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メール サーバーをご利用中の企業の皆様へ
シリーズ 新しい Office 編 Tablet & iPad 活用 編 ファイル サーバー 編 メール サーバー 編 メール サーバーをご利用中の企業の皆様へ メール サーバー 編 ホスティング メール 編 新しい働き方 編 BCP & コンプライアンス対策 編 メール サーバー 編 メール サーバーをご利用中の企業の皆様へ ■いまお使いのメール サーバー、こんな悩みはありませんか? 1. 運用コスト、工数の悩み メールはビジネスに不可欠なコミュニケーショ ン手段。メールがストップすると社員だけでな くお客様や取引先にも迷惑を掛けてしまうので、 メール サーバーには 1 年 365 日 24 時間の運 用が必要。保守の費用も大きな負担。さらに、 問題が生じた際には技術力のある社員が張り付 くことも... IT 担当者にはもっと、戦略的な仕事 をして欲しいのに… 4. データ同期の悩み 社外ではノート PC を持ち歩いてメールを確認 しているけれど、社外でメールをダウンロー ドすると、メールが社内 PC に残らない。社外 で開いたメールの「未読、既読」情報が社内 PC に反映されないケースも。これではメール が分散して、必要なメールを見逃す危険性が... 複数のデバイスでもメールボックスを同期で きるといいのに… 2. ボックス容量の悩み メールボックスのサイズが 小さい! 定期的に PC に データを落とさないと、す ぐにいっぱいになってメー ルを受信できなくなる。 PC へのメール退避作業が 頻繁に発生してたいへんだ し、取引先からのメールが 受け取れなくなれば業務に も支障が生じてしまう… 5. データ保護とコンプライアンス対策 の悩み 最近取引先から、コンプライアンスに関する問 い合わせを受けることが増えてきた。コンプラ イアンス対応のためには社員のメールのアーカ イブを取る必要があるらしいけど、そのための 工数や作業時間が負担にな りそう...もちろんデータ保 護のためのバックアップも 必要。こちらも手間がかかる… 3. 社外アクセスの悩み 外出先でもメールを確認したいのに社内でしか 使えないので不便。自宅でメール確認するため に、フリー メールに転送している社員も...これ ではセキュリティが心配。 いつでもどこででもメール を確認できないと、お客様 に対して迅速なアクション が取れない… 6. 設置スペースの悩み そもそもオフィス内や社内のサーバールームに サーバーが置かれているのも、スペースの無駄 使い。サーバーは発熱量も大きいので、エアコ ンの電気代もかかるあい... このスペースが開放 されれば、もっと有効に活用できるのに... その悩み、 Office 365 が 解決します! Next ▼ ■Office 365 って何? どんなことができるの? Office 365 とは Office 365 は、Word、Excel、PowerPoint などの Office アプリケーションとクラウド グループ ウェアをセットにした、サービス型の Office で す。Office アプリケーションを従来通り PC にイ ンストールして使えることはもちろん、 Exchange Online によるメール・スケジュール・ 連絡先管理、SharePoint Online による情報・ド キュメント共有、Skype for Business Online によ るオンライン会議も可能です。また大容量 1 TB のオンライン ストレージも標準提供。社内ソー シャルを実現する Yammer もご利用いただけま す。 メールの生産性と安全性を高める Exchange Online 社内はもちろんのこと、外出先や自宅など、いつでもどこでもメール が見られる環境を実現できます。メールボックスのサイズは 50 GB、送 受信可能なメール サイズも最大 25 MB なので、大容量ファイルを添付 したメールも気軽に扱えます。またメール機能だけではなく、スケ ジュール管理や連絡帳も装備。企業向けのセキュリティ対策やスパム 対策も万全です。データはクラウド上にあるため、災害時や PC のク ラッシュ時にもデータが失われることはなく、またコンプライアンス に対応したアーカイブ (メールの保管) などの機能もあり、安心です。 悩みは どう解決 できるの? Next ▼ ■Exchange Online をご活用いただくことで、サーバー設置型メールの悩みは、すべて解決します! 1. 運用管理コスト、工数の悩みを解決! 2. ボックス容量の悩みを解決! メール サーバーはマイクロソフトのデータセ ンターで運用し、保守・管理もすべてマイクロ ソフトにお任せなので、運用 管理コストを大幅に削減でき ます。もちろん、運用管理の 工数も大幅に削減され、IT 担 当者はより戦略的な業務に専 念できるようになります。 4. データ同期の悩みを解決! Exchange Online なら、クラウド上に保存さ れたメールを、PC や各種デバイスから見に行 くスタイルに変わります。ネットワークに接続 できない環境でも、デバイスとのデータ同期を 行うことで、メールボックスの参照が可能。