電子決裁導入計画

資料４
平成26年11月12日 印西市情報化推進本部（了承）
電子決裁導入計画（案）
平成２６年１０月
印西市電子決裁検討部会
～ひと まち 自然 笑顔が輝く いんざい～
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◆目次
１．電子決裁の背景
２．電子決裁検討部会
３．電子決裁のメリット
４．電子決裁のデメリット
５．文書管理システムの状況
６．財務会計システムの状況
７．現状のまとめ
11．電子決裁導入方式の検討
12．電子決裁導入方針
13．おわりに
８．電子決裁化による効果の試算
９．先進地の状況
10．電子決裁の課題整理
～ひと まち 自然 笑顔が輝く いんざい～
＝資料＝
資料１．個別の課題整理
2013/5/16
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Ver１．０
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◆１．電子決裁の背景
１．第３次情報化計画（Ｈ２４～Ｈ２８）
電子決裁化を推進し、「業務手順の見直しや業務プロセスの再構築及び横断的な情報の共有化を、行政改革の取り組みと連携させな
がら、業務事務の簡素化・効率化を図っていく。」という方向性を示している。※平成25年度から検討結果に基づき構築・導入。
２．既に電子決裁は始まっている
当市の電子決裁については、平成１８年度から服務管理システム。
合併前の印旛村では、全国でも先進的な取り組みとなる、文書管理システム及び財務会計システムの電子決裁を導入。
３．財務会計システムは電子決裁に対応
※文書管理システムも電子決裁に対応
平成２４年度予算編成から、新財務会計システムが稼働しており、当該システムは合併前に印旛村で導入していたシステムであり電子
決裁に対応している。 ※平成26年度の文書管理システム再構築に当たり、電子決裁に対応したシステムを構築中。
４．電子決裁基盤のライセンスは取得済み
平成２６年度に、文書管理システムの見直しを行う予定であるが、印旛村で導入していた文書管理システム及び電子決裁基盤システ
ムのライセンスを使用できる状況である。
■第４次印西市行政改革大綱（Ｈ２４～Ｈ２７）
３－④ 電算化による効率的な事務処理の推進
■第２次印西市実施計画（Ｈ２５～Ｈ２７）
・電子行政の推進（情報化計画の推進）
・文書管理システムの見直し
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電子決裁検討部会の設置
平成25年8月1日
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◆２．電子決裁検討部会
●情報化推進本部の専門部会として設置
●委員は職員14名（各部から選出・本部長が任命）
平成２５年度
会議開催日
会議概要
第１回
平成２５年
８月
８日
第２回
平成２５年
８月２７日
電子決裁システムのデモ（２社）
第３回
平成２５年
９月１７日
印旛村の電子決裁の状況、財務会計システムの状況など
第４回
平成２５年１０月
第５回
平成２５年１０月１８日
中間報告について
第６回
平成２５年１２月１６日
運用面における課題、課題整理方法など
３日
部会設置について、文書管理システムの状況など
先進地の状況、長期保存フォーマット、導入費用と課題など
総体的
な検討
平成２６年度
会議開催日
会議概要
第７回
平成２６年
６月２７日
部会スケジュール、課題研究（メール通知文書の流れ）など
第８回
平成２６年
７月
前回意見の整理、課題研究（メール照会文書の流れ）など
第９回
平成２６年
７月２５日
前回意見の整理、課題研究（財務支出伝票の流れ）など
第10回
平成２６年
９月
前回意見の整理、合議、南相馬市の状況など
第11回
平成２６年
９月３０日
第12回
平成２６年１０月２９日
８日
４日
具体的
な検討
前回意見の整理、南相馬市の状況など
電子決裁導入計画（案）について
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◆３．電子決裁のメリット
■メリット
１．Ｅメール等電子媒体で到着した文書を電子のまま一連処理
国や県からの文書のほとんどは、Ｅメールにより電子文書が送付されており、外部からのＥメールが簡単に文書登録できるシステム
を導入し電子決裁を導入することで、事務の効率化、さらに紙の使用量の削減、作業時間の軽減が期待できる。
２．紙の使用量減（ペーパーレス化）
上記１に加え、庁内情報システムにおける各課通知・照会・回答などの文書の文書管理システムへの登録基準を再度見直すことに
より、さらに紙の削減が期待できる。
３．各出先から本庁までの移動時間、燃料等の削減
各出先機関が本庁等へ決裁が必要なものを電子決裁化した場合、移動時間、燃料等の削減が期待できる。
４．書庫スペースの削減
電子決裁を導入し、原本が電子化された文書は、保存スペースが不用であるため、書庫スペースの削減が期待できる。
５．文書の保存・保管及び文書を探し出す時間の縮減
電子決裁を導入し、原本が電子化された文書は、ファイリングが不用であり、文書の保管・保存及び検索時間の短縮が期待できる。
６．決裁を持ち回る時間の削減
電子決裁の文書については、決裁者の任意な時間に決裁できるため、起案者の時間削減が期待できる。
