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プレゼンテーション研修
プレゼンテーション研修 e ラーニングテキスト 2013.10 ver.01 0. 受講の前に (1) 本 コ ン テ ン ツ の 受 講 の ゴ ー ル プレゼンテーションは、日常的なコミュニケーションの中で相手にこちらの意図を伝 える技術のことを指します。本講座では相手に分かりやすく自分の意図を伝えるため に、内容の整理の仕方、組み立て方、伝え方を理解していただきます。 (2) 本 コ ン テ ン ツ の 受 講 の 流 れ １. 準備 ・テキストのプリントアウト、製本 ・動画の再生準備 ２. ｅラーニング受講 ・テキストにメモを取りながら受講 ３. 受講後 ・繰り返し学習でスキルの定着化 ・現場で実践 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 目 次 1 「伝 え る」 た め に （１）「伝える」ために必要な要素とは 2 3 何を伝えたいのか （１）プレゼンテーションのゴールを明確にする 4 （２）伝えるべき要素を階層で整理する 5 効果的なストーリー （１）展開をつくる 6 （２）慣用的な展開の「型」を使う 8 （３）より説得力のある話の展開 4 3 10 効果的な伝え方 （１）状況に応じた話し方を選択する 12 （２）姿勢・態度・表情 12 （３）声について 15 （４）間（沈黙）のとり方 15 （５）話すスピード 15 （６）分かりやすい話し方のコツ 16 （７）「話す」にあたっての注意点 16 P. 1 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 5 巻末付録 資料作成のポイント （１）プレゼンテーション資料の効能 20 （２）資料作成における留意点 20 （３）スライドＢｅｆｏｒｅ＆Ａｆｔｅｒ 21 （４）プレゼンテーション資料の使い方 23 P. 2 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 1. 「 伝 え る 」 た め に (1) 「 伝 え る 」 た め に 必 要 な 要 素 と は 自分の考えや意図を正しく相手に伝えるためには下記の３つの要素が必要です。 ①何を伝えたいのか まず、話し始める前に「相手に何を伝えたいのか」を整理しておくことが大切です。 相手に何かを伝える場面では、多くの場合、時間の制約があります。制限時間内で効 果的に相手に伝えるためには、まず、話す中身を整理しなければなりません。 ②効果的なストーリー 伝えるべき内容が明確になったら、次にそれをうまく伝えることが求められます。 具体的にはプレゼンテーションの展開方法（ストーリー）を作ります。 ③伝える手段 効果的に相手に何かを伝えるためには、伝える手段も重要です。具体的には、話し方 や身振り手振りの活用方法です。またプレゼンテーション資料を有効に活用すること も重要です。 本講座ではこれらの要素を一つ一つ理解することで、プレゼンテーションスキルを身 につけていただきます。 memo P. 3 「伝える」ために Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 2. 何を伝えたいのか (1) プレゼンテーションのゴールを明確にする 誰に何を伝えたいのか？を明確にすることが重要です。 プレゼンテーションのゴールは、相手に何かしらの行動を促す（理解してもらう）こ とです。これが曖昧なままだと話し方が上手であっても、プレゼンテーションは成立 しません。 最も伝えたいメッセージを明確にするために、下記の観点でこのプレゼンテーション は何のために行うのか整理するようにしましょう。 ! ゴールを明確にする為のポイント ①誰が対象なのか？ ②何のために行うのか？ ③どのようなことを理解してもらう（どのような行動を促す）のか？ memo P. 4 何を伝えたいのか Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (2) 伝 え る べ き 要 素 を 階 層 で 整 理 す る メッセージが固まった後は、 「伝えるべき要素＝メッセージ」を伝えるために理解し てもらうべきことを洗い出します。