「プロジェクト成功の鍵となる 書化 法」

■ＰＭＡＪ 第２１０回例会
2016年5⽉27⽇(⾦)
「プロジェクト成功の鍵となる⽂書化⼿法」
〜結果を出す⽂書化（ドキュメンテーション）とは〜
業務コンサルタント・myコンテンツ⼯房代表︓ 丸⼭ 有彦
© 2016 Naohiko Maruyama
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■業務コンサルタントとは…
【主な仕事】
業務を記述することで、
業務を整理し
業務改⾰を促すお⼿伝い
↓
(1) 業務改⾰を進めたい組織
(2) 業務システムを構築する組織
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内
1
容
マネジメントにおける⽂書化（ドキュメンテーション）
「機能」と「⽬的」の確認とその対策
2
強い組織作りのためのドキュメンテーション
「スピード」と「実質」のある形式をどう作るか
3
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
「⾒える化」「知識化」「構造化」をどう⾏うか
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1 マネジメントにおけるドキュメンテーション
「機能」と「目的」の確認とその対策
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■記述することの意義
⾔葉による記述があってはじめて事実は
存在することになって、論争が始まるんですね。
ですから、全ての学問の基礎になり、
社会⽣活の基礎になるのは記述なんですね。
⼭崎正和 『⽇本語の21世紀のために』
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■ドキュメンテーションの定義
⽂書化（ドキュメンテーション）とは、
情報を⽂書（ドキュメント）に記述すること
実質的には…⽂書化とは、
データ・情報の断⽚を組み合わせて、
思考を⾒える構造にすること
＊データ︓⽂字、符号、数値の集合
＊情報︓⼈が解釈したり、⼈に意味を与えるもの
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■⽂書化⼿法の変化
ドキュメンテーション（⽂書化）の⼿法が変化
↓
(1) グローバル化の影響
「世界の中での競争 ＋国内の競争」
(2) 電⼦化の影響
↓
⽂書…スピード重視、実質的内容の重視
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■すでに起こった未来︓Ｅメール
⼿紙からＥメールへ
圧倒的なスピード ＋ 実質的内容の重視
↓
(1) ⽂字修飾なしのテキスト⽂書︓ 挨拶なし
(2) 電⼦画⾯で読む
＊ ツイッターの140⽂字…ビジネスでは不⾜
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■ビジネス⽂書︓変化の要因
なぜ スピード、実質的内容 を重視するのか︖
グローバル化時代になって、
ビジネスのモデルチェンジが早くなったため
↓
ビジネスモデル・業務の構築が重要
↓
ビジネス⽂書のあり⽅が変わるのは当然
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■「業務の構築」の位置づけ
業務の３ステップ
業務の構築 ⇒ 業務の運⽤ ⇒ 業務の改善
⽇本⼈の 得意なところ vs 不得意なところ
・「業務の改善」は世界でもトップ
・「業務の運⽤」もトップクラス
・「業務の構築」は苦⼿
cf. 『日本の競争戦略』マイケル・E. ポーター、 竹内 弘高：2000年
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■業務の構築に必要なこと
業務の構築をするためには、
新しい業務の仕組みを考えることが必要
↓
思考を明確化し、記述することによって
業務として定着する （「業」…反復性）
cf. 業務改⾰の際に業務の記述が必要不可⽋
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■ビジネス⽂書︓作成の変化
Ａｍａｚｏｎ︓社内のプレゼン…ＰＰＴ禁⽌
テキスト形式の⽂書６ページの報告書を黙読
ベソスＣＥＯ
図表や、簡単な箇条書きを作っても
発表者の思考を深めることにつながらない
↓
⽂字で作成の資料は作成過程で思考が深まる
http://www.philanthropydaily.com/jeff-bezos-powerpoint-prohibition/
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■思考の「⾒える化」
「考える」とは、つまるところ「⾔語化」であり、
⾔語化する作業が、＜思考の「⾒える化」＞で
ある。
(1) ⽂章中⼼でいく
図表化は、本質をついた⾔葉にかなわない
(2) 絵や図表の⽅がわかりやすい場合のみ例外的に使⽤
遠藤功 『「⾒える化」勉強法』 (2010)
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■図解はわかりやすいのか︖
+
