Web メールシステム利用の手引き

市町村立学校教職員 Web メールシステム 利用の手引き
Web メールシステム利用
メールシステム利用の
利用の手引き
手引き
市町村立学校教職員 Web メールシステム
熊本県教育庁
教育政策課
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
目次
Web メールシステムの
メールシステムのログインと
ログインとログアウト .....................................................................................1
Web メールシステムへの
メールシステムへのログイン
へのログイン ................................................................................................1
Web メールシステムからの
メールシステムからのログアウト
からのログアウト ..........................................................................................2
Web メールシステムの
メールシステムの基本操作......................................................................................................3
基本操作
メールホーム画面
メールホーム画面........................................................................................................................3
画面
メールの
メールの作成...............................................................................................................................4
作成
メールの
メールの作成と
作成と送信.................................................................................................................4
送信
メールに
メールにファイルを
ファイルを添付する
添付する場合
する場合..............................................................................................6
場合
添付ファイル
添付ファイルを
ファイルをキャンセルする
キャンセルする場合
する場合 ..........................................................................................8
メールの
メールの作成を
作成を一時的に
一時的に中断する
中断する場合
メールの下書き
下書き保存）
保存） .................................................9
する場合（
場合（メールの
下書き
下書き保存した
保存したメール
したメールの
メールの再編集を
再編集を行う場合.............................................................................10
場合
メールの
メールの受信.............................................................................................................................
受信
11
メール一覧
メール一覧について
一覧について...............................................................................................................12
について
メール一覧
メール一覧の
マークについて .................................................................................................12
一覧のマークについて
メール一覧
メール一覧に
一覧に表示する
表示するメ
するメールの
ールの並び替えについて ..................................................................13
受信した
受信したメール
したメールの
メールの表示 ...........................................................................................................13
添付ファイル
添付ファイルの
ファイルの表示と
表示と保存.....................................................................................................14
保存
メールの
メールの削除.............................................................................................................................15
削除
メールを
メールを「ごみ箱
ごみ箱」へ移動する
移動する.................................................................................................15
する
「ごみ箱
ごみ箱」のメールを
メールを削除する
削除する.................................................................................................15
する
メールの
メールの返信.............................................................................................................................17
返信
メールの
メールの転送.............................................................................................................................19
転送
メールの
メールの整理と
整理と管理 ......................................................................................................................21
メール一覧上
メール一覧上での
一覧上での管理
での管理 ..............................................................................................................21
受信メール
受信メールに
メールにフラグを
フラグを付ける ..................................................................................................21
メールの
メールの既読と
既読と未読...............................................................................................................22
未読
フォルダの
フォルダの作成と
作成と管理 ...................................................................................................................24
新規フォルダ
新規フォルダの
フォルダの作成 ..................................................................................................................24
サブフォルダの
サブフォルダの作成...............................................................................................................25
作成
フォルダ名
フォルダ名の変更......................................................................................................................26
変更
フォルダの
フォルダの移動 .........................................................................................................................27
フォルダの
フォルダの削除 .........................................................................................................................28
i
市町村立学校教職員 Web メールシステム 利用の手引き
Web メールシステムの
メールシステムのログインと
ログインとログアウト
Web メールシステムへの
メールシステムへのログイン
へのログイン
1.
Web ブラウザの「アドレス欄」に Web メールシステムの URL を入力し［Enter］キーを押します。
URL: https://tsubaki.higo.ed.jp/
2.
Web メールシステムのログイン画面が表示されます。
3.
ユーザー名とパスワードを入力し、［ログイン］ボタンをクリックします。
ログインに成功するとメールホーム画面が表示されます。
1
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
Web メールシステムからの
メールシステムからのログアウト
からのログアウト
・
Web メールシステムを終了する場合は、直接ブラウザを閉じたりせず、必ず「ログアウト」の操作を
行ってください。
1.
メールホーム画面の右上（赤枠箇所）にある［ログアウト］ボタンをクリックします。
2.
