがなくなり、課内 での情報の共有化が図られると共に、市民 サービスの向上に繋がった。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「財務課 庁舎整備室 管財係」グループ名「や、やるしかないっしょ」 メンバー「土屋寿晴、石塚忠宏、栗山大基、渡邉香」 業務改善運動の目標 １ 市民サービスの向上 ２ 窓口対応の向上 ６ 職場環境の改善 ８ その他（自身の成長のため） 課題 ・職員や業者からの電話が多く、対応がマンネリ化してしまう。 ・窓口対応を行う部署に異動したら自身が苦労することになる。 ・管財係の電話応対については比較的良いと思われるが、他の課への波及も含めて改善 案として提案する。 改善内容 ・管財係：渡邉の出張経験（電話応対コンクール出場）の復命から電話応対の大切さを 感じ、最低限の電話応対をまず身に付ける。 ・程よい声の大きさで、はきはきと話す。 ・相手に不快感を与える電話応対はやめる。 （ガチャンと電話を切る、低い声の対応、自分の名を名乗らない…など） ・地域振興課の宇治さんや社会教育課の松本さんのような、明るく誰に対しても優しい 対応を目指す。 実施内容 改善成果 この取り組みを実践して感じたことは、外部 ・きちんと名乗る からの電話に対して受話器をガチャンと置くの ・受話器の扱い方を丁寧にする はとっても失礼で相手に不快感を与える行為だ （ガチャンと切らない） ということをメンバー全員が感じ、早くも改善 ・声の表情をなるべく明るくする されつつある。しかし、実際にこれら（計画書 に乗せたイラストの電話応対ポイント）すべて を意識して電話応対するのはなかなか難しい。 電話がかかってくる相手も庁舎内の職員や慣れ 親しんだ業者が多いため、どうしても親しい電 話応対になってしまいがちだが、きちんと意識 して応対することを心がけて少しずつ改善され るよう行動していきたい。 また、他の課から「管財に電話をかけるとと ても快く対応してくれる」と言われマネされる ような対応を目指して頑張っていきたい。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「地域振興課」グループ名「とうけい」 メンバー「加藤 あゆみ、藤井 渚、計良 業務改善運動の目標 香織、清水 央子」 ３ （職場内の）情報の共有化 ５ 業務効率の向上 課題 合併直後までは本庁、支所合わせて十数名で担当していた統計調査業務を、現在は正職 2 名と数名の臨時職員で行っている。何百人もの調査員の確保から始まり、調査員や調 査対象となった世帯及び事業所からの問合せやクレーム対応、何千枚もの調査票の審査 を期間内にこなさなければならない。統計調査で得られた結果は、行政施策の企画・立 案・評価のための基礎資料となる非常に重要なものであるため、職員減に伴い、調査の 精度が落ちることのないよう日々努めなければならない。 【１】個人情報保護意識の高まりにより、世帯や事業所等が調査に非協力的になってい るため、調査員は直接クレームを言われることが多く辛い思いをすることがあ り、年々、統計調査員（世帯等に調査票への記入を依頼し、調査票を配布・回収 する人）を引き受けてくれる方が減少している。 【２】調査員が高齢化しているため、調査の趣旨や調査方法等を理解してもらいにくく なっており、調査精度の低下が懸念される。 【３】高齢者の一人暮らしや、記入拒否の世帯が増加しているため、調査票の取集が困 難となっている。 【４】調査期間中、調査員や世帯等から問い合わせやクレームの電話が殺到するため、 担当によって異なる回答してしまう恐れがある。 改善内容 【１】文書でお願いし返信ハガキにて承諾の可否の返事をもらっていたが、そこで断ら れても電話をかけ再度アタックする。（電話は、担当者の中でもより顔見知りの 者がかける）また、調査員の業務について負担軽減を図り、引き受けてもらえる よう努める。 【２】調査員に調査方法等を説明する事務打合せ会を開催しているが、より理解しても らうためにポイントをまとめた資料等を独自に作成し創意工夫を凝らす。また、 説明会の時間を長く儲けると集中力が低下するため、長くても 2 時間半～3 時間 程度とし、重要な点に的を絞り説明するよう心掛ける。 【３】調査対象者から、 「記入が面倒だ」 「代わりに記入してほしい」等の申し出があっ た場合、無理に記入させるのではなく、調査員が調査票の項目について対象者か ら聞き取りをし、代わりに調査票を記入する体制を整えることで、記入者の負担 軽減を図る。 【４】日々の問合せ内容をエクセルにまとめ、グループウェア回覧板において担当間で 情報共有を図る。 実施内容 改善成果 【１】 【結果】 一度断られても、これまでに統計調査業 【１】 務に従事した経験がある方や、市職ＯＢ 電話であれば一度断られても粘り強くお願 には再度電話をかけ粘り強くお願いし いをすると最後は引き受けてくれることが た。また、本来調査員の業務である一部 多い。会話することで距離が縮まり、一度 を市が請け負うことで負担軽減を図り、 良い関係を構築できれば、次回調査時にも 調査員確保に繋げた。 引き受けてもらいやすくなる。 また、調査票等書類の封入作業や記入作業 を調査員の代わりに市が行うことで「その ぐらいの仕事であればやってもいい」と引 き受けてもらえることが多かった。 【２－１】 【２－１】 分かり易い調査員事務打合せ会にするた 調査に対して知識のない人にリハーサルを め、事前にシナリオを作成し、臨時職員 聞いてもらうことで、誰にでもわかりやす に対してリハーサルを行った。その際、 い事務打合せ会を開催することができた。 時間を計測し、また、分かりにくい部分 また、当日は時間通りに進行することがで や、こうした方がいい等という意見を上 きた。 げてもらいシナリオを修正。この作業を 2～3 度繰り返し行った。 【２－２】 【２－２】 各省庁が作成した「調査の手引き」は分 調査員に重要なポイントを確実に伝えるこ 厚く、それに沿った説明をすると時間も とができ、さらには調査員事務打合せ会全 かかり、調査員の集中力が散漫するため、 体の時間短縮も図れた。また、調査活動期 分かりやすくまとめた独自の資料を作成 間中もその資料があることで、分厚い手引 した。 （資料１参照） きを読み返さなくても、重要なポイントが まとめられているため、調査員からも好評 だった。 【２－３】 【２－３】 上記【１】にある通り、市で一部の業務 この作業を調査員に行わせることにより、 （調査票等書類の封入作業や記入作業） これまで誤記入や誤配布等といった問題も を行うことで、その説明を省き、的を絞 あったが、市で行うことにより解決できた。 った説明を行うとともに、時間短縮を図 調査員にとっては業務量が減り、また、市 った。 にとっても調査員事務打合せ会で説明する 手間も省け時間短縮を図ることができ、全 体を通して調査が円滑に行えるようになっ た。 【２全体】 統計調査を円滑に実施するためには、調査 の第一線で活動する調査員の調査への理解 を深めることがポイントとなる。調査員が 理解することで、世帯にも行き届いた説明 ができ、さらに調査票の記入漏れや記入誤 りも減り、より現実に近い結果が得られる。 大きなトラブルもなく調査が円滑に実施で きた。 【３】 【３】 調査員に、調査票を記入する練習をさせ 世帯等が記入できない場合や面倒だからと ることで、記入方法を熟知し、世帯等が いう理由で拒否の申出があった場合等につ 記入できない場合でも、調査員が世帯に いては、これまでは白紙提出となっていた。 質問等して代理で記入できる体制を整備 しかし、調査員が聞き取りすることで、世 した。（代理記入は認められている。 ） 帯等は記入方法のマニュアルを見なくても 口頭で回答するだけとなり負担軽減が図ら れ、白紙の調査票が減り、回答率が上がっ た。 【４】 【４】 指導員・調査員や調査対象者から、いつ エクセルを確認することで、統一的な回答 どんな問合せを受け、どのような回答を ができるようになった。同じ人からの問合 したかをエクセルの表に日々入力し、担 せでもそれを見ることで、以前の電話内容 当者内で情報共有を図った。 が把握でき対応に困ることが減った。 （資料２参照） （資料１）調査に使用する書類を分かり易くまとめた独自資料 ※記入ポイントや、使途等を独自にまとめた資料 （資料２）実際に使用しているエクセルファイル 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「交通政策課」グループ名「乗りもの♪あつまれ♪」 メンバー「課員全員」 業務改善運動の目標 その他 課題 リョウツ・デ・フリマやトライアスロンなどのイベントの会場や空の日など佐渡新航空路活性化 協議会事務局では佐渡空港の利用促進や空港２０００ｍ化に向けたＰＲ・市民啓発活動を実施して いるが、例年同じような内容でマンネリ化してきている。 また、交通政策課ではバス・船の飛行機以外でも利用促進啓発の事業をそれぞれに取り組んでい る。 改善内容 陸・海・空、それぞれの公共交通利用促進活動を別々に行うのではなく、一緒に行うことで、事 業の省力化と啓発効果の相乗効果を狙う。 実施内容 改善成果 ９月２０日が空の日ということでその 空の日については、空港滑走路敷地への路線バスの 週の日曜日に佐渡空港を会場に空の日イ 乗り入れが難しいことなどから共同開催には至らなか ベントが開催されているが、バスの日も９ ったが、来年度の共同開催に向けて事前準備を進めて 月２０日なので、同会場でバスのＰＲ活動 いきたい。 が可能か検討した。 当日はあいにくの天候であったが、多くの方から公 １１月３日のリョウツデフリマの会場 共交通クイズへの参加をいただいた。昨年まで空港対 で空港ＰＲ活動とバス・北陸新幹線ＰＲ活 策係のみで実施していたが、今回は生活交通係も参加 動を共同開催した。例年、空港クイズを実 したため、午前・午後で勤務を割振ることもできた。 施しているが今回は公共交通クイズとし 共同開催するにはブースが狭く、来年度の共同開催 て、バスと北陸新幹線に関するクイズを出 時にはこの点を考慮したい。 