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Exchange Online を採用し
株式会社レックス・ホールディングス Exchange Online を採用し、 イニシャルコストをかけずに、 N o t e s 環境からの移行を完了。 「業務管理の一元化」や 「スマートフォンとの連携」により、業務効率の大幅な向上 を実現 ソリューション概要 外食チェーン 17 ブランド、全国 1,230 店舗を擁するレックス・ホールディングス ○お客様プロファイル グループでは従来、情報共有環境として L o t u s N o t e s を活用してきましたが、グ 株式会社レックス・ホールディングス (http://www. rex-holdings.co.jp) は、1987 年 6 月に「国土信 販株式会社」 として設立。そして、外食の株式会社レ インズインターナショナルを中心として、1996 年から 外食産業に進出し、 レックス・ホールディングス グルー プとして、外食チェーン 17 ブランド 1,230 店舗を展 開 (直営店 229、FC 加盟店 1,001。 2011 年 1 月時点) しています。グループ傘下にはほかに、食材 調達物流会社の株式会社コスト・イズ、そしてコンビ ニエンスストアの店舗運営受託事業を行う株式会社 ビーシーサーブがあり、レックス・ホールディングスは 持ち株会社としてグループ経営戦略の策定・推進、 グループ経営の監査、その他グループ経営管理等を 担っています。 ループの成長速度が急激であるが故に「メール環境の不統一 」などの課題を内包し ていました。そして、2010 年 6 月。同グループでは、イニシャルコストをかけることな く、グループウェアを刷新し、将来にわたって、よりスムーズな情報共有を実現するた めにクラウド サービスの採用を決定します。それが、Microsoft ® Online Services の 1 つである、Microsoft Exchange Online でした。 導入の背景とねらい グループの急成長に合わせて「つぎはぎ」されてきたシステムを、 多機能かつ低価格なクラウド サービスで刷新 ○ソフトウェアとサービス Microsoft® Exchange Online Microsoft® SharePoint® Online Microsoft® Office 2007 ○メリット ・イニシャルコストをかけることなく、Notes 環境から 移行 ・従来の利便性を損なうことなく、新たな機能を獲得。 メール、スケジュール、タスクの管理を 1 つのツール で実現 ・25GB のメールボックスを利用 ・スマートフォンとのシームレスな連携によって、業務 効率の向上に貢献 ・社内でスケジュールを共有することで、チーム単位で の業務効率向上に寄与 レックス・ホールディングス グループは、 「 感動創造企業 」 を標榜し、 「 炭火焼肉酒家 牛角」、 「しゃぶしゃぶ温野菜」、 「かまどか」、 「居酒屋 土間土間」、 「とりでん」など 17 の外食チェーン (全国 1,230 店舗) を展開する株式会社レインズインターナショナル (以下、レインズインターナ ショナル) を中核とし、 「食」 を通じて、数多くのお客様の喜び、笑顔を感動のレベルで創造するこ とをモットーとしています。 1996 年 1 月に外食の第 1 号店となる 「焼肉市場 七輪」 『牛角』 ( の前身) を東京・三軒茶屋 にオープンしてから、わずか 7 年後の 2003 年 7 月には、レインズ グループとして「牛角」の 500 店舗を含む全国 1,000 店舗を達成してきました。 多いときには年間で 400 店もの新規出店を行ってきたレックス・ホールディングス グループの 成長速度がグループ全体の活力となる一方で、IT システムの構築・運用における重要課題と なっていたとレインズインターナショナル IT 統括部 部長である大場良二氏は振り返ります。 ○ユーザーコメント 「BPOS ― Exchange Online および SharePoint Online は、 『クラウド』 という環境を活かし、"多機能" と "低コスト" という、2 つの相反するニーズを実現し たツールだと実感しています。マイクロソフトが持って いるさまざまな製品が、今後もドンドンとクラウド サービ スとして展開されていけば、さらに私たちのビジネスを 支える業務システムの選択肢が広がっていくと思いま す。