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書類はいつまで保存？ ろ う む の 玉 手 箱
小野本 社労士事務所 ボックス る情報 す け 届 プロがお の 務 人事労 2008年 3月31日 平成20年 箱 手 玉 の む う ろ 〒950-2101 新潟市西区五十嵐1の町7229-2 小野本 社労士 事務所 電話 025-268-6120 FAX 025-268-6130 Email: [email protected] ホームページ：http://www.sr-onomoto.jp/ メルマガ＝ろうむお役立ちミニ情報＝発行中 ホームページよりご登録ください ◆書類はいつまで保存？◆ 春。新しい出会いの季節です。 新人からは人事や諸手続きのために様々な 書類の提出を求めます。 一 方、不 要 と な っ た 書 類 は【期 限 が き た ら】廃棄すべきです。 どんな書類をいつまで保存しておかなけれ ばならないのでしょうか。 ■ 労基法で作成が求められている書類とは ◎労働者名簿 どんな人が働いているのか、事業場ごとに 名前、生年月日などを書いた労働者名簿を作 成しておかなければなりません。形式は問い ませんが、以下の内容が書かれている必要が あります。 労働者の氏名 生年月日 履歴 性別 住所 従事する業務の種類 雇い入れの年月日 退職年月日及びその事由（解雇の場合はその 理由） 9 死亡の年月日及びその原因 1 2 3 4 5 6 7 8 労働者名簿は労働者の死亡、退職又は解雇 の日から3年間保存義務があります。 ◎賃金台帳 賃金台帳についても事業場ごとに調製し、 賃金の支払いの都度、労働者ごとに記入しま す。労働時間数、時間外労働時間数も記載し なければなりません。 賃金の計算の基礎となる事項 賃金の額 氏名 性別 賃金計算期間 労働日数 労働時間数 時間外労働、休日労働及び深夜労働の労働 時間数 9 基本給、手当その他の賃金の種類ごとにそ の金額 10 労使協定により賃金の一部を控除した場 合はその金額 1 2 3 4 5 6 7 8 賃金台帳は最後の記入をした日から3年 間、保存しなければなりません。賃金台帳と 源泉徴収簿は似ていますが、源泉徴収簿は税 金を集める目的ですから、労働時間数は書か れていません。 労働者名簿と賃金台帳はあわせて調製する ことができます。磁気ディスク等による労働 者名簿、賃金台帳の調製も認められていま す。 ◎雇い入れ、退職に関する書類 労働条件通知書や、退職に関する書類は退 職又は死亡の日から3年間保存しなければな りません。 ◎ 災害補償 に関 する書類 災害補償を終 わった日から3年間 保存義務があ りま す。 Page 2 ◎その他労働関係に関する重要な書類 出勤簿、タイムカード、労基法第36条の規 定による労使協定書などはその完結の日から3 年間の保存が求められています。 ■ 健康診断の記録の保存はどうする？ 会社は雇入れのとき及び1年以内ごとに1回 定期に健康診断を行わなければなりません。 定期健康診断の実施は使用者の義務です。 健康診断の結果は本人に通知しなければなり ません。会社の健康診断を受診したくない従 業員は、他の医師の下で健康診断を受け、結 果を会社に提出してもらいます。健康診断の 結果について、会社は健康診断個人票を作成 し、5年間保存しなければなりません。 じん肺健康診断の保存は7年、また、石綿健 康診断の保存はなんと30年です。 健康診断を行うのは【健康に配慮して、労 働者の従事する作業を適切に管理するため】 です。 健康情報はセンシティブ（機微・プライバ シー）情報です。 信頼ある管理的な立場の人が、鍵のかかる 書庫に保管するなどして、きちんと管理する ことが求められます。 ■ 応募者の履歴書、退職者の履歴書はどう すれば？ 会社に応募してきて不採用となった人の履 歴書は、返却するのが望ましいでしょう。返 却しないならその旨本人に通知して、6ヶ月以 内に廃棄しなければなりません。 採用に当たり履歴書の提出は広く行われて います。在職しているときには人事面で履歴 書を参照することもあるでしょう。が、退職 した人の履歴書までいつまでも大切に保存し ている必要はありません。 保有していることが問題となります。 個人情報保護法が施行されてから、必要の ない個人情報はできるだけ保有しないほうが よいという考えがいきわたってきました。 