伝えるべきことのひとつひとつの要素の位置付け や関係を把握するには、｢階層的に整理する｣ という手法が有効です。 ①時間の長短に応じて話す内容を調整できる 伝えたい内容を階層的に整理することで、話の全体性を損なうことなく、与えられた 時間に応じて話す内容を取捨選択することができます。 ②足りない要素を補完することができる 階層的に整理する段階で足りない要素が見つかれば、前もって補強しておくこともで きます。プレゼンテーションの場面では、聞き手から質問を受けることも少なくあり ません。どんな質問がきても対応できるよう、足りない「パーツ」を埋めておきます 参考：階層別に整理するイメージ図 それぞれは、どのような関係になっていますか？ 一番伝えたいメッセージは 適切ですか？ 重要な要素は なんですか？ 漏れや抜けは ありませんか？ 短納期 当社の製品は 他社より優れています！ 高品質 長期的にみると 低コスト P. 5 何を伝えたいのか Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 詳細 1 詳細 3 詳細 4 詳細 5 3. 効果的なストーリー (1) 展 開 を つ く る 伝えるべき内容を整理した上で、話の展開を組み立てます。相手にこちらの意図を伝 えるためには、相手側からの視点を踏まえつつ、目的を意識して話の展開を組み立て ることが重要です。 ①相手のメリットを軸に話を展開する プレゼンテーションでは、相手に関心を持ってもらうことが大切です。相手が何を知 りたいのかを意識して話を組み立てる（相手にとってのメリットが何か？を明確に伝 える）ことが肝心です。 「まず、今回のプログラムに含まれるサービス明細について説明します」 「まず、今回のプログラムによって何が実現できるのかを説明します」 ※相手のメリットを意識して組み立てると、プレゼンテーションの冒頭に何をもって くるのかも違ってくる ②目的に応じて「結論」の位置を変える 相手に誤解なく、簡潔に伝えるためには、 「結論」から伝える展開方法が優れています。 たとえば、トラブル報告であれば、 「結論」を先に伝えて相手に全体像を認識しても らい、その上で経緯を詳細に伝えます。そうすることにより、聞き手は結論と詳細内 容の結びつきを整理できます。 敢えて「結論」を後回しにして話を展開する方法もあります。 営業活動におけるプレゼンテーションであれば、 「今日のところは商品の紹介だけさ せていただきます」と言って話を始め、相手が “ その気 ” になったところで、 「お買 いいただけませんか（＝「結論」 ） 」と伝えます。 「結論」を先に見せると早合点されてしまう場合は、結論を後回しにすることで功を 奏することもあります。 P. 6 効果的なストーリー Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください ! 結論の位置を決めるときのポイント ■結論を先に提示する方がよいケース ・話す時間が短い場合 ・至急判断してもらう必要がある場合 ・話を聞く心構えをしてもらいたい場合 ■結論を後で提示する方がよいケース ・説得したい場合 ・期待感を膨らませたい場合 ・反対意見を提示する場合 memo P. 7 効果的なストーリー Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (2) 慣 用 的 な 展 開 の 「 型 」 を 使 う プレゼンテーションには、慣用的によく使われる「型」があります。 聞き手になじみのある展開パターンに当てはめて構成することで、受け入れられやす くなります。 ①「結論→理由→具体例→最終結論」 （ＰＲＥＰ法） 結論を先に提示した上で、「なぜなら・・・」と続けてそれを論証する展開方法です。 相手を論理的に説得する場合に適した展開のパターンです。 導入結論 「～に関しての結論は～です」 ＲＥＡＳＯＮ 理由 「なぜならば、～だからです」 ＥＸＡＭＰＬＥ 具体例 「と申しますと、具体的には～です」 ＰＯＩＮＴ 最終結論 「よって、～の結論となりました」 ＰＯＩＮＴ ②「全体→部分→全体」（ホールパート法） 最初に全体像を提示した上で、その中身について詳細を説明し、最後に要約して結論 を再提示します。