今後とも、非常に期待しています」 「レインズインターナショナルの成長速度が著しいために、本部機能が店舗の拡大スピードに追 い付かず、ニーズと課題を後追いしながら目の前にある課題を 1 つずつクリアして、システムを追 加し続ける状態が続いていました。実は、まだグループ全体で 100 店舗ぐらいしかなかった頃に は、メールサーバーなども社内において管理・運営していました。当 時はまだ、本 社の人 数も 2 0 ∼ 3 0 人しかいませんでしたから、 株式会社レインズインターナショナル IT 統括部 部長 大場 良二 氏 炭火焼肉酒家 牛角 しゃぶしゃぶ温野菜 居酒屋 土間土間 株式会社レックス・ホールディングス システム導入の経緯 「業務管理の一元化と機能強化」や 「情報の保護と大容量化」など 6 つの条件を満たすソリューション レックス・ホールディングス グループが、新しい情報共有基盤に求めた 条件は、下記の 6 項目でした。 1. メールの統合 : POP/SMTP メールと Notes に分けていた環境を 株式会社 レインズインターナショナル IT 統括部 部長 大場 良二 氏 株式会社 レインズインターナショナル IT 統括部 渡邊 忠行 氏 統合し、メール管理を簡素化 2. 業務管理の一元化と機能強化 : メール、スケジュール、タスク、設 備予約を統合管理し、業務効率を向上 3. 情報の保護と大容量化 : セキュアな環境で、大容量のデータを サーバー上で管理 S O H O 向けの環境で十分でした。しかし、気が付けば 3 か月後には社 員数が倍に増えていたりしていましたから、サーバーも 1 年単位で買い換 えるような状況でした」 4. ワークフローの充実 : N o t e s の稟議系ワークフローの移行と、各 種社内申請のペーパレス化の実現 5. スマートフォンの活用 : スマートフォンからメールやスケジュールの管 理を可能にし、業務効率を向上 こうした状況の中、レックス・ホールディングス グループでは、メールや掲 示板などの情報共有のツールとして Lotus Notes を活用してきました。 6. イニシャルコストの抑制 : イニシャルコストを抑えて、既存システムを 刷新 しかし、外部とメールのやり取りを行う際にいくつかの不都合があったほ か、管理に手間がかかることなどから、グループウェアの入れ替えが、早く この 6 つの条件を満たすソリューションを求めて 10 数のサービスを比 から検討課題として挙がっていたと大場氏は言います。 較検討したところ、その差は「圧倒的だった」 と、レインズインターナショナ しかし、7 年で 1,000 店舗という成長速度に合わせてシステム導入を ル IT 統括部 渡邊忠行氏は説明します。 行っている間にグループウェアの刷新を行うことは難しく、課題に則して 「イニシャルコストを抑えるという大命題がありましたので、クラウド サービ 運用を工夫するなどして、不具合の影響を抑えて乗り切ってきたと大場氏 スを主 体 に 比 較 検 討したのですが 、 『 容 量 』と『 価 格 』の 両 面 で 、 は話します。 Exchange Online と Google Apps の 2 つが圧倒的でした。 1 人 「たとえば、メール環境について話しますと、Notes のリッチテキスト形式 のメールが、チェーン店を含む社外とメールのやり取りにおいて文字化け 25GB ものメールボックスを、 月額にして約 500 円/人で活用できるサー ビスは、ほかにはありません」 を起こすなどの不都合もあったのですが、データベースやワークフローの 活用など、Notes には Notes の良さがあります。ですから、2000 年頃 そして、Exchange Online と Google Apps を詳細に比較した結果、 から、社内でのメールやナレッジ共有には Notes を利用し、外食チェーン 最終的な決め手となったのが、 「オフラインでもメールやスケジュールを参 に加盟している店舗を含む社外とのメールの送受信には、別の P O P / 照できる」ことと、 「ワークフロー作成の敷居の低さ」にあったと、渡邊氏 SMTP メールを利用するというように、メールの部分だけを社内と社外で は続けます。 切り分けて運用していました。この分割運用を開始した当時は確かにメ 「当社内で特にメールを重用するユーザーとして、SV (スーパーバイザー) リットがあったのですが、時が経って技術も進歩し、周りの環境も変化して がいます。