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◆４．電子決裁のデメリット
■デメリット
１．収受した紙文書（原本）の保存
（課題ではあるが、デメリットではない。）
紙媒体が原本のもの（請求書、契約書、公印文書、冊子など）は、ルール化し電子決裁で処理することも可能であるが、原本の保管
が発生する。
２．紙文書を電子決裁するためのデータ取込み（スキャニング等）の手間
紙文書が原本のもの（請求書、契約書、公印文書、冊子など）を電子決裁するためには、作業効率、見読性、保存・保管状況などを
考慮し、どの程度までデータとして取込むか、ルール化が必要。
３．決裁時に説明ができない
事前に説明が必要な重要案件は従前どおり事前説明を行う。決裁時に説明ができないため、説明資料を持ち歩く必要がある。
４．見読性の確保
紙媒体と同様の見読性が確保できない場合がある（Ａ４以上の文書、大量の資料など）。
●電子決裁のメリットは十分にあるのか。
●メリット・デメリットは運用と密接に関係がある。
どの程度、どのように電子決裁を実現するか。
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◆５．文書管理システムの状況
平成２４年度
■決裁区分毎の文書件数（本庁）
部長以上
供覧文書
起案文書
本庁課長
主任等
本庁計
3,519件
16,716件
264件
20,499件
17.2%
81.5%
1.3%
100%
8,972件
27,836件
393件
37,201件
24.1%
74.8%
1.1%
100%
文書発生率
64.3％
88.7％
⇒供覧82％、起案75％は、課長までの決裁文書。起案文書の88％は本庁。
■決裁区分毎の文書件数（出先機関）
部長以上
供覧文書
起案文書
本庁課長
出先機関の長等
出先計
1,197件
271件
9,894件
11,362件
10.5%
2.4%
87.1%
100%
642件
1,018件
3,097件
4,757件
13.5%
21.4%
65.1%
100%
⇒供覧89％、起案86％は、課長までの決裁文書
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文書発生率
35.7％
11.3％
※各割合は小数点第2位を四捨五入
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◆６．財務会計システムの状況
■専決区分毎の伝票件数（本庁）
種別
市長
伝票発生率 56.6％
財政
担当部長
副市長
平成２４年度
部長
課長
本庁計
支出負担行為
214件
358件
447件
459件
4,932件
6,410件
支出命令
595件
71件
555件
820件
21,980件
24,021件
調定
53件
27件
195件
153件
2,596件
3,024件
862件
456件
1,197件
1,432件
29,508件
33,455件
2.6%
1.3%
3.6%
4.3%
88.2%
100%
合計
⇒財務伝票の88%は、課長専決。
■専決区分毎の伝票件数（出先機関）
種別
市長
担当部長
部長
課長
出先計
支出負担行為
16件
9件
36件
47件
4,538件
4,646件
支出命令
5件
4件
86件
503件
18,969件
19,567件
調定
13件
0件
4件
2件
1,435件
1,454件
34件
13件
126件
552件
24,942件
25,667件
0.1%
0.1%
0.5%
2.1%
97.2%
100%
合計
71.8％
伝票発生率 43.4％
財政
副市長
本庁伝票の
支出命令の割合
出先伝票の
支出命令の割合
76.2％
⇒財務伝票の97%は、課長専決。財務伝票全体の43％は出先機関から発生。
※各割合は小数点第2位を四捨五入
⇒財務伝票全体の73％は、支出命令。
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◆７．現状のまとめ
■文書管理システム
①本庁：供覧82％、起案75％は、課長専決。起案文書の88％は本庁から発生。
②出先：供覧89％、起案86％は、課長専決。
課長専決の文書を効率化できないか。
（全体：供覧文書の約80％、起案文書の約75％が課長専決）
■財務会計システム
①本庁：88%は、課長専決。
②出先：97%は、課長専決。財務伝票全体の43％は出先機関から発生。
出先機関の伝票を効率化できないか。
（全体：財務伝票の約73％支出命令、そのうち93％は課長専決）
★財務伝票の課長専決は全体で約90％あるが、専決区分により電子決裁化し
た場合、支払確認事務（特に会計課の審査事務）の煩雑化が想定される。
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◆８．電子決裁化による効果の試算方法
電子決裁のメリット・デメリットを踏まえ、効果を試算する。
●効果：紙の削減、決裁の効率化、文書の保管保存の効率化など
●文書管理と財務会計の特性を考慮し、別々に試算する
■文書管理システム
■試算する前提条件■
①電子文書の見読性を考慮し、添付文書のページ数を５ページ程度。
②スキャニング環境が整備途中のため、スキャニングはできるものだけ。
③文書の全体の約80％が課長専決。
④重要性の高い部長専決以上は説明が重要であるため、電子決裁を行わない。
課長専決文書の３０％を電子決裁化した場合の効果を試算する。
