電子メールの取扱いに関する規則（仮称）の骨子

電子メールの取扱いに関する規則（仮称）の骨子
【１
規則制定の背景】
○
現在、電子メールは、個人間の通信手段として広く普及しており、大阪府においても、知
事をはじめ職員が業務の遂行のため日常的に利用しています。メールの記録が残されている
場合、大阪府情報公開条例に基づく「行政文書」に該当するかについては、本府の場合、こ
れまで公開請求の実績が少なかったこともあり、紙文書のように取扱いの基準が明確ではあ
りませんでした。
○
しかし、本年度に入り、電子メールが本府の重要な意思形成プロセスの一部となっている
ことを受け、電子メールに対する公開請求が急激に増加してきています。
○
このため、どのような電子メールが公開請求の対象である「行政文書」に該当するかにつ
いて、府民の皆様に分かりやすい形でお伝えする必要があると考えています。
○
また、知事が送受信するメールについては、府民の皆様の関心が高いことから、用件が済
めば削除するのではなく、保管する期間を具体的に定めることが必要と考えています。
○
以上のことから、電子メールの取扱いについて明快な規律性を持たせるため、規則を新た
に制定するものです。
【２
趣旨】
○
職員が業務上送受信する電子メールについて、大阪府情報公開条例の「行政文書」に該
当する基準を定めるとともに、知事メールの保管について、行政文書管理規則の特例を定
めます。
【３
行政文書に該当する電子メール】
○
次の電子メールであって、実施機関が管理しているものは、条例第２条第１項に規定す
る「行政文書」とします（別図参照）。
（１）
職員アドレスを利用して２人の間だけで交わされた電子メール（１対１メール）を次
の方法により、当事者以外の職員と共用しているもの
ア
転送
イ
印刷
ウ
その他、当事者以外の職員と情報を共用し得る方法
（２）
複数の職員アドレスに同時に送信されているもの（一斉送信メール、複数宛メール）
（３）
組織アドレスを利用した電子メール
【４
知事メールの取扱い】
○
知事から部長等への指示及び部長等から知事への報告等（知事メール）を送信する場合
は、専用フォルダあてに同時送信しなければならないこととします。
【５
保管期間の特例】
○
専用フォルダの保管期間は、登録後 1 年間とします。
電子メールの行政文書該当性について
行政文書の定義
大阪府情報公開条例では、公開請求の対象である「行政文書」の定義は、次のとおりと
されています。
「実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書・・・電磁的記録であって、当該
実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が管理しているもの」（情報
公開条例第２条第１項）
どのような電子メールが行政文書に当たるか
次の要件を満たす電子メールは、行政文書に当たると考えます。
※ ２人の間だけで交わされたメール（１対１メール）の記録は、組織において共用さ
れた状態にあるものとは言えず、行政文書には当たらないと考えます。
（１）１対１メールを他の職員と共用
ア
転送した場合
1 対１メール
転送
職員アドレス
イ
印刷した場合
閲覧・保管
1 対１メール（印刷）
ウ
他の職員
その他、複数の職員と情報を共用できる場合
1 対１メール
保管
組織の共用サーバ等
（２）複数の職員に同時送信
①
送信
職員アドレス
職員アドレス
送信
職員アドレス
②
送信
府職員の私的PC
府職員以外
職員アドレス
送信
職員アドレス
（３）組織アドレスで送信
職員
送信
組織アドレス
職員
組織アドレス
職員
組織内の職員全員が
アクセスできる
※
組織アドレスとは、府庁内の部、室、課、事務所等の単位で
使用されているメールアドレスで、複数の職員がアクセスでき
るなど、そのメールの内容は組織において共用されています。
職員
知事メールの取扱いについて
電子メールの一般的な取扱い
○
電子メールは、一時的かつ補助的な用途に用いるものであり、保管期間を定める必要はなく、職員
は用件が済めば削除しています。
知事メール
○
知事から部長等への指示及び部長等から知事への報告等のメールは、重要な意思形成プロセスを含
み、府民の関心も高いため、こうした知事メールの管理方法について、一定のルールを定める必要が
あります。
取扱いのルール
○
組織において共用された知事メールを一括管理する専用フォルダを設置します。
○
知事、副知事、部長等がメール発信時にフォルダに登録します。
○
１年間保管とします。