FAX/E-mail自動配信システム

FAX/E-mail自動配信システム
体験版インストール・操作マニュアル
No.422
住所：札幌市中央区大通西6丁目5-4
URL：http://www.olive.co.jp
mail ：[email protected]
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インストールについて
体験版の制限
・配信件数：メール配信5件、FAX配信5件となります。
・桐9-2007体験版は30日の使用制限があります。（(株)管理工学研究所 http://www.kthree.co.jp/index.html）
桐9-2007体験版 ダウンロードサイト http://www.kthree.co.jp/2seihin/taiken.html
インストール
1.桐9-2007のインストール
桐9-2007体験版フォルダ内
「K9-2007try.exe」
を開き、インストーラーに従ってインストールを行ってください。
※インストール終了後に行ってください。
1.デスクトップまたはスタートアップのショートカットから桐9-2007体験版を起動
2.桐ファイルパレット→iボタン→
□ﾌｧｲﾙをすべて閉じたときに閉じる、□桐起動時にﾌｧｲﾙﾊﾟﾚｯﾄを常に表示する
チェックをはずします。
3.ツール→全般タブ→高度な設定→
□専有モードでｱﾝﾄﾞｩを無効化し処理を高速化する(再起動時に有効)
をチェックします。
「拡張子の関連付けを『桐9-2007体験版に変更してよろしいですか？』」
というメッセージは必ず[はい]を選択してください。
[いいえ]を選択するとシステムが起動しません。
2.FAX/E-mail自動配信システム体験版のインストール
「faxemsetup.exe」
を開き、インストールにしたがってインストールを行ってください。
↓
デスクトップとスタートアップにショートカットが作成されます。
※ご注意※ インストール終了後、PCを再起動してください。
3.FAXプリンタインストール、FAXモデム設定
FAX/E-mail自動配信システム体験版、システムフォルダ内
「InstOliveFAX.exe」を起動し、表示メニューのインストールボタンをクリックしてインストールを行ってください。
インストール→OLIVEFAXをインストールします。
プリンタインストール→FAXプリンタドライバをインストールします。
Viewer関連付け→FAXデータ(拡張子fmf)の関連付けを行います。
環境設定起動→FAXモデムを検出します。
推奨モデム：ＩＯ−ＤＡＴＡ社製 ＤＦＭＬ−５６０ＥＲ
お使いのPCとFAX回線にあわせて設定後、自動検出ボタンを押してください。
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FAX/E-mail自動配信システムのアンインストール
[コントロールパネル]→[プログラムの追加と削除]または[プログラムと機能]からアンインストールしてください。
システムのアンインストール後、
システムフォルダが残る場合があります。
PCを再起動しても削除されない場合は手動で削除してください。
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操作について
システムの起動
デスクトップのショートカットまたは
スタートアップからFAX/E-mail自動配信システムを起動してください。
①
②
③
④
⑤
●FAX/E-mail自動配信システムメイン画面
ボタンをクリックして
①環境設定、
②Email-FAX自動配信、
③送信エラーリスト
④環境設定メンテナンス
⑤終了
各種設定、処理を行ってください。
※体験版制限について
・メール配信：PDFファイル作成、メール配信それぞれ5件
・FAX配信：FAX配信用ファイル作成、FAX配信それぞれ5件
となります。
5件以上のデータは作成されません。
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①環境設定
配信環境を選択し、読み込みデータや保存先フォルダ等の設定します。
メインメニューから環境設定ボタンをクリックします。
環境設定選択フォームから設定環境を選択し、【選択】ボタンをクリックしてしてください。
※環境設定の変更がない場合も、
PDF作成メール自動配信処理の前に設定画面を表示させて確認してください。
ファイル名・列番号等、正確に入力してください。
※不必要なスペースの入力はエラーとなります。
不必要なスペースは必ず削除してから次の項目に移ってください。
ファイル名指定の際、システムフォルダ直下以外のファイルを設定する時は参照ボタンから
ファイル選択を行い、フルパスで設定してください。
変更しません
変更しません
変更しません
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タイトル名：メニュー認識の為のタイトル名を設定します。
メールサーバー名：電子メールの送受信を管理するサーバー名を設定します。
差出人アドレス：メール配信者のメールアドレスをを設定します。
読込ファイル名：読み込みデータとなるファイル名を設定します。
