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スマートセッション 使用方法 - 日本インフォメーション株式会社
スマートセッション操作マニュアル 日本インフォメーション株式会社 2014年05月27日 はじめに 本マニュアルはスマートセッションを使用して会議を行う ときの使用方法を説明いたします 2 更新履歴 日付 1 2012/10/3 eDocReader eDocServer 1.6.0 1.7.0 頁 内容 P31 回転ロック、回転ロック解除の追加 P32 設定項目「その他の設定」追加 2 2012/11/27 1.6.1 1.7.3 P32 設定項目「起動時の画面」追加 3 2013/1/31 1.7.0 1.8.0 P10 MyFolderの画面レイアウト変更 P16 会議室内の資料分類 P33 Webビーによるその他ファイル形式対応(Office、動画等) P35 設定項目「起動時の画面」追加 P37 ログイン時の設定追加 P35 ページ番号ジャンプ P38 リモートタブを一つに制限する P16 分類の階層化 P20 ポインター表示について 全 iOS7以降のフラットデザインに対応 4 5 6 3 2013/7/22 2013/11/05 2014/05/27 1.8.0 1.9.1 1.11.1 1.9.0 1.10.2 1.12.2 目次 会議のイメージ・流れ……. ……. …. …… 5 会議で使用するには……. ……. …. …… 7 メモのルール……. ……. …. ……. …. … 4 21 23 31 メモ書き メモの保存・取り出し その他……. …. …. ……. …. …. ……… 7 8 9 10 16 20 起動 ミーティングサービスへログイン 会議室へ入室・会議室OPEN 参加者入室 会議室内の資料分類 プレゼンター操作・同期 送受信タブ Webビューによるその他形式ファイル対応 設定 ローカルドキュメントの操作 マルチユーザー シンプルモード 32 32 33 34 41 44 45 会議のイメージ ②参加者Aが説明 ①主催者は会議室 OPEN A ④主催者は会議室 CLOSE A B B C C ③参加者Bが説明(プレゼンターの切替) 5 D D 会議の流れ 主催者 プレゼンター(説明者) 参加者(傍聴者) ミーティングサービスへログイン 会議室へ入室 → 会議室OPEN 会議室へ入室 説明資料を開く 通知ボタンを押す 資料が表示される ページ遷移・拡大・手書き ページ遷移・拡大・手書き 「閉じる」ボタンを押す 資料が閉じられる → 会議室CLOSE 会議室から強制退室 6 起動 端末の電源を入れロックを解除します ①ロック解除の→をスライドさせます。 7 ②eDocReaderのアイコンをタップします ミーティングサービスへログイン ①起動画(基本画面) ①ファイル・サービス 選択画面へ ②接続先選択 ②Serviseを選択しサーバー 一覧から今回の接続先 サーバー名をタップ 【Documents】端末の中に資料を保存する 【Services】 会議室にアクセスする 8 ③サーバーにログイン ③ログインID・パスワードを 入力し、ログインをタップ 会議室へ入室・会議室OPEN ④会議室選択 ⑤会議開始 主催者 ④会議を行う会議室へ 「入室」 この段階で会議室に入室できるのは 主催者と管理者のみです 9 ⑤会議室をOPEN ⑥参加者も会議室に入 室可能 この時から会議金額の設定がある場 合は金額がカウントされます 参加者入室 会議が始まると参加者は仮想会議室に入室します。 仮想会議室一覧 ログイン者名 ここで表示される会議室はログイン者が 参加資格のある会議室のみとなります 会議室の右上のマークは 「 」開催中 (入室可) 「 」閉鎖中 (入室不可) 「 」主催者・管理者(入室可) MyFolderはログインユーザー専用の サーバーフォルダです 閉鎖中 (Close) 開催中 (OPEN) 仮想会議室 My Folder 再表示 MyFolderはスマートセッション管理ツール以外 にも通常のファイルと同様にエクスプローラー などのファイル管理ツールでアクセスすること が可能です フォルダーのアクセス権は別途、手動で設定してください 10 プレゼンターが説明資料を開く 参照する資料を開きます。