IECが提供するWeb会議 - 一般財団法人 日本規格協会

事務連絡文書 AC/18/2010
IEC が提供するウェブ会議設備
この日本語訳は，原本をご利用になる際のご参考になるように，
一般財団法人日本規格協会（JSA）で便宜的に仮訳したものです。
©IEC/JSA 2015
International Electrotechnical Commission, 3, rue de Varembé, PO Box 131, CH-1211 Geneva 20, Switzerland
Telephone: +41 22 919 0211 Telefax: +41 22 919 0300 E-mail: [email protected] Web: www.iec.ch
Administrative Circular
AC/18/2010
2010-03-26
TO ALL NATIONAL COMMITTEES
TO ALL TECHNICAL COMMITTEES AND SUBCOMMITTEES
Dear Sir/Madam,
Webconferencing facilities offered by the IEC
The IEC is pleased to offer webconferencing facilities for use by groups within the IEC. The
characteristics of the service offered are as follows:
Voice conferencing and sharing of desktop screens by participants
Up to 15 participants, including the host. A participant corresponds to a PC, which can be shared
by several people.
Meetings needed to be hosted by a member of IEC staff
The product being used by IEC is GoToMeeting. If a group
wishes to make use of the service the convenor should contact
the person responsible for the group within Central Office,
indicating a preferred date and time, the subject of the meeting,
as well as a list of persons with their e-mail addresses to be
invited to the meeting. The meeting itself will be scheduled by
IEC Central Office which will issue an invitation to participants.
The invitation will contain necessary information to connect to
the meeting, as in this example.
You should connect to the meeting first, using the link provided.
The first time you use GoToMeeting you will need to install a
small piece of software. If you are in a corporate environment
you may need to obtain assistance from your IT support to install
the software. Explain to them what you are trying to do. If you
are working in a standalone installation, you need to accept the
installation, which may take a few minutes. The first time you
connect you should give yourself time to install the software.
Particularly if you are in a corporate environment you should
connect to the meeting in advance in order to install the software
and obtain assistance if necessary. Further information is
available
on
the
website
of
GoToMeeting
at
http://www.gotomeeting.com .
Once you are connected to the meeting, you will see a control
tab on the right of the screen. In the audio section you should
choose whether you are connecting using VoIP (using a headset
directly connected to your computer) or you prefer to dial-in
using a normal phone.
1. Please join my meeting.
https://www1.gotomeeting.com/jo
in/289409401
2. Use your microphone and
speakers (VoIP) - a headset is
recommended. Or, call in using
your telephone.
Australia: +61 (0) 2 8014 4934
Austria: +43 (0) 7 20881399
Belgium: +32 (0) 38 08 1855
Canada: +1 416 800 2199
Switzerland: +41 (0) 435 0167 07
Germany: 49 898 7806 6460
Denmark: +45 69 91 88 61
Spain: +34 931816668
Finland: +358 942 415 777
France: +33 (0) 182 880 455
United Kingdom: +44 (0) 203 355
7646
Ireland: +353 (0) 14 845 975
Italy: +39 0699369880
Netherlands: +31 (0) 708 912 514
Norway: +47 21 03 58 95
New Zealand: +64 (0) 9 909 7882
Sweden: +46 (0) 852 503 498
United States: +1 516 453 0010
Access Code: 289-409-401
Audio PIN: Shown after joining the
meeting
Meeting ID: 289-409-401
The host (from IEC) will initially run the meeting, but may pass control to other participants in the
meeting as necessary. It is possible, for example, for a document to be opened by the host, but
control of the keyboard can then be given to another participant, who can then edit the document
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Administrative Circular
AC/18/2010
2010-03-26
全国内委員会宛
全 TC/SC 宛
拝啓,
IEC が提供するウェブ会議設備
IEC は喜んで IEC 内のグループで使うためのウェブ会議設備を提供します。そのサービスの特徴は下記の通り
です。
音声会議と参加者による画面表示の共有
主催者を含み 15 まで参加可。一つの参加は一つの PC に対応し、その PC を何人かで共有可能。
会議は IEC の職員がホストする必要があります
IEC で使用される製品は GoToMeeting です。グループがこのサービ
スを使いたいときには、その会議の議長はそのグループの IEC CO の
責任者にコンタクトし、希望の日時、会議名、会議に招待されるべき人た
ちとメールアドレスのリストを伝えてください。会議自体は IEC CO によ
り設定され出席者に招待状が発信されます。招待状には、右の例のよう
に、会議に接続するために必要な情報が記載されています。
まず最初に提供されたリンクに従って会議に接続してください。
初めて GoToMeeting を使うとき、ちょっとしたソフトウェアをインストー
ルする必要があります。あなたが会社の環境から参加する場合には、ソ
フトウェアをインストールするのに IT サポートの助けを得る必要がある
かもしれません。彼らに何をしたいのか説明してください。スタンドアロン
環境で業務をしている場合には、インストールを許可してください。数分
かかります。初めて接続するとき、ソフトウェアのインストールに自身の
時間を割くことになります。特に、会社の環境に居るならばあらかじめ会
議に接続し、必要に応じて助けを求めてソフトウェアをインストールして
おくべきでしょう。詳細情報は GoToMeeting のウェブサイトにあります。
http://www.gotomeeting.com .
