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OBIRIN Gmail 操作ガイド (PDFファイル) - オベリンナーサイト
OBIRIN Gmail １．OBIRIN Gmail へのログイン （１）ログイン １．インターネットに接続された PC でブラウザを起動し、桜美林大学ホームページ(http://www.obirin.ac.jp)へ アクセスします1。 ２．ページ内の『クイックリンク』メニューから『OBIRIN Gmail』 を選択し、オベリンナーサイトのログイン先選択画面ペ ージ(http://obiriner.obirin.ac.jp/mail/)を表示します。 ３．ログイン先を選択すると Gmail のログイン画面が表示さ れますので、OBIRIN Gmail のメールアドレスとパスワー ドを入力して、『ログイン』ボタンをクリックしてください。 パスワードについては、「Ⅱ．ネットワークサービス ２ －２．パスワード」および「Ⅳ．利用方法／操作ガイド ２－１．パスワードの変更方法」を参照してください。 ４．OBIRIN Gmail からログアウトする時は、画面右上に表 示されたメールアドレスをクリックして表示されるメニュ ー内の『ログアウト』をクリックしてください。 ５．OBIRIN Gmail からログアウトすると、ログイン時と同じ Gmail のログイン画面が表示されます。この画面で再ロ グインすることも可能です。 1 桜美林大学の PC 教室、SAC の PC は、ブラウザを起動すると桜美林大学のホームページに接続するよう設定されています。 1 ２．メールを送信する前に 通常、郵便に差出人の住所氏名などを記入するように、E-Mail でも同じように署名すべきです。メール作成の度に 入力する手間を省くために、OBIRIN Gmail ではメールの署名をあらかじめ用意しておくことができます。また、メール 受信者が迷惑メールと混同しないよう、発信者名も明記しましょう。 （１）設定画面の表示 まず OBIRIN Gmail 画面右上の『歯車』マークをク リックし、表示されたメニュー内の『設定』をクリックし ます。設定画面のタブは『全般』などのタブのラベル をクリックすると切り替えられます。 （２）署名の設定 右図のように『全般』タブが表示されていること を確認します。次にその中の「署名：」のセクション の下側のラジオボタンを選択し、テキスト入力エリ アに署名を入力します。入力が完了したら、画面 下部の『変更を保存』ボタンをクリックして設定内 容を保存します。 海外にメールを送ることが多い場合は、アルフ ァベットのみにしておくことで、漢字の文字化けで 読めなくなることを防止できます。 以上の設定を行うことで、メールを作成する際、 設定した署名がメール本文にあらかじめ入力済み となります。 署名の例 Obirin Hanako J. F. Oberlin University, College of Business Management E-Mail: [email protected] 桜美林 花子 桜美林大学 ビジネスマネジメント学群 1 年 （３）発信者名の確認 右図のように『アカウント』タブが表示されているこ とを確認します。次にその中の「名前：」のセクション に表示されている名前を確認して下さい。もし名前の 表記が間違っている場合は、『情報を編集』リンクを 選択して修正してください。 海外にメールを送ることが多い場合は、アルファベ ットのみにしておくことで、漢字の文字化けで読めなく なることを防止できます。 2 （４）メール自動転送設定 OBIRIN Gmail に届いたメールを、別のメールアドレ スに自動転送することができます。転送しない場合、 設定は不要です。設定方法は、まず OBIRIN Gmail 画面右上の『歯車』マークをクリックし、表示されたメ ニュー内の『設定』をクリックします。続いて『メール転 送と POP/IMAP』タブをクリックします。 「転送：」セクションで『転送先アドレスを追加』を選 択し、転送先メールアドレスを入力します。セキュリテ ィ保護のため、転送先メールアドレスに確認メールが 送信されますので、確認メールに記載されている手 順に従い確認作業を行います。 