題した。 バス・新幹線パネル 空港パネル 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「市民生活課」 グループ名「保健係」 メンバー「１３名」 業務改善運動の目標 ５ 業務効率の向上 課題 年度末に保健師活動報告、地域保健事業報告、母子保健事業報告等の報告ものが集中し、記録や集計に追われ、 残業で対応している。報告物同士が似たような集計を求められるものもあり煩雑な部分がみられる。また、時間の 経過により、報告数をきちんと押さえておらず、報告数にもれが生じているため、数値が不正確である。 改善内容 集計表の工夫により似たような報告物が一つの集計で対応できるエクセル表を作成し、月報方式をとり、翌月の １５日までに集計しまとめ、回覧し報告する。 実施内容 改善成果 集計表の作成 日々で記録することにより、数値もれが少なく、また、 職員一人一人への周知・説明 複数職員が回覧により確認することで、職員によって把握 日々の記録 方法が変わることが少なくなり、正確な数値の把握が出来 月々の集計作業 る 回覧による複数職員の確認 エクセル表を使用することで、年度末集計が簡易になる。 年度末の集計 【参考】実際に使用したエクセル表（家庭訪問集計表） 表１ 家庭訪問実施状況（平成25年度分） 所属名： 健康推進室 再掲 月日 年齢 健 診 要 指 導 № 閉 じ こ も り 予 防 介 護 者 家 族 寝 た き り 者 認 知 症 そ の 他 訪 問 世 帯 数 精 感 染 再 掲 社 会 復 帰 神 認 保 再 掲 65 知 歳 未 症 満 (1) (2) (3) (4) (5) 症 結 核 健 福 祉 心身障害 生活習慣病対策・健康増進 再 再 6540 掲 65 掲 歳歳 指特 歳 指特 未以 導定 以 導定 満上 保 上 保 健 健 (12) (13) (14) (15) ア う そ 39 40 39 ル 歳 歳 歳 コ つ の 以 以 以 ｜ 下 上 下 ル 病 他 (6) (7) (8) (9) (10) (11) 母子保健福祉 そ の 他 の 疾 病 再 掲 妊 産 新 未 乳 長 期 難 生 熟 療 病 養 婦 婦 児 児 児 児 児 (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24) 被 虐 待 児 そ 特 定 の 高 齢 他 者 (25) (26) (27) 介護保険業務 介 計介 高 護 画護 そ 齢 認 作サ 者 の 定 成｜ の 虐 調 ビ 待 他 査 ス 他 (28) (29) (30) (31) (32) (33) 介護予防業務 幼 計介 画護 作予 成防 そ 被災 そ 災害 者に の よ る 他 を 除計 く ）再 掲 (34) (35) (36) ( 氏名 保健師名： 被 訪 問 延 人 員 訪 問 実 施 回 数 1 - 2 - 3 - 4 - 5 - - 計 - - - - - - - - - - - - - - （地区活動報告(エリア様式）） 種別 実 計 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 連絡調整に関する会議・ ケア会議 （ 市主催） 延 0 - （連携会議集計表） 真野地区活動報告（5月分） １ 訪問 - 月日 0 母子 成人(40～64） 会議名 種別 参加機関・ 団体数 （ 再掲） 主催 福祉関係機関 1 がん精検 高齢者（65歳以上） 2 精神保健 その他 3 ２ 保健指導（定期健康相談以外） 来所 種別 実 計 0 4 母子（再掲） 延 0 妊婦 産婦 乳児 幼児 結婚 受胎調節 妊娠中絶 5 母子 成人(40～64） 6 高齢者（65歳以上） 精神保健 7 その他 電話 種別 実 計 母子（再掲） 延 0 0 妊婦 産婦 乳児 幼児 結婚 受胎調節 妊娠中絶 母子 9 成人(40～64） 高齢者（65歳以上） 10 精神保健 その他 11 ３ 健康教育 種別 8 回数 計 （主催） 実件数 0 12 内容 0 13 母子 歯科 14 成人(40～64） 高齢者（65歳以上） 精神保健 （デイ ケア以外） 15 その他 ４ 連絡調整会議 ケア会議 その他会議 種別 計 母子 成人(40～64） 高齢者（65歳以上） 精神保健 その他 回数 （主催） 実件数 0 0 種別 ０ １ 母子に関する会議（ 市主催） ０ ２ 健康増進に関する会議（ 市主催） ０ ３ 障害者福祉調整会議（ 市主催） ０ ４ その他（ 市主催） 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「税務課」 グループ名「税務改善グループ」 メンバー「税務課全員」 業務改善運動の目標 １市民サービスの向上 課題 ・税の納期限は納税通知書に記載されているが、納税通知書を開かない、忘れて期限までに納付されない市民が多 い。 ・納付が無い場合に督促状は納付期限後２０日以内に送付することが条例に定められているが、単純な納付忘れも 多いことから督促状の発行枚数が多くなる。 （職員の手間や郵送費用が多くかかる） ・納付期限がいつか？との問い合わせが多い。同じことで多くの市民から度々電話があるため対応が煩雑になる。 ・納め忘れを防ごうと、ＣＡＴＶや防災無線で広報の機会を増やすと「毎日毎日同じことばかりでうるさい」との 苦情が寄せられる。 改善内容 税カレンダーを作成し、納付書発送日、納付期限、口座再振替日、督促状発効日等を記載することにより、電話 での問い合わせ件数が減少する。 ・納付忘れだけでなく月毎に、例えば２・３月のカレンダーには「確定申告・市県民税申告」や税に関する情報を 記載することにより、申告しなければいけない人や申告の計画も立てやすい。 実施内容 改善成果 ・税務カレンダーの作成 ・市民への配布後、分析を行う。 ・印刷、市民への配布については現在検討中。 【参考】作成中のカレンダー（一部抜粋） 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「もしかしてだけど！もしかしてだけど！・・・・・！ あるんじゃないの？」 メンバー「本間隆行、半田梨紗、出﨑弘美、井藤佳子、新田寿、菊地ひとみ、小林洋」 業務改善運動の目標 ２ 経費削減及び収入増加 ３ （職場内の）情報の共有化 改善なんてできない！と思わずに、「もしかしてだけど！もし かしてだけど！・・・・・！あるんじゃないの？」の気持ちで 取り組みました。 課題 職員及び予算削減等により限られた人員、限られた時間の中で効率よく業務を遂 行することが職員に求められています。そのため、職員が取り組むべき業務に専念 することができるよう、簡易な業務等については障害福祉施設に業務委託し、もっ て業務効率向上及び経費削減並びに障害福祉の向上を図ることとする。 改善内容 １．業務委託について ○障害福祉施設に委託可能な業務の調査を実施。 ○委託可能な業務については、業務委託の実施、また、予算措置が必要な事業につ いては新年度予算に計上するよう進めている。 ２．物品購入について ○購入可能な物品の調査 ○各課で必要としている物品の開発等の支援（検討中） ３．情報の共有化 ○障害福祉施設への委託可能な業務に関する情報の共有化の取組（取組中） 実施内容 改善成果 ■障害福祉施設での授産活動（小型家電 １．小型家電の回収解体業務で「障害者が 解体業務）についての実態調査の実施。 できることは障害者へ」の目的の達成！ これはいけると確信！ 及び通常一般より質の高いサービス提 供が可能となった。 ■地域振興課情報政策係、環境対策課廃 ※小型家電の解体作業は非常に手間暇 棄物対策係に業務委託等の協力依頼。 施設担当者との打合実施！ □使用予定の無いパソコン等について、 廃棄処分（要予算）するのではなく、 障害福祉施設に有価物として売却（歳 入増）した。（地域振興課） □小型家電回収事業実施にあたり障害福 祉施設に事業委託するよう進めた。 （平成 26 年度実施予定：環境対策課） のかかる作業です。手間暇のかかる作業 は障がいのある方でも得意な方が多く いらっしゃることからも障がい者に適 した仕事とも言えます。いや、細かい解 体に何十種類の部品の分別は私達より も的確です。このことを改めて認識しま した。 ２．各課の連携により、当該業務に係る経 営資源（予算）を、多少！？(^^;)とも 削減することができた。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「椎崎保育園」 メンバー「椎崎保育園職員」 業務改善運動の目標 （マニュアルの目標から選択する／該当しない場合はその他） その他 （職員と保護者との情報の共有） 課題 保育園において、職員と保護者との身近な関係づくりを心がけ、保護者間の交流や、 繋がりを促しながら、より良い雰囲気の中で互いに園内の情報を共有し、信頼関係を 築いていくにはどうしたらよいのだろうか？ 改善内容 行事に参加出来なかったお家の方や、日頃から子どもの様子など気になる保護者の方 の為に、手紙の配布の他に園での様子をより細かく提供していく。 園外保育での子どもの様子やつぶやき、祖父母ありがとう会の時の一言インタビュー (写真)などを知らせる。 実施内容 玄関に目を引くような「お知らせボー 改善成果 登降園の際に、玄関でお知らせボードに ド」を設置し、登降園の際に足を止めて見 目を向けてくださる方が増え、互いに写真 てもらい、保護者間において話題を共有し や「つぶやき」を見ながら会話がはずむ様 ながら触れ合う場にする。また、職員とも 子が伺え、職員一同今後も日々保育の中で 気軽にコミュニケーションがとれる雰囲 のつぶやきを大切にし、提供して行きたい 気づくりに心がける。 と改めて感じる。 今後は、アイデアを生かし更に目を引く お知らせボードの作成を課題とする。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課夷保育園」 業務改善運動の目標 情報の共有化 課題 時差出勤のため、親からの情報、朝の子どもの様子、一日の流れに関する情報など 連絡ミスや共有すべき事柄が漏れてしまったりする。 