相手の頭を整理させながら効果的に伝えることができます。 ＷＨＯＬＥ 導入－全体 「本日、お話したいことが３つあります。 まず、一つ目は・・・・・。二つ目は・・・・・・・・。三つ目は・・・・・・・・。 」 ＰＡＲＴ 詳細－部分 「一つ目の問題からご説明します。 （詳しく述べる） 次に二つ目のことですが・・・。 （詳しく述べる） そして三つ目について申し上げます。 （詳しく述べる） 」 ＷＨＯＬＥ 結論－全体 「以上、一つ目はこういうこと、二つ目はこういうこと、 三つ目はこういうこと、３つのことを申し上げました。 」 memo P. 8 効果的なストーリー Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 参考：その他の展開の型 ①「序論→本論→結論」 序論では、内容の背景や経緯、プレゼンターである自身の立ち位置等を伝え、相手に話の内容を受け入れる心構え が出来たところで本論に入り、最終的な結論へと導きます。いきなり結論を提示する場合と比べ、聞き手は自然な 流れで結論を受け入れることができます。 ②「時系列」 進め方の説明や、ものごとの顛末を報告する際の代表的な構成パターンです。先に結論を提示した上で、その経緯 の詳細として「時系列」で説明していきます。 ③「現状→分析→結果」「仮説→検証→結論」 成果を報告する際の代表的な構成パターンです。構成そのものが論理的に組み立てられており、説得力があります が、結論に至るまでにやや時間を要するため、短時間で説明をしなければならない場面ではあまり適しません。 参考：起承転結はプレゼンテーションに向いているか プレゼンテーションで「起承転結」が語られる時には、 「序論・本論・結論」 の意味で使われていることが多いようです。 本来の「起承転結」とは、現状説明や取り上げるテーマの背景を提示し（ 「起」 ） 、その理解を促す説明を加えつつ 主論に向けて話を導き（「承」）、聞き手に最も関心を向けさせたいパートとして主論を展開し（ 「転」 ） 、その結論と してのメッセージで結ぶ（「結」）という展開パターンです。 memo P. 9 効果的なストーリー Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (3) よ り 説 得 力 の あ る 話 の 展 開 相手を納得させつつ結論へと導くためには、話の展開に「論理性」が備わっているこ とが不可欠です。論理的な展開方法の代表的なものとして、「演繹法」と「帰納法」 があります。 ①演繹法的展開 一般的な法則や普遍的に認められている法則から、具体的な事例や事象を導き出す方 法です。 例 演繹法的展開 「世界的な資源高が、あらゆるビジネスにマイナスの影響を及ぼす可能性がある」 →「当社においても影響が及ぶと考えられる」 →「取引先のＹ社においてもその影響は避けられまい」 →「一方、競合のＸ社に対しても同様に影響が及ぶと思われる」 ②帰納法的展開 具体的な事例や事象から一般化できる法則を導き出す方法です。 例 帰納法的展開 「Ａ社は原料高の影響で業績が大幅に下がっている」 「Ｂ社も原料高の影響で業績が大幅に下がっている」 「Ｃ社も原料高の影響で業績が大幅に下がっている」 →「ゆえに、この業界では原料高によるマイナスの影響を大きく受けるようだ」 ※実際に活用する際には、この両方の展開パターンを組み合わせることも少なくあり ません。 memo P. 10 効果的なストーリー Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 参考：プレゼン本番までの３ステップ チューニング チューニング 本番では臨機応変に対応することが肝心。ここ までの準備が万全ならば柔軟な対応が可能 リハーサル リハーサル リハーサルは話の中身を自分で消化するため には不可欠 シナリオ シナリオ 伝える中身の構造がしっかりしていれば、 目的に応じたシナリオが描ける 話す技術は話す場面でしか向上しない 「話す技術」のスキルアップには、人前で話す経験を数多く積むことが不可欠です。 プレゼンテーションのスキルアッ プのためには、聞き手役を立てて練習することが効果的です。 