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１︓マネジメントにおけるドキュメンテーション
■ＰＰＴ不使⽤の傾向
「パワーポイントを使うようになって
資料が増え、深く考えなくなった」
－2008年5⽉ 発⾔－
渡辺 捷昭（わたなべ かつあき・トヨタ⾃動⾞元社⻑）
『ＡＥＲＡ』「パワポバカになるな」 2012. 2. 27号
＊ＰＰＴの使⽤制限をする会社が多くなっている
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２ 強い組織作りのためのドキュメンテーション
「スピード」と「実質」のある形式をどう作るか
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■マネジメントの基本構造
「⽬的」 ⇒ 「⽬標」 ⇒ 「⼿段」
⽬的を具体的な⽬標に絞りこみ、
⽬標達成のための⼿段を考える
↓
「⽬的」⇒＜戦略＞⇒「⽬標」
「⽬標」⇒＜戦術＞⇒「⼿段」
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■ビジネス構築の基本戦略
「誰に」
「何を」
「どう売るか」
⇒ ⽬標の決定
４Ｐ︓マーケティング戦略との関係は︖
(1)
(2)
(3)
(4)
製品 ︓Product
価格 ︓Price
流通 ︓Place
プロモーション︓Promotion
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■ビジネス構築のフレーム
「誰に」 「何を」
顧客
「どう売るか」
モノ・サービス
価格 （Price）
（Product）
流通 （Place）
プロモーション
（Promotion）
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■ビジネス⽂書作成の「戦略」
「誰に」 「何を」 「どう伝えるか」
対象者
内容
(テーマ)
レベル (初/中/上級)
フォーマット・分量
シナリオ
＊業務の構築と同じ思考のプロセス
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■⽂書作成と「創造」の「⼿段」
⽂書化︓「データ・情報の断⽚を組み合わせて、
思考を⾒える構造にすること」
創造 ︓ 「要素を組み合わせて、ある機能を
果たす構造を作り上げること」
畑村洋太郎『創造学のすすめ』講談社 （2003 ）
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■モノ・サービスの創造過程
◆「要素」×「構造」⇔「機能」
「要素」
⾃動⾞なら、ボルトや⾞軸などの部品
「構造」
部品の組み合わせ⽅
「機能」
「要素」「構造」で成⽴した「⾛る・⽌まる」
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■⽂書作成の過程
論⽂の書き⽅︓ベートーヴェン式
(1) 散歩しながらメモをたくさん書き、
(2) メモから主題等の部品を選び､配列を考え、
(3) 頭の中で組み替え、その作業を繰り返して
⾳楽を完成するベートーヴェン式作曲法
諏訪邦夫 『論⽂を書いてみよう︕』克誠堂出版 (2005)
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■ビジネスとビジネス⽂書の⼀体化
１ ビジネスの戦略︓⽬的を⽬標に変える
誰に・何を・どう売るか
誰に・何を・どう伝えるか
２ 業務の構築︓仕組みにする戦術
機能 ⇔ 要素 × 構造
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■⽬標の設定
(1) ゴールとなる⽬標の設定
(2) プロセス毎の⽬標の設定
＝マイルストーン
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■⽬標の管理︓2つの⽅法
◆基本発想︓サイバネティックス
① ⽬標を決め、⾏動を開始
② ⾏動の結果を測定
③ ⽬標と⽐較
Ｎ・ウィーナー︓
The Human Use of Human Beings (1950, 邦訳『人間機械論』 )
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■⽬標管理︓フィードバックの環
情報
⾏動
⽬標
情報
測定
情報
⽐較
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２
強い組織作りのためのドキュメンテーション
■⽬標管理の道具︓⽂書
【⾏動】⇒【測定】⇒【⽐較】
情報を回すとは…文書を回すこと
↓
目標管理の道具は原則として文書
⇒簡潔・的確な文章が必要
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３ 結果を出すドキュメンテーションの⼿法
「⾒える化」「知識化」「構造化」をどう⾏うか
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■「⾒える化」の⽅法
思考を⾔語化する作業が「⾒える化」
↓
思考を簡潔・的確に⽂章化すること
cf. 操作マニュアルがわからないと⾔われる原因
⇒ 3分の2が⽂章表現のまずさにある
↓