「ログアウト」操作をおこなうと Web メールシステムのログイン画面が表示されます。
2
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
Web メールシステムの
メールシステムの基本操作
メールホーム画面
メールホーム画面
・ Web メールシステムにログインすると次の「メールホーム画面」が表示されます。
・
「メールホーム画面」は次の画面構成となっています。
A. フォルダ一覧
B. メール一覧
C. メール操作メニュー
D. メインメニュー
E. メール検索
3
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの作成
メールの
メールの作成と
作成と送信
新規にメールを作成し、送信をおこなう場合は、次の操作をおこなってください。
1.
メール操作メニューから［新規メールの作成］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックします。
2.
「メールの作成」画面が表示されます。
3.
「宛先」欄にメールを送信する宛先（メールアドレス）を入力します。
宛先が複数ある場合は、それぞれのメールアドレスを「,」（カンマ）記号で区切って入力するか、1
行に 1 つのメールアドレスを入力することができます。
4.
「件名」欄にメールの件名を入力します。
4
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
件名は、メールを受け取った人がそのメールを閲覧するかを判断する重要な情報となるため、メー
ルの内容がわかりやすい適切なものを入力してください。
5.
「メール本文入力」欄にメールの本文を入力します。
［エディターの種類］（上記図赤枠箇所）で「HTML」を選択した場合、次のように「メール本文入力」
欄に HTML エディターが表示され、HTML タグを使用した HTML 形式のメールを作成することが
できます。
HTML 形式の
形式のメールを
メールを作成する
作成する場合
する場合は
場合は、メール宛先
メール宛先で
宛先で指定した
指定した人
した人が HTML 形式の
形式のメールを
メールを読む
（閲覧）
閲覧）ことができるか十分注意
ことができるか十分注意をしたうえで
十分注意をしたうえで行
をしたうえで行ってください。
ってください。
6.
「メールの作成」画面の下部にある［今すぐ送信］ボタン（赤枠箇所）をクリックすると作成したメール
が送信されます。
5
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールに
メールにファイルを
ファイルを添付する
添付する場合
する場合
送信するメールにファイルを添付する場合は、次の操作をおこなってください。
1.
「メールの作成」画面の左側にある「
2.
「添付ファイルの指定」画面が表示されるので［参照...］ボタン（赤枠箇所）をクリックします。
3.
「アップロードするファイルの選択」画面が表示されますので、添付するファイルを選択し、［開く
（O）］ボタン（赤枠箇所）をクリックします。
」ファイルの添付ボタン（赤枠箇所）をクリックします。
6
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
4.
ファイルの参照先が表示された状態になるので［アップロード］ボタン（赤枠箇所）をクリックします。
5.
「添付ファイル」の一覧に添付ファイルとして指定したファイル名が表示されます。
6.
複数のファイルを添付する場合は、1.～5.の操作を繰り返してください。
・
添付ファイルとして送信できる 1 ファイルの容量には制限があります。 ファイルを添付する場合は、
「添付ファイルの指定」画面に表示されるメッセージ（青色箇所）のファイルサイズ（容量）に注意し
てください。
・
また、メール送信相手の環境によっては、添付ファイルのファイルサイズや添付ファイルの数に制
限がある場合がありますので注意してください。
7
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
添付ファイル
添付ファイルを
ファイルをキャンセルする
キャンセルする場合
する場合
添付ファイルとして指定したファイルをキャンセルする場合は、次の操作をおこなってください。
例として、添付ファイルとして指定した「お知らせ.doc」ファイルをキャンセルする手順を説明していま
す。
1.
「添付ファイル」の一覧からキャンセルしたいファイル名の［削除］ボタン（赤枠箇所）をクリックしま
す。
「添付ファイル」の一覧から添付ファイルとして指定したファイルが削除されます。
8
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの作成を
作成を一時的に
一時的に中断する
中断する場合
する場合（
場合（メールの
メールの下書き
下書き保存）
保存）
メールの作成を一時的に中断する場合、作成中のメールを下書きとして保存することができます。
下書き保存したメールは、あとで呼び出して編集作業をおこなったり、すぐに送信することができます。
メールの作成を一時的に中断する場合は、次の操作をおこなってください。
1.