複 数の PC やデバイスを使った場合でも、常に同 じメールボックスが利用できます。 メールボックス サイズは 50 GB! 添付ファイル付 きのメールをどんどん保存しても、そう簡単には いっぱいになりません。また送受信可能なメール の最大容量も 25 MB なので、大容量の添付ファイ ルも気軽にやり取りできます。 3. 社外アクセスの悩みを解決! インターネット経由でアクセスできるため、いつ でもどこからでもメールボックスを利用できます。 企業向けソリューションを提供し続けてきたマイ クロソフトのノウハウを活かし、きちんとセキュ リティを守りながら、利便性も 向上。外出先や移動中など、い つでも迅速にメール対応ができ ることにより、顧客対応や生産 性が大幅に向上します。 5. データ保護とコンプライアンス対策の 6. 設置スペースの悩みを解決! 悩みを解決! Office 365 はお客様のデータを自動的かつ容量無 制限でバックアップ。バックアップ作業やメディ ア管理は不要です。またオプションのアーカイブ 機能を利用すれば、コンプライアンスに対応した メール アーカイブも可能。アーカイブに対する検 索も行えます。 もちろん社内にサーバーを設置する必要もないの で、オフィス スペースもより有効にお使いいただ けます。サーバーが不要になるので、消費電力も 下がり、電気代も節約できます。 他には どんな機能が 利用できる? Next ▼ ■これらのグループウェア機能を活用すれば、さらなる生産性向上が可能になります! Office 365 には Exchange Online の他に、 SharePoint Online や Skype for Business Online、Yammer などのク ラウド グループウェアが含まれています。これらを連携して活用すれば、業務生産性はさらに高まります。ま た新しいスタイルのコミュニケーションによって、働き方の変革も可能になります。 情報の保管・共有・発信を容易にする SharePoint Online 社内のドキュメント保管・情報共有を、効 率よく行えます。ファイルのアップロード はドラッグ ＆ ドロップで OK。PC 上の Office アプリケーションからの直接アップ ロードや、他の人に通知するための招待 メール配信も簡単です。強力な検索機能も 備えているので、ファイルを探す時間も大 幅に短縮。チーム サイトによる情報共有、 アンケート機能による情報収集、社外向け の公開用 Web サイトの構築も可能です。 だれでも気軽にやりとりできる Yammer Facebook のようなソーシャル ネット ワーク サービス (SNS) を、社内で利用で きます。一般的な SNS と同じような使い 勝手なので、使い方も簡単。投稿に添付 するファイルの容量は無制限なので、 メールよりも多くの情報を伝達可能。だ れもが気軽に参加できるコミュニケー ション ツールを活用することで、社内の 風通しをさらによくすることができます。 リアルタイム コミュニケーションを加速する Skype for Business Online 相手の顔や資料を画面に映しながらの高画 質のオンライン会議を、どこからでも招 集・参加できます。ホワイトボードでの共 同作業や、会議内容の記録も可能です。こ の他にも、インスタント メッセージによ るテキスト チャットや、相手の在籍状況 を確認できるプレゼンス機能も装備。離れ た場所にいる人とのコミュニケーションを、 いつでも簡単に行えるようになります。 1 TB※ の個人用クラウド ストレージ OneDrive for Business 1 TB の大容量の領域を個人のワーク ス ペースとして利用できます。作成したド キュメントを PC 内ではなくクラウド上に 保存することで、ネットワークさえつな がっていれば、デバイスや場所を問わずい つでもどこでもアクセスでき、効率的に作 業を行えます。もちろん社内外とのデータ の共有や、大切なデータのバックアップ用 としても、安心してお使いいただけます。 ※ OneDrive for Business は今後容量無制限化を予定しています。 Office も クラウド化 できるって 聞いたけど... Next ▼ ■これを機に、Office のクラウド化も検討してみませんか? そもそも Office と Office 365 との違いは? 大きく 2 つあります。1 つめは、Office 365 に含まれる Office アプリ ケーションがクラウド版であること。とはいっても基本的には従来通り、 PC にインストールして使用することが可能。これに加えて問題修正や 最新機能の追加などがインターネット経由で自動的に配信されるなど、 クラウド版ならではのメリットも備えており、「バージョン管理」や 「セキュリティ パッチ」を当てるといった管理負荷を削減できます。 もう 1 つは大容量のストレージや大容量のクラウド メールなどのグ ループウェア機能が、セットになって提供されている点※。Office とグ ループウェア機能を組み合わせて使うことで、生産性をさらに高めるこ とができます。 これまでの Office Office 365 には、Word や Excel、PowerPoint などをクラウド化した機能も含まれています。