memo P. 11 効果的なストーリー Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 4. 効果的な伝え方 (1) 状 況 に 応 じ た 話 し 方 を 選 択 す る プレゼンテーションの「相手」と「目的」が明確であれば、話す内容は決まってきま す。あとは場所や状況を踏まえてプレゼンテーションの手段を選択し準備をします。 (2) 姿 勢 ・ 態 度 ・ 表 情 ①視線 ア . 目線を上げる（最も重要） 【少人数の場合】 メインの聞き手を中心に目を合わせつつ、他の人にも少しずつ視線を向ける。 【大人数の場合】 会場全体に視線を向ける。（時々顔を左右に向ける） イ . アイコンタクトで理解度を確認する ! P. 12 目線を上げましょう 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください ②姿勢 ア . 背筋を伸ばし、まっすぐに立つ。 自信は立ち姿に表れます。 ! 背筋はまっすぐ伸ばしましょう ③表情 ア . にこやかに話す 「イ」を発声するときの顔を標準にする ! P. 13 にこやかに話す 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください ④手・腕 腕を組まない、目を細めない、頬や髪を触らない ! ＮＧ仕草 ⑤ジェスチャー ジェスチャーは話に勢いをつけるが、多くても落ち着かず､ ワンパターンでも逆効 果です。 ! P. 14 ジェスチャーは適度に 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (3) 声 に つ い て ①大きい声だけではなく、強弱もつける 強調のポイントは「大きく」「ゆっくり」 「繰り返す」です。 「大きな声を出す」のでなく「口をしっかりと開ける」ことが大切です。 ②語尾を伸ばさない。強調し過ぎない。 ③会場に合わせた声のトーンで (4) 間 （ 沈 黙 ） の と り 方 「間」をとることで、聞き手の意識をコントロールすることができます。 ①大事なことを言う前、大事なことを言った後 → 大事なことが印象に残る ②質問をなげかけた後 → すぐに答えが提示されない＝自分なりに考えてみる ③話がひと区切りするタイミング → ここまでを振り返ってもらう (5) 話 す ス ピ ー ド 「ゆっくり」を心がけます。人前で話すことに加え、伝えたいことがあるとついつい 早口になってしまいます。聞き手は、 早すぎてついていけなかったり、 理解できなかっ たりすると表情や態度に表れるものです。 途中で聞き手の反応を気にかけ、修正しながら話すよう気をつけましょう。聞き手に とって聞き取りやすいスピードはおおよそ２００～２５０字程度 / 分です。 memo P. 15 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (6) 分 か り や す い 話 し 方 の コ ツ ①ワンセンテンスは短めに ２０～４０字で一区切りにします。 ②イメージが浮かぶように 「思い浮かべてください」と声をかける等、相手の理解を促します。 ③話しすぎない 適宜、聞き手が内容を理解しているか、 話についてきているか、 さりげなく確認します。 (7) 「 話 す 」 に あ た っ て の 注 意 点 ①ただの「口達者」にならないように プレゼンターが「話し上手」であることに越したことはありません。ただし、口先だ けで言いくるめるような「口達者」ではかえって逆効果になります。 こちらの考えを相手に伝え、納得してもらい、行動に導くことが目的であることを忘 れてはいけません。 ②自分の強みを活かす（正しい型はない） プレゼンのスタイルは十人十色であり、正解はありません。 論理的な思考が得意な人は、プレゼンの論理展開の構成を練る、 明るい人は豊富にユー モアを盛り込むなど、自分らしさを把握し、それを大事にしてプレゼンテーションに 臨みましょう。 ③話す相手のことを調べておく 話し方は相手に応じて調整します。 事前にプレゼンテーションを行う相手の情報を集め、どのような話し方が適切である かを考えます。 ! 