ときどきプリントアウトして
わかりやすい⽂章かどうか⾃⼰チェック
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■記述︓簡潔・的確な⽇本語
｢法律家としての⽂章書きのトレーニング法
としては、むしろ主語・述語のはっきりし
ている外国語⾵の⽂章を書くように努⼒し、
いったんそれが⾝についたら、またそれを
⻑い年⽉かけて崩していく、という⽅法を
とるべきであると思う｣
⻄原春夫
⻄原春夫ほか『短⽂・⼩論⽂の書き⽅』有斐閣新書（1978）
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■知識化のサンプル︓報告書の基本形式
知識化とは、使える形式に記述すること
↓
報告書は⽬標管理のツール
(1)⾏動（実⾏）のＴＰＯ
(2)実⾏内容が測定できる記述
(3)⽬標値と実⾏の⽐較
(4)問題点の指摘 ［⇒改善］
↓
必要項⽬を使える形式で⽰す
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■構造化︓ビジネス⽂書作成の基本
STEP１
伝えたいことを明確にする
「誰に」 「何を」 「どう伝えるか」
（テーマ） （レベル/形式/シナリオ）
STEP２
内容が伝わるように構成する
要素（素材）× 構造（組み合わせ）⇔ 機能
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■要素と構造の把握の仕⽅
伝えたいことの内容・レベルから…
どのくらいの素材（要素）があって、
どういう並び（構造）にすればよいか
…がわかることが重要
↓
練習が必要
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■サンプル︓構造化の練習
新聞の社説 （約1000字）から構成を探る
(1) 社説をブロック分けする
（2つか3つのブロックに分かれる）
(2) ブロックを形成する材料をチェック
（ポイントになりそうな箇所に線引き）
(3) ブロックごとに⼩⾒出しをつける
(4) 社説全体の構成メモを作る
(5) 構成メモから100字要約を作成
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結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■サンプル︓ポイントに線を引く
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結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■サンプル︓構成メモ
１ 合成の誤謬の否定
⾃由な社会なら多様性がある
↓
多様性があれば合成の誤謬は成⽴しない
２ 組織の社会的正統性の根拠︓ドラッカー
「私的な強みは公益となる」(1973)
↓
組織内で各⼈が強みを⽣かすことによって
個⼈で⾏うより、組織のほうが⼤きな活動ができる
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結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■サンプル︓100字の要約
ドラッカーは1973年に、「私的な強みは公益と
なる」がゆえに、組織に社会的正統性があると
⾔った。多様性を認める社会なら、組織は個⼈
の強みを⽣かして、個⼈の活動の総和を超える
成果を上げられるためである。
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３
結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■⾃⼰検証︓要素と構造の把握
要素と構造の把握が出来ているのか…
正解がないので不安
先輩に⾚を⼊れてもらえなくなった
↓
⾃⼰検証が重要
100字要約でチェックできる !
ぴたりと当たれば、⾃分でわかる
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結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■うまくまとまった…という感覚
100字要約がうまくまとめられたなら、
その前の段階も外れていない
↓
うまくまとまった…という感覚が
持てるまでガマンして継続する
↓
実際に体感すること︕
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結果を出すドキュメンテーションの⼿法
■「⾒える化」「知識化」「構造化」
(1) 「⾒える化」︓思考を⾔語化＝⽂章化
⇒ 記述の形式…簡潔・的確 （確認が重要）
(2) 「知識化」 ︓使える形式に記述すること
⇒ ⽂書の内容…⽬的に適った要素を盛り込む
ビジネス上の要請…スピード・実質的内容の重視
(3) 「構造化」︓要素×構造 ⇔ 機能
⇒ 創造の過程と同じ⽂書作成（練習が有益）
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ありがとうございました。
丸⼭ 有彦
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