(セキュリティレベル「低」の資料) 【読み取り専用で開く】 読み取り専用で開くと資料は端末のメモリーに展開され るため会議室退室後は見ることが出来なくなります 資料へメモの書込みは出来ません 資料をアップロードするときに設定する機密資料フラグ 「 」の立っている資料(セキュリティレベル「高」の資料) はこのモードでしか開くことが出来ません 【ダウンロードして開く】 ダウンロードして開くと資料は端末のDocumentsエリア の会議室名と同名フォルダー内に保存され会議終了後 も参照可能となります。また、別途、PC等に取り出すこと も可能です。 資料へメモの書込みが可能です 【MyFolderに保存】 11 サーバー会議室内の資料を自分専用のサーバーフォル ダーであるMyFolderへ複写することができます プレゼンターが説明資料を開く 参照する資料を開きます。 【ダウンロード済みを開く】 一度、「ダウンロードして開く」で開いた資料は 次回からは端末に保存してある同一資料を開く ため、サーバーから読み込むより素早く開くこと ができます。 また、会議中に無線ネットワークなどのトラブル が生じた場合でも、端末に資料がありますので 会議の続行が可能です 【MyFolderに保存】 12 サーバー会議室内の資料を自分専用のサーバー フォルダーであるMyFolderへ複写することができ ます プレゼンターが説明資料を開く 参照する資料を開きます。(セキュリティレベル「中」の資料) 【オンラインで開く】 オンラインで開くと資料は端末の一時エリアに展 開されるため会議室退室後は自動的に削除され 見ることが出来なくなります 資料へメモの書込みが可能です 書き込みを行った資料は会議室退室時にサー バーのMyFolderへアップロードすることが可能で す 資料を会議室に入れるときに設定するオンライン 専用フラグ「 」の立っている資料はこのモードで しか開くことが出来ません 【MyFolderに保存】 13 サーバー会議室内の資料を自分専用のサーバー フォルダーであるMyFolderへ複写することができ ます プレゼンターが説明資料を開く L 設定 マーク 動作・制約 • 高 中 低 14 • 「読み取り専用で開く」モードのみで開くことがで きる メモは書き込めない • • • • 「オンラインで開く」モードのみ開くことができる 端末にダウンロード出来ない メモを書き込むことができる メモを書いた資料は会議室退室時にMyFolderへ アップロードすることができます • 「読み取り専用で開く」モードで開くとメモ書きを 残せませんが端末に資料は保存されません 「ダウンロードして開く」モードの場合は端末に資 料を保存することができます。その場合はメモ書 きを残すことができます • 会議資料のセキュリティ初期値と制限 会議資料をアップロードするときのセキュリティオプションの初期値設定・制限を行います 強度 「初期値」 設定 ① 機密資料 ☑初期値 □変更可 オンライン専用モード ☑初期値 ☑変更可 ② 機密資料 ☑初期値 ☑変更可 オンライン専用モード ☑初期値 □変更可 ③ 機密資料 □初期値 ☑変更可 オンライン専用モード ☑初期値 □変更可 ④ 機密資料 ☑初期値 ☑変更可 オンライン専用モード ☑初期値 ☑変更可 ⑤ 機密資料 ☑初期値 ☑変更可 オンライン専用モード □初期値 ☑変更可 ⑥ 機密資料 □初期値 ☑変更可 オンライン専用モード ☑初期値 ☑変更可 ○ ◎ ○ ⑦ 機密資料 □初期値 ☑変更可 オンライン専用モード □初期値 ☑変更可 ○ ○ ◎ 15 機密資料 ◎ ◎ ○ ◎ ◎ オンライン × ○ ◎ ○ ○ 通常 × × × ○ ○ 強度 「初期値」 設定 機密資料 オンライン 通常 ⑧ 機密資料 ☑初期値 ☑変更可 オンライン専用モード □初期値 □変更可 ◎ × ○ ⑨ 機密資料 □初期値 ☑変更可 オンライン専用モード □初期値 □変更可 ○ × ◎ ⑩ 機密資料 □初期値 □変更可 オンライン専用モード ☑初期値 □変更可 × ◎ × ⑪ 機密資料 □初期値 □変更可 オンライン専用モード ☑初期値 ☑変更可 × ◎ ○ ⑫ 機密資料 □初期値 □変更可 オンライン専用モード □初期値 ☑変更可 × ○ ◎ ⑬ 機密資料 □初期値 □変更可 オンライン専用モード □初期値 □変更可 × × ◎ 【◎ 初期選択状態 ○選択可 ×選択不可】 ※登録済み書類に関しては上記設定が優先されます システム初期設定 会議室内の資料を任意のキーワードで分類 会議室内の書類を分類することで、過去資料 も同一会議室内で管理することが出来きます。 