相手を調べる際のポイント ・ニーズ ・プレゼンテーマ、内容についての知識 ・どのような関係の人か（組織内の人か、お客さまか、協力会社かなど） ・立場（その立場に合わせた内容に調整が必要） ・人柄 P. 16 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください ④「場を読む力」も大切 相手の反応によって進め方を変えることもあります。話すことに一生懸命になり過ぎ ると、聞き手が退屈したり、時間を気にして集中できなくなっている姿を見逃してし まいます。 ! 場を読むポイント ・聞き手の表情を確認する ・プレゼンテーション中は可能な限り、聞き手の顔を見ながら話す ・聞き手が資料のどこを読んでいるのか ( 早過ぎないか、または遅過ぎないか ) ・ひと区切りつくごとに聞き手の理解を確認するための「問いかけ」をする ⑤あきらめず、熱意を持って伝える（見切りをつけない） 相手の反応を見ながら話すことは重要ですが、もうだめだと勝手に結論づけることな く、熱意を持って伝えましょう。 memo P. 17 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください ⑥「誰が話すのか」で結果に差が出るのも事実 同じことを同じように話しても、 「誰が話すのか」によって相手への伝わり方は異な ります。これは、話の中身や話す技術の問題ではなく、 「話し手がどういう立場の人か」 や、「話し手の実績に裏付けられた信頼性」によって大きく変わるからです。 参考：話し手の役割分担 ・最初の導入のみ上司が行い、本編は担当者が話す ・・・通常のプレゼンテーション ・全てのパートを上司が行う ・・・相手が偉い人の場合には効果的 ※上司が同席していながら一言も話さないのはよくない ⑦相手を敵に回したらどんなに上手に話してもムダ ちょっとした不用意な言葉遣いで聞き手を不愉快にしたために、話し手の言うこと全 てが否定的に捉えられてしまうこともあります。 ! 気をつけたい「相手を不快にする言葉」 ・特定の人や集団に対する批判・中傷 ・法令や慣例を軽視する発言 ・差別用語 memo P. 18 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください 参考：話し手の役割分担 聞き手が初対面の場合や、ほとんど話をしたことがない場合、話し手との間には「見えない壁」があるものです。 そのような時は、本題に入る前に、ちょっとした雑談を挟み、和ませることが有効です。それにより相手は話し手 を受け入れようという気持ちになるものです。 ①他愛のない雑談から入る ・「今日は寒いですね」（季節や気候の話は定番ではあるが、外さないネタ） ・「素敵なオフィスですね」（過度におもねるような印象にならないように） ②「自分の人間性」を見せる ・バックグラウンドを開示する ・人柄を表すちょっとしたエピソードを披露する ｅｔｃ． ③相手との「共通項」を探す ・「御社には以前○○でお世話になったことがございまして・・・」 ・「今回のようなプロジェクトは、前職でも経験がありまして・・・」 ※注意点 ：立場、状況、時間をわきまえること （一言でいい場合もある） 参考：ネタ探しの方法 ネタ探しのキーワードの１つとして「キドニタテカケシ衣食住」というものがあります。共通の話題の手がかりと なりやすい話の頭文字をとったものです。 キ：季節 ド：道楽 ニ：ニュース タ：旅 カ：家族 ケ：健康 シ：仕事 衣食住：服装、食べ物、住まい memo P. 19 効果的な伝え方 Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください テ：テレビ 5. 巻末付録 資料作成のポイント (1) プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン 資 料 の 効 能 分かりやすいプレゼンテーション資料があれば、たとえ話が不十分でも相手に伝える べきことを理解させることができます。 また、非常に良くできたプレゼンテーション資料を用意することで、相手に信頼感を 与えることにもつながります。 (2) 資 料 作 成 に お け る 留 意 点 ①形式は適切か ア．