第4章

ＩＴライブラリー （pdf １００冊）
http://www.geocities.jp/ittaizen/itlib1/
Google Apps と Office 365 の
違いにつきまして
（第四章）
一般社団法人
情報処理学会 正会員
腰山 信一
[email protected]
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ＩＴライブラリー （pdf １００冊）
http://www.geocities.jp/ittaizen/itlib1/
目次番号 １００番 Google AppsとOffice 365の違いにつきまして
全５冊 ５００ページ
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カレンダーの操作性における比較
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予定の登録が簡単なGoogle Apps のカレンダー
Google Apps のスケジュール管理機能である「Google カレン
ダー」は、中央に大きくカレンダーを配置した画面構成となって
います。
カレンダーの表示形式は、日/週/月/４日予定りスト(予定項目
をリスト形式で表示)の5パターンか用意されています。
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このあたりは、個人向けのGoogle カレンダーの構造と大きく変
わらないので、プライベートでも使っているユーザーにはなじみ
深いものと思います。
新規の予定を入力するには、カレンダー上の予定を追加した
い月日・時刻をクリックするすると画面上に吹き出し状のポップ
アップが表示されるので、件名を入力すれば、ひとまずは予定
か登録できます。
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場所や詳細な時間設定を行うには、予定の新規作成時のポッ
プアップ、または登録済みの予定をクリックすると表示される
ポップアップ内の[予定を編集j をクリックして行います。
また、日および週表示画面の場合は、ドラッグ操作により予
定の時間帯も指定できる場所や内容など、詳細な予定の情報な
どを入力する必要がなければ、カレンダー上でのドラッグ操作と
ポップアップへの件名の入力だけで追加作業が完了します。
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すばやく予定を登録したい場合にはこのインターフェイスが便
利です。社内のほかのユーザーとのスケジュール共有も、も
ちろん可能です。
大画面左の[他のカレンダー]をクリックし、テキストボックス
にスケジュールを共有したいユーザーのアカウント名を入
力すればできます。
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さらに予定を登録する際、ほかのユーザーをその予定に招待
できるほか、ほかのユーザーの空き時間を見ながら時間を設
定するといった仕組みも備えています。
またSMSを利用して携帯電話宛に通知してくれるのも便
利です。
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日・週・4日表示の場合、カレンダーの予定を追加したい時間帯
をクリックすると、ケリックした時間帯を起点として、新しい予定
を登録するボップアップが表示されます。
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Google Appsの「カレンダ]のメイン画面。月表示のほか、
日・週・4日と予定のりスト表尓か可能登録した予定は色分け
しておけます。
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予定の編集画面。時間の詳しい設定や予定の色分けなど
はここで行います。 一定期間毎に行われる予定とするに
は[繰り返し]にチェックを入れてから詳細を設定すします。
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Google Apps でほかのユーザーから予定への参加を依頼さ
れると、メールが届く。 ここで参加の可否を返答すると、カレン
ダーにその内客が反映されます。
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Google Apps の予定の編集画面で[時間を探す]タブをクリック
すると、ほかのユーザーのカレンダーを見ながら予定を作成で
きます。
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会議の時間調整が簡単にできるOffice 365の
スケジュール・アシスタント
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Office365のスケジュール管理機能は、同サービスの各ページ
上部に表示されている[予定表]をクリックするとアクセスできま
す。
メールと同様、スケジュール管理の機能もデスクトップ・アプ
リケーションのOutlookに似たインターフェイスで、カレンダー
表示を日/稼働日(月から金)/週/月単位で切り替えられます。
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予定を作成するには、メニューの【新しいイベント]をクリックす
るか、カレンダー上の予定を追加したい日時をダブルクリック
し、表示されたダイアログボックスに予定の詳細を記入してい
きます。
なお、繰り返しの予定を登録するための仕組みも備えており、
毎週や毎月の予定を一括して登録することもできます。
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カレンダーに表示された予定はドラッグ&ドロップで移動する
ことが可能であり、たとえば開催時間が変わったという場合
には、いちいち予定の詳細画面を開く必要がありません。
なお予定を右クリックするとコンテキストメニューが表示され、
予定の内容をメールとしてほかのユーザーに送信する[転送]
や、ほかのユーザーに対する予定の見せ方を指定できる[表
示方法] などといった項目が並びます。