「メールの作成」画面の上段に表示されている［下書きに保存］ボタン（赤枠箇所）をクリックします。
2.
下書き保存が完了すると「メールの作成」画面の上段に次のように『メールを下書きに保存しまし
た。』のメッセージが表示されます。
3.
下書き保存の完了後は、「メールの作成」画面の［キャンセル］ボタンをクリックしてください。
・
下書き保存したメールは、再編集後に送信をおこなうか、メールの一覧から削除をおこなうまで保
存されます。
9
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
下書き
下書き保存した
保存したメール
したメールの
メールの再編集を
再編集を行う場合
下書き保存したメールの再編集を行う場合は、次の操作をおこなってください。
1.
「フォルダ一覧」に表示されている［下書き］フォルダ（赤枠箇所）をクリックします。
2.
下書き保存したメールの一覧が表示されます。
メールの一覧から再編集・送信をおこなうメールの件名をダブルクリックしてください。
「メールの作成」画面が表示され、メールの再編集や送信をおこなうことができます。
10
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの受信
メールの受信をおこなう場合は、次の操作をおこなってください。
Web メールシステムへのログイン時には自動的に未受信（新着）メールの受信がおこなわれます。
1.
フォルダ一覧に表示されている［受信トレイ］フォルダ（赤枠箇所）をクリックします。
2.
メール操作メニューの［新着の確認］ボタン（赤枠箇所）または、メインメニューの［電子メール］ボタ
ン（赤枠箇所）をクリックします。
◆メール操作メニュー
◆メインメニュー
3.
メールの受信がおこなわれ、メール一覧に受信したメール（青色箇所）が表示されます。
11
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メール一覧
メール一覧につ
一覧について
について
・
メール一覧には、受信したメールが一覧表示されます。
・
Web メールシステムへのログイン直後は、［受信トレイ］フォルダに保存されたメールの一覧が表示
されます。
・
フォルダ一覧に表示されている任意のフォルダをクリックすることで、それぞれのフォルダに保存さ
れたメールの一覧が表示されます。
・
メール一覧には、1 ページに 40 件のメールが表示されます。
表示件数は、メインメニューの［個人設定］で変更することができます。
・
受信メールの総数が 1 ページの表示件数を超える場合は、メール一覧の下部にページ移動のた
めのインジケータが表示されます。 インジケータに表示された「 」（最初のページ）、「 」（前の
ページ）、「 」（次のページ）、「 」（最後のページ）の各マークをクリックすることで表示ページを切
り替えることができます。
メール一覧
メール一覧の
一覧のマークについて
マークについて
メール一覧には、受信したメール毎に「件名」、「差出人」、「日付」、「要領」、［マーク］、「添付ファイルの
有無」が表示されます。
・
「
・
「 」の付いたメールは、マーク付きのメールであることを表しています。 任意のメールに対し、マ
ークを付けることができます。
・
「
」の付いたメールは、未開封（未読）メールであることを表しています。
」の付いたメールは、添付ファイルの付いたメールであることを表しています。
12
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メール一覧
メール一覧に
一覧に表示する
表示するメール
するメールの
メールの並び替えについて
メール一覧の「件名」、「差出人」、「日付」、「容量」をクリックすることでメール一覧に表示するメールの
並び替えをおこなうことができます。
・
「件名」、「差出人」をクリックした場合、辞書順に昇順または、降順で並び替えをおこないます。
・
「日付」をクリックした場合、日付の昇順または、降順で並び替えをおこないます。
・
「容量」をクリックした場合、容量の昇順または、降順で並び替えをおこないます。
受信した
受信したメール
したメールの
メールの表示
受信したメールの内容を表示する場合は、次の操作をおこなってください。
1.
メール一覧より表示したいメールを選択します。
メールの選択は、表示対象となるメールの「件名」をダブルクリックすることでおこないます。
2.