※段階的に電子決裁を導入する場合でも効果はあるのか
■財務会計システム
■試算する前提条件■
①伝票全体の73％が支出命令。出先の割合が43％。
②支出命令の添付書類（請求書）のスキャニングが必要。
③専決区分により電子決裁化した場合、支払確認事務（特に会計課の審査事務）の煩雑化が想定される。
支出命令を電子決裁化した場合の効果を試算する。
※支出命令だけでも効果はあるのか
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◆８．電子決裁化による効果の試算結果
■文書管理システム
※段階的に電子決裁を導入する場合でも効果はあるのか
課長専決の３０％を電子決裁化した場合の効果
効率化項目
① 電子メール（収受・供覧・保管）
② 紙の削減
試算結果
317時間
約124,000枚
③ 決裁の効率化
（出先からの移動時間）
④ 保存文書の検索
222時間
⑤ 文書の移管・保存
310時間
621時間
試算の概要
課長専決の３０%
でも効果あり
課長までの供覧×対象電子メール率 ×時間削減(7分)÷60
(課長までの供覧×対象電子メール率+
課長までの起案×電子化率(30%)）× 1件当たりの紙削減(10枚)
(本庁課長専決の供覧271件×対象電子メール率 ＋本庁課長専決の起案
1,018件×電子化率(30%))×本庁出先間の時間削減(40分)÷60
(課長までの供覧×対象電子メール率 ＋課長までの起案×電子化率
(30%))×保存文書の検索率(50%)×時間削減(6分)÷60
(課長までの供覧×対象電子メール率 ＋課長までの起案×電子化率
(30%))×移管・保管の効率化(1.5分)÷60
基礎数値：・課長までの供覧文書=27,145件、・課長までの起案文書=32,344件、・対象電子メール率（収受文書で電子決裁可能率）=10%
■財務会計システム
※支出命令だけでも効果はあるのか
支出命令を電子決裁化した場合の効果
効率化項目
① 紙の削減
② 決裁の効率化 （本庁）
試算結果
約144,000枚
232時間
③ 決裁の効率化
（出先からの移動時間）
④ 保存文書の検索
4,204時間
⑤ 請求書のスキャニング
－801時間
35時間
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出先の決裁
効果大
試算の概要
支出命令(48,066件)×電子化率(100％)× 紙削減(3枚)
決裁持ち回り伝票（部長専決伝票2,318件×効率化率(30%)×20分）＋
対象伝票27,045件×効率化率(30%)×会計課への送致削減(3分)÷60
出先対象伝票21,021件×効率化率(30%)×本庁出先間の時間削減(40
分)÷60
起票所属が2カ月に１回請求書を探すと仮定（178所属×6回)×時間削
減(2分)÷60
支出命令＋調定(48,066件)×電子化率(100％)× ｽｷｬﾆﾝｸﾞ(-1分)÷60
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部長以上の決裁は、説明等が
必要な場合が多いため、段階
的に導入することを想定。
◆電子決裁による効果
文書管理
の例
起案
承認（部長）
承認（課長）
電子
決裁
電子
決裁
添付文書
(電子･紙)
承認（副市長・市長）
施行（担当者）
電子
決裁
添付文書
(電子･紙)
添付文書
(電子･紙)
【課長決裁の件数】
決裁
完了
添付文書
(電子･紙)
課長専決の３０%
でも効果あり
文書管理：供覧文書20,499件の約８０％
起案文書37,201件の約７５％
財務会計：支出命令43,588件の約９０％
起案用紙
保存
保管
★紙処理が適している場合は、紙文書による決裁を行う。
課長決裁の供覧・起案の３０％を
電子決裁化した場合の効果
文書管理の効率化項目
①
②
③
④
⑤
電子メール（収受・供覧・保管）
紙の削減
出先からの移動時間
保存文書の検索
文書の移管・保存
支出命令の１００％を
電子決裁化した場合の効果
試算結果
317時間
約124,000枚
222時間
621時間
310時間
財務会計の効率化項目
①
②
③
④
⑤
紙の削減
決裁の効率化 （本庁）
決裁の効率化 （出先からの移動時間）
保存文書の検索（過去の伝票検索）
請求書のスキャニング
※その他、消耗品や書庫スペースの削減効果あり
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試算結果
約144,000枚
232時間
4,204時間
35時間
－801時間
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◆９．先進地の状況
１．千葉県内の状況
※千葉県内は、文書管理を４市、財務会計を１市が導入しています。（独自調査）
団体
人口
（万人）
文書管理
システム
財務会計
システム
浦安市
16.2
導入済
導入済
文書管理の電子決裁
君津市
8.8
導入済
導入済
文書管理の電子決裁
香取市
8.1
導入済
導入済
文書管理の電子決裁
袖ヶ浦市
6.2
導入済
導入済
文書管理、財務会計の電子決裁
２．埼玉県の状況
電子決裁の状況
※埼玉県の文書管理の状況（出典：埼玉新聞）
埼玉県内で文書管理の電子決裁を７市が導入。平成２４年度の電子決裁化率を調査。
１位・戸田市（91.5％）、２位・川口市（60％）、３位・ふじみ野市（58.3％）、４位・さいたま市（41.77％）、５位・春日部市（21.6％）
