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ウェブメールサービス（DEEP Mail） 利用の手引き
ウェブメールサービス（DEEP Mail） 利用の手引き －2016.2.22（第３版）－ 東北学院大学 情報処理センター i 目次 1. DEEP Mail（教員用メールサービス）の利用について ....................................................... 1 1.1. DEEP Mail について .............................................................................................1 1.2. DEEP Mail へのアクセス .......................................................................................1 1.3. DEEP Mail のメールアドレス ..................................................................................1 1.4. ログイン（ID とパスワード）.......................................................................................2 1.5. メールホーム画面 ....................................................................................................2 1.6. 受信メールの参照 ...................................................................................................3 1.7. メールの作成と送信 ................................................................................................4 1.8. 署名の設定 .............................................................................................................5 1.9. アドレス帳の作成／編集..........................................................................................7 1.10. フォルダの作成 .......................................................................................................8 1.11. メールフォルダ移動 .................................................................................................8 1.12. 転送設定 ................................................................................................................9 1.13. 迷惑メール対策 .....................................................................................................10 1.13.1. 受信拒否 .......................................................................................................10 1.13.2. SPAM メールの救済 ...................................................................................... 11 1.14. メール保存／取り込み ...........................................................................................12 1.14.1. 保存（エクスポート） ........................................................................................12 1.14.2. 取り込み（インポート） .....................................................................................14 1.15. ログアウト .............................................................................................................15 1.16. 