選択したメールの内容が表示されます。
3.
メール一覧画面に戻る場合は、「フォルダ一覧」に表示されたフォルダ名をクリックするか、メール
13
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
操作メニューの［一覧に戻る］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックします。
添付ファイル
添付ファイルの
ファイルの表示と
表示と保存
受信メールに添付されたファイルの表示または、保存をおこなう場合は、次の操作をおこなってくださ
い。
1.
受信メールに添付ファイルが付いている場合、メール本文の先頭に添付ファイル名が表示されま
す（下記図赤枠箇所）。 表示または、保存する場合は、添付ファイル名をクリックします。
2.
添付ファイル名をクリックすると、次の「ファイルのダウンロード」画面が表示されます。
添付ファイルを表示する場合は、［開く（O）］ボタンをクリックしてください。
添付ファイルを自分のパソコン上に穂損する場合は、［保存（S）］ボタンをクリックしてください。
添付ファイル
添付ファイルの
ファイルの表示または
表示または、
または、保存の
保存の操作をおこなう
操作をおこなう場合
をおこなう場合は
場合は、差出人（
差出人（または、
または、添付された
添付されたファイル
されたファイル）
ファイル）
が信頼できるものか
信頼できるものか十分注意
できるものか十分注意したうえで
十分注意したうえで操作
したうえで操作をおこなってください
操作をおこなってください。
をおこなってください。
14
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの削除
メールを削除すると、一旦「ごみ箱」フォルダに保管されます。 後でそのメールが必要になったり、誤っ
てメールを削除した場合は、そのメールを「ごみ箱」フォルダから他のフォルダに移動することができま
す。
受信したメールを削除する場合は、次の操作をおこなってください。
メールを
メールを「ごみ箱
ごみ箱」へ移動する
移動する
1.
メール一覧から削除（「ごみ箱」へ移動）するメールを選択します。
メールの選択は、削除対象となるメールの「件名」をクリックすることでおこないます。 選択したメ
ールの背景が赤色で表示されます。
キーボードの［Shift］キーまたは、［Ctrl］キーを押した状態で削除対象となるメールの「件名」をクリ
ックすることで複数のメールを選択することができます。
2.
メール操作メニューの［ごみ箱に移動］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックすると選択したメールが
「ごみ箱」フォルダに移動されます。
キーボードの［Delete］キーの入力でも同様の操作がおこなえます。
削除対象として指定したメールをマウスの左ボタンでクリックしたまま、直接「ごみ箱」フォルダに移
動させることも可能です。
「ごみ箱
ごみ箱」のメールを
メールを削除する
削除する
この操作をおこなうとメールが完全に削除されます。
「ごみ箱」から削除したメールを元に戻すことはできません。 本当に削除してよいか十分注意したうえ
で操作をおこなってください。
1.
フォルダ一覧の「ごみ箱」フォルダ（下記図赤枠箇所）をクリックしてください。
15
市町村立学校教職員 Web メールシステム
3.
利用の手引き
「ごみ箱」フォルダに保存されているメールの一覧が表示されます。
メール一覧から削除するメールを選択します。
メールの選択は、削除対象となるメールの「件名」をクリックすることでおこないます。 選択したメ
ールの背景が赤色で表示されます。
キーボードの［Shift］キーまたは、［Ctrl］キーを押した状態で削除対象となるメールの「件名」をクリ
ックすることで複数のメールを選択することができます。
4.
メール操作メニューの［削除］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックすると選択したメールが「ごみ箱」
フォルダから削除されます。
キーボードの［Delete］キーの入力でも同様の操作がおこなえます。
16
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの返信
メールの差出人（送信者）に対し返信をおこなう場合は、次の操作をおこなってください。
1.
メール一覧より返信したいメールを選択します。
メールの選択は、返信対象となるメールの「件名」をクリックすることでおこないます。 選択したメ
ールの背景が赤色で表示されます。
2.