必要ない情報は保有しない、法で作成が求 められている書類も、法定の保存年数を経過 した法定帳簿も」雇用の契約において、従業 平成20年3月31日 ろ う む の 玉 手 箱 したら、きちんと廃棄することが重要です。 保有していると管理の責任が問われます。 厚労省の個人情報保護に関するガイドライン 解説も 【退職者の個人情報については、賃金台帳等 の一定期間の保存を定めた労働基準法第109 条等他の法令との関係に留意しつつも、利用 目的を達成した部分についてはその時点で、 写しも含め、返却、廃棄又は削除を適切かつ 確実に行うことが求められる。仮に利用目的 達成後も保管する状態が続く場合には、目的 対利用は許されておらず、また、その後も継 続して安全管理措置を講じなければならな い】となっています。 ■ 時効との問題は残る 労基法では賃金（退職手当を除く）、災害 補償その他の請求権は2年、退職手当の請求 権は5年間、行わない場合においては、時効 によって消滅します。 事業者の安全配慮義務は、原則として労働 者の退職の日の翌日から10年です。潜伏期間 の長い職業性疾病の場合は、発症を知ってか ら10年です。民法の債権の消滅時効も10年で す。 法定の保存期間で廃棄した場合、時効との 関係で、争いになった場合の問題は残りま す。 ■ 社会保険の書類はどうすれば？ 社会保険事務所に提出した書類の控えな ど、なんとなく長い間、大切にしまってはい ませんか？ 健康保険や厚生年金、雇用保険の書類の保 存は2年です。労災保険に関する書類、労働 保険の徴収に関する書類、派遣先管理台帳は 3年の保存義務です。雇用保険被保険者に関 する書類は4年の保存となっています。 ■ 廃棄の重要性 ともするとどんどん増え ていくばかりの書類。法定 の保存期間を理解して、不 要なものは捨てることも重 要です。 平成20年3月31日 ろ う む の 玉 手 箱 Page 3 ト ピ ッ ク ス 国を挙げてメタボ対策？安全衛生法の改正 平成20年4月1日から ◎ 安衛法の改正で定期健康診断の項目が変わります。 脳・心臓疾患を予防する観点からの改正です。 注目されるのは、定期健康診断の項目に腹囲の検査が追加されること。なんでも腹囲（内臓脂 肪）が脳・心臓疾患の発症と関連するとの報告が多いからとか。 ◎ 長時間労働者への医師による面接指導がすべての事業場で対象となります。 今までは50人以上の事業場が対象でした。事業者は、労働者の週40時間 を超える労働が、1月当たり100時間を超え、かつ、疲労の蓄積が認められ るときは、労働者の申し出を受けて、医師による面接指導を行わなければ なりません。 シリーズ 年 労務の単語マメ辞典 金 安全配慮義務 ∼ 傷病手当金と障害年金 ∼ 病気で障害の状態になっても原則として1年6 か月たった日の状態で障害が認定される。障害 認定日という。初診日から1年6ヶ月を経過して いなくても、病状が固定すると1年6ヶ月を待た ずに障害認定されることがある。 が、病気で給料をもらえないときには傷病手 当金の制度がある。健康保険の傷病手当金は1 年6か月もらえる。 病気で給料をもらえないとき、当面は傷病手 当金で、さらに長引いたら障害年金という仕組 みだ。 ◆ 嬉しいメール ◆ 日誌 従来、使用者は労働契約により賃金支払 い 義 務 と 安全 配 慮義 務 が ある と され て き た。安全配慮義務とは生命や身体に対する 危険が生じないように労働環境や設備の整 備 を 行 わ なけ れ ばな ら な い使 用 者の 義 務 だ。 労働契約法第5条で以下のように明文化さ れた。 使用者は、労働契約に伴い、労働者がそ の生命、身体等の安全を確保しつつ労働す ることができるよう、必要な配慮をするも のとする。 3月○日 「小野本さんのおかげで長年なんとかしなければと思っていたいつも心のすみにあった就 業規則を作ることができて本当に感謝しております。他にも年金や高齢者継続雇用等、いろ いろ教えていただきとても助かりました。」 素直に嬉しい。 出会いのタイミングが良いと、良い関係でかかわりあえる。 ちょうど悩んでいたところ、困っていたところ、会社を良くしたい・・・ そんな経営者の真剣な思いに触れると、こちらも全力でアドバイスをさせて頂く。 人事労務については私がプロ（少々恥ずかしい）だが、会社のことについてはも ちろん会社の方がプロ。会社特有の事情、業界のやり方など教えていただきなが ら、最適と思われる方法を御提案する。 就業規則も作っただけではただの紙切れ。生かしてほしいものだ。