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スケジュールは社内のほかのユーザーと共有することももちろ
ん可能で、[共有]をクリックしてから相手ユーザーを指定して共
有します。
共有レベルは、予定の有無だけを共有する[利用可能なものの
み]、予定の時間や件名、場所までを共有する[詳細情報の一
部]、予定表の内容すべてを共有する[詳細情報] の3段階で、
部内と部外で共有レベルを変えるといった運用もできます。
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ほかのユーザーに対し、会議や打ち合わせへの参加を
依頼するための仕組みも備えています。
この際、[スケジュールアシスタント]機能を利用すれば、相手
の空き時間を画面上で確認しながら、会議や打ち合わせを
設定できるため、時間調整のための連絡の手間を軽減でき
ます。
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なお、Office 365 Midsize BusinessやEnterpriseといったプ
ランでは、会議室や機材などのリソースを管理する機能
もあります。
この機能を使えば、会議室の予約管理はほぼ自動化できる
ようになり、ユーザーは会議を設定する際に、
会議室などを一緒に予約することも可能になります。
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Outlook Web App の[予定表」のメイン画面。予定に[分類]を
設定しておけば、分かりやすく色分けして表示できます。
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メールの新規作成と同じく、１ウィンドウ内で予定の作成
も行うようになりました。
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複数人が参加する会議を設定するといった場面で便利な「スケ
ジュールアシスタント」。相手の空き時間を見ながら予定を設定
できます。
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社内のほかのユーザーと予定を共有することも可能です。
共有した予定の内容をほかのユーザーにどこまで見せるか
の設定は3段階から選べます。
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予定への参加を求めるメール。画面中央右のボタンをク
リツクすれば、出席の応諾や保留といった意思表示がで
きます。
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情報共有面における比較
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情報共有機能の使い勝手を比較する
社内での情報共有やコラボレーションを行う際、ファイルを共有
するための仕組みは欠かせません。
このファイル共有を実現するために、従来はファイルサー
バーを構築したりNASを用意したりすることが多かったです
が、問題となるのは社外からアクセスです。
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クラウド上でファイルを共有すれば、インターネットへの接続
環境さえあれば、どこからでも必要なファイルにアクセスで
きるため、アクセス性の問題は一挙に解決します。
専用クライアントが使いやすいGoogle Apps のファイル共有
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Google Apps では、ファイル共有の機能は「Google
ドライブ」という機能でファイルを共有できます。
この機能はいわゆるオンラインストレージで、Google Apps
上のストレージ領域にファイルを保存し、自分およびほかの
ユーザーとファイルを共有します。
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また、Google ドライブ上で、ワープロや表計算、プレゼン
テーションのファイルを閲覧、作成、編集する機能も搭載さ
れています。
Google Apps のほかの機能と同様に、Webブラウザーを
使ってファイルのアップロードやダウンロードができますが、
Google ドライブには専用のクライアントアブリケーションも
提供されています。
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このアプリケーションをWindows にインストールすると、自分
のバソコンの中にGoogle ドライブ用のフォルダーが作成され
ます。
ここにファイルを作成したりコビーしたりすれば、自動的に
クラウド上へアップロードされます。
Webブラウザーを介さず、少ない手間で常に最新のファイル
をクラウド上で保存しておけるというのは大変便利です。
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Google ドライブ内のファイルをほかのユーザーと共有するに
は、Webブラウザー上で共有の設定を行う必要があります。
Google ドライブにアクセスすると、自分がアップロードしたファ
イルが一覧形式で表示されるので、共有したいファイルを選択
し、さらに共有するユーザーを指定すれば、よいだけです。
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なお複数のユーザーとファイルを共有したい場合は、メー
リングリストなどでの情報共有を可能にする「グループ」機
能を組み合わせると便利です。
このグループを作成すると、メーリングリストとして利用できる
メールアドレスが割り当てられます。
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ファイルを共有する際、グループのメールアドレスを指定
すれば、グループのメンバー全員がそのファイルにアクセ
ス可能になるわけです。
部門やプロジェクトメンバーでファイル共有したいといっ
た場面でも便利に使えます。
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なお、 2010年から提供されていたGoogle Cloud Connect for