キー列、送信先名列、アドレス列、FAX列、パスワード列：
読込CSVファイルからそれぞれ列番号で設定します。
敬称：メール配信時、送信先名末尾に敬称をつける場合設定してください。
CSV先頭行削除：CSVファイル先頭行を削除する場合設定します（項目名行がある場合等）。
配信後CSVファイル削除：FAX配信処理後に読み込みCSVファイルを削除する場合設定します。
※削除した場合も退避フォルダに保存されています。
FAX配信：メール配信と同時にFAX配信を行う場合は、「する」を設定します。
再送回数、再送間隔：お使いの環境、仕様にあわせて設定してください。
プリンタドライバ名：変更しないで下さい。
帳票ファイル1枚目、帳票ファイル2枚目：読み込みファイルに対応する帳票レポートファイル名を設定します。
レポート属性：帳票ファイルの形式をプルダウンから選択します。
※レポートにあわせて設定していますので、変更しないでください。
帳票行数：帳票ファイル1枚目に表示するレコード数を設定します。
※レポートにあわせて設定していますので、変更しないでください。
PDF暗号化：作成PDFファイルを暗号化する場合は「する」を設定します。
格納先フォルダ：作成したメール配信用ファイルが保存されます。
退避フォルダ：E-mail/FAX配信処理のログファイルと処理済CSVファイルが保存されます。
保存ファイル名→”ファイル名+処理西暦年月日+時間.csv”
PDF先頭付加文字：作成PDFファイルの先頭付加文字を設定します。
添付ファイル名：配信メールに作成PDFファイル以外のファイルを添付したい場合、設定します。
※配信者ごとの個別ファイルは設定できません。件名：配信メールの件名を設定します。
１行目∼１０行名、会社名、部署名：配信メールのメール本文となります。
全１２行設定可能です。
メール認証設定:このシステムのメール配信機能は POP Before SMTP認証、SMTPAUTH機能に対応しています。
ボタンをクリックすると設定画面が開きます。
｢SMTPサーバー｣｢POP3サーバー｣の設定が必要な場合はここから設定してください。
ご使用のメール配信環境にあわせて設定してください。
入力が終了しましたら、
終了ボタンから環境設定を終了してください。
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SMTP応答エラーコード表
CODE： エラー内容
0： メールサーバが指定されていません。
1： 送信先の指定が不明です。
2： 本文ファイルがみつかりません。
3： 添付ファイルがみつかりません。
4： 作業ファイルが作れません。
5： TCP/IPソケットが初期化できません。
6： ホスト名が解釈できません。
7： TCP/IPソケットが生成できません。
8： メールサーバとのコネクションエラー。
9： メールサーバへの送信エラー。
10： メールサーバからの受信エラー。
11： メールサーバハンドリングエラー。
12： メールサーバが指定されていません。
13： ホスト名が取得できません。
14： メモリーオーバーフロー。
15： エンコードエラー。
16： 不明なエラーです。
17： オプション指定エラー。
18： -s/-Tでの文字オーバエラー。
19： ＰＯＰ３タイムアウトエラーです。
20： ＰＯＰ３サーバと接続できません。
21： ＰＯＰ３アカウントがありません。
22： ＰＯＰ３アカウントまたはパスワードが間違っています。
23： SSL戻り値がありません。
24： SSL接続またはハンドリングエラーです。
211： システムステータスまたはシステムヘルプ応答。
214： ヘルプメッセージ、コマンドの使い方。
220：指定したドメイン名のサーバの準備完了。
221： コネクションのクローズ。（QUITに対する応答）
250： リクエストされたコマンドを正常完了した。
251： ユーザがローカルに存在しません。 応答に指定した宛先に転送します。
252： VRFYコマンドでユーザの確認ができません。 しかしメールの転送は可能です。
354： メールデータの入力を開始してください。 最後は<CRLF>.<CRLF>で終了してください。
421： このホストのメールサービスは動作していません。 コネクションをクローズします。
450： リクエストされたコマンドは実行されませんでした。 メールボックスが利用できません。
451： サーバ側でエラーのため指定のコマンドは実行できませんでした。
452： リクエストされたコマンドは実行されませんでした。 ファイル・システムの容量不足です。
500： 指定のコマンドの文法エラーです。
501： 指定のコマンドのパラメータエラーです。
502： 未サポートコマンドです。
503： コマンドの実行順序に問題があります。
504： 指定のコマンドパラメータは未サポートです。
530： 認証が必要です。SMTP認証で認証しないとこのエラーがでます。
550： メールボックスがないなどの理由で指定のコマンドは実行されませんでした。
551： 指定されたユーザは、このホストに存在しません。 別のパスに転送してください。
552： ファイルシステムの問題で、指定のコマンドは実行できませんでした。
