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別添２
2016 年 2 月 23 日現在
JICA 研修員に係る福利厚生事業運営支援業務マニュアル
1. 事業計画の立案
JICA 北海道（札幌）所管研修コース一覧表、入館計画表等の情報に基づき、研修コースの来日日を確
認し、事業計画を立てる。
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スポーツナイト（ミニバレーボール、フットサル）
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日本文化体験教室（合気道、茶道、押し絵、書道、華道、折り紙、浴衣着付け）
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ホームステイ・ビジット
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不定期イベント（バスツアー等）
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コストシェア案件の実施
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札幌交響楽団の定期演奏会等チケット案内
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雛壇、5 月人形の設置
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JICA 北海道ボランティア運営管理
２． 全体の流れ
1． 日程確定（各教室窓口及び講師に連絡）
2． 会場確保（事業内容により異なる）
3． 活動予定表作成、各講師へ送付（E メール、FAX、電話）
4． JICA 北海道ボランティア（業務補助・通訳）が必要な場合は募集（茶道、書道、押し絵、華道等）
5． 研修員用英語版イベントカレンダーを作成し、フロントに 20 枚程コピーを渡し（研修員配布用）
エレベーター前掲示板に掲示は A3 版を掲示。館外に宿泊している長期研修員にはメールで周知。
特殊言語の研修員には研修監理員を通じ情報提供をしてあげるとよい。
6． NOTICE（研修員周知用ポスター（A３版）及びフロント設置用（A4 版ポスターとサインアップ
リスト））を作成、掲示、研修員募集
7． 材料、消耗品等手配、設営依頼（合気道、書道、着付け）、研修員名簿作成、リマインダー（申込
研修員対象、前日）
8． 実施（設営、通訳へ交通費支給、進行、記録写真撮影、後片付け）
9． 講師への謝金支給等事後処理、報告書作成、経費精算
３． 各プログラム実施の流れ
スポーツナイト（ミニバレーボール、フットサル）
：原則、火曜日か木曜日の 19:00～21:00 に実施。
事前準備：
・札幌国際交流館体育室の予約（実施月 3 カ月前の 25 日頃までに電話か直接窓口にて仮予約）
・札幌国際交流館使用承認書、札幌国際交流館使用料減額（免除）申請書兼許可書に記入、提出。
請求書を受理次第、経費支出手続きを行う。
・NOTICE 作成＆掲示、参加者名簿作成。40 名程度まで募集可。日本人参加者も誘う。
・参加人数が少ない場合は、実施日から遡り６日前までに札幌国際交流館使用料還付請求・取消書
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を受理し、使用料の還付を受ける。
前日：リマインダー投函 （参加研修員全員）
当日：会場設営、参加者記録、審判、後片付け
事後：ビブス洗濯（フットサルのみ）、経費精算
伝統文化紹介教室（共通の流れ）
原則、火曜日か木曜日の 19:00～21:00 頃に実施。
【事前準備】
：
・実施日について、講師に打診。
・日程確定後、会場確保、活動予定表を作成する。（実施月の前月中旬まで）
・英語版イベントスケジュールを作成し、館外の研修員にメールで周知する。JICA 北海道研修業
務課、市民参加協力課にはメールで共有。事務所内、エレベーター前には掲示。フロントに
カラープリント１枚と、コピー20 枚ほどを手渡す。（フロントセット分と、研修員にチェック
イン時に渡してもらうため）
・JICA 北海道ボランティアが必要な場合は募集（茶道、書道、押し絵、華道）
（実施月の前月中旬迄）
・仏語、露語ボランティアが必要な場合も別途確保
・NOTICE 作成、掲示（遅くとも 2 週間前まで）
・材料、消耗品等手配、設営依頼（書道、合気道、着付け）
、参加者名簿作成
・応募人数が少ない場合は、全研修員にレターを投函し、再募集を行う。そのため、第１回の募集