３．福島県南相馬市の状況
※平成25年度に南相馬市に派遣された職員からヒアリング
南相馬市は、文書管理、財務会計で電子決裁を導入。
基本的に決裁時押印していたものは、全て電子決裁。（電子決裁化率は１００％ ）
＜紙文書の電子化＞
・各事務フロアに２台程度のスキャナ。基本的に全てスキャニング。原本は各課で保管。
＜冊子等の紙文書の取扱＞
・回付票で回議し、決裁はパソコン上で電子決裁。決裁完了後、供覧書・起案書を印刷し冊子に添付し文書保管。
＜部長以上の決裁＞
・説明が必要な場合は、決裁権者の席へ説明資料を持参し説明後に決裁する場合があった。市長決裁は必ず説明していた。
＜※公共料金の口座振替え＞
・公共料金（電気・上下水道・ガス・電話など）は、会計課で一括して口座振替処理をしており、事務処理の効率化が図れていた。
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◆10．電子決裁の課題整理
１．紙文書は残る
①大量の紙文書、冊子、書籍、大きな図面など
②決裁において説明が必要なもの
③文書施行に公印ありのもの
２．文書の電子化
①スキャニング環境の整備
②原本の管理方法（電子文書が原本）
３．業務プロセスの最適化
①専決区分や合議の見直し
②文書登録基準の見直し
③公共料金の口座振替え
４．各機能における課題抽出
①文書管理では、収受・供覧・起案・施行に分けた具
体的な検証。
②財務会計では、執行伺・契約伺・負担行為・支出命
令に分けた具体的な検証。
５．規程類の見直し
①事務決裁規定、②文書管理規程、③会計事務規則、
④契約事務規則 など
６．その他
①庁内情報システム（グループウェア）との連携
②企業会計の会計事務
これらの課題に対する対応策については、別紙「個別の課題整理」に示す。
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◆11．電子決裁導入方式の検討
電子決裁の導入方式としては、１．文書管理と財務会計を同時に実施、２．文書管理から、３．財務会計から、４．段階的にできる
とこから導入するパターンを検討する。
導入方式１
導入方式２
導入方式３
導入方式４
実施概要
文書管理及び財務会計で、
基本は全て電子決裁
文書管理のみ電子決裁
財務会計のみ電子決裁
段階的な導入
（文書管理の課長決裁から）
電子決裁の範囲
基本100%電子決裁
導入方法
・基本は全て電子決裁。
・紙文書の収受はできるだけス
キャニング。
・冊子等は回付票を付けて回付
し、決裁は電子。
・重要決裁は事前説明し、決裁
は電子。
・請求書はスキャニングし、原本
は原課保管。
前提条件
・出先機関も含め、十分なスキャ
ニング環境が必要。
・紙文書の決裁についても、押
印ではなく、電子決裁が必要。
課 題
・スキャニング環境の整備
・重要決裁の事前説明
・請求書の原本保管
・電子データでの出納検査
文書管理の基本100%電子決裁 財務会計の基本100%電子決裁
３０％⇒１００％
・文書管理システムの課長専決
を電子決裁。（全体の30%を見込
・文書管理は基本全て電子決裁。
・財務会計は基本全て電子決裁。む）
・紙文書の収受はできるだけス
・添付資料の電子化。
・複合機の整備を進め、段階的
キャニング。
・冊子等は持ち回り、決裁は電 に電子化率を向上。
・冊子等は回付票を付けて回付
子。
・スキャニング環境が揃ったら財
し、決裁は電子。
・請求書はスキャニングし、原本 務会計を電子化。
・重要決裁は事前説明し、決裁
は原課保管。
は電子。
※財務会計は専決で区分けす
ると事務が煩雑。
同 左
同 左
・本庁各課のスキャニング環境
が必要。
※スキャニング環境が有る部署
から実施も可能。
・スキャニング環境の整備
・重要決裁の事前説明
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・スキャニング環境の整備
・請求書の原本保管
・電子データでの出納検査
・スキャニング環境の整備
・重要決裁の事前説明
・請求書の原本保管
・電子データでの出納検査
※段階的に実施可能。
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◆12．電子決裁導入方針
段階的な導入を図る
文書管理と財務会計の決裁は
『基本的に全て電子決裁を目指し、段階的に導入』する。
行政事務の根幹である文書管理及び財務会計を、最初から全て電子決裁化した場合、相当の混乱も予想される。
導入にあたっては、導入効果の試算及び導入方式の検討などから、段階的な導入が可能であり効果も期待でき
ることから、電子決裁導入による職員の負荷やスキャニング環境の整備等を考慮し段階的な導入を図る。
※平成27年度当初から、文書管理と財務会計は電子決裁に対応したシステムが稼働。
※平成27年度は庁内プリンターの入替えに併せ、複合機の導入によるスキャニング環境拡充。
ＳＴＥＰ１
文書管理の課長専決から電子決裁
ＳＴＥＰ２
財務会計（支出命令）の電子決裁
ＳＴＥＰ３
電子決裁化率を高める
ＳＴＥＰ４
文書管理及び財務会計で、基本的に全て電子決裁
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◆12．電子決裁導入方針②
段階的な導入を図る
ＳＴＥＰ１
ＳＴＥＰ２
ＳＴＥＰ３
ＳＴＥＰ４
年度
平成２７年度
平成２８年度
平成２９年度
平成 30年度以降
実施概要