確認が完了したら再びこの設定画面に戻り、転送 先のメールアドレス、転送後のメールの扱いを選択し ます。 設定が完了したら、画面下の『変更を保存』をクリ ックします。これで、次回から OBIRIN Gmail 宛にメー ルが届くと、転送先に設定したメールアドレスにもそ のメールが届くようになります。 （５）共有アドレス帳の設定 共有アドレス帳は、OBIRIN Gmail と連携して利用できるツールです。学内の教職員や組織のメールアドレスの検 索に加え、そのメールアドレスを OBIRIN Gmail のメール作成画面の宛先にセットすることができます。 PC 教室や SAC など一部の学内設置 PC では、ブラウザのお気に入りに共有アドレス帳が予め登録されています。 その他の PC で共有アドレス帳を利用するためには、以下の手順で、共有アドレス帳を呼び出す為の「お気に入り」 （ブックマーク）を自分で追加する必要があります。 １．OBIRIN Gmail ログイン先選択画面の『OBIRIN Gmail 共有アドレス帳』のリンクをクリックします。 ２．『OBIRIN Gmail 共有アドレス帳』のリンクを右クリ ックして、コンテキストメニューの『このリンクをブッ クマーク』(Firefox の場合)または『お気に入りに追 加』（InternetExplorer の場合）を選択します。 ３．セキュリティの警告ダイアログが表示されることが ありますが、そのまま続行して登録してください。 ４．これで、ブラウザに共有アドレス帳を呼び出すためのお気に入りが追加されました。 3 ３．メールを読む/受信する （１）受信トレイ画面とメールの表示 １．ログインが完了すると、受信トレイ画面が表示されます。これは受信したメールの一覧です。新着のメール は太字で表示されています。受信トレイ画面は、画面左側の『受信トレイ』をクリックすることにより、いつで も表示することができます。また、画面左側の『受信トレイ』の横に括弧つきの数字が表示されているときが あります。『受信トレイ(3)』となっている場合は、未読のメールが 3 通あるということです。Gmail のメール受 信トレイ画面は一定時間毎に更新されますが、更新状況をすぐに確認したい場合は、『更新』アイコンをクリ ックすることで確認できます。 更新アイコン 読みたいメールをクリック 3 通の未読メールあり ２．読みたいメールをクリックするとメール本文が表示されます。迷惑メールが増えていますので、特に、件名 がないメール、送信者に心当たりのないメールには注意し、開かないようにしましょう。 表題 削除ボタン 返信ボタン 差出人 本文 4 （２）メールのスレッド OBIRIN Gmail では、受信したメールに返信をしたり、送信したメールに相手が返信した場合、そのような関 連している複数のメールをひとつのスレッドという単位にまとめます。この機能により、メールの前後関係がわ かりやすくなり、必要なメールを探し出すのも簡単になります。 『受信トレイ』のようなメールの一覧画面では、スレッドに複数のメールが含まれていても、一つのスレッドは 1 行で表示されます。ただし、このような場合は差出人の横にスレッドに含まれるメールの数が括弧で囲まれて 表示されます。 スレッド内のメールの数 上図の場合、1 行目は「(2)」、2 行目も「(2)」が表示されているので、それぞれ 2 通のメールがスレッドとしてま とめられていることがわかります。 スレッドをクリックすると、下図のようにメールが重なりあって表示されることがあります。このときは最新のメ ールが常に手前に表示されます。古いメールを読みたい場合は、そのメールの件名をクリックします。なお、ス レッド内の全てのメールが未読の場合は、重ならずにはじめから展開された状態で表示されます。全てのメー ルを一度に展開したい場合は、本文右上にある『すべて展開』アイコンをクリックします。 5 ４．メールの作成と送信 新しいメールを送信するには、受信ボックス画面左上に表示されている『作成』ボタンをクリックします。すると下図 のように、宛先、件名、本文を入力する画面（以下、メール作成画面と表記）が表示されます。 1. To:（宛先）を入力 2. 件名を入力 3. 本文を入力 4. 送信ボタン １．To（宛先）には送信先のメールアドレスを半角で入力します。 複数の人にメールを送信する場合は、メールアドレスを半角のカンマ”,”で区切って入力します。