締め切りは実施日の１週間前にすることが望ましい。
・ボランティア交通費を準備
前日：リマインダー投函（申込研修員対象）
当日：会場設営、ボランティアに交通費支給、進行、通訳（書道、押し絵等）、写真撮影、後片付け
講師には研修員名簿に印鑑を貰い、出席を確認する。
事後：報告書作成、経費精算（講師謝礼等）
その他、各教室に特有の注意事項は以下のとおり。
1）合気道教室（講師の使用言語：英語）
定員は 20 名程度
・会場はブリーフィングルーム。会場設営時に合気道用のマットの準備もフロント経由で依頼。
・講師 2 名の着替え用に和室を、男性研修員着替え室に会議室２、女性研修員着替え室に会議室１
を確保する。
・倉庫３にある道着を、男性研修員、女性研修員それぞれの着替え室に置いておく。
・研修員には合気道についての英語の説明文書を前日までに渡して目を通しておいてもらう。
・道着は回収し、クリーニングに出す。
２）茶道教室（講師の使用言語：日本語） 定員は各回 15 名程度。
・会場は和室を確保。2 部屋を区切るふすま、和室の机、椅子、床の間の羽子板、電話を撤去。
・目隠し屏風（和室内倉庫に有）を廊下に設置。
・抹茶の購入：松柏 30mg 缶 1～2 個。宅配○。（※参考
購入先：宇治製茶株式会社）
・干菓子の手配：干菓子 2 種類 35 個ずつと懐紙を手配。宅配○。
（※参考 購入先：千秋庵製菓株式会社）
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※注文前に講師と選ぶ干菓子の相談をしておく。
・2 回に分けて実施するため、19 時と 20 時の回に研修員を分け、リマインダーにて周知
・当日、抹茶の準備（濾して常温に置いておく）
。ポット２個にお湯を入れ、抹茶、干菓子を和室へ。
※茶道具保管場所は和室
・茶道の歴史や講師、通訳の紹介を行ってからスタート。茶道教室での説明は専門的なので茶道教
室で通訳経験のある通訳ボランティアが必要。
・使用した茶巾、手ぬぐい、タオル等はランドリーで洗濯。
３）押し絵教室（講師の使用言語：日本語） 定員は 20 名程度。
・会場は会議室１。講師が研修員の間を通りやすいように間を空けて、机を配置。
・和室の床の間にある羽子板（講師が作成し、JICA に寄贈したもの）を予め会場に運んでおく。
・押し絵材料費を講師に確認し、人数＋2 人分で請求書、納品書、見積書を作成。当日講師に印鑑
を貰う。
・倉庫３から押し絵グッズを出し、新聞紙を机に広げておく（作業中にボンドが机につくのを防ぐ）
・紙、千枚通し、はさみ、ペンを机にセット、押し絵見本を所々に配置
・セロテープ、ウエットティッシュ等は横のテーブルにセット
※その他押し絵材料は講師が持参
・羽子板を見せながら、押し絵について簡単に説明し、講師や通夜を紹介してスタート。
４）書道教室（講師の使用言語：英語） 定員は 20 名程度。
・会場は会議室１。設営依頼時にブルーシートを敷いておくことを依頼。
・講師の使用言語は英語だが業務補助として通訳ボランティア２人程度を手配。
・手のひらサイズの色紙を人数より多めに購入しておく。
（※参考
購入先：藤井セントラル）
・講師と事前に打ち合わせをし、必要であればテキストを印刷しておく。
・書道セットの保管場所は、会議室 1 ロッカーと倉庫３。
・ブルーシートを敷いていない部分の床及び机の上に新聞紙を敷く
・書道セット（墨汁、文鎮、硯）下敷き、筆（大小）、半紙を取り出す
・机の上に下敷き、文鎮、硯、墨汁、筆、小筆、半紙、テキストをセット
・バケツに水を入れておく。
（筆を洗うため）
・終了後、硯、筆を洗い、乾いたら元の保管場所に戻しておく。
５） 華道教室（講師の使用言語：英語）
定員は 20 名程度。
・会場確保（会議室１）
。
・講師の使用言語は英語だが業務補助として通訳ボランティア２人程度を手配。
・実施１週間前に講師に参加人数（注文する花の数）を連絡（講師が花を手配するため）
。花は前日
か当日花屋から届くので、水を入れたバケツに
・参加研修員の名前の机上札を作成
・華道具の保管場所は、会議室 1 のロッカー。
・机に新聞紙を敷き、ビニールクロス、花器、剣山、花ばさみを机にセット。
・花器に剣山を入れ、剣山がひたひたになるくらいまで水を入れておく。
・各自が生けた花は、ロビーのテーブル、ブリ室前のテーブル等へ置いてもらう（机上札と共に）
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・飾っている間は水を補充し、枯れてきたら片付けて、花器、剣山を洗って元に戻しておく。
６） 折り紙教室（講師の使用言語：英語） 定員は 2５名程度。
・会場はオリエンテーションルームかセミナールーム 7-8。設営依頼時にコの字型、ホワイト
