仕事がはかどるファイル管理術

ビジネススキルアップ
仕事がはかどるファイル管理術
曽根 武仁（百年堂）
＝ライター
第2回 大事なファイルを守るには
仕事用のファイルは、とりわけ大
イルやフォルダーのプロパティを呼
上で暗号化できていたファイルも、
切に保管する必要がある。第三者の
び出し、暗号化するための項目にチ
USB メモリーなど「FAT32」形式で
手に渡ったり、消失したりした場合
ェックマークを入れるだけだ。ファ
フォーマットされたメディアにコピ
には、自分一人の損失では済まない
イル単体にも EFS を設定すること
ーすると、暗号化が解除されてしま
ことが多いからだ。会社や取引先な
は可能だが、フォルダーに設定した
う。メールに添付するなど、OS 以
ど、多くの人に迷惑をかけてしまう
方が手間がかからない。そのフォル
外のプログラムにファイルを受け渡
前に、ファイルを守るための方法を
ダーの中のサブフォルダーやファイ
した場合にも、暗号化が解除される。
しっかり身に付けておこう。
ルすべてに暗号化を適用するオプシ
加えて、パソコンにログオンさえ
ファイルに対する脅威は大きく分
ョンを選択できるからだ。このフォ
すれば誰でも簡単に復号できてしま
けて 3 つあり、対策もそれに応じて
ルダーにファイルを移動すれば、自
うため、ちょっと席を外したすきに
講じる必要がある。
「暗号化」
「バッ
動的に暗号化される。逆にフォルダ
ファイルを盗み見されたり、持ち出
クアップ」
「復元」だ（図 1）。それぞ
ーから出せば、直ちに復号される。
されたりする可能性がある。これを
れ、具体的に見ていこう。
いったん EFS フォルダーを作った
防ぐには、スクリーンセーバーを利
ら、重要なファイルはそこへ放り込
用するとよい。解除した際にログオ
んでおけばいいわけだ。
ン画面に戻るようスクリーンセーバ
ファイルの暗号化にはいくつかの
ただし、EFS には注意点がいく
ーの設定を変更しておけば、ログオ
方法がある（図 2）。まず、Windows
つかある。最初に触れた通り、ビジ
ン用のパスワードを入力しない限り、
のバージョンを確認していただきた
ネス向けの OS でしか利用できない。
パソコンを操作できなくなる。
い。
「Windows XP Professional」
会社で導入したパソコンならまず大
EFS 以外の手段としては、 フ ァ
や「 Windows Vista Business /
丈夫だろうが、家で買ったパソコン
イルやフォルダーを Zip 圧縮して、
Ultimate」などのビジネス向け OS
は、おそらく対応していないだろう。
パスワードをかけておく方法がある。
であれば、
「EFS」
（暗号化ファイル
さらに、
「NTFS」という形式でフ
Zip 圧縮するには、ファイルを右ク
システム）を利用できる。
ォーマットしたドライブ上でしか使
リックして「送る」から「圧縮（zip
EFS の設定は非常に簡単。 フ ァ
えない。パソコンのハードディスク
形式）フォルダ」を選ぶ。次に、そ
見られて困るものは暗号化
の Zip ファイルを開いてパスワード
ファイルを守るための 3 つの方法
を設定する。Zip ファイルの中のフ
ァイルを開いたり、コピーしたりし
暗号化
バックアップ
復元
パソコンを紛失したり、第三
者に貸し出したりした場合な
どに、重要なファイルの中身
が盗み見られるのを防ぐ
パソコンが故障したり、紛失
した際に、データまで失われ
る事態を避ける
間違ってファイルを消したり、
記録メディアをフォーマット
した場合に、ファイルを復活
させる
この機能は XP の Home Edition
図 1 ファイルに対する脅威はさまざま。対策もそれに応じて複数実施する必要がある。今回は 3 つ
の対策を紹介するが、ほかにも「Windows のユーザーアカウントにパスワードを設定する」
「セキュリ
ティ対策ソフトを常駐させる」といった基本的なセキュリティ対策は当然不可欠だ
スワードを設定することができない
ようとするとパスワードの入力を求
められるようになる。
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日経パソコン 2008.1.28
でも利用できる。ただし、Vista で
はいずれのバージョンでも新たにパ
仕様になっている（既存のパスワー