改善内容 ・連絡簿を作成。前日遅番が受けた情報を記述しておいたり、早番が受けた情報、 又事前に伝達すべきことを記入したりして情報が連絡漏れしないように改善した。 実施内容 改善成果 ・連絡簿の作成 ・ 連絡漏れがないよう見た人から名前の所 に丸をつけるようにしたので、誰が見てな いのかわかるようになった。 ・ 子供の様子園内の連絡事項や変更事項な ど共有がうまくできるようになった。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「梅津保育園」 メンバー「金子奈智子、梅津保育園職員」 業務改善運動の目標 5 業務効率の向上 課題 ・連絡事項がなかなか全職員に周知、徹底されない ・職員の変則勤務,保育室,調理室が 2 階やフロアーごとになっているため、一日顔を合 わせないことがある 改善内容 ・以前から利用されていた「早番ノート」をさらに活用する ・「早退記録ノート」の活用 実施内容 改善成果 ・「早番ノート」に当日の欠席者のみ記録 ・まだノートを活用中であるが、園長・副 をするだけでなく、保護者から受けた連絡 園長は各クラスの状況を把握できるよ 事項を記す欄を設け活用する うになった。特に登園,早退時間の理由 （投薬依頼,早退時間,園バス利用有無等） が書かれていると迎えにきた保護者に ※上記の件でクラスで受けた連絡事項も スムーズに対応できる。 記入 ・備考欄には、職員の出勤状況を記入 （週休,年休,会議・研修会参加等） ・園行事の予定（誕生会,避難訓練等） ・付箋を利用し事務連絡の周知,徹底 ・バス利用状況もバス担当職員に周知でき る ・緊急の連絡以外は,ノートの活用で以前 より周知できるようになってきている ・まだ、書き忘れる事がある ・早退記録は事務日誌に活用 ・クラス担任は「早番ノート」を確認する 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「相川保育園」メンバー「笠井 美代子」 業務改善運動の目標 ７、その他（職員の質の向上とメンタル面の安定をはかる） 課題 ・社会生活の多様化に伴い、保護者の思いや願いも個々様々。よって、それを受け入れる職場環境が厳しくなって いる。 ・職場で働く保育士も、微妙に地域的な考え方の差もみられる。 ・年齢層の違いによる考え方、受け入れ方の差がみられる。 改善内容 ＊職員が働きやすい職場環境に、職員同士の‘気づき’の工夫。 実施内容 改善成果 ○昨年度「社会法人倫理研究所」発行の 成果という観点からはコメントが難しい。職場での仕事が ‘職場の教養’と言う雑誌を目にし、職員の意識の共 忙しければ忙しいほど、他人に求める事が多かったり、情 有、資質向上に役立てばと、休憩室に置く。 報を共有できにくかったり、、、すると少しずつ人間関係に はじめのうちは珍しさも手伝いその冊子を手にする も暗雲が立ち込める。 が、忙しさもあり、徐々に話題にする事も減っていく。 考え方の方向を少し変えることで、負担に考えていた事も ○今年度は、笠井美代子調理員が日々の内容を精査し 少し軽減できる事もあろうかと思う。 ボードにまとめて記すことで、冊子を手にすることな ボードを見ることで、 「今日も自分の事を見透かして書いて く休憩に入った職員が立てかけてあるボードを目に あるようだ」と振り返る職員もいる。それが、はたして功 することで、自己を振り返り、考え方の方向性の一助 を奏しているかどうかはまだ疑問であるが、よし頑張ろ となれればと工夫する。 う！と思えることもあることは確か。 （参考）ボードの写真 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「中興保育園」 メンバー「全職員」 業務改善運動の目標 職場環境の改善 課題 ・園内外の環境整備が徹底されておらず、行事前に行う程度で習慣化されていなかった。 改善内容 ・月 1 回の環境整備の日を設定（全職員参加） ・保育室並びに教材室などの整理整頓 ・事務室の机上の整理整頓 実施内容 改善成果 ・毎月第 3 水曜日の夕方、全職員で園庭整 ・美化に対する職員の意識が向上し、自主 備、側溝掃除、ガラス拭きを実施。 ・保育室、教材室、机上はそのつど声かけ 的に環境整備や整理整頓を行うように なった。 を行い、整理整頓の徹底を図った。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「金井新保保育園」 メンバー「保育士・保育助手」 業務改善運動の目標 その他 課題 ・保育士会研修会で、相手の気持ちを尊重・理解している聴き方・話し方について学 んだ中で、 「ふわふわ言葉」と「チクチク言葉」に触れました。 子どもへの言葉がけ、保護者とのよりよい関係を持つために今以上に意識すること が大切だと感じ、ふわふわ言葉を増やすことでいろいろな面で相乗効果があらわれ る事を期待する。 改善内容 ・ 「ふわふわ言葉」と「チクチク言葉」を大きく表示し、各保育室と事務室に掲示する。 ・自分が言った言葉や耳にした言葉（「ふわふわ言葉」と「チクチク言葉」）を気づい た時に子どもの反応と一緒に記録し、一週間の感想を入れる。 ・記録を集計し、それについて話し合う場を持つ。 ・自己を振り返り改善されたことを確認し合い、意識を継続させていく。 実施内容 改善成果 ・ 「ふわふわ言葉」と「チクチク言葉」を ・自己を振り返る良い機会になり、以前に 大きく表示し、各保育室と事務室に掲 も増して言葉を大切にするようになっ 示 た。 ・自分が言った言葉や耳にした言葉（「ふ ・ふわふわ言葉によって子ども達のやる気 わふわ言葉」と「チクチク言葉」 ）を気づ にもつながっていった。 いた時に子どもの反応と一緒に記録し、 一週間の感想を記入。 ・全職員で取り組むことにより、子どもへ の言葉がけに限らず、職場内で他の面で ・記録を集計し、それについて話し合う。 も改善意識が向上した。 ・自己を振り返り改善されたことを確認 ・ふわふわ言葉を多くすることで、職員や し合い、意識を継続させていく。 子ども達の笑顔も膨らみ保育園で楽し いと思える保育園づくりを目指してい きたい。 一覧表に戻る 別紙２－１ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」グループ名「新穂トキっ子保育園」 メンバー「トキっ子保育園職員」 業務改善運動の目標 ３、情報の共有化 保護者への情報提供 課題 ・職員の勤務シフトが延長保育・土曜勤務の週休などで不規則な為、情報の伝達漏れ遅 延が生じる事もあった。 ・保護者への情報（地域・小学校区・市等から）提供の場が少なく目立たない。 改善内容 ・ 職員の勤務状況が分かるようにノートを作成し職員の状況に合わせて日々雇用の人 員配置をする。又子どもへの連絡、保育士同士の連絡漏れが発生しないようにする。 ・ 情報提供の場が少なく目立たず掲示板が必要でありお知らせボードを作る。 実施内容 改善成果 ・ 毎朝年休・週休・出張・代替・特別な ・ 全職員が対応でき又事前準備なども出 予定などの連絡事項を記入して（保健 来る為保育がスムースであり、全職員 師・実習生・工事業者等）職員の誰が （臨時保育士）が意識を持って行動で 対応しても横・縦のつながりが持てる きる。 ようにし保育が安全にスムースに実施 できるようにする。 ・ ほとんどの保護者がじっくり止まって ボードを見ている姿が見られ、保育園、 ・ お知らせボードを作成し保育園での行 地域への関心・理解が深まったと思う。 事の様子をお知らせしたり、小学校・ 地域の連絡など様々な情報を提供して いる。 ・ 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会福祉課」 グループ名「小木こどもセンター」 メンバー「小木幼稚園、小木保育園職員」 業務改善運動の目標 （職場内の）情報の共有化 課題 ・同じ施設内に、入園前の子どもから、幼稚園、保育園の園児、小学校（学童）まで、それぞれ立場の違う子ども が生活する複合施設であるための不都合がある。 ・一人の子どもの延長線上でありながら、幼稚園と保育園の交流が日常生活の中で少ないことに疑問を感じる。 改善内容 ・幼稚園と保育園の職員が、行事予定をたてる会議に一緒に参加し、意志の疎通を図る。 ・職員同士、協力してセンター内（園内外）の掃除を行うようにする。 ・幼稚園と保育園の子どもたちの交流の場、機会を多くする。 実施内容 改善成果 ① 幼稚園と保育園の連携を密にする ① ・幼稚園へ遊びに行ったり、逆に保育園へ遊びに来たり、お互いに行き （職員も子どもたちも） ② 園内の掃除は、職員で割り振って みんなで行う ③ 職員会議（予定を立てる週）は、 幼稚園と保育園合同で行う 来をし子どもたちの楽しそうな姿が見られた。夏の頃、部屋で飼ってい るかぶと虫を見に来たり“かめ”を見たり・・・と自然な感じで行き来 をしていた。又、虫かごの中の幼虫を見せに行ったり、虫かごを貸して あげるなどの姿も見られた。 ・ 夏のプール遊びでは、異年齢のプールに入れてもらったりして、楽しく 遊ぶと同時に、大きい組さんの、泳ぐ姿が、小さい組の子どもたちには、 刺激になり良かった。 ・ 保育園４歳児と幼稚園５歳児は、同じ畑でさつまいもの栽培をし、芋掘 りも一緒に楽しんだ。 支援室へ遊びに来る親子や、学童の子どもたちとも一緒に（オープンに） 遊んだりした。 その結果、異年齢の関わりは、何かと刺激になり、お互いにいい影響を 与えることを実感した。 ・ 交流を深めるため、給食の時間に自由に好きな場所に座って食べる日 （自由席デー）を設けた結果、幼稚園、保育園３・４・５歳児が好きな 場所に座って、話も弾み、食欲もいつにも増しておいしそうに食べてい た。 ② ・職員間のちょっとした会話や情報交換の場にもなるように、週１回、 金曜日は、４時１０分から皆で掃除をする（クリーンデー）を設けた結 果、皆で協力して掃除するこの日は、いっそう綺麗になったような気が した。 ・夏には、職員皆で行う、園舎外の草むしりの日を設けた。