ボード 1 台を追加。
・新聞紙 2 面分を１枚として正方形にカット（兜用）、折り方の資料のコピーを準備
・机に正方形にカットした新聞紙と折り紙、糊（2 人で１つ程度）、ペンを配置
・折り紙グッズは倉庫３。
・土俵、折り方の資料は事前にはセッティングしない。折り方の資料は最後に渡す。
７） 浴衣着付け教室（講師の使用言語：日本語） 定員は各回 15 名程度。
・会場はセミ３（女性用）
、セミ４（男性用）、和室を確保。設営時に、机を全てどけて、敷物を敷
くよう依頼。
・着付けグッズの保管場所は倉庫 3。
・最初に先生の紹介と浴衣と着物に違い、どんな時に浴衣を着るかについて簡単に説明してスター
ト。
・浴衣を着た後、和室で写真撮影をして終了。
・肌襦袢、スカートを使用した場合は洗濯、浴衣はクリーニング手配。
ホームステイ・ホームビジット
・実施日は研修員の多い時期の土日を選ぶ。
① ヒッポファミリークラブの場合
(謝金支払無し)
事前準備：
・年度当初にヒッポファミリークラブ担当者と実施時期について相談、調整を行う。
・実施日の 1 週間～10 日前までにヒッポファミリークラブより受入れ家庭数の連絡をもらう
・受入家庭数に合わせて研修員募集（NOTICE 作成、掲示）
・研修員用インフォメーションシートの配布・回収、顔写真付き名簿と共にヒッポへ送付
・ヒッポファミリークラブよりホスト（受入家庭）のインフォメーションシートを入手
※個人情報が満載なので、住所、メルアドは修正液で消してから研修員に手交。メルアドは研修
員に後日レターで通知する。
前日又は前々日：受入家庭の情報とリマインダーを研修員に配布
前日：フロントに参加研修員名簿、受入家庭の情報を預け、研修員帰館時にアンケート配布を依頼。
事後：アンケート回収し、ヒッポにも共有。
② 旭川市国際交流委員会（AIC）の場合 （謝金支払有り）※後述するコストシェアの枠組みで対応。
※旭川長期滞在のコース「アフリカ地域 地域保健担当官のための保健行政」
他にも農業系の研修で旭川に長期滞在する研修があるが、男性研修員の受入れが難しいこと、上記
2 コースの受入でも厳しいのが現状。他研修については、来日時期を通知しておいて、その間に AIC
主催のイベントがあれば研修員に案内する等で対応。
事前準備：
・年度当初に旭川デスク、該当する研修の案件担当と実施時期の確認を行う。
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・対象コースが来日するブリーフィングにて、研修員にクエスチョネアを配付し記入、回収し、AIC
（推進員）に共有。
・予め決裁を起案する。推進員を臨時会計役に委任し、概算額を支払う（同時書起案）。
事後：
・受入謝金の領収証の提出をもって精算を行う。
③ 青年研修での受入実施機関の場合 （謝金支払有り）※後述するコストシェアの枠組みで対応。
事前準備：
・当初年間計画に含まれていない場合は、実施決裁を起案する。
事後：
・受入実施機関からの請求書、謝金受領領収書の提出をもって精算を行う。※詳細計画書の写、実
施機関との研修委託契約書（抜粋）を添付して同時書起案。
不定期イベント
過去の実績：バスツアー（洞爺湖、千歳、小樽）
、ロビーパフォーマンス、蕎麦打ち体験
＜バスツアー＞
事前準備：
・JICA バス予約（又は大型バス手配）、見学先予約等
・JICA バスではなく民間バスの傭上の場合は、相見積を取る。
・NOTICE 作成、掲示、研修員募集、研修員名簿作成、行程表作成（日・英）
※館外宿泊研修員にはメールで通知
・JICA 北海道ボランティアが必要な場合（通訳案内士資格保持者、通訳等）は募集を行う。
・視察先のパンフレットや概要説明資料があれば、ボランティアにも共有しておく。
・施設見学料や駐車場代等現金支出が必要な場合は、臨時会計役委任の決裁、同時書の起案を行い、
概算払いをしておく。
前日：リマインダー及びスケジュール投函（申込研修員対象）
当日：引率、記録写真撮影、通訳、経費管理等
事後：報告書作成、経費精算
＜ロビーパフォーマンス（Cool Performance）＞
事前準備：
・日程調整を行い、パフォーマーと演目、出演時間、出演順序を確認、調整。
・NOTICE 作成、掲示 ※館外宿泊研修員にはメールで通知
・ロビー設営依頼、プログラム作成（日・英）
・ブリーフィングルームを出演者控室として予約しておく。
・特殊言語通訳ボランティア手配、司会原稿を作成後、送付（特殊言語研修員滞在時）
・当日のパフォーマーの人数、氏名を確認し、臨時会計役委任の決裁、同時書の起案を行い、
パフォーマーに支払う謝礼の概算払いをしておく。
数日前：リマインダー（在館研修員対象）
、特殊言語通訳への司会原稿の共有