注意事項 ..............................................................................................................15 2. メールアドレス別名設定の利用について（教職員専用） .................................................... 16 2.1. メールアドレス別名設定（教職員専用） ...................................................................16 ii 1. DEEP Mail（教員用メールサービス）の利用について 1.1. DEEP Mail について 東北学院大学では 2016 年 2 月より学生用メールサービスとして、Google が提供している Web メールサービスの Gmail を提供しています。 これに対し、教職員用のメールサービスについては、製品版 Web メールサービスであるク オリティア社（旧、DEEP Soft 社）の「DEEP Mail」を提供しています。 ※ 授業を担当される先生方におかれましては、従前までとは違い、教員と学生の メール利用環境が異なる点にご注意ください。これに伴い、授業での指導上、 様々なご面倒をおかけするかと存じます。誠に申し訳ございませんがご理解の ほどお願いいたします。 ※ 教職員用の Gmail については、教職員用のメールサービスとして「DEEP Mail」 をそのまま維持しますので、利用自体は可能ですが、ご自身の責任においてご 利用願います。なお、上記の前提のもとで利用を希望される場合は、情報処理 センターにご相談いただければ URL 等の情報をご提供いたします。 1.2. DEEP Mail へのアクセス DEEP Mail へは、情報処理センターの PC 端末、研究室等の学内のネットワークに接続さ れた任意の端末および自宅等のインターネット環境から利用することができます。 端末のブラウザから、以下の URL にアクセスします。 https://webmail.ipc.tohoku-gakuin.ac.jp/ ※ アクセスする際には、セキュリティの観点から、通信の暗号化を行う https （SSL 暗号化）での利用に限定しています。 1.3. DEEP Mail のメールアドレス DEEP Mail で利用者に提供するメールアドレスは次の通りとなります。 ｛統合認証アカウント（代表ログイン ID）｝@mail.tohoku-gakuin.ac.jp ※ 教職員番号 9876543 の場合は、[email protected] となりま す。 1 1.4. ログイン（ID とパスワード） DEEP Mail のログイン画面が表示されます。 [User ID]に利用者に付与された、統合認証アカウント（代表ログイン ID）もしくはセン ター登録アカウントを、[Password]にパスワードを入力し、[Log In]をクリックし、DEEP Mail にログインします。 図 1-1 DEEP Mail ログイン画面 1.5. メールホーム画面 DEEP Mail のメールホーム画面が表示されます。 ご利用のアカウント（『統合認証アカウント』もしくは『セ ンター登録アカウント』）のメールアドレスが表示されます。 『LOGOUT』をクリックするとログアウトします。 各種の操作メニューです。 「メーリングリスト」は、教職員利用 者にのみ表示されます。 新規メールを作成します。 受信メールを参照します。 現在の保存されてい るメールの総容量が 表示されます。 利用可能なフォルダが表 示されます。 各フォルダの使用状況が表示されます。 図 1-2 DEEP Mail メールホーム画面 2 表 1-1 メールホーム画面の表示内容 画 ボタン／リンク 機能 面 左メニュー [メール作成] クリックすると、メール作成画面が表示されます。 [フォルダ管理] フォルダリストから、各フォルダを参照できます。 [受信トレイ]：受信したメールが表示されます。 [送信トレイ]：未送信のメールが表示されます。 [送信済み] ：送信したメールが表示されます。 [下書き] ：作成中のメールが表示されます。 [予約送信] ：予約送信に設定したメールを表示しま す。 [ゴミ箱] ：削除したメールを表示します。 [SPAM] ：SPAM 判定されたメールを表示しま す。 上部メニュー [メールホーム] メールホーム画面を表示します。 [住所録] アドレス帳の管理が行えます。 [スケジュール] スケジュール画面を表示します。 [オプション] メール転送設定や、署名の作成等の個人設定が行えま す。 右画面 [SPAM 設定] SPAM メールに対する設定が行えます。 [メーリングリス メーリングリストに関する操作が行えます。 ト]（教職員限定） 本メニューは教職員のみ表示されます。 [ヘルプ] 各種操作のヘルプが表示されます。 保存メール容量 現在の保存されているメールの総容量が表示されます。 使用量が制限に達するとメールの受信を行うことがで きなくなります。 【最大使用容量（教員） 】5GB フォルダ情報 各フォルダの使用状況が表示されます。 1.6. 受信メールの参照 メールホーム画面の[受信トレイ]をクリックすると、受信されたメールの一覧が表示されま す。 