彼らは、担当のチェーン店舗を回って、外出していることが多 くると情報共有のための仕組みもいろいろと選択肢が増えてきます。そう いのです。ですから、さまざまな場所でメールやスケジュールを参照したい なると、メールシステムを 2 重に管理しなければならないというデメリットば というニーズがあります 。その 点 、E x c h a n g e O n l i n e であれば かりが目立つようになってきました」 Microsoft ® Office Outlook ® にデータを保存して、オフライン時に参 照することが 可 能です。さらにワークフローに関して言えば、G o o g l e そこで、レックス・ホールディングス グループでは 2010 年に情報共有 Apps にも専用ツールがあったのですが、見慣れないツールを一から習得 基盤の刷新を計画。社内外のメール環境を統一し、グループ全体の情 して活用するということは、私たちにとって負担感が大きかったのです。し 報共有と業務効率を向上させるための、新しいシステム導入について詳 かし Microsoft Online Services の Microsoft SharePoint Online 細な検討が開始されました。 であれば、Microsoft Office など他のマイクロソフト製品のユーザーイン そして、 「システム導入にかかるイニシャルコストを抑えたい」 というニーズ ターフェイスとある程度共通していますから、 『何となくでも使えるだろう』 と に沿って、10 数件のクラウド サービスを比較検討した結果、選ばれたの いう敷居の低さを感じました」 が M i c r o s o f t O n l i n e S e r v i c e s の 1 つである、M i c r o s o f t Exchange Online でした。 こうしてレックス・ホールディングス グループでは、M i c r o s o f t O n l i n e S e r v i c e s の採用を決定。約 30 ユーザーを対象として E x c h a n g e O n l i n e と S h a r e P o i n t O n l i n e を含む B P O S ( B u s i n e s s P r o d u c t i v i t y O n l i n e S u i t e ) を契約し、残る全ユーザーを対象に Exchange Online を単体で契約しています。 そして 2010 年 10 月から段階を分けてシステムの移行を開始。まずは、 ユーザー数の少ない株式会社レックス・ホールディングス (60 ユーザー) と株式会社コスト・イズ (80 ユーザー)、株式会社ビーシーサーブ (60 ユーザー) から順番に、社員が使用するすべての PC に Outlook のイン ストールを行い、Microsoft Online Services への移行を進めていきま ■ 6 つの導入効果 1 ওشঝभଁ় ٳ ওشঝ ३५ॸऋଁ়औोञऒधदؚ 2 ਜଵ৶भ੪৲ धਃચਘ৲ ٳ ളਯभ॔উজॣش३ঙথ॑ઞ৷चङपؚ 3 ੲਾभ৳૧ध পઍ৲ ٵ 4 ডشॡইটشभ ౄৰ ٳ 5 ५ঐॺشইज़থभ ણ৷ ٵ ॖॽ३কঝ॥५ॺ भ೪ ٵ した。そして 翌 11 月の 1 か月間で、レインズインターナショナルの 270 ユーザーを対象とした移行作業が完了。レインズインターナショナル I T 「毎週約 60 人分の移行を行ってきました。マイクロソフトから提供されて 6 ஆभ॔উজॣش३ঙথद৴ଵ৶ऋदऌथःॊ؛ 1 ঘش२ँشञॉ 25GB भ৳ோઍ॑ણ৷؛ ഊೆওشঝ ইॕঝॱुشટ खाभँॊঘش२ شॖথॱشইख़ॖ५॑ण SharePoint Online ॑ਹ৷ ःणदुؚनऒदुਜऋຄষ૭ચप؛ 統括部のうち 2 ∼ 3 名が日常業務と兼務しながら作業を担当するとい う状況下で、非常にスムーズに移行が完了したと大場氏は話します。 ੪ଵ৶ऋ૭ચधऩढञ ഈଜଷৎपमؚজঔॺشඝदॹॱشచ॑ৰষ दऌॊञीؚ७य़গজॸॕએदुੱऋँॊ ॖॽ३কঝ॥५ॺ॑ऺध॒नেऔचङपজউঞش५ ॑ৰदऌؚऊणছথॽথॢ ॥५ॺुखञ いる移行ツールが使えればもっと短期間に移行を完了できたと思います が、従前のメール環境においてメールクライアントやドメインが統一されて Notes を使っていた頃には考えられないソリューションです。やはり、将来 いなかったこともあり、 ツールを使った簡易的な移行方法が採用できず、 ど を見据えて情報基盤の刷新を図る上で、スマートフォンは欠かせないもの うしても手作業が必要になっていたのです。 