Microsoft Office の提供は終了しています。
その代わり、 WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリケー
ションからGoogle ドライブにファイルを保存するときには、
Googleドライブのクライアントアプリケーションをあらかじめ導入
しておき、 Googleドライブのフォルダーを指定してファイルを保
存すれば可能です。
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Google Apps でファイルを共有する「Google ドライブ」。
Gooaleドキュメントと統合される形で2012年に登場したストレー
ジ機能です。
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Google ドライブを利用して、新規にプレゼテーシヨン資料
を作成してぃるところ。そのほか「文」や「スプレッドシート」
といったアプリケーションがあります。
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Officeドキユメント中心の利用ならOffice365の
SharePoint Online が便利です。
Office365では、「SkyDrive Pro 」と「SharePoint Online 」のチー
ムサイトのいずれかでファイルを共有するのが基本となります。
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SkyDrive Pro はコンシューマ向けに提供されている
「SkyDrive 」のビジネス版という位置付けといるSharePoint
Online の機能のひとつです。
個人用のファイル保管スペースとして、さまざまなドキュメント
をクラウド上にアップロードして管理することが可能です。
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ユーザーを指定してファイルを共有できるほか、あらかじめ
用意されている「全員と共有」にファイルをアップロードすれば、
Office365を利用している社内の全ユーザーに対してファイル
を公開できます。
Google ドライブと同様、 SkyDrive Pro にも専用のクライアン
トアプリケーションが用意されています。
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Office 365 ProPlusなどに含まれている SkyDrive Pro アプリ
ケーシヨンをインストールした状態で、Webブラウザーで
Office365にアクセスし、 SkyDrive Pro のぺージ内にある[同
期]ボタンをクリックすると、パソコンとSkyDrive Pro の間で
ファイルを同期するための設定が行われます。
これ以降、クラウド上、あるいはパソコン側でファイルを追加し
たり編集したりすると、その内容が自動的にもう一方にも反映
されるようになります。
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同期したライブラリは、常に Windows の [お気に入
り] に表示されます。
SkyDrive Pro ライブラリは、以下のように SkyDrive
Pro フォルダーに表示されます。
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同期したその他の SharePoint ライブラリは、
SharePoint フォルダーの下の、同期したライブラ
リの名前が付いたサブフォルダーにあります。
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パソコン上でのごく普通のファイル操作たけで、特に意識す
ることなくSkyDrive Pro を利用できるのは便利です。
一方のチームサイトは、部門やプロシェクトチームで掲示板
や予定表など、あらゆる情報を共有することができるスペー
スとなります。
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ここに設けられた「ドキュメント」を利用すれば、そのチームサ
イトへのアクセス権限を持つユーザーの間でファイルを共有
することが可能です。
Office365の各アプリケーションとの連携も重要なポイントで
す。 WordやExcel、PowerPointなどでは、ファイルの保存先
としてOffice365上のSkyDrive Pro やチームサイトを直接指
定することが可能となっています。
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これにより、ダイレクトにクラウドにファイルをアップロード
できます。
また、 Office365デスクトップアプリケーショ
ンが利用できない環境の場合は、Webブラウザー上で動作
するOffice Web Apps を利用することで、Office ドキュメント
の閲覧や簡単な編集が可能です。
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なお、オンプレミスのExchange Serverにあったパブリツク
フォルダーがExchange Online に追加されています。
これまでバブリックフォルダーに慣れ親しんでいるのであれ
ば、移行を検討する価値があると思います。
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Office365では、SharePoint Online のSkyDrive Pro やチー
ムサイトの「ドキュメント」でファイルの保存と共有が可能です。
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WordやExcel、PowerPointの各アプリケーションから直接
SkyDrive Pro やチームサイトにファイルを保存できます。
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テレビ会議機能における比較
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Webブラウザー経由で利用する