メール操作メニューより［返信］ボタン（赤枠箇所）または、［差出人とすべての宛先に返信］ボタン
（青色箇所）のいずれかをクリックします。
［返信］ボタンをクリックした場合、メールの差出人に対してのみ返信がおこなわれます。
［差出人とすべての宛先に返信］ボタンをクリックした場合、メールの差出人および、「コピー（Cc:）」
に含まれる全てのアドレスに対し返信がおこなわれます。
3.
「返信メールの作成」画面が表示されます。
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市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの件名には、返信対象となる元のメールの件名に「Re:」が付いたものが表示されます。
メール本文入力欄には、返信対象となる元のメールの本文が引用記号（「>」）を付けて表示されま
す。
その他の基本的な操作は、『新規メールの作成』と同様の操作をおこないます。
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市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの転送
受信したメールを他の宛先に転送します。 メールの転送をおこなう場合は、次の操作をおこなってくだ
さい。
1.
メール一覧より転送したいメールを選択します。
メールの選択は、転送対象となるメールの「件名」をクリックすることでおこないます。 選択したメ
ールの背景が赤色で表示されます。
2.
メール操作メニューより［転送］ボタン（赤枠箇所）をクリックします。
3.
「転送メールの作成」画面が表示されます。
メールの件名には、転送対象となる元のメールの件名に「Fwd:」が付いたものが表示されます。
メール本文入力欄には、「-------- Original Message --------」メッセージの後に転送対象となる元のメ
ール本文が表示されます。
転送対象となる元のメールに添付ファイルが付いていた場合は、添付ファイルも転送対象として表
19
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
示されます。
4.
「宛先」欄にメールを転送する宛先（メールアドレス）を入力します。
宛先が複数ある場合は、それぞれのメールアドレスを「,」（カンマ）記号で区切って入力するか、1
行に 1 つのメールアドレスを入力することができます。
その他の基本的な操作は、『新規メールの作成』と同様の操作をおこないます。
20
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
メールの
メールの整理と
整理と管理
メール一覧上
メール一覧上での
一覧上での管理
での管理
受信メール
受信メールに
メールにフラグを
フラグを付ける
重要なメールに対して他のメールと区別したい場合、そのメールにフラグ（マーク）を付けることができ
ます。
受信メールにフラグを付ける場合は、次の操作をおこなってください。
1.
メール一覧からフラグを付けたいメールを選択します。
メールの選択は、転送対象となるメールの「件名」をクリックすることでおこないます。 選択したメ
ールの背景が赤色で表示されます。
キーボードの［Shift］キーまたは、［Ctrl］キーを押した状態で対象となるメールの「件名」をクリック
することで複数のメールを選択することができます。
2.
メール操作メニューより［マークを付ける］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックします。
3.
［マークを付ける］ボタンに表示されたサブメニューの［フラグを付ける］（下記図赤枠箇所）をクリッ
クします。
4.
選択したメールに「
」マークのフラグ（下記図青枠箇所）が付きます。
21
市町村立学校教職員 Web メールシステム
5.
利用の手引き
フラグを削除する場合は、フラグを削除したいメールを選択し、［マークを付ける］ボタンに表示され
たサブメニューの［フラグを外す］（下記図赤枠箇所）をクリックします。
メールの
メールの既読と
既読と未読
受信直後のメールは、メール一覧では『未読メール』として表示されています。 未読メールのメール本
文を表示させると『既読メール』の状態になります。
メール一覧では、メールの状態を表すマークで、まだ読んでいないメール（未読メール）と既に読んだメ
ール（既読メール）を簡単に区別することができます。
通常は、未読メール、既読メールのマーク付けはシステムで自動的におこなわれますが、意図的にメ
ールに対し既読／未読の状態にしたい場合は、次の操作をおこなってください。
1.
メール一覧より既読／未読の状態を変更したいメールを選択します。
メールの選択は、変更対象となるメールの「件名」をクリックすることでおこないます。 選択したメ
ールの背景が赤色で表示されます。
キーボードの［Shift］キーまたは、［Ctrl］キーを押した状態で対象となるメールの「件名」をクリック
することで複数のメールを選択することができます。
2.