地域の方か ら頂いた花を玄関のあたりに植えさせてもらうと、保護者より「きれい だね」と嬉しい言葉を頂いた。地域の方の気持ちがとても有難いと感じ た。 草むしりなど屋外清掃の後には、お疲れさまお食事会を設けた。 このような時間は、職員の懇親を深める貴重な時間にもなっている。 色々な計画から、子どもたちだけでなく職員の気持ちもまとまり、秋に は職員旅行に行くことができ、楽しい時間を過ごすことができた。 ③ 会議を一緒に行ったり、回覧板は、幼稚園の職員と保育園の職員全員の 名前を書いて回すようにした。意識の統一が出来た。 （下記参考参照） （参考）回覧板様式 回 覧 後 確 認 印 名前・月日 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「農林水産課」グループ名「チーム農魂」 メンバー「増家由季、本間香代子、渡邊智美、松本亜沙美」 業務改善運動の目標 ３ （職場内の）情報の共有化、４ ６ 職場環境の改善 窓口応対の向上、 課題 ・課の統合により職員数が増え、それに伴い電話の本数も増えたが、決まった人しか電話を取らない。 また、今他の係がどんな業務をしているかが分からないため、電話の応対をしてもどの係へつないでよいか判断 が出来ない。 ・統合の前よりも古紙やゴミの量も増えたが、主に女性職員が処分している。 また、清掃が不定期で、床にほこりがたまっていて見苦しい。 改善内容 ・課をデスクの島ごとに６つに分け、１週間ごとに電話と清掃を担当する(係長以下)。 ・電話は業務時間中だけでなく、昼休みも当番を決めて来客や電話応対をする。 ・清掃は燃えるゴミの回収日に合わせて木曜日の夕方に行う。 床を清掃してゴミ出しをする。古紙は分別してホチキスの針を外し結束する。結束した束は古紙回収場所へ持ち 込む。 ・市民宛てに文書を発送した係は、ＧＷの回覧板などで周知し、あらかじめ電話本数が増えることを課員へ知らせ る。 実施内容 改善成果 ・各係長を集めて改善内容を説明し、係員 ・お客様をお待たせすることが減った。 へ周知するよう依頼した。 ・当番のデスクの島が電話を取ってくれるため、今まで率先して電話 ・今週どこのデスクの島が電話と清掃を担 を取っていた人が業務に集中出来るようになった。 当するか標記した三角柱を作成し、当番の ・他の係への取り次ぎにより、課としてどのような業務が遂行中なの デスクに置くようにした。 か見えるようになった。 ・市民宛てに文書を発送した係は、ＧＷの ・ゴミや古紙を自分で処分することで、きちんとした分別などリサイ 回覧板などで周知し、あらかじめ電話本数 クルの意識が向上した。 が増えることを課員へ知らせた。 ・お客様に汚れた床を見せることがなくなった。 毎週木曜日は掃除の日！ 古紙回収 電話当番 当番標柱 課内回覧記事１（電話当番：情報共有） 課内回覧記事２（電話当番：情報共有） 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担 当 課 名「観光振興課」 「産業振興課」 グループ名「もしかしてだけど～×２、きれいにするんじゃないの（仮） 」 メ ン バ ー「本間暁子、近藤三恵子」 業務改善運動の目標 ６ 職場環境の改善 課題 ・第２庁舎の書庫及び第７会議室へ書類等を保管していたが、定期的に整理をしない ため、書庫に入りきらないものは通路に山積みになっている。 また、第７会議室は書類等を詰め込みすぎて、人が入って探すスペースを確保出来て いない。 ・過去の書類等を見たいとき、どこに置いてあるか探すのに時間がかかる。 改善内容 ・簿冊名が決まっていない書類は簿冊を決めて総務課のリストに載せる。 ・廃棄する書類はクリーンセンターへ持ち込んで焼却しリストから外す。 ・保存する書類は書庫の棚および第７会議室の壁側へ置く。 ・書庫の通路に置いてあるものや係名を書いてないものは原則破棄する。 ・やむを得ず仮置きする場合は期限を記載する。 ・書庫および第７会議室に入りきらない場合は各支所、SC へ保管する。 実施内容 改善成果 ・書庫の整理 ・書庫の整理により、必要なものが取り出 ・廃棄文書のクリーンセンターへの持込 しやすくなり、イベント等への準備などで 時間短縮が可能となった。 ※別添写真のとおり 改善前 改善後 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「建設課」 メンバー「本間(悟)、末武、森下、渡邉、本間(薫)、計良、松本、遠藤」 業務改善運動の目標 ５ 業務効率の向上、６ 職場環境の改善 課題 ・ 建設係で使用している倉庫が煩雑しており、どこに何があるか分からない。 改善内容 ・ 倉庫の整理を行い不要なものは処分する。 ・ 使用したいものがどこにあるかが誰でも分かるようにする。 実施内容 ・ 係員全員での作業により、処分してよいものを確認しながら作業を行った。 ・ 棚にラベルを貼り、資機材の所定場所を決め、持ち出した物はそこへ返すようにする。 ・ 使用頻度が多いものは入口付近に置き、取り出しやすい場所に置く。 改善成果 ・ 一目で倉庫内の資機材が確認でき、欲しいものを探す作業がなくなり、業務効率が向上した。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「上下水道課」グループ名「下水道を広めよう！」 メンバー「曽我至、中田雄一郎、池亀政彦、鶴間和宏」 業務改善運動の目標 ５ 業務効率の向上 課題 ・合併前から進められてきた下水道本管工事も終盤を迎えてきているが、各家庭での本 管への接続率は停滞している。 ・下水道は、接続して使用して、始めて意味をなすもので、下水道への接続率を向上さ せたい。 改善内容 ・広く市民に下水道への関心を持ってもらえるような計画を立て、実行する。（下水道 フェスティバルでの来場者数の増加） 実施内容 改善成果 ・ 過去の下水道フェスティバルの検証、 【結果】 問題点の把握、改善内容の検討。 ・ 上記、改善内容から、今年の下水道フ ェスティバルでの実施。 ・ 前年、好評であったスタンプラリーやお 菓子の掴み取りが今年も賑わっていた。 ・ 新規のコーナーとして、綿あめとポップ コーンの配布を実施し、大好評であっ 【検証結果からの改善内容】 た。機械は、佐渡市役所の各機関から借 ・広報を従来、下水道区域に限定してい 用できた。 たものをやめ、佐渡市全域に拡大し、全 ・ 広報の拡充が要因かは、わからないが、 戸回覧やＣＡＴＶでの文字放送等充実さ 結果として、前年１６０人からＨ２５年 せた。 ２５９人の来場者になり、大幅な増加に ・従来の実施内容で好評なもの、不要な 繋がった。 ものの仕分けをし、来場者増につながる ・ 各世帯の接続に直結はできないが、多く コーナーを充実させた。 の市民に下水道への関心が広まったと ・他市町村の事例を参考にし、新規に取 思う。 り入れられるコーナーの検討をし、実施 した。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「監査委員事務局」 業務改善運動の目標 メンバー「事務局職員」 ６．職場環境の改善 課題 数年前まで選挙管理委員会事務局が兼務であったため、監査委員室に選挙管理委員会の 資料や物品等が置いたままになっている。 本庁舎は執務室・会議室とも不足気味である。 監査や打合せのたびに監査委員室に移動している。 改善内容 選管事務局に資料や物品の引き取りを依頼し、監査委員室内を整理した。 実施内容 選管事務局に資料や物品の引き取りを 依頼し、監査委員室内を整理した。 改善成果 来年度以降は、日常業務を監査委員室内 で行うことにすると、現在の事務局のスペ 今後、事務室の書類等を整理して、監査 ースを空けることができる。庁舎管理上、 委員室へ移動の準備を進める予定。 有効に活用できるようになる。 また、打合せのたびに移動する必要もな くなるので、業務を効率的に執行できるよ うになる。 業務改善報告書（別紙） （上段：改善前、下段：改善後） 業務改善報告書（別紙） （上段：改善前、下段：改善後） 業務改善報告書（別紙） （上段：改善前、下段：改善後） 業務改善報告書（別紙） （上段：改善前、下段：改善後） 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「社会教育課」グループ名「業務改善推進班」 メンバー「社会教育係、社会体育係」 業務改善運動の目標 ３ （職場内の）情報の共有化 課題 当課は成人式や市展等の社会教育事業及びトライアスロンやリレーマラソン等のス ポーツ関連イベント等、年間を通じて多くの事業を抱えている。そのため課員の多くが 事業実施の際はもちろんのこと、準備や打合せ等で事務所を離れることが多い。しかし 個々のスケジュール等をお互いに把握できていないことがあり、問い合わせの際に返答 できない場合や、外出する際についでに依頼したいことがあってもできないことがあ る。 改善内容 以下のスケジュールを課内で共有することにより、電話応対の迅速化及び業務効率の向 上を図る。 ＜年間業務一覧表の作成＞ ・年間の業務一覧表を作成して、課内主要業務のスケジュールを共有する。 ＜個人スケジュールの入力＞ ・グループウエアの個人スケジュールの入力を徹底し、それぞれのスケジュールについ て共有する。 ・行動予定表（ホワイトボード）に記入を徹底し、その日のスケジュールが一目で分か るようにする。 ＜車両使用スケジュール表の作成＞ ・課で所有している車両の使用スケジュール表を作成して記入を徹底し、車両の使用予 定を共有する。 実施内容 改善成果 上記の改善内容について実施した。 スケジュールを記入してない際にはお互 また以前から行っていた週１回の課内ミ いに注意しあうなど、徹底して実施したこ ーティングでは、各係の予定や事業の案内 とにより、各種スケジュールを共有できた などをただ伝えるだけではなく、問い合わ と思うし、そのことにより、少しは電話応 せが多い内容等についてはできるだけ詳 対の迅速化と業務効率の向上に繋がった 細まで伝え合うように努めた。 と考えます。今後も継続して取り組んでい きます。