川崎市電子メールシステム運営要綱 平成14年4月1日 川総行情第

川崎市電子メールシステム運営要綱
平成１４年４月１日
川総行情第３３４７号
（総則）
第１条
この要綱は、総務企画局情報管理部システム管理課が管理する川崎市電子メール
システム（以下「本システム」という。
）の運営に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条
この要綱において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところに
よる。
（１）利用課
本システムを利用する課（課を置かない部、課を置かない部に相当する室
並びに課に相当する室及びセンターにあっては、当該部、室又はセンターをいう。以
下同じ。
）をいう。
（２）ユーザ
川崎市行政基盤ネットワーク運用管理要綱第７条第１項に規定するユーザ
及びシステム管理者が特に利用を許可したユーザをいう。
（３）電子メール
インターネット、庁内ＬＡＮ等のネットワークを通じてやりとりされ
る、電子的な形式で作成された文書及びこれに添付される電子ファイルをいう。
（４）電子メールアカウント
電子メールサーバとデータのやり取りを行うためにユーザ
に対して固有に付番する識別記号をいう。
（５）組織メール 利用課単位に割り当てる電子メールアカウントをいう。
（６）職員メール 業務に必要な職員単位に割り当てる電子メールアカウントをいう。
（７）電子メールアドレス
電子メールを送受信する際のあて先及び差出人を特定するた
めにユーザに対して固有に付番する識別記号をいう。
（８）電子メールパスワード
本システムのユーザあてに送信された電子メールを開封す
るために任意に付番し、当該ユーザ以外には秘匿にする識別記号をいう。
（システム管理者の設定）
第３条
本システムの運用及び管理を行うため、システム管理者を置き総務企画局情報管
理部システム管理課長をもって充てる。
（システム管理者の職務）
第４条
システム管理者は、本システムの円滑な運営を図るため、次の各号に掲げる職務
を行う。
（１）本システムで使用する電子メールアドレス、電子メールアカウントを定めること。
（２）本システムの機能及び利用方法について定めること。
（３）本システムの利用に係る指導及び助言に関すること。
（４）本システムで使用する機器の安全対策に関すること。
（５）本システムのセキュリティに関して必要な措置を講ずること。
（６）その他本システムの運営管理に関すること。
（利用手続と電子メールアドレスの付与）
第５条
電子メールアドレスは、原則として、業務上本システムを利用することが必要な
組織及び職員に対して付与する。また、組織メールの電子メールアドレスは原則として
１利用課に対して１つとするが、業務に支障のある場合については別に付与することが
できるものとする。
２
川崎市行政基盤ネットワーク運用管理要綱第７条第１項に規定するユーザについて、
職員メールの利用が必要な場合は、電子メール担当者を通じて利用登録をすることがで
きる。
３
第２項に規定するユーザ以外のものについて、職員メールの利用が必要な場合は、利
用課の長は、職員メール利用申請書（第２号様式）により申請を行わなければならない。
４
組織メールの利用が必要な場合は、利用課の長は、組織メール利用申請書（第１号様
式）により申請を行わなければならない。
５
システム管理者は、第３項又は第４項の規定により利用課の長から申請があった場合
は、利用の適否について審査を行い、本システムの利用を認める場合には、電子メール
アドレスを付与し、組織メール利用申請結果通知書（第３号様式）又は職員メール利用
申請結果通知書（第４号様式）により通知する。
６
利用課の長は、前項の規定により付与された電子メールアドレスが不要になった場合
は、速やかに、電子メールシステム廃止通知書（第５号様式）により、システム管理者
に利用廃止の手続を行わなければならない。
７
利用課において、組織の名称変更等があった場合は、利用課の長は、速やかに組織名
称変更届出書（第６号様式）によりシステム管理者に届け出なければならない。
８
システム管理者は、前項の届出を受けた際は、遅滞なくアカウントの変更、削除等を
行い、利用課に組織名称変更結果通知書（第７号様式）により通知するものとする。
９
職員メールの利用職員の姓名に変更があった場合は、利用課の長は速やかに氏名変更
届出書（第９号様式）によりシステム管理者に届け出なければならない。
１０
システム管理者は、前項の届出を受けた際は、遅滞なく職員メールアドレスの変更
等を行い、利用課に氏名変更結果通知書（第１０号様式）により通知するものとする。
１１
システム管理者が行うセキュリティ対策について設定の変更が必要な場合は、利用
課の長はメールシステム設定変更申請書（第１１号様式）により申請を行わなければな
らない。
１２
システム管理者は、前項の規定により利用課の長から申請があった場合は、設定変
更の適否について審査を行い、本システムの設定変更を認める場合には、メールシステ
ム設定変更申請結果通知書（第１２号様式）により通知する。
１３
電子メールアドレスの利用が６か月以上ない場合は、システム管理者は、ユーザに
通知の上、当該電子メールアドレスを削除することができる。
１４
職員メールの利用職員が退職した場合には、システム管理者は、当該電子メールア
ドレスを削除することができる。
（電子メールパスワードの管理）
第６条