参照したいメールをクリックし、受信メール参照画面からメール本文等の詳細が参照でき ます。 3 フォルダ内のメールを検索します。 検索対象の項目をチェックし、検索文字列を入力して 検索ボタンを押します。 さらに詳細な検索には、【詳細検索】をクリックして、 詳細な条件設定を行います。 受信済みメールがリストされます。 新規受信メールを確認し ます。 図 1-3 受信メール参照画面 1.7. メールの作成と送信 メールホーム画面の[メール作成]ボタンをクリックすると、メール作成画面が表示されます。 各項目に入力してメールを作成し、[メール送信]ボタンをクリックするとメールが送信され ます。 表 1-2 メール作成画面の主な入力項目 ボタン／入力項目 機能 [メール送信] 作成したメールを送信します。 送信者 メール送信者のアドレスを設定します。 プルダウンメニューで設定可能なメールアドレスが選 択できます。 宛先 送信先のメールアドレスを設定します。 [宛先]をクリックすると、アドレス帳から送信先を選 択設定することができます。 件名 メール件名を入力します。 （本文） メール本文を入力します。 ファイル添付 添付ファイルを指定します。 4 作成したメールを送信します。 送信する際の送信元アドレスをプルダウンか ら選択できます。 クリックすると住所録から宛先 を選択できます。 メール本文を記述します。 【参照】ボタンをクリックして、添付ファイルを 選択します。 添付されるファイルが、一覧表示されます。 図 1-4 メール作成画面 1.8. 署名の設定 メール作成時に、署名を入力することができます。 メールホーム画面から[オプション]→[個人環境の設定]をクリックします。 5 図 1-5 個人環境の設定画面 個人環境の設定画面上部の、[署名]タブをクリックすると、署名作成画面が表示されます。 「署名追加」の[作成]をクリックし、署名を作成します。 「署名」に署名文章を記述します。 「署名の名前」に任意の署名データ名を記述します。 「基本署名として使用」をチェックすると、メール 作成時の標準署名として利用できます。 【保存】をクリックして署名データを保存します。 図 1-6 署名の作成画面 6 個人環境の設定画面の[メール作成]タブから、 「送信メールに署名追加」をチェックすると、 メール作成時に自動的に署名が入力されます。 「送信メールに署名追加」の『はい』をチェックし、 【適用】をクリックします。 図 1-7 署名の自動入力設定画面 1.9. アドレス帳の作成／編集 メールホーム画面の[住所録]をクリックし、アドレス帳の管理を行うことができます。 ①【アドレス追加】をクリックして、アドレス追加 画面から住所録に追加します。 ②追加する情報を記入します。『※』の付いた 項目は必須の項目です。 ③画面最下部の【追加】ボタンで住所録に追加 されます。 図 1-8 住所録設定画面 7 1.10. フォルダの作成 受信トレイ以外に任意のフォルダを作成して、受信メールを整理して保管することができ ます。 左メニューの[フォルダ管理]をクリックして、フォルダ管理画面を開きます。 左上の[フォルダの追加]をクリックして、フォルダの追加画面から新しいフォルダを作成し ます。 ①新しいフォルダを作成します。 各フォルダの使用状況が表示されます。 ②フォルダ名をクリックすると、作成フォ ルダの上位フォルダに指定できます。 ③「新規フォルダ名」に作成フォルダ名を 記入し、【追加】をクリックします。 図 1-9 フォルダ管理選択画面とフォルダ追加 1.11. メールフォルダ移動 受信トレイの受信メールを作成した任意のフォルダに移動することができます。 受信トレイ内のメール一覧から、移動したいメールのチェックボックスをチェックし、一 覧上部の「メール移動▼」にて移動先フォルダを選択します。 自動振り分けを設定することで、受信したメールを自動的に所定のフォルダに移動（振り 分け）することもできます。 自動振り分けの設定は、メールホーム画面から[オプション]→[自動振り分けの設定]で行い ます。詳しくは、ヘルプを参照して下さい。 8 ②【メール移動▼】のプルダウンメ ニューから移動先のフォルダを選 択します。 ①移動するメールをチェックします。 図 1-10 メールの移動操作画面 1.12. 転送設定 受信したメールを自動的に転送する場合には、メールホーム画面から[オプション] →[メー ル転送]をクリックします。 転送するメールを、自分のフォルダに残したい 場合に、チェックします。 ①「使用可否」で『使用』をチェックします。 ②転送先のメールアドレスを記入します。 ③【追加】をクリックします。 図 1-11 メール転送設定画面 9 1.13. 迷惑メール対策 メールシステムは、SPAM メールの判定機能を持っています。SPAM メールと判定された メールは、自動的に「SPAM フォルダ」に保存されます。 加えて、利用者自身の判断で、受信拒否追加や、解除の設定を行うことができます。 1.13.1. 受信拒否 受信したメールの送信者からのメールを今後受信拒否したい場合には、受信トレイ内の メール一覧から、受信拒否したいメールのチェックボックスをチェックし、一覧上部の「そ の他の操作▼」にて［受信拒否］を選択します。 ①受信拒否するメールをチェックしま す。 図 1-12 ②【その他の操作▼】のプルダウンメ ニューから「受信拒否」を選択し ます。 