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書１ 担当課名「両津支所市民課」 業務改善運動の目標 １ メンバー「課員全員」 市民サービスの向上 課題 ・ 市民に電話をしたが、不在でつながらず、着信履歴により市民から両津支所に電話 があったが、誰が電話をかけたのか不明で、結果して市民に迷惑をかけることがあ る。 改善内容 ・ 両津支所の電話回線が市民課と産業建設課で 10 回線あり、空き回線で電話がつなが っているため、市民課と産業建設課で回線を分ける。 ・ 携帯電話や着信履歴が残る電話もあり、かけてつながらない場合は、情報系システ ムの回覧板のコメント欄に「どこの誰に」電話をかけたのかを記入する。つながっ た場合は、コメント欄を随時削除する。 実施内容 改善成果 ・ 情報系システムの回覧板のコメント欄 ・不在等で電話がつながらなかった市民か に「いつ・どこの誰に」電話をかけた ら両津支所に電話があった場合に、回覧板 のかを記入する。 ・ 随時、更新・削除する。 のコメント欄を確認し、電話をかけた職員 に繋ぐことができ、スムーズな取次が可能 となったことで、改めて電話をかけること が少なくなり、業務効率が上がった。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書２ 担当課名「両津支所市民課」 メンバー「課員全員」 業務改善運動の目標 ４ 窓口対応の向上 課題 ・ 市民目線に立ったあいさつ、電話対応が職場内で浸透していない。市役所が、市民 にとって入りづらい場所になっている。 改善内容 ・ 案内掲示はあるが、常に声掛けを意識し、声掛けを行うことで市民に安心感を与え、 スムーズに用事が足せるよう、こちらから積極的に声掛けを行うようにする。 ・ 市民が来庁し、廊下等でのすれ違いの時やカウンター、順番待ちで椅子に腰掛けて いる市民に対する挨拶を徹底する。 ・ 電話応対の際に、取次ぎを受けた職員は、 「電話変わりました。」ではなく、 「お待た せしました○○です。 」に改める。 実施内容 改善成果 ・ 窓口に来た市民を常に意識し、職員か 市民目線に立ったあいさつや電話対応が ら積極的に声掛けを行った。 徐々に職場内に浸透し、市民が気軽に入り ・ 支所内で市民とのすれ違いの時や腰掛 やすい雰囲気ができつつある。 けている市民に対し、挨拶を徹底した。 ・ 電話の取次を受けた職員の電話応対を 市民目線で、 「お待たせしました○○で す。」に改め、できる限り統一した。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「相川支所高千連絡所」グループ名「愛は心の仕事です」 メンバー「川口昌紀」 業務改善運動の目標 ２ 経費削減及び収入増加 ５ 業務効率の向上 課題 ・窓口収入金の「納入済通知書」を会計課へ送付する際、会計課で消し込み処理される までの 2～3 日間は収納システムで確認ができないため、問い合わせ対応用に「納入済 通知書」のコピーをとっているが、コピー機の印刷スピードが遅く、納付件数の多い時 期はとても時間がかかる。 改善内容 ・コピー機のスキャナ機能を利用して、「納入済通知書」を PDF データで保存する。 印刷しない分、処理が早くなり、コピーカウント料も削減できる。コピー用紙の使用 量も半減、コピー機の熱も出ず、環境に優しい。書類保管スペースも大幅に縮小でき た。 実施内容 改善成果 ・コピー機のスキャナ機能を利用して、 「納 ・毎月 50～80 枚ほどのコピーの節約にな 入済通知書」を PDF データで保存した。 っている。 ※業務上必要なコピーをすべてスキャナ ・コピー機の印刷を待つ時間が短縮でき、 によりデータ化することも可能だが、単 体感的には事務処理がスピードアップし 発で少量のコピーを繰り返すとかえって たと感じている。 手間がかかるため、 “定期的”に“大量” ・データ化したことで、書類保管の手間、 にコピーの手間が発生する「納入済通知 書類を探す手間が大きく省けた。 書」の処理のみをデータ化した。 ※「納入済通知書」には個人情報が含まれ るため、コピー機と保存用 PC 間は専用 USB メモリでデータを移動している。コピー機 のネットワーク機能利用には別売のアダ プタが必要とのことで断念した。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「佐和田行政サービスセンター」 メンバー「サービスセンター職員全員」 業務改善運動の目標 ６ 職場環境の改善 課題 一昨年から「職場内の環境美化」をテーマに取り組み、カウンター下やデスク周り パンフレット・チラシ等も整理されてきているが、通路の棚に古い書類や図面が煩雑に 積まれていたり、まだ整理が行き届いていないところがある。また、庁舎に入っている 社会福祉協議会の方から、消耗品等保管するスペースがほしいとの要望がある。 改善内容 ・廃棄できるものと保存するものの仕分けと整理。 ・各自デスク周りやチラシ等の整理についても継続して取り組み、職員一人ひとりが 環境美化を心がける。 実施内容 改善成果 ・煩雑に置かれていた書類・図面等を、不 ・通路のスペースが有効に使用できた。 要なものは処分し、整理整頓した。 ・整理整頓された職場環境の維持。 ・一定期間を過ぎたパンフラット・チラシ ・継続して取り組むことで、職員の意識 等の入れ替え。 ・定期的な点検。 向上につながった。 Ｂｅｆｏｒｅ Ａｆｔｅｒ 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「新穂行政サービスセンター」 業務改善運動の目標 １市民サービスの向上 課題 ・来庁者がどのカウンターに行けばいいかわからず戸惑っていたり、業務によってカウ ンターを移動してもらうケースがあり不便な点があった。 ・カウンター上の案内表示が邪魔となり見通しが悪くなっていた。 改善内容 ・これまで３つあったカウンターを２つに集約し来庁者が迷わないようにし、移動の必 要を少なくする。 ・カウンター上の案内表示等を撤去し見通しをよくするとともに、それにより来庁者が 迷わないよう、より積極的に声掛けを行う。 実施内容 改善成果 ・カウンターを集約し来庁者の移動が最小 ・複数の係に用事があるお客様にも 1 箇所 限となるようにする。 のカウンターで対応できるケースが増え ・カウンター表示を減らし見通しをよくす わざわざ移動してもらう必要が減った。 る。 ・表示板を減らしたことで来庁者・職員の 顔がお互い見えやすくなり、声を掛けやす くなった。 【現況写真】新穂行政サービスセンター ・案内板をなくし、見通しがよくなり座ったときの圧迫感がなくなりました。 ・内側からも、案内板がないため応対がしやすくなりました。 【ビフォー】 【アフター】 【フロア写真】一番奥のカウンターを無人にし手前 2 つで応対するようにしました。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 イニシャル Ｄ」 担当課名「真野行政サービスセンター」グループ名「頭文字 メンバー「傳田あゆみ、佐藤良春、高橋輝臣ほかセンター職員全員」 業務改善運動の目標 １市民サービスの向上 課題 ・真野新町地区の古紙回収場所は真野行政ＳＣの自転車置場が指定場所であるが、古紙 の量が多く、回収場所が乱雑になりがちである。 改善内容 ・どこにどの古紙を置けばよいのか表示してみた。 実施内容 改善成果 ・ 「新聞紙」 「段ボール」「牛乳パック」 【結果】 「雑紙」など古紙の種類を壁面に掲示 ・ 分別については２～３ヶ月で浸透し、古 した。また床面（コンクリート）にも 紙回収日直前になると置場が雑然となっ チョークで古紙の種類を記載した。 ていたが、整然と古紙が置かれるように なり、古紙が散乱しているという苦情も なくなった。 ・ 整然と古紙が置かれているので、後から 置く人もきちんと分別して置いていく ようになった。 ・ 整頓されているので、古紙が置ききれな いということもなくなった。 古紙の種類に応じて置場を指定し、分かりやすく壁面に表示。回収日直前にはチョークで床面にも古紙の種類を記 した。 結果、整然と置かれるようになり、苦情もなくなった。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「小木行政サービスセンター」 グループ名「おぎちゃん」 グループリーダー「佐藤ミユキ」 メンバー「佐藤ミユキ、若林木佐子、金子雅人、大久保省三、小林信之」 改善テーマ「見た目もスッキリ、取り出しスムーズ、美的なチラシの展示館」 ① 課題 ・多数のチラシが乱雑に置かれているため、お客様が要望されたとき、どこに何がある か把握できにくく、どんなチラシがあるのかも分かりずらい。 ・平面に置かれているのでスペースが限られ重なり合って取り出しにくく、風が吹くと 飛んで乱雑になる。 ② 改善内容 ③ 実施内容 ・お客様が手に取り易いように見た目も ・平面に陳列されたパンフレット等を、不 考慮し側面の空きスペースを生かした 要になったデスクマットとクリアファイ レイアウトを考える。 ルを活用し側面への掲示とした。 ・施設内の不用品をリサイクルしての空 間的展示を目指したい。 ・各業務ごとのエリア別等に整理する。 ・各エリア別等に展示スペースを考慮し、 誰でもエリアが分かり易いように配置し た。 ④目指す改善成果 【目標】 ○ 市民サービスの向上 ○ 職場環境の改善 【結果】 ・玄関スペースの空間が広がり、見た目も スッキリとし、チラシ等の整理ができて 良かった。 ・反省点と今後の課題は、側面展示のチラ シが思いのほか重量があるため、側面へ の貼付のマグネットが重さに耐えきれな いため工夫が必要である。 ・破損していた硬質デスクマットを四角形 に切る作業が思いのほか苦労した。 ・今後は、事務所内スペースのチラシの整 理とエリア別等表示を考え、分かり易く 手に取りやすい掲示を目指したい。 