Office2003 便利な機能ヒント集

Office2003
便利な機能ヒント集
出雲市建設業協会
Office2003に関する便利な機能ヒントを簡単に紹介しています。
機能詳細はインターネットや各ソフトのヘルプ等でご確認下さい。
Office共通の機能
【ファイルを開く・編集する】
１．Office2007ファイルをOffice2003で開くことができず困ったことは
ありませんか？
●マイクロソフトサポートからファイルをダウンロードしましょう
「Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用
Microsoft Office 互換機能パック」
２．フォントに種類があることを知っていますか？
●フォント名に「P」がついているフォント（プロポーショナルフォント）
文字によってきれいにみえる文字幅に自動調整する
●フォント名に「P」がついていないフォント
すべての文字が同じ文字幅になる
【例】
<MSP明朝> 今日は晴れのち曇りです。
<MS 明朝> 今日は晴れのち曇りです。
Word等で、スペースを入れても行頭文字が揃わないのは
これが原因です。
⇒ Wordの機能 2. 参照
３．ファイル中の文字を、一括で違う文字に変更したいと思ったことは
ありませんか？
●「置換」を使うことで一括変更ができます
編集 → 置換
４．画像やイラストが思い通りの場所に移動出来ないことはありません
か？
●画像を選択後、Ctrlキーを押しながら矢印キーを押すと微調整
ができます
●図形の調整の「配置/整列」で複数の画像位置を揃えることが
出来ます
５．ホームページをコピーすると、リンクも貼り付けられて困ることは
ありませんか？
●「形式を選択して貼り付け」を使うと、文字だけを貼り付けする
ことができます
※ ワードからパワーポイント等への貼り付けも同様です
６．同様の図形やテキストボックスを複数作成する場合、サイズや色を
毎回変更するのが大変な時はありませんか？
●オートシェイプの規定値に設定しておくと、毎回書式を変更する
必要がなくなります
【ファイルの保存】
７．関係者以外のファイル閲覧や修正を制限するため、パスワード
設定をしたいと思ったことはありませんか？
※重要なファイルをメールで送る場合は、パスワード設定をして送り
たいものです。パスワードは電話やメール等で別途連絡が必要です。
●名前をつけて保存画面 → ツール → 「全般オプション」
または「セキュリティオプション」
８．社外の方（公共等）とファイルのやりとりをする場合、ユーザー情報
を削除していますか？
※重要なファイルのプロパティに、自分の名前または関係者以外の
名前が入っていると都合が悪い場合があります。
●ファイル → プロパティ → ユーザー情報を削除
●あらかじめユーザ情報に「・」や「 」(スペース)等を入れておく
ツール → オプション → 全般タブ
【その他】
セミナー内で紹介
９．ショートカットを活用していますか？
ショートカットを使うことで、マウス操作のみの場合に比べて格段に
入力や編集作業が早くなります。
●コピー
●貼り付け
●切り取り
●全て選択
●印刷
●デスクトップを表示する
●ごみ箱に入れずに完全削除
●書式設定の繰り返し
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Ctrl＋C
Ctrl＋V
Ctrl＋X
Ctrl＋A
Ctrl＋P
Windowsロゴ＋D
Shift＋Delete
F4
１０．便利なフリーソフトを活用していますか？
●「Winshot」
セミナー内で紹介
・・・
画面の一部を選択しコピーできる
（PCへ保存も可能）
●「縮小専用」 ・・・
画像を一括で縮小できる（XP）
●「Gcon」
・・・
簡単に画像サイズを変更できる
●「LightCutter」 ・・・
画面の一部を選択してコピーできる
●「お手軽ハードコピー」 ・・・ 欲しい画面を直接印刷できる
●「BunBackup」 ・・・
データを自動的にBackup
※ フリーソフトは、「Vector」「窓の社」等のホームページからダウンロード
できます
Wordの機能
１．必要のない場所で記号や段落番号が自動挿入されて困ったことは
