カスタムアプリ

カスタムアプリ
目次
Basic
カスタムアプリとは？
P. 4
◆使ってみよう
はじめの画面
P. 9
登録する 絞り込む
P. 9
集計する 検索する
P. 10
◆作ってみよう
登録されているアプリから作る
【共有タスク管理】
P. 11
Middle
◆使ってみよう
項目を追加する
【共有タスク管理】
P.13
見た目を整える(ビュー(一覧の作成) 【共有タスク管理】
P.14
集計する
【共有タスク管理】
P.15
登録者情報を活用する
【日報】
P.16
Excel から移行する
【顧客管理】
P.17
◆作ってみよう
Advance
◆作ってみよう
サンプルライブラリの紹介
サンプルライブラリから作る
P.20
【在庫管理】
P.21
◆使ってみよう
他のアプリの情報を参照する(ルックアップ)【在庫管理】
【顧客管理】
P.21
アクセス権の設定
P.23
【従業員情報】
2
BASIC
3
カスタムアプリとは？
簡単に作れるデータベースです
特別な知識はいりません。業務アプリのサンプルを豊富に用意しています。
気に入ったものを選ぶだけで、すぐにお使いいただけます。
作り方は、4 種類。新しく作っていただくことも、今までお使いの Excel
を載せ替えていただくこともできます。
4
カスタムアプリとは？
＜2＞ウィザードに従って必要情報を記入し、
選択肢を選んでいくことで作る。
業務内容をよく理解して
いる現場担当者が、自分
で作ったり編集したり
することができますので、
使い勝手のよいデータ
ベースになります。
＜3＞csv ファイルを読み込んで作る。
(Excel から移行する時などに使います)
＜4＞dbm ファイルを読み込んで作る。
(p.18 で紹介するサンプルから作る時に使います)
5
カスタムアプリとは？
複数人で行う業務を効率化します
WEB データベースなので、複数人で見たり、更新したりする作業が得意です。
メール通知機能で必要な人に必要な情報を届けることができます。
細やかなアクセス権で機密を守ることもできます。
共有タスク管理として使えます
メンバーのタスクと締め切りが管理できます。
未着手・進行中などの処理状況がわかるのはもちろんのこと、
処理がいつ誰から誰に進んでいったか、といった履歴も分かります。
6
カスタムアプリとは？
「サイボウズ Office」と連動します
自分がやるべき仕事(未処理のタスク)が 「サイボウズ Office」のトップページに常に表示されるなど、
「サイボウズ Office」と連動しているため、見逃しがありません。
MEMO：
7
ユーザー機能紹介
8
Basic
◆使ってみよう
「登録する」 「絞り込む」
データベースは初めてだけど、私にも使えるかな・・？
→大丈夫です。インターネットに慣れた方なら、すぐに使えるようになります。
まずは、さっそく触ってみてください。
はじめの画面
トップページのカスタムアプリア
イコンをクリックすると、カスタ
ムアプリのページに移動します。
この中のひとつひとつのデータベ
ースを「アプリ」と呼びます
クリック！
アプリを使う時は、アイコンをク
リックしてください。
登録する
情報を登録するときは、画面左上
の登録ボタンをクリックします。
登録ボタンや検索窓の位置は、
どのアプリでも同じ場所にありま
す。
フォーム内容にそって記入し、
最後に 登録する をクリックしま
す
絞り込む
絞り込みが設定されている場合は、
画面左上に絞込のメニューが表示
されています。プルダウンメニュ
ーから、内容を選択します。
または、メニューの絞り込み条件
をクリックします。
9
Basic
◆使ってみよう
「集計する」 「検索する」
集計する
集計が設定されている場合は、
画面左上の
「レコード一覧」または
「タスク一覧」の左に
集計タブ が表示されています。
集計タブ をクリックし、
表示内容を変えたいときは、
絞り込みやビューを選択します。
検索する
中身を検索したいときは、画面右
上の検索窓から検索ができます。
条件を指定して検索したいときは、
詳細検索をクリックします
複数の条件を組み合わせて検索す
ることができます。
And ，Or 条件を選択
検索項目
検索内容
MEMO：
10
Basic
◆作ってみよう
「登録されているアプリから作る」
【共有タスク管理】
あの人、いつも仕事がぎりぎりだけど、今どこまで進んでいるのかな・・・？