文書管理の課長決裁から電子決裁
財務会計の電子決裁
（支出命令から）
電子決裁化率を高める
文書管理及び財務会計で、
基本は全て電子決裁
文書管理：課長専決のもの
文書管理：電子決裁化率を高める
基本的に全て電子決裁
財務会計：支出命令
財務会計：執行伺・負担行為など
・文書管理システムの課長専決を ・スキャニング環境が揃ったら財 ・文書管理の電子決裁化率を高
電子決裁。
務会計を電子化。
める。
・ｅメール等電子で到達した文書は ・支出命令は基本全て電子決裁。 ・紙文書の収受はできるだけス
同 左
電子で完結。
キャニング。
・冊子等は現行通り、文書登録後に ・冊子等は持ち回り、決裁は電子。・冊子等は回付票を付けて回付し、
回付票を付けて回付し、決裁は押 ・請求書はスキャニングし、原本 決裁は電子。
印。
は原課保管。
・重要決裁は事前説明し、決裁は
・重要決裁は現行通り、文書登録
電子。
後、決裁は押印。
・複合機の整備を進め、段階的に ※契約事務、負担行為などの電 ※検討結果により契約伺・負担行 ・契約伺いの電子決裁
電子化率を向上。
子に向けた検討
為などの電子決裁
・負担行為の電子決裁
（添付資料の電子化。）
電子決裁の範囲 文書管理：課長専決のもの
実施内容
・文書管理規程の見直し
（文書登録基準の見直し）
前提条件など
・契約事務規則の見直し
・紙文書の決裁についても、押印 ・意識改革
・本庁各課のスキャニング環境整備。
・出先機関も含め、十分なスキャ
ではなく、電子決裁へ。
※スキャニング環境が有る部署か ニング環境が必要。
ら実施も可能。
文書管理：３０％
電子決裁化率
（目標）
・会計事務規則の見直し
（公共料金口座振替の検討）
文書管理：３０％⇒４０％
財務会計：支出命令１００％
文書管理：４０％⇒５０％
財務会計：支出命令１００％
負担行為１００％
文書管理：１００％
財務会計：支出命令１００％
負担行為１００％
（執行伺、契約締結）
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●番号制度（平成29年1月の給与支払報告書に個人番号を記載。）←平成27年度の財務会計システムの運用から対応
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～ひと
まち 自然 笑顔が輝く いんざい～
●新公会計制度（平成28年度の決算から複式簿記帳票作成。）←平成28年度の財務会計システムの運用から対応
◆12．電子決裁導入方針③
■電子決裁導入スケジュール
平成２６年度
電子決裁
の検討
文
書
管
理
平成２７年度
方
針
決
定
平成２８年度
平成２９年度
ＳＴＥＰ２
ＳＥＴＰ１
ＳＴＥＰ３
ＳＴＥＰ４
＜文書管理＞課長専決文書の電子決裁化
文書管理規程
文書登録基準
研
修
・電子文書を電子で完結
・紙文書は可能なものを電子化
電子決裁化率の向上
会計事務規則
支出命令の電子化に向け
た規則などの見直し
財
務
会
計
環
境
整
備
平成３０年度以降
契約事務規則
研
修
事務決裁規程
＜財務会計＞支出命令の電子決裁化
・請求書などの電子化
※契約事務、負担行
為などの電子に向け
た検討
予算化
＜財務会計＞
研
修
契約伺、負担行為など
・添付資料の電子化
予算化
スキャナ整備（本庁）
文書管理システム構築
基本的に
全て電子決裁
スキャナ整備（出先）
財務会計システム設定
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◆13．おわりに
当検討部会では、約１年半、12回の会議を重ね、文書管理システム及び財務会計システムにおけ
る電子決裁の導入について検討を重ねた。
電子決裁は、文書を電子文書として決裁し保管でき、国や県との往復文書の大半が電子メールで行
われている昨今においては、決裁事務の効率化、ペーパレス化など大きな効果が期待できる。
しかし、電子文書の原本性と見読性の確保、原本が紙文書の扱い、紙文書を電子化するスキャニン
グなど、電子決裁に特有の新たな課題が発生し、その解決方法として電子決裁の範囲、導入方法、事
務プロセスの見直しなども含め検討を進めた。
その中で、南相馬市は、基本的に全てを電子決裁し事務効率化を図っているが、部長以上の決裁は
説明をして決裁を受ける場合があることや、冊子などの保管には、ファイリングのために電子決裁後
の供覧書や起案書を打ち出していることなど、電子文書と紙文書の共存の中で運用している実例は大
変参考になった。
当導入計画（案）では、電子決裁の導入効果や導入課題などを整理すると共に、当市の状況などを
総合的に勘案し、当市の電子決裁の導入は『基本的に全て電子決裁を目指し段階的に導入する。 』
という方針を導き出した。
個別具体の課題については、それを解決するための方向性をできるだけ整理したが、実施に当たっ
ては、規程類の改正や職員への周知・研修などについて、それぞれの所管部署が主体的に行う必要が
ある。
最後に、当検討部会で検討した結果が早期に実現し、今後の印西市の事務効率化の一助となれば幸
いである。
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◆13．おわりに（検討部会委員名簿）
【電子決裁検討部会委員】
※部署名・職名は平成26年4月1日現在
部署名
職名
氏名
1 市民部資産税課
主査
海老原 博秋
2 教育部（兼教育総務課）
主幹（政策担当）
鈴木 悦子
3 総務部管財課
主査
林
