日本・中国間のメール環境に対応できるシステムを。 カレンダーや文書を

Google Apps for Business
株式会社チャイナ・コンシェルジュ
〒 104-0061
東京都中央区銀座 8 丁目 11 番地 5 号
正金ビル 6 階
http://www.concierge.com.cn
会社概要
1995 年から中国において、日本人の旅行者や駐在員に
向けたフリーマガジン（無料配布する雑誌。いわゆるフ
リーペーパー）
を発行するビジネスを展開。現在は、大連、
北京、上海、香港の各地域で、地元情報を満載した月
刊フリーマガジン「コンシェルジュ」シリーズを発行して
いる。さらに中国人向けのフリーマガジンにも参入し、
全メディア合計で約３0 万部の発行部数を誇っている。
日本・中国間のメール環境に対応できるシステムを。
カレンダーや文書を共有し、社内コラボレーションを円滑に。
中国からのメールが届かない
こうした状況をどうすれば改善できるのか。香港にサーバを置くこ
中国国内でフリーマガジンの発行を手がける同社では、ビジネスを
も確実に改善できるという確信が持てなかったという。それに加えて、
展開する北京、上海、大連、香港に各支社があり、それらを統括す
複数台のレンタルサーバを借りて、複数のドメインを運用することの
る東京本社間とのコミュニケーションはビジネスの生命線である。そ
煩雑さも課題となっていたことから、サーバの運用も任せることのでき
のため、中国と日本の両方にメールサーバを設置し、電子メール環境
る Google Apps for Business（以下 Google Apps）を検討し、そ
を構築、運用していた。
の結果、導入することになった。
しかし、日中間の回線事情が悪いことなどもあって、送信したはず
果たして Google Apps を使ってみると、各拠点からのアクセスが
のメールが届かなかったり、やっと届いたと思ったら返信されてくるま
格段に改善されることが分かった。あれほど苦労したことが嘘のよう
で一週間もかかってしまうなど、日常的なトラブルに悩まされていたと
に、メールの送受信もまったく問題なく安定して利用できるようになっ
いう。
たのである。
「ひどいときには、元のメールよりも、それに対する返信のほうが先
最大の懸案事項を解決したことに加え、Google Apps の採用を後
に届いてしまうという、笑い話のようなこともありました。また、中国
押ししたのは、マルチリンガル対応と、Google カレンダー の存在だっ
国内で大きなイベントなどがあると、その期間は日本とのインターネッ
たという。
ト回線がほとんど使い物にならなくなります」。チャイナ・コンシェル
チャイナ・コンシェルジュでは、社内の公用語は日本語であり、日
ジュの最高技術責任者（CTO）である草野聖地氏は、当時をそう回
系企業とやり取りすることが多い営業スタッフのほとんどが日本語を
想する。
話せるのだという。しかし、全社導入ということで、日本語が話せな
とや、米国のレンタルサーバを利用することなどを検討したが、どれ
現地で付き合いのある方から『お互い大変
ですね 』と言われたのですが、こちらは
Google Apps にしたので、まったく影響が
ありませんでしたよと言って、ちょっと優越
感に浸ってしまいました（草野 聖地氏）
いスタッフでも利用できるように、日本語以外の言語、特に中国語へ
本人スタッフにあまり馴染みのない中国の祝日などが一目瞭然なので。
の対応が不可欠だった。 Google Apps では、メニュー表示用の言
それから、他のスタッフのスケジュールを共有して、確認できる点も気
語として、中国語の「簡体」
（Simplified）と「繁体」
（Traditional）
に入ってます。ミーティングの日程を決める場合も、参加者全員のカレ
がサポートされており、中国のスタッフも、日本のスタッフも同じよう
ンダーを表示させれば、どこが空いているかを簡単にチェックできま
に利用することができた。
す。また予定内容を他人に公開するように設定しておけば、その内容
Google カレンダー も、マルチリンガル対応のスケジューラというこ
を見て『これは動かせそうだな』と判断することもできます。以前使っ
とが同社にとって大きな意味を持っていた。チャイナコンシェルジュ
ていたグループウェアよりも使いやすいですね」
（草野氏）。