受信メール参照画面（受信拒否） 10 1.13.2. SPAM メールの救済 SPAM メールと判定されたメールは、自動的に「SPAM フォルダ」に保存されます。SPAM フォルダに保存されたメールを受信トレイに移動（救済）するには、SPAM フォルダのメ ール一覧から移動（救済）するメールの[救済]をクリックするか、メールを選択（複数選択 可能）後に[選択救済]をクリックします。 複数のメールを救済する場合には、対 象メールをチェックして、【選択救 済】をクリックします。 図 1-13 救済したいメールの「救済」をクリッ クします。 SPAM フォルダ画面 11 1.14. メール保存／取り込み 保存しているメールを利用者の端末に保存（エクスポート）することや、取り出したメー ルを、DEEP Mail 上に取り込む（インポート）することができます。メールサービスで、複 数のログイン ID を有する場合や、メールの移行を行う場合に有効な機能です。 1.14.1. 保存（エクスポート） (1) メール単位の保存 受信トレイや、その他のフォルダに保存している個々のメールを保存（エクスポート） します。 保存したいメールのフォルダを開き、保存するメールのチェックボックスをチェックし、 一覧上部の「その他の操作▼」から[エクスポート]をクリックします。 ZIP ファイル形式に圧縮され、保存先を指定するダイアログが表示されますので、保存先 を選択し、[保存]をクリックします。 ②【その他の操作▼】のプルダウンメ ニューから「エクスポート」を選 択します。 ①エクスポートするメールを チェックします。 ③ダウンロード画面に従い、 保存します。 図 1-14 メール保存画面（メール単位） 12 (2) フォルダ単位の保存 受信トレイや、その他のフォルダの全てのメールを保存（エクスポート）します。 フォルダ管理画面から、保存したいフォルダ行の[エクスポート]をクリックします。 ZIP ファイル形式に圧縮され、保存先を指定するダイアログが表示されますので、保存先 を選択し、[保存]をクリックします。 ①エクスポートするフォルダの【エクス ポート】をクリックします。 ②ダウンロード画面に従い、保 存します。 図 1-15 メール保存画面（フォルダ単位） 13 1.14.2. 取り込み（インポート） 受信トレイや、その他のフォルダに利用者の端末に保存されているメールを取り込み（イ ンポートし、 ）DEEP Mail にて利用することができます。 取り込み（インポート）を行う前に、端末上にある取り込みたい（インポートしたい） eml ファイルを ZIP ファイル形式で圧縮をして下さい。 DEEP Mail のフォルダ管理画面から、メールを保存（インポート先と）したいフォルダ 行の[インポート]をクリックします。 [ファイルを選択]をクリックすると、ファイル選択のダイアログが表示されますので、イ ンポートしたい ZIP ファイルを選択し[インポート]をクリックします。 ①インポートするフォルダの【インポー ト】をクリックします。 ②【参照】ボタンをクリックして、端末 上の取り込むファイル（Zip形式）を選 択します。 ③【インポート】をクリックすると、 フォルダに取り込まれます。 図 1-16 メールの取り込み画面 14 1.15. ログアウト メールホーム画面上部の[LOGOUT]ボタンをクリックして、DEEP Mail からログアウト します。 『LOGOUT』をクリックしてログアウトします。 図 1-17 ログアウト画面 1.16. 注意事項 1. メールボックスにメールを大量にためないよう、メールホーム画面の保存メール容量ゲ ージの状態に注意し、不要なメールは定期的に削除して下さい。 2. 大きいサイズのファイルは、メール添付しないようにこころがけて下さい。 3. 次に該当する情報発信を禁じます。 （メール送信等での禁止事項） 公序良俗に反する内容を情報発信すること 他人に対する名誉毀損や誹謗中傷、及びプライバシー侵害を内容とする情報発信を すること デマなど虚偽の情報を情報発信すること。また、他人の名前を使用して情報発信す ること チェーンメールや掲示板荒らし等、無差別・大量に情報発信をすること 15 2. メールアドレス別名設定の利用について（教職員専用） 2.1. メールアドレス別名設定（教職員専用） 統合認証アカウント（代表ログイン ID）を持つ教職員利用者は、統合認証アカウント のメールアドレスに加えて、別名メールアドレスを利用して、メールの送受信を行うこと ができます。 別名メールアドレスは、DEEP Mail を Web 経由で使用時のみ有効な機能になります。 メールホーム画面から[オプション]→[個人情報の変更]をクリックします。 個人環境の設定画面上部の、[Alias 設定]タブをクリックすると、Alias(別名)設定画面 が表示されます。設定したい別名メールアドレスを入力し、[重複確認]をクリックして別 名メールアドレスがすでに利用されていないことを確認し、[適用]ボタンをクリックしま す。 指定した別名メールアドレスがすでに利用されている場合には、その別名メールアドレ スは利用できません。 また、別名設定は適用後から１８０日間は他の別名に変更することができませんので、 ご注意下さい。 ①「変更Alias」に設定したい別名を入力します。 ②【重複確認】ボタンで、入力した別名がすでに使用されているかチェックします。 ③重複がなければ、【適用】をクリックして設定します。 図 2-1 Alias 設定画面 16