ワード＆エクセル 2007 応用編 差込印刷

ワード＆エクセル 2007 応用編
差込印刷
福岡市私立幼稚園連盟
Ver,1.0
１ 差し込み印刷について
1-1．差 し込 み印 刷 の例
①レターへ差し込み印刷
データファイル
メイン文書
福岡 純一郎 様
熊本 京子 様
小泉 浩二 様
太郎
聖子
沙樹ちゃんの応援を宜しくお願いいたします。
②お誕生カードへ差し込み印刷
メイン文書
データファイル
たろうちゃん
せいこちゃん
さきちゃん
1
③宛名ラベルへ差し込み印刷
ふりがなの５０音順に並べ替えて、ラベルに宛名を印刷した例です。
宛名ラベル
データファイル
2
1-2．差 し込 み印 刷 の作 成 手 順
＜＜ 準備 ＞＞
①メイン文書・・・データを差し込むメインの文書（レター、カード、ラベル、封筒など）
②データファイル・・・Excel、Access、Word などの形式データ
＜＜ 手順 ＞＞
①差し込み文書タブのリボンを利用する。
②差し込み印刷ウィザードを利用する。
※このテキストでは、ウィザードを利用して学習していきます。
ウィザードなので、対話しながら進めていくことができ簡単です。
●差し込み印刷ウィザードの流れ
メイン文書の種類を、レター、電子メール、
封筒、ラベル、名簿から選択。
文書の種類を選択
まずは、レターを作成。
データを差し込むメイン文書選択。
表示されている文書を使用するか、既存の文
ひな形の選択
書から選択するか、テンプレートを使用。
①データファイルの指定
利用するデータファイルを指定。
宛先の選択
今回はエクセルの「名簿」を利用。
②宛先の指定
データファイルを指定し、差し込む宛先を選
択、条件を指定して抽出したりできる
レターの作成
メイン文書に。差し込むフィールド（項目）
を挿入。
データが差し込まれた状態を画面で確認
レターのプレビュー表示
設定を終了し、印刷を実行
差し込み印刷の完了
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２ レターへの差し込み印刷
2-1．メイン文 書 とデータファイルの確 認
①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。
また、差し込んだ後に、わかりやすいよう、
１０件目にみなさんのデータを入力、上書き保存、閉じておきます。
②メイン文書・・・ドキュメント内の「運動会のお知らせ」を開きましょう。
保護者名
園児の名
4
2-2．ウィザード操 作 手 順
①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。
[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック
します。
②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。
[文書の種類を選択]の[レター]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。
5
③[ひな形の選択]の[現在の文書を使用]をクリックし、[次へ：宛先の選択]をクリックします。
④[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。
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⑤[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメン]をクリックします。
一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。
⑥[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします
⑦[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、
データの入力された行だけを選択するため、「姓」の▼ボタンをクリックし、
[データあり]をクリック－ＯＫをクリックします。
7
⑧[宛先の選択]へ戻り、[次へ：レターの作成]をクリックします。
データファイルの名前が表示さ
れています。
⑨メイン文書の 2 行目「 様」の前にカーソルを移動し、
[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
Ｉ
「保護者 姓」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。
8
スペースを入力し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
「保護者 名」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。
⑩本文 3 行目の「ちゃん」の前にカーソルを移動し、[差し込みフィールドの挿入]を
クリックします。
「名」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。
⑪[レターの作成]の[次へ：レターのプレビュー表示]をクリックします。
9
⑫1 件目のデータが表示されているのを確認してください。
[レターのプレビュー表示]の >> << ボタンをクリックし 2 件目、3 件目と表示されるのを
確認しましょう。
⑬[レターのプレビュー表示]の[次へ：差し込み印刷の完了をクリック]
⑭[差し込み印刷]の設定が完了したので、[印刷]をクリック－[すべて]をクリックしてＯＫをク
リックします。ただし、今回は印刷をしませんので、キャンセルをクリックします。
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2-3．保 存
①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を保存しましょう。
[オフィス]ボタンをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。
ファイル名は「差込運動会のお知らせ」とし、保存ボタンをクリックします。
2-4．メイン文 章 の読 み込 みと 差 し込 み印 刷 の実 行
①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を開きましょう。
[オフィス]ボタンをクリックし、[開く]－「差込運動会のお知らせ」を選択し、
開くボタンをクリックします。
②次のようなメッセージが表示されます。
[はい]をクリックすると、設定済みの差し込み内容が有効になります。
③再度差し込み印刷を実行する場合は、
リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。
[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック
します。
設定済みで変更ない場合は[次へ]をクリックしていくことで印刷が実行できます。
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３ お誕生カードへの差し込み印刷
3-1．メイン文 書 とデータファイルの確 認
①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。
②メイン文書・・・ドキュメント内の「お誕生カード」を開きましょう。
この部分に、8 月生
れの園児の名前を差
し込みましょう。
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3-2．ウィザード操 作 手 順
①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。
[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック
します。
②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。
[文書の種類を選択]の[レター]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。
③[ひな形の選択]の[現在の文書を使用]をクリックし、[次へ：宛先の選択]をクリックします。
④[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。
⑤[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメント]をクリックしま
す。一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。
⑥[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします
⑦[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、
8 月生れの園児のみ選択するため、[フィルタ]をクリックします。
[フィルタと並べ替え]ダイアログボックスで「誕生月」「等しい」「８」でＯＫをクリック
します。
誕生月が「８」と等しい
8 月生れの
３名の園児が抽出されました。
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⑧[宛先の選択]へ戻り、[次へ：レターの作成]をクリックします。
⑨メイン文書の 1 行目「ちゃん」の前にカーソルを移動し、
[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
「ふりがな（名）」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。
I
Ｉ
⑪[レターの作成]の[次へ：レターのプレビュー表示]をクリックします。
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⑫[レターのプレビュー表示]の[次へ：差し込み印刷の完了をクリック]
⑭[差し込み印刷]の設定が完了したので、[印刷]をクリック－[すべて]をクリックしてＯＫをク
リックします。ただし、今回は印刷をしませんので、キャンセルをクリックします。
3-3．保 存
①差し込み印刷の設定が完了した、メイン文書を保存しましょう。
[オフィス]ボタンをクリックし、[名前を付けて保存]をクリックします。
ファイル名は「差込お誕生カード」とし、保存ボタンをクリックします。
3-4．完 成 例
お誕生カードに、８月生れの園児の名前を差し込み印刷が完成しました。
エクセルで抽出に必要なフィールド（今回は「誕生月」）を作成しておくと便利です。
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４ 宛名ラベルの作成
4-1．データファイルの確 認
①データファイル・・・ドキュメント内の「名簿」を開き、内容を確認しましょう。
②メイン文書・・・新規文書
4-2．ウィザード操 作 手 順
①リボンの［差し込み文書］タブをクリックします。
[差し込み印刷の開始]グループ[差し込み印刷の開始]－[差し込み印刷ウィザード]をクリック
します。
②[差し込み印刷]作業ウィンドウが表示されます。
[文書の種類を選択]の[ラベル]をクリックし、[次へ：ひな形の選択]をクリックします。
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③[ひな形の選択]の[ラベル オプション]をクリックします。
④[ラベルの製造元] 「A-ONE」
クします。
[製造番号] 「A-ONE 28382」を選択し、ＯＫをクリッ
⑤[次へ：宛先の選択]をクリックします。
⑥[宛先の選択]の[既存のリストを使用]をクリックし、[参照]をクリックします。
⑦[データファイル選択]ダイアログボックスの[プレースバー]の[ドキュメン]をクリックします。
一覧から「名簿」をクリックし、開くボタンをクリックします。
⑧[テーブルの選択]ダイアログボックスの「Sheet1$」をクリックし、ＯＫをクリックします
⑨[差し込み印刷の宛名] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので、
データの入力された行だけを選択するため、「姓」の▼ボタンをクリックし、
[データあり]をクリック－ＯＫをクリックします。
⑩[宛先の選択]へ戻り、[次へ：ラベルの配置]をクリックします。
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⑪ラベルの１枚目に宛名のフィールドを配置します。
２行目に「〒」を入力し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
「〒」をクリック－挿入ボタンをクリックし、閉じるボタンをクリックします。
⑫３行目に[差し込みフィールドの挿入]－「住所１」を挿入し閉じるをクリックします。
⑬同様の操作で下記のように配置しましょう。
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⑭１枚のラベルの配置ができたので、すべてのラベルの更新ボタンをクリックします。
すべてのラベルに配置されます。
変更がある場合は、1 枚目を編集し、すべてのラベルの更新ボタンをクリックすることで随
時変更できます。
⑮[次へ：ラベルのプレビュー表示]をクリックします。
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⑯[次へ：差し込み印刷の完了]をクリックします。
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