業務改善報告【現況写真】 小木行政サービスセンター ○玄関【ビフォー】 ※玄関左側面 ※玄関右側面 【アフター】 ※玄関左側面 ※カウンター側面にリサイクル活用 パンフレット掲示 ※玄関正面 ○事務所内 ※カウンターテーブルの側面にリサイクルチラシ入れ設置 平成２５年１０月３１日現在 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「羽茂支所」グループ名「いつやるの？毎週だぜ！」 メンバー「佐々木桂子（リーダー） 、武井雅晃、鶴間津治雄、城家奉則、有田友美」 業務改善運動の目標 （マニュアルの目標から選択する／該当しない場合はその他） ３ （職場内の）情報の共有化 ４ 窓口応対の向上 ５ 業務効率の向上 課題 多くの事業がある中で、担当者以外、事業の概要や細部を把握することはとても困難。 そのため、H24 年度から実施している羽茂支所独自「お知らせ版」を今年度も有効活用 し、市民対応（たらい回し抑制等）の向上を図る。 ※一部の情報を把握しているだけでも、市民への対応、職員のスキルアップに大きく 繋がる。 そして、さらなる市民サービスの向上、職員のスキルアップを目的として、一線を 越えた実践を計画し実施する必要があると考えられる。 改善内容 現在実施している本庁の「庁内職員研修」を参考に、さらなる市民サービスの向上、職員のスキルアッ プを目的として、 羽茂支所職員による「羽茂支所独自！支所職員研修」を開催する。 実施内容 H24 年度から実施している「羽茂支所独自！職員用お知らせ版」を今年度も有効活用し、情報把握・ 共有と職員同士の横の繋がりを強化する。（継続実施） そして、今年はさらなる強化、一線を越えた実践として 職員用「お知らせ版」とは、今 後の事業日程、案内通知等お客 様に関わる事が記載してあり、 職員はそれを確認し迅速に対 応する。詳細は H24 年度業務改 善報告書をご覧ください。 庁内職員研修と同様に、市民サービスの品質向上を第一に考えることとし、 下記のポイントに重点を置き、 「羽茂支所独自！支所職員研修」を開催しよう！ 佐々木リーダー（改善委員の打合せで篤い思いを発言！） 職員の意識改革必要ですね！ リーダー！！ついていきます！ スキルアップ ○ポイント１「講師」 鶴間委員 講師は、職員のスキルアップ等を目的に支所担当者とする。（係持回り） ○ポイント２「研修内容」 研修内容は、市民に直接かかわるタイムリーな業務内容等とする。 ※基本はタイムリーな業務内容とするが各係に任せることとする。 支所内の研修なら誰 でも参加しやすいで すね。質疑やその回 答もしやすい！ ○ポイント３「研修時間」 研修時間は、来庁者の比較的少ない、午後 5 時から 5 時 30 分までの 30 分間とする。(最長 30 分) ※支所職員は、保安要員を残し、出来る限り参加することとする。 ○ポイント４「研修資料」 資料は、A4＝1 枚（両面可）にコンパクトにまとめる。（可能な限り） ※研修資料作成が負担にならないよう、またワンペーパーに収めることにより、提案・企画能力の向上 を図ることとする。 ○ポイント５「研修状況の確認」 業務の都合で参加出来ない職員もいることから、GW の回覧板を活用し研修内容の報告を担当者が責任 を持って行うこととする。 ○ポイント６「成果・検証」 研修結果の検証をすることとし、アンケートを行う。（研修内容の提案募集も含む） 改善成果 研修実績 第1回 【打合せ 1】6 月 13 日（木）業務改善委員打ち合わせ 「改善テーマについて」 内容：羽茂支所全職員で取組むテーマの検討・決定 参加者数：5 人 【第 1 回】7 月 3 日（水）地域支援係（城家主事） テーマ： 「佐渡市緊急情報通信施設（緊急放送等）について」 内容：緊急放送の使用法等、機械操作を学ぶ 参加者数：8 人 第4回 【第 2 回】7 月 10 日（水）市民生活係(山田係長) テーマ：「死亡届の受理方法等について（日直時）」 内容：死亡届の受理方法について記載例を基に確認 参加者数：12 人 【第 3 回】7 月 24 日（水）福祉保健係（名畑補佐） テーマ：「介護保険の申請について」 内容：介護保険制度のしくみ、手続き等一連の流れを確認 参加者数：4 人 【第 4 回】7 月 31 日（水）産業係（鶴間主任） テーマ：「知っておくと役に立つ観光情報と災害知識」 内容：農地・農業用施設災害の条件や復旧までの流れを確認 参加者数：11 人 【第 5 回】8 月 7 日（水）上下水道係（金子主任） テーマ：「自分の家の漏水対策と水道の警報連絡体制」 内容：水道監視警報機の連絡体制等について確認 参加者数：9 人 第5回 【第 6 回】8 月 21 日（水）建設係（佐々木主任） テーマ：「公共土木施設の災害発生から復旧まで」 第8回 内容：公共土木災害の条件や復旧までの流れを確認 参加者数：11 人 【第 7 回】8 月 28 日（水）農村整備係（十二調査員） テーマ：「国営外山ダム水系について」 内容：外山ダム建設までの流れと今後についてを確認 参加者数：11 人 【第 8 回】9 月 4 日（水）地域支援係（本間主任） テーマ：「佐渡市デジタル防災行政無線について」 第 10 回：特別回 1 内容：無線機の使用方法について機器を使用して確認 参加者数：11 人 【第 9 回】9 月 11 日（水）市民生活係（佐々木主事） テーマ：「環境衛生関係の日直時の対応について」 内容：路上小動物死骸回収・煙霧機貸出し等について確認 参加者数：9 人 【第 10 回：特別回 1】9 月 18 日（水）介護保険係（中川主任保健師） テーマ：「地域での見守りについて」 内容：認知症についての知識と接し方を確認 第 11 回 参加者数：14 人 【第 11 回】9 月 25 日（水）福祉保健係（廣嶋主任保健氏、佐々木主任栄養士） テーマ：「健診結果の見方 自分のからだを知ろう」 内容：健診結果の見方と生活習慣病予防について 参加者数：4 人 【第 12 回】10 月 2 日（水）産業係（大場係長） テーマ：「誰でもできる事務 農業委員会編」 内容：農業委員会の事務処理について確認 参加者数：10 人 第 13 回 【第 13 回】10 月 9 日（水）上下水道係（高津係長） テーマ：「下水道あれこれ 下水道が使用できるまでの手続き編」 内容：下水道の種類・構造、使用できるまでの流れを確認 参加者数：7 人 【第 14 回】10 月 16 日（水）建設係（安藤主任） テーマ：「建設係業務の問い合わせ等に関する対応」 内容：工事に関する問合せの対応、街灯故障の対応の確認 参加者数：6 人 【打合せ 2】10 月 23 日（水）業務改善委員打ち合わせ 「研修検証」 内容：研修内容の検証と今後の方向性について打合せ 参加者数：5 人 知らなかった分野 がよく分かるね！ 日直の時にも安心 だ！！ 【第 15 回：特別回 2】11 月 1 日（金）（山田支所長） テーマ：「業務改善運動検証及び将来ビジョン等」 職員の心構えが今後の佐渡市を支える 「鍵」となる！ 内容：将来ビジョンを見据えた職員としての心構え等 参加者数：11 人 ・市民参画による行政経営の推進 ・地域経済活性化のための 5 本の柱 ・ワークライフバランスと「かきくけこ」が大事 （か）感動・（き）興味・ （く）工夫 （け）健康・（こ）コミュニケーション など 研修アンケート結果（14 回終了後） 【回答者】 全職員 29 人中／27 人回答（回収率 93％） １．職員研修に何回出席しましたか。（全 14 回中） 1 回：5 人 2 回：4 人 3 回：2 人 4 回：1 人 5 回：3 人 6 回：5 人 7 回：2 人 8 回：1 人 9 回：1 人 10 回：1 人 11 回： 1 人 ２．7 月から行った職員研修は全体を通してどうでしたか。 ①役に立った 13 人 ②まあまあ役に立った 10 人 ・担当外の業務内容を知ることができ、勉強になった ・窓口応対や日直のときに役立った ・出席できない回の分も資料を確認できたのでよかった ・プレゼン力の向上に繋がった ③どちらともいえない 2 人 ・あまり出られなかった ・出ることができれば自分のためになったと思う ④あまり役に立たなかった ⑤検討が必要 2 人 0人 ・研修内容の割に時間が短すぎて踏み込んでいく余裕がない ３．今後、職員研修を継続したほうがいいですか。 ①継続する ②継続しない 16 人 10 人 ・幅広く業務を学べる まだ出ていない業務もある ・職員のスキルアップになる ・同じ形態では長続きはしない ３－１．「継続する」を選んだ方にお聞きします。 研修方法はどのようにすればいいと思いますか。 （頻度・回数・方法など） ・月２回程度 ・参加者が少なければ延期する ・テーマは発表者の自由 ・業務に関係ない大きなテーマでもいいのではないか ・知りたいことのアンケートをとってもよい ・時間を 1 時間にして意見交流の場を設ける 【結果】上記アンケート結果を踏まえて 市民サービスの向上・職員の質の向上が今職員に強く求められています。 そして、そのことを職員自身、一人ひとりが理解しています。 市民サービスに迅速に対応するためには「把握していること（情報）」が重要であり、多方 面の「知識」が必要です。 今回の取組みは、職員自身の意識改革はもちろん、市民サービスへ大きく繋がる取組みで あったと感じています。 （H24 年度からの取組みを通じて、支所全体の動きをみんなで把握・共有、そして考えるこ とへ繋がっている。 ） 何か行動に移すことはきっと次に繋がります。 今回の業務改善（研修）を「役」に立たせるのは職員自身です。 また、業務改善運動を通じて、職場内の情報提供・共有が業務の効率性を上げる、そして コミュニケーションにも繋がり、それが職場環境の向上にも繋がることが分かりました。 （心にもゆとりが出来る。運動が強制ではなく、自発的に始めることにも繋がる。） 今ある資源（職場環境）の中でどのように効率よく業務を遂行していくか、それは職員 全員で考えていく必要があります。 みんなで話し合い「良い案」を出し合って、職員同士の風通しを良くして をモットーに羽茂支所は一致団結して走り続けます。