Cc2 や Bcc3 でメ ールを送信したい場合は、宛先欄を選択中に表示される『Cc』、『Bcc』のリンクをクリックすると、それらを入力するボ ックスが表示されるので、「宛先」と同じように送信したいメールアドレスを入力します。 ２．件名にはメールのタイトルを入力します。 件名は受信者がメールの整理や内容把握に利用します。用件を簡潔に表現して入力しましょう。 ３．本文入力欄に、メールの本文を入力します。 初期設定ではリッチテキスト形式4 による入力モードとなっており、作成したメールは HTML メールとして送信され ますが、受け取り側の環境によっては、HTML メールを読めないことがあります。メール作成画面右下の『▼』マーク をクリックして表示されるメニューから「プレーンテキストモード」を選択するとテキスト形式入力モードに切り替えられ ます。なお、本文を入力する際は、長くても 30 文字程度（半角では 60 文字）で改行すると読みやすくなります。 ４．入力が完了したら、『送信』ボタンをクリックし、メールを送信します。 『送信』をクリックすると「宛先」「Cc」「Bcc」欄に入力した送信先にメールが送信されます。 2 Carbon Copy の略。このようなメールを「宛先」に記した相手に送りましたよ、ということを伝えたい場合に使用する。 3 Blind Carbon Copy の略。用途は Cc と同じだが、相手に届くメールには Bcc の欄は見えない。 4 文字サイズ、色、箇条書き、絵文字等が利用可能です。 6 ５．メールの返信と転送 （１）受信したメールへの返信 メールに返信する場合は、メー ル本文右上にある『▼』ボタンで表 示されるメニュー内もしくは、メー ル本文下にある『返信』リンクをク リックします。 全員に返信したい場合は、『全 員に返信』をクリックします。 １．返信文を入力します。 返信文入力欄が表示されますの で、返信文を入力します。なお、返 信元になるメールの本文が自動的 に引用されます。 ２．入力が完了したら『送信』ボタンを クリックします。 複数の宛先に返信したいときは、「宛先」欄に半角カンマ区切りで宛先を追加することも出来ます。 このように本文だけを編集して送信すると、返信メールの件名は自動的に元のメールの件名の前に「Re:」が付 与されたものになります。件名を変更したい場合は、送信する前に返信文入力欄の左上にある『▼』ボタンをクリッ クすると、下図のような件名などを変えられるメニューが表示されます。 （２）受信したメールの転送 メールを他の人に転送したい場合は、(1)受信したメールへの返信の手順に沿って『転送』リンクをクリックします。 すると To:欄が空白になり、任意の転送先を入力できます。なお転送メールの件名には、転送を意味する「Fwd:」が 自動的に追記されます。件名の変更は、メールへの返信と同じ手順で可能です。 7 ６．連絡先 OBIRIN Gmail には個人アドレス帳にあたる「連絡先」機能が用意されています。ここでは、連絡先機能の使い方に ついて説明します。 （１）連絡先画面の表示 受信トレイ画面左上に表示されている『メール』をクリックすると、メニューが表示され連絡先画面に移ることがで きます。連絡先画面では、連絡先の追加削除などの編集や検索が行えます。 2.連絡先の一覧 1. 連絡先グループ １．連絡先グループ 初期状態では「My コンタクト」、「よく連絡をとる人」、「その他の連絡先」が表示されます。 複数の連絡先をまとめたグループを作成すると、このエリアにグループ名が表示されます。 ・My コンタクト ：登録した連絡先は、自動的にここにリストアップされます。 ・よく連絡をとる人 ：メールの送受信をする頻度の高い連絡先が自動的に表示されます。 ・その他の連絡先 ：まだ「My コンタクト」などに分類されていない連絡先が含まれます。 ２．連絡先の一覧 選択した連絡先グループに含まれる連絡先が表示されます。連絡先を選択すると、詳細画面が表示されます。 （２）連絡先を使ってメールを送信する 連絡先の一覧から連絡先をチェックすると、右 図のようにメールアイコンなどが表示されます。メ ールアイコンをクリックすると、選択した人にメール を送信することができます。 8 ７．メールの削除 （１）メールの削除 メールの削除をする場合は、受信トレイの画面で削除するメールをチェックし、『削除』ボタンをクリックします。