4 総務部行政管理課
主幹
坂巻 順一
5 総務部秘書広報課
主査補
金井 浩之
6 企画財政部財政課
主査補
田中 孝臣
7 市民部納税課
室長（主幹級）
伊藤 武行
8 環境経済部環境保全課
主査補
石井 一彦
9 健康福祉部保育課
主査
小作 公哉
10 都市建設部下水道課
主査補
藤﨑 健生
11 水道部水道課
主査補
草間 喜克
12 教育部高花学校給食センター
主査
唐澤 千晶
13 会計課
主査
遠藤
14 総務部行政管理課
室長（主査級）
秋山 和俊
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備考
副部会長
敏幸
正
部会長
【事務局】
部署名
職名
氏名
総務部情報管理課
副主幹
米井 雅俊
総務部情報管理課
主査
川村 由美子
総務部情報管理課
主査
立原
剛
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電子決裁導入計画（案） 資料１
【個別の課題整理】
■電子決裁検討部会では、文書管理及び財務会計の各機能について具体的に
システムと事務をすり合わせ、導入に向けた対応方針（案）を整理した。
なお、対応方針（案）には、新システムの動作状況なども記載している。
大分類
詳細項目
１
共通の課題と対応方針
紙文書、電子文書、業務プロセスの最適化など
２
文書管理の課題と対応方針
収受⇒供覧（決裁）⇒起案（決裁）⇒施行
３
財務会計の課題と対応方針
執行伺⇒契約締結⇒負担行為⇒検査⇒支出命令⇒支払・監査
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◆1．共通の課題と対応方針
共通課題
１．紙文書は残る
課題
対応方針（案）
①
大量の紙文書、冊子、書籍、大きな図面など
（以下「冊子等」という。）の扱い
冊子等のスキャニングによる電子化が適さないものは、電子決裁せず
に押印決裁とする。
なお、南相馬市の例では、冊子等は回付票を貼り回議し、決裁は電子、
決裁終了後に供覧書または起案書を印刷し冊子等に添付し、ファイリン
グする。このことで基本全て電子決裁が可能となる。
②
決裁において説明が必要なもの
課長専決においては事前調整の徹底を図り、部長以上は押印決裁とす
る。
なお、部長以上の電子決裁が開始された場合においても、必要な説明
を十分に行い決裁を得る。
２．文書の電子化
課題
対応方針（案）
①
スキャニング環境の整備
電子決裁化率の向上及び財務会計の電子決裁化には、スキャニング環
境が必須であり、計画的に早急な整備が必要。
②
電子文書の管理方法（電子文書が原本）
電子文書が原本のものは、保存期間内の見読性及び改ざん等への対策
が必要。（保存年限を満了した場合、廃棄リストに出力し添付ファイル
等は削除する。）
①１０年間程度はシステム内で確認できるようデータを保持すること。
②決裁が完了した文書は変更・削除できないこと。
③長期保存文書については、作成されたシステム等に拘束されない国際
標準規格（PDF/A）へデータ変換する等の対策が必要。
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◆1．共通課題の整理
共通課題
3．業務プロセスの最適化
課題
対応方針（案）
①
専決区分や合議の見直し
専決については、印西市事務決裁規程第８条別表に規定され、特に財
務会計では(３)財務に関する事項及び(４)契約及び公有財産に関する事
項に規定される専決を見直すことで、事務効率化が図れる。
（例）
・検査と支出命令の統一（現在、検査は負担行為の専決）
・執行伺いで「財政担当課長及び管財課長の合議」
合議については、印西市事務決裁規程第３条及び文書管理規程第２４
条に規定され、誰が合議先を決めるか、合議先は担当部課長だけで良い
かなど、明確なルールが必要。（必要最小限の合議でよいのでは。）
②
文書登録基準の見直し
文書管理規程で電子文書も原本として管理することを明記する。
また、文書管理システムへの登録基準を見直すとともに職員へ周知す
ることで、事務効率化及びペーパレス化が図れる。
（例）
・庁内通知（軽易なもの）は、発信元課のみ登録し各課は収受処理し
ない等。
③
公共料金の口座振替え
南相馬市の例のように、公共料金の口座振替え処理を導入することに
より、各課・各出先機関における支出伝票処理が大幅に軽減できる。
４．他システムとの連携
課題
①
庁内情報システム（グループウェア）
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対応方針（案）
電子メールを収受する上で、庁内情報システム（メール・各課通知）
と文書管理の連携は必至である。
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◆2．文書管理の課題と対応方針
文書管理システム
収受⇒供覧（決裁）⇒起案（決裁）⇒施行
１．収受・供覧（決裁）
課題
対応方針（案）
①
文書管理システムへの登録基準が課等により曖
昧になっている。
文書管理システムへの登録基準を見直し、庁内通知で簡易なものは収
受処理しない方向で調整する。
参考としては、南相馬市では、収受後に必ず課長の指示により課内の
文書処理を行っている。
②
紙の届出・申告・申請等の文書管理システムへ
の登録方法
電子決裁の運用開始にあわせて全ての環境整備ができないことから、