クラウド化といっても、 「Web でしか編集できない」ということではなく、PC にインストールしてこれまでと同様に利用できます。さらに、 クラウド時代に最適な特徴も兼ねそなえているのが Office 365 の Office アプリケーションです。クラウド版 Office なら、 従来の Office に比べて利便性が高まり、生産性もさらにアップします。 初期コストの悩みを解決! ライセンス管理の悩みを解決! Office 365 は初期コストを最低限に抑えること ができ、月額料金で利用できます。そのため手 軽に導入でき、経費処理も簡単になります。ま たインストールが簡単で、バージョンアップも 自動なので、管理負担も軽減できます。支払い は年額払いも選択できます。 ライセンス情報はクラウド側に保存。管理者 は Web 上の管理センターで、この情報を一 括管理できます。 Office 365 マルチデバイスの悩みを解決! ※セットではなく Office アプリケーションのみや単体サービスでの 販売もございます。 Office 365 のライセンスは、デバイス単位では なくユーザー単位で提供されます。1 ライセン スで使えるデバイス数は最大 15 台。Windows PC、MacOS、iPad、iPhone、Android、さらに 自宅の PC で使っても、1 ライセンス分のコス トで OK です。 常に最新版 Office へアップデート Office アプリケーションの最新バージョンが、 クラウドから自動配信されます。最新機能を いち早く使うことができ、バージョンのばら つきも生じません。 導入は 難しくない? Next ▼ ■Office 365/Exchange Online の利用開始はこんなに簡単です! Step 1 まずはユーザー分の Office 365 ラ イセンスをご契約いただき、管理 者が管理センターにサインインし ます。 Step 4 Step 2 管理センターのウィザードに従っ て、自社ドメインを Office 365 に 追加します。 Step 5 Office 365 の管理センターでドメイ ンを確認します。 Office 365 管理センターで、受信 メッセージングを有効にします。 メールボックス の移行は どうすればいい? Step 3 ドメイン ネーム サービスにアクセスし、ドメイン登録の内容を変更します。 これによって社外からのメールを Office 365 に届くようにします。詳しく は貴社の IT パートナーにお問い合わせください。 Next ▼ これで Exchange Online の準備が完了しました。 ■スムーズな移行方法としては、次のようなシナリオが考えられます。 メールサーバーから Exchange Online への移行方法にはいくつかの種類がありますが、主に ① Office 365 および Exchange Online の設定、 ② クライアント側 (メーラー) の設定、③ 受信済みのデータの移行の ３ つを実行することが必要です。移行方法はご使用になっている メール サービスおよびクライアント側のメーラーによって移行方法は異なりますが、ここではメール サーバーとして Exchange Server 、 メーラーとして Outlook を使用している環境から Exchange Online に一括移行する方法について記載します。 まず Office 365 および Exchange Online の設定をします。管理者は Office 365 ポータルを利用して、Office 365上で会社 のドメイン設定とそれに紐づくユーザー 設定を完了します。管理者は、Exchange 管理センター (EAC) や Exchange 管理シェ ル (PowerShell) を使用して、Exchange Online の準備・設定を行います。 Step 1 クライアント側 (メーラー) の設定を行い ます。Outlook の電子メール アカウント のセットアップ ウィザード内で利用者の メール アドレスやパスワードを入力し Exchange Online と接続させます。 Step 2 Step 1 Step 2 受信済みのデータの移行を行います。Exchange Server を利用されている場合、 Exchange 管理センターにて「Online にデータを移行する」を選択いただければ データの以降は完了です。 Step2、Step3 が完了したら、最後に管理者は Office 365 電子メール組織をポイ ントするように組織の MX レコードを更新します。これにより、電子メール メッセージがユーザーの Exchange Online メール ボックスに直接配信されます。 問題がないことを確認し、Exchange Server を切り離すと移行は完了です。 ※お客様の環境により、移行ステップは異なる場合があります。最適な移行方法 は、ぜひパートナー様にご相談ください。 Exchange Online に移行すれば、 こんな便利な 使い方も可能! Next ※ Exchange Server をご利用中の場合、自動設定だと Exchange Server の情報をとってきてしまう ため、手動設定で上記の作業をお願いいたします。 