分類省略時は「未分類」となります。 分類は「/」区切りで階層化されます 分類を入力 分類一覧 16 会議室内の資料を任意のキーワードで分類 旧バージョン(～ Ver1.7.4) 経営会議 (2月) 経営会議 (3月) 経営会議 (4月) 過去の会議資料を見る場合でも会議室を退出する必要なく、 通知による表示同期も可能 新バージョン(Ver1.8.0) 分類 すべて 未整理 2月 経営会議 3月 4月 17 過去の会議資料を見るためには一端会議室を出る必要がある プレゼンターが説明資料を開く 参加者は必要に応じて「ファイル・サービス選択画面」と「基本 画面」を移動しながら追加で資料を開くことが可能です。端末 ローカルにあるDocuments内の資料や、MyFolderにある資料 も開くことが出来ます 複数の資料を開く とタブが増えます DocumentsとServices、 MyFolderを切り替える ことが可能です ファイル・サービス選択画面 「閉じる」ボタンと「 18 基本画面 」ボタンでお互いの画面を移動します 基本画面 【左側タブ】プロジェクターで映している資料 他者と同期している資料 自分が他者に通知 している 他者からの通知を 受信している 【手書モード切替】 ・手元の資料 ・通知中 【右側タブ】手元の資料 自分で開いた資料 ・複数のPDF ・「ストック」した資料 【コマンドボタン】 ・ファイル一覧表示 ・サービス表示 19 ・黄色:会議室の資料【右側タブ】 ・緑色:受信中【左側タブ】 ・赤色:通知中【左側タブ】 ・黒色:端末内の資料【右側タブ】 プレゼンターの操作を同期 プレゼンター 通知タブ 【通知】 プレゼンターが「通知」ボタンを押下し、「通知 する」を選択すると参加者の端末に一斉に同 じ資料のページが表示されます 【閉じる】 「閉じる」を押下すると通知タブが閉じられ、 同時に参加者の受信タブも閉じられます 20 受信タブ プレゼンター 通知中 通知タブ表示中はコマンド バーが赤色になる プレゼンターが通知タブを表示している時に行った操作(ペー ジ移動・拡大・縮小・手書き)は参加者の端末に同期されます また、資料内を長押しすることでポインターが表示されます 参加者 メモのルール ① 資料を開くときに「読み取り専用で開く」を選択して開いた場合や、保存禁止フラ グ(鍵マーク)の資料を開いた場合はメモ書きは出来ません。 ② 通知者は参加者に説明するために画面上に手書きでメモやマーカー線を送信 することが出来ます。しかし、このときに記入した内容は説明に用いたものであ るため残すことは出来ません ③ 会議資料にメモを残すためには自分自身で資料をダウンロードして開くか、送 信タブ・受信タブを表示している時に「ストック」ボタンを押し、「ダウンロードして 開く」を選択、ローカルタブに表示する必要があります。 ④ Documentsにある資料にのみメモを記入することすることが可能です。 ⑤ 端末に残したメモはメールに添付して送るか、iTunes経由でPCと同期、または 他のアプリと連携することで取り出すことが出来ます ⑥ 「オンラインで開く」を選択した場合は端末に資料を保存せずにメモ書きが可能 で、会議終了時にサーバー内のMyFolderに保存することができます 21 メモ書き仕様 概略図 メンバー2 書類A 会議室Ⅰの 書類Aについて メンバー1の 通知メモ メンバー1 メンバー1の書類A についての ローカルメモ 書類A 書類A 書類B 書類C サーバー内 会議室Ⅰ 書類D 書類A メンバー1の書類C についての ローカルメモ 書類D 会議室Ⅰの 書類Dについて メンバー2の 通知メモ 【メモの種類】 通知メモ 通知タブ内で書き込まれたメモ。