だと思います。従来の環境ではノート PC を持ち運んで、起動して、通信 一遍に移行することができなかったため、 しばらくは既存環境と並行運用 カードを接続して、N o t e s を立ち上げて……という手間があったのです していたのですが、Microsoft Online Services に起因する課題は特 が、Exchange Online に切り替わった今では、メールもスケジュールも にありませんでした」 スマートフォンとシームレスに連携できますので、機動力が大幅に増してい ます。たとえば電車の移動中、つり革につかまりながらでもメールやスケ 導入効果 スマートフォンとのシームレスな連携など 多彩な機能で、業務の効率化に貢献 ジュールが確認できますし、電車を待っているたったの 1 分間でも仕事 が前に進みます。 今までも、会社のメールを携帯に転送するなどの方法がありましたが、テ キストが読みづらい上に、添付ファイルも開けないといった制約がありまし た。しかし今は、そういったストレスが一切ありません。多くの社員から 『便 Exchange Online および SharePoint Online 導入の結果、 「6 つ 利になった』 という声をもらっていますし、会社全体の業務をスピーディー の条件はすべて満たされた」 と大場氏は説明します。 に回していくことができるようになったと思っています」 「"メールの統合" については、従来の利便性をすべて兼ね備えた上に、 さらに新しい機能を追加した上で社内 / 社外へのメール環境を統合がで 「手離れの良さ」で運用管理の効率化を実現 きたということで、非常に満足しています。 そして Exchange Online 導入によって、メール活用、スケジュール管 前述の「6 つの条件」のほか、Exchange Online 導入のメリットとして 理、タスクの整理が Outlook 1 つでできるようになったことが、そのまま 「ユーザーの手離れが良いこともあり、運用管理も大幅に効率化された」 "業務管理の一元化と機能強化" に結びついています。 ことが挙げられる、と大場氏と渡邊氏は声を揃えます。 "情報の保護と大容量化" については、1 人につき 25G B ものメール ボックスが利用できる上に、迷惑メールフィルターも効果的に機能してお 「当社ではこれまで Outlook を使用していなかったため、メールだけでは り、スパムメールなどがかなり減っています。 なくスケジュールやタスクの管理などといった Outlook の多彩な機能を、 そして "ワークフローの充実" については、すでに SharePoint Online 全社員が本当に使いこなせるのかという不安がありました。そこで各部署 を一部活用しています。複雑なフォームやルートの作成には習熟を要する 2 ∼ 3 名に代表者となってもらい、約 2 時間のトレーニングを行いまし 部分もありますが、やりたいことを実現できるという意味においては、非常 た。 トレーニングを受けた代表者が、自分の部署に戻って、ほかの社員に にできる範囲が広いツールだと認識をしています。"イニシャルコストの抑 も使い方を教えるという簡易的な方法でしたので『もしかすると問い合わ 制" についても、社内の人員で導入を行ったことでイニシャルコストをほと せが多く寄せられるかな？』 と、身構えてもいました。しかし、操作に関する んどかけることなく、移行が完了しています」 質問などが寄せられることはほとんどありませんでしたね。 これはやはり、ほとんどの社員が日常業務などで Microsoft Office を使い そして「6 つの条件」のうち、実現後に一番反響が大きかったものが、"ス マートフォンの活用" であると、大場氏は続けます。 「スマートフォンの導入は、2011 年 2 月に導入が完了しました。これも、 慣れていたお陰だと思います。実際、私たちの心配を他所に Outlook で お互いのスケジュールを共有し合うなど、非常に便利に機能を使いこなして いて、業務の効率化に役立ててもらえていると感じています」 と渡邊氏。 株式会社レックス・ホールディングス さらに大場氏は、オンプレミスでのメールシステム運用から完全に解放さ れたことで「メールシステムの運用といっても、今はユーザーの管理ぐらい しかやることがありません。そのため私たちの労力も、他のところに振り向 けることができるようになったと感じています」 と続けます。 