553： 宛先のメールボックス名に問題があるために指定のコマンドは実行できませんでした。
※POP before SMTPでLogin認証せず送信するとこのエラーが返送される。
554： メール転送処理に失敗しました。
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②Email-FAX自動配信
メール配信処理と
FAX配信処理を行います。
1.メール配信
2.FAX配信
の順に処理を行ないます。
メール配信ファイル作成中
メール配信処理中
メール配信処理終了
FAX配信処理へ
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メール配信処理後、
FAX配信処理が自動的に始まります。
（環境設定でFAX配信「する」の場合）
タブをクリックすると、処理状況を確認できます。
OLIVEFAXはショートカット
「fax画面終了」をクリックして終了してください。
※注意※送信処理中はクリックしないでください
送信中のデータがすべてクリアされます。
終了時モニタ結果を出力
チェックボックスをオンにておくと、
動作ログを保存します。
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●OLIVEFAX送信ログタブについて
送信ログタブで
右クリックすると、
メニューが表示されます。
削除
選択削除：選択行を削除します。
一括削除：すべての行を削除します。
エラー削除：エラー行（赤表示）を削除します。
指定日付以前削除：カレンダーから指定した日より
以前のデータを削除します。
エラー処理
選択再送：エラー行から選択行を再送します。
一括再送：エラー分全件再送します。
Copy送信
選択中の送信済み行を複写して再送します。
※FAX番号を再入力できます。
CSV出力
送信ログをCSV出力します。
任意の場所に保存してください。
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③送信エラーリスト
送信エラーリストを表示します。
ここではメール送信エラーのみ管理できます。
送信エラーがある場合、送信エラーリストを表示します。
エラーリストを印刷可能です。
印刷ウィンドウが開きますので、プリンタを選択して印刷してください。
エラーリスト印刷イメージ
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●送信ログについて
メール配信用の明細ファイルは 環境設定-格納先フォルダ に保存されます。
配信ファイル名は
PDF先頭付加文字+キー列
になっています。
先頭付加文字+err.csvは配信結果です。
FAX配信用の明細ファイルは logフォルダ に保存されます。
拡張子.fmfファイルはFAX明細ファイルです。
各明細ごとにプリンタ印刷や画像回転等の処理を
行うことができます。
Loglist.csvは配信結果です。
※配信処理ごとに過去データは削除されます。
データの保存が必要な場合は、次の処理前に
手動でコピーしてください。
配信処理を行ったCSVファイルは環境設定-退避先フォルダ に保存されます。
メール配信、FAX配信ログについてもCSV形式で保存されます。
CSVファイル名は
CSVファイル名+処理した西暦年月日+時間
になっています。
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④環境設定メンテナンス
環境設定の複写、削除、書き出しを行います。
環境設定編集は環境設定から行ってください。
＜★複写＞…環境設定を複写します。
複写したい環境の行番号をクリックして選択します。
確認画面
複写した環境設定を編集するには、メイン画面「環境設定」
から設定してください。
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＜★削除＞…不要な環境設定を削除します。
削除したい環境の行番号をクリックして選択します。
確認画面
「はい」で環境が削除されます。
＜★新規読込＞…環境設定のCSVデータを新規に読み込みます。
※現在のデータは上書きされます。
対象CSVファイルを選択
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＜★追加読込＞ …環境設定のCSVデータを現在の環境設定の終端行へ追加して
読み込みます。
対象CSVファイルを選択
＜★CSV書出＞ …環境設定をCSVデータとして書き出します。
対象CSVファイルを選択、または名前を付けて書き出し
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⑤終了
システムを終了します。
FAX/E-mail自動配信システムが終了します。
OLIVEFAXはショートカット
「fax画面終了」をクリックして終了してください。
※注意※送信処理中はクリックしないでください
送信中のデータがすべてクリアされます。
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