新入社員のためのビジネス講座： 社内文書の正しい書き方

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新入社員のためのビジネス講座：
社内文書の正しい書き方
Index
１ ビジネス文書とは
２ 積極的に社内文書を覚えよう
３ 社内文書の作成例
４ 社内文書の作成に当たって
５ 社内文書の作成練習用フォーマット
Business Report
１ ビジネス文書とは
新入社員が会社で業務を行っていく上で必ず知っておかなければならないことの一つ
が「ビジネス文書の作成方法」です。「ビジネス文書」は、情報の整理・伝達、案件の
依頼、業務の報告など、社内外の人とコミュニケーションを取り、業務を進めていく上
で欠かせないものです。
ビジネス文書には社内文書と社外文書があり、例えば次のような種類があります。
社内文書：報告書、議事録、稟議書、企画書、始末書、欠勤届、休暇願など
社外文書：契約書、請求書、提案書、依頼状、通知状、照会状、わび状など
社内外問わず、ビジネス文書は、口頭による伝達とは異なり、保存することができ、
記録として残ります。また、文書として作成したものは、口頭による伝達などよりも「正
式なもの」あるいは「公的なもの」と認識されます。そのため、ビジネス文書において
ミスや間違いはできる限り避けなければなりません。また、ビジネス文書は記録が残る
「正式なもの」であり、社内外の業務上の大切な情報が記載されているものです。従っ
て、作成したビジネス文書の内容を業務と関係のない他人に漏らしたりすることがあっ
てはなりません。
このようなことから、ビジネス文書を作成する際に重要となるのは、ビジネス文書に
対する正しい知識と責任感です。正しい知識を土台とし、責任感を持ち細心の注意を払っ
て作成することによって、ビジネス文書にあってはならないミスを防止することができ
るのです。
２ 積極的に社内文書を覚えよう
社会人として恥ずかしくないビジネス文書を作成するために、まずビジネス文書には
どのようなものがあるのかを知りましょう。
社内におけるビジネス文書にはさまざまな種類がありますが、大きく次の3 種類に分け
られます。
・会社から従業員に対するビジネス文書
→「通達文」「通知書」「案内状」など
・会社における業務上必要なビジネス文書
→「報告書」「連絡書」「稟議書」など
・業務の一環ではなく、従業員の勤務生活に関する届け出などのビジネス文書
→「欠勤届」「育児・介護休暇届」「経費精算書」など
社内文書は文字通り、自分の会社の中で使用する文書で、会社によって作成ルールや
書式が定められています。担当する業務によって発生する文書の種類は異なりますが、
より早く社内文書の作成方法を身に付けるためにも、会社で定められた作成ルールや書
式を覚えるようにしましょう。
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