→配布アプリの「共有タスク管理」を使えば、今、誰がどのくらいタスクを抱えて
いるのか、進捗状況がどうなっているかを可視化できます。
トップページのカスタムアプリア
イコン をクリック
アプリを追加する をクリック
共有タスク管理の アプリを追加
する をクリック
タスク管理をするメンバーを選択
し、
←追加 をクリック
アプリを追加する をクリック
作成されました！
(処理状況などの表示が分かりや
すいように、デモデータが入って
います)
11
Middle
運用管理者 機能紹介
12
Middle
◆使ってみよう
「項目を追加する」
１つの部署で多くの業務を抱えているケースを想定し、「共通タスク管理」にタスクのカテゴリーを追加してみ
ます。
「共有タスク管理」を開き、
運用管理 をクリック
項目 をクリック
項目を追加する をクリック
入力タイプで メニュー(文字列)
をクリック
解説
選択肢が多い場合はメニュー(文字列)が、選択肢が
少ない場合はラジオボタン、見やすいようです。
次に、項目の詳細情報を設定する
をクリック
項目名に カテゴリー と入力し
メニュー項目に左図の項目を記載
追加する をクリック
表示しないビューに表示されてい
るビューを全て選択し、←表示す
る をクリック
設定する をクリック
運用管理(詳細)画面の 項目 を
クリックし、次の画面で 順番変更
する をクリック
カテゴリーを選択し、
一番上に持っていく
設定する をクリック
13
ボタンで
Middle
◆使ってみよう
「見た目を整える」
1 つ前で作ったタスクの大分類(カテゴリーを目立たせるために、背景色を付け、初期画面にも表示されるように
変更します。
「共有タスク管理」を開き、
運用管理 をクリック
運用管理(詳細)の
ビュー(一覧) をクリック
追加する をクリック
次の画面でビュー名に
「カテゴリーごとの表示」と記入
表示形式で カテゴリ形式 にチェ
ック
カテゴリになる項目でカテゴリー
を選択
表示する項目で左図の内容を選択
し ←表示する をクリック
変更する をクリック
“カテゴリーごとの表示”の書
式・条件書式 をクリック
“表題”の 変更する をクリック
レコード値の書式設定で
ここの色と項目
背景色を水色、文字を太字を選択
が変わります
変更する をクリック
運用管理(詳細)画面まで戻り、
最初に表示する画面 をクリック
編集する をクリック
プルダウンで左図と同じものを選
択し 反映する をクリック
14
Middle
◆使ってみよう
「集計する」
タスクも、登録が増えてきてどれがどんな状況だかわからなくなってきたわ・・
全体の進捗をざっくり見ることはできないかしら？
→集計機能を使えば、処理状況や、誰の仕事が詰まっているか、一目瞭然です。
「共有タスク管理」を開き、
運用管理 をクリック
運用管理(詳細)の
集計 をクリック
追加する をクリック
集計の種類で タスク数 を選択し
次に、詳細を設定する をクリック
小計対象、クロス集計などを
左図と同じように設定する
追加する をクリック
共有タスクの画面に戻り、集計の
カテゴリー別タスクを選択します
結果が表示されました
15
Middle
◆作ってみよう
「登録者情報を活用する」【日報】
うちの会社は人も少ないし、書く方も読む方もシンプルな日報がいいんだが、、
⇒その日の業務と次の日の予定だけを書き込めばよい、シンプルな日報も作れます。
(日付と報告者を自動入力)
トップページから、
カスタムアプリ アイコンをクリ
ック
アプリを追加する をクリック
日報の アプリを追加する をクリ
ック
運用管理(詳細)をクリック
項目 をクリック
次の画面で、以下の項目を削除
報告者
社員番号
所属部署
運用管理(詳細) 画面に戻り、
ビュー(一覧) をクリック
次の画面のビュー名「標準」の
変更 をクリック
登録者 を選択し、←表示する を
クリック
変更する をクリック
運用管理(詳細)画面で 項目 をクリッ
クし、日報日付の 変更 をクリック
コメントに「今日の日付が自動で入り
ます。登録が遅れたときは、手動で日付
を修正してください。
」と入力し 変更す
る をクリック
配布アプリより、さらにシンプル
な日報の完成です。
16
Middle
◆作ってみよう
「Excel から移行する」
今まで EXCEL で管理していたお客様の情報も、アプリにできるかな・・・？