ス レッドを選択した場合は、スレッドに含まれるメール全てが削除の対象となりますので注意してください。削除したメ ールは「ゴミ箱」に移動されます。画面左側の『ゴミ箱』をクリックすることにより削除されたかどうか確認出来ます。 ゴミ箱に移動されたメールは、移動されてから 30 日後に自動的に削除されます。メールを完全に削除したい場合 は、『ゴミ箱』をクリックし、メール一覧上部にある『ゴミ箱を今すぐ空にする』をクリックします。メールを個別に削除す る場合は、対象メールをチェックし、『完全に削除』ボタンをクリックします。 ８．添付ファイルの保存と送信 Excel、Word のファイル、写真や地図などのファイルをメールで送る場合は、ファイルの添付機能を利用します。 （１）添付ファイルの保存 １．受信トレイなどメール一覧画面では、ファイル が添付されたメールに右図のようにクリップマ ークが表示されます。 ２．メールのタイトルをクリックして本文を開くと、 末尾に添付ファイルの情報が表示されます。 ３．『ダウンロード』リンクをクリックすると、ファイルのダウン ロードをするかどうか尋ねるウィンドウが表示されますので、 『ファイルを保存する』を選択して『OK』ボタンをクリックした 後に保存場所を指定します。 ４．保存したファイルは、ウイルスチェックをしてから開くように すると安心です。 （２）メールにファイルを添付する １．添付したいファイルを準備します。 ２．メール作成画面を表示し、送信ボタンの列にある 『クリップ』アイコンをクリックします。 ３．ファイルを選択するウィンドウが表示されるので、添付する ファイルを確定します。 なお Firefox など一部のブラウザでは、ドラッグ and ドロップで ファイル添付ができます。添付したいファイルをメール作成 画面のうえにドラッグし、『ここにファイルをドロップ』と表示され た場所にドロップすると添付できます。 ４．ファイル添付が完了すると、メール作成画面に添付するファイル 名が表示されます。誤ったファイルを添付してしまった場合でも、 添付はキャンセルできます。また、メールには複数のファイルを添 付できます。 ５．メールを送信する際は、誤ったファイルを添付していないか確認 9 ファイル添付 してから送信しましょう。 10 ９．携帯電話での利用 携帯電話に搭載されているインターネットブラウザから、Web アプリケーションとして OBIRIN Gmail を利用出来ます。 ユーザーによって入り口が異なります。該当する QR コード、もしくはアドレスからアクセスして下さい。 スマートフォンでは、web ブラウザや Google 社が配布する Gmail アプリでも利用できます。アプリを設定する際のア カウントは、@マーク以降を含む OBIRIN Gmail のメールアドレス（例：****@s.obirin.ac.jp）を利用してください。 ログイン用 QR コード http://gmail.com/ 携帯電話のブラウザ（i モードなど）でアクセスすると、次のような携帯電話向けのログイン画面が表示されますの で、OBIRIN Gmail のメールアドレスとパスワードを入力して、ログインして下さい。 11 １０．共有アドレス帳 共有アドレス帳は、OBIRIN Gmail と連携して利用する外部 Web アプリケーションです。学内の教職員や組織のメー ルアドレスの検索に加え、そのメールアドレスを OBIRIN Gmail のメール作成画面の宛先にセットすることが出来ま す。 （１）共有アドレス帳を利用するために 共有アドレス帳は、ブラウザのお気に入りから利用します。PC 教室や SAC など一部の学内設置 PC では、ブラ ウザのお気に入りに共有アドレス帳が予め登録されています。その他の PC で共有アドレス帳を利用するためには、 共有アドレス帳を呼び出す為の「お気に入り」（ブックマーク）を自分で追加する必要があります。共有アドレス帳の 設定方法は「３－２．（５）共有アドレス帳の設定」をご覧ください。 （２）共有アドレス帳の呼び出し 共有アドレス帳を呼び出す際は、あらかじめ OBIRIN Gmail にログインしている 必要があります。OBIRIN Gmail の画面が表示されていないと、右図のエラーダイ アログが表示され、共有アドレス帳は起動しません。 