電子で到達した文書は電子で完結させる運用から取り組み、同時にス
キャナの整備を進め、紙文書の電子化を拡充していく。
③
現状ではメール収受の文書は、打ち出して、紙
で保存している。
電子メールで到達した文書は「収受→供覧→決裁→施行（Eメール発
送）」の流れを電子決裁化し、「電子文書は電子で完結する」運用に切
り替える。
文書管理規程第12条（電子メールの収受及び交付）の改正が必要。
④
電子メールを収受する際に重複登録を防止する
方法
重複登録が容易にできないよう庁内情報側または文書管理の収受待ち
一覧機能に工夫がほしい。
⑤
分割送付されたメールを一括登録する方法
分割メールの一括登録及び分割メールに添付される圧縮ファイル等の
登録について、システムの確認が必要。
⑥
文書管理システムとファイルサーバに収受した
文書の電子データを二重登録すべきか。
回答が必要なものについては、ファイルサーバへの登録も可とし、供
覧で完結する文書については文書管理システムへの登録と電子決裁によ
る回議のみとする。
⑦
収受のみで終了する場合が想定されるか
現文書管理システムは、「収受」と「供覧」一体であるが、新文書管
理システムは「収受」と「供覧」が分割されている。収受のみで登録完
了が可能であり運用面の精査が必要。
⑧
供覧完了日の取り扱い
電子決裁の場合、供覧は設定された決裁者全員に同時に回議され、最Page24
終決裁者（確認者）の決裁（確認）により自動で完了日が入力される。
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◆2．文書管理の課題と対応方針
文書管理システム
収受・供覧（決裁）⇒起案（決裁）⇒施行
１．収受・供覧（決裁）
課題
対応方針（案）
⑨
決裁ルートのパターンの登録
決裁のパターン登録は可能で、直前に回議した決裁ルートが最初に表
示される。初期表示後に修正することも可能。
⑩
庁内からの照会も収受・供覧処理するか
回答が必要なものについては、収受・供覧処理を行う。
回答が不要なもので、後年まで文書に記載された内容が影響しないも
のいついては、庁内情報システムで各職員が確認することで完了とする。
登録基準の明確化が必要。
２．起案（決裁）
課題
対応方針（案）
①
起案は直属の上司だけでよいか
事務決裁規程で決裁の順序が規定されているとおり、順次直属の上司
の意思決定を行うこととするが、押印決裁の場合、班員全員の押印を
行っていたことから、直属の上司以外については、供覧と同様の扱い
（確認）で回議する。
②
添付ファイルを修正した場合の版数管理がで
きるか（決裁途中での版数）
決裁途中に添付されたファイルを修正することは可能だが、版数管理
は別途オプションを導入せねばならない。電子決裁ではコメントを付し
て決裁することが可能なので、修正個所をコメントで表示する。
③
遡り起案を行う場合、決裁日はどのように反
映されるのか
④
添付書類が膨大な場合の決裁方法の選択
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電子決裁の場合、決裁日は標準で起案日となる。変更も可能。
添付書類が冊子等の場合や特定のアプリケーションでしか内容を確認
できない電子文書ファイルの場合は、押印決裁を使用する。
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◆2．文書管理の課題と対応方針
文書管理システム
収受⇒供覧（決裁）⇒起案（決裁）⇒施行
２．起案（決裁）
課題
対応方針（案）
⑤
担当課は一般文書（年度文書）として起案。
施行（公示）処理にて全庁通番の公示番号
（条例・規則・訓令）が自動採番される運用
は可能か。
公示文書（令達文書）のうち告示番号を管理するものについては暦年
で番号を付番する必要があるが、自動的に付番することができない。
そのため、告示番号は別途所管で管理する（これまでと同様）。
⑥
現在の決裁の流れは、班員の「チェック」と
決裁権者の「決裁」という２つの機能があり、
班員のチェック機能による正確性の向上につ
ながっている。
決裁を回議する前に主任との事前協議、班員との読み合わせを行うな
ど事前チェックの徹底を図る。
また、本決裁の前に主任までの電子決裁を作成し班内チェックを行う
ことも可能。
⑦
文書決裁時に起案書の鑑文イメージで表示で
きないか
電子決裁の一覧画面から鑑文イメージを表示することはできないが、
伺い画面で「印刷プレビュー」で表示することは可能である。
⑧
電子決裁で合議を設定した場合の決裁順序は
合議先の追加は任意の決裁者から遷移するよう設定できる。
「担当→主任→課長→合議先課長→部長→副市長→市長」というルート
を想定している。
３．施行
課題
対応方針（案）
①
公印使用
通常、各課では、文書管理システムでの起案（登
録）後、紙による決裁を経たのち、総務課（市長印
の場合）で公印を押印している。
電子決裁を利用した場合で、施行時に公印の押印が必要な場合は、電子決
裁完了後に決裁用紙を打ち出し、これまでと同様に公印管守者の確認を経るこ
ととする。押印が完了した文書はこれまでと同様に写しをとり、印刷した決裁用
紙とともにファイリング保管する。
②
庁内通知文書などは新文書管理システムの「庁内
施行」を利用するのか。これまで通り庁内情報シス
テムの「各課連絡」を使用するか。
新文書管理システムの庁内施行機能を利用した電子文書の発送は可能だが、
宛先設定や収受処理等の運用が複雑になることから、これまでと同様に庁内