⇒「csv ファイルから作成する」という機能がありますので、すぐに移行できます。
※テキスト情報で移行するので、文字色や計算式、ルックアップなどの各種設定は
無効になります。
初めに、顧客情報の Excel を csv
ファイルに変換しておきます。
(Excel を開き、
「名前を付けて保存」
で csv を選択、保存します)
トップページのカスタムアプリア
イコン をクリック
アプリを追加する をクリック
ファイルから作成する プルダウ
ンから
CSV ファイル(*.csv)から作成する
をクリック
参照をクリックしてファイルを選
択し、次に、レコード項目を設定す
る をクリック
(Excel と同じ項目名を使う場合)
先頭行を項目名にする にチェッ
ク
次に、基本情報を設定する をクリ
ック
アプリ名を記入し、必要であれば、
登録データ名やメモを利用します。
解説
登録データ名は、登録する情報をどんな名前で呼び
たいかによって選択してください。
メモ は、データベースの上部に表示されます。
使い方や注意事項を伝えたい時に便利です。
17
項目の入力タイプを選択します。
次に設定内容を確認する をクリ
ック
参考
個人情報などは文字列(1 行)、備考などは文字列(複数
行)を選ぶことが多いようです。
集計対象にしたい項目は(20 代、30 代、40 代、など) 、
メニュー(文字列)やラジオボタンを選択します。文字列
にすると人によって入力表記がずれ、うまく集計できな
くなることがあるからです。
売上金額などは、「数値」を選択しないと計算ができま
せん。
内容に間違いがなければ、
アプリを作成する をクリック
作成されました！
実践：
P.10 を参照し、顧客情報の「ビュー(一覧)」を作成してください。
①会社コードと会社名に背景色をつける
②表示項目を 会社コード、会社名、担当者、都道府県、Email に絞り込む
③①②で作ったビュー(一覧)を、
「最初に表示する画面」に設定する
18
Advance
19
Advance
◆作ってみよう
「サンプルライブラリから作る」
「カスタムアプリに登録されているもの以外に、サンプルはないのか
な？」
→「サイボウズ デヂエ 8・6(旧製品)」のサンプルをダウンロードしてお
使いいただくこともできます。ただ、カスタムアプリとは機能が異なる点
がありますので、ご自身で判断ができる上級者の方向きです。
サイボウズの HP のメニューバーから
サイボウズの HP で以下のアイコンをクリック
製品情報>販売終了製品・サービス>サイボウズ デヂエ 6
＞サイボウズ デヂエ 8＞テンプレート集
の「詳細はこちら」＞「活用ノウハウ」タブ＞無料サンプ
ルライブラリ―
＞職種別ライブラリ
http://kantan.cybozu.co.jp/dezie/utilization/sample/
http://cs.cybozu.co.jp/dezie8/samplelibrary2.php
#tab
20
Advance
◆使ってみよう
他のアプリの情報を参照する
「ルックアップの設定」
いつの間にか在庫を切らしてしまって、また社長に怒られちゃった・・・
もっと入出庫がわかりやすくならないかしら？
→商品情報や入出庫、顧客情報を組み合わせて、お互いの情報を参照できるようにな
れば、複数人で作業を分担していてもリアルタイムに最新の在庫情報が分かります！
リレーションの設定の前に、商品情報・在庫管理のファイルを取り込みます。
「サイボウズ デヂエ」のサンプルラ
イブラリから、
「在庫管理ライブラリ」
を選択し、ダウンロードします。
サンプルを解凍し、
・商品情報(shohin.dbm)
・在庫情報(stock.dbm)
をカスタムアプリに追加していきま
す。
カスタムアプリアイコン をクリッ
クし、アプリを追加する をクリッ
ク。ファイルから作成する プルダ
ウンから dbm ファイル(*.dbm)から
作成する をクリック
参照 ボタンをクリックし、
shohin.dbm のファイル を選択
次に、内容を確認する をクリック
アプリを作成する をクリック
→アプリが追加されました。
同じ手順で stock.dbm のアプリを
追加します。
ここからがリレーションの設定方法です。
在庫管理 アプリを開き、
元となる情報が登録され
運用管理 をクリック
ているアプリを選ぶ
リレーション をクリック
一致させる項目を選ぶ