メール操作メニューより［マークを付ける］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックします。
22
市町村立学校教職員 Web メールシステム
3.
利用の手引き
［マークを付ける］ボタンに表示されたサブメニューから変更するメールの状態に対して、［既読に
する］または、［未読にする］いずれかをクリックします。
23
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
フォルダの
フォルダの作成と
作成と管理
Web メールシステムでは、標準のフォルダとして「受信トレイ」、「下書き」、「送信済みのアイテム」、「迷
惑メール」、「ごみ箱」の 5 つのフォルダが用意されています。
受信したメールは、全て「受信トレイ」フォルダに保存されます。
用途に応じたフォルダを作成してメールを分類することで、メールの管理を簡単にすることができます。
新規フォルダ
新規フォルダの
フォルダの作成
新規フォルダを作成する場合は、次の操作をおこなってください。
1.
メインメニューから［個人設定］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックしてください。
2.
「設定」画面が表示されます。 「設定」画面の［フォルダ一覧］タブ（下記図赤枠箇所）をクリックし
ます。
3.
「フォルダ一覧」画面に現在作成されているフォルダが一覧表示されます。
4.
「フォルダ一覧」画面下部にある「フォルダの新規作成」の［フォルダ名］入力欄に作成するフォルダ
名を入力し、［作成］ボタンをクリックします（下記図赤枠箇所）。
5.
作成されたフォルダがフォルダ一覧に表示されます。
24
市町村立学校教職員 Web メールシステム
6.
利用の手引き
複数のフォルダを作成する場合は、4.の操作を繰り返してください。
サブフォルダの
サブフォルダの作成
作成したフォルダには新たにサブフォルダを作成することができます。 サブフォルダを作成することで
階層的なフォルダ管理をおこなうことができます。
サブフォルダを作成する場合は、次の操作をおこなってください。
1.
「フォルダ一覧」画面からサブフォルダを作成するフォルダを選択します。
フォルダの選択は、対象となる「フォルダ名」をクリックすることでおこないます。 選択したフォルダ
の背景が赤色で表示されます。
2.
「フォルダ一覧」画面下部にある「フォルダの新規作成」の［フォルダ名］入力欄に作成するフォルダ
名を入力し、［作成］ボタンをクリックします（下記図赤枠箇所）。
3.
作成されたフォルダがフォルダ一覧に表示されます。
25
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
フォルダ名
フォルダ名の変更
フォルダ名を変更する場合は、次の操作をおこなってください。
1.
変更するフォルダの表示行の［名前の変更］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックしてください。
2.
フォルダ名表示欄（下記図赤枠箇所）が編集モードになります。 フォルダ名を編集してください。
3.
編集が終わったら最後にキーボードから［Enter］キーを入力してください。
フォルダ一覧には、変更したフォルダ名が表示されます。
26
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
フォルダの
フォルダの移動
フォルダ一覧に表示されている既存フォルダを他のフォルダのサブフォルダとして移動させることがで
きます。
フォルダの移動をおこなう場合は、次の操作をおこなってください。
1.
フォルダ一覧から移動したいフォルダをクリックして選択します。
選択したフォルダの背景が赤色で表示されます。
2.
選択したフォルダの表示行をマウスの左ボタンをクリックしたままの状態で移動先となる親フォル
ダまでドラッグします。
3.
移動先の親フォルダの上でドロップします。
4.
移動後のフォルダ一覧が表示されます。
27
市町村立学校教職員 Web メールシステム
利用の手引き
フォルダの
フォルダの削除
フォルダの削除をおこなう場合は、次の操作をおこなってください。
1.
削除するフォルダの表示行の［削除］ボタン（下記図赤枠箇所）をクリックしてください。
2.
確認メッセージが表示されます。 フォルダの削除を行う場合は、［OK］ボタンをクリックします。
28