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情報システムの各課連絡を使用した施行方法を続ける。
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◆3．財務会計の課題と対応方針
財務会計システム
執行伺⇒契約締結⇒負担行為⇒検査⇒支出命令⇒支払・監査
１．執行伺・契約締結
課題
対応方針（案）
①
執行伺は文書管理システムで起案するととも
に財務会計システムの契約管理においても入
力が必要となっている。
財務会計システムの契約管理に一本化し、
電子決裁化することは可能か
財務会計システムの帳票には、文書保管のための分類、保存期間、情
報公開情報等が不足している。
また、文書管理システムで起案する執行伺いでは、予算の執行の他、
併せて見積徴収の伺いを行うなど、自由度があるので、これまで通り執
行伺や契約伺いは文書管理システムを利用する。
ただし、起案書の2枚目に記載する事項と財務会計システムから出力さ
れる帳票には共通する項目があるので、添付書類として添付し、文書管
理システムへの入力項目を減らすことが可能。
②
財務会計で起案し、自動的に文書管理システ
ムに登録されないか
財務会計システムにおいて、文書分類を登録することができるが、文
書管理システムで起案した文書と同じようにシステムに登録されるもの
ではない。
③
工事の場合は添付書類が膨大
添付書類は紙文書で回送し、決裁のみ電子決裁で行う方法もとれなく
はない。
電子化するのに膨大な労力が必要となってはかえって効率が悪くなる。
後々資料を確認する場合は電子化し、添付ファイルとして登録したほ
うが、検索性は格段に向上するので、どのような資料を添付し、どこま
でを電子決裁化するかは今後も継続して検討が必要。
④
公印使用
公印を使用する場合は、意思決定過程に電子決裁を利用した場合でも、
最終的に起案用紙を印刷する。
契約書は通常２部作成し、１部は保管するので、フォルダや書庫に契
約書を格納する際の整理票となる。
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◆3．財務会計の課題と対応方針
財務会計システム
執行伺⇒契約締結⇒負担行為⇒検査⇒支出命令⇒支払・監査
２．支出負担行為
課題
対応方針（案）
①
起票のタイミング
現在の運用では契約締結伺いと併せて支出負担行為の決裁を得ている
が、財務会計システムの契約締結伺いを電子決裁でおこなった場合は、
決裁が終了しないと次の行為に進めない制御があるため同時に二つの決
裁を進めることができないことから、電子決裁に向けた検討が必要。
②
契約関連文書の流れ
契約関連の事務は「執行伺い」→「入札」→「契約締結伺い」→「支
出負担行為」→「検査（検収）」→「支出命令」という流れであり、文
書管理システムで起案した方が効率的な側面がある。
当面「執行伺い」「入札」「契約締結伺い」「検査（検収）」は文書
管理システムで、「支出負担行為」「支出命令」は電子決裁を利用した
財務会計システムで処理する。
３．支出命令
課題
対応方針（案）
①
１３０万円以上の工事に係る完成写真の添付
で大量となるものは原本を付けて審査を行い
決裁後に担当課へ返却。
請求書等原本添付が必要なものは全て添付し
ている。
会計課の見解では、原本添付が必須ではないため、電子データの添付
でもよいが、添付される電子データが大量の場合の対応は検討が必要。
②
請求書の原本性の確保
支出命令書に添付する請求書は必ず原本を
提出させている。
会計課の見解では、原本添付が必須ではないため、電子データの添付
でもよいが、重複支払いとならないようなチェックの仕組みが必要。
③
起案日及び命令日の訂正は訂正印により行
なっている。
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システムでの訂正可能項目は限定されるため再起票となる。
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◆3．財務会計の課題と対応方針
財務会計システム
執行伺⇒契約締結⇒負担行為⇒検査⇒支出命令⇒支払・監査
４．支払・監査
課題
①
例月出納検査
各会計の５０万円以上の支出伝票は添付書
類ごとファイルに綴り、リストを作成し、現
物を監査資料に供している。
対応方針（案）
５０万円以上のリストを作成し、証拠書類の確認にパソコンを使用し
てもらう。（場合によっては、大きなディスプレイ装置を用意する。）
５．その他
課題
①
企業会計の会計事務
対応方針（案）
別のシステムで行っているため、費用対効果を踏まえ別途検討が必要。
財務会計の電子決裁には、継続的な検討が必要
１．支出命令の電子決裁化
財務会計は、支出命令の電子決裁化がしやすいと考えるが、証拠書類データの添付方法、証拠書類の原本保管
方法、例月出納検査の方法、専決・合議の見直しなどが必要。
・事務決裁規程、会計事務規則、契約事務規則などの改正
２．契約事務、負担行為などの電子決裁化
支出命令の後は負担行為の電子決裁化を行うと考えるが、執行伺、契約締結を自由度の高い文書管理で決裁し
ているため、再度、契約事務から財務会計全体について電子決裁の事務フローを検討することが必要。
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