では、日本と中国の支店を結んでオンラインでミーティングを行うこ
使い込んでいるからこそ、ちょっとした機能も見落とさない。
「タイ
とが多く、そのたびに日本と中国の双方でスケジュール調整をする必
ムゾーンを変更すると、それに従ってスケジュールが現地時間に自動
要がある。以前は、そのスケジュール管理に、日本語と中国語をサ
調整される機能も重宝しています。たとえ日中間で 1 時間しか時差が
ポートしている数少ない選択肢の中から選ばざるをえなかったグルー
なくても、案外、間違いやすいものなので」
（草野氏）。
プウェアを利用していたが、その機能に満足していなかったのだとい
導入後に使ってみて「意外に使えることが分かった」
（草野氏）と指
う。しかし、Gmail の導入とともに Google Apps の一機能である
摘するのが、Google ドキュメント 。中国のスタッフと１つの文書を共
Google カレンダー を利用できることとなり、今まで利用していたそ
有して予算案などを作成しているという。
「オンラインで共有した文書
のグループウェアの利用をやめた。今では、全社員のスケジュール管
を見ながら予算のシミュレーションを行います。これぐらい売れるだろ
理やミーティングの調整を Google カレンダー で行っている。
うから単価をここまで上げましょう、とやると、相手から『いやいや無
理です』と修正されたり。日本と中国の距離を感じません。徐々にこ
ウイルスメール対策から解放
うしたやり方が社内に浸透していくでしょうね」
（草野氏）。
「旧来のメールサーバからは、まったく問題なくスムーズに Google
Apps へ移行できました。使い始めたのは 10 月 1 日からで、中国で
期待以上のコストメリット
は国慶節という祝日に当たり、この日から 1 週間が連休となります。
Google Apps の導入効果について草野氏は「 Gmail では、レンタ
そのため、メールの送受信の少ない連休中に準備を行い、ユーザの
ルサーバのコストを削減できたことに加え、サーバーをメンテナンスす
利用開始は、10 月 9 日からとしました」
（草野氏）。
る手間もかからなくなったので、それだけでも十分に元が取れていま
移行に際しては、これまで利用していたアドレス帳の情報を各自で
す」と語る。
「その上に、Google カレンダー でスケジュール管理がで
Gmail にインポートしただけで、メールそのものは、あえて Gmail
きるようになったため、今まで使っていたグループウェアから Google
に移すことはしなかったという。
Apps に完全に置き換えることができました。そのコストメリットは大
「ウイルスがすごいんですよ、中国は」とその理由を草野氏は説明す
きいですね。従来のグループウェアで使っていた稟議システムがある
る。中国では全般的に IT リテラシがそれほど高くなく、そうした人
のですが、削減できたコストを使って新規に開発することにしました。
たちとメールをやり取りする機会が頻繁にあるため、コンピュータウ
それによって来年以降はさらに大きくコスト削減できると考えていま
イルスが送られてきてしまうことも少なくないのだという。これまでに
す」
（草野氏）。
受け取ったメールには、そうして送られてきたウイルスがたくさん残っ
「先日も中国で大きなイベントがあり、現地で付き合いのある方か
ている可能性がある。
ら『 お互い 大 変 で す ね 』 と言 わ れ たので す が、 いえ、 こちらは
Google Apps にしてからは、Gmail のウイルス対策、迷惑メー
Google Apps にしたので、まったく影響がありませんでしたよと言っ
ルのフィルタリング機能に大いに助けられているという。
「どうしても
て、ちょっと優越感に浸ってしまいました」
過去のメールを Gmail に移したいという一部のユーザーには、手動
最後にそういって草野氏はいたずらっぽく笑ってみせた。
で Gmail のアカウントに転送させるようにしました。そうすることで、
Gmail の機能で自動的にウイルスチェックされますので」
（草野氏）。
「日本と中国の祝日や休日を簡単に共有できるのが便利ですね。日
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with which they are associated. GECS 12/28/08