会議室のOPEN～CLOSEまでサーバー内に保持され、書類別書 込メンバー別に作成される。保存されない。 ローカルメモ それぞれの端末内に書類単位に保持されるメモ。保存可能。複数タブで同じ書類を表示している場 合はメモは同一内容となる 22 メモ書き 通常のメモ書き(直接メモ) パレット変更 ログイン者名 チェックを入れる と透明度のある マーカーモード 23 資料に直接手書きすることが出来 ます 右上「パレット変更」で線の色、線の 太さ、透明度を変更することが出来 ます マーカーモードを使用すると透明度 のある線を引くことが出来ます メモ書き 拡大鏡手書き 資料中央の四角い枠の内容が画面下 の拡大鏡内に拡大表示されます 資料内の四角い枠は指でスライドする ことで拡大させる位置を移動することが 出来ます 資料内の四角い枠に指を2本入れ広げ たり縮めたりすることで拡大鏡の拡大 率が変わります 拡大鏡内に手書きが可能です。手書き された文字は資料内の四角い枠内に 縮小表示されます 拡大鏡内の矢印をタップすると資料内 の四角い枠の位置を上下左右に移動 させることが出来ます 【拡大鏡】 資料内の□を拡大表示 24 メモ書き キーボード入力 キーボード入力を行うには ①キーボード入力ボタンを押します。 ②入力したい場所をタップします。 ③入力枠が現れます。 ④キーボードが表示されます。 資料内の入力枠は指でスライドすることが可能 です 入力確定は入力枠の外をタップします パレット変更時に文字サイズの変更が可能で す 入力枠右下の斜めの線を指で動かすことで入 力枠の拡大・縮小が可能です 【入力枠】 25 入力確定文字をロングタップすると再編集が可 能です New メモ書き 消しゴム機能・他 その他の機能 消しゴムは消した い線分にタッチしま す タッチした「ひと筆 分の線分」が削除 されます アンドゥ:ひと筆戻ります リドゥ :ひと筆進みます 全削除:画面内の手書きを全て削除します 26 オンラインで開いた資料にメモ書きを行った場合 27 「オンラインで開く」を選択して開い た資料にメモ書きを行った場合、 会議室退室時に「未保存ファイル が存在します」とダイアログが出て きます。 「後で」をタップすると会議室の出 入りの都度、確認のダイアログが 表示されます。 「保存しない」をタップすると一時フ ァイルは破棄されます 保存する資料を選択すると、「 MyFolderに保存」のダイアログが 表示されるため「アップロード」をタ ップしMyFolderにメモ書きをした資 料を保存します。 「オンライン専用」モードの変更・追加 サーバー ルーム 会議室 「オンライン専用」での仕様変更・追加 ①自動保存モード 「オンライン専用」で開く 会議室 MyFolder 端末の「設定」「Meetingサーバー」にある「会議退室時、 オンラインファルを自動保存」がオンの場合、 なにも操作を行わなくてもメモ書き資料が各自の MyFolderへ自動保存されます。 ②一括保存ボタンの追加 複数資料がオンラインモードでメモ書きされている場 合、「全て保存」ボタンをタップすることでメモ書き資料 が順番に各自のMyFolderへ保存されます ③ 「後で」を「利用しない」と 設定した場合にログアウト 時のメッセージ ③「後で」の動作設定 資料をオンラインで開き、メモ書 きを行った後、会議室から退出 するときに表示されるダイアロ グ ① 28 「後で」をタップすると一時的にアップロードを保留して 会議室から退出することが可能です。