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「赤泊行政サービスセンター」グループ名「地域おこし協力隊の応援隊」 メンバー「藤井正一、本田康夫、向山利治、佐々木太一、萬豆直子、佐藤順子、石塚優、 亀﨑正洋（地域おこし協力隊員）」 業務改善運動の目標 ３（職場内の）情報の共有化 課題 ・ 地域おこし協力隊員の活動スケジュールについて、隊員は GW が使用出来ないため 日々の活動スケジュールについて、その都度聞かなければならない。 ・ 問合せなどの対応にも即座に応じられないなど、不便である。 改善内容 ・ 地域おこし協力隊員専用のスケジュール表を設置する。…スケジュール表に毎日の 活動予定を記入してもらう。（職場内で情報を共有する） ・ 裏面には今まで通りに道路交通規制等の情報を記入する。 実施内容 改善成果 ・ 不用となっていたキャスター付きの掲 【結果】 示板を再利用して、ホワイトボード（ス ・ 職員は地域おこし協力隊員の活動内容 ケジュール表）を取り付けた。 ・ 裏面には無地のホワイトボードを貼り 付け、道路の交通規制などを記入する。 等の情報を共有することが可能となっ て、問い合わせの対応や活動に対する協 力もしやすくなった。 ・ スケジュール表では協力隊員の活動予 ・ 道路の交通規制等についても市民から の問い合わせ等に即座に対応すること １台の掲示板によって両方の情報を共 が出来る。（交通規制等については以前 有出来るようにした。 からボードを使用していたが、キャスタ ※ 定、裏面には道路の交通規制等の情報、 不用となった有る物を再利用したた ー付き掲示板の裏面を利用することで、 め、経費は必要としなかった。 置き場所にも困らなくなった） 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「消防本部総務課」グループ名「消防本部総務課」 メンバー「千崎一徳 羽二生正博 岡﨑利浩 市橋和男 増田和彦 雄 加藤 豊 土屋裕司 榎 業務改善運動の目標 １ 俊博 三好和孝 佐々木政人 城家武雄 鰕名幸 大間知栄子 菊地 薫」 業務効率の向上 課題 ・ 交代制勤務であることから、業務の進捗状況の把握、連絡・引継を確実に行わな いと、来庁者への対応に時間を要することにつながりかねないこと、及び報告を要 する事務の進捗状況が担当者以外分からない状況が起こり得る。 ・ 決裁板・回覧板が文書ごとに使用されることにより、回覧の効率が悪く、課内の 供覧に時間を要する。また、決裁板を使用したい時に全て使用されていることも少 なくない現状である。 改善内容 ・ 些細なことでも話を出し、課内の担当係・担当者のみで把握することがないよう に引継ぐようにする。また、週休等で担当者不在となる場合に備えて、処理が必要 となる事項については一時的に書棚上のフリースペースを有効に活用し、課内の処 理を遅滞なく進めるようにする。（前年からの継続事項） ・ 回覧文書が多く、机上が回覧板で埋め尽くされ目的の書類が容易に探せない事も 時として生ずることから、供覧の流れを見直し文書整理・事務処理の効率化を図る。 ① 毎日勤務者と当日の勤務者が供覧したら、書類は「供覧・処理中」（仮称） 綴に一時的に整理する。 → 決裁板は次の文書供覧に活用出来るよう早期に 返却。 （当日の勤務者） ② ①の一時収納文書は供覧及び処理が終了するまで進捗状況など必要情報を 適宜加筆する。 （担当係） ③ 供覧及び報告済みなどにより処理が終了した時点で正規の簿冊に整理する。 （担当係） 供覧文書・未処理文書がまとめられるため書類の所在、処理の進捗状況が把握し やすくなる。また、回覧が廻されるのを待つのではなく自分から文書を確認する意 識付けにつなげたい。 実施内容 改善成果 ・一時整理用ファイル ・課内の事務進捗の把握が容易になった。 「供覧・処理中文書」の作成 ・報告等の処理が完了・完結していない文書の 所在と進捗状況の把握が容易となった。 ・机上の整理整頓が容易となった。 「供覧・処理中文書ファイル」拡大写真 ファイルの位置 ファイルの位置は庶務係長机上 未処理の文書の所在は「常にこの位置」 ○取組みに向けて課内で回覧した内容○ 総務課の業務改善について（はじめの一歩） ・ 引継をしっかりとして、業務に遺漏が無いようにする 昨年から引き続いての内容です。今まで通りで良いかと思います。 ・ 供覧の流れを見直し文書整理・事務処理の効率化を図る。 現状 → 机の上には決裁文書や供覧文書が山のように積まれている・・・・ この状態では ・ 決裁板がいくらあっても足りなくなる（大袈裟ですが） ・ 文書を探したくても、目的の文書が何処に挟んであるのか探すため、ひと手間かかる。 ・ 机の上が散乱状態で出勤直後に勤労意欲が減退（もちろん大袈裟です） ・ 未供覧・供覧済み文書混在するため決裁板が行ったり来たりして、業務に集中できない。 などなど・・・ と言うことで、暫くの間、次のように試験運用してみたいと思います。 ① 毎日勤務者と当日の勤務者が供覧したら、書類は「供覧・処理中文書」綴の係別で一時 的に収納する。 → 決裁板は返却。（当日の勤務者） ② ①の一時収納文書は供覧及び処理が終了するまで進捗状況など適宜加筆する。 （担当係） ③ 供覧及び処理が終了した時点で正規の簿冊に綴る。（担当係） すると・・・ 未供覧・未処理文書は常に一時収納綴りにあり、目当ての文書もすぐに見つけられ、決裁板 も不足なく活用できる。また各係の進捗状況も把握しやすい・・・はずです。 とりあえず、これでしばらくの様子を見ますが、やってみたら、こうした方がいいという意見 があれば、遠慮なく言ってください。そういったことが既に業務改善の意識向上につながっていく ものと思います。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「消防本部 警防課」グループ名「警防課：警防係・施設装備係・防災救助係・ 救急係」 メンバー「菊地浩之、加藤勝大、薄木裕文、松塚俊彦、出崎誠了、本間貴大」 「中濱賢一、谷地田昭夫、相田大輝」 「山田勇人、土屋秀邦、岩崎忠久」 「中野照之、前田 一、金子優一、内田 卓、牧内美香、石川亜弥佳」 業務改善運動の目標 １ 車両・器具の愛護 課題 ・当番ごとで担当車両の割り振りが変わるため、車両の外観、異音、不具合等に気付か ず、最終確認日が前回の災害時ということが有ったり、いつからの不具合かがわから ないため異常の発見や対応が遅れることがある。 ・担当車両としての意識が薄いため、整備状況も人任せになりがちで、車両及び積載器 具への愛護意識が希薄になってしまう。 ・車両における多少の傷や欠陥でもすぐに報告されることなく、見て見ぬふりされてい る傾向が多い。 改善内容 ・第 1 線車及び乗換車両の車両点検は分隊で実施することとし、点検表に引き継ぎ事項、 対応事項があるため上番、下番の機関員で引継を行う。 ・救助隊や水難隊のように別に乗車する車両は副機関員による点検、引継により対応す る。 ・一カ月間など期間で担当車両を決めれば自分の管理車両としての意識が強まること で、より安全運転や器具取扱いへの注意が高まることになる。常に同じ車両を担当す ることで、普段からの状態や装備品積載状況を把握し、車の変化や異常に気づきやす い。 実施内容 ・毎朝当番者、非番者の引継において、車 両分隊ごとに、車両の異常の有無及び確 認事項の引継ぎを実施する。 ・当番者は朝の点検終了後、点検内容及び 異常の有無を当直小隊長に報告する。 ・当直小隊長は各車両の点検結果を総括し て、副署長に報告する。 ・車両分隊ごとの点検は、毎夕方及び翌朝 にも実施し、その都度、結果を小隊長に 報告する。 改善成果 ・担当車両の点検整備について、今まで以 上に責任と自覚を持つようになり、異常 の発見や、不備事項に対する処置が早く なった。 ・個別で引継ぎを行うことで、車両の状態 を常に注意する意識が強くなり、担当車 両のちょっとした変化にも気を配り、よ り車両愛護の念が強くなった。 ・車両の状態を、それぞれの隊員が違う目 線で確認することで、より確実な判断が できるようなった。 ・出動や活動後の車両や装備の状態につい て、隊員同士が進んで情報の共有を図る ようになった。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「予防課」グループ名「よぼうか ？」 メンバー「 予防課一同 」 業務改善運動の目標 １ 市民サービスの向上 課題 １ 決裁に回した書類の所在が分かりにくい。 ２ 担当者への連絡等の場合、翌日及び同一小隊の次の日の勤務者の確認に時間が掛か り、来客等の問合せに時間が掛かる。 改善内容 １ 決裁用の紙ばさみを課別に色分けをする。また、通常の決裁の場合は、紙ばさみ を使用し、文章が何かわかりやすくする。 ２ 両小隊の名前の札以外の上部スペースにマグネット等で勤務状況を設置し、翌日 の勤務の小隊の勤務状況が分かるようにする。マグネットの設置は、非番日の朝、 自分の小隊の分に翌日の勤務状況がわかるようにマグネット等を設置する。 消防共有の勤務人員についても、翌日の勤務人員の変更ではなく、自分の小隊の 翌当番の分を変更し、当日分と翌日分の勤務人員を表示する。 実施内容 １ 改善成果 決裁用の紙ばさみに課別に色分けし １ 紙ばさみの課別の認識がしやすくな たシールを貼る。また、通常の決裁の場合 った。書類を表紙で覆わない紙ばさみが は、紙ばさみを使用し、文章が何かわかり 少なく、内容の把握向上に関しては、や やすくする。 【参考写真あり】 や向上した。 ２ 翌日の勤務者がわかるよう、名札に勤 ２ 名札に翌日の勤務者の勤務状況把握 務状況がわかるように、マグネットを貼 用にマグネットを付け、勤務者の名札の る。 【参考写真あり】 近辺では、翌日の勤務状況の把握がしや すくなった。 【決裁用紙ばさみ】 【決裁用紙ばさみ２】 【名札】 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名 「両津消防署」 グループ名「両津消防署」 メンバー「両津消防署 32 名」 業務改善運動の目標 ４ 窓口対応の向上 「電話取次ぎ１転送運動」 課題 ・外線の取次ぎの際に、自席を離れているときなどに電話をかけてきた方を待たせて しまうことがある。 