利用課の組織メールについては、利用課の長が、また、職員メールについては、
利用職員が責任をもって厳重に電子メールパスワードの管理を行わなければならない。
２
電子メールシステムを最初に利用するときは、システム管理者が設定した初期パスワ
ードを変更しなければならない。
３
電子メールパスワードは、６文字以上の半角英数字とし、生年月日、名前、職員コー
ド等から第三者が容易に推定できるものを用いてはならない。
４
電子メールパスワードは３箇月を目安に変更しなければならない。
（電子メール担当者の設置）
第７条
利用課の長は、利用課における本システムの適正な運用を図るため、電子メール
担当者を１人置かなければならない。
２
利用課の長は、電子メール担当者が、異動その他の理由により変更の必要が生じた際
は、速やかに電子メール担当者を変更しなければならない。
（電子メール担当者の職務）
第８条
第７条第２項により電子メール担当者となった者は、速やかに電子メール担当者
変更に関する手続きを行わなければならない。
２
電子メール担当者は、組織メールに関して次に掲げる事項を行わなければならない。
（１）利用課あてに送信された電子メールの着信確認及びその開封並びに庁内関係課への
転送
（２）電子メールサーバからの不要メールの削除
（３）第６条第２項及び第４項に規定する組織メールのパスワードの変更
（４）その他、本システムの運営に関するシステム管理者との連絡及び本システムの円滑
な運営を目的とするシステム管理者からの指示に伴う作業
３
電子メール担当者は、職員メールに関し、次に掲げる事項を行わなければならない。
（１）職員メール利用登録、職員メール利用申請、氏名変更及び廃止通知事務に関するこ
と
（２）利用課内の職員メール利用者の把握及び本システムの利用に関する指導
（３）その他、利用課内の職員メール利用者とシステム管理者との連絡調整
（利用上の注意）
第９条
ユーザは、本システムを利用するに当たって、個人情報等の保護に努めることと
し、次に掲げるような行為をしてはならない。
（１）個人情報の改ざん、滅失、き損及び漏えい並びに虚偽の情報を提供すること。
（２）他の利用者や第三者の名誉を傷つけること。
（３）他の利用者や第三者のプライバシーを侵害すること。
（４）電子メールアドレス及び電子メールパスワードの不正利用をすること。
（５）電子メールパスワードを漏えいすること。
（６）法令又は公序良俗に反して利用すること。
（７）業務以外の目的で使用すること。
（８）第三者の著作権その他知的財産権を侵害する行為又は侵害するおそれのある行為
（９）その他本システムの運営管理に支障を及ぼす恐れのある行為
２
ユーザは、本システムを利用するにあたってパーソナルコンピュータ利用ガイドライ
ンを遵守しなければならない。
３
システム管理者は、ユーザが第１項の各号に該当する行為をしたと認めたとき又は前
項を遵守しなかった場合は、当該ユーザの本システムの利用を停止する又は利用許可を
失効させることができる。
４
システム管理者は、本システムに蓄積された電子メールが、本システムに悪影響を及
ぼす恐れがあるなど、本システムの円滑な運用管理上対策を講じる必要がある時は、電
子メール担当者を通じてユーザに電子メールの消去を指示できる。ただし、次に掲げる
場合においては、ユーザに事前に通知することなく、当該電子メールを消去することが
できる。
（１）受信又は送信を行った日から１年を経過した場合
（２）電子メールアドレス毎に割り当てられた保存可能容量を超過して受信又は送信しよ
うとした場合
（３）その他緊急の必要性があると認めた場合
５
システム管理者は、前項第３号の規定により電子メールを消去した場合は、当該電子
メールのユーザに消去理由について通知しなければならない。
（運用時間）
第１０条 次条による場合を除き、原則的に２４時間運用とする。
（障害時の対応）
第１１条
システム管理者は、次に掲げる場合には、事前にユーザに周知の上、本システ
ムの運用を停止することができる。ただし、緊急の必要性がある場合は、ユーザに周知
することなく運用の停止を行うことができる。
（１）本システムの保守等の作業を行う場合
（２）災害、停電等により本システムの利用に影響があると認めた場合
（３）その他運用上又は技術上の理由により必要と認めた場合
（委任）
第１２条
この要綱に定めるもののほか、本システムの利用に関し必要な事項は、システ
ム管理者が別に定める。
附
則
（施行期日）
１
この要綱は、平成１４年４月１日から施行する。
（要綱の廃止）
２
川崎市電子メールシステム運営要綱（平成１０年１２月１日川総行情第２１７号）は、
廃止する。
（経過措置）
３
この要綱の施行の際、現に前項の規定による廃止前の川崎市電子メールシステム運営
要綱の規定により付与された電子メールアドレスは、第４条の規定により付与された組
織メールの電子メールアドレスとみなす。ただし、これにより利用課に複数の電子メー
ルアドレスが付与されることになる場合は、システム管理者は、第４条第１項の規定の
趣旨にのっとり、廃止することができる。
（施行期日）
１
この要綱は、平成１６年４月１日から施行する。
（施行期日）
１
この要綱は、平成１９年６月１日から施行する。
（施行期日）
１
この要綱は、平成２０年４月１日から施行する。
（施行期日）
１
この要綱は、平成２２年２月１５日から施行する。
（施行期日）
１
この要綱は、平成２８年２月１日から施行する。
（施行期日）
１
この要綱は、平成２８年４月１日から施行する。