研究機関 - 記録管理システム 源藏

＜導入事例＞記録管理システム
カル ピス株式 会社 研 究開発部 門様
1．導入先概要
カルピス社の研究開発部門は、
以 下 の 3 部 門 に分 か れ て い る 。
研究戦略部
R&D に関する中長期戦略の立案、文書管理、市場動向調査
研究所運営、労務、特許出願・特許調査
飲料食品開発研究所
止渇・嗜好性飲料・食品の開発と技術支援
官能評価（自・他社製品の評価）
健康・機能性食品開発研究所
機能性飲食品・素材の開発
発酵乳・乳酸菌の研究
以上から、次の項目をシステム選定ポイントとした。
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研究開発向けに特化していること
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記録管理の国際規格 ISO15489 に準拠していること
操作性
費用対効果
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添付資料の扱い
セキュリティー
トレーサビリティー
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分析機器との接続
数社の文書管理システム商品を検討した結果、島津製作所の記
録管理システム「源藏」を導入することを決断した。
2007 年 2 月に導入を決定し、本格的に運用を開始したのが 4
月で、2 か月でのシステム立ち上げに成功した。
腸内フローラ分析の受託
同社の 100 名超の研究員が日々の研究の中で作成する多種多
様の技術文書は、研究戦略部が一括管理している。
2．導入前の課題
各 研 究 員 は 、研 究 報 告 書 等 の 技 術 文 書 を 研 究 戦 略 部 へ 、 紙 お
よび電子ファイルの 2 つを提出することになっていた。紙は、キ
ャビネットで保管され、電子ファイルは、“技術文書専用ドライ
ブ”（ファイルサーバ）に保存するようになっていた。この状態
だと、まず紙については、
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キャビネット格納場所が足りない
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必要な文書を探すのが困難
などの問題があり。また電子ファイルについては、
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共有化がうまくできない
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誤って削除されてしまう可能性がある
改 ざ ん さ れ る 可能 性 が あ る
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検索が難しい
上 司 承 認 の 有 無が 不 明
4．導入後の効果
研 究 員 か ら 聞き 取 り 調 査 し た 結 果 、 以 下 の よ う に 導 入 効 果 を
実感しておられる。
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検索がしやすい（検索時間の大幅短縮）
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誰がどんな研究結果を出したかすぐに分かる
紙が不要になり、ファイル紛失の心配がなくなった
検討承認のワークフローが電子化された
という研究員の要望に応えられずに困っていた。
マ ニ ュ ア ル を作っ た り 、 教 育をし た り 、 技 術文書 リ ス ト を 整備

研究者も上司も検討承認作業が楽になった。
上司の承認履歴が残るので良い
大勢に一斉に回覧できる
す る な どの 対 策を 実 行 して み たが 、 根 本的 に 問題 が 解 決で き ず 、
かえって研究者の 負 担 を 大 き くす る 結 果 と な って し ま っ て い た 。
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回覧を誰がいつ確認したか？履歴が残って便利
報告書だけでなく、分析データなど複数のファイル
などの問題が発生していた。そのため、
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担当者が異動しても研究成果を確実に残したい
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他チームの研究成果の詳細を知りたい
必要なデータや情報をすぐに取得したい
が添付できるので便利
3．システム概要
5．今後の課題
シ ス テ ム 導 入に 当 た り 、 ま ず 検 討 し た の は 、 経 営 環 境 を め ぐ
る以下の外部および内部要因である。
今 後 は 、 過 去に 紙 ベ ー ス で 保 存 し て い た 文 書 の 「 源 藏 」 へ の
取り込みを行い、検索機能を高めるとともに、完全にペーパレス
にすることが課題の１つである。
（１）外部要因
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多品種少量商品の開発
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商品の短命化
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内部統制の整備
（２）内部要因
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付加価値の創造
研究開発のスピードアップ
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円滑な文書サイクル
（株）島津製作所 分析計測事業部 技術部