OBIRIN Gmail の画面を開いた状態で、共有アドレス帳を呼び 出すと、右図のウィンドウが表示されます。学外から利用してい る場合は、認証画面が表示されますので、メールのユーザーID とパスワードを入力してください。 ・キーワード入力欄 検索するメールアドレス、教職員名の一部を入力します。 ・身分選択メニュー 教員、職員等、所属する分類毎に絞り込み出来ます。 ・「閉じる」ボタン…このウィンドウを閉じます。 （３）共有アドレス帳の検索と宛名へのセット キーワードに任意の人名やメールアドレスを入力するか、身分 選択プルダウンで所属を選択すると、検索結果が表示されます。 なお、ブラウザによっては「検索」ボタンをクリックしないと検索結 果が表示されません。メールアドレスを宛先にセットするために は、以下の順に操作します。 １．宛先をチェック 宛先としたいメールアドレスを To、Cc、Bcc のどれに設定す るかを選択します。 ２．チェックした宛先が各欄に表示されます ３．『宛先にセット』ボタンをクリックする 設定したアドレスが OBIRIN Gmail のメール作成画面の宛先 欄にコピーされます。 12 ③ ② ① １１．迷惑メール対策 OBIRIN Gmail は、届いたメールが迷惑メールか否かを自動的に判定し、迷惑メールと判定した場合は、自動的に そのメールを「迷惑メール」に振り分けます。 画面左側の『迷惑メール』をクリックすると、迷惑 メールと判定されたメールの一覧が表示されます。 「迷惑メール」内のメールは、振り分けられてから ３０日後に自動的に削除されます。まれに、必要な メールが迷惑メールとして誤判定され、この「迷惑メ ール」に振り分けられる場合があります。このため、 時々『迷惑メール』をクリックし、そのようなメールが 無いかチェックするとよいでしょう。 万一、誤って迷惑メールと判定されたメールを、 受信トレイに戻す場合は、対象のメールをチェックし てから『迷惑メールを解除』ボタンをクリックします。 １２．メール送信時の不具合について OBIRIN Gmail ではエラーメールはスレッド化されます。受信トレイで送信者が「自分, Mail(2)」かつ、件名が自分で 送信したメールになっている、下図のようなメールは送信できなかった可能性があります。 送信エラーになった可能性のあるメールを開くと「Mail Delivery Subsystem」からのエラーメールが届いている場合 があります。この場合、メールは相手には届いていません。よくある例を以下に記載しますので、参考にして対処して ください。 ケース① 宛先のメールアドレスが存在しない。 戻ってきたエラーメール本文中に以下のメッセージがある場合は、相手の宛先メールアドレスの記載間違い 等により、存在しないメールアドレスに送信しようとした状態です。 <[email protected]>: host xxxxx.ne.jp[yyy.yy.yy.yy] said: 550 <[email protected]>: User unknown ケース② 届いたメールに返信したのに宛先のメールアドレスが存在しない。 自分宛てに届いたメールに返信しただけなのに、User unknown でエラーメールが戻る場合があります。 自分宛てにメールをした送信者が、返信アドレスを意図的に設定した際に、誤ったメールアドレスを記載して しまった場合は、このようなエラーとなります。 13 １３．ヘルプデスク OBIRIN Gmail にログインはできたが、ガイドを読んでも操作がよくわからない、もっと詳しく知りたい、エラーが出た などの場合は、OBIRIN Gmail ヘルプデスクをご利用ください。 OBIRIN Gmail ヘルプデスクへの問い合わせは、以下のメールアドレスに必要事項を記入してメールで送信してくだ さい。 問い合わせ先 宛先 [email protected] 対応時間：平日 9:00 - 17:30 対応言語：日本語、英語 必要事項 ＜件名＞ 件名は必ず入力してください。（記入例：～の使い方について） ＜本文＞ 本文には以下の項目をもれなく記入してください。 ・学籍番号（学生の場合） ・所属 ・氏名 ・問い合わせ内容 注意事項 ・受付は桜美林大学のメールアドレス（～@obirin.ac.jp、～@s.obirin.ac.jp）からの問い合わせのみとなります。 14