その後、サー バーからログアウトするときにメッセージを表示し保留 したメモ書きデータを強制的に削除し、端末内のワー ク領域にもデータを残さない運用が可能となりました MyFolderから資料の取出し MyFolderから資料の取出し ①管理ツールから資料をダウンロード ① ② ログイン情報を保存しておくこ とで次回からはログイン不要 となります 資料をタップすることで自分の PCにダウンロードすることが できます ②エクスプローラを使用してファイル共有から資料を取り出す ※:この場合、フォルダのアクセス権は正しく設定してください(手動設定) ※:初期設定ではMyFolderは暗号化されてデータベースに保存しており②は使用できません 29 ダウンロードして開いた資料にメモ書きを行った 場合 メモ書きをPDFに保存するためには ファイル選択画面でメモ書きマーク のある資料をタップし、アクションメ ニューから「iTunesにエクスポート」 「メールで送る」「プリントプビュー」 「パーソナルエリア通信で送信」のい ずれかを選択します 次に「メモ書きを含む」を選択すると オリジナルのPDFにメモ情報を上書 きしPDFを再構築します。 (この時、iPad内でPDFの再構築を行う ため、「しおり情報」などオリジナルPDF 内の情報のうち、Appleのライブラリィで 対応できない情報が欠落します) 手書きマーク 30 メモ書き 保存・取り出し ①メモ書き後 端末側(iPad) 端末内Documentsエリア + メモ メモは別レイヤー管理 ②iTunesに出力 端末内Documentsエリア + ③PCで同期(iTunes) 端末内iTunesエリア PDF 再構築 メモ メモ iTunesエリア同期 (USBケーブル接続) PC内iTunesエリア Copy メモ PC内任意フォルダー ④PCで表示 Copy 取り出し 31 メモ PC側 送信・受信タブを表示している場合の挙動 受信タブ・送信タブを表示している場合 送信タブを表示している場合はコマンド バーが赤色で表示されます 閉じる 通知 送信タブを表示している場合 32 他の参加者から通知を受けている状態で 「通知」ボタンを押すことで割り込み通知が 可能です ストック 受信タブを表示している場合 操作の同期を閉じます。このタブを閉じる と他の参加者の端末に表示されている受 信タブも同時に閉じられます。 プレゼンターから受信している資料にメモ 書きをしたい場合は「ストック」ボタンを押 すことでストックメニューが表示されます。 「ダウンロードして開く」を選択いただくこと で該当資料をローカルタブで開くことが出 来るのでそのタブにメモ書きが可能です Webビューによる各形式ファイル直接表示 Excel Word PowerPoint 動画 画像 Office (EXCEL、WORD、PowerPoint) 、動画 、画像 の各形式ファイルを直接表示する ことが可能 注意 ①Office文書に関しては使用されているフォントによっては表示が崩れたり、違う文字を表示したり、表示されない場合がございます。 ②Webビュー表示を使用しているため、手書きやページ連動には対応していません。 対応形式 : [Office] .xls,.xlsx ,doc,docx ,ppt,pptx [テキスト] .rtf [iWorks] key,pases,numbers [動画] mp4,mov [画像] png,jpg,jpeg,tiff,tif,gif 33 設定 回転ロック 端末を回転させたときに画面も合わせて回転するかどうかを 設定します。 「回転ロック」にチェックを入れると端末を回転させても画面は回転し ません 「回転ロック解除」にチェックを入れると端末を回転させると画面はそ れに合わせて回転します 設定 34 端末の挙動を設定します ページ番号ジャンプ ページ番号を直接指定してページ移動します 35 設定1 【環境設定】 自動ロックの抑止 起動中はスリープモードへの移行を抑止します 外部モニタ使用 旧iPadで外部モニタに出力する場合のみオンにします 【表示】 ズーム位置表示 描画ツールの初期状態(次ページ参照) 鉛筆マークの初期状態を設定します 非表示にしていても画面をタップすれば表示されます 解像度を下げて高速化する 36 New iPadの場合はONにします。(レタリング回数が減少します) 起動時の画面 拡大表示している場合に資料内のどこを表示しているか縮尺資料内に赤枠 で示す表示 端末を起動したときのスタート画面が設定可能です メイン画面 書類を表示する画面 Documents画面 書類を選択する画面 Services画面 会議等で使用する画面 その他の設定 (タブ横のアイコンの表示/非表示 切替) タブアイコンの表示 読取専用アイコンの表示 (読取専用のアイコンの表示/非表示 切替) 設定1 37 起動時の画面を設定 設定2 他のユーザーの操作を優先する 受信中タブ以外を見ているときの動作を決定します。 