左図のように設定します。
検索ルックアップとあいまい検索をチェックすると、商品名の正
式名称が分からなくても、商品名の一部を入力することで候補が
ポップアップ表示され、その中から選択して入力できる。
21
プルダウンメニューで、どちらも
商品コードを選択、追加します。
検索ルックアップとあいまい検索をチェックしない場合、
商品コードを入力した時に一致する情報が「関連づけるアプリ」のキー項目に
あれば、
「関連づける項目」で一致させた項目はすべて自動で入力されます。
商品名の一部から商品コードを検
索する設定をしました。次に、
商品コードから商品情報を自動入
力する設定をします。
左図のように設定します。
例：商品名にワンピと入力して
商品名検索をクリックすると、商
品マスタの候補が表示されます。
該当する商品の「選択」をクリック
すると(左図)商品コード、仕入れ
先、棚番号が自動入力されます(右
図)
同様に、P.13「Excel から移行す
る」で作成した【顧客情報】のア
プリを利用し、顧客情報を登録す
る設定をしていきます。
左図のように設定します。
例：顧客名に 明日の と入力して
顧客名検索をクリックすると、
【顧
客情報】アプリの候補が表示され
ます。該当する顧客の「選択」をク
リックすると(左図)顧客コード、
顧客名が自動入力されます
次に、集計を設定します。在庫の少ない商品が一目でわかるようになります。
在庫を切らさないようにするため
に、在庫が少ない商品を上から順
に表示する集計を追加します。
運用管理 をクリックし、集計 を
クリック。商品ごとの在庫数表示
を左図のように変更します。
22
Advance
◆作ってみよう
アクセス権の設定
【従業員情報】
各種個人情報、緊急連絡先、給与振込口座、通勤経路、定期代、学歴と職歴、家族構成、
保健所番号、基礎年金番号など、人事部に必要な情報が網羅されています。その分、人
事担当者以外の人から見られることがないよう、アクセス権をかける必要があります。
「サイボウズ デヂエ」のサンプルラ
イブラリから、
「在庫管理ライブラリ」
を選択し、ダウンロードします。
運用管理(詳細) をクリック
項目 をクリック
氏名(漢字) の 変更する をクリ
ック
右側のボックスの全ユーザーを選
択
運用管理(詳細)画面に戻り、
アクセス権 をクリック(左図)
アプリ をクリック
ユーザーのプルダウンメニューか
ら 管理部を選択し、←追加 をク
リック
現在のアクセス権[全員]の削除
をクリック
「※現在、運用管理者が[全員]に
設定されています。」の変更する
をクリック
次の画面(左図)で、現在のアクセ
ス権[全員]を選択し削除→ をク
リックし、ユーザーのプルダウン
メニューから 管理部を選択し、←
追加 をクリック
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Advance 重要 データのバックアップについて
「運用管理」でアプリに変更を加えるときや、
レコードに一括で変更を加えるときは、
あらかじめデータを csv か dbm ファイルに出力しておいてください 。
思いがけずデータが消えてしまった場合、取り戻すことはできません。
※一度に読み込める CSV ファイルの最大容量は約
＜＜特にこんな時＞＞
10MB です。
① アプリの項目を削除する
CSV ファイルのサイズが大きい場合、環境によって
② アプリの項目で入力タイプを変更する
は CGI タイムアウトにより、読み込み途中で CSV
③ csv ファイルの読み込みでレコードの上書き更新をする
ファイル読み込み処理が終了してしまうことがあ
④ 大容量の csv ファイルを読み込む ※
ります。サイズの大きい CSV ファイルからデータ
⑤ レコードを一括更新する
を読み込む場合には、読み込み前にライブラリのバ
⑥ レコードを一括削除する
ックアップを取り、CSV ファイルを分割して読み込
んでください。
分からないことは、お問い合わせください
管理者権限のある方のトップペー
ジ右上の歯車マークをクリックす
ると、ヘルプやお問い合わせのリ
ンクが現れます。
お問い合わせは、メールとお電話
を選択できます。
Cybozu.com Store の右上からも、
お問い合わせいただけます。
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