会議に接続すると、スクリーンの右端にコントロールタブが見えるはずで
す。オーディオの欄では VoIP（PC に直接ヘッドセットをつないで使う）を
使うか、普通の電話を使うかを選ぶことができます。
1. Please join my meeting.
https://www1.gotomeeting.com/jo
in/289409401
2. Use your microphone and
speakers (VoIP) - a headset is
recommended. Or, call in using
your telephone.
Australia: +61 (0) 2 8014 4934
Austria: +43 (0) 7 20881399
Belgium: +32 (0) 38 08 1855
Canada: +1 416 800 2199
Switzerland: +41 (0) 435 0167 07
Germany: 49 898 7806 6460
Denmark: +45 69 91 88 61
Spain: +34 931816668
Finland: +358 942 415 777
France: +33 (0) 182 880 455
United Kingdom: +44 (0) 203 355
7646
Ireland: +353 (0) 14 845 975
Italy: +39 0699369880
Netherlands: +31 (0) 708 912 514
Norway: +47 21 03 58 95
New Zealand: +64 (0) 9 909 7882
Sweden: +46 (0) 852 503 498
United States: +1 516 453 0010
Access Code: 289-409-401
Audio PIN: Shown after joining the
meeting
Meeting ID: 289-409-401
IEC からのホストは最初に会議をスタートさせますが、必要に応じて会議の他の参加者に制御権を渡すかもしれま
せん。例えば、ホストが開いた文書を、他の参加者にキーボードの制御を渡し、文書を編集することができます。
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themself. The document of course remains on the original computer and can only be saved there.
Use can of course also be made of the IEC’s Collaboration Tools Suite (CTS), which is available
for use by all PT/MT/WGs in the IEC.
Further information and help is available from Central Office staff as well as from Ms. Rashmi
Chopra ([email protected]) who will be pleased to receive comments on the use of the system to improve
the guidelines on best practices mentioned below.
In accordance with SMB decision 137/6 attached are an edited version of guidelines on the use of
video- and teleconferencing, initially prepared by ISO/IEC JTC 1 and ISO, which may be of
interest.
Yours faithfully,
A. AMIT
General Secretary
Annex
jrs
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もちろん、文書はオリジナルの PC 上に残り、そこでのみ保存されます。IEC のすべての PT/MT/WG が使え
る IEC コラボレーションツールももちろん使うことができます。
更なる情報とヘルプは IEC CO のスタッフか Ms. Rashmi Chopra ([email protected]) から得ることができます。
彼女は、下記の成功事例ガイドラインの改善のため、システムの使用に関するコメントを喜んで受け取ります。
SMB 決議 137/6 に従い、添付は、当初 ISO/IEC JTC１と ISO が作成したビデオと電話会議のガイドラインを
修正したものです。ご参考まで。
敬具
アーロン・アミット
事務総長
附属書
jrs
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Web and Voice Conferencing Best Practices
1
Meeting Planning
1.1
Use of Teleconferences and Electronic Meetings
Agreement on the use of teleconferencing shall be made by consensus of the group, taking into account the
complexity of the work to be discussed.
1.2
Meeting Announcements
Meeting announcements, agendas and timetables shall be available well in advance of the teleconference or
electronic meeting.
All documents to be discussed or reviewed during the meeting shall be available in advance to allow
participants the opportunity to study them
1.3
Meeting Agendas
All meeting agendas shall have a clear scope and objectives.
It is strongly recommended that webconferences do not exceed 2 hours in length.
1.4
Timing
All meeting times shall be given clearly and unambiguously, preferably in local times for all time zones
concerned.
The meeting organizer shall take into consideration the time zones of all those participating in the
teleconference and electronic meeting. When meeting participants are distributed worldwide, 1300 UTC
(Coordinated Universal Time) is an acceptable time.
2
Best practices for participants
A web meeting, like a physical meeting, demands your full attention and cooperation. To ensure the best
meeting experience for all attendees, please:
 Before using the system for the first time, try it out and make sure any software needed is loaded in
advance.
 Try to minimize distractions in your meeting area. Close your office door if you have one, close or
minimize web browsers and e-mail applications on your computer, and switch cell phones to silent
mode.