組織や業界ごとに使い慣れた書式があるため、それに合わせた形式で作成する イ．相手の業務手続の流れに沿った項目立てで資料を作る 例）稟議書及び申請書のフローに沿って作成する等 ②内容は簡潔にわかりやすく ア．あまり多くのこと盛り込まない（1 スライド 1 テーマが基本） イ．聞き手のレベルに合わせた内容にする ウ．専門用語、社内用語、略語は使わない ③見やすく、読みやすく ア．適切な文字サイズ 【スライド】文字の大きさは最低でも 18 ポイント、できれば 20 ポイント以上 【印刷資料】最低でも 11 ポイント イ．読みやすいフォントを選ぶ 可読性、判読性の高いフォントを選ぶ（メイリオ、小塚ゴシック等） ウ．読みやすい色 エ．きちんと揃える ④わかりやすく ア．図やグラフを活用する イ．コントラストをつける P. 20 文字の太さや、大きさで強弱をつける 巻末付録 資料作成のポイント Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (3) ス ラ イ ド Ｂｅｆｏｒｅ&Ａｆｔｅｒ プレゼンテーションの目的応じて資料を使い分けます。適切に使い分けるようにしま しょう。 ①詳細な情報伝達が目的の場合 聞き手の手元に配布資料を用意することが望ましい ②臨場感のあるプレゼンテーション 敢えて配布資料は用意せず、映写資料のみで進めた方が効果的です。 Ｂｅｆｏｒｅ ×文字情報が多い ×読みにくい ×強弱がない × ISS の情報が伝わればよい Ａｆｔｅｒ ○グラフを ISS だけに ○一番伝えたい結論を大きく わかりやすく ○一目でわかるように ○内容に強弱をつけた P. 21 巻末付録 資料作成のポイント Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください Ｂｅｆｏｒｅ ×文字情報が多い ×内容が多すぎる（複数） ×強弱（メリハリ）がない Ａｆｔｅｒ（手元資料） ○内容を箇条書きに ○ステップがわかりやすいよ うに図解化 ○数字を目立たせる （色、サイズ） ○文字の太さで強弱をつける Ａｆｔｅｒ（スライド資料） ○一番伝えたいことは 3 つ のステップ ○さらに簡潔にわかりやすく ○スライドとして投影する内 容はこれくらいで OK →沢山書いても見えないこと が多い P. 22 巻末付録 資料作成のポイント Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください (4) プ レ ゼ ン テ ー シ ョ ン 資 料 の 使 い 方 ①資料を使ったプレゼンテーションで注意すべき点 ア．説明のスピード プレゼンテーション資料を目で追うぐらいのスピード（＝適切な分量）で話します。 参考：適切な分量を話すとは ・「書いてあることと全く同じことは言わない」 ・「書いてあることより、多少、少ない説明とする」 ・「書いてある以上のことを言い過ぎない」 （資料の信頼を失うため） イ．資料をあちこち飛ばしながら説明しない 中身に対する信頼度の低下に繋がります。聴き手は「話す内容を理解したい」し、 「内容が理解できれば賛同したい」 と思っています。 これらを満たすことができれば、 プレゼンテーションはほぼ成功と言えます。 ウ．資料だけに注目させない 資料が配布されると、聞き手は話を聞きながらもつい資料にばかり注目しがちにな ります。「プロジェクターをご覧下さい」や、 「○○の詳細は資料に記載がございま す」等の案内をし、聞き手の注意をコントロールします。 エ．資料を配布しない場合 【詳細な情報伝達が目的の場合】 聞き手の手元に配布資料を用意することが望ましいです。 【臨場感のあるプレゼンテーションの場合】 敢えて配布資料は用意せず、パワーポイント等の映写資料のみで進める方が効果的 です。 参考：プロジェクターを使う際の注意点 ・パソコンの操作に夢中にならない ⇒パワーポイントはあくまで口頭説明の補足資料と位置づける ・スクロール等を使って画面を頻繁に遷移させない ⇒見る側は非常に疲れる、ついていけない ・意図のないアニメーションの多用は避ける ⇒気が散って内容に集中できない P. 23 巻末付録 資料作成のポイント Copyright (C) Mitemo Co.,Ltd. 無断複製および転載はご遠慮ください