Google Appsのオンライン会議
Google Appsでは、「ハングアウト」と呼ばれる機能を
使ってオンラインミーティングを実施することができます。
クライアントソフトとして利用す
るのはWebブラウザーで、音声
通話やビテオチャット、テキスト
チャットが可能なほか、デスク
トップ画面を共有したり、
Googleドライブ上のファイルを
複数のユーザーで編集したりす
ることもできます。
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オンラインミーティングを実施する際に必要な機能はひとと
おり揃っています。
オンラインミーティングに参加するには、あらかじめGoogle
カレンダーでオンライン会議として予定を登録している場合で
あれば、 Googleカレンダーでその予定にアクセスし、
「Google+ハングアウトに参加」のリンクをクリックすれば、参
加できます。
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①ハングアウトへの招待・アプリケーションの選択途中からでも招待が可能です。
ユーザー名を１人だけ指名することも可能ですし、サークルごと招待することも可能
です。招待された側はハングアウトへの招待が来ている旨がストリーム上に流れま
す。
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②参加者の画面 上のキャプチャでは４名がハングアウトをしています。WEBカ
メラをONにしておけば顔を見ながら会話ができます。
逆にOFFにすれば顔を出さないことも可能です。
③画面の共有
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文書の共有をしているときの画面はこんな感じ。
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Google+内にある[ハングアウト] ボタンをクリツクし、切
り替わったページで[ハングアウト開始]をクリックすれば
予定を登録していなくてもオンラインミーティングを始め
られます。
ただし、注意したいのは、オンラインミーティングに簡単に
社外のユーザーを招待できてしまう点です。
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Google Apps でオンラインミーティングを実現するハン
グアウト。 オンラインミーティング中にテキストチャットで
会話することも可能です。
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ハングアウトでGoogle ドライブ上のファイルを共有している
ところ。 打ち合わせしながらファイルを編集することもできます。
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実行中のアプリケーションの画面を、ほかの参加者に見せるこ
とも可能です。 このような機能を活用すれば、紙の資料を配
付する手間などを省けるのもオンラインミーティングのメリツト
です。
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インスタントメッセージやプレゼンス機能も備えるLync 2013
オンラインミーティングのためのアプリケーションとしてoffice
365で提供しているのが、WindowsおよびMac OS X 向け
に提供されているクライアントアプリケーシヨンである「Lync
2013」です。
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音声通話とビデオチャツト、テキストチャットが可能なのはもち
ろん、デスクトップ画面やアプリケーションウィンドウの共有、
PowerPointを使ったプレゼンテーションの実施、ホワイトボー
ドを使ったコミュニケーションなど、豊富な機能が用意されてい
ます。
これにより、まずPowerPointを使ってプレゼンテーションを行
い、その後ホワイトボードの機能を使って論点を整理しながら、
ビデオチャットで打ち合わせを行うなどといったことが可能で
す。
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さらにLync 2013には、インスタントメッセージを送受信する
ための機能も盛り込まれています。すばやくメッセージを相手
に送りたいといった際には、メールよりも手軽なインスタント
メッセージが使えるメリットは大きいです。
なお相手の状熊を確認することができるプレゼンス機能もある
ため、在席中であることを確認して発信するなど、スムーズに
コミュニケーションを図れることもLync 2013の特徴です。
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インスタントメッセージ
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なおLync 2013は標準でWindows /Mac OS X 上に常駐す
る形となるため、Webブラウザーを立ち上げてoffice 365
にアクセスしている状態を維持しなくても、オンラインミーティ
ングの招待やインスタントメッセージを受信できます。
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ただLync 2013をインストールしていない、自宅のパソコンで
オンラインミーティングに参加したいといったケースあると思
います。
そこでOffice365ではWebブラウザーを使ってオンライン
ミーティングに参加するための仕組みも用意されています。
これにより、普段業務に
利用しているパソコンで
はLync 2013、自宅の
パソコンではWebブラウ
ザーと、環境に合わせて
使い分けられるのは便
利です。
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比較検討：
Webブラウザーを使って手軽にオンラインミーティングができる
Google Apps。
Office365は専用クライアントと、Webブラウザーを環境に応
じて使い分けられる。
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