今後の展望 BPOS から Office 365 へ レックス・ホールディングス グループの情報共有基盤が刷新されてまだ 日が浅いのですが、すでに「次の機能強化に備えている」 として、大場氏 「個人単位」から「チーム単位の生産性向上」へ は「Microsoft ® Office 365」への期待を話します。 「 実 際に E x c h a n g e O n l i n e を初めとする M i c r o s o f t O n l i n e 大場氏と渡邊氏はまた、 「Exchange Online / Outlook 導入後、 『ほ Services を活用してみて、非常に多くのメリットを実感する一方、 たとえば かの人のスケジュールを簡単に確認できるのが便利だ』 という声をよく耳 『 管理画面から、各人のメールボックス使用量を確認して、事前にアラー にします」 と声を揃えます。 トを発信したい』、 『外部連絡先を CSV 形式で追加アップロードしたい』 など、運用管理をさらに効率化するために、改善してもらえるとうれしいポ 「当社では従来、Notes のデータベース上に独自にカスタマイズしたスケ ジュール管理ツールを載せて利用していました。これは約 10 年前に導入 イントがいくつかあるのですが、次期バージョンである 『 O f f i c e 365 』で は、そういった課題が、ほぼすべて解決されていると聞いています。 したもので、個人の生産性向上をねらいとして作り込んだものでした。具 私たちも、 『Office 365』 がリリースされ次第すぐに導入したいと待ってい 体的には、各々が入力した予定に対して、実績の入力をして、1 週間単 ます」 位、1 か月単位での生産性を分析し、各人の業務内容を是正していくた めのツールであり、 『スケジュールの共有』 という機能はありませんでした。 最後に、大場氏は次のように締めくくります。 このスケジュール管理ツールを非常に重用していたのですが、時が経ち、 「BPOS ― Exchange Online および SharePoint Online は、 『クラ 業務のスピードがさらに増してくる中にあって、 『個人』 よりも 『チーム』 とし ウド』 という環境を活かし、"多機能かつ高機能" と "低コスト" という、2 ての効率化が求められるようになってきました。つまり、 『スケジュールの共 つの相反するニーズを実現したツールだと実感しています。マイクロソフト 有』に対するニーズが高まっていたのです。今は Outlook で自分のスケ が持っているさまざまな製品が、今後もドンドンとクラウド サービスとして展 ジュールはもちろん、他人のスケジュールも確認できます。タスクを整理し 開されていけば、さらに私たちのビジネスを支える業務システムの選択肢 て、日々の To Do リストを確認もできます。お陰で会議やミーティングの招 が広がっていくと思います。今後とも、非常に期待しています」 集やプロジェクトのスムーズな進行といったことが、1 つのツールを入り口と して調整をしていくことができるように変わってきたと思います」(大場氏) 導入についてのお問い合わせ 本ケーススタディは、 インターネット上でも参照できます。http://www.microsoft.com/japan/showcase/ 本ケーススタディに記載された情報は製作当時（2011 年 5 月） のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。 本ケーススタディは、情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。 製品に関するお問い合わせは次のインフォメーションをご利用ください。 ■ インターネッ ト ホームページ http://www.microsoft.com/japan/ ■ マイクロソフ ト カスタマー インフォメーションセンター 0120-41-6755 (9:30 ∼ 12:00、13:00 ∼ 19:00 土日祝日、弊社指定休業日を除く) ※電話番号のおかけ間違いにご注意ください。 Microsoft、Outlook、SharePoint は米国 Microsoft Corporation および、 またはその関連会社の商標です。 その他記載されている、会社名、製品名、 ロゴ等は、各社の登録商標または商標です。 〒108-0075 東京都港区港南 2 丁目 １６ 番 ３ 号 品川グランドセントラルタワー 5064-WI1