ありませんか？
●文書を自動調整する「オートコレクト機能」を解除しましょう
ツール → オートコレクトのオプション
２．行頭や文字間をスペースで調整すると、文字が揃わず困ったこと
はありませんか？
●タブ機能を使いましょう
段落を範囲選択 → 書式 → タブとリーダー
→ タブの設定後タブキーを押す
●ルーラーを使いましょう
３．次のページを作る時、「改行」キーだけで次ページを作成していま
せんか？
●Ctrlキーを押しながらEnterキーを押すと、改ページされます
●挿入 → 改ページ （改ページ or セクション区切り）
４．文書内で使った書式を他の部分にもコピーしたいと思ったことは
ありませんか？
●「書式のコピー/貼り付け」機能を使うと簡単に書式のコピーが
出来ます。
コピー元をドラッグで選択 → 書式のコピー/貼り付け
→ コピー先をドラッグで選択
５．複数ページの一部だけ、用紙の向きやサイズを変更したいと思った
ことはありませんか？
●セクション区切りを設定すると、そのセクションだけのページ
設定ができるようになります
挿入 → 改ページ → セクション区切り
（次のページから開始）
６．任意のページのみ、ページ番号の設定を変えたいと思ったことは
ありませんか？
●セクション区切りを設定し、そのセクションだけのページ番号
を設定しましょう
セクション区切り挿入 → ページ番号挿入
→ フッターの「前のセクションと同じ」を解除
→ 変更したいセクションのページ番号設定
７．複数人で文書を共有すると、誰がどこを修正したか分からなくなり
困ったことはありませんか？
●変更履歴を記録すれば、修正した箇所がわかるようになります
ツール → 変更履歴の記録
※変更履歴をオフにするまで、文書を閉じても変更履歴は記録されます
●「脚注」機能を使ってコメントを書き込みます
挿入 → 参照 → 脚注
Excelの機能
１．入力後のセル移動方向を変更したいときはありませんか？
●ツール → オプション
→ 編集タブ「入力後にセルを移動する方向」を変更
２．0 （ゼロ） や ＠ で始まる数値を、そのままセルに表示したいときは
ありませんか？
●0123 などの数字や、＠ の前にシングルクォーテーション
マーク（’）を入力する
●書式設定で、表示形式を文字列にする
３．日付を入力するだけで、日付＋曜日が表示されるようにしたいと
思ったことはありませんか？
●セルの書式設定 → 表示形式 → ユーザー定義
→ 種類欄に下記を追加
aaa
→ 月
aaaa
→ 月曜日
＜例＞
ddd
→ Mon
種類欄に
dddd
→ Monday
「m“月”d“日”(aaa)」を入力
（aaa） → （月）
↓
「7月15日（水）」と表示
セミナー内で紹介
４．同じデータを何度も入力する時、なるべく入力の手間を省きたい！
●ドロップダウンリストを使いましょう
５．セル（計算式あり）のコピーをする時、計算結果のみコピーしたいと
思ったことはありませんか？
● 「形式を選択して貼り付け」（値）を使うと、計算結果だけを
貼り付けることができます
６．簡単に表の行列入れ替えをしたいと思ったことはありませんか？
●範囲選択 → コピー → ［形式を指定して貼り付け］
→ 行列を入れ替えるにチェック
７．ワークシートや計算式が入ったセル等を変更不可にしたいと
思ったことはありませんか？
●シートの保護
ツール → 保護 → シートの保護
セミナー内で紹介
８．画像を複数貼り付けたファイルのサイズを出来るだけ小さくしたい！
●画像の圧縮機能を使いましょう （Wordも同様）
PowerPointの機能
１．スライドのデザインを自分好みに変更したいと思ったことはあり
ませんか？
●スライドマスタを変更すれば、全てのスライドのデザインを
一括変更できます
表示 → マスタ → スライドマスタ
２．スライドショー中の便利なショートカットキーを使っていますか？
●次のスライドに移る
●前のスライドに戻る
●先頭ページへ移動
●最終ページへ移動
●スライドの停止
●見せたいページへ移動
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Escキー
数字キー ＋ Enterキー