改善内容 ・自席を長時間離れる場合は、周囲の職員や通信員に居場所を連絡・周知しておく。 ・庁内放送を活用する。 ・取次ぎに時間がかかりそうな場合は、かけなおす等保留時間の短縮に努める。 ・こちらから外線をかけた際に、相手方が不在で折り返しかかってくるかもしれない 場合は通信員にその旨伝えておく。 実施内容 改善成果 ・自席を離れる際は、通信室等にあらかじ ・離席する際、積極的に居場所を告げる事 め行き先を告げ、仮に外線等があった場 により、以前より再転送のケースが減っ 合はその場所に転送し、保留時間の短縮 た。 に努める。 ・館内放送の積極的活用。 ・外線の転送マニュアル等を参考に実施し た結果、少しではあるが市民サービスに も繋がった。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名 「両津消防署海府分遣所」 グループ名「両津消防署」 メンバー「両津消防署海府分遣所 10 名」 業務改善運動の目標 仕事そのもののムダ １ 引継ぎ・要務の効率化及び市民・関係者への対応 ※ともに年間を通して実施する。 課題 （１）今までは、署に右ならえし、係毎に引継ぎを実施し、業務や来客に対応していたが、 小規模な拠点であり、各係単位での引継ぎをしても、係員の不在日も多々あり、なか なかスムーズに業務が行えない状態である。また連絡体制の不備から、同じ様な要務 を繰返し実施したり、来客者に再度足を運ばせたりする事があった。 （２）勤務人員が少ないが、各係単位で個々に仕事をしており、事務室にいるものと、外 で作業するものに別れて実施することがあり、全体を通して無駄に消費するものが多 い。 改善内容 （１）拠点の引継ぎ、各係の引継ぎをデータ化・一本化にすることで、係を超えて引継ぎ を実施する。職員全体で行なう事により、相手側の対応も待たせることなく行う。 （２）一日のスケジュール(係単位)を確認しあい、合わせられる時間を作り、外で作業・ 訓練する時間と事務室で業務行なう時間を分け実施する。勤務員全員でとりかかる事 により、作業時間の短縮、また一箇所に集中して職員が業務を行なう事により、経費 等の削減。 実施内容 改善成果 １）係単位ではなく、職員全体で行なう事 （１）については、実施した内容等でおこな により、相手側の対応も待たせること った結果、係不在でも来客者を待たせる なく行えるほか、連絡体制及び実施し ことなく対応できたほか、各係で使用し た内容もそれぞれが確認できることに ていた消耗品等を全員で使用すること より効率化する。また、各係単位で使 により、無駄な消耗品を節約し、今まで 用していた消耗品の節約。 不足していた消耗品をそろえることが 出来た。 （２）スケジュールを決め、勤務員全員で （２）については、実施した内容でおこなっ とりかかる事により、作業時間の短縮、 た結果、昨年と同じ訓練回数等を維持で また一箇所に集中して職員が業務を行 き、全員で業務に取り組む事によって現 なう事により、光熱費等の削減。 場活動も効率良く行うことが出来た。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当所署名「相川消防署・高千出張所」グループ名「相川消防署・高千出張所」 メンバー「相川消防署・高千出張所の職員 業務改善運動の目標 35 名」 １市民サービスの向上（担当者不在時のフォロー） 課題 昨年私たちが取り組んだ業務改善事案により、市民へのサービス向上のほか、個人と しても担当外の事務経験を積むことによって個々のスキルアップに繋がりました。 今年はさらに一歩踏み出して、各係の申し送り簿を共有化し担当者不在時にも対応でき るようにする。 改善内容 一昔前と違い、現在ではどこの係も申し送りはノート記載ではなくデータ化にしてい ます。しかし、現状は係ごとにパスワードを設け他者から閲覧不可にしている係もあり ます。 相川署・高千所だけで共通のパスワードを用いて各係の申し送りを供覧できるように して、担当者不在時にも対応できるようにすれば市民の皆さんに効率の良いサービスを 提供できると思います。 実施内容 ①相川署の各係及び高千所に個々の申し 改善成果 各係の申し送りが閲覧できることによ 送りシートを作成し、相川署・高千所署 り、今まで「隣同士の係で何をしているか 員しか知らないパスワードで管理した。 さっぱり分からない」「行事計画がどこま で進んでいるのか分からない」といったこ ②さらに「フリー申し送り」のシートを追 とがなくなった。 加し、全員に周知したいが回覧を回すほ また、係不在時に代わりに担当した案件 どでもない事柄や、上司部下関係なく自 を書き込むことにより、口頭で伝えること 由に意見を書き込める場（シート）を設 を忘れたという「うっかりミス」が減少し けた。 た。 担当者不在時でも来署者に対して「今日 は係いないから分からない。」という不親 切な対応をしないように署員一丸で取り 組みました。 一覧表に戻る 別紙２ 改善報告書 担当課名「南佐渡消防署」グループ名「南佐渡消防署、前浜分遣所」 グループリーダー「野田雅行」 メンバー「南佐渡消防署、前浜分遣所職員 37 名」 業務改善運動の目標 １ 光熱費の削減 ～みどりの遮光から～ 課題 ・東日本大震災後、節電が推奨されている中で夏季の気温や湿度が上昇し、冷房使用 による光熱費の増加が考えられる。 改善内容 ・庁舎前に朝顔のプランターを置き、グリーンカーテンを育成することにより庁舎内 の日差しを遮り、室温が下げられ節電効果が期待できる。また、朝顔の種子に関して は、松ヶ崎小中学校より「命のアサガオ」の種子を譲っていただけることになり、命 の尊さや白血病と闘う方がいることを来庁される方々に知ってもらう。 朝顔の花言葉：愛情の絆、約束。 実施内容 改善成果 ・プランターで朝顔のグリーンカーテン 【結果】 を育成させるため、気象等に注意し職員 ・エアコンと庁舎内車庫の換気ファンを が肥料及び水を与える。 使用する低圧電力とその他すべての従 量電灯 C を合わせた電気使用量を前年と ・夏季の事務室内での業務中は窓を開放 比較すると、６月使用量（６月 10 日～ しグリーンカーテンを利用しクールビ ７月９日）は前年を上回っているが、７ ズに努める。 月使用量（７月 10 日～８月７日）、８月 使用量（８月８日～９月８日）、９月使 用量（９月９日～１０月８日）は前年を 下回り光熱費の削減に成功した。 ・朝顔の種子が沢山収穫でき子供が生き た大切な証を残すことができた。 南佐渡消防署前浜分遣所 庁舎前 朝顔の種子をまいた直後（平成 25 年６月 28 日撮影） グリーンカーテン（平成２５年８月 28 日撮影） 前浜分遣所 電気使用量集計表 平成２４年度（平成２４年４月～平成２５年３月） 契約種別 契約容量 （KW） 従量灯C １８KW 低圧電力 ４ 月 ５ 月 ６ 月 ７ 月 ８ 月 ９ 月 １０月 11月 １２月 １ 月 ２ 月 ３ 月 ２５KW 使用量 金額（円） 使用量 金額（円） 使用量 金額（円） 1,299 36,360 389 33,384 1,688 69,744 1,208 34,298 332 32,741 1,540 67,039 1,070 31,096 280 32,249 1,350 63,345 1,089 31,971 431 34,646 1,520 66,617 1,166 33,570 657 36,564 1,823 70,134 1,283 36,455 405 34,041 1,688 70,496 1,172 33,467 336 32,806 1,508 66,273 1,559 42,925 874 39,357 2,433 82,282 1,743 47,321 1,496 46,838 3,239 94,159 1,513 41,609 1,308 44,503 2,821 86,112 1,655 45,160 1,405 45,734 3,060 90,894 1,300 36,698 921 40,041 2,221 76,739 16,057 450,930 8,834 452,904 24,891 903,834 平成２３年度 平成２４年度比較 使用量 金額（円） -439 -5,446 55 2,526 -102 -1,251 -239 -3,108 14 -738 54 1,178 -55 -1,744 246 5,027 -168 -2,082 -380 -4,981 -189 -1,373 -726 -11,620 -1,929 -23,612 １２月 １ 月 ２ 月 合 計 合 計 平成２５年度（平成２５年４月～平成２６年３月） 契約種別 契約容量 （KW） 従量灯C １８KW 低圧電力 ４ 月 ５ 月 ６ 月 ７ 月 ８ 月 ９ 月 ２５KW 使用量 金額（円） 使用量 金額（円） 使用量 金額（円） 1,409 40,017 689 37,482 2,098 77,499 1,266 36,817 312 32,764 1,578 69,581 1,139 33,790 287 32,581 1,426 66,371 1,093 32,706 317 33,250 1,410 65,956 1,211 36,801 552 37,019 1,763 73,820 1,165 38,550 285 33,456 1,450 72,006 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7,283 218,681 2,442 206,552 9,725 425,233 平成２４年度 平成２５年度比較 使用量 金額（円） 410 7,755 38 2,542 76 3,026 -110 -661 -60 3,686 -238 1,510 -1,508 -66,273 -2,433 -82,282 -3,239 -94,159 -2,821 -86,112 -3,060 -90,894 -2,221 -76,739 -15,166 -478,601 合 計 １０月 11月 ３ 月 合 計 一覧表に戻る