詳しくは下記をご覧ください。 http://aka.ms/ol2013 ※ Outlook のバージョンによって、ウィザードの内容は若干変更になります。 ▼ ■Exchange Online ならではの便利な機能! これらを使いこなせば業務効率がさらに向上します。 大容量メールボックス タスク リストや予定表との連携 1 ユーザーあたり 50 GB。また 1 回の送受信も 25 MB まで可能と大容量。そのため、大きめのファイルが添 付されたメールでも、送受信と格納がどんどんできま す。定期的に古いメールを削除するといった作業も不 要になり、本来の業務に集中できます。 受信メールの右側にある「旗マーク」を右クリックし て期日を設定すれば、そのままタスク リストに反映 されます。また「会議招集メール」を承諾すればその まま予定表に反映されるほか、メール アイテム自体 を予定表にドラック アンド ドロップすることにより、 メールをそのまま予定表に取り入れることも可能です。 グループ メンバーの予定も 一覧表示 予定表で確認できるのは、自分の予定 だけではありません。グループ メン バーの予定も一覧表示で確認可能。関 係者のスケジュール状況を見て、会議 を設定するといったことも、短時間で 行えます。 タブレットやスマホでも、メールの既読/ 未読が一目瞭然 外出先や自宅でもタブレットやスマホを使って、社内 と同じようにメールのやり取りができます。受信した メールの既読/未読をどのデバイスでも一貫して確認 できるのはもちろんのこと、下書きトレイも同期され るので、会社の PC でメールを作成途中という場合で も、タブレットやスマホでメール作成の続きを行う事 が可能です。 国内でも どんどん 増えている 導入事例! Next ▼ ■すでに Office 365 で成功している会社様も! たとえば... 株式会社 ブレイン 様 File No. 01 企業規模: 1 人～ 49 人 業種: 会計事務所 導入サービス: Office 365 (Office 365 ProPlus, Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online※) ※ Skype for Business Online の旧名 クラウドへの移行で社内サーバーの運用コストや不安を一網打尽! 導入メリット 25 GB※の大容量メール ボックスが利用できる。 ※当時の容量。現在は 50 GB に容量増。 IT 専門家がいなくても利用できる。 スパム、ウイルス対策やサーバー トラブルへの対応が不要。 万が一の災害に備えて、データをしっかり保護できる。 File No. 02 企業規模: 1 人 ～ 49 人 業種: IT （セキュリティ ソリューション プロバイダー） 導入サービス: M i c r o s o f t B u s i n e s s P r o d u c t i v i t y O n l i n e S t a n d a r d S u i t e ※ ( Ex c h a n g e O n l i n e, S h a rePo i n t O n l i n e, O f f i c e Li v e M eet i n g ) ※ Office 365 の 旧 名 Linux ベースのメール サーバーから Exchange Online へと乗 り換え。メール システムのコストを約 1/8 に削減し、多言語 対応や業務の継続性確保を実現! 導入メリット メール システムのコストを約 1/8 に削減できた。 P マークの更新と ISMS 認証の取得に見通しがついた。 メール環境を韓/日/英の多言語対応にできた。 業務継続性の確保が容易になった。 ユーザー コメント ユーザー コメント サーバーのトラブルや、メール ボックスの容量不足などへの対処など、本来の業務以外のことで煩わさ れることが一切なくなった。特にブレインのように、社内に IT の専門要員を置く余裕がない中小企業に とって、これは非常に大きなメリットだと思う。 株式会社 ブレイン 詳しくはこちら↓↓ 代表取締役 http://aka.ms/sc-brain 岩井 正彦 氏 株式会社 アンラボ 様 韓国語、日本語、英語が混在していても一覧表示で文字化けしないので、とても助かっています。また、ど の言語でも検索できるようになり、仕事の能率も上がりました。このしくみがあったおかげで、先日の東日 本大震災の際もコミュニケーション能力を維持することができました。 株式会社 アンラボ 企画マーケティング部 課長 愼 麻由美 氏 まだまだ 聞きたい ことがある! 詳しくはこちら↓↓ http://aka.ms/sc-ahnlab Office 365 の導入事例はこちら→http://aka.ms/s-case ◎機能別/業種別/企業規模別に、最適な事例を検索いただくことができます。 Next ▼ ■お客様の疑問・不安にお応えします! Q.1 クラウドにメール データを預けることが心配なのですが? A. Q.2 A. Q.3 A. クラウドにビジネスのデータを預けることが心配という声はよくお聞きしますが、銀 行の貸金庫に大事なお金を預けることと同様にお考えください。