オンの場合は受信中タブへ移動します。 オフの場合は表示中のタブを維持し、受信タブは信号受信を表すため1回 のみブリンクします。 会議参加直後、管理画面を閉じて待機する 会議室に入室後の画面遷移を制御します オンの場合、入室後は基本画面を表示します オフの場合、入室後はファイル選択画面を表示します リモートタブを一つに制限する パスワードの保存を許可する 38 オンラインで開いている場合、会議室退室時にメモ書きがある場合はサー バMyFolderへ自動的にアップロードします 会議退出時、ダウンロードファイルを削除 端末バージョン 前回ログインしたIDを初期値として表示します 会議室退室時、オンラインファイルを自動保存 サーバーログイン時、パスワードを端末に保存する 最終ログインIDを保存する 通知タブを最終通知1つのみ表示します 会議室から退出するときにダウンロードしたファイルを削除する リモートタブを1つに制限 端末の設定で「リモートタブを一つに制限する」がONの場合、最終通知者のタブの みが表示されます。 39 「描画ツールアイコン」の表示・非表示 表示する 描画ツールアイコン 画面をタップすると 「表示」「非表示」が切 り替わります 40 表示しない ローカルドキュメントの操作 「 」 フォルダーを作成します フォルダーは階層的に作成することが可能ですので ドキュメントの整理に役立ちます 「 」 iTunesからインポート iTuensを使用してPCからドキュメントを取り込む場合に使 用します。 PCとiTunesエリアを使用し資料を同期後、eDocReaderで 使用するためにはここでiTunesエリアからの取り込みが必 要です カメラからインポート フォトライブラリからインポート 41 カメラを使用して紙資料やホワイトボードを撮影しPDF化し て資料を作成します フォトライブラリから写真を取り込みPDF化して資料を作成 します パーソナルエリア通信で受信 他の端末から資料を受信する場合に使用します 送信側はドキュメントを開くメニューより「パーソナルエリア 通信で送信」を選択します ローカルドキュメントの操作 【 完了】 編集モードを終了するには「完 了」ボタンをタップします。 ローカルドキュメントの編 集・削除を行うには「編集」 をタップします タイトルバーが赤で反転し編集モードへ移行し、 書類の左上に×マークが表示されます 42 ドキュメントの編集・削除 【手書きのある書類】 書類をタップすると手書き のある書類はメモ書きの削 除が出来ます 【手書きのない書類】 ×マークをタップすると書類 を削除することが出来ます 43 【登録ファイル名変更】 【移動先指定】 マルチユーザー マルチユーザー 1台の端末を複数用途で使用する場合、マルチユーザーモードで使用します 起動時にどのプロファイルを使用するか選択することが出来ます プロファイルには起動パスワードを設定することも可能です 端末内のDocuments、Servicesの設定をプロファイル別に保持します マルチユーザー Default Documents Services 営業会議 Documents Services 経営会議 Documents Services 44 サーバーA サーバーB サーバーC サーバーA サーバーC シンプルモード シンプルモードとはスマート セッションを簡単に使用するこ とのできる機能限定モードです 【URL】 接続先サーバー 【ログインID・パスワード】 ここでID・パスワードを設定して おくとログイン画面に初期値とし て表示される 45 シンプルモード ～画面遷移～ 説明者 参加者 46 ログイン 会議選択 資料選択 資料表示 ログイン 会議選択 待機 待機 通知 手書き 操作 不可 操作 不可 END 【お問い合わせ】 日本インフォメーション株式会社 製品開発 担当 河野(こうの) 幸村(こうむら) Email : [email protected] 47