前日：交通費、領収証の準備
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当日：設営、謝金支払、司会進行（英・特殊言語）、記録写真撮影、後片付け
事後：報告書作成、経費精算
＜蕎麦打ち体験＞
事前準備：
・集団研修「産業動物の獣医技術」の金川コースリーダー、案件担当に実施時期を確認。
※H23 年度までは当該コースの研修員のみを対象としコースの中で実施していた。H24 年度よ
り案件担当からの要望を受け、福利厚生事業に組み込み、同コースの研修員に加え 12 名ほどを
館内、館外研修員に参加募集をかけて実施した。
・JICA バス予約
・北広島団地第２地区・地域の「お茶の間運営委員会」寺岡委員長と詳細を調整。
・NOTICE 作成、掲示、研修員募集、研修員名簿作成、行程表作成（日・英）
※館外宿泊研修員にはメールで通知
※研修員応募時には、蕎麦アレルギーについて必ず確認しておくこと！
・JICA 札幌ボランティア（通訳）または CDN を手配する。
（※通訳力が高いため CDN の方がベター）
・視察先のパンフレットや概要説明資料があれば、当日の通訳等関係者にも共有しておく。
・お茶の間運営委員会への謝金（当日現金）支払のため、臨時会計役委任の決裁、同時書の起案を
行い、概算払いをしておく。
前日：リマインダー及びスケジュール投函（申込研修員対象）、三角巾、エプロン準備
謝金、謝金領収証の準備 ※三角巾、エプロンは倉庫 3 に有。
当日：引率、記録写真撮影、通訳、経費管理等
事後：報告書作成、経費精算
コストシェアの実施
札幌以外の都市に長期宿泊をして研修を受けている研修員は、札幌に滞在中の研修員が受けられ
る福利厚生プログラムを体験することができず、不公平感がある。その解消のため、受託機関が行
う福利厚生プログラムについて、全額負担は難しいものの一部費用を負担する補助金という形で福
利厚生費から拠出することとする。
個々のプログラム内容は研修員福利厚生業務のガイドライン（2013 年 2 月）にある「①日本の
理解促進に資する活動（日本の文化や社会の消化に資する活動や地域経済活動の視察、バスツアー
等）②研修員の心身の健康増進に資するための活動（スポーツやゲーム等のレクレーション活動）、
その他研修員の福利厚生活動に資すると認められる活動」のいずれかに該当することを必須とする。
・研修コース一覧でコストシェアの対象となるコースを確認し、案件担当者に支出上限額を受託機
関と共有するよう依頼する。
・各プログラムの実施前に内容と支出見込み額を確認し、決裁を起案する。
・各プログラムの実施後、受託機関から証憑書類を取り付け、経費精算を行う。
札幌交響楽団 定期演奏会割引鑑賞（随時）
研修員に対し定期演奏会・特別演奏会の鑑賞券、通常 3,000 円の席を 1,500 円で提供
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研修員は当日、当日券窓口でメディカルカードを提示し、鑑賞券と引き換え鑑賞
事前準備：
・札響担当者より定期演奏会のチラシ、ポスター、年間予定を受領
・演奏会の 2～3 週間前に NOTICE＆申込書作成、掲示
・演奏会 1 週間前までに鑑賞希望者の名簿（鑑賞希望日）を作成、送付
前日まで：研修員へチケットの受け取り方説明及び会場地図配布
事後：札響担当者に研修員が鑑賞したかどうかを確認、報告書作成
雛人形、五月人形の設置（随時）
雛壇については、2 月初旬の青年研修等の研修員が多く滞在している間に設置し、3 月初旬に撤去す
る。五月人形については、4 月初旬に設置するがその時期はまだ研修員が少ないので、課題別研修が
幾つかスタートする 5 月中旬まで飾っておく。
・設備担当者に設営の数日前に設営日を告げて、指定日時に雛壇や五月人形を載せる台と必要な物
品をロビーに準備するよう依頼。
・撤去時も設備担当者に連絡し、物品を仕舞う段ボールを倉庫から出しておくよう依頼し、終了し
たら電話で連絡。
JICA 北海道通訳ボランティア運営管理（通年）
＜日本文化体験教室＞での業務補助・通訳
業務補助：書道、押し絵、華道
逐次通訳：茶道
＜地域交流イベント＞
ふれあい広場等の地域交流事業での業務補助 ※依頼は市民参加協力課から有。
事前準備：
・前月に活動予定表を E メール等で周知し募集をかける。
・プログラム等の資料送付
・交通費については、四半期に一度概算額を計算し、決裁、同時書を起案して概算額の支払いを受
けておく。
数日前：実施日のリマインド（メール、電話等）
前日：領収証、支払う交通費の準備
当日：交通費支給
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