自社でデータを保管 するより、マイクロソフトがセキュリティ更新を常に行いながら厳重に管理している データ センターへデータを預けるほうが、貸金庫と同様に安全性が高いと言えます。 クラウド上で冗長化を行いながらデータを管理しているため、震災など有事の際にも、 データは失われることはありません。 メーラーは Outlook の利用が必須でしょうか? いいえ、メーラーはご選択いただけます （Outlookでなくても可能です）。ただし、 Outlook をご利用いただいたほうが、プレゼンス情報や予定表の表示など、さまざま な機能をフル活用いただくことができ、パフォーマンスも高くなります。 今のメール アドレスを利用できますか? 独自ドメインであれば利用可能です。プロバイダー様のメール アドレスは継続してご 利用いただくことはできません。 Q.4 A. Q.5 A. 一気にはメールの移行をしたくないのですが、段階的にメール移行できますか? はい、可能です。移行途中の段階では旧メール ボックスにリダイレクトすることによ り、新旧両方のメール ボックスにメールが溜まるので、全社一気に移行ではなく A さ んは旧メール ボックスを、 B さんは新メール ボックスを利用するといった段階的な移 行を行うことも可能です。 誤送信を防止するための機能はありますか? はい、ございます。組織外の受信者を To/CC に加えると警告を表示する「メール ヒ ント」や、管理者がサービス側で特定の条件に応じてメール フローを制御する「トラ ンスポート ルール」、送信ボタンを押してから一定時間をおいてから送信される「遅 延送信」などを設定いただくことで、誤送信を防止いただくことが可能です。(ただし、 遅延設定は Outlook での送信時のみ可。）詳しくは下記のサイトをご参照ください。 http://aka.ms/sc4send Q.6 A. ウィルス対策機能やスパム対策機能はありますか? はい、ございます。Microsoft Exchange Online には、マルウェアおよびスパム フィル タリング機能が組み込まれています。この機能は、受信および送信メッセージを悪意 のあるソフトウェアから保護し、電子メールによって転送されるスパムからネット ワークを保護する上で役に立ちます。既定で有効になるこのフィルタリング テクノロ ジーは、管理者が設定または保守する必要がありません。ただし、管理者は、 Exchange 管理センター (EAC) で会社固有のカスタマイズされたフィルターを作成する ことができます。 詳しくは下記のサイトをご確認ください。 http://aka.ms/sc4spam 今すぐ 試したい方は... Next ▼ ■いますぐ試してみたい! そんなあなたに... 導入前のトライアルも可能です! 導入前にもっと詳しい情報が欲しい方は ■トライアルのステップ Step Step 4 1 アカウント作成完了 お客様の基本情報を入力 します Step Step 5 2 いますぐ無料で使えるトライアル版をご用 意しています。以下のサイトにアクセスし て、ご利用ください。 詳しくは→ http://aka.ms/biztrial アプリケーションのイン ストール ユーザーID、ドメインの 作成、パスワードの登録 Step Step 6 3 お客様の IT 導入について、最適なサポートを行う問い合わ せ窓口をご用意しています。お客様のビジネスに最適な製 品情報、技術的サポート、ライセンスの管理、購入に関す るアドバイスなどをマイクロソフトのサポート担当者に電 話やチャット、Twitter で問い合わせができます。 電話でのお問い合わせ 0120-41-6755 正規ユーザーであること の確認 Step 5 の「ホーム」タブ から管理センターへ移動 し、各種設定と利用開始 (受付時間 9:00～17:30 土日祝、弊社指定休業日を除く) 詳しくは→ http://aka.ms/bizspt プラン一覧は こちら... Next ▼ ■Office 365 のプラン比較 ■Microsoft Office との比較 Office 365 には、中小規模企業様向けの Business ファミリと、より大規模または高度な機能を必要とする 企業様向けの Enterprise ファミリがございます。ここでは Business ファミリの 3 製品をご紹介します。 Microsoft Office は大きく分けて、Office 365 と Office 2013 (ボリューム ライセンス版、パッケージ版、 プレインストール版) がございます。企業向けとして最もオススメなのは Office 365 です。 Office 365 ビジネス ファミリーのプラン一覧 Office 365 Business と Office 2013 との機能比較 その他の各種プランはこちらをご参照ください。→http://aka.ms/po365plan ※ 記載されている会社名および、製品名は、各社の商標または登録商標です。 ※ 記載されている情報は、 2015 年 6 月現在のものです。※ 製品の仕様は、予告なく変更する場合があります。あらかじめご了承ください。