 Refrain from using your telephone in speaker mode as this can cause echoing which degrades
sound quality for all participants.
 Do not put you phone “on hold” during a phone conference. All the other participants will hear your
“music on hold” and the conference will not be in a position to continue.
3
Best practices for presenters
Be aware that participants are relying on you to facilitate the meeting. When facilitating a web conference,
please:
 Be familiar with the web and audio conferencing systems. Practice using them before making your
first presentation. At a minimum, you should feel comfortable with initiating a conference call, sharing
and unsharing your screen, hiding and unhiding the control panel, handing over keyboard and
mouse control to other participants, chatting with others, and sending e-mail invitations on the fly.
 Practice with first time participants by having them join a test meeting prior to your real meeting. This
will ensure they meet all basic technical requirements and will minimize the number of sign-in
problems when your real meeting starts.
 Start your web meeting a few minutes early so you can greet participants as they enter.
 Speak clearly and slowly during your presentation.
 Engage your audience by asking direct questions. This will help you assess your audience's
attentiveness and comprehension.
 Be mindful that participants can only see what is on your screen. Keep your on-screen display
synchronized with your presentation. Do not change screens too quickly as there is a time lag of a
few seconds between changes made on the presenters screen and what is seen by participants.
 Consider appointing another person to answer chat messages during the meeting if you make use of
this feature
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ウェブ及び音声会議成功事例
1
会議の計画
1.1
電話会議と電子会議の使用
電話会議の使用は、議論される作業の複雑さを考慮に入れた上で、グループのコンセンサスにより合意すること
1.2
会議の案内
電話会議もしくは電子会議に先立ち、余裕をもって会議案内、議題及び時間割を入手できるようにすること
会議中に議論あるいは見直されるすべての文書は、参加者にそれらを検討する機会を与えるよう事前に入手できる
ようにすること
1.3
会議の議題
会議の議題はすべて、明らかな適用範囲と目的を持つこと
ウェブ会議は 2 時間を超えないことを強く推奨します。
1.4
タイミング
会議時刻はすべて、明らかに、曖昧さが無いようにすること。関連するすべての タイムゾーンの現地時刻での 案内が
望ましい。
会議設定者は電話会議と電子会議のすべての参加者のタイムゾーンを考慮すること。会議参加者が世界中に分散
している場合には、1300 UTC （協定世界時）にすることが無難です。
2
参加者のための成功事例
ウェブ会議は、普通の会議と同様、あなたの細心の注意と全面的な協力を必要とする。すべての参加者にとって最高
の会議だったと思えるよう、どうか下記を順守してください。
• 初めてシステムを使う前には、事前に必要なソフトウェアが導入されていることを確かめ、試しておくこと
• 会議場所では、会議の妨げになるものを極力なくすこと。オフィスのドアは閉めておくこと、PC 上のウェブブ
ラウザとメールソフトは閉じるか最小限にすること、携帯電話はマナーモードにしておくこと。
• エコーが発生して、全参加者の音質を劣化させるのでスピーカモードで電話を使わないこと。
• 電話会議中は電話を保留にしないこと。他のすべての参加者が、保留音を聞くことになり、会議が続けられ
なくなります。
3
プレゼンターのための成功事例
参加者は会議の進行をあなたに頼っている、ということを知っておくこと。ウェブ会議を進行するときには下記に注意し
てください。
• ウェブ及び音声会議システムに慣れておくこと。初めてプレゼンをする前にそれらを使って練習すること。少
なくとも、電話会議を始めること、スクリーンをシェアしたり隠したりすること、コントロールパネルを隠したり、
開けたりすること、キーボードとマウスの制御を他の参加者に渡すこと、他の人とチャットすること、会議中に
e メールの招待状を送ったりすることが快適に感じられるようになること。
• 初めての参加者がいる場合には、実際の会議に先立って彼らをテスト会議に参加させて練習すること。こう
することにより、彼らはすべての基本的な技術要件を満たし、実際の会議を始めるときに、サインインに関わ
るトラブルを最小限にすることができます。
• 数分前にウェブ会議をスタートさせ、参加者が入ってきたら彼らに挨拶できるようにしましょう。
• プレゼン中ははっきり、ゆっくり話しましょう。
• 直接質問をして聴衆をひきつけましょう。こうすることにより、聴衆の注意力と理解力を評価することができ
ます。
• 参加者にはあなたのスクリーン上のものしか見られないことを知るべし。スクリーン上の表示は、プレゼンと
同期させること。プレゼンターのスクリーン上での変化を参加者が見るには数秒間のタイムラグがあるので、
スクリーンの表示を速く変えないこと。
• 会議中のチャットメッセージを使う場合、メッセージへの返信には他の人を充てることを検討すること
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